Собрания являются важным инструментом для донесения информации и принятия решений, но они также забирают много времени, которое могло бы быть потрачено на продуктивную работу.
Являясь одним из тех, кто отвечает за организацию собраний, вы можете думать, что написание повестки дня - это пустая трата времени, как, собственно, и само собрание, но, в таком случае, вы ошибаетесь.
Характеристика Генеральной Ассамблеи
Общее собрание партнеров является высшим органом. Это означает, что он выбирает другие органы компании - и контролер, который подотчетен ему. Он имеет широкую компетенцию в отношении вопросов, определяющих существование компании - содержание, состав партнеров, размер капитала и т.д. решения общего собрания определяют направления развития компании, а также содержание и деятельность всех других органов в компании, которые обязаны работать для достижения поставленных целей.
Хотя Генеральная Ассамблея является высшим органом общества с ограниченной ответственностью, это не означает, что это компетентный орган. Генеральная Ассамблея не имеет никакой представительской функции и не может выполнять исполнительные действия. Такое исключение можно наблюдать только для компаний с индивидуальным предпринимательством, где может случиться, что единственным владельцем капитала и управляющего является одно и то же лицо. В своих отношениях с третьими лицами компания всегда представлена ее менеджерами.
Эффективная повестка дня собрания сделает собрание полным и лаконичным, поможет правильно распределить все вопросы для обсуждения и задействовать всех нужных людей. Поэтому хорошо продуманная повестка дня предупреждает ненужную возню и беспорядок, сохраняя время каждого из участников.
Вот несколько советов по написанию повестки дня для собрания.
Повестка дня общего собрания
В заключение мы можем резюмировать, что Генеральная Ассамблея является высшим органом, который принимает решения о существовании компании, которую он возлагает на свои руководящие органы в качестве губернаторов. Если вы хотите прочитать другие подобные материалы в связи с компаниями капитала, вы можете посмотреть наш блог, который регулярно обновляется новыми полезными статьями.
Часто наблюдательные советы акционерных обществ часто сомневаются, могут ли они внести изменения в повестку дня в ходе собрания. Поскольку Кодекс коммерческих партнерств и руководителей не является руководством компании и не рассматривает «очевидные очевидности», вопрос рассматривается с уставами компаний или наблюдательным советом. Многие из этих документов считают, что наблюдательный совет по повестке дня не должен касаться, а если так - только в строго определенных деталях и ситуациях. Такое рассуждение доказывает незнание механизма наблюдательного совета.
- Подготовьте повестку дня по меньшей мере за неделю до собрания. Дайте сотрудникам время подготовится к собранию и приспособить к нему рабочее расписание. Хорошим способом для улучшения работы офиса является определение даты постоянных собраний. Поэтому установите дату постоянных собраний, и вы будете знать, на какое число вам нужно писать повестку дня.
- Определите вопросы, которые будут обсуждаться на собрании. Определив вопросы, можно урегулировать длительность собрания и участники могут заранее готовиться. Чтобы усилить идею непродолжительного собрания, подчёркивайте ключевые моменты. Объявите, будет ли собрание продолжаться час, несколько часов целый день или несколько дней. Совет для того, чтобы собрание было непродолжительным: нужно вместить все вопросы на одной странице. Отложите не вместившиеся пункты на другое число.
- Определите место и время проведения собрания, а также основных участников собрания. Когда будет объявлено о предполагаемом собрании, эта основная информация предотвратит подавляющую часть вопросов. К тому же, люди, узнав время собрания, будут меньше спорить на эту тему. Назначайте собрание на время, подходящее для большинства участников. Установленное время также позволит участникам заранее спланировать день, в который будет проводиться собрания. Наконец, добавьте напоминания о таких существенных деталях, как выключение мобильных телефонов, регламент доклада и адрес электронной почты уполномоченного лица, которому нужно написать в случае невозможности посетить собрание.
- Для проведения эффективного собрания используйте инструкцию ЦПРО (OARR). ЦПРО(OARR) значит “Цели, повестка дня, роли и ответственность” (“Objectives, Agenda, Roles and Responsibilities”). Эта инструкция определит цель каждого отдельного собрания, вопросы для обсуждения и требования к участникам.
- Исключите вопросы, которые можно решить другими способами. Собрания очень эффективны для принятия групповых решений, поскольку они делают возможными сделки в реальном режиме и совместные дискуссии. Однако, собрания могут быть трудоёмкими, снизить производительность и даже ухудшить атмосферу в офисе, привнеся ощущение бездействия. Ограничьте собрание теми достаточно важными и срочными вопросами, которые действительно нуждаются в таком обсуждении, а для оставшихся тем найдите другие способы выяснения и обсуждения. Можно использовать электронные средства, такие как электронная почта или мгновенные сообщения, или можно обсудить всё в общении один на один.
- Определите доверенное лицо, которое проверит повестку дня. Информация должна быть простой и понятной, в тексте не должно быть грамматических ошибок.
- Распечатайте повестку дня. Повесьте повестку дня на доске объявлений в офисе, чтобы все могли ознакомиться с ней. Вы также можете подкрепить это действие, послав по электронной почте такую же повестку дня участникам собрания.
Повестка дня общего собрания собственников :
Вопрос о том, может ли Наблюдательный совет изменить повестку дня собрания во время встречи, легче всего ответить, кем и когда, где был установлен заказ. Ну, обычно сам совет в начале встречи, повестка дня которого имеет значение. Теоретически совет мог бы установить повестку дня для следующего совещания на предыдущем заседании или задать повестку дня для последующих заседаний до года вперед, но это было бы непрактичным и необоснованным. Совет может на предыдущем заседании согласовать повестку дня своей повестки дня для следующего совещания, может также принять предположения о годовом плане работы, но повестка дня чаще всего не проводится на каждом совещании.
- Выбор Председателя и Секретаря собрания
(Председатель проводит собрание, отвечает на вопросы, либо даёт слово тому, кто докладывает по отдельным пунктам, секретарь ведёт запись озвученных тезисов и принимаемых решений. Избираются в пределах одного собрания на срок его проведения). - Выбор членов Счётной комиссии
(Счётная комиссия собирает голоса, подаваемые в виде письменных решений, и подсчитывает достаточность кворума. В счётную комиссию могут по желанию входить любые лица, не являющиеся собственниками помещений в доме (наблюдатели, консультанты). - Выбор способа управления многоквартирным домом
(вариантов два: управление посредством Управляющей организации, либо посредством создания Товарищества Собственников Недвижимости (ранее называлось ТСЖ), как некоммерческой организации, принадлежащей собственникам. После решения о создании ТСН может подписать договор с эксплуатирующей организацией на техническую эксплуатацию дома, либо организовать эту деятельность самостоятельно). - Выборы состава Совета дома
(обычно в Совет входят активные и неравнодушные жильцы, которые реально готовы заниматься контролем выполняемых работ, проверкой и подписанием документов в ходе эксплуатации дома, направлять необходимые заявления в различные инстанции, получать документы и выписки и затем передавать их на рассмотрение собственников. Деятельность Совета регламентирована ст. 161.1 ЖК РФ). - Выборы Председателя Совета дома
(Председатель уполномочен от имени всех собственников вести переговоры и подписывать документы, связанные с управлением многоквартирным домом. Деятельность Председателя регламентирована ч.8 ст. 161.1 ЖК РФ). - Выбор Администратора общих собраний собственников
(Администратор (эта функция введена ст.47.1 ЖК РФ) занимается организацией оповещения собственников о проведении собрания, а также обработкой результатов голосования в электронной форме. Использование электронной системы для голосования и признание таких голосов действующими требует отдельного определения системы или множества систем, в которых можно голосовать. Использование ГИС ЖКХ для этой цели требует регистрации на портале Государственных Услуг у каждого из участников, причём регистрационная учётная запись должна быть подтверждена предъявлением оригинала документа в Центр Обслуживания . У системы СКВЕР регистрация происходит на основании индивидуального кода доступа, выдаваемого каждому собственнику, а голосование в системе подтверждается бумажным бюллетенем. Законом не требуется, чтобы Администратор был именно собственником в доме, им может быть любое физическое или юридическое лицо.) - Выбор Управляющей организации
(даже если создаётся ТСЖ, всё равно как минимум на период перехода на полное самоуправление определяется управляющая организация. Можно оставить действующую, которая сейчас управляет домом, можно сменить на другую, которая представляет свой план - как она будет управлять домом в имеющихся условиях и бюджете. Сейчас этот бюджет ограничен планово-нормативной ставкой, ежегодно утверждаемой Правительством Москвы. На начало 2017 года она составляет 26,5 руб. за м² общей площади дома, которую можно уточнить в материалах для подготовки к собранию). Решением общего собрания она может быть как понижена (на уровне условий договора с управляющей организацией), так и повышена (например, с целью сбора средств для каких-либо целевых нужд). - Определение срока, на который будет заключаться Договор управления
- Подписание договора управления от имени собственников
- Выбор способа уведомления собственников МКД о проведении последующих собраний
(доступные варианты в порядке повышения себестоимости:- Размещение в подъездах многоквартирного дома соответствующих объявлений
- Оповещение каждого собственника, оставившего свои контактные данные, о собрании и материалах для него через средства связи: электронную почту или СМС.
- Оповещение каждого собственника, постоянно проживающего в доме, посредством поквартирного обхода с росписью в журнале.
- Оповещение собственников почтовыми уведомлениями по адресу фактического проживания (если таковой адрес известен), либо уведомлением в почтовые ящики в доме (наиболее странный и бесполезный способ потратить кучу денег впустую на почтовые расходы).
- Выбор места размещения сообщений о проведении общих собраний собственников помещений и их решениях
(обязательное по закону условие. Можно размещать бумажное уведомление на информационных стендах в подъезде, на дверях при выходе из дома, а электронные копии документов на соответствующих интернет-сайтах. В Москве таким сайтом является портал «Дома Москвы », но у него не предусмотрена возможность рассылки сообщений об изменениях. Есть сайт SobDoma.Ru , создатели которого обещают регулярно размещать и актуализировать информацию о собраниях по обращению инициаторов, а также рассылать уведомления через электронные системы и средства связи. В ГИС ЖКХ такая функция предусмотрена законом, однако в промышленную эксплуатацию эта система в Москве войдёт не ранее 2019 года (во всей остальной стране обещано 1 июля 2017 года). Использовать можно хоть все варианты, для каждого собственника это индивидуальный выбор в ходе собрания.) - Выбор места хранения протоколов общего собрания
(протокол является документом, подделка которого преследуется по закону. Электронная копия протокола подлежит обязательной публикации в общедоступных интернет-системах (на порталах «Дома Москвы» и федеральном портале «Реформа ЖКХ». Бумажный оригинал хранится либо у председателя Совета многоквартирного дома (и должен предъявляться по первому требованию), либо в Управляющей организации, где предусмотрена ответственность должностных лиц за его утрату. Можно сделать несколько экземпляров протокола, имеющих равную юридическую силу, и хранить в нескольких местах. Копия протокола направляется в Жилищную Инспекцию вместе с электронной копией подписных листов, которые, в отличие от протокола, публикации не подлежат.)
Индивидуальные вопросы к собранию, которые можно включить в повестку дня:
- Ограждение придомовой территории шлагбаумами
Регламентировано постановлением Правительства Москвы №428-ПП . Относится к вопросам эксплуатации земельного участка многоквартирного дома (п.2 ч.2 ст.44 ЖК РФ), соответственно, требует решения 2/3 голосов (66,67% собственников). Для решения не требуется постановка земельного участка на кадастровый учёт, однако его необходимо согласовать с муниципальными депутатами для получения разрешения (и определения, не нарушает ли установка законных прав иных собственников в соседних домах). К заявлению на установку шлагбаума прикладывается схема его размещения, конструктивное описание и стоимость. Шлагбаум и его конструктивные принадлежности являются общедомовым имуществом, соответственно, правила его эксплуатации также утверждаются общим собранием.
Это отличается от общего собрания, повестка дня которого определяется заранее. Повестка дня играет важную роль. Содержит список случаев, в которых предусмотрены резолюции. Правильно подготовленная информация свидетельствует о том, как совет должен проводить время на собрании, чтобы ознакомиться с представленными темами и принять резолюции. Вдохновляет совет действовать, мобилизует и дисциплинирует своих членов, демонстрирует им ответственность наблюдательного совета для компании и препятствует риторическим выступлениям.
При созыве наблюдательного совета его председатель обычно представляет членам совета проект повестки дня, который до принятия советом не имеет обязательной силы. Поэтому, поскольку совет принимает повестку дня, нет никаких препятствий для внесения изменений в порядок, дополнения его, исправления. Члены совета обязаны присутствовать на его заседаниях и требуют кворума, поэтому член наблюдательного совета, которого нет на собрании, не пользуется защитой повестки дня, которая фиксируется только на собрании или устанавливается ранее.
- Эксплуатация общедомового имущества третьими лицами и организациями
К этому вопросу осмысленно относить любые ситуации, когда кто-либо посторонний хочет на законных основаниях использовать что-либо, принадлежащее собственникам: стены, крышу, чердачные и подвальные/цокольные помещения, которые не были изначально определены как жилые или административные (нежилые) при строительстве дома, парковочные места во дворе и даже кабельные каналы в подъездах. Вся эта эксплуатация, если она направлена на извлечение прибыли (реклама или оказание услуг населению/организациям), предусматривает компенсацию за неё в фонд содержания и ремонта многоквартирного дома. На эти средства можно делать ремонты, улучшать условия в общем имуществе (делать текущий ремонт или замену), и даже снижать коммунальные платежи.
Нежелание поставить вопрос на заседании наблюдательного совета, вероятно, исходит из архаичной традиции Торгового кодекса, прокомментированной в этом выпуске профессором. Морис Аллеранд: Приглашение не обязательно указывать в повестке дня, но если оно будет дано, решение по пункту, не упомянутому в приглашении, может быть сделано только в том случае, если присутствуют все члены. Член не фигурировал только в повестке дня, считая, что этот пункт не имеет значения, и появился бы, если бы он знал, что он также будет посещать другой предмет, кроме тех, которые указаны в приглашении.
- Конструктивные изменения в доме (достройка, проделывание отдельных входов, перенос коммуникаций и т.п.)
Всегда должны быть согласованы с общим собранием собственников, с предоставлением проектной документации и заключения технической экспертизы о том, что такие изменения не нанесут ущерба дому в целом и каждому конкретному помещению в частности.
Что это за документ
Многие уставы предполагают, что при вызове совета председатель предлагает предлагаемую повестку дня, которая не может быть изменена на собрании - если условия, изложенные в цитированном правиле, не устанавливаются председателем совета, обычно связанным с доминирующим акционером, в абсолютном преимуществе над другими членами.
Предлагаемая повестка дня может быть изменена, когда все члены Наблюдательного совета присутствуют на собрании, и никто не возражает против изменения повестки дня. В случае отсутствия или возражения даже одного члена правления оставшиеся члены правления становятся заложниками повестки дня, как если бы они предлагались, но в такой ситуации, навязываемой председателем.
- Программа реновации жилого фонда, предусматривающая возможность сноса дома и переселения
Относится к решениям о реконструкции многоквартирного дома, п.2.1 ст.44 ЖК РФ. Требует принятия решения квалифицированным большинством - 2/3 голосов (66,67% собственников). По результатам общего решения дальнейшие варианты обмена и реконструкции дома в целом происходят в индивидуальном порядке с каждым собственником, на основании кадастровой стоимости жилья и соответствующих вариантов равнозначного обмена. В данный момент оговорки «равнозначного, но не менее, чем равноценного» в законопроекте не предусмотрено. С кадастровой стоимостью своего жилья можно ознакомиться на сайте РосРеестра или прямо в реестре собственников для проведения собрания . Важно понимать, что ценность жилья определяется не только кадастровой оценкой, но и множеством других факторов, например, стоимостью земельного участка, на котором расположен дом. Её можно посчитать, взяв среднюю кадастровую оценку метра земли на любом близлежащем участке, умножив на площадь земельного участка, установленного планом межевания территории (определением его границ), разделив на общую площадь помещений в многоквартирном доме и умножив на площадь помещения в собственности. Для взвешенного торга с застройщиком необходимо, чтобы земельный участок многоквартирного дома был поставлен на кадастровый учёт (зарегистрирован в законном порядке как общедомовое имущество). Однако стоимость работы кадастровых инженеров по отношению к прибыли от оформления собственности ничтожна, но для отдельных граждан неподъёмна. Поэтому решением собственников следует принять модель определения источника финансирования постановки земельного участка на кадастровый учёт.
Чьи подписи важны
В свете закона свобода наблюдательного совета принимать и изменять повестку дня не ограничивается даже тогда, когда совет созывается председателем по просьбе уполномоченного органа или бездействием председателя уполномоченным органом. Затем предлагаемая повестка дня устанавливает перед собранием лицо, имеющее право созывать совет. Только в этом случае предлагаемая повестка дня является обязательной. Лица, уполномоченные обращаться в советы, являются руководством и членами наблюдательного совета. Многие законы, противоречащие закону, ограничивают привилегию созыва совета директоров в этой процедуре, требуя сотрудничества двух или более членов совета.
Формулировки для протокола:
- Отказаться от включения дома в программу реновации территории города Москвы
- Направить уведомление о категорическом отказе в профильные департаменты и учреждения.
- Организовать работу по постановке земельного участка многоквартирного дома на кадастровый учёт
- Провести внутридомовой / квартальный конкурс подрядчиков среди кадастровых инженеров
- Организовать сбор средств собственников для финансирования постановки ЗУ на учёт с дальнейшей регистрацией долевых прав на общедомовое имущество.
- Рассмотреть возможные варианты реализации программы реновации территории города Москвы применительно к многоквартирному дому.
- Подать заявку о возможности включения дома в программу
- Определить приемлемые условия и варианты переселения при сносе и реконструкции
- Потребовать предоставления равнозначных, но не менее, чем равноценных условий для подменного фонда, на основании кадастровой стоимости жилья и ориентировочной кадастровой стоимости земельного участка МКД.
- Рассмотреть возможность временного расселения в подменный фонд на период строительства дома, с дальнейшим возвратом в дом, построенный на существующем земельном участке.
