Проведение совещаний и деловых переговоров. Деловые переговоры и совещания. Электронный документооборот и совещания: что общего

Основы мышления

Познавая и преобразуя мир, человек выявляет устойчивые, закономерные связи между явлениями. Эти связи отражаются в нашем сознании опосредованно — во внешних признаках явлений человек распознает признаки внутренних, устойчивых взаимосвязей . Определяем ли мы, глядя в окно, по мокрому асфальту, был ли дождь, устанавливаем ли законы движения небесных светил — во всех этих случаях мы отражаем мир обобщенно и опосредованно — сопоставляя факты, делая умозаключения, выявляя закономерности в различных группах явлений. Человек, не видя элементарных частиц, познал их свойства и, не побывав на Марсе, многое узнал о нем.

Замечая связи между явлениями, устанавливая всеобщий характер этих связей, человек деятельностно осваивает мир, рационально организует свое взаимодействие с ним. Обобщенная и опосредованная (знаковая) ориентация в чувственно воспринимаемой обстановке позволяет археологу и следователю восстанавливать реальный ход прошедших событий, а астроному — заглядывать не только в прошлое, но и в далекое будущее. Не только в науке и профессиональной деятельности, но и во всей повседневной жизнедеятельности человек постоянно использует знания, понятия, общие представления, обобщенные схемы, выявляет объективное значение и субъективный смысл окружающих его явлений, находит выход из многообразных проблемных ситуаций, решает возникающие перед ним задачи. Во всех этих случаях он осуществляет мыслительную деятельность.

— психический процесс обобщенного и опосредованного отражения устойчивых, закономерных свойств и отношений действительности, существенных для разрешения познавательных проблем.

Мышление формирует структуру индивидуального сознания, классификационно-оценочные эталоны индивида, его обобщенные оценки, характерную для него интерпретацию явлений, обеспечивает их понимание.

Понять что-либо — значит включить новое в систему имеющихся значений и смыслов.

В процессе исторического развития человечества мыслительные акты стали подчиняться системе логических правил. Многие из этих правил приобрели аксиоматический характер. Сформировались устойчивые формы объективизации результатов мыслительной деятельности: понятия, суждения, умозаключения.

Как психическая деятельность мышление является процессом решения задач . Этот процесс имеет определенную структуру — стадии и механизмы решения познавательных задач.

Каждый человек обладает присущими ему стилем и стратегией мышления — когнитивным (от лат. cognitio — познание) стилем, познавательными установками и категориальной структурой (семантическим, смысловым пространством).

Все высшие психические функции человека формировались в процессе его общественно-трудовой практики, в неразрывном единстве с возникновением и развитием языка. Выражаемые в языке смысловые категории и образуют содержание сознания человека.

Мышление индивида опосредствуется его речью . Мысль формируется посредством ее речевого формулирования .

«На «духе» с самого начала лежит проклятие — быть «отягощенным» материей, которая выступает... в виде языка». Однако мышление и язык нельзя отождествлять. Язык — орудие мысли. Основа языка — его грамматический строй. Основа мышления — закономерности мира, его всеобщие взаимосвязи, закрепленные в понятиях.

Классификация явлений мышления

В многообразных явлениях мышления различаются:

мыслительная деятельность — система мыслительных действий, операций, направленных на решение определенной задачи;
: сравнение, обобщение, абстракция, классификация, систематизация и конкретизация;
формы мышления : понятие, суждение, умозаключение;
виды мышления : практически-действенное, наглядно-образное и теоретически-абстрактное.

Мыслительная деятельность

По операционной структуре мыслительная деятельность подразделяется на алгоритмическую , осуществляемую по заранее известным правилам, и эвристическую — творческое решение нестандартных задач.

По степени абстрагированности выделяется эмпирическое и теоретическое мышление.

Все мыслительные акты совершаются на основе взаимодействия анализа и синтеза , которые выступают как две взаимосвязанные стороны мыслительного процесса (соотносящиеся с аналитико-синтетическим механизмом высшей нервной деятельности).

При характеристике индивидуального мышления учитываются качества ума — систематичность, последовательность, доказательность, гибкость, быстрота и др., а также тип мышления индивида , его интеллектуальные особенности .

Мыслительная деятельность осуществляется в виде переходящих друг в друга мыслительных операций: сравнение, обобщение, абстракция, классификация, конкретизация. Мыслительные операции — мыслительные действия , охватывающие действительность тремя взаимосвязанными универсальными формами познания: понятием, суждением и умозаключением.

Сравнение — мыслительная операция, раскрывающая тождество и различие явлений и их свойств, позволяющая произвести классификацию явлений и их обобщение. Сравнение — элементарная первичная форма познания. Первоначально тождество и различие устанавливаются как внешние отношения. Но затем, когда сравнение синтезируется с обобщением, вскрываются все более глубокие связи и отношения, существенные признаки явлений одного класса.

Сравнение лежит в основе стабильности нашего сознания, его дифференцированности (несмешиваемости понятий). На основе сравнения делаются обобщения.

Обобщение — свойство мышления и в то же время центральная мыслительная операция. Обобщение может осуществляться на двух уровнях. Первый, элементарный уровень — соединение сходных предметов по внешним признакам (генерализация). Но подлинная познавательная ценность — обобщение второго, более высокого уровня, когда в группе предметов и явлений выделяются существенные общие признаки.

Мышление человека движется от факта к обобщению, от явления к сущности. Благодаря обобщениям человек предвидит будущее, ориентируется в конкретном. Обобщение начинает возникать уже при образовании представлений, но в полной форме воплощается в понятии. При овладении понятиями мы отвлекаемся от случайных свойств объектов и выделяем лишь их существенные свойства.

Элементарные обобщения совершаются на основе сравнений, а высшая форма обобщений — на основе вычленения существенно-общего, раскрытия закономерных связей и отношений, т. с. на основе абстракции.

Абстракция (лат. abstractio — отвлечение) — операция отражения отдельных существенных в каком-либо отношении свойств явлений.

В процессе абстрагирования человек как бы очищает предмет от побочных признаков, затрудняющих его исследование в определенном направлении. Правильные научные абстракции отражают действительность глубже, полнее, чем непосредственные впечатления. На основе обобщения и абстракции осуществляются классификация и конкретизация.

Классификация — группировка объектов по существенным признакам. В отличие от классификации, основанием которой должны быть признаки, существенные в каком-либо отношении, систематизация иногда допускает выбор в качестве основания признаков малосущественных, но удобных в оперативном отношении (например, в алфавитных каталогах).

На высшем этапе познания осуществляется переход от абстрактного к конкретному.

Конкретизация (от лат. concretio — сращение) — познание целостного объекта в совокупности его существенных взаимосвязей, теоретическое воссоздание целостного объекта. Конкретизация — высший этап в познании объективного мира. Познание отталкивается от чувственного многообразия конкретного, абстрагируется от отдельных его сторон и, наконец, мысленно воссоздает конкретное в его сущностной полноте. Переход от абстрактного к конкретному — теоретическое освоение действительности. Сумма понятий дает конкретное в его полноте.

В результате применения законов формального мышления сформировалась способность людей к получению выводного знания. Возникла наука о формализованных структурах мыслей — формальная логика.

Формы мышления

Формализованные структуры мыслей — формы мышления: понятие, суждение, умозаключение.

Понятие — форма мышления, в которой отражаются существенные свойства однородной группы предметов и явлений. Чем более существенные признаки предметов отражены в понятии, тем эффективнее организуется деятельность человека. Так, современное понятие «строение атомного ядра» в определенной степени дало возможность практического использования атомной энергии.

Суждение — определенное знание о предмете, утверждение или отрицание каких-либо его свойств, связей и отношений. Формирование суждения происходит как формирование мысли в предложении. Суждение — такое предложение, в котором утверждается взаимосвязь объекта и его свойства. Связь вещей отражается в мышлении как связь суждений. В зависимости от содержания отражаемых в суждении предметов и их свойств различаются следующие виды суждения: частное и общее, условное и категорическое, утвердительное и отрицательное.

В суждении выражаются не только знания о предмете, но и субъективное отношение человека к этому знанию, различная степень уверенности в истинности этого знания (например, в проблематичных суждениях типа «возможно, обвиняемый Иванов не совершал преступления»).

Истинность системы суждений — предмет формальной логики. Психологическими же аспектами суждения являются мотивация и целенаправленность суждений индивида.

В психологическом отношении связь суждений индивида рассматривается как его рассудочная деятельность .

В умозаключении осуществляется оперирование тем общим, что заключено в единичном . Мышление развивается в процессе постоянных переходов от единичного к общему и от общего к единичному, т. е. на основе взаимосвязи соответственно индукции и дедукции.

Дедукция — отражение общей связанности явлений, категориальный охват конкретного явления его общими связями, анализ конкретного в системе обобщенных знаний. Профессор медицины Эдинбургского университета Дж. Белл поразил однажды А. Конан-Дойля (будущего создателя образа знаменитого сыщика) тонкой наблюдательностью. Когда в клинику вошел очередной больной, Белл спросил его:

Вы служили в армии?
Так точно! — ответил пациент.
В горно-стрелковом полку?
Так точно, господин доктор.
Недавно ушли в отставку?
Так точно!
Стояли на Барбадосе?
Так точно! — изумился отставной сержант.

Удивленным студентам Белл объяснил: этот человек, будучи учтивым, при входе в кабинет не снял шляпу — сказалась армейская привычка, что же касается Барбадоса — об этом свидетельствует его заболевание, распространенное только среди жителей этой местности (рис. 75).

Индуктивное умозаключение — вероятностное умозаключение, когда по отдельным признакам некоторых явлений делается суждение обо всех предметах данного класса. Поспешное обобщение без достаточных оснований — часто встречающаяся ошибка в индуктивных суждениях.

Итак, в мышлении моделируются объективные существенные свойства и взаимосвязи явлений, они объективируются и закрепляются в форме понятий, суждений, умозаключений.

Рис. 75. Взаимосвязь единичного и общего в системе умозаключений. Определите начальный и конечный пункты маршрута владельца этого чемодана. Проанализируйте вид умозаключений, использованный вами

Закономерности и особенности мышления

Рассмотрим основные закономерности мышления.

1. Мышление возникает в связи с решением проблемы ; условием его возникновения является проблемная ситуации - обстоятельство. при котором человек встречается с чем-то новым, непонятным с точки зрения имеющихся знаний. Эта ситуация характеризуется дефицитом исходной информации . возникновением определенного познавательного барьера, трудностей, которые предстоит преодолеть с помощью интеллектуальной активности субъекта — путем изыскания необходимых познавательных стратегий.

2. Основным механизмом мышления , его общей закономерностью является анализ через синтез: выделение новых свойств в объекте (анализ) посредством его соотнесения (синтеза) с другими объектами. В процессе мышления объект познания постоянно «включается во все новые связи и в силу этого выступает во все новых качествах, которые фиксируются в новых понятиях: из объекта, таким образом, как бы вычерпывается все новое содержание, он как бы поворачивается каждый раз другой своей стороной, в нем выявляются все новые свойства».

Процесс познания начинается с первичного синтеза - восприятия нерасчлененного целого (явления, ситуации). Далее на основе первичного анализа осуществляется вторичный синтез.

При первичном анализе проблемной ситуации необходима ориентация на ключевые исходные данные, позволяющие раскрыть в исходной информации скрытую информацию. Обнаружение в исходной ситуации ключевого, существенного признака позволяет понять зависимость одних явлений от других. При этом существенно выявить признаки возможности — невозможности, а также необходимости.

В условиях дефицита исходной информации человек не действует методом проб и ошибок, а применяет определенную стратегию поиска - оптимальную схему достижения цели. Назначение этих стратегий состоит в том, чтобы охватить нестандартную ситуацию наиболее оптимальными общими подходами - эвристическими методами поиска. К ним относятся: временное упрощение ситуации; использование аналогий; решение вспомогательных задач; рассмотрение «крайних случаев»; переформулировка требований задачи; временное блокирование некоторых составляющих в анализируемой системе; совершение «скачков» через информационные «разрывы».

Итак, анализ через синтез — познавательное «развертывание» объекта познания, исследование его в различных ракурсах, нахождение его места в новых взаимосвязях, мысленное экспериментирование с ним.

3. Мышление должно быть обоснованно . Это требование обусловлено фундаментальным свойством материальной действительности: каждый факт, каждое явление подготавливаются предшествующими фактами и явлениями. Ничто не происходит без достаточного на то основания. Закон достаточного основания требует, чтобы в любом рассуждении мысли человека были внутренне взаимосвязаны, вытекали одна из другой. Каждая частная мысль должна быть обоснована более обшей мыслью.

Законы материального мира закрепились в законах формальной логики, которые также следует понимать как законы мышления, точнее, как законы взаимосвязи продуктов мышления.

4. Другая закономерность мышления — селективность (от лат. selectio — выбор, отбор) — способность интеллекта оперативно отбирать необходимые для данной ситуации знания, мобилизовать их на решение проблемы, минуя механический перебор всех возможных вариантов (что характерно для ЭВМ). Для этого знания индивида должны быть систематизированы, сведены в иерархически организованные структуры.

5. Антиципация (лат. anticipatio — предвосхищение) означает предвосхищение развития событий . Человек способен предвидеть развитие событий, прогнозировать их исход, схематически представлять наиболее вероятностное решение проблемы . Прогнозирование событий — одна из основных функций психики человека. Мышление человека основано на высоковероятностном прогнозировании.

Выявляются ключевые элементы исходной ситуации, намечается система подзадач, определяется операционная схема — система возможных действий над объектом познания.

6. Рефлексивность (от лат. reflexio — отражение) — самоотражение субъекта. Мыслящий субъект постоянно рефлексирует — отражает ход своего мышления, критически его оценивает, вырабатывает критерии самооценки.

7. Для мышления характерна постоянная взаимосвязь его подсознательных и сознательных компонентов — сознательно развернутого. вербализованного и интуитивно свернутого, невербализованного.

8. Мыслительный процесс как любой процесс обладает структурной организованностью . В нем имеются определенные структурные этапы.

Мышление - это психологический процесс, социально обусловленный, имеющий прочную связь с речью, процесс открытия и поисков кардинально нового, а также, обобщенного и опосредованного отображения действительности при её синтезе и анализе. Возникновение мышления основывается на практической деятельности из сенситивного познания, основательно выходящий за его грани.

В первую очередь, мышление - это высший познавательный процесс, который являет собой образование нового знания, активностную форму творческого преобразования и отражения человеком действительности. Мышление также понимают, как приобретение новых знаний, творческая модификация имеющихся представлений.

Одна из особенностей мышления - это его опосредованный характер. Если у человека нет возможности познать что-либо прямо (непосредственно), то познаёт косвенно (опосредованно): неизвестное -- через известное, одни через другие свойства. Мышление постоянно опирается на данные сенситивного опыта -- восприятия, представления, ощущения - и на теоретические знания, приобретённые ранее. Еще одной особенностью мышления является его обобщённость. Обобщение возможно посредством связи всех свойств существенного и общего в объектах действительности при их познании. Общее проявляется и существует только в конкретном, в отдельном. память мышление познание речь

Итоги познавательной деятельности человека фиксируются в форме понятий. Понятие - это отражение значительных признаков предмета. На основе многочисленных умозаключений и суждений о предмете возникает понятие о нем. Объекты действительности, в их отношениях и связях, отражаются в форме суждения. Обособленная мысль о чем-то является суждением. Умозаключение -- это заключение из различных суждений, дающее человеку новое знание о явлениях и предметах объективного мира. Умозаключения различают по аналогии, а также существуют дедуктивные и индуктивные.

Кроме того, мышление прочно связано с практической деятельностью человека. Каждый вид деятельности предусматривает учёт условий действия, наблюдение, обдумывание, планирование. В действии, человек занимается решением различных задач. Критерием истинности мышления, а также основным условием развития и возникновения мышления является практическая деятельность. Мыслительная деятельность человека - это решение многообразных мыслительных задач, которые направлены на выявлении сущности чего-либо. Способ мыслительной деятельности, при помощи которого человек решает мыслительные задачи является мыслительной операцией.

Мыслительные операции разнообразны - это - сравнение, абстрагирование, синтез и анализ, классификация, конкретизация, обобщение. Которые логические операции будет применять человек, завис от характера и задачи информации, подвергающейся мыслительной переработке.

Синтез - это объединение частей, отношений, свойств, действий в одно целое. Анализ - полярный синтезу, это - процесс мысленного выделения из целого его действий, отношений, сторон или же мысленного разложения целого на части. Синтез и анализ являются взаимосвязанными логическими операциями. Человек в трудовой деятельности непрерывно взаимодействует с явлениями и предметами. Их практическое освоение и приводит к образованию мыслительных операций синтеза и анализа.

Сравнение -- это определение различий и сходства явлений и предметов. Основано сравнение на анализе. Перед сравнением объектов, выделяются их признаки, по которым произведется сравнение. Сравнение бывает, как многосторонним - более полным, так и односторонним - неполным. Сравнение, как синтез и анализ, бывает глубоким и поверхностным.

Абстрагирование -- мысленное отвлечение от сторон конкретного, некоторых признаков для его лучшего познания. Мысленно, человек выделяет любой признак предмета, рассматривает его отдельно от других признаков, на некоторое время от них отвлекаясь. При помощи абстракции человек смог обособиться от конкретного и единичного и приблизиться к наивысшей точке познания - научному теоретическому мышлению.

Конкретизация - это непрерывно взаимосвязанный с абстрагированием, но обратный ему процесс. Конкретизация - это реверсия мысли от абстрактного к опосредованному, для раскрытия содержания. Мыслительная деятельность непрерывно направлена на получение какого-либо результата.

Относительно места в мыслительном процессе, которое занимают образ, действие и слово, как они сопоставляются друг другу, определяют три вида мышления: абстрактное, конкретно-образное и конкретно-образное. Эти виды мышления еще выделяют и на основе характерностей задач -- теоретических и практических. Абстрактное - словесно-логическое - осуществляется посредством логических операций с понятиями. Конкретно-образное - наглядно-образное - опирается на образы и представления. Конкретно-действенное - наглядно-действенное - опирается на прямое восприятие предметов. Данные виды мышления являют собой тесную взаимосвязь. У многих людей в равной степени развиты конкретно-образное, теоретическое и конкретно-действенное мышление, но относительно характера решаемых человеком задач, на передний план выступают поочередно все три вида мышления.

Наглядно-образное, теоретически-отвлеченное и практически-действенное - таковы связанные меж собой виды мышления. В ходе исторического развития человечества развитие интеллекта человека изначально происходило с помощью практической деятельности. Первоначальным видом мышления является практически-действенное, которое определяют действия с предметами. На основе манипуляционного мышления проистекает наглядно-образное, ему свойственно оперирование наглядными образами в уме. Самая высокая степень мышления -- отвлеченное - абстрактное мышление. Но и здесь сохраняется связь с практикой. Мышление отдельных людей также подразделяется на образное, абстрактное и практически-действенное.

И все же, в процессе жизнедеятельности человека на головной план поочередно выступают оба вида мышления. Например, при докладе на научную тему человек применяет теоретическое мышление, а в бытовых делах - практически-действенное.

Согласно глубины обобщенности выделяют теоретическое и эмпирического мышление. Теоретическое мышление исследует объект познания в совокупности его необходимых связей, выявляет общие отношения. Эмпирическое мышление выдает начальные обобщения основываясь на опыте. Эти обобщения производятся на низком уровне абстракции. Эмпирическое познание - это самая низкая простая ступень познания.

Согласно стандартности - нестандартности операциональных процедур и решаемых задач различают эвристическое, алгоритмическое, творческое и дискурсивное мышление. Эвристическое мышление - продуктивное мышление - направлено на разрешение своеобразных задач. Алгоритмическое мышление направлено на общепринятую последовательность действий, заранее назначенные правила, требующиеся для решения стандартных задач. Творческое мышление - приводит к принципиально новым результатам, к новым открытиям. Дискурсивное мышление основывается на построении связанных меж собой умозаключений. Также выделяют мышление продуктивное и репродуктивное. Продуктивное - направляет к новым познавательным результатам. Репродуктивное - это воспроизведение прежде полученных результатов - здесь мышление соприкасается с памятью.

Деловые совещания

Одной из форм управленческой деятельности являются деловые совещания , в процессе которых происходит обмен информацией между руководителем и сотрудниками и принимаются управленческие решения.

В ходе делового совещания процесс управления включает три стадии:

сбор и обработка информации,
координация деятельности служб и сотрудников фирмы,
принятие решений.

Организация и проведение деловых совещаний включает следующие этапы:

подготовка - определение целесообразности совещания, повестка дня и состав участников, дата и время совещания, определение места проведения совещания;
проведение - продолжительность делового совещания, регламент, протокол;
подведение итогов и принятие решений - контроль за выполнение решений.

Значение деловых совещаний

Целесообразность проведения деловых совещаний определяется необходимостью:

обмена информацией,
выявления мнений и альтернатив,
анализа нестандартных ситуаций,
принятия решений по комплексным вопросам.

Занимаясь подготовкой повестки дня необходимо определить:

содержание проблем и тему совещания,
условия конечного результата совещания,
ответственных лиц и характер подготовительных работ.

Количество компетентных участников совещания должно соответствовать количеству активно участвующих в обсуждении вопроса лиц.

Наилучшим временем для проведения совещаний является вторая половина дня среды или четверга, так как кривая работоспособности имеет ощутимый спад в понедельник и пятницу.

Каждый из участников совещания должен предварительно ознакомиться с повесткой дня и материалами, что позволит провести совещание более эффективно.

Оптимальная длительность совместной умственной работы людей составляет 40-45 минут, поэтому нецелесообразно проводить совещания длительностью более 1 часа и планировать 10-минутный перерыв после первых 40 мин. совещания.

Протокол совещания - это официальный документ, который ведет секретарь, служащий основанием для руководителя требовать выполнения сотрудниками порученных заданий. В протоколе отображаются:

достижение цели совещания,
решение,
исполнители и сроки.

Принятие решений происходит двумя способами:

специальной комиссией заранее составляется проект решения, который зачитывается на совещании, в него вносятся корректировки и решение принимают результатом голосования;
председатель совещания подводит итоги и формулирует принятое решение.

Деловые переговоры

Переговоры служат для достижения соглашения между сторонами, имеющими противоположные или совпадающие интересы.

Процесс переговоров включает следующие стадии:

подготовка,
проведение,
решение проблем,
анализ итогов деловых переговоров.

В процессе подготовки к переговорам необходимо изучить следующие вопросы:

цель,
партнер,
предмет,
условия,
присутствующие лица,
организация переговоров.

При проведении переговоров используются следующие основные методы:

вариационный метод,
метод интеграции,
метод уравновешивания,
компромиссный метод.

В ходе переговоров вырабатывается общее решение, и каждой из сторон выгодно обоюдное принятие этого решения. При положительном исходе переговоров, на завершающей стадии резюмируются основные положения, и дается им характеристика. Возможно обсуждение перспективы новых встреч и понимание участниками переговоров достижения прогресса.

Введение

1. Классификация деловых совещаний………………………………………

2. Технология организации и проведения деловых совещаний…………...3

3. Состав участников, время и место проведения совещания……………..4

4. Подготовка участников и продолжительность совещания……………...6

5. Психологические аспекты рабочего совещания………………………....7

6. Основные задачи руководителя при подготовке и проведении совещания………………………………………………………………......8

7. Основная задача докладчика……………………………………………...9

8. Регламент и завершение совещания……………………………………..12

Заключение…………………………………………………………………...14

Литература……………………………………………………………………15

Введение

Деловые встречи (совещания) - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

сбор и переработка информации;
координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы. В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
выявление и расчет коллективных результатов;
коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1. По назначению:

вырабатывающие и принимающие решения;
разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
оперативные (диспетчерские);

2. По периодичности (частоте) проведения:

разовые;
регулярные;
периодические;

3. По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек);
расширенные (до двадцати человек);
представительные (свыше двадцати человек);

4. По степени стабильности состава участников совещания :

с фиксированным составом;
с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
комбинированные;

5. По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций);
административные;
научные и научно-технические;
объединенные.

Технология организации и проведения деловых совещаний

Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.

Подготовка совещания начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить: 1) тему соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем; 2) условия, которые должен удовлетворять конечный результат совещания, для определения цели совещания; 3) кто и какую подготовительную работу должен проводить (целесообразно создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Основные ошибки , которые допускаются при формировании повестки дня:

1. Отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);

2. Участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками;

3. Увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;

4. Отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Состав участников, время и место проведения совещания

Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются две пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

Ошибки, которых чаще всего допускаются при определении продолжительности совещания: Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

* не регламентируется его продолжительность;

* не соблюдается установленная продолжительность;

* совещания слишком продолжительны;

* не делаются перерывы;

* не ограничивается время на доклады и выступления;

* участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70%) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседание лучше созвать в специально оборудованных для этой цели помещениях. В основном приглашенные на совещание садятся за стол, имеющий прямоугольную форму. Это крайне неудобно и руководителю, и участникам совещания. Известна другая, более удобная форма стола трапециевидную.

За таким столом никто никому не мешает, каждый участник хорошо видит всех остальных, а председатель и секретарь-стенографист хорошо видит каждого участника делового совещания.

Помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобные для работы мебель, вентиляцию и т.д. Ошибки, которые часто допускаются при определении места проведения совещания: и т.п.

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

· слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

· ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

· помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

. Подготовка участников и продолжительность совещания

Подготовка участников совещания - последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний, когда предусматривается предварительное ознакомление всех участников с повесткой дня, необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания.

Каждый руководитель должен правильно определить процедуру проведения совещания в зависимости от поставленной цели. Но даже когда ее удачно сформулировано, всегда существует скрытый уровень целей, о которых, как правило, не говорят, но с которыми необходимо считаться.

Например: если в совещании принимают участие представители отделов, интересы каждого из них и становятся скрытыми целями. Отдел реализации против всего, что может негативно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась большая возможность диктовать ему производственные графики и планы и т.д. Таким образом, каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих «завоеваний»: прав, привилегий и власти.

Скрытые мотивы побуждают участников совещания к обструкционистской тактике. Они могут пытаться с самого начала внести путаницу в определение целей совещания. Другой надежный способ заблокировать дискуссию - поднять новые, сложные по своему характеру побочные вопросы, причем делать это постоянно, когда совещание подходит к четкому формулированию целей. Еще одна разрушительная сила - требование подобных объяснений от оратора, который с целью простоты изложения говорит обобщенно. Такая тактика дает проблеме столь сложного и неразрешимыми характера, что сразу поступает предложение о дополнительном обсуждении, а этого достаточно, чтобы отложить ее в долгий ящик.

Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 минут. Через 40-60 минут после начала совещания в его участников ослабляется внимание: начинается шум, лишние движения, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает усталость. После 30-40-минутного перерыва в присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам исчезают. Данный этап совещания специалисты называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемой, ко всему относится нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Таким образом, оптимальная продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Психологические аспекты рабочего совещания

Рабочее совещание является одним из основных инструментов, с помощью которых в Организации происходит выработка управленческих решений и осуществляется контроль за их исполнением.

Рабочее совещание:

Фиксирует наличие проблемной ситуации;

Рассматривает кратко- средне- и долгосрочные прогнозы развития ситуации в целом и в наиболее важных для Организации аспектах (проекциях);

Определяет уровень угроз для Организации и возможные альтернативные варианты решения проблем;

Определяет наличие ресурсов, необходимых для решения проблемы, и возможные варианты их использования;

Документально фиксирует все необходимые аспекты реализации выработанного им (или полученного от руководства Корпорации) решения;

Документально фиксирует персональную ответственность за реализацию отдельных элементов (этапов) принятого решения, а также создает механизм контроля за его выполнением.

Основные методы принятия решений в группе

Отсутствие ответной реакции – решение принимается не на основании критической оценки возможных вариантов, а в тот момент, когда находится альтернатива, на которую не следует отрицательной реакции никого из присутствующих

Правило старшинства – решение за всю группу принимает старший из присутствующих по положению; эффективность зависит от того, получил ли он достаточно полную информацию и удалось ли ему мотивировать остальных участников

Правило меньшинства - в группе есть не составляющие большинства лидеры (формальные и неформальные), способные, используя принятые в Организации процедуры, обеспечить принятие того решения, в котором они заинтересованы

Правило большинства – для оценки альтернатив применяются процедуры голосования; принятым считается решение, за которое проголосовало определенное принятыми в Организации процедурами большинство (50%+1, 67% и т.п.); мнение меньшинства не принимается в расчет

Правило консенсуса – аналогично «Правилу большинства», однако предполагает достижение такой ситуации, когда все представители «проигравшего» меньшинства готовы поддержать принимаемое решение

Приемы, используемые руководителем для усиления групповой сплоченности

Применять методы поощрения членов своей команды, предполагающие максимальное вознаграждение за коллективно достигнутые результаты

Использовать методы принятия решений, основанные на максимально возможном информировании членов своей команды, открытости обсуждения, коллегиальности (от Правила консенсуса к Правилу единогласия)

Предпринять (конфиденциально) меры по усилению конкуренции своей команды с другими группами (командами)

Предпринять (конфиденциально) меры по усилению коммуникационной и информационной изоляции членов своей команды от других команд

Если имеется возможность - сократить численность своей команды за счет отторжения «инакомыслящих» (повышение уровня «гомогенности»)

Приемы, используемые руководителем для ослабления групповой сплоченности

Расширить применение методов поощрения, предполагающих максимальное вознаграждение за результаты, достигаемые лично, по индивидуальным показателям работы

Расширить применение методов принятия решений, основанных на минимально возможном информировании, применении формальных процедур (Правило большинства)

Предпринять (конфиденциально) меры, направленные на создание разногласий внутри группы и ослабление межгрупповой конкуренции

Предпринять (конфиденциально) меры по повышению уровня открытости группы и усилению внутригрупповой конкуренции

Если имеется возможность - увеличить численность группы за счет привлечения «инакомыслящих» (повышение уровня «гетерогенности»)

Основные задачи руководителя при подготовке и проведении совещания

Первая задача руководителя – оценить важность проблемы, продумать возможные сценарии, выбрать метод принятия решения, соответствующие стратегическим приоритетам политики Организации, дать поручения по подготовке совещания

Вторая задача руководителя – провести совещание таким образом, чтобы состоялась конструктивная дискуссия участников, позволяющая получить наиболее полную информацию по проблеме, выявить основные альтернативные сценарии развития событий и наиболее эффективные управленческие решения

Третья задача руководителя – добиться консенсуса (убедить всех присутствующих в том, что принимаемое решение оптимально с точки зрения реализации стратегии и политики Организации)

Четвертая задача руководителя – распределить персональную ответственность за исполнение решения в целом, его отдельных частей и контроль за исполнением.

Основная задача докладчика

Основная задача докладчика – подготовить:

Свое выступление,

Раздаточные материалы

Проект решения

таким образом, чтобы

Наиболее полно проинформировать присутствующих на совещании о существующей проблеме (проблемах);

Осветить основные альтернативные варианты решения проблемы и оценить их обеспеченность необходимыми ресурсами;

Оценить сравнительную эффективность возможных вариантов решения и осветить наиболее вероятные сценарии развития ситуации;

Вовлечь присутствующих в конструктивный диалог по обсуждаемым проблемам.

Правильно проведенная подготовка к совещанию позволяет не только подготовить и принять эффективное решение, но и позволяет придать ему форму коллективного, что психологически оптимально мотивирует сотрудников на его осознанное осуществление.

Процедура убеждения включает 4 вида убеждающих воздействий:

Информирование
Разъяснение
Доказательство
Опровержение

Основной способ информирования- рассказ

Основные виды разъяснения

инструктивное	строится как спокойно излагаемая логически выверенная последовательность инструкций по типу «делай-раз, делай-два, делай-три»	проводится тогда, когда от подчиненных требуется наилучшим образом запомнить, что именно и как, в какой последовательности требуется сделать.
повествующее	отличается от инструктивного тем, что по форме оно должно восприниматься подчиненными как живой заинтересованный рассказ взволнованного руководителя. Для достижения этого эффекта отдельные элементы инструкции заменяются живыми примерами, которые должны привести подчиненных к нужным выводам.	проводится тогда, когда руководитель обладает необходимой для этого подготовкой.
рассуждающее	строится таким образом, что перед подчиненными ставятся проблемы и вопросы, требующие от них ответа. Руководитель вначале сам выдвигает доводы «за» и «против», отслеживая реакции подчиненных, а по мере втягивания подчиненных в процесс, побуждает их самостоятельно выдвигать доводы «за» и «против».	проводится тогда, когда необходимо добиться того, чтобы подчиненные сами сформулировали, в основном, необходимое для руководителя решение и в дальнейшем оно воспринималось ими как собственное.

3. Доказательство строится на трех фундаментальных законах логики:

Законе тождества - каждая мысль в процессе обсуждения сохраняет одно и тоже определенное содержание, сколько бы раз она не повторялась. В том и только том случае, если предварительно строго оговорено значение используемых в процессе обсуждения терминов.

одновременно

Законе достаточного основания – для того, чтобы некое суждение было принято как достоверное - оно должно быть подтверждено другими аргументами, истинность которых проверена практикой.

Основные элементы доказательства:

Правила построения тезиса

· Тезис необходимо формулировать предельно ясно и четко, не допуская возможности двусмысленности его понимания и истолкования. Ошибки в выборе слов, приводящие к неясности формулировки тезиса, позволяющие его неоднозначно истолковывать, могут быть использованы оппонентами как для дискредитации собственно тезиса, так и дискредитации руководителя, допускающего ошибки.

· В ходе доказательства тезис должен оставаться неизменным – то есть доказываться должно одно и тоже утверждение (конечно, если по ходу процесса доказательства вы не поняли, что сами допустили ошибку при формулировке). Держите формулировку тезиса под своим контролем на всем протяжении совещания; не допускайте потери тезиса; обращайте особое внимание на попытки оппонентов совершить его частичную или полную подмену.

Основные проблемы в использовании тезисов

Потеря тезиса	сформулировав исходный тезис, руководитель, отвлекшись, через некоторое время забывает о нем и переходит к иному тезису, в большей или меньшей мере сходному с исходным, но уже в принципе иному. Таким образом теряется исходная мысль, что может увести от целей совещания и превратить его в пустое времяпрепровождение	для того, чтобы избежать потери тезиса, при подготовке к совещанию руководителю следует сделать заготовки с основными тезисами и сценарием проведения совещания. Это позволяет в большинстве случаев вернуться в запланированное русло и двигаться к поставленной цели.
Полная подмена тезиса	это потеря тезиса в результате сознательных действий руководителя или его оппонентов. Наиболее известными способами, ведущими к полной подмене тезиса, являются переключение внимания на личность оппонента и уклонение от ответа на вопросы, поставленные оппонентами («хождение вокруг и около»).	чувствуя невозможность доказать исходный тезис руководитель может попытаться совершить логическую диверсию – переключить внимание собравшихся на сходный по форме (на слух), но в принципе иной, важный, но по содержанию не имеющий ничего общего с исходным тезис. Руководителю необходимо учитывать, что логическими диверсиями могут пользоваться и его оппоненты.
Частичная подмена тезиса	сознательное изменение руководителем формулировки тезиса (как правило, смягчение) без изменения его основного содержания в ходе доказательства	исходный тезис на этапе подготовки к совещанию может быть сформулирован руководителем избыточно строго с тем, чтобы иметь пространство для маневра в ходе дискуссии с оппонентами

Основные требования к аргументам

Чтобы аргументы были убедительными, к ним предъявляются следующие требования:

· В качестве аргументов могут выступать только такие положения, истинность которых доказана ранее и не вызывает ни у кого из присутствующих сомнения; хотя бы один слабый аргумент может «похоронить» все доказательство;

· Аргументы должны иметь автономное обоснование – то есть, должно существовать их обоснование, отличное и независимое от обоснования тезиса; они не должны противоречить общеизвестным фактам;

· Аргументы должны быть непротиворечивыми между собой;

· Аргументы должны быть достаточными – их не должно быть ни слишком много, ни слишком мало.

Регламент и завершение совещания

Все знают, что такое регламент , но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки.

Завершающий этап организации и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий его реализации. Решения на совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько участнику совещания удалось включить свои идеи и комментарии в общее решение, зависит его эффективность. В формулировке решения объясняется: кем и в какие сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть).

Решения могут приниматься двумя путями: 1) специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают его по результатам голосования; 2) председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение. После принятия решения определяется лицо (группа лиц), которая осуществляет его выполнение и контроль за исполнением.

Заключение

Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных им, главным образом тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. А значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Вот почему обеспечивающими и основополагающими для руководителя являются социально-психологические методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.

Деловое совещание – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде.

Литература

3. Кабушкин Н Л. Основы менеджмента: Учеб. пособие - 5-е изд., стереотип. - Мн.: Новое знание, 2002. - 336

Ф. Котлер, Дж. Боуэн, Дж. Мейкенз Маркетинг Гостеприимство ТуризмУчебник для вузов-2-ое изд. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002 с36-52
А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г.Коновалова Этика деловых отношений – М.: ИНФРА – 2003 с245-250, с305-316, с347-360
О.А. Митрошенков Эффективные переговоры Практическое пособие для деловых людей 2-ое изд. Исправ. – М.: Издательский дом «ИНФРА-М» Издательство «Весь мир» 2000 с127135, с152-157, с264
И.В. Грошев, А.А.Поздняков Служебное совещание Экономическая литература Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с-35-52
В.Е. Николайчук Маркетинг и менеджмент услуг Деловой сервис Издание 1-ое Издательство «Питер» 2004 с17-21
В.Н. Лаврененко Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331.

Введение

Классификация деловых совещаний………………………………………

Технология организации и проведения деловых совещаний…………...3

Состав участников, время и место проведения совещания……………..4

Подготовка участников и продолжительность совещания……………...6

Психологические аспекты рабочего совещания………………………....7

Основные задачи руководителя при подготовке и проведении совещания………………………………………………………………......8

Основная задача докладчика……………………………………………...9

Регламент и завершение совещания……………………………………..12

Заключение…………………………………………………………………...14

Литература……………………………………………………………………15

Введение

сбор и переработка информации;

координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

принятие решения.

развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

выявление и расчет коллективных результатов;

коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых совещаний

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда , действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1. По назначению:

вырабатывающие и принимающие решения;

разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;

оперативные (диспетчерские);

2. По периодичности (частоте) проведения:

регулярные;
периодические;

3. По количеству участников:

узкий состав (до пяти человек );

расширенные (до двадцати человек);

представительные (свыше двадцати человек);

4. По степени стабильности состава участников совещания :

с фиксированным составом;

с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;

комбинированные;

5. По принадлежности:

партийные (и других общественных организаций );

административные;

научные и научно-технические ;

объединенные.

Технология организации и проведения деловых совещаний

Основные ошибки , которые допускаются при формировании повестки дня:

Отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);

Участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками;

Увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;

Отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).