Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.
ФАЙЛЫ
2 файла
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
- Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
- Когда был выдан путевой лист (дата).
- Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
- Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
- Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
- «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
- Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
- Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
- Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
- Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
- Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
- Какие грузы доставляет транспортное средство.
- Пробег.
- Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.
Каждая организация, у которой в служебном пользовании есть транспортные средства, должна вести учет движения выдаваемых путевых листов. Для этого предусмотрена специальная форма, которая так и называется - "Журнал учета движения путевых листов". О том, как должен выглядеть этот документ и как заполнить его без ошибок, расскажет сайт
Организации и предприниматели, которые оказывают транспортные услуги или просто используют в работе служебные автомобили, обязаны регулярно регистрировать все оформленные путевые листы в специальном журнале. Это определено статьей 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ и приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152 . Форма журнала учета движения путевых листов утверждена достаточно давно постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 . За эти двадцаль лет ни разу не изменялись ни сама форма № 8, ни порядок ее ведения. Хотя в заполнение путевых листов законодатели вносили поправки ни один раз, последние из которых пришлись на начало 2019 года. Кроме формы № 8 постановлением Госкомстата были утверждены еще несколько форм, предназначенных для выдачи соответствующих путевых листов (для грузовых и легковых автомобилей, а также автобусов). О них пойдет речь в другой статье, а сейчас мы остановимся подробнее на учетной документации первичного типа, предназначенной для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, а также сдачей отработанных листов обратно в бухгалтерию организации.
Что собой представляет журнал учета движения путевых листов
Применение такого учетного документа обладает сразу несколькими преимуществами, которые делают использование журнала полезным даже для тех фирм, которые не обязаны это делать. В частности, он дает возможность контролировать своевременность и порядок оформления путевок и более оперативно проверять списание горюче-смазочных материалов. Типовая межотраслевая форма № 8(ОКУД 0345008) представляет собой сшитые в виде книги листы, на которых нанесена таблица из девяти колонок. Каждая организация может разработать и использовать свою форму этого документа, поскольку его бланк является рекомендуемым и обязательным. Разработка своей таблицы позволит расположить колонки в удобном порядке, убрать ненужные данные и добавить актуальные. В типовом бланке, в частности, указывается:
- номера путевого листа и даты его выдачи;
- табельный номер и ФИО водителя транспортного средства;
- гаражный номер транспортного средства (указание регистрационного государственного номера в типовой форме не предусмотрено, но его можно учесть в своем бланке);
- подпись водителя о получении путевки;
- подпись лица, уполномоченного на выдачу и приемку путевки (диспетчера);
- дата приемки листа и подпись бухгалтера;
- графа для примечаний.
Заполнять журнал учета путевых листов, скачать типовой бланк которого можно в конце статьи, необходимо в порядке, установленном приказом Минтранса РФ от 18 сентября 2008 г., № 152 . Этот порядок является единым для всех пользователей транспортных средств.
Журнал учета путевых листов: образец заполнения
В заполнении этой типовой формы обычно не возникает проблем. Записи можно делать от руки или заполнять бланк на компьютере, а в конце дня распечатывать листы для того, чтобы все уполномоченные лица могли расписаться. В рукописном варианте вести документ удобнее, если машин в организации много и диспетчер постоянно выдает и принимает путевки. Титульный лист документа, как обычно, должен содержать наименование организации, ее ОКПО и период, на который заведен бланк. Никаких подписей и печатей на титульном листе проставлять не нужно. Страницы документа должны быть пронумерованы, и их количество указано на его задней стороне. Прошивать и заверять печатью бланк не обязательно.
Внутри бланка достаточно заполнять графы по мере надобности. Никакого подведения итога при этом не требуется. Образец заполнения типового журнала выдачи путевых листов выглядит так:
После того, как в журнале закончатся свободные листы и графы, его следует хранить в архиве организации не менее трех лет, после чего можно уничтожить.
«Журнал учета движения путевых листов» – специализированная форма заполнения бумаг предприятиями, утвержденная в рамках норм законодательства посредством постановления государственного комитета статистики РФ от 1997 г. Эта форма актуальна и применима в том случае, если на балансе организации присутствуют транспортные средства, и осуществляется выдача путевых листов. Посредством данной формы можно вести детализированный аналитический учет документов, которые выданы водителю. Также журнал учета путевых листов предполагает в своем составе поле, в котором производится фиксация даты приемки листа бухгалтером. Это очень удобно для настройки документооборота, сразу можно узнать, кто из сотрудников нарушает согласованный регламент предоставления документов.
Документ может сохраняться и записываться в нескольких форматах, в частности – в печатной и электронной форме, что удобно для хранения, учета и систематизации информации. В этот документ вписываются данные обо всех листах, которые были выданы, и это не зависит от их типа формы. Документы подлежат сквозному типу нумерации. Получается, что вести сводный журнал нужно регулярно, так как формировать его задним числом не правильно.
Состав документа
Фактически бумага включает в себя несколько реквизитов и особенностей, физически это обложка и часть табличного значения. В рамках обложки отмечается наименование компании и временной период, за который выполнен данный журнал. В рамках табличного элемента присутствует несколько немаловажных значений.
- номерное значение (оно является индивидуальным для каждого документа);
- дата отмечается на момент заполнения и выдачи;
- сведения о водителе и табельном номере;
- номер автомобиля (гаражное значение);
- подпись работника за получение документа на руки;
- роспись диспетчерского сотрудника за то, что он принял бумагу от соответствующего сотрудника по вождению ТС;
- подпись бухгалтера и указание срока (даты), в который путевой лист и документы от водителя были приняты;
- актуальное примечание лица, ведущего данную форму.
Примечание призвано расшифровать имеющуюся информацию в других графах, чтобы любому заинтересованному пользователю отчетности была ясна содержащаяся в таблице информация.
Журнал учета путевых листов форма 8, скачать которую можно на сайте, должен заполняться непосредственно сотрудником фирмы, имеющим на это специальные полномочия. Если выдача документа осуществляется сторонней компанией на базе договорных отношений, то заполнением может заниматься специалист из сторонней организации, с которым заключен договор, предметом которого и являются услуги данного вида. Все нюансы прописываются в договорных отношениях с данной компанией, чтобы потом не возникало лишних вопросов, кто, когда заполняет ту или иную форму и как производится оплата за услуги. Журнал учета путевых листов образец заполнения имеет особый, обычный штатный сотрудник, который не сталкивался с такой формой ранее, может заполнить его неверно, что неминуемо приведет к штрафам со стороны контролирующих органов.
Путевой лист грузового автомобиля является основным документом первичного учета, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Для грузового автотранспорта постановлением Госкомстата России 28.11.1997 г. N 78 утверждены две формы путевых листов - форма N 4-с и форма N 4-п.
* Форма N 4-с (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты труда автомобиля по сдельным расценкам.
* Форма N 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в терние одного рабочего дня (смены) водителя.
Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику.
К счету прилагается соответствующий отрывной талон. Путевой лист остается в организации-владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.
В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.
Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики. Следует помнить, что участие в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении автомобиля).
Путевые листы по формам N 4-с и N 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на един рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.
Заполнение путевого листа осуществляется в следующей последовательности:
1. Под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале.
2. В строке "Режим работы" записывается код, соответствующий режиму работы (работы в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.
3. В строках "Колонна", "Бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.
4. В строках, посвященных автотранспортному средству, записывают марку, государственный номер, а также его гаражный номер.
5. В строках, посвященных водителю, записываются фамилия, инициалы, табельный номер, присвоенный работнику в транспортной организации, номер удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу.
6. В строках, посвященных лицензионной карточке, указываются сведения о ее виде (стандартной, ограниченной), регистрационном номере и серии.
7. В строках "Прицепы" записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.
8. В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).
9. В разделе "Работа водителя и автомобиля" - сведения о выезде и возвращении автомобиля по графику.
10. В разделе "Задание водителю":
В графе 18 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.
В графе 19 "Время прибытия" записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.
В графах 20-21 (адреса пунктов погрузки и разгрузки) указывается, откуда взять груз и куда его доставить согласно заявке, разовому заказу заказчика или по условиям договора.
В графе 22 "Наименование груза" записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.
В графе 23 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.
В графе 24 "Расстояние" записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показаниям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортной организации и заказчика.
В графе 25 "Перевезти тонн" записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.
Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортная организация. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортной организацией изменить задание.
11. На лицевой стороне путевого листа в строке "Выдать горючее" записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.
В строке "Подпись диспетчера" диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.
Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:
1. В разделе "Движение горючего" в графах 9, 10 и 11 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче-смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывают количество выданного горючего.
2. На лицевой стороне лицом, уполномоченным транспортной организацией осуществлять предрейсовый медицинский осмотр, своей подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.
3. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 5 "Показания спидометра" механик контрольно-пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 "Время фактическое" штамп-часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп-часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.
4. В разделе "Движение горючего" в графе 12 "Остаток при выезде" механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.
5. В строках, посвященных технической исправности автомобиля, механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража. В строках, определяющих водителя, принявшего автомобиль, водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.
Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности:
1. В разделе "Последовательность выполнения задания" формы N 4-с:
1.1. В графе 27 записываются последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно-транспортных документов по ездкам.
1.2. В графах 36-38 "Номера приложенных товарно-транспортных документов (ТТД)" грузоотправителем записываются все номера товарно-транспортных документов, относящихся к данной ездке.
1.3. В графах 28-30 "Прибытие" проставляются число и время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно-пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог). При отсутствии въездных ворот или контрольно-пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно-транспортной накладной (ТГН).
1.4. В графах 39 и 40 указывается наименование грузоотправителя, грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.
2. В разделе "Простои на линии" работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывают причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяют эти записи своей подписью.
3. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки ГИБДД, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).
При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:
1. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов" указывается расход горючего, время в наряде, количество ездок и заездов, пробег (согласно спидометру), объемы перевозки.
2. В разделе "Движение горючего" механик КПП или ОТК заполняет графу 13 "Остаток при возвращении" и расписывается под ней. В этом же разделе заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем ГСМ заполняют графу 14 "Сдано" и расписываются под ней.
3. В строке "Сдал водитель" водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.
После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняют его в следующей последовательности:
1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 "Нулевой пробег" по таблице расстояний диспетчер записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.
2. В разделе "Движение горючего" в графе 15 "Коэффициент изменения нормы" диспетчер записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 16 "Время работы спецоборудования" и графе 17 "Время работы двигателя" на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТЛ записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погру-зочно-разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.
3. В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 27 записывает общее количество ездок (ячейка "всего", а в строке "ТГД в количестве" - общее количество сданных товарно-транспортных документов. За общее количество сданных и принятых товарно-транспортных документов водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер - в строке "Принял диспетчер".
Заполнение путевого листа формы N 4-п характеризуется следующими особенностями:
1. В разделе "Задание водителю" в графе 18 "В чье распоряжение..." на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записываются наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 19 и 20 - плановое время прибытия и убытая, в графе 21 - плановое количество часов работы и в графе 22 - количество ездок по плану.
2. Отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему, заполняется заказчиком. В нем заказчик:
2.1. На основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов.
2.2. В строке "Заказчик" записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.
2.3. В строках "Прибытие..." и "Убытие..." указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика.
2.4. В строках "Приложенные ТГД" вписывает номера ТГД, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество.
2.5. В строке "Количество ездок" проставляет общее количество выполненных ездок.
2.6. В строке "Подпись и штамп заказчика" расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.
Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.
Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.
Предприниматели и организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ и другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре, который называется журнал учета путевых листов. Для него разработана унифицированная форма. В конце статьи можно скачать бесплатный образец.
Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, которая утверждена Госкомстатом РФ в 1997 году. Предприниматели и организации могут использовать этот шаблон и сегодня. Вместе с тем с 1 января 2013 года действует закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта применение унифицированных форм не является обязательным.
Касательно ведения журнала учета путевых листов 2018, стоит учесть ряд моментов:
- Регистр заводится на срок до 1 года.
- Руководитель сам определяет продолжительность ведения журнала.
- Если руководитель решает отказаться от использования унифицированной формы, нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
- Срок хранения журнала - минимум 5 лет (как и для других первичных документов).
Важно! Перед списанием журнала нужно убедиться, что закончился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка. В противном случае нельзя будет подтвердить ведение контроля.
После внесения отметок в регистр нужно поставить подписи. Подтверждают внесенные данные бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель. В конце унифицированной формы таблицы имеется графа для комментариев. Ее заполнять необязательно. В некоторых случаях в ней ставится наименование населенного пункта, куда следовал водитель, или другие дополнительные отметки.
Образец формы: обязательные реквизиты
По состоянию на 2018 год, стандартная форма выполняется в виде сшитых в брошюру бумаг. На странице располагается таблица из 9 столбцов. Во время разработки образца для своего предприятия можно расположить их в наиболее удобном порядке, убрать ненужные графы или включить дополнительные.
На первой странице журнала учета путевых листов образца заполнения указано наименование предприятия или организации и период ведения регистра. В специально отведенных полях справа вводятся коды по ОКУД и ОКПО.
- Номер путевого листа.
- Дата выдачи документа.
- Данные водителя. Вносят ФИО и табельный номер.
- Номер автомобиля.
- Подписи водителя, диспетчера (с датой взятия у водителя бланка) и бухгалтера (с датой приемки документации).
- Дополнительная информация. Заключительная графа заполняется при необходимости.
По единому шаблону печатаются все остальные страницы. В большинстве случаев в строки вносятся примерно одни и те же данные. Когда свободные страницы закончились, журнал учета движения путевых листов следует отправить в архив. Там он будет храниться в течение 5 лет (по правилам для первичной документации).
Кому поручается ведение регистра
Журнал учета ведется сотрудником, который назначен приказом директора или ИП. Кроме того, это может быть поручено работнику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность.
Еще один вариант - руководитель вправе привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или ИП. Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.
Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:
- запись делается по каждому путевому листу;
- бланки отмечаются в хронологическом порядке;
- страницы нумеруются подряд.
Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается. Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы.
Почему нужно вести учет путевых листов
По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомашины для своей деятельности, обязан предоставлять путевые листы и учитывать их в регистре. Сам бланк содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.
Путевой лист служит доказательством расхода ГСМ при перевозках. На основании этого документа налогоплательщик может списывать расходы на топливо для транспортных средств. Также данные, содержащиеся в документах, упрощают бухучет и начисление водителям заработной платы.
