1) Деловое письмо обычно состоит из:
заголовка;
основного текста;
концовки.
Заголовок содержит:
название фирмы (учреждения), отправляющей письмо;
почтовый и телеграфный адрес;
телетайп и телефакс;
номера телефонов;
расчётный счёт;
дату отправления: месяц пишут словом. Обычно эти реквизиты присутствуют на фирменном бланке.
В заголовке рядом с датой обычно помещается ссылка на содержание письма или повод, по которому оно написано.
Пример:
«Относительно (касательно)...»
«По вопросу поставки (заказа).»
«На№. от...»
«НаВаш №. от...»
На деловом письме ставиться исходный номер. Ставить исходящий номер на письмах, адресуемых за рубеж, не рекомендуется. Там ограничиваются датой отправки и содержанием письма.
В деловой переписке, помимо адреса и названия фирмы или учреждения, написанного на конверте, названные атрибуты помещаются и в заголовке (в правой верхней части письма).
Если письмо адресовано фирме или учредителю, то сначала указываются наименование фирмы (учреждения) в именительном падеже, а затем почтовый адрес. В документе, направляемом на имя руководителя (организации), наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
Пример: «Президенту компании... господину...» В письме, адресованном частному лицу, сначала пишутся почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы адресата. Перед именем адресата можно поставить слово Attn., например Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка).
Если известна должность адресата, желательно указать её после имени. Например: Attn. Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела). При обращениях к отдельным лицам употребляется неформальное выражение Дорогой. Например, Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brawn, Dear John, а при обращении к фирме - формальное Dears Sirs (Европа), Gentleman (США).
Следует иметь в виду, что имена, адреса, обращения, каждое слово официального названия, должности названия объектов переписки пишутся с заглавной буквы (Азбука делового общения // Бизнес для всех. М.,1991. Вып.1.С. 33, 34).
После обращения обычно следует вводная фраза. Она формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
В правой верхней части письма помещаются наименование фирмы - получателя письма в именительном падеже, а затем почтовый адрес.
В документе, направляемом на имя руководителя, наименование организации входит в состав наименования должности руководителя.
В письме, адресованному частному лицу, сначала пишут почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы адресата.
После обращения обычно следует вводная фраза, которая формулируется в зависимости от типа письма и его цели.
Поэтому вступление характеризуется большим разнообразием. Вместе с тем есть ряд этикетных оборотов, которые употребляются при написании наиболее часто и являются стереотипными. Знание их или наличие под рукой сокращают время написания послания и во многих случаях повышают культуру письма. Примеры из некоторых устойчивых этикетных формул:
Мы получили Ваше письмо за № ... от 1 ноября с.г., из которого рады были узнать
(с удовольствием узнали), что...
Мы получили Ваше письмо от 15 мая с.г. вместе с приложенными к нему документами.
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
Благодарим за письмо от... или за № ...В ответ сообщаем...
Подтверждаем получение Вашего письма от...со всеми приложениями
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от 14 марта с.г., и сообщаем, что...
Мы крайне удивлены Вашим письмом от...в котором Вы сообщаете...
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы (телекса), что.
В дополнение к нашему письму от 12 февраля с.г. сообщаем, что...
Разрешите написать Вам...
Мы вынуждены напомнить Вам...
Настоящим ещё раз напоминаем (сообщаем)...-
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания).
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от... и вынуждены еще раз Вам напомнить (попросить).
В связи с Вашим письмом от... сообщаем, что, к нашему сожалению...
В ответ (отвечая, ссылаясь) на Ваше письмо сообщаем, что...
В подтверждение нашей телеграммы от...сообщаем, что...
В подтверждение нашего телефонного разговора, состоявшегося 5 июня с.г., сообщаем, что...
Принимаем к сведению Ваше письмо от. и сообщаем.
Мы вынуждены уведомить Вас, что.
Уведомляем Вас, что...
Ставим Вас в известность...
Доводим до Вашего сведения...
По Вашей просьбе направляем Вам...
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо от...
Пожалуйста, примите наши извинения за.
Мы благодарим Вас (признательны Вам, выражаем благодарность) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Содержание письма зависит от проблем и задач, которые приходится решать посредством переписки. Оно в деловом письме не должно быть пространным. Нередко содержание исчерпывается одним или немногочисленными предложениями, выражающими просьбу, согласие или отказ.
Примеры фраз, которые могут составить основу кратких писем:
Настоящим просим сообщить о сроках отгрузки...
Просим ускорить отправку...
Просим поставить нас в известность о.
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу... Обращаемся к Вам с просьбой выслать... Нам нужны дополнительные сведения о...
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения. Просим подтвердить принятие нашего заказа к исполнению. Ваша просьба о...удовлетворена.
В ответ на Ваше письмо от... сообщаем, что Ваша просьба о поставке... решена положительно.
Настоящим сообщаем, что Ваш запрос (заказ, предложение) принят нами. В ответ на Ваши требования... сообщаем, что нами приняты следующие меры... В ответ на Вашу просьбу (наказ) с сожалением сообщаем (должны, вынуждены сообщить), что её (его) выполнить не можем (не имеем возможности). К сожалению, мы вынуждены отклонить ваше предложение. К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам...
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получению результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если вы согласитесь внести в него следующие изменения...
Ваш заказ будет выполнен при условии (например, если Вы согласитесь на более поздние сроки поставок нужных Вам товаров. Для нас приемлема дата отгрузки.) .
При написании основного текста письма употребляются обороты - скрепы:
В связи (в соответствии) с вашей просьбой... В связи с вышеизложенным... Одновременно с этим... Во - первых...во - вторых...и т.д. В первую очередь...
Кроме того... более того.помимо того... Тем не менее... несмотря на... Далее мы вынуждены... Само собой разумеется...
Считаем необходимым (важным, нужным, целесообразным).
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами).
Мы совершенно уверены.
Мы выражаем уверенность...
Это касается Вашей просьбы (предложения) ...
Дело в том, что.
В противном случае мы вынуждены. В сложившейся обстановке... По нашему мнению...
Мы не согласны с вашей точкой зрения по следующим причинам... В случае Вашего отказа (неуплаты). Далее Вы пишите. К тому же.
В дополнение к вышеизложенному (вышесказанному, отмеченному выше), сообщаем...
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить).
В виду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо).
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя). Таким образом (в заключение). Во избежание задержки... Необходимо (нужно, следует) признать, что... Мы испытываем затруднение с. Фактически...
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт,
что...
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение). Мы сожалеем...
В своё оправдание хотим сообщить... В ответ на ваш упрёк хотим сообщить. Мы признаём... Мы также купили бы у Вас...
Поставки будут производиться (осуществляться).
Подтверждаем получение...
Обращаем Ваше внимание...
Вам, несомненно (очевидно) известно.
В конце делового письма содержаться просьбы писать или информировать, а также пожелания, надежды на дальнейшее сотрудничество, получение заказов и т.д. Здесь же могут быть извинения и благодарности.
Заканчивается письмо формулой вежливости с указанием должности, фамилии и инициалов лица, подписывающего письмо, а в некоторых случаях ставиться и печать.
Как в других структурных элементах делового письма, так и в концовке используются устойчивые выражения, например:
Просим сообщить о Вашем согласии. С уважением. Просим написать о своём решении. С уважением.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. С уважением...
Надеемся на скорый ответ. С уважением.
Убедительно просим не задерживать с ответом. Искренне Ваш. Просим Вас поставить нас в известность. С уважением. Просим Вас информировать нас о принятых Вами мерах. С уважением. Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни. С уважением. Мы будем признательны за быстрый ответ. С уважением. Надеемся получить ответ в ближайшем будущем, и заранее благодарим. С уважением...
В надежде на благоприятный ответ. С уважением. Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу. С уважением. Ожидаем Ваших заказов (одобрение, согласие, подтверждение). С уважением. С уважением и надеждой на дальнейшее сотрудничество... Благодарим заранее за оказанную услугу. С уважением... В надежде на положительное решение вопроса. Искренне Ваш. Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). С уважением...
В надежде на плодотворное сотрудничество. С уважением. При получении письма, просим Вас подтвердить письменно (телеграфировать, сообщить по телефаксу.). С уважением. Заверяем Вас, что... С уважением.
Если к письму прилагается документация, чертежи и т.д., то в конце указывается наличие приложения, например:
«Приложение: от № ...»
Согласно служебному этикету ответное письмо подписывает равный (или выше) по должности работник. Так, если инициативное письмо подписал директор (президент, председатель), то и ответ на него так же подписывает такой же руководитель, в крайнем случае, его заместитель.
ххххххххххххххххххххххххххххххх
3.11. 5.

Как быть, если необходимо срочно получить важные документы, запросить актуальную информацию, обратиться за помощью к компании или должностному лицу? Составьте письмо-просьбу по всем правилам деловой переписки и получите положительный ответ.

Из статьи вы узнаете:

Чем деловое письмо-просьба отличается других видов писем?

Деловая переписка - важнейшая часть системы документных коммуникаций. Письма являются ее наиболее массовыми документами. Существует множество разновидностей официальной корреспонденции. Вся она представляет собой форму письменного диалога, который способствует решению важнейших вопросов деятельности организаций. Ее жанрово-тематический диапазон отличается широким разнообразием.

Письмо-просьба - один из распространенных видов деловой корреспонденции. Необходимость написания подобных обращений может быть вызвана различными причинами, и перечислить их все не представляется возможным. Тем не менее, существует ряд особенностей, которые позволяют выделить данное письмо среди общего массива служебной документации.

Официальное письмо с просьбой может представлять собой тактичный запрос или являться дипломатичным требованием по текущему вопросу. Оно служит для достижения конкретной цели автора и необходимо, чтобы побудить адресата к тем действиям, которые необходимы составителю письма-просьбы.

Ситуаций, когда возникает необходимость составления письма-просьбы, особенно много в управленческой деятельности. Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ. Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.

Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой. Любое деловое обращение должно соответствовать правилам деловой переписки. Корреспонденция - это, в первую очередь, лицо компании-отправителя. Ее оформление требует внимания к мелочам и соблюдения правил бизнес-этикета. Для того чтобы составить письмо-просьбу от имени организации потребуется фирменный бланк с указанием всех необходимых реквизитов. Обращение заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании.

Как написать официальное письмо с просьбой?

Деловое письмо-просьбу составляют по всем правилам официальной переписки. Для того чтобы в итоге получить положительный ответ, при написании обращения следует придерживаться определенного алгоритма. Он позволит структурировать содержание письма, донести до адресата основные мысли, четко и ясно изложить суть проблемы.

Определите, к кому именно вы обращаетесь?

К адресату лучше обращаться персонально. Соблюдая общепринятые правила делового этикета, используйте обращение по имени отчеству. Это поможет выказать уважение. Кроме того, личная просьба накладывает на должностное лицо, получившее письмо, определенную ответственность. Даже в том случае, когда нужно составить письмо-просьбу для группы людей, обращение лучше персонализировать.

Почему вы обращаетесь именно к этому адресату?

Рекомендуется заблаговременно объяснить адресату, почему вы обратились именно к нему. Можно сделать ему комплимент и отметить его деловые или личные качества, прошлые заслуги, которые имеют значение в контексте вашего обращения. Такой прием сподвигнет рассмотреть письмо с просьбой более внимательно и найти возможность удовлетворить ее. Важно быть искренним и не переступать границу между комплиментом и лестью.

Как вы можете обосновать свою просьбу?

Заранее продумайте аргументы и выстройте их в тексте письма по схеме сильный - средний - самый сильный. Заинтересуйте адресата, раскройте перед ним потенциальные выгоды, связанные с выполнением вашего желания. Озвучьте актуальную для него проблему и покажите, как можно ее решить, удовлетворив ваши интересы. Опишите значимость проблемы и дайте адресату понять, что ее решение может быть выгодным для вас обоих.

Какую информацию нужно сообщить адресату?

Опишите проблему максимально лаконично и предельно ясно. Не допускайте двусмысленности и максимально конкретизируйте желаемый результат: укажите точную цену, дату, процент и т.п. Письмо-просьба требует от адресата принятия управленческого решения. Для этого ему необходима точная информация: сколько, чего, когда и по какой цене. Эти подробности нужно сформулировать точно, не оставляя места недосказанности. В противном случае инициатива может перейти к получателю, просьба будет формально удовлетворена, но составитель получит не то, что хотел.

Какие выводы можно сделать?

После изложения просьбы необходимо ее видоизменить и повторить еще раз, акцентируя внимание адресата на потенциальных выгодах. При этом возможная выгода не всегда обязана быть материальной.

Самой распространенной разновидностью деловых писем являются письма-просьбы и письма-запросы. Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. Письма-запросы – для получения каких-либо сведений официального характера или документов. В каких ситуациях они составляются? Как правильно изложить суть просьбы или запроса?

В системе документных коммуникаций деловые письма – самые массовые документы, а среди деловых писем самой распространенной разновидностью являются письма-просьбы и письма-запросы. Как их правильно составить и оформить? Это важно знать всем секретарям.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата. В таких случаях письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы, например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2006 г. Просим Вас рассмотреть вопрос о выделении Ассоциации плодоовощных хозяйств льготного кредита в сумме 600 млн руб. на закупку цитрусовых у фирмы “Импорт – экспорт” для реализации в Москве и других городах России.

Однако далеко не все ситуации в управленческой деятельности так просты. Большая часть ситуаций требует при составлении писем-просьб обоснования или, иначе говоря, объяснения, в связи с чем, почему, с какой целью составляется письмо. Как правило, обоснование необходимо для того, чтобы воздействовать на адресата, убедить его поступить вполне определенным образом, так, как этого хотелось бы или необходимо автору письма. Если письмо-просьба содержит обоснование, то чаще всего оно предшествует изложению просьбы, например (знаком // показана граница между частями текста письма):

В связи с тем что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района, // убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации. В связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции // просим Вас предоставить нам информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол”.

Русский язык принадлежит к числу языков с относительно свободным порядком слов. В любом из приведенных выше текстов мы можем поменять местами части предложения без особого ущерба для смысла, например:

Убедительно просим выделить средства на приобретение двух новых служебных автомобилей “Волга” для нужд Администрации // в связи с тем, что служебные обязанности работников Администрации связаны с поездками по территории района. Просим Вас предоставить информацию о новых технологических и дизайнерских разработках холодильников и морозильных камер “Стинол” // в связи с расширением ассортимента выпускаемой нами продукции.

Фразы, в которых сначала излагается основная мысль письма, а затем приводится аргументация, имеют особую стилистическую окраску: они всегда воспринимаются как более экспрессивные, чем фразы, построенные по принципу “обоснование – заключение”. Однако деловому стилю чужда какая бы то ни было экспрессия, в нем почти всегда предпочтение отдается стилистически нейтральным языковым средствам, поэтому более правильными являются фразы, в которых сначала приводится объяснение, дается обоснование, а затем излагается существо дела. Составляя письмо-просьбу, старайтесь, чтобы обоснование и заключительная часть (просьба) грамматически являлись одним предложением. Даже в тех случаях, когда в обосновании даются ссылки на нормативные документы, излагаются факты, события, не выделяйте обоснование в отдельное предложение, иначе для изложения просьбы вам придется использовать обороты типа: “В связи с вышеизложенным просим…”, “Учитывая вышеизложенное, просим…”, “В связи с чем просим…” и т. п. Эти конструкции не несут информации и делают текст более сложным и с точки зрения структуры, и с точки зрения восприятия. Письма-просьбы могут составляться и в еще более сложных управленческих ситуациях. Схематически такую ситуацию можно представить следующим образом:

Письмо, составленное в такой ситуации, будет восприниматься легче, если содержание изложено в последовательности, отражающей логику развития самой ситуации. В структуре письма в этом случае можно выделить три части: введение (описание событий, фактов, непосредственно влияющих или могущих повлиять на управленческую ситуацию), обоснование (объяснение причин, по которым необходимо обращаться к адресату с просьбой), заключение (просьба), например (коммуникативно-смысловые части письма отделены знаком //):

По имеющимся у нас данным, на Курском и Белгородском сахароперерабатывающих заводах, являющихся основными поставщиками сахара в Москву и Московскую область, в течение марта – апреля текущего года должны проводиться плановые профилактические работы, графики проведения которых по срокам не согласованы. // В связи с тем что в период профилактических работ значительно снизится выпуск сахара и его поступление потребителям, // просим Вас провести рабочее совещание с участием представителей правительства Москвы по вопросу обеспечения поставок сахара в Московский регион на период частичной остановки указанных заводов.

Независимо от структуры текста просьба в письме формулируется с помощью глагола “просить”. В письмах, оформляемых на бланках организаций, используется форма глагола 1-го лица множественного числа:

Просим Вас сообщить информацию о…, Просим Вас предоставить данные о…, Обращаемся к Вам с просьбой о…, Просим Вас провести… и др.

В письмах, оформляемых на бланках должностных лиц, используется форма глагола 1-го лица единственного числа:

Прошу Вас рассмотреть вопрос о…, Прошу Вас предоставить информацию о… и др.

В одном письме может содержаться несколько просьб (желательно по одному вопросу). В этом случае сначала формулируется основная просьба, а затем – остальные, при этом используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас (рассмотреть, предоставить, провести…), Одновременно просим Вас… и др.

Например:

В связи с незначительным потреблением газа котельной комбината № 4 (менее 3,5 млн куб. м в год) просим Вас исключить это предприятие из группы потребителей газа с обязательным резервным топливом (мазутом) на отопительный сезон 2005–2006 г. Одновременно просим ПО “Мосгорхлебопродукт” совместно с АО “Мосэнерго” рассмотреть вопрос о возможности присоединения комбината № 4 в отопительном сезоне 2006–2007 г. к системе централизованного теплоснабжения.

Письмо-запрос – это фактически разновидность письма-просьбы. Как правило, запросы составляются в целях получения каких-либо сведений официального характера или документов. В коммерческой деятельности запрос – это обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара (оказание определенных услуг). В целом, письма-запросы составляются по тем же правилам, что и письма-просьбы, например:

В соответствии с п. 10 постановления Правительства Российской Федерации от 20.05.94 № 498 “О некоторых мерах по реализации законодательства о несостоятельности (банкротстве) предприятий” просим Вас сообщить нам данные о размере доли государства в уставном капитале ОАО “Московский хлебозавод № 18”, расположенного по адресу: ул. Никитинская, д. 45 В случае если пакет акций данного предприятия продан, просим сообщить дату и способ продажи.

В коммерческой деятельности в тексте запроса, как правило, указывают: наименование товаров (услуг); условия, на которых автор письма хотел бы их получить; количество и/или качество; сроки поставки товара или оказания услуг; цену и другие сведения. В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки… Просим сделать предложение на поставку… Просим Вас сообщить подробную информацию о… и др.

Например:

Просим Вас сообщить о возможности поставки кондиционеров модели AS-200 в количестве 150 шт. в течение февраля – марта 2005 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Реакцией организации-корреспондента на письмо-просьбу или запрос является письмо-ответ, которое может быть согласием или отказом. В коммерческой деятельности ответ на запрос оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующем покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта). Письма-просьбы и письма-запросы оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. При составлении и оформлении просьб и запросов используются следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту (если текст письма более 4–5 строк), текст, подпись, отметка об исполнителе. Все деловые письма оформляются на специальных бланках – бланках писем.

Это служебное письмо, в котором в вежливой форме обращаются к партнеров, клиентов, инвесторов с определенным просьбой Письмо-просьба является одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции. От умения убеждает нливо высказать свою просьбу во многом зависит и его выполнение. Напримерад:

. Уважаемые господа! ин раз в квартал.

. Другие наши поставщики в. Вашей стране уже согласились на эти условия. Надеемся получить от. Вас положительный ответ на нашу просьбу. С ..

. Уважаемые господа!

. Обращаемся к. Вам с просьбой продать из нашего пакета такие ценные бумаги: акций по цене. Лимит действует до (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет

. С уважением .

. Уважаемые господа! (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с. Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить. Вам дату встречи: (дата) в час

. Пожалуйста, сообщите, устраивает ли. Вас дата и время встречи. Остаюсь с уважением ..

. Уважаемые /

. Недавно мы построили овощеперерабатывающий комбинат, и, к сожалению, у нас не хватает средств на приобретение оборудования для переработки овощей

. Мы были бы благодарны, если бы. Вы предоставили нам долгосрочный кредит на сумму 200000 (двести тысяч) гривен. Добавляем к письму необходимые документы: договор на приобретение оборудования; технико-экономическое обоснование возврата кредита. Поскольку эта проблема требует немедленного решения " вязания, убедительно просим. Вас ответить как можно скорее. Сою ...

. Уважаемые господа!

. Один из наших клиентов сделал запрос на поставку крупной партии (название товара). К сожалению, в нашем ассортименте этого изделия нет, и мы хотели бы попросить. Вас сделать нашему клиенту соответствующее предложение, а также отправить копию письма нам

. По. Ваши услуги просим начислить комиссионные в размере %

. Пожалуйста, сообщите, сможете ли. Вы уже отгрузить заказанные товары и согласны. Ь предложенными нами комиссионными

только получим от. Вас положительный ответ, немедленно сообщим адрес нашего клиента

. Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество между нашими фирмами

. С уважением и наилучшими пожеланиями

. Уважаемые /

. Нас заинтересовала новая продукция, которую. Вы рекламируете, поэтому будем благодарны, если. Вы пришлете нам подробную информацию и иллюстрированный рекламный каталог

. Будем рады сотрудничать с. Вами

ТИПОВЫЕ оборот

1. Просим сообщить (прислать, оплатить, подтвердить, рассмотреть)

3. Просим передать нам через. Вашего представителя рекламные проспекты и каталоги, представляющих. Ваши новые товары

4. Мы не обнаружили ошибки в нашем последнем счете от (дата). Будем благодарны, если. Вы проведете повторную проверку

5. Просим отгрузить заказанные товары сразу после их изготовления

6 будет. Вам весьма признательны, если. Вы

7. Любой пожалуйста, как можно скорее телеграфируйте нам ответ

8. Просим. Вас внимательно изучить наши новые условия оплаты, которые изложены в. Общих условиях соглашения (текст документа добавляем), и дать окончательный ответ

9 будет рады, если. Вы согласитесь сотрудничать с нами

10. В соответствии с п и нашего договора просим. Вас

11. Любое добры оплатить счет в ближайшее время (срочно, без промедления)

12. Мы будем очень признательны, если. Вы согласитесь продать нам свои товары на пробной основе

13 будет. Вам обязаны, если. Вы рассмотрите наши поправки к

15. Если будет возможность просим. Вас сообщить все исходные данные

16. Просим ознакомить нас. С техническими характеристиками (название товара)

17 еще ли не могли бы. Вы сообщить цены на (название товара)?

18. Нам было бы приятно узнать

19. Сделайте одолжение, поверните заполнены страховые документы

20 *. Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного договора

21. Просим внимательно проверить добавлен контракт

22. Просим подтвердить свой приезд на совещание

23. Если. Вас устраивают наши условия, телеграфируйте, пожалуйста, о готовности подписать контракт между нашими фирмами. Надеемся на быстрый ответ и желаем успехов

24. Просим как можно скорее (в ближайшее время) рассмотреть наши предложения и сообщить о своем решении

25. Просим. Вас обратить особое внимание на

26. Обращаемся к. Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд

27. Прежде просим сообщить, какие меры могли бы помочь. Вам преодолеть эти трудности

28. В связи с трудностями, возникшими, просим направить к нам нескольких опытных специалистов, которые могли бы проконсультировать. Надеемся, что. Вы не откажете нам в помощи

29. Было бы хорошо, если бы. Вы письменно подтвердили свое решение

31. Будем благодарны, если. Вы письменно сообщите нам об

32. Убедительно просим. Вас позвонить нам

33 будет признательны, если. Вы рассмотрите наши предложения в ближайшее время и сообщите о своем решении при первой же возможности

34. Если это предложение. Вас не устраивает, указать причину

35. Для нас очень важно получить подробную информацию о компании (название), поскольку мы хотели бы сотрудничать с ней

36. Вы сделаете нам неоценимую услугу, если предоставите объективную информацию о компании (название)

37. Поскольку эта информация очень важна для нас, будем. Вам благодарны за подробные объяснения

38 для подготовки подробного отчета о проделанной работе нам необходимы. Мы хотели бы получить. Ваш ответ в ближайшее время. Заранее выражаем свою признательность

39. Извините за дополнительные заботы. Не были бы. Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения о

40 будет благодарны, если. Ваш представитель приедет, чтобы выполнить необходимую процедуру

41. Просим. Вас придерживаться всех пунктов нашего соглашения и выполнять заказы клиентов на должном уровне

42. Просим. Вас внимательно изучить это письмо, прислушаться к нашим советам и принять все необходимые меры, чтобы решить возникшую

43. Просим внимательно просмотреть и проверить все списки оплаченных счетов

44. Просим предоставить нам% снижение на поставку материалов и оборудования для строительства (сооружения) (название объекта)

Деловой человек должен не только уметь грамотно и красиво говорить, быть вежливым и располагающим к общению, но и правильно вести деловую переписку. Впрочем, тут львиная доля успешности зависит не от самого бизнесмена, а от его личного помощника или офис-менеджера.

Я редко имела счастье видеть деловых людей, способных составить деловое письмо согласно установленным для этого нормам и правилам, но даже самые непросвещенные в этом вопросе бизнесмены обычно имели для переписки специальную штатную единицу. В обязанности этого сотрудника как раз и входило ведение переписки.

Иногда это умная и умелая секретарша, иногда специальный человек, занятый только ответами на письма (последнее характерно для более крупных фирм, ведущих постоянную переписку). Но в любом случае в фирме должен быть человек, который знает, как составляются деловые письма.

Во-первых, деловая корреспонденция должна отвечать точно на заданный вопрос. Если у вас спрашивают, какие населенные пункты охвачены деятельностью вашей фирмы то не нужно начинать с описания структуры фирмы, ее истории и т. п.

Во-вторых, для каждой темы письма существует устоявшаяся международная форма, и не нужно изобретать велосипед и придумывать, как пишется то или иное письмо. Просто пользуйтесь уже готовыми формами, и жить легче будет и вам, и тем, кто получит от вас послание. Люди привыкают к формам, они не любят «добывать» информацию из нестандартных писем.

В-третьих, ваши письма должны быть составлены вежливо и корректно. Даже если вы чем-то недовольны, сам текст не должен содержать грубых слов и неподходящих выражений, которые могут обидеть другого человека.

Деловая корреспонденция может быть двоякого рода – внутренняя и внешняя, официальная и неофициальная. Внутренняя официальная переписка рассчитана на хождение внутри вашей фирмы или для связи с вашими филиалами. Примерами внутренней деловой переписки служат приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка. Внешняя официальная переписка представлена гарантийными письмами, информационными письмами, коммерческими запросами, пресс-релизами и т. п.

Внутренняя неофициальная переписка представляет собой письма-ответы, информационные письма, приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности. Внешняя неофициальная – приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности.

ПИСЬМА ОТЕЧЕСТВЕННЫМ ПАРТНЕРАМ

Для облегчения восприятия формы письмо строится согласно устоявшейся структуре. Всякое деловое письмо начинается с обращения к тому, кому оно адресовано. Для этого в «шапку» письма выносятся должность и фамилия, имя, отчество адресата. Ниже по центру листа и с заглавной буквы вы должны написать обращение к вашему адресату: например, «Уважаемый Иван Ильич» или «Уважаемый господин Сергеев» – в зависимости от степени знакомства или других важных причин.

Если вы пишете западному бизнесмену и вообще любому лицу по ту сторону границы, то можете обратиться к нему по имени или "мистер такой-то". Если вам приходится писать высокопоставленным западным людям (королям, аристократам, церковным деятелям), то существуют общепринятые стандарты таких писем, которые нельзя нарушать.

Составляя приглашение на деловую встречу (выставку, презентацию), употребляйте обобщенное обращение "уважаемые господа", но если приглашение касается светского мероприятия, то обращение выглядит как "уважаемые дамы и господа". При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ капитан" и т. п.

За обращением следует преамбула, в которой вы должны раскрыть цель письма: получатель вашего послания сразу должен понять, о чем дальше вы будете вести речь. Например, ваш поставщик тянет с отправкой комплектующих и наносит вам материальный ущерб. Стремясь заставить его выполнять договор, вы пишете ему письмо. В преамбуле вы объясняете ситуацию так: "Я пишу Вам с целью выразить свое неудовольствие затягиванием сроков поставки комплектующих, которые Ваша компания обещала поставлять нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причиненных нам убытков". Из этого предложения получатель должен понять, что: 1) вы недовольны его работой; 2) вы будете добиваться соблюдения договора; 3) вы даете руководителю шанс самому «разрулить» ситуацию.

Основной текст, следующий ниже, должен в нескольких абзацах обрисовать ситуацию. В этой части письма вы можете потребовать от адресата выполнить какие-то действия или же очертить ему собственное видение решения существующей проблемы.

Например, в нашем случае этот текст может выглядеть так: "На протяжении последнего месяца, начиная с шестнадцатого января текущего года, мы не получили ни одной поставки комплектующих, хотя согласно договору от (указаны номер договора, дата подписания) поставки обязаны происходить 2, 9, 16, 23-го числа каждого месяца. Данные факты, которые можно расценивать только как срыв поставок, были надлежащим образом задокументированы специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с неполучением комплектующих составляют более 17 млн рублей. Мы сотрудничаем с ЗАО «Сигма» на протяжении двух лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на немедленной отгрузке комплектующих и полном возмещении наших убытков".

После изложения нареканий и выражения своего требования (в данном случае) следует заключение, являющееся финальным предложением. Например: "Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло".

Письмо завершено, но оно будет неполным без вашей подписи и указания вашей должности, например, так: "Директор ООО «Ласточка» Пушкарев В. В.". Но перед подписью не забудьте деликатно проститься со своим адресатом. Для этого используют стандартные формы обращения: "С уважением", "Искренне Ваш", "С надеждой на продуктивное сотрудничество", "С благодарностью за сотрудничество" и т. п.

Запомните, что при подписании письма соблюдается правило соблюдения должностного ранга, то есть если вы пишете директору, то подпись на вашем письме должен ставить директор, а не офисный сотрудник или даже заместитель директора. Ни в коем случае не указывайте фамилию одного лица в то время, как подпись ставит другое. Если в расшифровке подписи стоит "генеральный директор Спиридонов К. Р." (но он как назло в отъезде), то подписать это письмо не может его заместитель Швабрин Д. П. Тут нужно либо написать новое письмо, либо дождаться возвращения директора Спиридонова из командировки.

Очень редко после финальной подписи делается добавление, которое называется постскриптумом, – P. S. (дословно с латинского – "после письма"). В таком добавлении бывает необходимость, если уже после написания письма появились свежие данные или произошло какое-то событие, заставившие иначе взглянуть на ситуацию в целом.

Например, после составления письма в ЗАО «Сигма» с ООО «Ласточка» связался директор ЗАО «Флешка» и сообщил, что проклятая «Сигма» им тоже ничего не поставляет. Вот тогда-то наш директор вправе приписать после букв P. S. такое предложение: "Информирую Вас о том, что мне стало известно о срывах поставок господину Рожнову, ЗАО "Флешка"".

Иногда письмо требует дополнительных материалов. Тогда данные материалы называются приложениями, и в тексте письма указывается, что они имеются. Правил о том, как таковые дополнения к письму оформлять, не существует. Они выполняются на отдельных листах и нумеруются: "Приложение 1, Приложение 2" и т. д. Информация о приложениях указывается до подписи и имеет общепринятую форму, например: "К данному письму прилагается 2 документа на 3 листах:

1. Акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах.

2. Счета-фактуры".

Написав письмо, проверьте, насколько хорошо оно составлено.

Для этого ответьте себе на следующие вопросы:

– Соблюдены ли общие требования к структуре?

– Насколько структура ясна и логична?

– Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?

– Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены – прочитайте вслух!)?

– Что я делаю в письме (информирую, убеждаю, критикую, благодарю…)?

– Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?

– Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?

– Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?

– Включено ли в письмо все, что важно?

– Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?

– Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?

– Не использованы ли «избитые» выражения и клише?

– Не применялись ли сленговые выражения (например, "вылететь в трубу")?

– Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?

– Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?

– Окончательный ли вариант письма распечатан?

– Каков формат письма?

– Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?

– Использовался ли фирменный бланк нашей компании?

– Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?

– Правильно ли написаны реквизиты получателя?

– Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?

– Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?

– Приведен ли перечень вложений?

Письмо должно быть не только грамотно составлено, но и грамотно оформлено .

Деловые письма выполняются на специальных бланках организации, где содержится следующая обязательная информация:

– название организации;

– физический адрес организации;

– телефон и факс;

– web-сайт и e-mail.

Необязательной информацией являются реквизиты организации и ее логотип. Последнее придает бланку солидность и сообщает адресату больше сведений о вашей фирме.

В солидных организациях исходящим письмам присваивается свой порядковый номер, который указывается в верхнем левом углу письма. Это регистрационный номер (например, № 123). Отправляя письмо, вы должны не забыть его зарегистрировать в учетной книге, чтобы потом иметь возможность отследить его дальнейшую судьбу. Это особенно важно, если фирма крупная и корреспонденции бывает немало.

Кроме номера письмо обязательно имеет дату, например, 11 января 2009 года. В письме эти сведения будут записаны так: "Исх. № 123 от 11.01.2009 г.". В дальнейшем, получив ответ, вы отметите, что это ответ на известное вам письмо: "Вх. № 254 от 21.01.2009 г. на исх. № 123 от 11.01.2009 г.".

Чуть ниже регистрационного номера, в верхнем правом углу, располагается «шапка» письма, содержащая обращение к адресату и имеющая соответствующую форму: должность, название организации, фамилия, имя, отчество. Например:

Генеральному директору

ЗАО "Сигма"

Сергееву И. И.

А ниже, по центру листа: "Уважаемый Иван Ильич!" или "Уважаемый господин Сергеев!"

Для того чтобы письмо выглядело правильно оформленным, обязательно оставляют поля: слева – около 3 см, справа – около 1,5 см. Поля необходимы как для чисто технической работы с письмами (их подшивают в папки), так и для заметок получателя.

Шрифт письма выбирают, исходя из собственных предпочтений. Для сугубо деловых писем подходят шрифты Times New Roman или Arial, для приглашений, поздравлений можно выбрать более нестандартный шрифт, в зависимости от темы письма.

Обычно текст набирают по умолчанию шрифтом 12-го кегля, но если вам известно, что ваш адресат плохо видит, то будьте вежливы и используйте более крупный, 14-й, кегль. Интервал между строками обычно делается единичным. Если письмо включает две и более страниц, каждая страница обязательно нумеруется (в нижнем правом углу листа).

В деловых письмах обязательно указывается информация об исполнителе, необходимая для связи с конкретным лицом, отвечающим за данный участок работы: необходимо указать его должность в фирме, фамилию, имя, отчество, контактный телефон (рабочий, мобильный), адрес электронной почты. Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.

В деловой корреспонденции принято использовать личное местоимение первого лица единственного числа, если письмо исходит от физического лица. Руководитель предприятия или фирмы использует такое построение фраз: "Довожу до Вашего сведения…", "Прошу…", "Ставлю Вас в известность…"

Если должностное лицо представляет весь коллектив, то используются местоимение первого лица множественного числа или глаголы в этом лице и числе: "Одобряем…", "Мы получили Вашу телеграмму…", "Поздравляем…", "Поддерживаем…". Если письмо составляется от юридического лица, то обычно употребляется глагол в третьем лице единственного числа, например: "ООО «Ласточка» требует…", "ЗАО «Флешка» принимает к сведению…", "Завод «Северосталь» гарантирует…" или в третьем лице множественного числа: "Дирекция и трудовой коллектив фирмы «Гармония» выражают согласие…".

Также письма юридических лиц могут составляться с использованием глаголов первого лица множественного числа (как письма физических лиц).

Для каждого типа делового письма существуют стандартные речевые обороты , которые следует использовать. Вот их примерный перечень.

Стандартное письмо

В соответствии с протоколом… В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашей договоренности… В порядке оказания технической помощи… В связи с тяжелым положением… В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика…

Извещение

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего сведения, что…

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Просьба

Просим Вас проверить ход выполнения работ… Прошу принять меры…

Прошу сообщить данные о производительности…

Отправка документов

или материальных ценностей

Направляем чертежи сборки машин…

Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…

Высылаем подписанный с нашей стороны договор…

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…

Подтверждаем получение спецификаций на…

Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…

Предложение

Мы можем предложить Вам… Предлагаем Вам приобрести… Мы можем рекомендовать Вам…

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…

Просим Вас принять участие в обсуждении проблемы…

Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму… нами не может быть утвержден по следующим причинам…

Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…

Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…

Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает…

Гарантии

Оплату гарантируем.

Сроки выполнения гарантируем.

Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин…

Интерпретация действий другой стороны

Такая задержка может привести… Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку пресс-форм…

Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество. С пожеланиями успехов.

Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Письмо-запрос направляется для получения официальных сведений и документов, поэтому в нем указывается кроме самого запроса также и обоснование необходимости предоставления материалов или сведений. Поскольку организация не имеет права получать информацию, не имеющую отношения к ее непосредственной деятельности, в обосновании даются ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, позволяющие получить необходимые сведения.

Такое письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным на такие действия должностным лицом. Письмо-запрос существует в паре с письмом-ответом , то есть на любой запрос должен иметься ответ – либо положительный (тогда отправитель получает нужные ему сведения), либо отрицательный (тогда следует отказ).

Письма-ответы используют ту же лексику, что и письма-запросы. Если письмо-ответ содержит отказ, обязательно указывается причина отказа.

В письме-подтверждении дается подтверждение ранее достигнутой договоренности, поэтому оно содержит обязательную фразу: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)». Не забывайте указывать полное название документов, о которых идет речь, или сущность достигнутой договоренности, которую вы подтверждаете. Закончить такое подтверждение можно вежливым пожеланием дальнейшего сотрудничества или же просьбой, предложением.

Письмо-претензия содержит негативную информацию для получателя, поэтому оно должно быть составлено вежливо и несколько отстраненно, иначе можно скатиться к обычной ругани. Изложите причины претензий и обрисуйте ситуацию, вынудившую вас написать это письмо. Не растекайтесь мыслью по древу, будьте краткими. В конце письма опишите оптимальный способ решения проблемы.

Гарантийные письма являются столь же важными документами, как и договоры, поэтому к их составлению предъявляются повышенные требования. При составлении таких писем лучше проконсультироваться с юристами. Гарантийные письма могут касаться вознаграждения за труд, производства работ, поставок товаров, оплаты продукции и т. п. Если гарантийное письмо касается оплаты, то обязательно следует указать номер договора и счета, согласно которым производится оплата. Формулировки таких писем должны быть ясными, четкими однозначными. В тексте письма обычно содержатся следующие ключевые фразы:

Настоящим письмом гарантирую…

Оплату гарантируем.

Своевременную и полную оплату гарантирую.

Гарантируем…

Гарантируем, что…

Фирма (название) гарантирует…

Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

Оплату гарантируем…

Настоящим гарантируем…

В письме, которое выслано в качестве гарантии оплаты, указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

ПИСЬМА ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

Если вы отправляете письмо за границу иностранному бизнесмену, то писать письмо следует на его родном или английском (как международном) языке. Существуют нюансы, касающиеся написания таких писем. Начнем с названия вашей фирмы, адреса получателя, даты и самого адресата . Поскольку немногие западные люди владеют русским языком и понимают кириллицу, то красивая «шапка» и логотип вашей фирмы не скажут им ровно ничего. А если получатель не поймет, как вы называетесь, то пропадает смысл использовать «шапку». Но и без «шапки» нельзя. Так что поступают двояко: либо имеют бланки, переведенные на английский, либо ниже русского логотипа и названия дается расшифровка на английском языке.

В зарубежном варианте вам совершенно бессмысленно пользоваться привычным русскому человеку исходящим номером письма – такового там не знают (западный мир пользуется датой и темой письма).

Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо посылается. Для европейских стран порядок написания даты таков: день, месяц, год (например, 29-th January 2009). Для США: месяц, день, год (например, January 29, 2009).

Не забудьте указать внутренний адрес (например, Triandos Co., Inc.).

Теперь срочно узнайте, имеет ли ваш адресат какой-то титул , если имеет, то титул указывается перед фамилией (например, dr. Hide). В случае если титула нет, перед фамилией мужчины ставится Mr. (мистер; во множественном числе – Мгs.), перед фамилией женщины – Mrs. (мисс, миссис, во множественном числе – Mmes).

Иногда название фирмы составлено из фамилий владельцев, в этом случае используются особые сокращения – Messers для мужчин и Mesdames (Mmes) для женщин (например: Messers Hide and Jones Ass., или Mesdames Isher and Carder Ass.).

Нередко перед фамилией ставится сокращение от слова внимание (attention): Attn. (Attn. Mr. Hide). Должность адресата указывается после его фамилии: Attn. Mr. Hide, Head of Department, что в переводе на русский звучит как "вниманию господина Хайда, начальника отдела (департамента)".

А далее, если вы состоите с мистером Хайдом в переписке, указывается, что это ответ на его письмо, скажем, от 13 марта 2009 года. Выглядеть эта пометка будет следующим образом: Re.: (Regarding) your letter of March 13, 2009.

Затем, как и в русском аналоге, следует обращение к адресату. В английском языке принято использовать прилагательное Dear, то есть «дорогой», "дорогая", «дорогие». На русском это выглядит немного неформально и легкомысленно, но в западной традиции это практически аналог нашего «уважаемый». Так что можете смело использовать Dear в различных сочетаниях: как в обращении к отдельному лицу (Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Hide, Dear John), так и к группе людей (Dear Sirs, если они европейцы).

Американцы обычно употребляют вместо последнего словосочетания аналог нашего обращения «господа» – Gentlemen. Причем Gentlemen и Dear Sirs используется как обращение и в случае, если ваше письмо адресуется какой-то фирме, а не ее руководителю.

Английский текст письма составляется так же, как и русский. Не забывайте только, что в английской традиции некоторые слова пишутся в письме только с большой буквы. Это: а) имена, адреса, обращения; б) каждое слово названия фирмы; в) каждое слово официального названия должности; г) название объектов переписки.

Есть и еще один отличительный нюанс: нельзя употреблять сокращения модальных и вспомогательных глаголов (это выглядит неуважительно), так что не пишите shan’t или can’t, пишите shall not, can not. Завершите текст вежливым прощанием. Для этого используются обычно две формы: Yours truly или Faithfully. К хорошему знакомому или другу вы можете обратиться как Yours (very) sincerely или Cordially yours.

В самом письме можно пользоваться следующими английскими оборотами.

В начале письма:

Во вступлении и в заключении письма:

В конце письма можно указать следующее (по необходимости):

Если вы вручаете иностранцу визитную карточку , то можете поставить карандашом в левом нижнем углу условное сокращение (вполне понятное для иностранца):