Информационное письмо – это специальное служебное письмо, которое сообщает определенному адресату некоторые сведения официального характера. Объем такого письма может колебаться от нескольких абзацев до нескольких листов. Информационное письмо подписывает руководитель предприятия, а если это массовая рассылка, могут не содержать подписи руководителя, достаточно будет поставить печать предприятия.
Достаточно часто такие письма носят типовой характер. В них могут содержаться предложения и рекомендации или же дословно приводятся положения законодательных или нормативных документов. В конце информационного письма могут содержаться приложения. Иногда информационно письмо является ответным и к нему прилагают некоторые материалы, которые включают в себя информацию, доносимую до адресата.
Для оформления информационного письма понадобится:
· Точные реквизиты получателя;
· Документа организации;
· Сведения, которые необходимо донести до получателя;
· Правила делопроизводства.
В верхнем левом углу документа должно быть написано название организации, которая доносит некоторые сведения до получателя. Следует вписать в графу точный адрес места нахождения организации и номер его контактного телефона. Если организация имеет свой штамп, то его нужно поставить, так как в нем содержаться все данные о предприятии. Также нужно указать дату составления информационного письма и его порядковый номер.
В правом верхнем углу должны быть вписаны сведения о адресате. Если такое письмо адресовано руководителю определенного предприятия, тогда следует указать его персональные данные, название должности, которую он занимает, название предприятие и адрес его расположения и индекс района, в котором он располагается.
Чтобы правильно оформить информационное письмо, укажите в нем точную тему. Например, о появлении новых товаров или о предстоящем совещании. В содержательную часть письма входит информация и сведения, которые необходимо донести до адресата. Сведения должны начинаться с таких слов: «Извещаем вас, о…», «Информируем вас, о…», «Доводим до вашего сведения…». Это напрямую зависит от, того, какая будет цель ответного письма, которую следует кратко описать в документе и включить все необходимые данные.
В основном к информационному письму прилагают определенные материалы, это могут быть рекламные листы, договора, прайс-листы и другие документы. Наименование приложений и их количество нужно указывать в конце письма.
Информационное письмо нужно заканчивать такими словами: «С уважением…» и так далее. После чего вписывают должность, точные данные исполнителя органа или его заместителя.
Мы надеемся, что наша статья поможет вам оформить информационное письмо.
Первую группу образуют письма, связанные с распространением информации. Управленческая деятельность предполагает распространение информации в связи с различными причинами: необходимостью передачи официальной информации (информационные письма), необходимостью информирования заинтересованных сторон в проведении тех или иных мероприятий или о существенных событиях в сфере их интересов (письма-извещения, письма-приглашения, письма-уведомления, письма-сообщения), необходимостью информирования партнеров о предоставляемых товарах и услугах (письма-предложения, рекламные письма). Как правило, письма данной группы носят инициативный характер.
Вторую группу образуют письма, связанные с обращениями к тем или иным организациям, предприятиям, фирмам в связи с выполнением тех или иных действий. Эти письма могут носить как инициативный характер, так и являться следствием получения писем, отнесенных к предыдущей группе.
Третью группу образуют письма, являющиеся ответами на полученные предложения и просьбы.
Четвертая группа писем связана с необходимостью разрешения возникающих в процессе взаимодействия споров и противоречий и отражают различную степень и глубину претензий (от писем-напоминаний до писем- требований и рекламационных писем).
В пятую группу входят письма, связанные с выражением личного участия но различным поводам. Не отражая собственно управленческую деятельность, эти письма способствуют поддержанию необходимых контактов, создавая необходимую этическую и психологическую среду взаимодействия.
Следует отметить еще два вида писем, не вошедших в перечисленные группы и не образующих отдельную группу. Это сопроводительные и рекомендательные письма.
Рис. 9.1.
Письма, связанные с распространением информации
Информационное письмо – письмо, содержащее сведения официального характера.
Информационные письма обычно носят типовой характер и, как правило, рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям, деятельности которых касается содержащаяся в них информация. В информационных письмах могут буквально приводиться те или иные положения правовых документов, могут содержаться рекомендации, предложения и разъяснения но их применению в определенных ситуациях.
В отдельных случаях информационные письма могут содержать приложения (собственно правовые документы, методические указания и разъяснения и т.п.).
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двухтрех страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем рассылающей их организации.
Ранее аналогом информационных писем были так называемые циркулярные письма – письма, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера. В настоящее время название "циркулярное письмо" не используется.
Примеры информационных писем
Письмо-сообщение – письмо, содержащее сведения о каких-либо событиях и фактах, представляющих интерес как для автора, так и для адресата.
Письмо-сообщение может быть послано но инициативе автора или являться ответом на соответствующие письма с просьбой или запросом. Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.
Письмо-сообщение обычно начинается с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации с использованием одной из следующих ключевых фраз:
При составлении писем-сообщений, являющихся ответами на просьбы или запросы, должно соблюдаться языковое соответствие: в тексте ответа следует использовать те же языковые обороты и лексику, которые использовал автор просьбы или запроса, при условии, что они корректны в языковом отношении.
Информационные письма в любой организации представляют существенную часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности. В данной статье мы рассмотрим, как написать информационное письмо.
Из данного материала вы узнаете:
- какие бывают разновидности информационного письма;
- для чего нужны информационные письма;
- как написать информационное письмо.
Разновидности информационного письма
Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо (образец доступен к скачиванию в конце статьи), давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.
Виды информационных писем:
- письма-сообщения (уведомления, извещения);
- письма-заявления;
- письма-предложения;
- письма-напоминания;
- письма-подтверждения;
- рекламно-информационные письма.
Следует знать, что каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, назначение которых заключается в уточнении или дополнении информации, изложенной в основном письме. Каждый вид информационного письма и их назначение рассмотрим более подробно далее.
Для чего нужны информационные письма
Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей данное письмо. Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, содержащего информации об обязательстве выполнения каких-либо обязательств. К примеру, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо (товара, оплаты, документов и т.д.).
Наиболее распространенной категорией информационных писем является письмо-сообщение. Оно может содержать информацию о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д.
Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций. Они могут отличаться по оформлению от прочих видов информационных писем. Следует отметить, что к данной категории также относится информационное письмо организации. Последнее также содержит определенную информацию и отличается тем, что адресуется сотрудникам (всему штату) компании. Автором в данном случае выступает сам руководитель.
Как написать информационное письмо
Для оформления данного письма может быть использован бланк информационного письма (образец прикреплен) или оно может быть написано на обычном листе. Во втором случае в левом верхнем углу необходимо разместить контакты организации-автора (наименование компании, адрес, электронная почта, номер телефона), дата и номер исходящего документа. В случае, если данное письмо является ответом, то необходимо также указать номер и дату входящего документа, в ответ на которое отправляется письмо.
Как составить информационное письмо (образец углового заполнения реквизитов)
Как написать информационное письмо (образец продольного нанесения реквизитов)
Укажите тему информационного письма. Например: "О проведении общего собрания акционеров", или "О новой линейке продукции".
В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо - информационное, оно должно начинаться с формулировки: "Доводим до вашего сведения...", "Извещаем/информируем вас о...". Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк. Это касается и рекламных текстов - даже текст коммерческого предложения не должен занимать больше одного листа).
Если к информационному письму прилагаются дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.
Отметим, что наиболее легким способом оформления является заполнение на готовом бланке . Форма информационного письма (образец и бланк) вы можете скачать по ссылке внизу страницы.
По своей сути информационное письмо является служебным документом и представляет собой официальное сообщение определенных сведений в письменной форме.
Пример составления
Обычно такие письма имеют типовую форму и рассылаются определенными властными органами или организациями. Так, это органы государственной власти самых различных уровней, рассылающие письма подведомственным им организациям, в том числе, и определенного типа.
Что касается содержания письма, то его текст обычно – это выдержки из нормативно-правовых актов, предложения, касающиеся деятельности подведомственной организации или учреждения, рекомендации.
Любое информационное письмо может сопровождаться всеми необходимыми приложениями, раскрывающими его содержание. Один абзац или даже несколько страниц текста – объем документа может варьироваться.
За некоторыми исключениями подписывается такой документ руководителем организации, направляющей письмо. Его оформление осуществляется на специальном бланке.
Реквизиты
Письмо содержит определенные реквизиты, к которым относят:
- Адресата с указанием его данных.
- Наименование организации, ее необходимые справочные данные.
- Заголовок к основному тексту письма.
- Отметка об исполнителе.
- Код организации.
- Код основания постановки в налоговых органах на учет, ИНН, данные ОГРН.
- Дата составления письма и регистрационный номер в книге учета корреспонденции.
- Подпись.
Правильное написание писем - наука сложная, имеющая свои особенности для каждого конкретного случая. Столетиями человечество использует в обычной жизни и в работе информационные письма. За многие годы для каждого определенного случая сформировался свой образец письма-извещения.
Правильный образец письма-извещения
Оформление таких писем, прежде всего, зависит от их содержания. Они могут информировать, рекламировать, сообщать информацию различного характера, например, сроки действия договоров, новых продуктах компании или ее деятельности. Такие письма могут служить как средство привлечения внимания потенциальных покупателей к продукции компании. Их правильное написание полностью регулируется правилами деловой переписки. Образец письма-извещения, в частности его структура, соответствует принятым нормам, необходимым при общении посредством писем. Существуют такие разновидности информационных писем:
- письмо, сообщающее какую-либо информацию - извещение или уведомление;
- письмо-заявление о намерениях его отправителя;
- письмо-подтверждение о получении чего-либо;
- письмо-напоминание о необходимости выполнения условий;
- письмо рекламного характера, предоставляющее сведения о компании, ее услугах и продукции.
Как написать письмо-извещение?
Правильное написание писем имеет несколько общих правил. Бланк представляет собой лист бумаги, чаще всего формата А4, на котором в правом углу расположено обращение - кому адресовано письмо, в левом верхнем углу ставится штамп. Текст самого извещения принято располагать в середине бланка. А в самом низу обычно ставят подписи, оставляют контактные данные: ФИО, телефон и адрес организации. Если руководителей у фирмы несколько, то подписей будет несколько. Если мероприятие организовано группой компаний, то подписи каждого руководителя должны быть в письме.
Основные правила написания
Такие письма рассылаются широкому кругу лиц, среди которых могут быть как физические лица, так и юридические компании. Текст извещений для компаний и организаций принято начинать с глагола действия в форме первого лица в единственном или множественном числе. При общении с частными лицами правильней будет начать текст с глагола в форме третьего лица в единственном числе. При необходимости к извещениям прилагают пояснительное письмо с подробностями.
Образец письма-извещения для каждого определенного случая индивидуален, но такие письма объединяет их цель донести до получателя информацию различного характера.
