ПРИНЦИПЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Введение …………………………………………………………………………………
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………...
2. Функции документа …………………………………………………………………
3. Типы документов ……………………………………………………………………
4. Разновидности управленческих документов …………………………………….
5. Основные свойства документа …………………………………………………….
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………...........
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов…………
	7.1.Заявление………………………………………………………………………
	7.2.Доверенность………………………………………………………………….
	7.3.Автобиография ……………………………………………………………….
	7.4.Резюме ………………………………………………………………………...
	7.5.Служебная записка……………………………………………………….......
Упражнения ……………………………………………………………………………..
Список использованной литературы ………………………………………………..
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг …………………………………
Приложение 2. Образцы резюме ……………………………………………………..
Приложение 3. Образцы служебных записок ………………………………………
Приложение 4. Образцы заявлений ………………………………………………….
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений ……………………..
Список наиболее употребительных условных сокращений …….
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………...

ВВЕДЕНИЕ

Культура речи предполагает адекватное речевое поведение в любой конкретной ситуации. Навыки делового общения как особой разновидности речевой деятельности включают в себя, помимо прочего, и умение правильно создавать и оформлять деловые бумаги. Значительное место формированию этих навыков отводится в рамках вузовских курсов «Русский язык и культура речи» и «Стилистика и литературное редактирование», поскольку одним из основных требований к современному специалисту является владение принципами составления документов и умение выбрать для этой цели соответствующие языковые средства.

Данные методические рекомендации, призванные помочь студентам в усвоении темы «Официально-деловой стиль», особенно раздела «Деловые бумаги», имеют ярко выраженную практическую направленность. В связи с этим мы ограничились лишь необходимым минимумом теоретических сведений об основных видах деловой документации и о принципах составления отдельных жанров официально-деловых бумаг.

Свою основную задачу мы видели в том, чтобы сформировать у студентов понимание сущности правил и алгоритмов составления и оформления текстов документов в соответствии не только с языковыми нормами, но и специфическими требованиями официально-делового стиля. Развитию соответствующих умений, необходимых при составлении и редактировании разного рода документов, способствуют включенные в методические рекомендации упражнения, предполагающие как анализ фактов языка и речи, так и самостоятельную работу по составлению документа.

Основное внимание уделено справочно-информационным документам (заявлению, автобиографии, доверенности, резюме, докладной и объяснительной запискам), которые, на наш взгляд, являются наиболее востребованными в любой профессиональной сфере. При характеристике резюме было учтено несколько факторов, в том числе настоятельная потребность у студента и выпускника вуза в овладении этим жанром, отсутствие унифицированного, общепринятого образца этой деловой бумаги и, наконец, сама специфика этого жанра, заключающаяся в совмещении черт документа, с одной стороны, и PR-текста, с другой стороны.

Теоретической базой для данных методические рекомендации явились сведения, содержащиеся в ГОСТе, в справочной и учебно-методической литературе.

Методические рекомендации адресованы в первую очередь студентам НГТУ, преподавателям лингвистических дисциплин, лицам, занимающимся организацией и управлением производства, а также всем желающим повысить культуру делового общения.

ДЕЛОВАЯ БУМАГА: КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ	Регламентированный процесс записи информации (на бумаге или ином носителе)по установленным правилам
Документ	Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документы объединены в унифицированные системы документации
деловая бумага	Документ, имеющий хождение в административно-управленческой сфере
Реквизиты	Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными документами (ГОСТом) для каждой разновидности документов
ФОРМУЛЯР	Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу
Бланк документа	Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма
адресант (составитель)	Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ
Адресат	Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу
заголовок (Наименование документа)	Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы
основная часть (собственно текст)	Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм
Дата документа	Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный
подпись	Собственно подпись (сигнатура) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи
Канцеляризм	Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле)
Стандартизация	Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов
Унификация	Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию

ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

II. СПЕЦИАЛЬНЫЕ

ТИПЫ ДОКУМЕНТОВ

4. РАЗНОВИДНОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ*

ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

Достоверность(объективность информации)	Отражение информативным содержанием фактического положение дел; непредвзятая оценка событий
Точность словоупотребления	Использование слов в строгом соответствии с их лексическим значением
Лаконизм формулировок	Целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации конкретной коммуникативной задачи. Краткое и чёткое речевое оформление содержания, заключающее в себе только необходимое для уяснения предмета речи
Безупречность в юридическом отношении	Правовая значимость, дающая основание служить доказательством в суде
Стандартность языка	Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов при освещении типовых ситуаций делового общения
безличностно-Нейтральный тон изложения	Стремление к обезличенной подаче информации: отсутствие или ограниченное употребление языковых средств выражения субъекта речи; практическое отсутствие оценочной лексики
Соответствие нормам официально-делового этикета	Выбор композиции и отбор языковых средств, соответствующих жанру.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ отдельных видов ДОКУМЕНТОВ

7.1. ЗАЯВЛЕНИЕ

общие правила оформления заявления

Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие реквизиты:

v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.

v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без предлога от (болеепредпочтительный вариант) или с предлогом от .

v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре листа.

v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных сроков и условия желательного варианта решения.

v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению документов.**

v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.

ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ

Заявление

Прошу + инфинитив глагола (выделить, разрешить, допустить, принять и т.д.)…

Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…, в связи с тем, что…, по причине…, на основании того что…, учитывая (что?) ...

Необходимые документы прилагаются

Дата Подпись

ДОВЕРЕННОСТЬ

Адресат – учреждение, предприятие, учебное заведение и т. д.

Разновидности доверенности: официальная (служебная) и личная.

ФОРМА-ОБРАЗЕЦ ДОВЕРЕННОСТИ

Композиция и информативно-смысловая модель автобиографии и резюме в принципе аналогичны. Разница в их информативном содержании обусловлена большей зависимостью содержания резюме от адресата (предполагаемого работодателя).

АВТОБИОГРАФИЯ

общие правила оформления автобиографии

Автобиография составляется от первого лица в произвольной форме, собственноручно, но без помарок и исправлений с обязательным освещением следующих вопросов:

v Дата и место рождения, социальное происхождение, гражданство.

v Пребывание в учебных заведениях (где и когда учился). Полученное образование, специальность.

v Начало трудовой деятельности, переход с одной работы на другую (когда, где, кем работал).

v Служил ли в рядах Вооружённых сил (когда, где, кем).

v Участие в общественной жизни. Награды, поощрения (если есть).

v Семейное положение, краткие сведения о ближайших родственниках.

v Другие сведения (по усмотрению составителя).

РЕЗЮМЕ

Документ, предъявляемый лично или отправляемый/высылаемый при трудоустройстве и содержащий краткие сведения о биографических данных, образовательной подготовке, профессиональной деятельности, некоторых умениях и навыках, а также личных качествах человека. Адресат – потенциальный работодатель.

Резюме – это своего рода визитная карточка, аттестующая претендента на вакантную должность. Цель резюме – как можно более выигрышно (и в то же время объективно) представить себя как личность и свою трудовую биографию.

Резюме – сравнительно молодой жанр в русском деловом общении, именно поэтому применительно к нему пока не выработано единого стандарта и написание резюме является до некоторой степени творческим процессом. Тем не менее существуют общие правила составления резюме и можно назвать типовые информативные блоки этого жанра деловой речи.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Это общепринятое наименование для докладной записки и объяснительной записки, поскольку композиция и информативно-смысловая модель докладной записки и объяснительной записки в принципе аналогичны. Разница же в их информативном содержании обусловлена различием социального статуса и роли составителя этих служебных записок.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Адресованный руководству, информационно-справочный документ, цель которого - информирование о ситуации, каком-либо факте, об итогах выполнения той или иной работы, задания. Составляется как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства. Может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Адресат – руководитель подразделения или учреждения.

Коммуникативная цель - побуждение руководителя к принятию определенного решения.

Реквизиты докладной записки

v Наименование предприятия (учреждения) и структурного подразделения.

v Адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы).

v Наименование жанра документа (заголовок).

v Дополнительный заголовок, предшествующий основному тексту и более конкретно отражающий информативное содержание документа.

v Основной текст, состоящий, как правило, из двух смысловых частей: в первой части излагаются события или факты, послужившие поводом к составлению данного документа; вторая часть содержит выводы и предложения.

v Дата (если не предусмотрена в штампе или на бланке предприятия).

v Указание должности, фамилии и инициалов составителя.

v Личная подпись*. Расшифровка подписи.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

1. Сопроводительный документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (отчёта, плана, проекта и т. д.) Другое название этой деловой бумаги – пояснительная записка.

2. Самостоятельный документ, содержащий указание причин, приведших к каким-либо нарушениям:

К невыполнению какого-либо задания, поручения;

К нарушению трудовой или производственной дисциплины.

В любом случае текст объяснительной записки должен содержать убедительные аргументы.

упражненИЯ

Упражнение 1

Упражнение 2

Совпадут ли адресаты этих заявлений?

В текстах каких заявлений будет отсутствовать аргументирующая часть?

В каких ситуациях предполагается предоставление (приложение к тексту заявления)

других документов?

Документ – это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации).

Согласно ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

2) эмблема организации;

4) код документа по ОКУД;

7) номер телефона;

10) дата составления письма;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

16) подпись;

Виды деловой документации можно разделить на три группы: деловые бумаги личного характера, служебная документация и деловая переписка.

Деловые бумаги личного характера

· заявление

· объяснительная записка

· расписка

· доверенность (личная)

· автобиография

· характеристика

Служебная документация:

· докладная записка

· протокол

· объявление

· справка

· договор (контракт)

Деловая переписка

· извещение

· напоминание

· подтверждение

· предложение

· просьба

· ответ на запрос

· приглашение

· ответ на приглашение

· благодарность

· поздравление

· извинение

· сожаление

Текст документов личного характера может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название и вида документа, дата, подпись должны быть обязательно.

При приеме на работу граждане подают письменное заявление , в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

Объяснительная записка. Этот документ содержит указание адресата, текст, составляемый чаще всего в произвольной форме с объяснением причин какого-либо нарушения в производственном процессе, дату и подпись составителя.

Расписка - это документ, удостоверяющий получение чего-нибудь. Схематически расписку можно представить следующим образом:
Резюме - это описание профессионального пути человека в письменной форме, которое призвано создать позитивное мнение работодателя о кандидате на определенную должность. При создании резюме нужно помнить о том, что оно станет вашей визитной карточкой и должно выделять вас из всего потока людей, ищущих работу.
Хорошее резюме одно из самых эффективных средств поиска работы. Поэтому необходимо помнить три ключевых момента:

1. У Вас единственный шанс преуспеть с помощью резюме в тот момент, когда его читают в первый раз. Как правило, на просмотр резюме затрачивается не более 2-3 минут. Если внимание привлечь не удалось - значит, резюме не сработало.

2. При написании резюме необходимо следовать принципу избирательности: в резюме стоит включать описание именно тех аспектов Вашего опыта, которые значимы для позиции, на которую Вы претендуете. 3. Удачное резюме может стать поводом для интервью, т.е. личной встречи с работодателем или его представителем, но еще не гарантирует получение работы. Ваша цель - добиться, чтобы читающий захотел встретиться с Вами лично.
Резюме состоит из следующих блоков:
1. Ваше имя, адрес, номер телефона (включая код города).
2. Цель (не обязательно, но желательно): краткое описание того, на получение какой должности и почему Вы претендуете (не более 6 строк, а лучше 2-3).
3. Трудовой опыт в обратном хронологическом порядке (сначала указывается последнее место работы).

4. При описании Ваших достижений используйте глаголы действия, такие как развивал, сэкономил, увеличил или сократил.. Укажите даты начала и окончания работы, наименование организации, название должности (их может быть несколько, если Ваша карьера развивалась успешно), и кратко опишите должностные обязанности и производственные достижения, если они у Вас были.

5. Образование, чем больше прошло времени после окончания учебного заведения, тем меньше места этот пункт должен занимать в резюме; для выпускников и студентов следует помещать его перед предыдущим, так как опыт работы, если и есть, он менее значителен. Можно сообщить о наградах, подчеркнуть те изученные дисциплины, которые соответствуют Вашей цели.
6. Дополнительная информация: владение иностранными языками и компьютером, наличие водительских прав, членство в профессиональных организациях и т.п. (хобби следует упоминать только в том случае, если оно тесно связано с желаемой работой).

Автобиография - жизнеописание какого-либо лица, которое составлено им самим в виде документа. Типового формуляра для биографии не существует и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишет автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологической последовательности и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно–политической деятельности данного человека.
Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:
- общая (генеральная) доверенность на представление интересов доверителя во всех сферах;
- специальная доверенность на совершение каких-то однородных действий;
- разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия.
Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами . Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление. Как уже говорилось, по ГОСТу 6.380-97 документы могут содержать 31 реквизит, однако практически в деловых письмах их используется не более 17:

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты, адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

13) адресат;

14) заголовок к тексту;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

Совокупность рассмотренных реквизитов, которые могут быть в том или ином документе, называется формуляром.

В последние годы в практике делопроизводства все чаще указывается также перед номером расчетного счета ИНН - идентификационный номер налогоплательщика, который присваивается налоговой инспекцией при регистрации, а пункт 9-й понимают расширенно, указывая в нем, помимо номера расчетного счета, другие банковские реквизиты, а именно: наименование банка, его БИК (банковский идентификационный код) и корреспондентский счет.

В переписке с официальными или частными лицами – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение все шире распространяется и при переписке с отечественными партнерами. Употребление обращения гражданин допускается только в сфере правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных органах, местного самоуправления и т.д.). Письменное обращение товарищ вышло из употребления.

В заголовке к тексту употребляется только конструкция с предлогом о/об (например «О создании совместного предприятия»). Не рекомендуется начинать заголовок с таких слов, как касается, по делу и т.п.

В основном реквизите делового письма – в тексте – длина строк не должна превышать 60 знаков, включая интервалы между словами.

В зависимости от содержания и объема деловые (коммерческие) письма разделяют на простые и контрактные.

К простым деловым письмам относятся несложные по содержанию и небольшие по объему документы, рассылаемые в коммерческих целях. Обычно в них содержится просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения какой-либо информации или продукции. В них может отсутствовать заголовок к тексту, обращение, но широко используются стереотипные выражения.

Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, каталогов, прайс-листов, какой-либо другой информации. При этом употребляются определенные стандартные выражения, например:

– Обращаемся (к Вам) с просьбой................................ прислать

– Прошу (просим) Вас.................................................... выслать

– Мы просили бы (Вас).................................................. направить нам

– Не могли бы Вы........................................................... сообщить

– Мы будем благодарны, если Вы сможете................ сообщить

– Мы хотели бы............................................................. подтвердить

– Желательно было бы.................................................. получить

– Сообщите (нам), пожалуйста,.................................. ознакомиться с …

Если документ направляется в организацию в ответ на ее письмо или имевшие место предварительные разговоры, в письме-просьбе может быть соответствующая отсылка:

– Ссылаясь на Ваше письмо (Ваш факс, Ваш запрос) от...

– В соответствии с нашей договоренностью... просим...

– На основании нашего телефонного разговора...

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информацию о предмете, представляющем взаимный интерес; в нем используются стандартные выражения. К ним относятся:

– Извещаем, уведомляем, информируем, сообщаем,

– Ставим Вас в известность; доводим до Вашего сведения, что...

– Нам приятно сообщить, что…

Письмо-сообщение может быть реакцией на полученное письмо, содержащее согласие или отказ от чего-либо. В этом случае уместна будет ссылка на предшествующую переписку или имевший место телефонный разговор:

– В ответ на ваше письмо (на Ваш факс) извещаем, сообщаем…

– В дополнение к нашему письму информируем, что…

– В продолжение телефонного разговора уведомляем…

Если письмо заключает отказ в просьбе, то оно имеет три части: в первой повторяется просьба, на которую дается ответ; по второй части дается обоснование отказа; в третьей части приводится формулировка отказа. Например:

– Мы получили Ваше письмо с просьбой о включении Вашей рукописи в тематический план нашего издательства.

– По оценке рецензента, с которой редакция согласна, рукопись написана не в соответствии с заявленной темой и содержит большое количество фактических ошибок.

– В таком виде рукопись не может быть принята к изданию. Мы возвращаем ее Вам вместе с рецензией и заключением редактора.

Письмо-приглашение содержит приглашение на какое-либо мероприятие (выставку, ярмарку, предварительные переговоры и т.п.). При этом используются некоторые стереотипные выражения:

– Приглашаем (Вас), имеем честь пригласить Вас на..., посетить.... принять участие в...

– Мы будем (Вам) благодарны, признательны, обязаны, если Вы сможете посетить.. , принять участие в...

При официальном приглашении могут использоваться письма, отпечатанные офсетным (типографским) способом, а также трафареты.

Трафарет – это вид формализованного текста, в котором заранее предусмотрена типовая ситуация, используются типовые языковые формы и выражения и в то же время имеются пробелы, которые заполняются переменной информацией – конкретными данными (фамилия приглашаемого, дата и т.н.) возможно даже от руки. Например:

1. Уважаемый_____________________

Ректорат Санкт-Петербургского государственного технического университета в связи со 100-летием основания приглашает вас принять участие в торжественном собрании, посвященном этой дате.

Собрание состоится и актовом зале университета... 1999 г.

Вход по пригласительным билетам.

Ректорат СПбГТУ

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т.д.). Здесь употребляются определенные стандартные выражения, например:

– Благодарим (Вас)…

– Мы признательны Вам за…

– Выражаем благодарность за то, что...

–Заранее благодарим (Вас)

– Выражая благодарность

за Ваше письмо,

(Ваше приглашение) от... сообщаем, что...

– Мы получили Ваш факс

(сообщение по электронной

почте...) от... за который (Вас) благодарим.

за который (Вам) очень благодарны.

за который (Вам) очень признательны.

Сопроводительное (препроводительное) письмо содержит сообщение о направлении кому-либо (адресату) каких-то материалов (контрактов), продукции, образцов товара, каталогов и т.д. и направляется в том случае, если содержит новую информацию по сравнению с дорожными документами.

При этом используются некоторые стандартные выражения:

– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...

– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить Вам)...

– Выражаем удовлетворение по поводу Вашего письма № ... от... и направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)...

– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем Вам)... и приложении… (с этим письмом..., отдельным пакетом..., заказной бандеролью..., экспресс-почтой..., отдельной почтовой посылкой...)

– В связи с этим направляем Вам на утверждение (для сведения, на рассмотрение, на заключение, на подпись, для дальнейшей проработки)...

В сопроводительном письме могут быть отсылки на предшествующие контакты:

– В ответ на Ваш запрос (на Ваше письмо № ... от...)

– В соответствии с нашей договоренностью (телефонным разговором, выраженной Вами просьбой, с дополнительным протоколом на... год) направляем, высылаем, отсылаем, препровождаем (Вам)...

Нами была, произведена экспертиза алкогольной продукции, изъятой в складском помещении фирмы «Салун», не имеющей лицензии на продажу данной продукция. К акту о изъятии товара высылаем результаты анализа алкоголя и свидетельские показания.

Письмо-подтверждение содержит подтверждение получения грузов, запрашивавшихся материалов (каталогов, прайс-листов, образцов изделий), в необходимых случаях – важной корреспонденции. В таких документах используются следующие стандартные выражения:

– (С благодарностью) подтверждаем получение...

– Благодарим за письмо от... № ... (за факс, за присланные экземпляры рекламы)...

– Образцы товаров Вашего производства нами получены. Благодарим за оперативность и благожелательность.

При необходимости подтвердить действие каких-либо договоренностей, ранее отправленных документов употребляются такие стереотипные выражения:

– Мы подтверждаем действие...

– В подтверждение ранее принятых нами обязательств по договору от... № ...

Среди управленческих документов выделяют организационные и распорядительные (поэтому их называют также организационно-распорядительными). К первым них относятся: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция. К распорядительным документам принадлежат: приказ, распоряжение, указание, инструкция. Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.

Должностная инструкция. В этом документе указываются функции, обязанности, права и ответственность сотрудника определенной категории. Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Не существует единой должностной инструкции для рабочих и служащих, работающих на разных предприятия. Обычно конкретная инструкция создается работниками кадровой службы предприятия, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия. При необходимости внесения в нее существенных изменений издается соответствующий приказ руководителя предприятия.

Приказ - это такой правовой акт, который издается руководителем предприятия и учреждения (или руководителями их подразделений), действующих на основе единоначалия. Приказ издается в целях проведения определенных мероприятий, направленных на совершенствование деятельности организации или решения кадровых вопросов.

Заголовок приказа начинается с предлога о (об) с добавлением отглагольного существительного: О назначении, Об утверждении.

Приказ, как и другие управленческие документы, содержит обычно две части: констатирующую и распорядительную . Первая является введением в суть рассматриваемого вопроса. Вторая часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами; затем с новой строки следует само распоряжение. Оно должно быть конкретным, четким, с формулировками, не допускающими различных толкований, с указанием исполнителей и сроков исполнения, а также лица, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

В состав реквизитов приказа входят: герб РФ, наименование ведомства или организации, вида документа, а также дата, индекс, место составления, заголовок, текст, подпись, а при необходимости – отметка о согласовании.

Распоряжение . По своему назначению и характеру этот документ близок к приказу, но обычно издается по оперативным вопросам каждодневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Его текст должен содержать: конкретное задание, указания на ответственного исполнителя и срок исполнения. Распоряжения следует оформлять на общем бланке предприятия, они подписываются руководителем или его заместителем.

Протокол . Различают полные и краткие протоколы. Полный протокол составляют, если проходит особо важное заседание, совещание, собрание. Основную его часть занимают разделы, каждый из которых прямо соотносится с пунктом повестки дня, строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Последний раздел является наиболее важным и должен содержать строгие, четкие формулировки, ориентирующие на выполнение рассматривавшихся вопросов.

В кратком протоколе отмечаются только рассматриваемые вопросы, фамилии выступавших и принятые коллективно решения.

Протокол должен быть подписан председателем и секретарем совещания (собрания).

Акт. Представляет собой документ, который составляется несколькими лицами в подтверждение установленного факта, действия, события. Обычно для составления акта создается комиссия (постоянная или временная) приказом руководителя организации. Этот документ оформляется на общем бланке, часто имеющем унифицированную, трафаретную форму. Акты могут относиться к разным случаям: ликвидации какого-либо учреждения, приему-передаче каких-либо материальных ценностей, приему строительных объектов, инвентаризации, различного рода происшествиям.

Текст акта обычно содержит три части: 1) введение, где формализованно указывается основание для составления документа, перечисляются лица, участвующие в составлении акта; 2) констатирующая часть, в которой излагаются задачи и сущность проведенной членами комиссии работы, ее результаты; 3) заключительная (необязательная) часть, которая содержит выводы или рекомендации комиссии.

Докладная записка - документ, который адресован руководителю данного предприятия или вышестоящей организации с уведомлением о сложившейся тревожной ситуации, о каких-либо фактах или явлениях, мешающих производственной деятельности, и содержит конкретные предложения по исправлению положения. Докладные могут быть написаны по предложению руководства и по собственной инициативе работника.

Тексту докладной должен предшествовать заголовок, начинающийся с предлога о (об). Внутренняя докладная оформляется на простом листе бумаги с указанием основных реквизитов, подписывается составителем, внешняя – представляется на общем бланке организации и подписывается ее руководителем.

Трудовой договор. Как предписывает КЗоТ Российской Федерации, с поступающим на работу должен заключаться трудовой договор, причем в письменном виде. В договоре обязательно должны быть указаны:

– место работы (наименование предприятия-работодателя, его адрес);

– конкретная работа по определенной специальности или должности;

– дата начала работы и ее окончание (при заключении срочного договора);

– условия оплаты труда;

– обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В договоре могут быть указаны и дополнительные условия, которые конкретизируют обязательства сторон, например, отпуск без сохранения заработной платы, повышение квалификации, различного рода надбавки к основной зарплате и т.д.

Договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй – у работника.

Анкета. Это документ, бланк которого заполняется поступающим на работу. Производимые им записи подтверждаются документально, после чего работник кадровой службы удостоверяет их правильность подписью и печатью. Анкета представляет собой составную часть личного дела (досье) работника.

В число основныхконтрактных (договорно-правовых) документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию. Эти документы отражают наиболее важные этапы производственного процесса любого предприятия (и государственного, и частного)этого процесса. Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно прежде всего приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Но если это не приносит выгоды, то значит, что предприятие функционирует вхолостую, следовательно, движется к банкротству. Для того чтобы избежать краха, необходимо так вести дело, т.е. так купить и так продать, чтобы можно было не только выплатить заработную плату рабочим, но и выделить средства на развитие производства. Но для этого надо знать, как лучше приобрести оборудование и сырье, как выгоднее продать свою продукцию. Все эти операции неизбежно сопровождаются оформлением тех или иных контрактных документов. Следовательно, любому предпринимателю и просто управленцу надо иметь представления о типовых образцах таких документов, разбираться в их реквизитах, уметь их составить или заполнить с учетом всех обстоятельств, сопровождающих коммерческие операции. Кроме того, для осуществления внешней деятельности контрактные документы должны содержать дополнительные сведения, связанные с валютным контролем со стороны государства.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение импортера (покупателя) к экспортеру (продавцу) с просьбой представить необходимую информацию об имеющихся у последнего товарах (услугах) и/или направить предложение на поставку (продажу) этих товаров или предоставление услуг.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести импортер и на каких условиях. Таковыми являются прежде всего: количество и качество товара, его марка или модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки, условия платежа.

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса и ходе коммерческой переписки используется унифицированная (стандартизованная) форма бланка этого документа.

Предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают твердые и свободные предложения.

Если предложение на конкретный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным с условиями предложения, оно называется твердым. Неполучение от покупателя ответа в установленный срок признается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения.

Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца и направлено не одному покупателю, например реклама, оно называется свободным.

В целях ускорения подготовки предложения в деловой переписке используется унифицированная форма бланка. Характеристика реквизитов бланка предложения обычно идентична форме бланка запроса за исключением трех пунктов, а именно: вместо Запрос №, Текст запроса и Подпись импортера ставитсяПредложение №, Текст предложения и Подпись экспортера.

Ответ на предложение. Могут быть два варианта:

1) покупатель согласен со всеми условиями предложения. Он подтверждает (акцептует) его принятие продавцу, и сделка считается заключенной. После этого выдается заказ или заключается контракт;

2) покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками), о чем и сообщает продавцу. Следствием является длительная переписка или переговоры.

Контракт – коммерческий документ, который представляет собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т. п.), подписанный продавцом и покупателем (экспортером и импортером).

Если полученная по контракту продукция не соответствует каким-либо указанным в нем параметрам. В случае серьезных нарушений в этом отношении договора предприятие-покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

1) основание для предъявления претензии;

2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы);

3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара допоставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественным или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т.д.) расторжение контракта и возмещения прямых убытков и упущенной выгоды.

Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т.д.

Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т.п.

В случае, если стороны не в состоянии договориться о возмещении ущерба, дело передается в предусмотренные контрактом судебные инстанции, чаще всего в арбитражный суд.

ПУБЛИЦИСТИЧЕСКИЙ СТИЛЬ

(краткая характеристика)

Публицистический стиль функционирует в общественно-политической сфере и используется в ораторских выступлениях, в СМИ: на ТВ, радио, в периодической печати. Он реализуется как в письменной, так и в устной речи. Одной из основных характерных черт этого стиля является сочетание двух тенденций – тенденции к экспрессивности и тенденции к стандарту . Это обусловлено функциями, которые выполняет публицистика: информационно-содержательная функция и функция убеждения, эмоционального воздействия . Они имеют особый характер в публицистическом стиле. Информация в этой сфере общественной деятельности адресована широкому кругу людей, всем носителям языка и членам данного общества (а не только специалистам, как в научной сфере). Для актуальности информации очень значим временной фактор: информация должна передаваться и становиться общеизвестной в кратчайшие сроки, что совсем не важно, например в официально-деловом стиле. В газетно-публицистическом стиле убеждение осуществляется путем эмоционального воздействия на читателя или слушателя, поэтому автор всегда выражает свое отношение к сообщаемой информации, но оно, как правило, не является только его личным отношением, а выражает мнение определенной социальной группы людей, например какой-то партии, какого-то движения и проч. Тенденция к стандарту означает стремление публицистики к строгости и информативности, которые свойственны научному и официально-деловому стилям. Например, к числу стандартных для газетно-публицистического стиля можно отнести неуклонный рост, широкий размах, официальный визит и т.п. Тенденция к экспрессивности выражается в стремлении к доступности и образности формы выражения, что характерно для художественного стиля и разговорной речи – в публицистической речи переплетаются черты этих стилей. Данный стиль обладает одновременно консервативностью и подвижностью. С одной стороны, в публицистической речи присутствует достаточное количество штампов, общественно политических и других терминов. С другой стороны, стремление к убеждению читателей требует все новых языковых средств, чтобы оказывать на них воздействие. Именно этой цели служат все богатства художественной и разговорной речи.

Лексика газетно-публицистического стиля имеет ярко выраженную эмоционально-экспрессивную окраску, включает разговорные, просторечные и даже жаргонные элементы. Здесь используются такие лексико-фразеологические единицы и словосочетания, которые объединяют в себе функциональную и экспрессивно-оценочную окраски, например оболванивание, желтая пресса, пособник и т.п.; они не просто показывают принадлежность газетно-публицистическому стилю речи, но содержат отрицательную оценку. Многие слова приобретают газетно-публицистическую окраску в том случае, если они употребляются в переносном значении (Эта статья послужила сигналом к дискуссии ). Газетно-публицистическая речь активно использует иноязычные слова и элементы слов, в частности приставки а-, анти-, про-, нео-, ультра- и др. Именно благодаря средствам массовой информации в последнее время значительно пополнился активный словарь иноязычных слов, входящих в состав русского языка: приватизация, электорат, деноминация и др. Рассматриваемый функциональный стиль включает в сферу оценочности даже имена собственные, названия литературных произведений и т.п. (Плюшкин, Держиморда, Человек в футляре и др.). Стремление к выразительности, образности и в то же время к краткости реализуется также с помощью прецедентных текстов (текстов, знакомых любому среднему члену какого-то общества), что сегодня является неотъемлемой частью публицистической речи.

Синтаксис газетно-публицистического стиля речи тоже имеет свои особенности, связанные с активным употреблением эмоционально и экспрессивно окрашенных конструкций: восклицательных предложений различного значения, вопросительных предложений, предложений с обращением, риторических вопросов, повторов, расчлененных конструкций и др. Стремление к экспрессии обусловливает использование конструкций с разговорной окраской: построений с частицами, междометиями, построений фразеологического характера, инверсий, бессоюзных предложений, эллипсисов (пропуск того или иного члена предложения, структурная неполнота конструкции) и др.

3.6. Язык художественной литературы (краткая характеристика)

Главной отличительной особенностью языка художественной литературы является его предназначенность. Вся организация языковых средств в художественной литературе подчинена не просто передаче содержания, а передаче художественными средствами. Главная функция языка художественной литературы – эстетическая (или поэтическая), для реализации которой могут использоваться элементы всех функциональных стилей и нелитературные формы национального языка. Особое положение языка художественной литературы в системе функциональных разновидностей языка состоит еще и в том, что он оказывает огромное влияние на литературный язык в целом. Не случайно в название нормированного национального языка включено определение «литературный». Именно писатели формируют в своих произведениях нормы литературного языка. Когда размышляешь о языке художественной литературы, то, по-видимому, уместнее говорить не о культуре речи, а о таланте, мастерстве писателя в использовании всех богатств и возможностей национального языка.

Мир художественной литературы - это "перевоссозданный" мир, изображаемая действительность представляет собой в определенной степени авторский вымысел, а значит, в художественном стиле речи главнейшую роль играет субъективный момент . Вся окружающая действительность представлена через видение автора. Но в художественном тексте мы видим не только мир писателя, но и писателя в этом мире: его предпочтения, осуждения, восхищение, неприятие и т.п. С этим связаны эмоциональность и экспрессивность, метафоричность, содержательная многоплановость художественного стиля речи.

Проанализируем небольшой отрывок из рассказа Н.Толстого "Иностранец без питания": "На выставку Лера отправилась только ради ученика, из чувства долга." "Алина Крюгер. Персональная выставка. Жизнь как утрата. Вход свободный". В пустом зале бродил бородач с дамой. На некоторые работы он смотрел через дырку в кулаке, чувствовался профессионал. Лера тоже посмотрела через кулак, но разницы не заметила: все те же обнаженные мужчины на курьих ножках, а на заднем плане пагоды в огне. В буклете про Алину было сказано: "Художница проецирует притчевый мир на пространство бесконечного". Интересно, где и как учат писать искусствоведческие тексты? Наверное, с этим рождаются. Бывая в гостях, Лера любила листать художественные альбомы и, посмотрев репродукцию, прочесть, что об этом пишет специалист. Видишь: мальчик накрыл насекомое сачком, по бокам ангелы трубят в пионерские горны, а в небе самолет со знаками зодиака на борту. Читаешь: "Художник рассматривает холст как культ мгновения, где упрямство деталей взаимодействует с попыткой осмысления будней". Думаешь: автор текста мало бывает на воздухе, держится на кофе и сигаретах, интимная жизнь чем-нибудь осложнена"

Перед нами не объективное представление выставки, а субъективное описание героини рассказа, за которой отчетливо виден автор. Текст построен на соединении трех художественных планов. Первый план - это то, что видит на картинах Лера, второй - искусствоведческий текст, интерпретирующий содержание картин. Эти планы и стилистически выражены по-разному, намеренно подчеркивается книжность, заумность описаний. А третий план - это авторская ирония, которая проявляется через показ несоответствия содержания картин и словесного выражения этого содержания, в оценке бородача, автора книжного текста, умения писать такие искусствоведческие тексты.

В число слов, составляющих основу и создающих образность стиля художественных произведений входят образные средства русского литературного языка, а также слова, реализующие в контексте свое значение. Это слова широкой сферы употребления. Узкоспециальные слова используются и незначительной степени, только для создания художественной достоверности при описании определенных сторон жизни.

В художественном стиле речи очень широко используется речевая многозначность слова, открывающая в нем смыслы и смысловые оттенки, а также синонимия на всех языковых уровнях, благодаря чему появляется возможность подчеркнуть тончайшие оттенки значений. Это объясняется тем, что автор стремится к использованию всех богатств языка, к созданию своего неповторимого языка и стиля, к яркому, выразительному, образному тексту. Автор использует не только лексику кодифицированного литературного языка, но и разнообразные изобразительные средства из разговорной речи и просторечья.

На первый план в художественном тексте выходят эмоциональность и экспрессивность изображения. Многие слова, которые в научной речи выступают как четко определенные абстрактные понятия, в газетно-публицистической речи - как социально-обобщенные понятия, в художественной речи несут конкретно-чувственные представления. Таким образом, стили являются дополнением друг друга. Например, прилагательное "свинцовый" в научной речи реализует свое прямое значение - "свинцовая руда", "свинцовая, пуля", в художественной образует экспрессивную метафору - "свинцовые тучи", "свинцовая ночь". Поэтому, в художественной речи важную роль играют словосочетания, которые создают некое образное представление.
Для художественной речи, особенно поэтической, характерна инверсия, т.е. изменение обычного порядка слов в предложении с целью усиления смысловой значимости слова или придания всей фразе особой стилистической окраски.

Синтаксический строй художественной речи отражает поток образно-эмоциональных авторских впечатлений, поэтому здесь можно встретить все разнообразие синтаксических структур. Каждый автор подчиняет языковые средства выполнению своих идейно-эстетических задач.

В художественной речи возможны и отклонения от структурных норм для выделения автором какой-нибудь мысли, черты, важных для смысла произведения. Они могут выражаться в нарушении фонетических, лексических, морфологических и других норм. Но расшатывание норм не входит в задачу писателей (исключение – футуристы), просто для творческого человека интересны эксперименты со словом, игра слов и игра словами. И все возможные отклонения в речи служат закону художественной необходимости.

Вопросы для самоконтроля к разделу №3:

1. Каковы основания для разграничения функциональных разновидностей языка?

2. Каковы основные функциональные стили (по типологии Шмелева)?

3. В чем заключается принципиальное отличие разговорной речи от других разновидностей языка? Каковы лексические, морфологические и синтаксические особенности разговорной речи?

4. В какой сфере общественной деятельности функционирует научный стиль? Назовите его отличительные черты?

5. Какие основные научные жанры вам известны?

6. Что представляет собой научная терминология?

7. Какова сфера функционирования официально-делового стиля?

8. Что такое документ, бланк, реквизиты?

9. На какие две группы делятся документы в зависимости от нужд предприятий и сферы их употребления? Перечислите основные жанры официально-делового стиля.

10. В чем заключается своеобразие языка художественной литературы?

Введение …………………………………………………………………………………
1. Деловая бумага: ключевые понятия ……………………………………………...
2. Функции документа …………………………………………………………………
3. Типы документов ……………………………………………………………………
4. Разновидности управленческих документов …………………………………….
5. Основные свойства документа …………………………………………………….
6. Алгоритм составления деловых бумаг ……………………………………...........
7. Составление и языковое оформление отдельных видов документов…………
	7.1. Заявление………………………………………………………………………
	7.2. Доверенность………………………………………………………………….
	7.3. Автобиография ……………………………………………………………….
	7.4. Резюме ………………………………………………………………………...
	7.5. Служебная записка ……………………………………………………….......
Упражнения ……………………………………………………………………………..
Список использованной литературы ………………………………………………..
Приложение 1. Языковые модели деловых бумаг …………………………………
Приложение 2. Образцы резюме ……………………………………………………..
Приложение 3. Образцы служебных записок ………………………………………
Приложение 4. Образцы заявлений ………………………………………………….
Приложение 5. Общие правила употребления сокращений ……………………..
Список наиболее употребительных условных сокращений …….
Список наиболее употребительных аббревиатур ………………...

Введение

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально- экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова , употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку , обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные . Среди них особое место занимают существительные с префиксом не- (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги , выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).
Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

"Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

"Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание , в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).
Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод "Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами: либо получать их, либо составлять самому. Но далеко не каждый, даже научившись писать пространные сочинения, составлять конспекты, умеет толково писать, например, заявление или акт.

К деловым бумагам относятся:

· заявления,

· отношения,

· расписки,

· счета,

· докладные записки,

· доверенности,

· справки,

· автобиографии,

· протоколы,

· договоры,

· трудовые соглашения,

· характеристики,

· приказы,

· объявления,

· деловые письма,

· различные акты и др.

Для деловых бумаг характерен особый стиль, особые обороты речи

(канцеляризма), общепринятые штампы.

Деловые бумаги – важные документы. Каждый из них в течение определенного срока хранится в делах учреждений, организаций, фирм. Поэтому нужно очень серьёзно подходить к составлению и написанию любой деловой бумаги. Следует писать их чётким почерком, конкретно и логично, обязательно оставлять поля шириной 3-4 см с левой стороны на каждом листе бумаги.

Образцы некоторых деловых бумаг

Заявление

Заявление пишется только от руки. Форма его такова: сверху в полную строчку указывается наименование организации или должностного лица, которому оно адресовано. Ниже столбцом (от середины строки) указывается должность, фамилия, имя, отчество

(полностью) и адрес подателя заявления, а затем посредине строки пишется слово «Заявление» (с прописной буквы). Далее с красной строки излагает текст заявления, в конце которого слева проставляется дата подачи, справа - подпись заявителя.

Директору государственного предприятия «Русские самоцветы»

от Петровой Марии Ивановны,

проживающей в Санкт-Петербурге,

по ул. Качалово д. № 8, кр. 17

Заявление

Прошу принять меня на вверенное Вам предприятия контролером ОТК. В этой должности я работала на заводе «сигнал»Санкт-Петербурга в течение 5 лет.

14.03.04. Подпись /М. И. Петрова/

______________________________

1 Допустимо писать и без предлога «от», а просто: Петровой и т.д.

Отношение

Отношение пишется по форме заявления. Но отношение – это обращение от имени учреждения или должного лица. Поэтому в левом углу листа ставится штамп учреждения. В конце отношения – подписи ответственных лиц или лице.

Доверенность

Доверенность - это письменное полномочие одного лица (доверителя), выдаваемое им другому лицу (поверенному) на право не выступать от его имени (например, получить материальные ценности, деньги). Подпись доверителя заверяется, ставится гербовая печать того учреждения, где работает данное лицо.

Доверенность

Я, Иванов Петр Сергеевич, доверяю Голубевой Марии Алексеевне получить от фирмы «Прометей» причитающуюся мне зарплату за январь 2005 года в сумме восемь тысяч рублей.

2.01.05. г. Подпись /П. С. Иванов/

Собственноручную подпись Иванова П. С. заверяю

(Подпись заверяющего лица)

(Печать)

Счет

Счет. Заглавие этого документа пишется по форме заявления, т. е. указывается полное наименование учреждения, которому предъявляется счет.

Автобиография

Я, Макаров Андрей Петрович, родился 21 сентября 1980 года в Ленинграде в семье инженера. (Далее описывается окончание учебы, указывается, кем и где работал, а в конце сообщается состав семьи).

Наша семья состоит из четырех человек: отец, Макаров Петр Иванович, работает инженером на предприятии «Сигнал»; мать, Макарова Мария Сергеевна, - домохозяйка; брат, Макаров Сергей Петрович, учится на II курсе педагогического университета имени Герцена.

28.09.04. г. Подпись /А. П. Макаров/

Характеристика

Характеристика – официальный документ с отзывом об учебной, служебной, научной, общественной деятельности какого-нибудь лица. Ее могут писать руководитель учреждения (предприятия), классный руководитель, местный комитет и др.

Характеристика пишется по следующей форме: в центре строки пишут слово «характеристика», на второй строке, справа, указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование того, о ком пишут отзыв. В конце ставится дата, печать и подпись руководителя.

Характеристика

Иванова Василия Петровича,

1980 года рождения, образование

среднее

Иванов Василий Петрович работает с 15 августа 2002 года слесарем на заводе «Сигнал» Санкт-Петербурга.