Сайт журнала «РНК »
Электронный журнал «РНК »
В штате большинства компаний есть сотрудники, работа которых связана с постоянными разъездами (курьеры, водители). Таким сотрудникам работодатель возмещает расходы на проезд на основании трудового законодательства (ст. 168.1 ТК РФ). На практике нередко служебное задание вне офиса выполняют и другие сотрудники, работа которых не носит разъездной характер, будем называть их неразъездные работники. К примеру, необходимо лично отвезти документы в инспекцию. Или отправляется в офис контрагента для обсуждения условий договора.
Положения раздела 159 (2) Трудового кодекса должны рассматриваться как специальное положение в отношении общего стандарта, касающегося раздела 34 (2) Трудового кодекса. Во избежание обхода закона в отношении прав работников на возмещение транспортных расходов за пользование местным общественным транспортом, для аналогичного законодательства необходимо также создать на этих рабочих местах регулярное рабочее место. Регулярное рабочее место с целью возмещения платы за пользование местным общественным транспортом в случае, когда место работы обсуждается как единое целое, является местом, где рабочие поездки работника начинаются чаще всего.
При этом Трудовой кодекс относит деловые поездки «неразъездных» сотрудников к служебным командировкам, а это означает, что на каждую такую поездку необходимо составлять документы. Однако на практике разовые поездки редко оформляют командировочным удостоверением и иными командировочными документами. Ведь это нецелесообразно с точки зрения документооборота, да и проблематично, например, потребовать от отчет о его деловой поездке.
Исходя из вышесказанного, следует также рассмотреть конкретный случай, упомянутый в запросе. Регулярное рабочее место соответствующего сотрудника - это, несомненно, филиал работодателя, в котором находится офис сотрудника. Для поездок за пределы своего обычного рабочего места работник имеет право на возмещение командировочных расходов без необходимости доказывать их работодателю.
В заключение важно отметить, что, особенно в случае частых поездок на местный общественный транспорт, работодатель может применять единую ставку компенсации для отдельных сотрудников в соответствии со статьей 182 Трудового кодекса. Работодатель, отправляющий сотрудника в командировку, может указать транспортные средства для поездки. Возмещение расходов на проезд включает в себя стоимость транспортных средств, к которым путешествует сотрудник. Если работник имеет право на льготу для транспортных средств, работнику будет возмещена сумма, фактически потраченная на покупку билета, независимо от суммы пособия.
Чтобы обезопасить себя с налоговой точки зрения, порядок возмещения соответствующих расходов необходимо предусмотреть в трудовом и коллективном договорах, а также следует прописать в положении о компенсации расходов сотрудников (см. образец).
1. В положении целесообразно указать должности сотрудников, на которых оно распространяется. Это обоснует расходы на служебные поездки как генерального директора, так и штатного курьера.
Если работодатель не согласится на эту форму перевозки, работник может отправиться в командировку на автомобиль, который не принадлежит работодателю. В такой ситуации работник имеет право на возмещение транспортных расходов. Эта стоимость представляет собой продукт пройденных километров, а скорость на 1 км пробега определяется работодателем. Однако работодатель не определяет эту сумму произвольно. Указанная ставка не может превышать максимальные ставки для использования транспортных средств в официальных целях, как указано в § 2 Положения о круге ведения и порядке возмещения стоимости использования транспортных средств, не являющихся работодателем, мотоциклов и мопедов для служебных целей - далее в настоящем документе.
По мнению сумму возмещения, выплачиваемую сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, компания вправе учесть в налоговых расходах (письмо от 13.05.13 № 03-04-06/16384). При этом понятие разъездного характера работ в законодательстве не закреплено (письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.09 № 22-2-3644).
Соответственно каждая компания вправе самостоятельно определить, какие должности в штатном расписании являются «разъездными» и кто такие неразъездные работники (письмо от 06.08.10 № ШС-37-3/8488). Прописать это можно в том числе в положении о компенсации сотрудникам расходов на проезд.
Указанные суммы, как указано выше, являются, однако, максимальными ставками. Это означает, что у работодателя есть возможность установить более низкую сумму. Положение сотрудников, работающих в государственной или местной бюджетной единице, совершенно иное.
Это правило содержит общие положения, регулирующие поездки внутри страны и за ее пределы. Определяет право работника на делегацию, способ проезда и документацию, а также принцип учета затрат. Согласно постановлению, по просьбе работника работодатель может согласиться на поездку на автомобиле, мотоцикле или мопеде, не принадлежащем работодателю, на внутренних или иностранных поездках. В этом случае работник имеет право на возмещение стоимости поездки, которая является продуктом пройденных километров, на килограмм пробега, определяемый работодателем, который не может превышать сумму, указанную в правилах, изданных в соответствии со ст. 34а пункт. 2 Закона о дорожном транспорте.
2. В документе лучше разграничить возмещение командировочных расходов и затрат на служебные поездки сотрудников. Дело в том, что служебную поездку сотрудника, работа которого носит разъездной характер, нельзя квалифицировать в качестве командировки (ст. 166 ТК РФ). Минфин России в письме от 25.10.07 № 03-03-06/1/735 уточняет, что компенсация расходов работников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения.
Работодатели, принадлежащие к бюджетной сфере, напрямую связаны с положениями правила, а это означает, что они не могут вносить какие-либо изменения в правила фабрики в отношении того, что следует из этого правила. Это означает, что работодатель этой сферы не может отступать от положений, изложенных как в ущерб рабочим, так и в их интересах.
Согласно ст. Раздел 775 § 1 Трудового кодекса работников, который по просьбе работодателя выполняет миссию вне места нахождения работодателя или за пределами постоянного места работы, имеет право на путевые расходы. Работодатели вне этого сектора могут самостоятельно регулировать эти вопросы в коллективном соглашении или в правилах вознаграждения и если они не включают их в индивидуальные контракты с работниками, с учетом суммы пособия. Работодатель может применять ставку ниже, чем верхний предел, указанный в правилах, однако это может быть не меньшая сумма, чем фактические расходы, понесенные работником.
Кроме того, служебная командировка и краткосрочная деловая поездка сотрудника оформляются разными документами. Ведь, например, отчет о командировке не составляется при поездке в кассира, поскольку фактически такая поездка входит в его функциональные обязанности согласно должности и трудового контракта.
Наконец, в налоговом учете организация по-разному отражает затраты на проезд командированного и «разъездного» сотрудника. Расходы на разовые поездки в рамках командировок относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). А компенсация расходов на проезд сотрудника, работа которого осуществляется в пути, признается расходом организации на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ и письмо УФНС России по г. от 30.06.08 № 20-12/061153).
Объяснение выглядит следующим образом: Задокументированные расходы, возникшие при исполнении служебного долга, должны быть полностью возмещены. На самом деле может случиться так, что работник, отправленный в командировку за пределы страны, применяя правила, принятые работодателем, не имеет. Однако бесплатное образование путевых расходов не означает передачу полного или частичного материального пособия слуге при выполнении его или ее обязанностей, как этого требует законодатель. который в одностороннем порядке решает делегировать работника на работу за пределами своего постоянного места работы, так что работодатель при определении суммы пособий, связанных с деловыми поездками, должен руководствоваться обоснованием и реальной стоимостью жизни.
Отметим также, что Минфин России в отличие от столичных налоговиков также считает спорную компенсацию прочим расходом, связанным с производством и реализацией (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.11 № 03-03-06/1/341 и от 18.08.08 № 03-03-05/87).
Более того, документально подтвержденное возмещение расходов на проезд сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, не является оплатой периода командировки. Следовательно, облагаемого НДФЛ дохода у сотрудника не возникает (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма ФНС России от 10.11.11 № ЕД-4-3/18794@ и Минфина России от 05.07.13 № 03-04-06/25956, от 07.06.11 № 03-04-06/6-131).
Если фактические и необходимые расходы, понесенные сотрудником в связи с командировкой, выше, чем правила, регулирующие их в компании, тогда работник имеет право на требование о возврате документированных фактических затрат. В случае единовременного проезда, единовременный платеж за проездные миссии в стране не должен учитывать сумму, определенную в соответствии с процедурой, установленной в ст. 775 §2 К.п. если работодатель предоставляет работнику полное питание, а в случае выезда за границу должен быть равен не менее 25% национального пособия.
3. В положении целесообразно перечислить перечень документов, на основании которых работник направляется в поездку. Поскольку при краткосрочной поездке командировочные документы не составляются, организации необходимо в положении о компенсации расходов на проезд привести перечень документов, которые оформляются при поездке сотрудника. В частности, такими документами могут выступать:
Если вы разделите свой рацион вместе с другими преимуществами, тогда примените вышеуказанное правило соответственно, считая, что только количество рациона наложено общим трудовым законодательством. Не содержит никаких ограничений по этой проблеме. Для работника важно компенсировать расходы, связанные с миссией. Якуб Стелин из Университета Гданьского университета прикладных наук, председатель коллективных переговоров, в основном отвечает за расследование претензий в отношении правонарушений, а не за определение суммы компенсации.
Коллективный иск не является способом переговоров о размере оплаты. Платежи в бюджетной сфере должны обсуждаться, поскольку они предусматривают правила. Закон о дорожном движении ст. 34а пункт. 1 - Гражданские договоры могут использоваться для деловых целей, легковых автомобилей, мотоциклов и мопедов, не принадлежащих работодателю. Министр, отвечающий за транспорт, по согласованию с министром, ответственным за государственные финансы, определяет в порядке регулирования условия установления и порядок возмещения использования транспортных средств, указанных в пункте 1. 1, с учетом типа автотранспортного средства, его пропускной способности и предельного километра в зависимости от количества жителей в соответствующем муниципалитете или городе, относящихся к месту работы работника.
— маршрутный лист (оформляется курьеру для доставки продукции по адресам покупателей);
— обходной лист (составляет торговый с указанием адресов розничных торговых точек, где он представляет продукцию компании);
— приказ руководителя (для обоснования поездки сотрудника для оформления сделки с контрагентом);
— пояснительная записка сотрудника (в частности, бухгалтер обоснует необходимость личного присутствия в инспекции) и пр.
В случаях, упомянутых в пар. 3, работник имеет право на возмещение стоимости поездки в размере, представляющем произведение километров, пройденных курсом на километр пробега, определяемым работодателем, который не может быть выше, чем указано в положениях, изданных в соответствии со ст. 34а пункт. 2 Закона о дорожном транспорте. Чтобы оплатить транспортные расходы, указанные в 1, работник прикрепляет документы, в частности счета, счета или билеты, подтверждающие индивидуальные расходы; Это не относится к надбавкам и расходам, покрываемым единовременными выплатами.
В подтверждение этой позиции можно привести разъяснение Минфина России от 04.06.08 № 03-03-06/1/344. В этом письме ведомство подтвердило право компании самостоятельно разработать первичный документ, которым она подтвердит выплату возмещения расходов на проезд «разъездного» сотрудника.
4. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо предусмотреть порядок выплаты такой компенсации. Дело в том, что оплачивать служебные поездки сотрудников компания может как авансом (к примеру, до начала отчетного периода), так и постфактум, компенсируя собственные средства сотрудников, затраченные ими на проезд. Если организация периодически выплачивает работникам денежные средства, за счет которых последние приобретают проездные документы (проездной билет на метро или единый билет на общественный транспорт на месяц), велика вероятность возникновения фактических расхождений.
Например, компания выплатила работнику 1000 руб. Работник приобрел единый проездной билет на месяц стоимостью 800 руб. и 300 руб. потратил на проезд на пригородной электричке. В этом случае разницу в 100 руб. организация по окончании месяца возместит сотруднику на основании его письменного заявления с приложенными проездными документами. Но возможна и обратная ситуация — затраты работника составили лишь 800 руб. на единый проездной билет. В этом случае оставшиеся 200 руб. сотрудник должен возвратить в кассу организации.
По мнению налоговиков, если за выданные под отчет денежные средства сотрудник не отчитался (не подтвердил свои расходы на приобретение проездных документов кассовыми чеками или иной «первичкой»), такие суммы признаются его доходом, с которого работодатель как налоговый агент обязан удержать НДФЛ (письма ФНС России от 24.12.13 № СА-4-7/23263, УФНС России по г. Москве от 12.10.07 № 28-11/097861 и от 27.03.06 № 28-11/23487).
При этом суды в большинстве случаев поддерживают контролеров (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.13 № 14376/12 , от 05.03.13 № 13510/12 и ФАС Западно-Сибирского округа от 23.12.13 № А27-1862/2013). Вместе с тем ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 14.09.09 № А32-27520/2008-19/520 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 11.01.10 № ВАС-17159/09) пришел к иному выводу — тот факт, что директор компании не вернул выданные под отчет суммы, не изменяет целевой характер таких средств. Соответственно спорные денежные средства не являются налоговым доходом физлица и обложению НДФЛ не подлежат.
Учитывая неоднозначную позицию судов и мнение налоговиков, компании целесообразно заранее не выдавать денежные средства на оплату проезда работникам в рамках их трудовых обязанностей, а компенсировать фактически понесенные сотрудниками расходы. Такой порядок безопаснее закрепить в положении о компенсации расходов на проезд.
5. Указание в документе видов транспорта и суммы компенсации обоснует понесенные расходы. Использование некоторых видов транспорта при выполнении служебных заданий нередко вызывает претензии контролеров. В частности, рискованно включать в налоговые расходы стоимость проезда сотрудника на такси, расходы на аренду автотранспорта (письмо Минфина России от 29.11.10 № 03-03-06/1/742) или возмещать затраты на ГСМ по личному транспорту сотрудника. Напомним, что независимо от условий положения о компенсации расходов на проезд в налоговые затраты компания вправе включить сумму компенсации ГСМ по личному автотранспорту сотрудника только в пределах законодательством норм (письмо Минфина России от 23.09.13 № 03-03-06/1/39239).
Отметим также, что, помимо перечисления видов транспорта, проезд на котором подлежит возмещению, целесообразно запросить у сотрудника пояснительную записку, объясняющую такой выбор. К примеру, из-за отсутствия сообщения общественного транспорта или нарушения движения по маршрутам (вследствие дорожно-транспортного происшествия) сотрудник отправился на переговоры на такси, курьеру вместо передвижения на общественном транспорте удобнее использовать собственный автомобиль для доставки габаритных товаров клиентам и пр.
6. В положении компания вправе прописать возможность компенсации сопутствующих транспортных расходов сотрудника. В частности, деловые поездки сотрудников могут быть международными или междугородними. В этом случае у них возникают дополнительные расходы в виде аэропортовых платежей, консульских или визовых сборов, а также пошлин за оформление загранпаспортов. Такие сборы направленный в служебную поездку сотрудник не может не оплатить, а их размер зависит от выбранного транспорта.
ФНС России в письме от 25.11.11 № ЕД-4-3/19756@ согласилась, что компания вправе включить в налоговые расходы:
— плату за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
— обязательные консульские и аэродромные сборы;
— сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
— расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
— иные обязательные платежи и сборы.
Поскольку несение таких расходов обусловлено исполнением постановления Правительства РФ от 13.10.08 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
По мнению автора, если обязанность возместить работнику подобные затраты, сопутствующие оплате проезда, предусмотрена в положении о компенсации расходов на проезд, компания сможет учесть их и в том случае, если поездки работника за границу являются не командировками, а обусловлены разъездным характером работы.
7. В положении о компенсации расходов на проезд необходимо закрепить перечень документов, которые подтвердят понесенные расходы. В частности, это билеты на оплату проезда в общественном транспорте, квитанции на оплату услуг такси и посадочные талоны. Так, Минфин России подтвердил, что расходы на покупку электронного билета подтверждает:
— сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
— посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
— контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети (письмо от 29.08.13 № 03-03-07/35554).
Отметим также, что работник может представить в бухгалтерию квитанцию о выписанном ему штрафе за безбилетный проезд. Даже если компания в положении о компенсации расходов на проезд предусмотрит возмещение такого штрафа, выплатить соответствующую сумму ей придется за счет чистой прибыли. Поскольку административные штрафы при базы по не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ).
Возмещение транспортных расходов сотруднику производится на предприятиях при осуществлении поездок по служебной надобности. Какими же нормами должны руководствоваться бухгалтерские работники, чтобы начисление этой компенсации было оформлено правильно, и как выглядит процедура возмещения?
Что такое компенсация и какие расходы персонала относятся к транспортным?
Современное ведение бизнеса предусматривает большую мобильность некоторых работников предприятия. Как правило, для того чтобы сотрудник не тратил свои средства в поездке, ему выдаются деньги под отчет. Об их расходовании он отчитывается по приезде, после чего или сдает излишек, или получает перерасход.
Однако иногда обстоятельства требуют траты в поездке своих средств, например, если пришлось ехать по служебным делам без заезда к работодателю. В таком случае последний обязан впоследствии возместить понесенные сотрудником издержки - выплатить компенсацию.
Издержки, связанные с транспортом и подлежащие возмещению, таковы:
- расходы, понесенные сотрудником при использовании принадлежащего ему транспорта;
- расходы по оплате транспорта, взятого в аренду для служебной поездки;
- стоимость купленных билетов для проезда в общественном транспорте, оплата такси и проч.
Если командировки носят продолжительный характер, то работодатель должен возмещать, кроме того, расходы на проживание, суточные и т. п.
Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
Для того чтобы компенсация транспортных расходов была произведена, существуют следующие условия:
- все траты осуществляются с ведома и согласия работодателя;
- расходы должны быть оправданы;
- суммы понесенных издержек должны иметь документальное подтверждение.
Последний пункт стоит внимательно рассмотреть отдельно, поскольку перечень документов может существенно разниться в разных обстоятельствах. Опишем каждую группу документов.
Локальная нормативная база работодателя по вопросам компенсации
Условия компенсации транспортных расходов сотрудникам и порядок этой процедуры в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ надлежит зафиксировать в трудовом/коллективном договоре или приложениях к указанным документам. Отдельно в трудовом/коллективном договоре следует отметить разъездной характер деятельности работника (если таковой имеет место).
Если есть необходимость, то можно сформировать отдельный документ по этому вопросу, например приказ, концепцию (положение) о порядке возмещения транспортных расходов. В нем и указать все должности, на которые распространяется компенсация, и каким путем такие средства могут быть получены.
Какие документы нужны для получения возмещения
Если работник использует личный автомобиль или иное транспортное средство для поездок по работе, то такие расходы разрешается возмещать из средств предприятия. Однако обоснованность расходов требуется подтвердить документально.
Обычно с таким работником заключается договор, где обосновывается необходимость в использовании принадлежащего ему автомобиля и оговариваются условия использования транспортного средства, его ремонта (если автомобиль нужен постоянно). В соглашении можно указать интенсивность использования авто и цели его применения. К договору прилагается копия ПТС.
Если поездка разовая, то сотрудник может написать заявление о компенсации транспортных расходов с просьбой возместить ему понесенные транспортные расходы с приложением всех подтверждающих документов.
Чтобы показать объем затрат на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли, используются путевые листы, к которым прикладываются чеки на топливо. Допускается использование путевых листов по формам собственной разработки.
СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ: ФНС РФ считает путевой лист необходимым для обоснования такого рода расходов, а Минфин РФ - необязательным. Судя по всему, компаниям в этом вопросе следует исходить из принципов целесообразности.
Какие рамки компенсации предусмотрены?
Рамки выплат оговариваются либо в договоре на использование личного автотранспорта в рабочем процессе, либо в допсоглашении к трудовому/коллективному договору. Однако учесть в базе по налогу на прибыль полностью эти затраты не удастся, даже если будет издан отдельный приказ руководителя, так как действует правительственное постановление от 08.02.2002 № 92, устанавливающее, что в расходах для расчета налога на прибыль можно будет учесть возмещение в размере 1 200 руб. для авто с двигателями до 2 л и 1 500 руб. для авто с двигателями, объем которых превышает 2 л.
Если компенсация окажется больше указанных величин, то в состав затрат ее включать не допускается.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если окажется, что автомобиль не принадлежал сотруднику предприятия на праве собственности, а возмещение им получено, налоговики при проверке обяжут работодателя учесть такие суммы в качестве доходов сотрудника и удержать с них НДФЛ и начислить взносы в страховые фонды.
Какие документы оформляются, если автомобиль арендуется у сотрудника?
Одним из видов сотрудничества с работниками, осуществляющими поездки по работе на личном автомобиле, может быть аренда такого авто. Она оформляется договором аренды, в котором арендодателем выступает работник, а арендатором - работодатель. Здесь же устанавливается арендная плата и условия использования авто.
Обычно все расходы по горюче-смазочным материалам, ремонту, техническому обслуживанию и проч. ложатся по договору на плечи арендатора. Такие затраты вполне обоснованно можно включать в базу по налогу на прибыль. Главное - чтобы наличествовали документы, подтверждающие размер произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
Когда расходы на такси могут быть компенсированы?
Расходы на поездки в такси по служебной надобности тоже могут быть возмещены, но при выполнении следующих условий:
- во-первых, это возмещение должно быть оговорено в колдоговоре или в отдельном положении по компенсации транспортных затрат;
- во-вторых, понадобятся подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать чек от таксиста и пояснительная записка сотрудника с указанием, почему именно такое средство передвижения было выбрано.
При выполнении этих условий бухгалтерия может принять соответствующие расходы к учету и уменьшить на их величину базу по налогу на прибыль.
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
В бухучете суммы начисляемых возмещений группируются по дебету 73-го счета, служащего для расчетов с персоналом по другим операциям. Корреспондирующими счетами при этом будут «затратные» счета. Проводки будут такого рода:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 - отражаем начисление возмещения.
Выплата пособий будет проходить по кредиту счета 73: Дт 73 Кт 50 (51).
В налоговом учете отражаются все суммы возмещений кроме тех сумм, на которые превышаются нормативные показатели.
Пример
Торговый представитель ООО «Кора» Магомедов А. П. исполнял трудовые обязанности на личном автомобиле с объемом двигателя до 2 л. По действующему положению ему причитается компенсация в сумме 5 600 руб.
Записи в учете будут выглядеть так:
Дт 26 Кт 73 - 1 500 руб. - начисляем компенсацию нормативной величины;
Дт 91.2 Кт 73 - 4 100 руб. (5 600 – 1 500) - компенсация, которую нельзя принимать в налоговом учете.
Возникающее постоянное налоговое обязательство объясняется тем, что сумма затрат по бухучету выше, чем в налоговом учете. Далее следует поступить согласно нормативам ПБУ 18/02.
Дт 99 Кт 68 - 820 руб. (4100 × 20%) - показываем условный расход.
НДФЛ с сумм возмещения в данном случае не удерживается.
***
Транспортные расходы могут быть возмещены работодателем, если поездки на личном транспорте согласованы с руководством, носят обоснованный характер и подтверждены документально. В бухгалтерском учете суммы компенсаций отражаются в полной мере. В налоговом учете компенсационные выплаты учитываются в той части, которая не превышает нормативных размеров.
