Обязанность заполнять командировочные удостоверения была снята с работодателя в начале 2015 года, но при необходимости вы можете оформить этот документ. Как это сделать – расскажем в этой статье.
Из этой статьи вы узнаете:
- как оформить командировочное удостоверение;
- какие даты поставить в командировочном удостоверении;
- как вносить исправления в командировочное удостоверение;
- какие отметки делать в командировочном удостоверении;
- какая печать должна ставиться на командировочных удостоверениях.
Изменения, привнесенные в порядок направления работников в командировку, во многом на руку кадровику. Теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение, а срок пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждают проездные билеты. Работник просто предоставляет их по возвращении в отдел кадров.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:
Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.
Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.
Внимание!
По мнению Минфина России, служебная записка не является оправдательным документом, подтверждающим использование личного транспорта для проезда к месту командировки. Поэтому для того, чтобы организация имела возможность без риска учесть расходы на возмещение затрат работника по использованию личного транспорта при исчислении налога на прибыль, необходимо составить первичный оправдательный документ в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Учитывая эту позицию, Минтруд России уже готовит проект новых изменений в постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Принятое Правительством РФ постановление*, вступило в силу 8 января 2015 года. До этого дня сроки пребывания сотрудника в служебной командировке подтверждались командировочным удостоверением.
Порядок оформления командировки до внесения изменений в законодательство:
1. Составляется служебное задание.
2. Служебное задание подписывается руководителем организации или уполномоченным на это лицом.
3. Подписанное служебное задание передается в отдел кадров.
4. Отдел кадров издает приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а).
5. Выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10).
6. Вернувшись из командировки, работник составляет краткий отчет о проделанной в командировке работе.
7. Отчет о работе согласовывается с руководителем подразделения, в котором работает командированный сотрудник.
8. Работник сдает командировочное удостоверение и авансовый отчет в бухгалтерию.
Важные бланки при оформлении командировки**
Предлагаем вам ознакомиться с необходимыми для оформления командировки бланками.
При необходимости вы можете их скачать на свой компьютер.
Бланк путевого листа легкового автомобиля для оформления командировки
Форма №3
Этот документ понадобится, если работник едет в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле).
Даты в командировочном удостоверении
Разберемся: какие даты нужно ставить в документах? Командировка начинается в день отправки к месту ее прохождения с места постоянной работы. Подтверждением тому служит билет на самолет, поезд, автобус. Дата отправления до 24:00 – это текущий день. День приезда – это день прибытия работника на выбранном транспорте к месту постоянной работы. Продолжительность командировки – дни от ее отъезда до приезда работника обратно. Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения.
Отметки в командировочном удостоверении
Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.
Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки.
Исправления в командировочном удостоверении
В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом. Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения. Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить.
Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 об отмене командировочных удостоверений. Документ вступил в силу с 8 января 2015 года. Давайте разберемся, как же оформить командировку без командировочного удостоверения. С 8 января 2015 года подтверждать командировку и расходы можно проездными документами. Для поездки зарубеж необходимы также отметки в паспорте. Если работник поедет на личном транспорте, он должен будет написать служебную записку в произвольной форме, к которой приложить документы об использование авто в поездке (чеки АЗС, чеки об оплате платной дороги и другие подобные документы). Помимо этого с 8 января 2015 года отменено требование составлять служебное задание и отчет командированного о выполненной работе.
Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны
По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
- Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте.
В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.).
Правительство рф отменило командировочные удостоверения
Важно
Исправления в документ вносятся по правилам, определенным п.7 ст.9 Закона «О бухгалтерском учете», а именно: исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Отметим, что печать не относится к обязательным реквизитам первичного учетного документа. Унифицированная форма № Т-10 также не обязывает проставлять печать организации при оформлении командировочного удостоверения.
Поэтому печать на командировочных удостоверениях при их оформлении и исправлении можно не ставить. Пример командировочного удостоверения Ниже вы можете ознакомиться с примером заполнения бланка командировочного удостоверения и скачать образец на свой компьютер.
Ошибка 404
Фактический срок пребывания в командировке будет теперь определяться по проездным документам или указываться сотрудником в служебной записке, если он добирался до места назначения на личном транспорте. В этом случае дополнительно необходимо будет приложить к авансовому отчету оправдательные документы, подтверждающие использование личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Документ опубликован 31 декабря 2014 года на официальном интернет-портале http://www.pravo.gov.ru и уже вступил в силу.
Отметим, что командировочные удостоверения отменены во исполнение пункта 10 раздела IV мероприятий дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 № 162-р).
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете. Как подтвердить расходы после отмены командировочного удостоверения в 2015 году Итак, командировочные удостоверения в 2015 году отменены. Но это не значит, что теперь не требуются иные документы для подтверждения расходов и фактического времени пребывая работника в командировке.
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.
С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным».
Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года
Внимание
Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте. Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.
Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года
- Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
- Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
- Табель учета рабочего времени.
- Авансовый отчет.
С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, - читайте в статье.
Что признается служебной командировкой Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.
- Главная
- Правовые ресурсы
- «Горячие» документы
- Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ» Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.
Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример. Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных. ! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Пример.
С января 2015 г. - это очень важное изменение, которое готовилось заранее. А также вступили в силу другие поправки, которые определяют порядок и особенности направления работников в командировку. Изменения и новое Положение о командировках утвердило постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.2014г. (далее - Положение).
Однако, несмотря на то, что, казалось бы, жизнь работодателям и сотрудникам упростили, возникает ряд вопросов, как поступать в той или иной ситуации, когда происходит направление работника в командировку в соответствии с новыми правилами. Например, как учитывать теперь расходы, какие документы от работника принимать в качестве отчета, как уплачивать налоги с командировочных и т. д. Эти и другие особенности направления в командировки рассмотрим в этой статье.
Ситуация № 1. Можно ли принять расходы по командировке без документального подтверждения расходов на проезд и проживание, а только при наличии отчета (сотрудник использовал личный транспорт и проживал у родственников)?
Да, можно. Действующее законодательство не устанавливает обязанности сотрудника отчитываться о расходовании денежных средств, выделенных в качестве суточных. В соответствии с п. 10 Положения, подтверждение расходования суточных не требуется. Однако организация обязана подтвердить факт и продолжительность нахождения своего сотрудника в служебной командировке. Основным подтверждением этому служат проездные документы, предоставляемые работником при возвращении к основному месту работы (п. 7 Положения).
В случае утери или серьезного повреждения документа, подтверждающего проезд, сотрудником должен быть предоставлен дубликат или его копия, имеющаяся у транспортной компании, осуществившей перевозку лица, в котором должно быть отражено время, стоимость, маршрут поездки, а также данные перевозимого лица (письмо Минфина РФ № 03-03-05/18 от 05.02.2010г.).
Если до места командирования и обратно сотрудник добирался на личном автотранспорте, то по возвращении он должен предоставить служебную записку и документы, подтверждающие непосредственное использование автомобиля (квитанции с АЗС, чеки и т. д.), а также авансовый отчет (п. 7 Положения). Если сотрудников несколько - каждый из них отдельно должен предоставить указанные документы (т. е. записку и отчет).
Обратите внимание, приказ о направлении в командировку также является подтверждение нахождения работника в командировке.
Относительно подтверждения факта проживания сотрудника у родственников или знакомых необходимо отметить следующее. С отменой командировочного удостоверения был решен ряд трудностей, возникавших у организации при отражении в указанном документе факта проживания работника у родственников. Как было сказано выше, на настоящий момент законодательство не содержит положений, требующих от лица подтверждать факт проживания у близких или знакомых. Однако во избежание недоразумений данный факт стоит отразить в служебной записке и авансовом отчете.
Ситуация № 2. Обязана ли организация выплатить суточные сотруднику, находившемуся в командировке один день?
Не обязана, но может. Вопрос выплаты суточных при однодневных командировках отнесен на усмотрение организации (абз. 4 п. 11 Положения). Ранее Минфин придерживался иной позиции, указывая, что налогоплательщик не вправе учитывать расходы на оплату суточных при командировках своих сотрудников на один день. На настоящий же момент официальная позиция министерства позволяет организации отнести расходы на оплату суточных при однодневной командировке в состав прочих расходов (письмо Минфина № 03-03-06/1/18005 от 21.05.2013г.).
Ситуация № 3. Может ли руководитель своим приказом установить суточные командированному сотруднику в размере, большем, чем указано в коллективном договоре? Если да, то можно ли отнести данную сумму в состав расходов по налогу на прибыль?
Да, может. Законодательством не установлен предельный размер суточных, выплачиваемых при направлении работника в командировку. Однако учесть всю сумму в составе расходов на прибыль не получится. Несмотря на то, что нормирование суточных было отменено ФЗ № 158 от 22 июля 2008 г. , учесть данные затраты можно только в той сумме, в какой они отражены в коллективном договоре. Например, если договором суточные установлены в размере 1000 руб., а приказом руководителя в сумме 1500 руб., то отнести в состав расходов по налогу на прибыль можно только 1000 руб., а 500 руб. придется оплачивать из чистой прибыли (письмо Минфина № 03-03-06/1/206 от 01.04.2010г.).
Существует еще один нюанс, связанный с обложением подоходным налогом суммы суточных сверх установленного в законе предела. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ НДФЛ не облагается доход в виде суточных в размере не превышающем 700 руб. при командировках внутри страны и 2500 руб. при . Все, что выплачивается работнику сверх этой суммы, подлежит обложению подоходным налогом в размере 13%. Пример. При направлении в командировку сотрудника, из суточных в размере 2000 руб., придется начислить налог 13% с 1300 руб. (2000 - 700 руб.).
Ситуация № 4. Может ли организация учесть в составе расходов по налогу на прибыль затраты на оплату проживания сотрудника, находившегося в командировке, в случае если им не предоставлено никаких подтверждающих документов о съеме жилья? Необходимо ли облагать НДФЛ данную сумму?
Нет, не может. Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль не получится. Кроме того, в данной ситуации организация может отказать работнику в компенсации расходов на найм жилого помещения. Ведь в соответствии с требованиями закона расходы считаются обоснованными в случае их документально подтверждения (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 10, 11, 26 Положения).
Таким образом, подтверждением расходов на жилье могут служить следующие документы (постановление ФАС СЗО № А26-1621/2007 от 26.02.2088г.):
- счет из гостиницы;
- квитанции к приходному кассовому ордеру;
- договор найма жилого помещения;
- иной документ, подтверждающий проживание сотрудника.
Если документы утрачены, повреждены или отсутствуют (а копии получить невозможно), организация по своей инициативе может компенсировать работнику расходы на проживание, но учесть в составе расходов по налогу на прибыль, как было сказано выше у организации не получится.
В отношении обложения указанных расходов НДФЛ необходимо отметить следующее. Обложению подоходным налогом подлежат расходы сверх установленных п. 3 ст. 217 НК РФ сумм суточных, вне зависимости от того, были ли они израсходованы на найм жилья или иные цели.
Также организации придется уплатить в случае возмещения сотруднику расходов указанных (п. 2 ст. 9 ФЗ № 212 от 24.07.2009г.).
Ситуация № 5. Какой порядок подтверждения срока пребывания работника в командировке, если до места командирования и обратно он добирался на служебном транспорте?
Специальных правил нет. Особых правил подтверждения срока пребывания в командировке при использовании служебного транспорта законодательство, в частности Положение, не устанавливает. В данной ситуации подтверждением может служить путевой лист (форма № 3, утвержденная постановлением Госкомстата № 78 от 28.11.1997г.).
Так как данная форма не является обязательной, организация при направлении работника в командировку вправе сама разработать форму путевого листа (информация Минфина № ПЗ-10/201 от 4.12.2012 г.). Несмотря на то, что путевой лист составляется в свободной форме, он должен содержать следующие обязательные данные (п. 2 Приказа Минтранса № 152 от 18.09.2008г.):
- Номер и дату;
- Срок действия;
- Сведения о владельце транспортного средства;
- Информация о транспортном средстве;
- Данные о водителе.
Ситуация № 6. Возмещаются ли командированному работнику расходы на проезд на общественном транспорте (ж/д, метро, наземный транспорт) к месту командировки и обратно?
Да, в случае их документального подтверждения. Пунктом 12 Положения предусмотрена компенсация расходов сотруднику при проезде к месту командировки и обратно на общественном транспорте. Основным условием признания данных расходов является наличие проездного документа. Также организация может возместить затраты на проезд во время командировки. Если указанные затраты отражены в коллективном договоре или локальном акте организации их можно будет учесть при расчете налога на прибыль.
Ситуация № 7. Можно ли учесть в качестве расходов по налогу на прибыль затраты на перемещение работника во время командировки на такси? Если да, то какими документами их необходимо подтвердить?
Можно. Если указанные затраты экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. 24 Положения, ст. 168 ТК РФ, постановление ФАС МО № Ф05-15227/13 по делу № А40-171903/2012 от 13.12.2013г.). Подтверждением проезда в данном случае будет являться чек ККТ или квитанция об оплате. Отказать в выдаче указанных документов таксист не вправе (п. 111 постановления Правительства РФ № 112 от 14.02.2009г.).
Но это еще не все. Вместе с одним из этих документов сотрудник должен приложить служебную записку, в которой будет отражена необходимость перемещения данным видом транспорта. В ином случае данные расходы могут быть признаны экономически необоснованными.
Ситуация № 8. При направлении в служебную командировку и получении суточных обязан ли сотрудник по возвращению к месту работы, отчитаться, на какие цели были израсходованы полученные денежные средства?
Не обязан. Действующим законодательством не установлена обязанность сотрудника отчитываться о расходовании суточных. Организация имеет право в полном объеме отнести указанные затраты в состав расходов по налогу на прибыль. При этом документального подтверждения расходования данных средств не требуется (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ).
Но в то же время не все расходы можно отнести к суточным. Например, расходы на питание, химчистку, проезд на такси (без указания обоснованности данной поездки), услуги связи и иные затраты, не имеющие экономической обоснованности, учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль не получится.
Ситуация № 9. Два сотрудника организации были направлены в служебную командировку. Расходы на оплату жилья полностью взял на себя один из работников, осуществив расчет с гостиницей своей банковской картой. Как учесть данные расходы в целях налогообложения налогом на прибыль и как возместить их сотруднику, производившему оплату?
В случае направления в командировку своих сотрудников организация должна выплатить им аванс на командировочные расходы, включающие средства на найм жилого помещения (п. 10-11 Положения).
При возвращении из командировки сотрудники обязаны предоставить служебную записку, в которой должны быть отражены произведенные ими расходы. В случае оплаты расходов на жилье банковской картой работник должен представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов: банковской выписки о списании денежных средств с карты, счета из гостиницы на оплату услуг проживания обоих сотрудников и пояснительную записку о необходимости оплаты своими денежными средства.
После того, как авансовые отчеты будут предоставлены, организация должна компенсировать сотруднику расходы на оплату жилья в полном объеме.
В отношении учета данных расходов в целях налога на прибыль необходимо отметить следующее:
Учесть указанные затраты в составе расходов по налогу на прибыль если они экономически оправданы и документально подтверждены можно в полном объеме (п. 1 ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ПОДЫТОЖИМ:
Итак, как видите, изменения, которые были сделаны в начале 2015 года, внесли существенные поправки относительно направления работников в командировки, а также упразднили такой документ, как командировочные удостоверения. При этом есть ряд спорных моментов, которые были рассмотрены в данной статье. И несмотря на то, что командировочные удостоверения были упразднены, работники, находящиеся в командировках, все равно должны отчитываться, предъявлять документы об оплате расходов на жилье, транспорт и т. д. Поэтому будьте внимательны при оформлении командировок, выплате суточных, возмещении расходов, уплате налогов и т. п. А также следите за изменениями в законодательстве вместе с нами.
См. также:
Один из спорных моментов, возникающих при проверке налоговой, это исчисление суточных при командировке сотрудника. С 08 января 2015 года вступили в силу изменения, которые коснулись порядка оформления, в связи с тем, что некоторые документы убрали из обязательного перечня, необходимых при отправлении сотрудника в командировку. Разберем, каким образом определить размер суточных с 2015 года.
С введением новых правил оформления командировки сотрудников порядок определения суточных компанией не претерпел изменений. По-прежнему, определение их размера лежит на плечах самой организации и устанавливается путем закрепления лимитов на основании внутренних документов (издание приказа или отображение в трудовом договоре коллектива). Эти правила применяется как к командировкам внутри России, так и за рубеж.
В случае необходимости допускается изменение (пересмотр) размера в течение периода и ограничений по этому поводу в действующем законодательстве нет. Так, например, можно установить определенные нормы, действующие в зависимости от времени года (зимой/летом) или устанавливать на каждый квартал новые коэффициенты.
Начисление и выплата суточных работнику происходит исходя из расчета за каждый день командировки. Днем начала отсчета будет считаться дата отправления на поезде, вылете на самолете, выезде на автобусе или другом транспорте. А последним днем поездки будет считаться день возвращения (прибытия) сотрудника на место работы. Каждые новые сутки считаются с 0.00 часов последующего
Пример
Так, скажем, если сотрудник вылетает на самолете 1 марта в 9.00, а возвращается 2 марта в 0.10 минут, то по правилам, уже будут считаться новые сутки, т.е. суточные будут рассчитываться исходя из 2-х дней командировки. Конечно, если говорить о финансовой выгоде сотрудника, то ему это будет весьма удобно.
На ряду с тем, что размер суточных определяется исходя из внутренних нормативных актов организации, установлен максимальный размер суточных в 2015 году, который не облагается налогом на доходы, так установлен следующий порядок цифр:
- При командировке по России – 700 рублей.
- При заграничных поездках – 2500 рублей.
Свыше этих сумм будет взиматься дополнительно налог на доходы с сотрудника.
Обращаем ваше внимание, что Постановлением Правительства №771 от 29 июля 2015 года были внесены очередные коррективы в перечень необходимых для подтверждения командировки документов, которые вступили в действие с 8 августа 2015 года . .
Суточные при однодневных командировках
Согласно порядка начисления суточных, сотрудникам, которые отправляются в командировку и выполняют задание в течение одного дня, данные выплаты не предназначены. Однако, согласно постановления Верховного суда № 4357/12 от 11 сентября 2012 года, был сделан вывод, исходя из которого он разрешил выплаты при совершении однодневных командировок продолжительностью менее 24 часа, но с некоторой оговоркой о том, что они не являются полноценными выплатами по ТК, а это скорее является компенсацией «иных расходов» командированного сотрудника. При этом, они не облагаются НДФЛ, если их сумма не превышает 700 рублей.
Во избежание лишних вопросов и споров с налоговыми органами можно назвать такие выплаты компенсацией.
Кроме того, работодатель компенсирует расходы, связанные с рабочей поездкой:
- Стоимость проезда.
- Найма жилья и иные расходы.
Однако, необходимо документальное подтверждение понесенных затрат.
Если сотрудник предоставляет все подтверждающие документы, а выплаты не являются суточными, то такие суммы можно учитывать в составе доходов, которые освобождаются в полном объеме от налогообложения (письмо минфина № N 03-04-07/6189 от 01.03.2013)
Стоит отметить, что в соответствии с письмом Минфина № 03-03-06/30062 от 26.05. 2015 НДФЛ с суммы компенсации не превышающей 700 рублей по РФ не взимается, а однодневная командировка к расходам организации не принимается.
Исчисление при разъездной работе
Если сотрудник выполняет работу разъездного характера, то работодателю необходимо возмещать возникающие при этом расходы. К ним относится стоимость найма жилья, проезда, дополнительные расходы, в том числе суточные. При таком характере работы поездки не будут считаться, как командировки (Согласно постановления правительства №749 от 13.10.08 ч. 3 п. 3). Поэтому порядок начисления, выплаты и размеров суточных устанавливает на основании внутренних документов сам работодатель – в нормативных актах, приказах или трудовых договорах.
Однако, у налоговиков могут возникать споры по суточным, которые выдаются в виде фиксированной компенсации за каждый день или месяц. И они могут относить такие выплаты к заработной плате сотрудника, в связи с тем, что компенсация в даном случае не зависит от реально понесенных затрат на поездки. Поэтому, меньше вопросов возникает, если такие суточные будут устанавливаться в дни разъездов.
Суточные при загранкомандировках в 2015 году
Для того, чтобы рассчитать суточные при заграничных командировках необходимо учитывать то количество суток, которое сотрудник находился за границей РФ. Причем, если за рубежом он находился не всю поездку, а только ее часть, то следует учесть эти даты при расчете. Период пребывания за рубежом определяется исходя из отметок в заграничном паспорте сотрудника о пересечении границы (п.18, постановления правительства №749 от 13.08.2008).
Обращаем ваше внимание, что день, в который была пересечена граница на выезд из РФ, суточные выплачиваются в валюте, а день въезда в РФ считается по Российским нормам, в рублях
Нормы суточных, как и при поездка по России, рассчитываются исходя их установленных внутренними регламентными документами в организации по определенными ими суммами. Поэтому размер ставить можно и больше, единственно, что превышение установленных нормами цифр влечет уплату
Для того, чтобы ознакомиться с , введенными Минфином с 01.01.2005, по согласованию с МИДом по приказу №64 от 02.08.2004, перейдите по ссылке.
Если сотрудник выезжает в страны СНГ, то в этом случае период нахождения определяется исходя из проездных документов, если в заграничном паспорте не ставят отметки о пересечении границы. Размер суточных для РФ – 700 рублей, а для иностранных государств 2500 рублей.
Если командировка сотрудника за рубеж не превысили один день, то ему выплачивается 50% от норм выплат, причитающихся в иностранной валюте.
Стоит отметить, что при определении налоговой базы с суточных, выплаченной в иностранной валюте, учитывается курс ЦБ на дату выдачи и на дату фактически понесенных доходов (расходов). При наличии курсовой разницы может быть начислен НДФЛ.
Досрочное возвращение из командировки
При возникновении служебной необходимости вернуть сотрудника из командировки, нужно издать соответствующий приказ, который оформляется в произвольной форме. При этом вносить какие-либо изменения документы, которые были составлены ранее, не требуется. При издании приказа следует указать причину возникшей необходимости досрочного возвращения, чтобы обосновать дополнительные расходы, а если сотрудник по возвращении выезжает повторно, то эту командировку необходимо оформить уже по новым документам.
При этом, сотрудник мог потратить все выданные ему суточные. Согласно законодательству организация может списать только те суточные, из расчета фактического пребывания в командировке. То есть с даты выезда по дату возвращения. В свою очередь, компания может либо потребовать у сотрудника возмещения выплаченных сумм, либо простить эти суммы, однако при этом необходимо будет НДФЛ с разницы, т.к. это будет считаться доходом сотрудника.
Пример
1 марта сотрудник был направлен в командировку в Китай, до 12 марта, суточные были выплачены в полном объеме. В связи с производственной необходимостью сотруднику следовало прибыть в организацию раньше, предположим, был перенос встречи с партнерами в Москву на 6 марта. А после возникла необходимость завершить подписание контракта в Китае уже 8 марта, для чего работник покинул офис на следующий день.
В таком случае правильнее будет разбить поездку на 2 командировки. По сути, так оно и получается – первая командировка с 1 по 6 число, а вторая с 7 по 12 число. Так же необходимо пересчитать суточные, которые будут выплачены из расчета установленных внутренними правилами организации сумм компенсации сотрудникам при командировках. В данном примере, произойдет изменение расчетов за счет дополнительного прибытия в Москву и убытия, т.е.:
- Раньше 1 число считалось по нормам зарубежных поездок, а 12 по Российским коэффициентам.
- То теперь, 1, 7 (дни вылета) – по Зарубежным, а 6 и 12 (дни возвращения) по Российским.
Как считаются суточные в Крым с 2015 года
В связи с тем, что начиная с 18 марта 2014 года, территория Крыма вошла в состав Российской Федерации, то суточные будут выплачиваться в том же размере, что и при командировках по России, т.е. исходя из 700 рублей. И также действуют нормы, как и при поездках по России.
Порядок расчета у предпринимателей
По факту, командировкой является поездка наемного сотрудника, отправленного по распоряжению предпринимателя в связи с рабочей необходимостью, но сам наниматель не будет являться наемным трудящимся, в том числе не может являться сам у себя работодателем. В связи с этим суточные он списать не сможет (). Однако может списать расходы, которые были произведены на проживание и проезд, по .
В некоторых случаях получается доказать правомерность применения суточных и защитить их перед налоговиками, но это требует определенной волокиты, в том числе, возможно и судебной.
Необходимые документы, для подтверждения суточных
Согласно постановления правительства, с 8.01.2015 были отменены некоторые необходимые ранее документы, такие как: служебное задание, описывающее цели поездки, командировочное удостоверение, а также нет надобности заполнять отчет о произведенной работе. Хотя применение данных документов не требуется, их можно продолжать использовать во внутренних целях. Теперь возникают вопросы, а каким же образом учитывать суточные?
Если раньше отметки о посещении организации проставлялись в командировочном удостоверении, то теперь это можно расписать в служебной записке с приложением необходимых документов. Суммы произведенных расходов отражаются в сотрудника в течение 3-х рабочих дней по возвращении с поездки.
Если сотрудник отправлялся общественным транспортом, то даты отправления, помимо приказа, подтвердят даты на проездных билетах (Распечатанный электронный и посадочный билеты). Также пригодятся чеки с мест проживания и питания в местах поездки.
Если сотрудник отправился на служебном или личном автомобиле, то необходимо приложить чеки с заправок, желательно заправиться в день выезда, на месте пребывания и по возвращении, чтобы приложить чеки к служебной записке.
Как уже сказали, при заграничной поездке подтверждением будет отметка о пересечении границы в заграничном паспорте, а при поездки по странам СНГ, рассчитывается исходя из проездных билетов, в связи с тем, что отметки могут не ставить.
Пример
Сотрудник отправляется в командировку на территорию Белоруссии, вечером 1 марта, а возвращается 4 марта, на месте будет 2,3 и 4-го.
Для расчета даты пересечения границы будут необходимо взять даты отправления, согласно проездным документам. Так, в расчете 1, 4 марта будут выплачиваться исходя из Российских норм, а 2 и 3-го по зарубежным нормам.
Последствие отмены командировочного удостоверения
Возможно вас заинтересует:
С 8 августа 2015 года действует новая редакция Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение о командировках). Изменения внесены постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Разберемся, что поменяется в работе бухгалтера.
Письменное решение — основание для направления в командировку
Чиновники уже второй раз за последнее время уточняют наименование и порядок оформления документа, который нужен для . Теперь это письменное решение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). То есть появилось прилагательное «письменное».
На практике решение оформляют в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Его можно оформить по унифицированной форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Можно самим разработать и утвердить бланк такого приказа (распоряжения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компания вправе взять за основу унифицированную форму и добавить в нее необходимые поля. Образец приведен ниже (образец 1).
Образец 1 Приказ о направлении в командировку
Примечание . При использовании личного или арендованного автомобиля нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об использовании личного имущества работника в служебных целях либо договор аренды
В Положении о командировках нет прямого указания, что необходимо оформить письменное разрешение работодателя на проезд на попутном транспорте. Роструд рекомендует установить порядок пользования попутным транспортом в локальном нормативном акте компании (письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1).
Служебная записка
Если работник ездил в командировку на автомобиле, по возвращении из командировки он должен составить (абз. 2 п. 7 Положения о командировках). В ней нужно указать фактический срок пребывания в командировке. Такие рекомендации давали раньше и специалисты Роструда (письма от 15.05.2015 № 1168-6-1 и от 10.04.2015 № 831-6-1). Образец служебной записки приведен ниже (образец 2).
Образец 2
Документы, прилагаемые к служебной записке
К служебной записке работник должен приложить документы, подтверждающие срок пребывания в командировке. Их перечень будет зависеть от обстоятельств проезда и проживания в командировке (см. таблицу ниже).
* Документ, подтверждающий оказание услуг по проживанию в месте командирования (например, договор аренды квартиры у частного лица), должен содержать сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства РФ от 25.04.97 № 490.
Если нет документов на проезд и проживание
В служебной записке работник может объяснить причину отсутствия у него документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание. В этом случае подтвердить фактический срок пребывания в командировке можно письмом принимающей компании (абз. 4 п. 7 Положения о командировках). В письме принимающем компании должны быть указаны начальная и конечная даты срока.
Фрагмент служебной записки смотрите ниже(образец 3).
Образец 3
Журналы регистрации командированных работников теперь необязательны
Отменен пункт 8 Положения о командировках. Этим пунктом на Минтруд России возлагалась обязанность утвердить формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.
Формы журналов учета, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н (далее — приказ № 739н), не отменены и пока продолжают действовать.
Можно не вести…
- журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации по форме, приведенной в приложении № 2 к приказу № 739н;
- журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы по форме, приведенной в приложении № 3 к приказу № 739н.
Вместе с тем работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.
…но хранить обязательно
Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока. То есть просто выбросить их за ненадобностью нельзя.
Журналы учета командированных по РФ работников нужно хранить в течение 5 лет. Журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, нужно хранить в течение 10 лет (п. «з» и примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Журналы отменят в ближайшем будущем
Очевидно, что изменения, внесенные постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771, приведут к необходимости отмены Порядка и форм учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденных приказом № 739н. Такой вывод можно сделать из абзаца 10 пояснительной записки к проекту постановления Правительства РФ, размещенного на официальном портале по адресу: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .
Сентябрь 2015 г.
