В 2015 году бухгалтерам существенно облегчили труд по учету командировочных расходов. Изменения в нормативные документы в 2015 году вносились дважды: 8 января и 8 августа. Ряд документов был отменен, новые правила позволяют учитывать расходы по командировкам без лишних бумаг.
Как сейчас вести учет командированных работников, какие документы следует оформлять по новым правилам, читайте в специальной статье экспертов Норматива.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны
8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.
С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание . Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.
Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, - авансовый отчет с подтверждающими документами.
Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.
Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.
Письменное решение руководителя
Постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 внесено еще одно изменение. Ранее в Положении о командировках было сказано, что работники направляются в командировки по распоряжению работодателя. Сейчас в нормативно-правовом акте прописано, что распоряжение работодателя должно быть в письменном виде. В Положении о командировках не уточняется форма решения руководителя, поэтому таким решением можно считать и приказ о направлении работника в командировку.
Отменен журнал учета командированных сотрудников
Упразднение обязательного ведения журнала связано с отменой командировочных удостоверений. Правда, удостоверения отменили с января 2015 года, а журнал - только с августа.
Работодатели, которые для удобства и контроля до сих пор используют командировочные удостоверения, могут вести и журнал учета работников, выбывающих в командировку.
Сроки командировки можно подтвердить документами по найму жилого помещения
С августа действует новое правило, которое касается срока командировки. Если проездные документы отсутствуют, срок фактического нахождения работника в командировке подтверждают документы по найму жилого помещения — квитанции (талоны) и другие документы, которые оформлены в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг.
Если нет ни проездных билетов, ни документов по найму жилья, командированный сотрудник должен написать служебную записку.
Как с 2015 года отчитываться по командировке
С учетом вступивших в силу изменений сотрудник, вернувшись из командировки, должен представить следующие документы:
- авансовый отчет;
- документы о найме жилого помещения либо служебную записку;
- проездные билеты либо служебную записку при командировке на служебном, личном или арендованном транспорте. К служебной записке нужно приложить путевые или маршрутные листы, квитанции, кассовые чеки и т. д.;
- документы, которые подтверждают прочие командировочные расходы (договоры, акты, накладные, чеки и т. д.).
О налоговом учете командировочных расходов читайте в статье «Налог на прибыль и командировки».
Эксперт сервиса Норматив
Рогачева Е.А.
В конце прошлого года было утверждено постановление Правительства РФ № 1595 от 29.12.14г., которое внесло изменения в аналогичные нормативные акты об особенностях отправления сотрудника в служебную командировку, а также в постановление о порядке и начислении выплат в иностранной денежной единице при служебных поездках. Так согласно новому постановлению сотрудникам российских предприятий больше не должны выдавать командировочные удостоверения. Сделано это для того, чтобы упростить работу бухгалтеров и других сотрудников, которые работают с документами.
Новое постановление Правительства РФ № 1595, которое упразднило командировочные удостоверения, начало действовать с 8 января 2015 г. Ранее же командировочные удостоверения были обязательными для работников. А если, например, данный документ был неправильно оформлен, то налоговые органы расходы могли не принять.
Согласно же утвержденному нормативному акту упоминание о «командировочных удостоверениях» из старых документов были упразднены. По правилам, раньше в командировочных ставились специальные метки о прибытии и отбытии сотрудника, а делать их могли только принимающие организации или гостиницы. При командировках в страны с визовым режимом отметки при пересечении границы указывали на дни отъезда и приезда, удостоверения при этом не использовались.
В соответствии с изменениями теперь оплата командировок должна осуществляться на основе других документов, например, проездных документов (билетов), где указаны дни отъезда и прибытия обратно. А если командировка проходит на личном авто сотрудника, то он должен уведомить об этом служебной запиской. К ней должны прилагаться путевые листы, квитанции, чеки с заправочных станций, за проезд по платной дороге и прочие документы для подтверждения слов работника.
Таким образом, мы видим, что необходимость в составлении служебного задания и отчета о проделанной работе больше нет. Однако специалисты советуют полностью не отвергать подобные документы, но об этом мы скажем чуть позже.
Правильное оформление командировок в 2015 году
Отмена командировочных удостоверений не повлияла на то, что при направлении сотрудника в командировку на предприятии должно быть оформлено много внутренних отчетов. Просто заказать билеты, забронировать номер в гостинице будет недостаточно. Кроме чеков, квитанций, выплат суточных, список нужных документов достаточно внушительный. Если что-либо упустить и не знать, как должна быть оформлена командировка, какие документы оформлять, будут проблемы со списанием расходов, а со стороны налоговых органов возможны претензии.
Итак, перечень необходимых документов в 2105 году для оформления командировки:
- приказ о назначении командировки;
- отметка в журнале об учете командированных сотрудников;
- отметка в табеле об учете рабочего времени;
- если сотрудник использует личный автомобиль, необходима служебная записка.
Оформление приказа
Сегодня, как и до того, как произошла отмена командировочных удостоверений в 2015 году, при назначении работнику командировки и оформлении документов используются унифицированные формы из постановления Госкомстата №1 от 2004 года. Эти формы необходимо дорабатывать с учетом потребностей предприятия, хотя «первичка» может быть разработана и самостоятельно.
С учетом того, что необходимость в оформлении служебного задания отсутствует, как правильно оформить командировку? Первым необходимым для оформления командировки документом является приказ о командировании сотрудника. Это форма № Т-9а. В ней необходимо исключить упоминание о служебном задании. Заполнению подлежат строки ФИО, занимаемая сотрудником должность, место прибытия и срок командировки.
Учет командированных сотрудников и табель рабочего времени
Согласно ст. 167 ТК РФ за дни командировки должен быть оплачен средний заработок. Поэтому бухгалтер, ведущий расчет заработной платы, должен знать, какое количество дней сотрудника на рабочем месте не было. Факт отбытия в командировку должен быть зафиксирован в специальных документах.
Таковым является журнал учета направленных в командировку сотрудников. Вид документа был установлен Минздравом РФ в 2009 году, до того, как были командировочные удостоверения отменены. Планируется, что в скором времени Минздрав утвердит новую форму, а пока используем эту. Заполняется она достаточно просто: ФИО сотрудника, название организации, куда человек командируется, город прибытия. Графа об удостоверении должна содержать прочерки, т.к. теперь удостоверение не оформляется.
Учет рабочего времени в табеле также должен содержать отметки о днях командировки. Этому соответствуют формы Т-12 и Т-13. Напротив фамилии и соответствующих дней должен стоять код «К». Количество отработанных часов указанию не подлежит.
Если, будучи в командировке, человек был привлечен к работе в выходной по главному месту работы день, то в табеле это показывается кодами «К» и «РВ». Если работодателем было дано указание о продолжительности в выходной день работы, то в табеле нужно указать количество часов, что были отработаны в такой день. Т.е. также было и до того, как командировочные удостоверения отменили. Согласно ст. 153 ТК РФ работа в такие дни оплачивается по двойным тарифам.
Документы о подтверждении расхода на командировку
Как оформить командировку сотруднику? По возвращении работника из командировки совместно с бухгалтером составляется авансовый отчет о сумме, что была израсходована в командировке. Начиная с 8 января этого года, авансовые отчеты должны заполняться в обязательном порядке. Это требование присутствует в порядке направления в служебные командировки работников. Соответствует этому форма АО-1, где должно быть указано, сколько средств было израсходовано за дни служебной командировки. К отчету прилагаются подтверждающие расходы документы. Далее эти данные можно отражать в бухгалтерском и налоговом учете.
Внимание бухгалтеру, как оформить командировку относительно суточных средств! При поездке по России суточные в 700 рублей и суточные для загранкомандировок размером 2500 рублей обложению НДФЛ не подлежат. Если они оплачиваются выше указанных сумм, то разница облагается НДФЛ.
Подтверждение расходов в 2015 году
То, что командировочные удостоверения отменены, вовсе не значит, что документы для подтверждения расходов и действительного временного пребывания человека в командировке не требуются. Срок нахождения сотрудника в месте командирования видно по датам проездных документов, которые он предоставляет по возвращении. Если человек передвигается на собственном транспорте, то все даты должны указываться в служебной записке. Составляется она в произвольной форме и предоставляется ответственному бухгалтеру вместе со всеми документами о подтверждении использования указанного транспорта к месту назначения и/или обратно. То есть служебная записка сдается вместе с авансовым отчетом.
Если человек командирован в другую страну, как оформить командировку. Время пребывания за границей определяется по печатям в паспорте. Ксерокопии этих страниц должны быть приложены к авансовому отчету. Если государство, куда отправлен человек, является участником Содружества Независимых государств, то даты пересечения границ будут определены по проездным документам.
Подытожим:
Оформлять командировочное удостоверение законом не запрещено. Но теперь оно пригодно лишь для внутреннего контроля. Срок служебной поездки таким образом подтвердить больше нельзя. Следовательно, удостоверение не дает право освобождать командировочные расходы от НДФЛ и взносов. На время служебной командировки за работником сохранен средний заработок, но не заработная плата.
См. также:
Назад 18.03.2015 23:38 Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки. C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году. Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.
Командировочные удостоверения с 2015 года не нужны
Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно) 2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем.
Правительство рф отменило командировочные удостоверения
Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9 Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а 3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.
Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п.
Ошибка 404
Опубликовано 21.01.2015 Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.
Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.
Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно
Важно
В приказе указывается:
- реквизиты работодателя;
- ФИО, должность работника, структурное подразделение;
- место назначения;
- срок командировки;
- цель командировки.
Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.
Внимание
Постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 внесены поправки в нормативные акты, регулирующие оформление командировок сотрудников. Суть изменений – для командировок по России и в страны СНГ отменена необходимость оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о командировке. Соответствующие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а также в Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812, регулирующее оформление загранкомандировок для госслужащих.
Напомним, что для загранкомандировок командировочные удостоверения также не оформляются.
Командировочное удостоверение не оформляется с 2015 года
Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ). После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы После того как работник вернулся из командировки, нужно составить авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1).
В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. Обратите внимание: авансовый отчет заполнять в 2015 году обязательно. Такое требование сохранено в порядке направления работников в служебные командировки.
К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет.
Основные изменения в оформлении командировочного удостоверения в 2015 году:
- Командировочное удостоверение заполнять не обязательно.
- Срок командировки определяют проездные билеты или служебная записка об использовании личного транспортного средства с кассовыми чеками, счетами, квитанциями, путевым листом.
- Служебное задание составлять нет необходимости (ранее оформлялось работодателем).
- Отчет работника о выполняемых в командировке обязанностях также не нужен (отчет о выполненной работе писал работник в течение первых рабочих дней после возвращения из командировки).
- Исключены споры, связанные с неверным оформлением командировки в силу упразднения данных документов.
Дорогу до аэропорта, железнодорожной станции, пристани также следует учитывать при оформлении командировочного удостоверения. Отметки в командировочном удостоверении Отметки в командировочном удостоверении ставит ответственное лицо принимающей стороны. Это отметки о прибытии и убытии командированного сотрудника с подписью и подтверждающей ее печатью принимающей стороны.
Отметим, что поскольку оформление командировочных удостоверений сейчас необязательно, у принимающей стороны нет обязанности проставления отметок в удостоверении, и она может отказаться ставить такие отметки. Исправления в командировочном удостоверении В том случае, если оформление командировочного удостоверения предусмотрено учетной политикой организации, оно является первичным учетным документом.
Инфо
Из статьи Вы узнаете: 1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками 2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году. 3. Какими документами оформляется служебная командировка.
Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.
Правительство Российской Федерации уже давно значительно упростило процедуру отправки работников в командировку. Как оформить командировку в 2015 году? Сейчас для бухгалтеров это стало на много проще, так как чиновники отменили ряд документов: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этой статье вы ознакомитесь с изменениями в командировочном документообороте, как это отражается на работе, как бухгалтера, так и кадровика.
Как было раньше
В постановлении № 749 от 13.10.08 Правительства РФ зафиксирован порядок оформления документов для командировки. И до недавнего времени данный документ предусматривал такой документооборот. В первую очередь оформлялось служебное задание, в котором указывалось место командировки, ее время и цель. На основе этого документа создавался приказ об отправке работника в командировку. Приказ служит основанием для составления командировочного удостоверения, в котором в дальнейшем указывались время (дата) реального прибытия и выбытия из пункта назначения. На обосновании приказа, бухгалтерия выдавала работнику под отчет финансы на проживание и проезд, суточные.Сотрудник, по окончании командировки, за потраченные деньги должен отчитаться (подтверждающие документы и авансовый отчет), а также за исполнение работы (отчет о командировке и записи в командировочном удостоверении).
Каждый шаг командировочного, как видим, был зафиксирован документально, что полностью отвечало требованиям Федерального закона «О бухгалтерском учете». Отметим, что ст. 19 данного закона обязывает любое предприятие проводить внутренний контроль хозяйственно-финансовой деятельности для того, чтобы любой расход подтверждался документально. К тому же документы для налоговых целей не бывают лишними.
Сегодня же законодатель с одной стороны решил упростить работу предпринимателей, освободив их от части документальной волокиты. Но обязательств, которые установлены налоговым и бухгалтерским законодательством, никто при этом не аннулировал. Разберемся же, как оформить командировку в нынешнем году при сложившихся обстоятельствах.
Факты, требующие подтверждения
Как раннее уже говорилось, правительством было отменено 3 документа: отчет о командировке, служебная задача и командировочное удостоверение. В этих документах содержалась информация о том, на какое время, куда и зачем необходимо сотрудника отправить в командировку, а также подтверждал то, что работник действительно находился в месте командировки и реально выполнял свои обязанности.Теперь, соответственно, эти события хозяйственной деятельности необходимо подтверждать уже иными документами.
Срок командировки
Срок командировки проще всего удостоверить – его видно в проездных документах. Поэтому командировочное удостоверение с отметками о прибытии и отправке, в этой части действительно лишнее. Факт, что всегда необходимо определять по проездным ведомостям, срок командировки подтверждается в Положении о командировках.
Единственная проблема, возникшая в связи с аннулированием командировочного удостоверения – как установить время командировки, если нет проездных документов? К примеру, сотрудник отправился в командировку на своем транспорте. В подобной ситуации срок командировки указывается сотрудником в служебной записке, также необходимо к записке приложить оправдательные документы (кассовые чеки, квитанции, счета, путевой лист и т.д.).
Цель командировки
Данный факт также раннее фиксировался в служебном задании. После того как документ отменили, суть командировки, задание, которое необходимо выполнить не на месте постоянной работы, непосредственно придется указывать в приказе о назначении в командировку.Стандартная форма приказа об отправке в командировку, к сожалению, не содержит служебного задания. Следовательно, бухгалтеру необходимо составить и у руководителя утвердить дополненную, собственную форму такого приказа, при этом указать цель командировки. По мнению Роструда, не госпредприятия могут использовать формы учетных первичных документов, ими же разработанные самостоятельно.
Кстати, это право можно применить, если в организации по каким-либо причинам нужно сохранить полностью прежний документооборот по оформлению командировки. Предприятие имеет право оформлять и отчеты, и командировочные удостоверения, и служебные задачи. Применять можно как самостоятельно разработанные, так и унифицированные формы. В бухгалтерию обязательно отправлять копию такого приказа. Документ, где указана цель поездки, период командирования, место назначения, поможет бухгалтеру проверить авансовый учет гораздо быстрее.
Выполнение служебного задания
Если есть документ, в котором указано задание для работника, значит должен быть и документ, где ставится отметка о выполнении либо о не выполнении служебной задачи. Ранее таким документом являлся отчет, который рабочий естественно составлял на бланке служебной задачи. Сегодня его отменили, поэтому работодатель не обязан требовать формального отчета.В этой части как оформить командировку, подход чиновников полнее логичен: ведь сотрудники о своей ежедневной деятельности в месте нахождения предприятия не составляют отчеты. Почему же работа за пределами офиса требует специального отчет? Поэтому если работодатель не потребовал любых объяснений от вернувшегося из командировки сотрудника, свидетельствует, что задание исполнено, так как этого требовалось. Но если не выполнена поставленная задача, то запускается стандартный механизм притягивания рабочего к дисциплинарной ответственности.
Проще говоря, отчет о командировке из простого документа превращается в экстраординарный. Такой документ составляется лишь в том случае, если задание выполнено не полностью, не качественно или же вообще не выполнено.
Документооборот по новым правилам
Как по новым правилам оформить командировку в 2015 году? Для начала руководителем издается приказ или же распоряжение о том, что нужно отправить в командировку сотрудника. В приказе сейчас указывается и цель командировки. Бухгалтерия, на основании распоряжения (приказа) выдает работнику под отчет денежные средства на проживание, на проезд и суточные. По возвращению сотрудник представляет подтверждающие документы и авансовый отчет, на их основании бухгалтерия производит окончательный расчет. Как видим, оформить командировку в 2015 году стало значительно быстрее и легче, чем в прошлые годы.Отмена командировочных удостоверений с 2015 года упростила документооборот (Изменения , утвержденные постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Отправляя работника в служебную поездку, работодатели теперь не тратят время на оформление командировочного удостоверения, составление служебного задания, а работник не обязан представлять отчет о его выполнении. Многим неясно, как применять новый порядок, какой документ заменит служебное поручение, как оформить командировку генерального директора. Рассмотрим эти и другие вопросы.
Шаг 1. Разбираемся, где прописать цель служебной поездки
Раньше мы указывали поручение работнику в служебном задании, которое с 2015 года отменили. Нужно ли теперь составлять какой-либо документ вместо служебного задания или цель поездки достаточно отразить в приказе?
Направляя сотрудника в командировку, нужно зафиксировать цель поездки, чтобы подтвердить ее деловой характер (ст. 166 ТК РФ). До 2015 года цель командировки указывали в служебном задании. В связи с отменой этого документа организация вправе сама решить, какими бумагами она будет подтверждать деловой характер поездки. Наиболее удобно уточнить, для чего сотрудник едет в другой город, в приказе о направлении в командировку и ознакомить с ним работника под роспись.
Если вы не пропишете цель поездки, у налоговой инспекции возникнут сомнения в необходимости командировки и выплаченных сотруднику суточных (абз. 2 п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее -Положение № 749)). А значит, появится риск того, что расходы на командировку не получится учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Шаг 2. Узнаем, можно ли, как раньше, выписывать командировочное удостоверение
Руководитель нашей организации не видит альтернативы командировочному удостоверению как документу, подтверждающему срок командировки. Можем ли мы продолжать его выписывать?
Применять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет не обязательно, но если ваша организация желает использовать старый порядок документооборота, это нужно закрепить в локальном акте, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В любом случае имейте в виду, что командировочные удостоверения больше не подтверждают срок служебной поездки . Теперь эту функцию выполняют проездные билеты (п. 7 Положения № 749). Их сотрудник представляет работодателю после возвращения из командировки.
Если сотрудник ездил в поездку на личной машине, он укажет срок командировки в служебной записке (абз. 2 п. 7 Положения № 749 ). По датам на подтверждающих документах, которые он приложит к служебной записке, вы сможете определить маршрут сотрудника. Если вы по-прежнему оформляете командировочное удостоверение, то будьте готовы к тому, что принимающая сторона может и вправе отказаться ставить в нем отметки.
Шаг 3. Выясняем, какие реквизиты должен содержать приказ о командировке
Есть задумка составить собственный бланк приказа о командировке на основе формы № Т-9. Хотим удалить те поля и графы, которые мы никогда не заполняем. Какие реквизиты обязательно нужно оставить?
Вы вправе сами решить, по какой форме составлять приказ о командировке. Сотрудника направляют в командировку на основании распоряжения работодателя (ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение оформляют в виде соответствующего приказа. Документ составляют по унифицированной форме № Т-9 или другому образцу, утвержденному в организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ )).
Если вы решили разработать и применять собственный образец приказа, проследите, чтобы форма содержала обязательные реквизиты (ст. 166 ТК РФ , ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). В частности, проверьте, чтобы в образце приказа о командировке присутствовала ссылка в правом верхнем углу формы на приказ руководителя организации об утверждении первичных учетных документов.
В приказе о командировке должно быть : наименование организации, наименование документа и дата его составления, Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение, место назначения (страна, город, организация). А также срок командировки (количество календарных дней), даты начала и окончания поездки, цель командировки, организация, которая оплачивает командировочные расходы, подпись руководителя организации и работника.
В форме № Т-9 можно (образец ниже):
Исключить коды по ОКУД и ОКПО;
- использовать название «приказ», а не «приказ (распоряжение)»;
- исключить упоминание о служебном задании в строке «Основание (документ, номер, дата)» либо вовсе удалить эту строку.
Шаг 4. Уточняем, кто издает приказ о командировке генерального директора
Генеральный директор планирует отправиться со служебными целями в Европу. Как оформить его командировку с учетом новых правил?
Командировка руководителя организации оформляется по общим правилам (Положение № 749 ) (схема ниже). В первую очередь составьте приказ о командировке (п. 3 Положения № 749 ). В вашем случае генеральный директор издает такой приказ в отношении себя (письмо Роструда от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ). На основании приказа бухгалтер определит сумму аванса на оплату проезда, проживания и суточных, перечислит ее на зарплатную карту работника (п. 10 Положения № 749 ). Как правило, суточные выплачиваются в рублях, а при направлении в заграничную командировку - в иностранной валюте.
Чтобы закрепить порядок оформления служебных поездок и предупредить возможные ошибки, утвердите в организации Положение о командировках или иной локальный акт (ст. 8 ТК РФ). Пропишите в нем общие правила о командировках, последовательность действий в ситуациях, прямо не урегулированных законом, а также нормы компенсаций расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных
Далее факт выезда руководителя отражают в журнале учета работников, выбывающих в командировку (п. 8 Положения № 749 , п. 1 Приложения № 1 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н (далее - Приложение № 1, 2)). По возвращении генеральный директор сдает авансовый отчет и подтверждающие документы (п. 26 Положения № 749 ). Поскольку руководитель вернется из загранкомандировки, он дополнительно должен представить ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 18 Положения № 749 ). Это влияет на размер суточных.
Шаг 5. Заполняем журнал учета командированных работников
Как правильно отразить сведения о командированном работнике в журнале учета? Допустимо ли вносить изменения в эту форму?
Форма журнала учета работников, выбывающих в командировку, установлена Приложением № 2 . Его заполняет сотрудник, ответственный за ведение такого журнала (п. 5 Приложения № 1). В журнале отражают сведения (п. 2 Приложения № 1): Ф. И.О. командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется работник, и пункт назначения.
В связи с отменой командировочных удостоверений в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» вы можете поставить прочерк или указать номер приказа о направлении сотрудника в командировку (образец ниже). Другой вариант - исключить указанный реквизит из унифицированной формы журнала и утвердить обновленный образец приказом руководителя организации либо приложением к учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Шаг 6. Определяемся с формой отчета сотрудника о выполненной работе в командировке
Раньше из служебного задания и отчета было видно, для чего работодатель направил сотрудника в служебную поездку и какую работу он там фактически проделал. В каком виде теперь оформлять отчет о работе?
В любом, в зависимости от того, как это предусмотрено локальным актом. Работодатель направляет сотрудника в командировку для выполнения конкретного задания (ч. первая ст. 166 ТК РФ). При этом организация сама определяет, как сотрудник будет доказывать, что ездил в поездку не зря.
На практике сотрудник зачастую отчитывается устно. В подтверждение своих слов он представляет заключенный договор, товарную накладную и др. Если сотрудник по своей вине не исполнил возложенные на него обязанности, вы вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности (абз. 2 ч. второй ст. 21). Документ
