В настоящее время, наверное, ни одна профессия не имеет такого спектра названий, как профессия кадровика. В Едином квалификационном справочнике можно отыскать семнадцать должностей, которые так или иначе связаны с кадровой работой. Такое обстоятельство заставляет задуматься об отличиях этих должностей друг от друга, о функциональной нагрузке каждой из них. Особенно актуально и остро звучит сегодня вопрос о том, что должен прописать для себя в должностной инструкции рядовой инспектор по кадрам. Обязанности этого сотрудника мы и постараемся рассмотреть максимально подробно.
Значение отдела кадров
Многие руководители организаций до сих пор считают, что назначение отдела кадров узконаправленное, связанное лишь с делопроизводством. Однако сегодня наша страна вслед за Западом встала на пусть трансформации кадровой службы в подразделение, занимающееся управлением трудовыми ресурсами, потому что именно кадровик – важнейшее звено между работником и работодателем.
В настоящее время специалист по кадрам – это в первую очередь управленец, то же самое можно сказать о такой должности, как инспектор по кадрам, обязанности которого сегодня зачастую включают не только обработку и ведение документации. Особенно это касается небольших компаний, где на плечи инспектора по кадрам могут возлагать ответственность за подбор персонала, его обучение и многие другие функции.
Численность кадровых работников
Наименования и количество подразделений службы по управлению персоналом зависит от размера предприятия, его традиций и специфики деятельности. При этом должны учитываться размеры организации, направление бизнеса, стратегические цели предприятия, стадия его развития, численность работников и приоритетные задачи в работе с персоналом.
В крупных организациях кадровая служба может включать несколько отделов. Например, отдел заработной платы, отдел занятости, отдел обучения и развития, отдел делопроизводства и учета. В небольших организациях все функции кадровой службы может выполнять лишь один специалист - инспектор по кадрам, обязанности которого на самом деле должны включать минимальный перечень функций: кадровое делопроизводство и подбор персонала.
Специалисты службы
Во главе отделов или служб персонала обычно стоит менеджер среднего звена: начальник службы, отдела, который подчиняется директору по персоналу. Отделы могут быть разбиты на более мелкие единицы – группы или секторы, возглавляемые руководителями, которые подчиняются начальникам служб.
На предприятиях среднего бизнеса (численность работников 100-1000 человек) устройство кадровой службы чаще всего предполагает наличие таких сотрудников:
- специалист по делопроизводству;
- специалист по трудовому праву;
- специалист по подбору персонала;
- менеджер по развитию и обучению,
- тренер, или тренинг-менеджер;
- менеджер по льготам и компенсациям;
- менеджер по корпоративным мероприятиям.
В более мелких организациях (численность работников до 100 человек) почти все функции данных сотрудников - это должностные обязанности инспектора по кадрам.
Требования к кадровику
Конечно, все вышеперечисленные должности не способен совместить один единственный специалист – инспектор отдела кадров. Обязанности этого сотрудника в первую очередь связаны с кадровым делопроизводством. Поэтому при приеме на работу к потенциальному кандидату на данную должность предъявляются относительно невысокие профессиональные требования.
Квалификационный справочник информирует, что инспектор по кадрам обязан иметь среднее специальное образование (при этом не имеет значение его стаж работы) или же среднее образование (при этом требуется специальная подготовка и наличие профессионального стажа не менее трех лет).
Инспектор по кадрам: обязанности
Итак, функции данного специалиста следующие:
- ведение учета личного состава предприятия;
- оформление различных кадровых операций (приема, перевода, увольнения);
- оформление и ведение личных дел сотрудников, внесение изменений в них;
- учет, хранение и заполнение трудовых книжек;
- учет трудового стажа;
- оформление справок о трудовой деятельности работников (прошлой и настоящей);
- оформление карточек пенсионного страхования и других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам и их семьям, компенсаций и льгот;
- учет предоставления отпусков, осуществление контроля над тем, как составляются и соблюдаются графики отпусков.
Подбор персонала
Обязанности инспектора отдела по кадрам зачастую включают подбор персонала на вакантные должности. Эта работа связана с размещением информации в различных источниках об имеющемся вакантном месте, в том числе сотрудничество по этому вопросу со службой занятости населения, назначением и проведением собеседований с разъяснением претенденту характера вакансии, условий труда и уровня заработной платы, определением общего уровня претендента на вакантную должность, его стажа и степени профессионализма.
Нередко должностные обязанности инспектора отдела кадров предполагают проведение конкурсных отборов среди специалистов, претендующих на свободное место. Кадровик разрабатывает мероприятия по подбору персонала и контролирует прохождение будущими сотрудниками испытаний, установленных при заключении с ними трудового договора.
Дополнительные функциональные обязанности инспектора по кадрам
Существуют некоторые дополнительные функции, которые чаще всего относят к кадровой работе. Какие же еще задачи должен решать инспектор отдела кадров? Обязанности могут включать:
- подготовку необходимых материалов для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий, представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- изучение причин, по которым происходит текучесть кадров, разработка и внедрение мероприятий по ее снижению;
- подготовку документов к сдаче в архив;
- контроль за трудовой дисциплиной;
- организацию повышения квалификации и профессиональной переподготовки;
- организацию проведения экзаменов на подтверждение квалификации;
- разработку системы по оценке личностных и деловых качеств сотрудников, мотивацию их к должностному росту;
- оформление служебных удостоверений и их выдачу;
- формирование и эффективное использование кадрового резерва.
Воинский учет
Многие работодатели считают, что функциональные обязанности инспектора отдела кадров включают воинский учет сотрудников предприятия. Согласно Постановлению Правительства РФ №719 от 27 ноября 2006 г. «Об утверждении Положения о воинском учете», число работников, осуществляющих данную деятельность, должно быть прямо пропорционально количеству сотрудников, подлежащих учету.
В частности, на предприятии, где на воинском учете состоит менее пятисот граждан, учет ведет один работник, исполняющий данные функции по совместительству. Таким образом, инспектор по кадрам в организации, где численность стоящих на воинском учете не превышает пятьсот человек, может заниматься воинским учетом, но только при условии внутреннего совместительства. А при большем количестве человек, подлежащих учету, для этих целей должна быть выделена отдельная штатная единица.
Работа кадровиков в условиях кризиса
В последний год руководство предприятий столкнулось с печальными обстоятельствами финансового кризиса, когда приходится уменьшать объемы производства товаров и услуг, снижать собственные издержки, в том числе за счет сокращения численности персонала. На этом фоне возрастает потребность кадровых работников в обладании качествами штатных психологов, которые вынуждены управлять эмоциональным фоном в коллективе и находить слова утешения, к примеру, вручая коллегам уведомления об их увольнении.
Роль кадровой службы повышается по мере возрастания значения человеческих ресурсов для достижения организацией финансового успеха. В связи с этим традиционные обязанности кадровиков не исчезают. В ведении кадровых служб остаются вопросы кадрового делопроизводства, оплаты труда, приема на работу и подготовки специалистов. Однако при этом отдел кадров является составным элементом грамотного руководства предприятием. Успехов в работе!
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.
Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Штрафные санкции: административная ответственность работодателя
Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:
- воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
- нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
- непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.
Проверка в компании: необходимые основания
Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов.
Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Ревизия организации: какие документы могут быть проверены
Документы можно разделить по следующим видам:
- Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
- Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
- Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).
Таблица 1
Индивидуальные локальные нормативные акты
Свернуть Показать
Таблица 2
Обязательные локальные акты организации
Свернуть Показать
Таблица 3
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета
Свернуть Показать
Систематизация информации: как организовать документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
В нашем случае:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.
Сложные вопросы проверок: судебная практика
Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.
Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
Сноски
Свернуть Показать
В современных условиях особенно высокие требования предъявляются к руководителям службы персонала. Управляющие персоналом – это самостоятельная группа специалистов-менеджеров, главные цели которых – повышение производственной творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программы его развития. Зарубежный опыт показывает: руководитель службы УП предприятия наделен широкими полномочиями, является членом правления акционерного общества (фирмы) и активно влияет на политику предприятия.
Считается, что руководитель кадровой службы должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым; общительным; убедительным; справедливым; скромным; строгим; доступным; с многосторонним образованием; способным к размышлению; дипломатом; психологом; добрым советчиком; гуманистом; обладать интуицией; уметь слушать и внушать доверие.
Профессиональный профиль менеджера по персоналу определяется совокупностью требований внешней среды, внутренней среды организации и функциональным содержанием его профессиональной деятельности.
Исследователями были выделены 11 ключевых областей компетентности менеджера по персоналу, обеспечивающих эффективность его профессиональной деятельности.
1. Этичность – уважение прав личности, ответственность, надежность, честность и справедливость.
2. Коммуникабельность – умение эффективно использовать речевые и другие выразительные средства для достижения взаимопонимания и взаимодействия с партнерами.
3. Умение слушать – способность адекватно воспринимать, усваивать и использовать информацию, получаемую в процессе устной коммуникации.
4. Контактность – умение инициировать, устанавливать и поддерживать деловые и творческие партнерские отношения.
5. Командная ориентация – понимание необходимости совместной деятельности, стремление и умение работать во взаимодействии с другими людьми, способность привлечь людей и организовать совместную деятельность.
6. Добросовестность – предъявление высоких требований к себе и к результатам своей работы, развитое чувство персональной ответственности.
7. Рассудительность – способность принимать взвешенные, реалистичные и обоснованные решения.
8. Результативность - ориентация на получение результата, стремление достигать практического эффекта в любых действиях.
9. Настойчивость – способность прогнозировать и преодолевать препятствия и ограничения, появляющиеся на пути достижения результата.
10. Уверенность в себе – устойчивая позитивная самооценка, позволяющая сохранять стабильность и адекватность в сложных или изменяющихся обстоятельствах и решать неординарные задачи.
11. Преданность организации и деловая ориентация – принятие организационных норм и готовность следовать им, ориентация на достижение организационных целей, увлеченность работой и ответственность за ее качество и результаты.
Таковы деловые и личные качества менеджера по персоналу. Но при отборе сотрудников для работы в службе персонала следует учитывать их специализацию. Соответственно набор необходимых качеств и характеристики конкретного специалиста могут различаться в зависимости от выполняемых функций.
Для работы по документальному оформлению трудовых отношений (инспектор по кадрам) работнику достаточно иметь среднее профессиональное образование, которое можно получить в техникуме по делопроизводству и праву. Каждый работник должен быть в состоянии выполнять любой вид работы. Работу делят на участки тогда, когда ее много и когда в отделе много работников.
Для работы по управлению трудовыми отношениями необходимы три условия: высшее образование с квалификацией менеджер по персоналу; разделение труда; большой опыт работы.
Специалисту для того, чтобы управлять трудовыми отношениями, необходимо знать как минимум основы таких наук, как юриспруденция (трудовое право), социология (социология труда), экономика труда, менеджмент, педагогика и психология (педагогика взрослых), документоведение и документационное обеспечение управления, психотерапия, психология (психология управления), социальная психология, экономика и социология труда, психология труда и инженерная психология.
Работник, который принимается на работу по управлению персоналом, должен иметь высшее образование по специальности 062100 «Управление персоналом» либо по отдельным из перечисленных специальностей (юриспруденция, социология, психология). Если в кадровой службе работают специалисты, не имеющие высшего образования по указанным специальностям, то выход из этого несоответствия может быть один – работник должен поступить на учебу в вуз по заочной форме обучения.
В новых условиях работники кадровой службы должны соответствовать следующим требованиям: быть способными понимать социально-экономические и технологические процессы, происходящие в стране и за рубежом, и уметь научить этому других; обладать специальными знаниями в области организации производства, в частности эффективных методов труда; уметь обращаться с современной вычислительной техникой; понимать социальные показатели, чтобы заранее определять влияние того или иного фактора на жизнь отдельного человека и коллектива в целом.
Кадровик функционирует в сфере, затрагивающей жизненные блага своих сотрудников, сталкивается со многими коллизиями, оказывается перед необходимостью принимать ответственные решения, нередко в морально напряженных ситуациях. И только работники с развитым чувством совести, способные правильно, самокритично и принципиально судить свои побуждения и поступки, могут эффективно выполнять функции кадрового работника.
В тему можно сказать, что кадровый сотрудник должен всегда держаться достойно, так как он является связующим звеном между руководством и сотрудниками организации. Именно этим звеном он выступает, к примеру, в трудовых спорах, и не должен занимать позицию «слуга двух господ».
Как уже было сказано ранее, кадровик должен знать о каждом сотруднике организации все и более того, это касается не только сведений о трудовой деятельности, но и личной жизни, поэтому каждый сотрудник кадровой службы (отдела) должен для себя решить может ли он соответствовать следующим факторам: способность выполнять предписанные ему нравственные обязанности; правильность их понимания; ответственность за последствия своих действий; предвиденье этих последствий.
В конкретном случае речь идет о защите персональных данных работника.
В соответствии со ст. 85 ТК РФ персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника и не более.
Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования , регламентируемые ст. 86 ТК РФ:
1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
2) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
3) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;
4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
5) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
6) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
7) работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
8) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ. Так, личные дела, карточки, трудовые книжки работающих в настоящее время необходимо хранить в отделе кадров в сейфах или специально оборудованных для данных целей шкафах, которые запираются и опечатываются. Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.
При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
1) не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
2) не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
3) предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
4) осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
5) разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
6) не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
7) передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на:
1) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
2) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
3) определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
4) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
5) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
6) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
7) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Все вышеназванные нормы должны быть оформлены в Положении о персональных данных работника (Приложение 1), которое будет рассмотрено более подробно в главе 6.
В соответствии со ст. 90 ТК РФ за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.
Статья 137 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ (УК РФ) (с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля, 28 декабря 2004 г., 21 июля 2005 г.) (далее – УК РФ) предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок от 120 до 180 часов, либо исправительных работ на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.
Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан.
В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет.
Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные – один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.
К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд.
Завершая эту главу, хотелось бы сказать несколько слов о новом Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» , который вступает в силу с 1 февраля 2007 года. Это будет значительным событием в работе кадровой службы (отдела). Полагаем, что после вступления в силу данного закона будет крайне затруднительно обрабатывать персональные данные работников, особенно «достанется» кадровым службам (отделам) организациям со специфическими сферами деятельности. ФЗ о персональных данных устанавливает общий запрет на обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных, однако и предусматривает случаи, когда такое согласие не требуется. Так что с февраля 2007 года в личных делах сотрудников любой организации появится еще один документ – согласие работника на обработку его персональных данных, а организациям необходимо будет пересмотреть Положения о персональных данных.
Одной из основных чаще специального делопроизводства является кадровое делопроизводство. Ведется оно за правилами и принципами, установленными для общего делопроизводства.
Термин «кадры» в переводе с французского означает профессионалы, которые занимаются той или иной деятельностью, трудом в той или иной системе, отрасли, на том или ином предприятии.
Кадровое делопроизводство определяется как деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами относительно личного состава предприятия (или системы) по вопросам приема, перевода, увольнения, учета работников и тому подобное. Правильная организация кадрового делопроизводства имеет большое значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба является зеркалом организации, и от того, как в ней организовано документационное обеспечение управления, складывается впечатление об организации в целом.
Кадровое делопроизводство ведется в следующих направлениях; 1. Учет личного состава учреждения и его подразделений.
2. Подготовка отчетов и необходимых справок о переводе кадров, разработка и изготовление необходимых форм и бланков для этого.
3. Учет состояния подготовки, переподготовки кадров и зачисления их в резерв.
4. Учет и регистрация поступления документов, касающихся личного состава, контроль за их выполнением, прежде всего, исполнения приказов и распоряжений по кадрам.
5. Организация документооборота для обеспечения оперативного и четкого выполнения и прохождения документов и поручений руководства относительно всех направлений работы с кадрами, соблюдения общих и специфических для кадровой работы правил составления и исполнения документов.
6. Составление номенклатурных дел по кадровому делопроизводству, их оформления и ведения.
7. Подготовка документов по кадрам для передачи в архив на хранение.
8. Механизация, автоматизация и компьютерная обработка данных по личному составу.
Увеличение объемов производства, перестройка управления экономикой вызвали значительное увеличение количества информации в сфере управления кадрами. Ежегодно растет количество служебных документов. Внедрение их машинной обработки в ряде служб крупных предприятий и объединений не сокращает количество персонала. Для решения этой проблемы нужна правильная организация и механизация: обработки документов, от которого зависит эффективность процесса управления кадрами. Значительную более частой времени занимает документационное обслуживание: предварительное рассмотрение, учет, хранение, контроль и тому подобное.
Организация труда в кадровых службах предусматривает решение совет задач, среди которых:
четкая организационная построение работы деятельности и выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами;
правильное распределение функций между отдельными исполнителями и подразделениями, применения лучшего опыта и методов ведения делопроизводства. Решение этого вопроса осуществляется путем разработки и внедрения нормативных документов, должностных инструкций, стандартов. Особое внимание необходимо обратить на правильную разработку должностной инструкции инспектора по кадрам;
определение критериев оценки труда сотрудников, их нагрузки;
повышение квалификации и культуры труда персонала кадровой
рациональная организация рабочих мест, обеспечению персональными ЭВМ.
Рабочее место каждого работника кадровой службы должно быть организовано таким образом, чтобы умственные и физические усилия специалиста направлялись на выполнение его функциональных обязанностей без каких-либо препятствий.
Рабочие помещения кадровой службы в зависимости от характера работ условно разделяют на такие зоны:
1. управления (рабочие помещения заместителя руководителя учреждения по работе с кадрами, начальника отдела кадров, начальника отдела подготовки кадров);
2. работа с посетителями (объединяет зону рабочего места
инспектора (референта) по кадрам и зону посетителей, оборудованную необходимым набором мебели);
3. работы с документами (здесь находятся рабочие места большинства сотрудников кадровой службы, оборудованные всем необходимым для получения информации, ее обработки, хранения и выдачи документов и материалов);
4. ожидания (здесь посетители ожидают приема и одновременно могут получить первичную информацию о предприятии, в случае необходимости заполнить бланки кадровых документов);
5. хранения документов (здесь хранятся картотеки, личные
дела и трудовые книжки работников, отчеты о состоянии работы с
кадрами и тому подобное).
Как показывают расчеты, оптимальный размер помещений кадровой службы на предприятии с количеством работающих до 2,5 тыс. человек составляет около 150 кв. метров.
Условия труда — это совокупность факторов производственной среды, влияющих на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. Это прежде всего санитарно-гигиенические условия (освещение, тишина, температура, влажность) и комплект мебели и средств оргтехники для рабочих мест (письменные столы, столы-приставки для персональных ЭВМ, кресла, картотека, канцелярские предметы, телефонные аппараты, факс, ксерокс и др).
Оборудование рабочих мест сотрудников кадровой службы должно осуществляться согласно должностных категорий и инструкций. Рекомендуется учесть следующие требования:
1. Устанавливать мебель, оборудование, полки для документов так, чтобы ими можно было удобно пользоваться.
2. Располагать предметы и средства труда с учетом
выполняемых операций.
3. Материалы, не требующие срочной обработки, хранить в специальных папках. Если документы требуют дальнейшей обработки, складывать их в места, доступные другим сотрудникам.
4. Средства малой оргтехники следует располагать в определенных местах, чтобы добиться автоматизма движений. Материалы, которые постоянно используются, размещать так, чтобы их можно было легко найти.
5. Для быстрого и безошибочного нахождения документов использовать скоросшиватели разных цветов.
Использование специальной мебели играет важную роль в улучшении рабочих мест работников делопроизводства, способствует повышению производительности их труда.
Для работы инспектора отдела кадров необходимых письменный стол. Обычно используют двухтумбовые столы 78 см высотой и размерами поверхности 78×156 см. Боковые тумбы могут быть оборудованы приспособлением для хранения картотеки. Рабочий стол должен быть оборудован необходимыми средствами оргтехники. В верхнем левом ящике стола должна находиться кассета с клейкой лентой, сшиватель, устройство для мелких канцелярских предметов. В правом верхнем ящике можно разместить регистрационную или контрольную картотеку.
Для того, чтобы правильно и вовремя принять решение по любому вопросу руководителю учреждения необходимо владеть информацией о состоянии личного состава и движение кадров. Четкая организация учета личного состава является необходимой предпосылкой успешной аналитической и оперативной работы с кадрами.
Учет кадров ведется на всех предприятиях, в учреждениях,
организациях всех форм собственности, которые имеют право самостоятельно осуществлять прием и увольнение работников. Учету подлежат работники всех категорий независимо от характера работы или должности.
Непосредственно организация учета кадров возлагается на отдел кадров, инспектора по кадрам, персонал-менеджера, секретаря или другого сотрудника, который назначается приказом руководителя или собственника предприятия, учреждения, организации в зависимости от количества личного состава.
Учет кадров должна обеспечивать достоверные сведения:
об изменении количества и состава работников в учреждении в целом и ее подразделениях, а также о причинах этих изменений;
о состоянии работы по повышению квалификации, подготовки и переподготовки кадров по специальности и категориями;
количественный и качественный состав кадров, продвижения молодых работников;
о состоянии подготовки и стажировки лиц, зачисленных в резерв, и тому подобное.
Возможность получения упомянутых и других данных о личный состав обеспечивается ведением кадровой службой соответствующей документации.
Документация по личному составу образуется как результат работы с кадрами предприятия, учреждения, организации (их подбор, перевод, подготовка, переподготовка и воспитания). Характеризует правовые, трудовые и служебные взаимоотношения отдельной личности с
учреждением. Возникает эта документация вместе с появлением человека на свет и сопровождает ее всю жизнь.
В документации по личному составу отражается деятельность учреждения по гопань учета, принятия, перевода, подготовки, переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров. Служебные документы по личному составу являются основанием для предоставления гражданам документов, удостоверяющих их личность, должность, специальность, а также основой для получения льгот, стипендий, пенсий или другой финансовой помощи.
Документация по личному составу используется в справочных делам. Миллионы граждан, практически все работающее население, не раз и не два обращаются за справкой или другим документом. Особенно возрастает значимость документации по личному составу в момент выхода работника на пенсию.
Возможно, самой характерной чертой кадровой документации является то, что она всегда отражает деятельность конкретных лиц, то есть является именной документацией. Не случайно документация из личного состава лежит в основе фондов личного происхождения.
Сказанное позволяет сделать вывод, что ведение кадровой документации, ее учет, использование и хранение должны быть оставлені образцово.
Комплекс документов по функциям управления кадрами включает следующие основные группы документов:
личные и личные документы работников;
организационно-распорядительная документация; первичная учетная кадровая документация. К группе личных документов работников относятся
паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат и другие документы, которые представляют собой юридическое подтверждение сведений, которые работники сообщают о себе. К ним можно отнести удостоверение личности, документы о семейном положении, стаж работы, специальность и тому подобное.
Личными также являются документы, выдаваемые учреждениями своим работникам для целевого представления: пропуск, удостоверение, справки, подтверждающие место работы, должность, заработную плату. По юридическим назначению до личных документов можно отнести заявления работников о принятии на работу, увольнении или переводе, автобиографию, а также документы личного дела, характеризующие деловые и моральные качества работника — аттестационный лист, представление о назначении на должность и тому подобное.
Типичная технологическая схема обработки кадровой документации-стадии: документирование трудовых правоотношений, ведение личных дел и трудовых книжек; ведение справочно-учетной и отчетной работы по кадрам.
Організашйно-распорядительная документация закрепляет трудовые правоотношения граждан с учреждениями, предприятиями. Условно ее можно поделить на те же самые разновидности, применяемых в общем делопроизводстве: организационные (положения, инструкции, правила, уставы); распорядительные (приказы, постановления, решения, указания, распоряжения, решения); справочно-информационные (докладные и объяснительные записки, письма, перечни, акты, протоколы, справки, отчеты, и др).
Первичная учетная кадровая документация выполняет функцию учета работников и является накопителем данных, которые поставляет первичная
регистрация и последующее обновление необходимых сведений о составе и перемещении кадров.
Исходя из технологии регистрации и накопления информации по кадрам, группу первичной учетной кадровой документации разделяют на две взаимосвязанные подгруппы: исходные (начальные) учетные документы; производные (вторичные) учетные документы.
Выходные учетные документы заполняют согласно личных документов граждан. Это: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку, личная карточка и другие специализированные учетные документы.
Производные учетные документы имеют второстепенный характер. Основное их назначение — обеспечить полную, достоверную информацию по всем направлениям справочной, справочно-контрольной и отчетной работы по кадрам. К этой подгруппе учетных документов относят: карточки специализированного учета специалистов, журнальные (книжные) формы регистрации (указательные списки, книга учета и другие).
(Visited 936 times, 1 visits today)
