Как правильно планировать рабочее время. Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно. Что включать в план

Кто из нас не задавался вопросом, что же является наибольшей ценностью? Довольно часто мнения по этому поводу расходятся. Одни считают, что информация, другие — время. Несмотря на то, что современное общество имеет достаточно возможностей для экономии времени, почему то именно времени как раз и не хватает. И сразу же в голову приходят мысли: «Почему технический прогресс играет злую шутку?», «Как успеть сделать все да еще и хорошо?», «Как распределять и планировать свой день, чтобы хоть частично себя разгрузить?». Все очень просто. Нужно всего лишь научиться правильно планировать время.

Правила, которых следует придерживаться, если есть желание все успевать

Чтобы все успевать и иметь время на отдых, следует:

разработать определенный план;
первоочередно разбирать мелкие по важности дела, не оставляя их на потом;
не тратить рабочее время впустую на ненужные дела;
ежедневно анализировать выполненные задачи;
в зависимости от важности правильно распределять приоритеты;
следить за порядком;
выработать в себе силу воли следовать новым привычкам.

Как научиться планировать свой день: этапы планирования времени руководителя

Вроде бы правильно распределить рабочее время, определить последовательность повседневной работы не составляет особого труда, однако, не всем это под силу. Если в голову приходят мысли о том, как своевременно сделать важные дела и не устать, важно научиться правильно планировать и распределять время. Немаловажную роль здесь играет правильно составленный план распорядка дня.

Не стоит забывать о таком важном факторе, как ограниченность времени. Время нельзя остановить, изменить, вернуть, а значит то же самое касается и работы, и дел, и нашей жизни в целом.

Существуют такие этапы планирования рабочего времени:

выработка дисциплинированности (научиться контролировать свой день – важная задача успешного руководителя);
определение степени важности дел (допускается планировать не более 3 срочных дел в день);
рациональное распределение дел на важные, срочные, легкие, простые, незначимые;
составление поэтапного плана выполнения работ;
избавление от простых, мелких, легких дел, выполнение которых занимает менее 10 минут (разгрузка последующих дней);
отказ руководителя от занятий, которые «воруют» время (просмотр сериалов, многочасовое общение в соцсетях, посиделки с друзьями);
определение каждой вещи в доме и на работе своего места;
избавление от рабочего хлама (достаточно 10 минут в день, чтобы перебрать документы и выбросить ненужное);
выбор хобби для досуга.

Чтобы не терять друзей и правильно экономить время, необходимо следовать правилу: посещать страницы в соцсетях 2 раза в неделю, выделять для встречи с друзьями выходные дни, планировать заранее личные встречи, сокращать время «пустых» телефонных разговоров до 15 мин в день.

Как составить план работы

Плодотворное планирование возможно, если придерживаться следующей последовательности в работе:

Определить цели и задачи, на основании которых разработать план работы. Он может быть краткосрочным (на неделю) либо долгосрочным (на месяц, квартал, год).

Внимание: Успешному руководителю нельзя отступать ни на шаг от плана. Можно вносить в него корректировки, например, менять местами дела, дни важных встреч, планировать на другое время мероприятия, но кардинально изменять нельзя ни в коем случае.

Распределить задачи и определить сроки их исполнения. Важно научиться в первую очередь выполнять дела, которые имеют ограниченные сроки и те, которые требуют применения больших усилий. Далее можно планировать среднесрочные задачи и работу, требующую выполнения стандартных функций. В последнюю очередь следует выполнять малозначимую работу.

Обязательная отметка срочных дел, возникших накануне исполнения, в своем ежедневнике или календаре (дает возможность руководителю успевать делать все вовремя, не упуская важных моментов).

Анализ всех дел, сокращение списка задач (по мере возможности).

Чтобы разгрузить свой день, важно:

Следовать ограничению выполнения дел: не более 3-х срочных, не более 10-ти в общем за день.
В планировании придерживаться выполнения сложных задач в более удачное время, желательно в первой половине дня, легких – в конце рабочей смены.
Не выполнять следующую работу, не завершив предыдущую (важно поэтапно планировать задачи, выполнив оговоренные ранее).
Не оставлять незавершенные дела, не переносить их на следующий рабочий день.
Если все же имеются невыполненные задачи, рекомендуется делать о них отметку в календаре важных дел, где особо отмечать их. В случае, если одно и то же дело стабильно «живет» в ежедневнике несколько дней подряд, стоит подумать, как от него отказаться либо просто передать его другому исполняющему лицу.

Секреты рационального планирования

Правильно планировать день позволят:

оценка плана работы, корректировка заданий, составление распорядка дня;
контроль за выполнением дел, устранение одновременного выполнения нескольких задач (в противном случае существует риск низкой результативности в работе);
завершение начатых дел;
устранение препятствий, которые мешают руководителю выполнять поставленные задачи, отвлекают внимание, влияют на планы;
чередование работы с отдыхом;
анализ планирования времени;
постоянное улучшение своих результатов работы.

Секреты экономии времени руководителя

Важно объединять похожие задачи, например, совмещать переговоры, разбирать корреспонденцию, отвечать на электронные письма.
Не менее важно создание спокойной обстановки. Это необходимо для того, чтобы ничто не отвлекало от работы.
Ограничение своего рабочего времени позволит избежать малопродуктивного результата от деловых встреч.
Умение распределять приоритеты – важный показатель рациональности и последовательности дел, который влияет на достижение поставленных целей.
Выполнение исключительно важных дел позволяет руководителю добиться высоких показателей в своей работе.
Значительную часть времени поможет сэкономить распределение задач между сотрудниками.
Не менее важна поэтапность в работе. Двигаться к цели намного легче, если подниматься по лестнице, начиная с мелочей и достигая высот.
Ведение ежедневника важных дел поможет устранить накладку одних задач на другие, скопление дел в конце месяца.
Важные решения лучше принимать с утра. Таким образом можно создать ощущение успешности на весь рабочий день.
Составляя планы, графики дел, важно учитывать истинный уровень трудоспособности, поскольку именно он влияет на конечный результат работы.

Нехватка времени на все, что хочется сделать – это распространенная проблема в современном мире. Правильное планирование рабочего дня позволит вам сэкономить огромное количество драгоценных часов. И сегодня вы получите несколько важных советов на эту тему.

Для начала выделим само планирование рабочего дня – его необходимо делать . Примите это как должное. Далее необходимо разбить свой день на 3 группы и для каждой из них мы дадим вам свои правила. Здесь все просто:

Начало рабочего дня .
Середина рабочего дня .
Завершение рабочего дня .

Правила для начала дня

Утро – это тот момент, когда вы заряжаетесь энергией после сна. Именно от вашего состояния утром зависит, насколько продуктивным будет день . Поэтому принимайте первую порцию советов.

Позитивный настрой

Надо ли говорить о том, что если у вас хорошее настроение с утра, то и дела идут легче, проще становится решать деловые задачи и на них уходит меньше времени.

Поэтому каждое утро находите то, что зарядит вас позитивом: приятные воспоминания, предвкушение от скорого занятия любимым делом. Введите в привычку задавать ежедневно утром себе следующие вопросы:

Как сегодняшний день сможет приблизить меня к достижению цели?

Что я смогу сделать для того, чтобы получить от сегодняшнего дня максимум радости?

Что я сегодня смогу сделать для того, чтобы поддержать свой образ жизни (здоровье)?

Данная процедура не займет у вас более 2-х минут, а эффект от ее ежедневного выполнения может превзойти все ожидания.

Правильный старт

Следующий момент – это правильный старт вашего рабочего дня . С чего он должен начаться? С неспешного завтрака и такого же пути до рабочего места.

У вас нет времени на долгий и плотный завтрак? Есть простое решение: ложитесь спать пораньше. Иначе вы рискуете запороть свой день на самом старте – проверено!

Начало работы

Начинайте непосредственно рабочий день в одно и то же время . Данное правило поможет вам стать еще более дисциплинированным человеком.

Когда это войдет у вас в привычку, то в качестве бонуса вы заметите повышение мобилизации своих сил.

Сверка планов

Если вы вчера занимались планированием сегодняшнего рабочего дня, то утром надо провести сверку . Это займет минут 10, но может сэкономить до 2-х часов!

Также само планирование лучше делать с учетом 60% вашего времени, а остальные 40% оставить на форсмажоры и неожиданные или неотложные задачи.

Не «раскачиваться»

Не стоит начинать самую продуктивную часть дня с много кратных приветствий или обсуждения никчемных новостей. Начинайте реализовывать запланированные цели сразу !

Все «социальные» дела можно перенести на более позднее время. Для этого подойдет послеобеденный период.

Сначала — главное!

Начинайте свой день с решения ключевых задач . Все остальное будет ждать и никуда не денется. Особенно, ваш почтовый ящик с корреспонденцией J

Секретарь – ваш помощник

Обязательно вводите в курс ваших планов своего секретаря, ведь он является вашим помощником и партнером. Пусть у вас на это всего 2 минуты – сделайте это.

Данный шаг позволит вам сэкономить время и увеличить эффективность. Хороший секретарь разгрузит вас и напомнит при необходимости о важном совещании. Он должен быть в курсе всех ваших дел.

Правила для середины дня

Середина рабочего дня – это период, когда работа кипит, вы выполнили или продолжаете выполнять главные задачи. Для данной части дня мы приготовили для вас 11 советов.

Порядок на столе

Оставьте на столе только те бумаги, которые помогают решить вам текущую задачу. Остальные уберите. На столе не должно быть более шести документов.

Устанавливайте сроки

Если вы подчиненный, то старайтесь сделать так, чтобы вы сами могли устанавливать или оговаривать сроки выполнения тех задач, которые поручены вам. Если вы руководитель, то урезайте на треть время выполнения задач для своих подчиненных.

Обратная реакция

Если вы решили вдруг присутствовать на каком-то неважном для вас совещании, то будьте готовы к тому, что вам дадут на нем дополнительные поручения . Если бы вас там не было, то и дополнительных задач вы бы не получили…

Неотложные задачи

Всегда и в любом деле возникает ситуация, которая будет являться неотложной и перетянет ваше внимание на себя . Это спровоцирует застой в выполнении текущих задач.

Стоит ли отвлекаться и вникать в такие ситуации – дело ваше. Но всегда принимайте решение исходя из приоритетов: что важнее сделать – текущие дела или «неотложные»? По возможности делегируйте такие внезапные задачи.

Импульсивные действия

Во время выполнения текущих задач (особенно самых важных) вам вдруг может захотеться позвонить по телефону или сделать другое незапланированное импульсивное действие.

Не торопитесь следовать импульсу – подумайте, стоит ли отвлекаться, насколько это важно?

Делайте паузы

Всегда в течение рабочего дня планируйте паузы . Какой они должны быть продолжительности – решать вам. Самое важное в этом деле – регулярность.

Группируйте рутину

Все мелкие рутинные дела вы можете объединить по схожим признакам в секции, блоки. И далее выполнять их такими блоками. Например, 6 блоков по 10 минут – телефонные звонки. Важно здесь максимально укорачивать время выполнения каждого блока.

Завершение дел

Доводите начатое до финальной стадии. Старайтесь не отвлекаться часто при решении длительной задачи. Так как после вам придется вернуться к выполнению и часть работы проделать снова, теряя время. Как минимум – восстановить скорость выполнения.

Пользуйтесь моментом

Если у вас вдруг появилось «вынужденное свободное время» , то подумайте, как его можно использовать рационально. Например, когда вы сидите в приемной шефа и ждете своей очереди.

Ваш час

При планировании рабочего дня обязательно вносите в график час для себя . В этот момент ваш секретарь должен отвечать всем, что вас нет, либо просто закройте кабинет, чтобы вам никто не мешал.

Посвятите этот час решению тех задач, которые не срочны, но являются важными. Также, когда вас никто не отвлекает, вы можете вспомнить о подобных задачах, которые в суете просто забылись.

Сверка и контроль

Не жалейте времени на периодическую сверку своих планов и контроль их выполнения . Мы уже говорили о том, что данное действе сэкономит больше времени, чем вы на него потратите. К тому же вы можете что-то изменить в планировании в связи, например, изменившимися приоритетами.

Правила для завершения дня

Не стоит отвлекаться на частую проверку времени и ждать окончания рабочего дня. Этот период времени также важен , как и предыдущие. Примите к сведению следующие 3 совета.

Завершите не сделанное

Есть группа дел, которые не являются срочными, но сделать их необходимо . Чтобы они не накапливались, превращаясь в завал, делайте их в конце дня, когда самые важные цели достигнуты. В этот период самое время дочитать свою корреспонденцию, продиктовать секретарю распоряжения для печати и т.п.

Анализ дня

Проанализируйте, опираясь на план дня, что вы успели сделать сегодня, какова ваша эффективность, как часто отвлекались от основных задач и как этого по возможности избежать в будущем? Это один из важных элементов успешного выполнения дел – контроль и анализ .

План на завтра

Уделите 15-20 минут планированию завтрашнего рабочего дня. Лучше делать это именно накануне . Но также не забудьте утром выполнить сверку.

Из этой статьи вы узнаете:
По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
Какие методы применяются при планировании рабочего времени
Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

Личные качества начальника.
Действия руководителя.
Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
Систематическая спешка.
Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

Отсутствие мотивации у персонала.
Разрушение межличностной коммуникации в организации.
Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

Длинный перечень заданий, поручений, дел.
Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
Руководитель не должен быть импульсивным.
Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
Умейте пользоваться временными промежутками.
В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни. Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Закон Паркинсона был сформулирован историком Сирилом Норткотом Паркинсоном статье, напечатанной в британском журнале «The Economist» в 1955 году.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
тактическое планирование на месяц и на неделю,
тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные и не срочные. В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот. Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место. Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов. Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Следствие закона Парето: Обычно слишком сложно и утомительно разбираться в том, что происходит, а часто это и не нужно - необходимо лишь знать, работает ваша идея или нет, и изменять её так, чтобы она заработала, а затем поддерживать ситуацию до тех пор, пока идея не перестанет работать.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку. План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями. Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
Правило регламента и правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.

Вольтер: Время довольно длинно для того, кто им пользуется; кто трудится и кто мыслит, тот расширяет его пределы.

Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.

Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные. Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами). Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

Брайан Трейси: Наконец, такое наблюдение: если вам надлежит «съесть» живую лягушку, не стоит долго сидеть и смотреть на нее. Путь к достижению высокого уровня профессионализма и продуктивности труда лежит через приобретение устойчивой привычки решать самые важные задачи с самого утра, не тратя времени на другие проблемы. Вам необходимо научиться «съедать лягушку» первым делом, не пускаясь в предварительные, нередко праздные, рассуждения.

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Бенджамин Франклин, автор известно афоризма «Время – деньги», отмечал и следующее: Богатство зависит главным образом от двух вещей: от трудолюбия и умеренности, иначе говоря - не теряй ни времени, ни денег и используй и то и другое наилучшим образом.

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

Очень часто можно встретить людей, которые постоянно жалуются, мол, у них совсем мало свободного времени, все расписано поминутно. Становится интересно: пожаловаться на дефицит времени люди смогли, а выкроить полчаса на то, чтобы передохнуть – нет возможности. Создается какой-то резонанс, правда? Да, порою мы действительно заняты и даже не можем оторваться от работы, хотим все успеть, стремимся побыстрее закрыть график за месяц. А порою люди просто не умеют грамотно распределять собственное время, которое, кстати, на вес золота. Давайте поговорим про планирование рабочего дня.

Почему нам часто не хватает времени?

Дефицит временного ресурса можно встретить практически везде. Очень часто мы можем выполнить одно, но совершенно не успеваем сделать другое. Как же быть? Почему постоянно происходит нехватка времени?

Спешка. Одна из основных причин его отсутствия – это постоянная спешка. Верно, если куда-то торопиться, то время проходит незаметно, а деле – ничего не получилось толком закончить. Люди забыли о том, что если действовать размеренно, то это будет лучшим умным шагом к тому, чтобы следить за временем и правильно его планировать.
Торопливое принятие решений. Вроде бы и времени хватает на выполнение дела, но что-то все равно не так. Дело в том, что иногда можно встретить людей, которые не думают и сразу же на месте. Частенько такие беспорядочные действия – совершенно не обдуманы. И это очень плохо. Суетливость в отношении принятия решения – очень плохое поведение. Вот почему нам кажется, что времени почти нет, ведь нужно решать то, третье, десятое – куда уж тут !
Слишком много дел. Зачастую люди взваливают на себя огромное количество дел, которые хочется сразу же выполнить, но вместе с тем ничего толком не получается. Вроде бы и работа есть, но ее так много, что просто не справиться. Времени катастрофически не хватает, нужно сделать все по максимуму: красиво, отлично, в срок. Человек начинает паниковать, придумывать себе миллион «отмазок» о том, что навалилось куча дел, тем самым подтверждая, что и время было потрачено зря, и дико его не хватает его.
Нарушение ранжирования дел по важности. Некоторые поступают следующим образом: берутся за то, что вроде бы в приоритете, но выполнить это дело – проще простого, т.е. за него можно взяться чуть позже. Так, откладывая на потом самые важные, весомые и серьезные моменты, люди выполняют то, что легко. Самое тяжелое остается под конец рабочего дня. Естественно, времени не будет хватать. Вот почему начинать следует в обратном порядке, чтобы не ощущалось дефицита времени: сначала самое сложное, а затем под конец – легкое.
Неправильное начало дня. Да, даже может испортить абсолютно весь день. Казалось бы, да как вообще это может повлиять на планы? Очень просто! Например, вы проснулись с , завтрак подгорел, собака сгрызла блокнот, а сын отказался идти в школу. Как думаете, будет ли у вас после такого желание с энтузиазмом подходить к работе? Конечно же, нет. Более того, вы будете оттягивать момент, очень долго думать, реакция станет заторможенной, появится дикое желание спать, а еще на ум станут приходить разные мысли, лишь бы отвлечь вас от серьезных дел. Вот почему в итоге времени ужасно не хватает на планирование и правильное построение рабочего дня.

Основные правила планирования в самом начале дня

Отличное настроение на весь день. Правильно говорят, с какой ноги встанешь – так и пройдет весь день. Если быть в хорошем настроении с самого утра, но заряд положительных эмоций не заставит себя ждать. Те, у кого шикарное настроение, добиваются успеха сразу же. Возьмите за привычку: просыпаться в отличном настроении, чтобы никто и ничто не смогло его вам испортить. Можно даже начать свой день с трех важных вопросов, которые необходимо будет решить за сутки:

как именно сегодняшний день сможет сблизить меня с назначенной мною целью?
что мне необходимо сделать, чтобы извлечь из сегодняшнего дня максимальную радость?
что мне необходимо сделать, чтобы всегда поддерживать собственное тело в таком расположении духа?

Хороший плотный завтрак и никакой спешки. 90% людей счастливы только потому, что имеют возможность , плотно, некуда при этом не спеша. Поверьте, такой старт нового дня не только пробуждает на весь оставшийся день, но и заряжают непередаваемыми эмоциями. Чтобы хорошо покушать и никуда не торопиться, нужно просто раньше ложиться. Это главный секрет успеха и изюминка планирования рабочего дня.

Старт работы в одинаковое время. Чтобы максимально точно спланировать свой рабочий график и начать удачно день, необходимо начинать утро в одно и тоже время. Организм постепенно становится дисциплинированным, а затем и вовсе будет сам просить то, к чему вы его приучили. Тоже самое и с работой: постарайтесь объяснить своему организму, во сколько должна начинаться мозговая активность и рабочая суета, чтобы он был готов. Спустя время он сам начнет активничать и просить старт рабочего периода.

Никаких второстепенностей перед работой. Очень часто многие готовы заняться чем угодно, лишь бы не основным делом. Чтобы не было такой раскачки и можно было приступить сразу к делу, то не забывайте говорить себе твердое «стоп». Планирование дня сразу же сбивается, как только человек начинает увиливать от основных дел. В итоге, все, что было поставлено в приоритет, сделано только наполовину. Постарайтесь сначала выполнить все то, что очень нужно, а лишь затем решить второстепенные проблемы.

Принцип 70 на 30. 70% информации обязательно вписывайте в свой : сюда входит точное время, что именно вы будете делать и до скольки. 30% остается в голове: например, место, где необходимо встретится, или имя друга, которому нужно отправить сообщение. Нервная система всегда должна быть максимально защищена от перегрузок. Если на 100% вписывать в свой блокнот все то, что нужно, то могут в буквальном смысле слова вскипеть мозги. Поэтому, установите определенные рамки для планирования своего рабочего дня.

Основные правила планирования в середине дня

Подготовка к работе. Допустим, у вас есть большой стол, на котором, собственно, и кипит вся работа. Первое, что необходимо сделать – это убрать все ненужные бумаги и другие вещи с него. Оставьте только то на столе, что вам пригодится в первую очередь. Лишняя информация, находящаяся перед вами, ни к чему хорошему не приведет и лишь поглотит ваше время. Готовьтесь к работе так, чтобы все было готово безупречно.

Установка сроков. Порученное вам задание необходимо выполнить в срок, который вы просто обязаны обговорить. Действуйте в свою пользу и «выторговывайте» время так, чтобы и вам, и второму человеку, кто поручает задание, было максимально комфортно. Если вы хотите уметь планировать собственное время, то без установленных сроков решения задач и их выполнения просто не обойтись. Если вы думаете, что не справитесь с работой – просто попросить срок чуть больше, пускай это будет запасом. Допустим, вам необходимо подготовить интересный проект, на который по факту понадобится чуть больше месяца. Установите срок в 1,5-2 месяца, взяв время с запасом.

Отказ всем «срочным» второстепенным проблемам. Непредвиденные ситуации случаются частенько, на них просто невозможно не обратить внимание. Но иногда неотложные моменты настолько мелочны, что могут и подождать, пока не решится какое-то более серьезное и глобальное дело, над которым вы, кстати, работаете. Все, конечно, зависит от обстоятельств, но уважайте свое планирование, умея правильно и тактично отказывать абсолютно не срочным решениям.

Паузы важны. Работать без перерыва – очень неправильная вещь. Паузы в любом случае очень важны и нужны, чтобы тело отдохнуло. Соблюдайте периодичность в продолжительности своей рабочей деятельности, регулярно останавливайтесь хотя бы на пару минут, когда чувствуете, что нужна передышка. Планирование рабочего дня не подразумевает в себе лишь постоянную работу, не покладая рук. План включает в себя все вместе: и активность и отдых.

Каждый предмет любит свое место. Здесь все очень просто: поработав с чем-то, не забудьте положить предмет на его место. Вещь всегда должна возвращаться туда, откуда ее взяли. Такой интересный подход поможет экономить время в дальнейшей работе, вы не будете по нескольку часов искать то, что вам нужно, так как необходимая вещь уже давно на своем месте.

Плавное завершение дела. Не бросайте все, как только увидите финиш. Начатое дело всегда должно быть закончено до конца. Причем, финишная прямая должна быть медленной, с плавным подходом. Если все бросать резко, то ничего хорошего из этого не выйдет. Планирование рабочего дня считается идеальным, когда каждое дело аккуратно закончено, а по итогу сделаны небольшие выводы.

Минуты с пользой. Если в течение всего дня выдалась свободная минута, то не тратьте ее зря. Лучше откройте свое планирование и подумайте о том, что вам еще предстоит сделать, как именно вы возьметесь за работу и так далее. Другими словами, проводите свободное время с пользой, заполняя незапланированную пустоту занимательным делом.

1 час – для себя любимого. Среди плотного рабочего графика, который расписан по часам, обязательно выкраивайте время для себя любимого. Это называется «закрытым» часом, когда человек отгораживает себя от любых дел, неважно насколько они срочные, и использует индивидуальное время для любого его провождения. Хотите покушать? Отлично, уделите этому целый час. Желаете просто вздремнуть? Почему бы не прилечь, набравшись сил? Человеку нужен всего лишь 1 час, чтобы собраться с мыслями и дальше продолжить работать.

Перепроверка планов. Для того, чтобы рабочий день был выстроен по цепочке, не забывайте о том, что перепроверять себя тоже необходимо. Например, под конец рабочего дня можно в конец запутаться и перестать разбираться в каких-то вещах. Поэтому, всегда перепроверяйте себя, чтобы точно быть уверенным – все идет четко по спланированной вами схеме.

Основные правила планирования в конце дня

Несделанное – завершить. Вот теперь можно приступить к тем моментам, к которым еще вы не прикасались, но знали, что выполнить – проще простого. Завершив основной поток работы, обязательно переходите на второстепенные задачи, которые моментально решаются. Видите, день начинается с самого сложного и важного, а заканчивается второстепенными, но четко выполненными моментами.

Планирование следующего дня. Пожалуй, самое основное, что нужно сделать, завершая свой день и начиная новый. Продумайте свое рабочий день, который будет завтра, распишите все то, что нужно выполнить в первую очередь, а только затем впишите дополнительные моменты. И вообще, пускай у вас будет отличная привычка делать все заранее, а именно – составлять планирование рабочего дня перед сном, чтобы на утро все уже было готово.

Значимость активного образа жизни

Кстати, очень важно вести здоровый образ жизни, чтобы все было по полочкам. Видите, даже в планировании рабочего дня спорт помогает жить и двигаться к успеху. Включив в свою жизнь фитнес, или , можно навсегда , плохого самочувствия и «расхлябанного» ненормированного графика. Как говорится, спорт дисциплинирует человека во всех смыслах. Планирование рабочего дня станет теперь не только приятной привычкой, но и неотъемлемой частью жизнь, без которой невозможно двигаться дальше.

Видите, как, оказывается, легко и просто каждому распланировать свое время. Достаточно лишь составить схему работы, по которой вы будете дальше двигаться. Обязательно соблюдайте все вышеперечисленные пункты, они уже проверены на деле. Эффективность методов равна 100%. Максимально точно планируйте рабочий день, просыпайтесь в отличном настроении, заряжайтесь с самого утра энергией и не позволяйте своему телу уставать и переутомляться.