Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы), например, когда вместо оплаты наличными выбрана оплата банковской картой? Как исправлять такую ошибку, если она выявлена через 1, 2, 3 недели? Обязательно ли использовать чек коррекции? Достаточно ли будет пробить чек с признаком "возврат прихода", а затем пробить верный чек? Нужно ли пробить чек на возврат товара, купленный не в этот день (по старому законодательству чек не нужно было пробивать)?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Для исправления ошибки при выборе формы расчета необходимо использовать чеки коррекции.
Возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека.
Обоснование позиции:
Исправление ошибки при применении ККТ
Правила применения контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении расчетов на территории РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей установлены от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ).
Исходя из Закона N 54-ФЗ, при использовании онлайн-касс оформляются, в частности, фискальные документы:
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) (далее - КЧК).
Реквизиты кассового чека определены в п. 1 ст. 4.7 Закона N 54, а также в ФНС России от 21.03.2017 N ММВ-7-20/229@ (далее - Приказ), утвердившем дополнительные реквизиты фискальных документов и форматы фискальных документов, обязательные к использованию.
Среди обязательных реквизитов кассового чека поименованы, в частности:
- признак расчета, который может иметь четыре значения: приход - указывается при получении средств от покупателя (клиента); возврат прихода - при возврате покупателю (клиенту) средств, полученных от него ранее; расход - при выдаче средств покупателю (клиенту); возврат расхода - при получении средств от покупателя (клиента), выданных ему ранее;
- форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа.
Согласно Закона N 54-ФЗ кассовый чек - это первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем ККТ (продавцом) и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники.
Таким образом, кассовый чек (бланк строгой отчетности) с признаком расчета "возврат прихода" или "возврат расхода" оформляется только в случаях фактического возврата клиенту или получения от клиента денежных средств в кассу (дополнительно смотрите Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28920, от 24.05.2017 N ).
При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены ( Закона N 54-ФЗ).
Формулировка "после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены", по нашему мнению, не означает, что чек коррекции оформляется только в день допущения ошибки. Данная фраза означает лишь, что нельзя корректировать расчеты после формирования отчета о закрытии смены. То есть в день выявления ошибки, требующей внесения изменений в данные, переданные через оператора фискальных данных в налоговый орган, пользователь после открытия смены (формирования отчета об открытии смены) может сформировать чек коррекции до закрытия смены.
Дело в том, что в силу Закона N 54-ФЗ при закрытии смены фискальный накопитель формирует итоговые сведения о суммах расчетов, указанных в кассовых чеках и кассовых чеках коррекции, для формируемых отчетов о закрытии смены. То есть данные из КЧК учитываются в отчете о закрытии смены.
Здесь же приведем мнение представителя налоговых органов, размещенное в материале "Когда потребуется чек коррекции ККТ" на сайте http://54fz.ru: "Чек коррекции (или бланк строгой отчетности, БСО коррекции) формируется для корректировки расчетов, произведенных ранее. Открыв смену, пользователь ККТ может пробить чек коррекции за любое время, указав дату (скажем, смена открыта 20 марта, а чек коррекции пробивается за 3 марта)".
В Приказе также предусмотрена возможность формирования чека коррекции в случае выявления ошибки пользователя. Перечень реквизитов КЧК приведен в таблице 30 п. 35 Приказа.
Реквизит "Признак расчета" (тег 1054) для КЧК, в отличие от кассового чека (таблица 25 п. 30 Приказа), может принимать лишь значения "1" - "приход" или "3" - "расход" (п. 30 Приказа, примечание 1 к таблице 30 п. 35 Приказа).
С учетом вышеизложенного полагаем, что при внесении исправлений в регистрацию произведенного расчета в онлайн-ККТ прежде всего следует обнулить зарегистрированный ранее расчет с ошибочным указанием формы расчета (например наличными). Для этого необходимо оформить КЧК с признаком расчета "3" (расход) на сумму первоначального кассового чека с его же реквизитами.
Для оформления прихода с указанием правильной формы расчета (банковской картой) оформляется КЧК с признаком расчета "1" (приход).
Среди дополнительных реквизитов КЧК (п. 5 приложения N 1, таблицы 30 и 31 к Приказу) предусмотрены "тип коррекции" и "основание для коррекции".
В случае самостоятельного выявления организацией ошибки реквизит "Тип коррекции" принимает значение "0" - самостоятельная операция, в случае же получения организацией сообщения от налоговых органов о выявлении нарушения законодательства о применении ККТ с предложением добровольно исправить данное нарушение - значение "1" - операция по предписанию (примечание 3 к таблице 30 п. 35 Приказа).
Основанием для коррекции может быть банковская выписка, где указана сумма, поступившая по банковской карте, отчет о закрытии смены (Z-отчет) на дату совершения ошибки и приходный кассовый ордер, оформленный согласно пп.пп. 4.1, 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указания N 3210-У), в котором на дату совершения ошибки сумма поступивших наличных денежных средств должна отличаться на сумму ошибки.
Также целесообразно, по нашему мнению, до пробития чека коррекции составить объяснительную (акт, служебную записку), в которой указывается основание для коррекции.
Обращаем внимание, что изложенная точка зрения является нашим экспертным мнением. Официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемому вопросу мы не обнаружили. В связи с этим рекомендуем обратиться за соответствующими письменными разъяснениями в ФНС России ( Закона N 54-ФЗ, п. 1, пп. 6.3 п. 6 Положения о Федеральной налоговой службе, утвержденного Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).
Возврат товара
Под расчетами для целей N 54-ФЗ понимаются, в частности, прием или выплата денежных средств с использованием наличных и (или) электронных средств платежа за реализуемые товары, выполняемые работы, оказываемые услуги ( Закона N 54-ФЗ).
Согласно Закона N 54-ФЗ при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты.
Таким образом, при возврате денежных средств покупателю ККТ применяется в обязательном порядке ( Минфина России от 12.05.2017 N 03-01-15/28914).
В от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 Минфин России пояснил, что при осуществлении возврата товара на кассовом чеке (бланке строгой отчетности) необходимо указывать признак расчета: возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода. Смотрите также письмо Минфина России от 04.07.2017 N 03-01-15/42315.
При этом кассовый чек с признаком возврата прихода формируется на контрольно-кассовой технике того же хозяйствующего субъекта.
На сегодняшний день финансовое ведомство фактически не разделяет возврат средств клиенту в день их уплаты или в последующие дни. Следовательно, с переходом к применению онлайн-касс возврат денежных средств покупателю вне зависимости от того, сколько времени прошло с момента поступления денежных средств, осуществляется с одновременным пробитием кассового чека, что, в общем-то, следует из понятия расчетов, установленного для целей применения норм N 54-ФЗ ( Закона N 54-ФЗ) и нормы п. 2 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ.
До начала применения онлайн-касс возврат денежных средств из кассы не в день оплаты должен был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У) с обязательным внесением записи о выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 Указаний N 3210-У, смотрите также ФНС России от 11.04.2013 N АС-4-2/6710).
Что касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) при возврате товара (отказе от услуги) не в день покупки после начала применения онлайн-касс, то существует мнение специалистов, что РКО следует оформлять в случае, если денежные средства выдаются клиенту из главной кассы организации, а не из наличности, находящейся у кассира-операциониста (смотрите, например, ответ на сайте на сайте http://54fz.ru на вопрос: "Организация занимается торговлей автомобилями. Подскажите, получена оплата от покупателя по безналу. От сделки клиент отказался. Делаем возврат из основной (единственной) кассы организации. Должны мы пробивать чек с реквизитом "возврат прихода"? Или достаточно РКО с заявлением на возврат?".
Сразу оговоримся, что разъяснений уполномоченных органов по аналогичным ситуациям нами не обнаружено, а в упомянутых выше Минфина России от 24.05.2017 N 03-01-15/31944 и от 04.07.2017 N 03-01-15/42315 сообщено, что по вопросу соблюдения порядка ведения кассовых операций (выдачи денежных средств за возвращенный товар не в день покупки такого товара и документального оформления такой операции) необходимо обратиться в Банк России, наделенный функциями определения указанного порядка в соответствии со Федерального закона от 10.07.2002 N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)".
Вместе с тем выдача наличных денег относится к кассовым операциям (п. 2 Указаний N 3210-У) и проводится по РКО (пп. 4.1 п. 4, п. 6 Указаний N 3210-У).
При этом согласно пп. 4.1 п. 4 Указаний N 3210-У (в редакции Указания Банка России от 19.06.2017 N 4416-У, вступившего в силу с 19.08.2017) кассовые документы (в том числе РКО) могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных Законом N 54-ФЗ.
Таким образом, на конец дня (смены) по окончании проведения кассовых операций можно оформлять ПКО на общую сумму прихода и РКО на общую сумму выданных (возвращенных) наличных денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по окончании смены РКО будет сформирован на основании данных ККТ, что позволяет не оформлять РКО в случае возврата денег в течение дня (смены). По сути, в таком случае кассовый чек с признаком возврат прихода будет выполнять роль РКО для целей применения положений пп.пп. 6.1, 6.2 п. 6 Указаний N 3210-У.
Также отметим, что при возврате денежных средств покупателям (клиентам) организация не обязана оформлять акт по форме N КМ-3, утвержденной Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132).
В Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821 указано, что N 54-ФЗ и принятые в соответствии с ним нормативные правовые акты не предусматривают применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденной N 132. В результате сделан вывод, что указанные формы документации могут не применяться.
В ФНС России от 03.04.2017 N ЕД-4-20/6181@ специально подчеркнуто такое преимущество перехода на новый порядок применения ККТ, как отказ от обязательного ведения форм первичной учетной документации (формы КМ).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Вахромова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Текущая страница: 1 (всего у книги 3 страниц) [доступный отрывок для чтения: 1 страниц]
В. Большаков, Ю. Гаврилов, Н. Химич
Характерные ошибки кассиров (продавцов). Конкретные советы и рекомендации опытных специалистов
...Москва 2015.
Введение
Каждый руководитель знает, что в любом бизнесе существует три основные направления , в которых всегда имеется какие-то проблемы (независимо от опыта и срока жизни бизнеса):
√ Привлечение клиентов;
√ Продажа товаров (услуг);
√ Люди (ваши сотрудники.)
Наибольший комплекс проблем возникает, когда ваши сотрудники работают на кассовом аппарате. Современный кассовый аппарат – это довольно сложная и дорогая электронная техника, требующая нежного и профессионального к себе отношения. Для работы на аппарате кассиру-операционисту необходимо пройти общий курс подготовки и потренироваться на конкретном типе аппарата. Теоретически все понимают, что такое кассовый чек, клавиатура и монитор, но, когда что-то ломается, возникает страх и одновременно желание немедленно все починить.
Кассовый аппарат трудно сломать, если строго следовать инструкции Завода-изготовителя, но непрофессиональные действия кассира могут привести к программному сбою в работе и даже к дорогостоящему ремонту. К тому же, налоговики, пожарные, Роспотребнадзор, рейдеры, конкуренты, а также недобросовестные клиенты и работники – войну приходится вести на нескольких фронтах одновременно: каждый день, каждое утро, каждый вечер… Можем сразу сказать, что во многих случаях вас ждет полная неопределенность.
В данной мини книжке мы собрали далеко не все, но очень распространенные ошибки, не делая которые, можно сэкономить время, деньги и нервы. Мы постарались в этой книге разъяснить вам многие подводные камни, связанные с применением кассовых аппаратов, чтобы вы не платили тысячи или сотни тысяч рублей штрафов, не вздрагивали при словах «налоговая», «контрольная закупка», «полиция».
1. Подготовка к работе на ККТ
Вы должны запомнить на всю свою сознательную жизнь, что вопросы применения кассовых аппаратов полностью раскрыты в Законе № 54-ФЗ от 22.05.2003 г «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт ». Необходимо также знать все дополнения и изменения, связанные с этим законом и понимать, что его чёткое исполнение позволит вам исключить практически все проблемы и ненужные стрессовые ситуации.
Также вы должны понимать, что это – не техническая проблема «человек пробил/не пробил», это влечет за собой комплекс сложных взаимоотношений: кассир – покупатель, кассир – кассовый аппарат, кассир – менеджер, кассир – налоговая инспекция и т. д. И в каждом таком тандеме возникает свой сценарий, свои проблемы, свои решения, что в итоге влияет на продажи, прибыль и на успех/неуспех вашего бизнеса. Какие же основные проблемы существуют?
Перед началом работы на кассовом аппарате необходимо подробно изучить и неукоснительно выполнять Инструкцию Завода-изготовителя на Ваш аппарат. Характерная ошибка – кассир, придя на смену, сразу включает ККТ и пытается пробить чек первому нетерпеливому покупателю. Это может крайне не понравиться не только кассовому аппарату, но и бухгалтеру предприятия, если появятся ошибки в чеках и последующих отчетных документах. Поэтому:
1.1. Если ККТ находится в неотапливаемом помещении (контейнер, палатка и т. п.), постарайтесь повысить температуру хотя бы до 0 °C – это будет комфортно не только для ККТ (некоторые модели вообще работают только при положительных температурах), но и для кассира. Кассовый аппарат – это компьютер, вместе с принтером, индикатором и клавиатурой в одном корпусе. Но в отличие от любого компьютера, кассовый аппарат-это фискальный инструмент, отражающий полноту и правильность оприходования наличных денежных средств.
...Фиск (fiscus, буквально – «корзина» или «денежный ящик») – государственная. В фиском называли военную кассу, где хранились деньги, предназначенные к выдаче
1.2 Проверьте наличие чековой ленты в принтере. Если ККТ начинает печатать чеки с красной (синей, зеленой) полосой – это значит, что ленты осталось примерно на десять чеков. Экономить на клочках не рекомендуем, лента может неожиданно кончиться при пробитии чека покупателю, а еще хуже, при снятии отчетов с кассы, что может привести и к выходу из строя элементов принтера и блокировке кассы, а отчетные документы по кассе будут отсутствовать.
1.3 По ширине чековую ленту необходимо использовать строго согласно инструкции Завода изготовителя ККТ и надлежащего качества . Не стоит экономить на мелочах и покупать ленту где попало на рынках. Принтер ККТ – один из наиболее дорогих и «нежных» узлов. Заказать и купить проверенную и качественную чековую ленту можно в Центре технического обслуживания (ЦТО) ККТ, где кассовый аппарат и находится на обслуживании.
1.4 Кассовые аппараты работают или непосредственно от сети 220В 50Гц или от аккумулятора , который находится внутри ККТ и подзаряжается через адаптер или зарядно-питающее устройство (ЗПУ). Адаптер также включается в сеть 220В. Прежде, чем включать вилку от ККТ или ЗПУ в розетку, посмотрите, что написано на табличке у розетки или спросите у коллег, какое там напряжение. Бывали случаи, когда ККТ подключали к сети 380В (особенно в складских помещениях, где работает еще и мощная погрузочно – разгрузочная техника) и к 36В постоянного тока и т. п. Во всех случаях ККТ или ЗПУ умирали быстро, но, наверное, болезненно.
1.5 Техника безопасности.
Как было сказано в п. 4. (см. выше) перед работой на ККТ, ее необходимо подключить к сети переменного тока 220В 50Гц.
Наряду со стандартными требованиями по Технике безопасности при работе с электроприборами, необходимо помнить, что кассовые аппараты, и работающие непосредственно от сети и через адаптеры, достаточно чувствительны к перепадам напряжения и импульсным помехам (например, от сварки) в сети питания 220 В. Поэтому, если у Вас нет уверенности в стабильности сети, очень рекомендуем приобрести стабилизатор напряжения.
...
(Утюг к нему подключать нельзя, стабилизатор сгорит! Примеры были, к сожалению).
При подключении к сети необходимо внимательно проверить состояние провода, розетки и вилки. Оголенные провода или провода с поврежденной изоляцией использовать особо опасно, т. к. продаваемый товар может быть мокрым (рыба, овощи) и последствия от соприкосновения мокрыми руками с оголенным проводом или сломанной вилкой, или розеткой могут быть смертельными!!!
1.6 Как уже было сказано, ККТ – это тот же компьютер, но отличие заключается в том, что это еще и большой кошелек , где в электронном виде хранится и пополняется ВСЯ выручка от продаж за все время работы на данном кассовом аппарате. При кажущейся простоте работы на ККТ, обучение необходимо.
Если кассир – операционист приступил к работе на кассовой технике, не пройдя курс обучения и не получив навыки работы по этой специальности, то чем грозит отказ администрации обучать сотрудников работе на кассовом аппарате?
Должны ли продавцы-кассиры иметь соответствующую квалификацию?
В соответствии со ст.18 Закона г. Москвы от 09.12.98 г. № 29 «О торговой деятельности в г. Москве» работодатель обязан проконтролировать и обеспечить наличие у лиц рабочих категорий, осуществляющих торговую деятельность, непосредственно связанную с обслуживанием потребителей, профессионального образования, профессиональной подготовки и охраны труда, квалификационных документов.
В соответствии с требованиями п. 4.2 ГОСТ Р 51305-99 «Розничная торговля. Требования к обслуживающему персоналу» обслуживающий персонал в торговле обязан иметь профессиональную подготовку и соответствовать квалификационным требованиям, установленным для данной профессии.
В соответствии с Приказом УМНС РФ по городу Москве от 29.06.2004 г. № 189 «Об организации работы по контролю за применением контрольно-кассовой техники на территории г. Москвы» при проведении проверок устанавливаются личности и должностное положение персонала, наличие у них соответствующих квалификационных документов (свидетельств, аттестатов, удостоверений и т. п.).
Согласно ст.196, 212 Трудового кодекса Российской Федерации обязанности по обеспечению профессиональной подготовки, безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя.
Ответственность за нарушение требований о профессиональной подготовке работников:
С введением в действие с 1 июля 2002 года Кодекса РФ об административных правонарушениях за оказание населению услуг, несоответствующих требованиям стандартов, в том числе отсутствие профессиональной подготовки, предусмотрена административная ответственность ст.14.4, в виде административного штрафа:
√ на граждан – от 1 000 до 1 500 рублей;
√ на должностных лиц – от 2 000 до 3 000 рублей;
√ на юридических лиц – от 20 000 до 30 000 рублей.
А ст.5.27 этого Кодекса предусмотрена административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде административного штрафа:
√ на должностных лиц – от 1 000 до 1 500 рублей;
√ на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица – от 1 000 до 5 000 рублей;
√ или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток;
√ на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. В случае же повторного нарушения – дисквалификация на срок от одного года до трех лет.
1.7 На кассовом аппарате должны быть установлены:
Голограмма – «Средство визуального контроля» (СВК). Это голограмма «Сервисное обслуживание». Распространенной ошибкой в работе кассиров – операционистов является невнимание к «СВК» и ее сохранности.
Голограмма "Сервисное обслуживание" наклеивается на корпус кассового аппарата, и означает, что данная кассовая машина успешно прошла техническое освидетельствование и стоит на техническом обслуживании. СВК "Сервисное обслуживание" обновляется ежегодно с января по июнь с указанием текущего года, Центром технического обслуживания, в котором стоит на обслуживании ККТ.
«Идентификационный знак контрольно-кассовой техники» - был утвержден приказом от 05.09.2007 № 352 Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации (Минпромэнерго России). По сути, этот знак дублирует хорошо известный «Шильдик» кассового аппарата с указанием модели, производителя, серийного номера и года выпуска кассового аппарата.
Идентификационный знак состоит из двух одинаковый частей. Производитель ККТ одну часть вклеивает в паспорт (формуляр) кассового аппарата, а другую на его корпус.
Отсутствие на кассовом аппарате голограммы и идентификационного знака – это нарушение правил эксплуатации ККТ.
1.8 ККТ должна быть опломбирована марками-пломбами соответствующего образца.
1.9 Для работы на ККТ в течение смены необходима разменная монета и купюры для выдачи сдачи покупателям. До начала работы кассиру необходимо не только получить и пересчитать деньги, но и правильно оформить получение разменной монеты. В противном случае в конце смены может либо образоваться недостача, которую погашает кассир, либо излишки, которые сдаются в кассу предприятия. Оба варианта могут образоваться при ошибках при получении и оформления получения разменной монеты и купюр.
Перед началом работы на кассовой машине кассир получает у директора (заведующего) организации, его заместителя или главного (старшего) кассира все необходимое для работы, в том числе разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104). Далее кассир должен провести операцию «внесение в кассу».
1.10 Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем , главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными (п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40). При выдаче денег без снятия Z-отчета необходимо провести операцию «инкассация».
Для учета денег , выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
1.11 По окончании работы на кассовой машине кассир-операционист должен составить Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6) и сдать выручку вместе со Справкой-отчетом кассира-операциониста по Приходному кассовому ордеру (форма N КО-1) старшему (главному) кассиру (инкассатору) в кассу организации (п. 6.1 Типовых правил, п. 11 Методических рекомендаций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).
1.12 Для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации применяется Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, п. п. 6, 7 Методических рекомендаций по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, утвержденных Госналогслужбой России N ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ N 51 от 18.08.1993).
После снятия показаний счетчиков , проверки фактической суммы выручки делается запись в Журнале кассира-операциониста и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).
Для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день применяется форма N КМ-7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации» (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением).
Все поступления и выдачи наличных денег организация учитывает в Кассовой книге (форма N КО-4) (п. 22 Порядка, абз. 7 п. 11 Методических рекомендаций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций).
2. Начало работы на ККТ
2.1 Некоторые кассиры утром, перед началом работы на кассе снимают Х – отчет, и в конце смены, перед снятием Z-отчета .
Зачем они это делают, и не является ли это нарушением? Как раз это не является нарушением, а делают это опытные кассиры, предварительно проверив, закрыта ли смена, и вот для чего:
√ утром проверяют все реквизиты на чеке, особо обращая внимание на дату и время. При сбое часов устанавливают правильное текущее время с дельтой не более 5 минут (почему именно 5 мин. – см. далее)
√ перед снятием Z-отчета, проверяют данные по Х-отчету, хотя бы масштаб выручки. (Если магазин торгует одеждой с ежедневной выручкой, примерно, в 250 000 руб., а по Z-отчету получается 5 000 000 руб., значит, скорее всего, неправильно пробиты чеки, и чем раньше обнаружится ошибка, тем лучше). Исправить данные Z-отчета после его снятия уже невозможно, как и исправить сумму пробитого чека. При ошибочно пробитом чеке составляется форма КМ-3, к которой прикладывается чек с ошибочно пробитой суммой.
2.2 Рассмотрим следующую характерную ошибку, которую часто допускают кассиры. Перед началом работы на ККТ кассир не пробила нулевой чек, или не проверила реквизиты, обязательные для каждого чека, выдаваемого покупателю. В Законе № 54-ФЗ не сказано, какие реквизиты должны быть в кассовом чеке , но они определены в п. 4 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» , утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 745, в редакции постановления Правительства РФ от 07.08.98 № 904
√ наименование организации или предпринимателя (ИП, фамилия, инициалы);
√ ИНН потребителя данной ККТ;
√ заводской номер ККТ;
√ порядковый номер чека;
√ дата и время покупки (оказания услуги)
√ стоимость покупки (услуги);
√ признак фискального режима;
√ признак работы данной ККТ с ЭКЛЗ (позиция включена в обязательные после внедрения ЭКЛЗ в 2004 г).
Особо важно: если на чеке нет реквизитов ЭКЛЗ, налоговый орган и суд могут посчитать, что ККТ применяется с неисправным блоком фискальной памяти, а это приравнивается к отсутствию ККТ (Определение ВАС РФ от 15.12.2008 № ВАС-15783/08).
Отсутствие на чеке любой из перечисленных позиций является нарушением!
3. Работа на ККТ в течении смены. Характерные типовые ситуации
Основные проблемы при применении ККТ в основном возникают в течение рабочей смены. Действительно, давайте рассмотрим ряд вопросов:
√ В начале смены не сняли Х-отчет. Что делать?
√ В конце смены не сняли Z-отчет. К чему это приведет?
√ Плохо пропечатался ИНН. Можно ли прописать от руки?
√ Произошло отключение электроэнергии. Как пробить чек?
√ Отклеилась голограмма. Что делать?
И подобного рода вопросов и ситуаций может быть больше сотни. И, как видите, здесь опять присутствует человеческий фактор. Рассмотрим следующие вопросы:
3.1. Рассмотрим следующую ситуацию: в одном торговом помещении находятся несколько индивидуальных предпринимателей, торгующих товаром, при реализации которого необходимо, в соответствии с законодательством, использовать кассовую технику. Кассовый аппарат один в помещении и зарегистрирован в ИФНС на одного из предпринимателей. Кассир пробил чек и получил или не получил деньги с покупателя за товар, купленный у предпринимателя, не имеющего ККТ. Здесь нарушение и со стороны «бескассового» предпринимателя (ст. 14.5 КоАП РФ) – неиспользование кассовой техники при продаже товаров или услуг и со стороны кассира – пробит чек за товар, которого вообще нет у кассира.
Вне зависимости от количества торгующих организаций и частных предпринимателей в одном торговом помещении, каждый из них должен иметь свой кассовый аппарат, зарегистрированный в ИФНС.
3.2 В процессе работы на ККТ, постоянно или временами – при большом потоке покупателей, происходит досадная, но грубая ошибка: неправильная последовательность действий при продаже товара – прием наличных денег и выдача товара.
Правильная последовательность: принять деньги, пробить чек, затем выдать товар.
√ покупатель называет товар, а кассир называет сумму к оплате, лично удостоверившись в стоимости товара;
√ кассир получает деньги от покупателя в сумме равной или больше стоимости покупки;
√ Прием наличных денег при продаже товаров (оказании услуг, выполнении работ) подтверждается выдачей чека ККТ. В соответствии со ст. 5 Закона № 54-ФЗ чек ККТ должен быть выдан покупателю (клиенту) в момент оплаты.
Если Вы взяли деньги и сразу отдали товар – непробитые чека! (хотя ККТ в этот момент может работать над печатанием этого чека, но Вы его не выдали покупателю до получения им товара).
Не проверив всю сумму денег, полученную от покупателя, кассир пробивает чек на полную стоимость товара, а денег не хватает – придется возвращать деньги и составлять акт по форме КМ-3. Чек на неправильно пробитую сумму необходимо обязательно сохранить и приложить к акту.
Покупатель называет сам стоимость товара, кассир пробивает и выдает чек, выдает товар, стоимость которого, как выясняется позже, выше названной покупателем. По причине ошибки покупателя или по злому умыслу – недостача в кассе при проверке, со всеми нерадостными последствиями.
3.3 Кассир при пробитии чека ошибочно ввела данные стоимости товара в большую сторону (допустим, на порядок, введя лишний «0» в конце стоимости) и, не проверив, выдала чек покупателю, который спокойно ушел с покупкой. Во – первых, покупатель может вернуться, и попросить по этому чеку еще 9 штук данного товара, который ему недодали (особенно, если есть свидетели). А во – вторых, в конце смены при сдаче наличности и сверке с Z – отчетом будет недостача на лишнюю пробитую сумму.
3.4 Кассир при пробитии чека ошибочно ввела данные стоимости товара в меньшую сторону . Это серьезное нарушение, которое карается штрафом по (ст. 14.5 КоАП РФ).
3.5 При эксплуатации ККТ повредилась или пришла в негодность (потерялась) голограмма «Сервисное обслуживание», а Договор с Центром технического обслуживания (ЦТО) просрочен или расторгнут.
Кассир должен немедленно сообщить об этом лицу в администрации, ответственному за эксплуатацию ККТ. При проверке и отсутствии данных средств контроля на ККТ и Договора с ЦТО, проверяющими органами это может быть расценено как нарушение «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470.
√ обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
√ иметь знак "Сервисное обслуживание" установленного образца.
С 1 января 2010 года в силу вступили изменения в ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях, в соответствии с которыми теперь применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения («Положение… № 470) – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц – от трех тысяч до четырех тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей.
Все центры технического обслуживания кассовой техники обязаны сообщать в налоговые органы обо всех случаях расторжения с ними договора на обслуживание кассовой техники. Таким образом, если у Вас просрочен договор на техническое обслуживание ККТ или отсутствуют марки пломбы установленного образца, то налоговая инспекция оштрафует Вас в соответствии с КоАП РФ.
Налоговая служба уже активно начала штрафовать налогоплательщиков, у которых отсутствует договор на ТО кассового аппарата или он просрочен.
Если действующий Договор с ЦТО есть, а голограмма "Сервисное обслуживание" отсутствует, наложение штрафа можно, конечно, оспорить. Но только в суде, что займет массу времени, сил и средств.
3.6 Магазин работает непрерывно-24 часа . Возникает вопрос: когда снимать Z-отчет?
Ответ: По инструкции для ККТ, Z-отчет необходимо снимать не менее одного раза в течение суток с момента снятия последнего Z-отчета, иначе ККТ блокируется. Для удобства ведения учета при данном графике работы магазина и бесперебойной работы ККТ, рекомендуем снимать два Z-отчета в определенное время. Количество снятий Z-отчетов за сутки не ограничено, но данные каждого отчета со своим номером и датой снятия необходимо записывать в Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4).
3.7 Работая на кассовом аппарате, кассир-операционист не обращал внимания на время покупки, отображаемое на каждом выдаваемом чеке. При проверке ИФНС, выяснилось, что разница с текущим временем составила два часа, за что и был выписан штраф за невыполнение требования п.3 и) «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470, где сказано, что ККТ должна :
√ иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
Во-первых в обязанности кассира-операциониста входит контроль не только текущего времени, но и всех остальных реквизитов на чеке (см. п. II.2. данного перечня «ошибок кассира»).
Во-вторых, так как дата и время являются обязательными реквизитами кассового чека, Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (протокол № 2/56-2000 от 15 июня 2000 года) было установлено, что отклонение от эталонного времени данного часового пояса может быть не более пяти минут. Письмом МНС России от 20 июля 2000 г. № ВНК-6-16/549 налоговым органам было рекомендовано руководствоваться данным решением.
...Таким образом, если время на ККТ установлено с разницей в два часа, то получается, что фирма не выполняет требования по отпечатыванию обязательного реквизита (времени) на чеке. Ведь на чеке должно быть указано реальное время покупки в данной местности, а не просто любое время.
Текущее правильное время на кассовом аппарате может установить сам кассир.
3.8 Кассир получил деньги от покупателя, кассовый аппарат начинает распечатку чека и принтер перестает работать, не до конца распечатав весь чек.
Действия кассира будут ошибочны, если он выдаст покупателю часть чека, даже если на чеке есть сумма товара. На чеке должны присутствовать все необходимые реквизиты, а это произойдет только при полной распечатке всего чека.
Таким образом, если кассовый аппарат сломался в момент расчета с покупателем и выдаче чека, кассир выключает кассовый аппарат, покупателю возвращаются деньги, а покупатель возвращает товар, если он его уже получил.
После этого в зависимости от неисправности кассир либо сам устраняет мелкую неисправность, либо в случае невозможности восстановить работоспособность контрольно-кассовой техники сообщает об этом в центр технического обслуживания и вызывает специалиста (механика).
При возникновении такой ситуации, после устранения неисправности кассового аппарата, необходимо снять на аппарате Х – отчет и проверить, куда записалась сумма по этому чеку. При занесении суммы товара по невышедшему чеку в фискальную память ККТ и блок ЭКЛЗ, необходимо составить форму КМ – 3 (оформление неправильно пробитых чеков).
3.9 При эксплуатации кассового аппарата была повреждена марка-пломба, которой опломбирован аппарат. Кассир продолжал работать на кассе до проверки ИФНС, которая выписала штраф за это нарушение.
При проверке и отсутствии данных средств контроля на ККТ, проверяющими органами это может быть расценено как нарушение «Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники…» от 23.07.2007 г. № 470.
В данном «Положении» в п.3 сказано, что ККТ должна:
√ иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию.
С 1 января 2010 года в силу вступили изменения в ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях, в соответствии с которыми теперь применение контрольно-кассовой техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством Российской Федерации порядка и условий ее регистрации и применения («Положение… № 470) – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц – от 3 000 до 4 000 рублей; на юридических лиц – от 30 0000 до 40 000 рублей.
Порядок установки и эксплуатации марок – пломб регламентируется Положением «О применение марок-пломб для опломбирования контрольно-кассовой техники на территории Российской Федерации».
Данное Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт», Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2007 г. № 470 «Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», Приказом Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации от 5 сентября 2007 г. № 351 «Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники» и устанавливает порядок применения и контроля за применением марок-пломб для опломбирования контрольно-кассовой техники (ККТ), а также учета и контроля их распределения в г. Москве.
Положение разработано с целью повышения ответственности поставщиков, центров технического обслуживания ККТ, обеспечивающих техническую поддержку ККТ, и пользователей ККТ за соответствие эксплуатируемой ККТ образцам, представленным в Департамент базовых отраслей промышленности при внесении сведений о моделях ККТ в Государственный реестр, а также для повышения эффективности проверок контролирующими органами соблюдения пользователями ККТ законодательства Российской Федерации о ККТ.
При повреждении марки-пломбы необходимо руководствоваться сл. пунктами Положения «О применении марок-пломб…»:
«…4.5. В случае повреждения (нарушение целостности) элемента (элементов) второй части (которая установлена на кассовый аппарат) марки-пломбы пользователь модели ККТ прекращает эксплуатацию этой ККТ и сообщает об этом в обслуживающую организацию. Применение пользователем модели ККТ в данном случае не допускается.
Эксплуатация модели ККТ возобновляется после проверки специалистом обслуживающей организации исправности этой ККТ, отсутствия несанкционированных поставщиком модели ККТ доработок аппаратного и программного обеспечения и установки новой марки-пломбы согласно требованиям пункта 4.4 настоящего Положения….»
«…5.1. При проведении контроля за соблюдением пользователями ККТ законодательства Российской Федерации о ККТ, контролирующие органы проверяют наличие элементов второй части марки-пломбы на модели ККТ, их целостность и правильность мест наклейки, порядковые номера элементов, срок действия марки-пломбы, соответствие индивидуальных номеров, наклеенных на модель ККТ элементов второй части марки-пломбы индивидуальным номерам на третьей части марки-пломбы, вклеенной в Паспорт ККТ или в Журнал № КМ-8.»
«…5.2. Модель ККТ не допускается к эксплуатации, если нарушены требования пункта 5.1 настоящего Положения.»
«5.3…После установки марки-пломбы специалистом обслуживающей организации ответственность за ее сохранность (целостность) и правильность мест наклейки элементов второй части марки-пломбы несет пользователь модели ККТ. …»
Таким образом, кассир, продолжая работать на ККТ с поврежденной маркой – пломбой или вообще при отсутствии таковой, нарушает пункты «Положения…» и претензии ИФНС в данном случае будут вполне обоснованы.
Внимание! Это ознакомительный фрагмент книги.
Если начало книги вам понравилось, то полную версию можно приобрести у нашего партнёра - распространителя легального контента ООО "ЛитРес".
Специалисты ФНС России разъяснили, как исправить ошибку, допущенную в распечатанном фискальном чеке. Оказывается, для этого нужно пробить кассовый чек коррекции или возвратный документ. Все бухгалтеры и продавцы должны знать, как это сделать.
Иногда при реализации товара покупателю кассир может допустить ошибку. От этого, как известно, никто не застрахован, главное — ошибки нужно исправлять. О том, как исправить неточную информацию в фискальном чеке, обнаруженную кассиром или покупателем, а также о том, как пробить чек коррекции, рассказали специалисты ФНС. Это особенно актуально в связи с применением контрольно-кассовой техники, которая передает в режиме онлайн данные обо всех операциях в налоговые органы. Мы собрали рекомендации налоговиков и законодательные нормы по этому поводу в этом материале.
Какая ошибка может быть в фискальном чеке
Ошибок, которые может допустить кассир при оформлени покупки, не так много. В их число, в частности, входит:
- неверное указание формы расчета в чеке: «наличными» вместо «электронными» или наоборот;
- неверно пробитая стоимость товара;
- неверное количество товара.
Налоговики считают, что исправлять такие ошибки обязательно сразу же после их обнаружения. Иногда для этого предназначен чек коррекции. 54 ФЗ предусматривает такую возможность, но не дает четкого алгоритма действий по этому поводу. Ведь кроме корректирующего чека существует еще и кассовый чек на возврат. К сожалению, продавцы, да и бухгалтеры, часто путают эти понятия. Возвратный документ применяется в том случае, когда покупатель хочет вернуть товар и получить обратно деньги, или если кассир по случайности указал неправильную цену товара. Корректирующий же нужен при выявлении излишков денежных средств, например, когда сумма операции в ККТ оказалась занижена или не была включена в нее совсем. Налоговая автоматически считает, что в этой ситуации существует неоприходованная выручка, поэтому корректирующий чек нужно пробивать только в крайних случаях.
Как исправить ошибку в чеке
Предположим, что покупатель внес за покупку наличные средства, а кассир пробил чек, как при оплате пластиковой картой. В этом случае как раз необходимо пробить новый документ, но не чек коррекции. Онлайн-касса при этом уже передала информацию о совершенной операции в налоговые органы, и данные записались на фискальный накопитель. Поэтому новым чеком кассиру нужно отменить операцию, он по сути будет являться возвратным. В нем необходимо указать признак расчета «возврат прихода». Этот фискальный документ должен содержать те же данные, что и первичный, включая неверную форму расчета «электронными», а также его фискальный признак. Это позволяет аннулировать неверную операцию. После чего кассир сможет выбить новый правильный чек с признаком расчета «приход». Покупатель в этом случае должен получить оба документа: возвратный и исправленный. Однако старый, ошибочный чек требовать назад не нужно.
Ошибки в чеке ККТ стоят дорого. Пробил кассир по ошибке большую сумму, чем нужно - плохо, возникла недостача. Пробил меньшую сумму - еще хуже, неоприходование кассовой выручки. В этих ситуациях главное не растеряться и предпринять действия, которые выправят ситуацию и обезопасят фирму от претензий контролирующих органов. Поделюсь собственным опытом.
Сразу. Заберите неправильный чек у покупателя
Если кассир обнаружил ошибку в чеке еще до того, как отдал его покупателю - причин для беспокойства нет. Нужно лишь пробить и выдать покупателю правильный чек, а ошибочный оставить у себя и потом актировать. Такой порядок установлен пунктом 4.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (письмо Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
При этом составляется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. Его унифицированная форма КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В акте должны быть указаны номер ошибочного чека (графа 4) и его сумма (графа 5). Если таких чеков за смену скопилось несколько, каждый из них указывается в акте отдельной строкой. Акт составляется в одном экземпляре и подписывается ответственной комиссией. В ее состав могут входить руководитель, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир-операционист.
Затем чек гасится и вместе с другими погашенными чеками наклеивается на лист бумаги и прикладывается к акту, который передается в бухгалтерию. Чтобы погасить чек, на него ставят штамп «Погашено» или делают аналогичную надпись от руки и заверяют печатью организации.
Кроме того, сумма погашенных чеков указывается в графе 15 книги кассира-операциониста. Бухгалтерия при определении выручки за текущий день должна показатели контрольных счетчиков уменьшить на сумму погашенных чеков.
В конце дня. Кассир составляет объяснительную записку
Однако чаще всего ошибку в чеке обнаруживают не сразу, а в конце дня или смены, когда кассир сверяет остатки с контрольной лентой. Выявив недостачу денег, кассиру необходимо проанализировать все пробитые за смену чеки - возможно, там обнаружится ошибка. Искать ошибку лучше при помощи контрольной ленты. На ней фиксируется информация обо всех пробитых чеках. Как правило, такие ошибки происходят из-за удваивания цифр при нажатии клавиши на кассовом аппарате, поэтому следует посмотреть чеки по всем крупным суммам, возможно, удастся найти ошибку. Конечно же, это очень кропотливое занятие - просмотреть все чеки, но крайне необходимое. Ведь если ошибка не будет найдена, кассир за недостачу несет полную материальную ответственность.
Если по контрольной ленте нашли, в каком чеке допущена ошибка, желательно поискать сам чек. Ведь часто покупатели не забирают с собой чеки, а оставляют их в магазине. Если выданный чек удается найти, то его актируют так же, как и в предыдущем случае. Но, правда, такая благоприятная ситуация бывает редко. Чаще всего чек, выданный покупателю, вернуть уже не удается. Тогда вы составляете акт по форме КМ-3, где указываете номер чека и его сумму по контрольной ленте. А вместо самого чека прикладываете объяснительную записку кассира, в которой он по возможности максимально подробно излагает обстоятельства совершения ошибочного пробития чека.
Через день. Покупатель пишет заявление о возврате денег
Подобная ситуация происходит обычно так. Через один или несколько дней после покупки товара в магазин приходит покупатель и говорит, что ему неправильно пробили чек и взяли лишние деньги. Товар он возвращать не намерен, но лишние деньги просит вернуть.
В этом случае покупатель пишет заявление с указанием фамилии, имени, отчества и всех обстоятельств дела. Чтобы этого человека без труда можно было идентифицировать в случае проверки, в заявлении необходимо указать данные паспорта, адрес регистрации и телефон для связи. На чеке делается пометка «Возвращено» с указанием даты и суммы возврата, проставляется подпись главного бухгалтера или старшего кассира и заверяется печатью организации.
Возврат денег осуществляется только из главной кассы организации по расходно-кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании заявления покупателя, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. В расходно-кассовом ордере указываются фамилия, имя и отчество покупателя, а также его паспортные данные.
К заявлению прилагается объяснительная записка кассира, справка товароведа о фактической цене товара, а также копия чека с пометкой о возврате части денег. Ели покупатель по какой-то причине чек с собой не забрал, его лучше сохранить и подклеить к заявлению. Акт также по форме КМ-3 не оформляется, ведь чек полностью не гасится и сохраняет свою силу. Уменьшить выручку на соответствующую сумму бухгалтер должен самостоятельно на основании кассовых документов.
Еще советы
Подготовьте заранее оправдательные документы
Светлана Нючева , финансовый директор ООО «Белый дом»:
Если при проверке налоговики увидят большое количество актов по форме КМ-3, они могут заподозрить, что организация хитрит, чтобы просто уменьшить налоги. Чтобы сразу снять все подозрения, лучше заранее подготовить дополнительные документы, подтверждающие реальность ошибок. Например, их можно подтвердить с помощью товарного отчета, составленного в тот же день. Из него будет видно, сколько продано товаров и на какую сумму. Этот товарный отчет можно заверить подписями руководителя, главного бухгалтера.
Иногда налоговики при отсутствии оригинала погашенного чека пытаются «не принять» уменьшение реализации и наказывают за «неоприходование выручки». Однако арбитражные суды их не поддерживают. По мнению судей, отсутствие кассовых чеков не означает, что выручка не оприходована. Это говорит лишь о том, что операция по возврату денежных средств оформлена неверно. А за такое нарушение штраф не предусмотрен. Такая точка зрения высказана в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. № А56-14926/04 и в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № А33-15332/03-С6-Ф02-468/04-С1.
Елена Демьяненко , главный бухгалтер ЗАО БДО «Юникон Бизнес Сервис»:
Плоха та ситуация, когда чек пробит на большую, чем нужно, сумму, но еще хуже, когда на меньшую. С точки зрения налоговиков это относится к грубым нарушениям, и они в этом случае пытаются обвинить фирму в неприменении ККТ. Но законных оснований взыскать штраф у них нет. Ведь назначить штраф по статье 14.5 КоАП РФ можно, только если фирма вообще не использует кассовый аппарат. А в данном случае она его использует. А за ошибки наказание не предусмотрено. Чтобы опротестовать назначенный штраф, при подписании составленного протокола сделайте в нем пометку о несогласии с результатами проверки. Если инспекция все же предъявит вам постановление о наложении штрафа, обжалуйте его в вышестоящем налоговом органе или арбитражном суде.
А чтобы при внезапной проверке кассы избежать обвинений в наличии неоприходованной выручки, можно поступить так. Определите примерную максимальную сумму лишних денег, которая может оказаться в кассе фирмы. Затем оформите от имени кассира заявление на имя руководителя, в котором кассир просит разрешения хранить личные деньги в кассе предприятия. Таким образом, кассир в любой момент сможет объяснить, что неучтенные деньги в кассе принадлежат ему лично. Дело в том, что такое нарушение - не более чем дисциплинарный проступок. И никаких санкций законодательством на этот счет не предусмотрено.
Продавец нечаянно пробил чек на большую сумму и отдал его покупателю. Ошибку обнаружили только в конце дня, когда сняли Z-отчет. Что можно сделать в такой ситуации?
Этот случай не из приятных, и в то же время никто от него не застрахован. Ведь если продавец, пробивая товар на 1000 рублей, лишний раз нажмет «ноль», сумма на чеке будет равна 10 000 рублей. Но при этом в кассе окажется на 9000 меньше.
Самый простой способ решить проблему – найти покупателя, взять у него чек обратно, а затем пробить новый на нужную сумму. Если у вас остался адрес клиента, например, для доставки купленного товара, то сделать это возможно. Однако чаще всего покупатели не оставляют своих координат, а чеки выкидывают.
Допустим, неправильный чек все же оказался в вашем распоряжении. Тогда необходимо оформить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Он составляется по форме № КМ-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. На чеке, возвращенном покупателем, нужно поставить штамп «Погашено», приклеить его на лист бумаги и приложить к отчету кассира.
На горизонте появился штраф
При отсутствии ошибочного чека фирме может грозить штраф. Инспекторы заявляют об этом в письме УФНС по г. Москве от 15 декабря 2004 г. № 11-24/80517. Специалисты налогового ведомства утверждают: если организация не выполнила всех требований по оформлению возврата денежных средств покупателю, это означает, что у нее нет оснований для уменьшения выручки. А раз так, то предприятие фактически не оприходовало часть поступивших средств. За это нарушение предусмотрен штраф – от 40 до 50 тысяч рублей с фирмы и от четырех до пяти тысяч с бухгалтера и директора (ст. 15.1 КоАП РФ).
Но даже когда покупателя с чеком разыскать не удалось, ошибка кассира не фатальна. Вы можете провести инвентаризацию расчетов с покупателями. Она проводится комиссией на основании первичных бухгалтерских документов. Чтобы доказать, что сумма была завышена случайно, можно приложить копию чека по аналогичному товару, при условии, что на нем четко обозначены наименование и сумма. Результаты инвентаризации отражаются в акте инвентаризационных расчетов с покупателями, поставщиками и другими дебиторами (кредиторами) и специальной справке. Для них предусмотрены типовые бланки, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это форма № ИНВ-17 (для акта) и приложение к форме № ИНВ-17 (для справки).
Правда на вашей стороне
Бывает, что и чек не нашли, и инвентаризацию проводить слишком трудоемко. Такая ситуация тоже небезвыходная. Как показывает опыт судебных споров, можно обойтись и без чека. Арбитры считают, что главное – заполнить уже упомянутый нами акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3). Отсутствие оригиналов погашенных кассовых чеков означает лишь то, что операция была оформлена неверно. А факта неполного оприходования средств в кассу здесь нет. И, следовательно, административный штраф в таком случае неправомерен (постановление ФАС Северо-Западного округа от 7 сентября 2004 г. по делу № А56-14926/04, от 10 сентября 2004 г. по делу № А56-14334/04, ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. по делу № А33-15332/03-С6-Ф02-468/ 04-С1).
