Большинство описаний процесса в качестве главного способа его представления использует последовательность выполнения работ. Описания процесса, ориентированные на последовательность выполняемых работ, несложно понимать, представлять, планировать и проводить в жизнь. С точки зрения отдельной личности все виды работ сугубо последовательны. Однако простые последовательности работ совершенно нереальны для проектов по созданию ПО, реализуемых командой. В эту работу может включаться несколько команд, создающих множество рабочих продуктов, которые необходимо синхронизировать, взаимно проверять, добиваться их однородности, соединять и интегрировать. Распределенный характер процесса по созданию ПО и зависящие друг от друга рабочие процессы являются основным источником сложности управления.
Ключевые моменты.
А Организационно все виды работ подразделяются на семь основных рабочих процессов: управление, среда, требования, проектирование, реализация, оценка и внедрение.
А Эти работы выполняются параллельно, с изменяющимися по ходу жизненного цикла уровнями трудозатрат и уделяемого внимания.
А Процесс управления состоит в основном из трех дисциплин: планирование, контроль за ходом проекта и организация.
Один из самых тонких пороков традиционного процесса создания ПО заключался в представлении макропроцесса жизненного цикла в виде последовательно выполняемых работ: от анализа требований к проектированию, кодированию, тестированию и внедрению. Если говорить абстрактно, то в успешных процессах реализовывалась именно такая последовательность, однако границы между стадиями были размыты, и это принималось как данность неантагонистически настроенными заинтересованными сторонами. Неудачные проекты, с другой стороны, обычно увязали в попытках строго определить границы между стадиями. Например, типичная проектная команда могла добиваться замораживания.
100% основных требований до перехода к проектированию либо могла пытаться создать проектную документацию во всех деталях, прежде чем перейти к кодированию. В результате чрезмерные усилия распылялись по мелочам, в то время как прогресс в принятии важных рабочих решений тормозился или даже останавливался.
В современном процессе стараются не давать стадиям названия в соответствии с доминирующими видами деятельности. Названия стадий - начальная стадия, уточнение, конструирование, ввод в действие - скорее определяют состояние проекта, чем последовательность действий, аналогичную водопадной модели. Делается это с намерением явно признать непрерывность работ во всех стадиях и отойти от последовательного движения от требований к проектированию, кодированию, тестированию и внедрению.
8.1 РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ.
В предыдущих главах были введены понятия «макропроцесс жизненного цикла» и «фундаментальные комплекты рабочих продуктов». Макропроцесс состоит из дискретных стадий и итераций, но не из дискретных видов работ. Непрерывность различных видов работ присуща каждой стадии и итерации. Процессы более низкого уровня описываются как микропроцессы, или рабочие процессы (workflow), в результате которых возникают рабочие продукты. Термин «рабочий процесс» используется для обозначения потока связных и в основном последовательных действий. Рабочим процессам соответствуют рабочие продукты (см. главу 6) и команды, работающие над проектом (см. главу 11). Существуют семь рабочих процессов самого верхнего уровня:.
Процесс управления проектом: контроль за ходом работ и гарантия условий достижения успеха для всех заинтересованных сторон.
Процесс создания рабочей среды: автоматизация процесса и развитие среды сопровождения и эксплуатации.
Процесс управления требованиями: анализ проблемной области и совершенствование рабочих продуктов требований.
Процесс проектирования: моделирование решения и совершенствование архитектуры и рабочих продуктов проектирования.
Процесс реализации: программирование компонентов и совершенствование рабочих продуктов реализации и внедрения.
Процесс оценки: оценки тенденций и качества продукта.
Процесс внедрения: передача конечных продуктов пользователю.
На рис. 8.1 показаны относительные уровни трудозатрат, которые, как предполагается, потребуются на протяжении различных стадий для каждого из рабочих процессов верхнего уровня. Здесь дается одно из ключевых представлений современной схемы процесса п предлагается точка зрения, относительно которой мы будем обсуждать некоторые из базовых принципов, введенных в главе 4.
Рис. 8.1. Интенсивность отдельных видов работ на протяжении различных стадий жизненного цикла.
1 - Подход с упреждающей разработкой архитектуры. Всесторонний анализ требований, проектирование, реализация и оценка выполняются до начала стадии конструирования, когда в центре внимания находится полномасштабная реализация. Внимание, уделяемое на ранних стадиях жизненного цикла реализации и тестированию архитектуры, должно предшествовать как началу полномасштабной разработки и тестированию всех компонентов, так и рассмотрению вопросов завершенности и качества функциональных возможностей продукта.
Итерационностъ процесса жизненного цикла. На рис. 8.1 для каждой стадии описывается как минимум по две итерации для каждого рабочего процесса. Предполагается, что это значение является декларативным, а не предписывающим. Для некоторых проектов может потребоваться всего одна итерация на протяжении стадии, для других - несколько итераций. Суть заключается в том, что для отдельных работ и рабочих продуктов любого рабочего процесса может понадобиться более одного прохода для достижения адекватных результатов.
«Круговая» разработка. Появление рабочей среды на верхнем уровне процесса создания весьма важно. Среда представляет собой осязаемое воплощение процесса, методов и нотаций, используемых для создания рабочих продуктов проекта.
Подход, основанный на демонстрациях. Работы по реализации и оценке инициируются на ранних стадиях жизненного цикла, отражая то внимание, которое уделяется созданию исполняемых компонентов архитектуры.
Некоторые ключевые для традиционного процесса темы не попали в перечень основных рабочих процессов. Это отсутствие тоже важно. Опущена документация - потому, что она должна являться побочным продуктом других видов работ. Контроль качества исключен по той причине, что он входит во все виды работ, а не выделяется в отдельный рабочий процесс, который выполняется независимо от разработки или управления проектом.
В таблице 8.1 показано распределение рабочих продуктов и основного внимания, уделяемого каждому рабочему процессу на всех стадиях жизненного цикла: начальной стадии, уточнения, конструирования и ввода в действие.
Таблица 8.1.
Рабочие продукты и то, чему уделяется основное внимание на протяжении жизненного цикла для каждого рабочего процесса
Рабочие продукты | Основное внимание на стадиях жизненного цикла |
|
Управление. проектом | Бизнес-план План разработки ПО Оценки состояния Концепция Декомпозиция работ | Начальная стадия: подготовка бизнес-плана и концепции. Уточнение: разработка плана Конструирование: мониторинг и контроль разработки. Ввод в действие: мониторинг и контроль внедрения |
Создание рабочей среды | База данных с запросами на внесение изменений | Начальная стадия: определение среды разработки и инфраструктуры управления изменениями. Уточнение: инсталляция среды разработки и формирование базы данных для управления изменениями. Конструирование: сопровождение среды разработки и базы данных управления изменениями. Ввод в действие: Сопровождение среды внедрения и базы данных управления изменениями |
Управление. требованиями | Комплект требований Спецификации версии Концепция | Начальная стадия: определение аспектов функционирования системы Уточнение: определение целей архитектуры Конструирование: определение целей итерации Ввод в действие: уточнение целей версии |
Человека невозможно сравнить с машиной: трудиться все время он не может. В соответствии с мнениями нанимателей, данная опция весьма неудобна, однако приходится считаться с ней. Специалистам же приходится считаться с тем, что древнейшее соотношение потехи и дела и сегодня не пересмотрено. Будь их воля, одни запретили бы заниматься чем-либо еще, помимо дела, а другие расширили бы пределы времени на потеху до упора. Закон же компромиссным образом учитывает общие интересы, четко определяя перерывы в работе.
Классификация перерывов
О том, что существует перерыв на обед, знают все без исключения. В любой организации существует специально отведенное для этого время. Тем не менее, на сегодняшний день есть и иные перерывы в течение рабочего дня, о которых сотрудники тех или иных структур зачастую не знают - а зря. Целесообразным будет подробным образом ознакомиться с возможностями на законных основаниях оторваться от трудовой деятельности. Так, специалисты разработали соответствующую классификацию. В соответствии с ней, перерывы в работе подразделяются на следующие многочисленные группы:
- Специальные и общие.
- Рекомендуемые и обязательные.
- Те, которые включаются в оплату труда, и те, которые не включаются.
Перерывы в работе, носящие общий характер, в соответствии с КЗОТом должны быть предоставлены абсолютно всем работающим. Такое право на отдых закреплено на законодательном уровне. Данная группировка включает в себя перерыв на обед, а также возможные перерывы краткосрочной продолжительности для того, чтобы сотрудник смог организовать свои личные надобности.
Специальные перерывы стоят рядом лишь с определенными областями трудовой деятельности. Кроме того, к таковым относятся перерывы в работе для отдельных категорий работников. Сюда можно отнести пользователей ПЭВМ, сотрудников табачной промышленности, а также женщин, у которых есть маленькие дети (в данном случае перерыв предоставляется для кормления).
Если затронуть рекомендуемые и обязательные перерывы, то к последним следует отнести те, предоставление которых - не что иное, как обязанность любого нанимателя. Необходимость же перерывов рекомендуемого характера в каждой структуре выявляется своими методами и, конечно же, оформляется посредством локальных нормативных актов.
Обязательным является перерыв на обед, а также перерывы для кормления и обогревания малыша, носящие специальный характер. Важно дополнить, что практические все разновидности перерывов включаются в оплачиваемое время. Тем не менее, большой перерыв для питания и отдыха в организациях, как правило, не оплачивается.
Установление перерывов
Для начала необходимо отметить, что разновидности, начало, длительность, а также иные категории, характеризующие предоставление перерыва, устанавливаются посредством коллективных и трудовых договоров, а также правил трудового распорядка внутри той или иной организации. Важно отметить, что такое время оговаривается в трудовом договоре исключительно тогда, когда для конкретного сотрудника он отличен от общего по структуре.
К примеру, в данном документе наниматель может указать условия, связанные с предоставлением перерывов мерчандайзерам, торговым агентам и иным сотрудникам, у которых «полевые» условия трудовой деятельности, то есть тем, кто не наделен возможностью предусмотреть, насколько затянется работа с различными клиентами или переговоры.
Питание и отдых
Статья 108 ТК РФ формирует обязанность любого нанимателя всем сотрудникам обеспечивать в рабочее время ежесменный (ежедневный) перерыв для питания и отдыха. Его длительность должна равняться или превышать тридцать минут, однако не должна быть более ста двадцати минут. Важно отметить, что длительность перерыва в рамках данного срока закрепляется посредством внутренней документации структуры, как правило, это ПВТР.
Статья 108 ТК РФ устанавливает, что на протяжении рабочей смены (дня) сотруднику должен предоставляться перерыв для питания и отдыха, не включаемый в рабочее время. Кроме того, конкретная продолжительность, а также временной период предоставления перерыва устанавливаются посредством правил трудового распорядка внутри организации или же в соответствии с соглашением между сотрудником и нанимателем.
На работе, где из-за условий труда (производства) предоставление перерыва для питания и отдыха невозможно, наниматель обязуется обеспечить сотруднику возможность приема пищи и отдыха непосредственно во время работы. Перечень подобных работ, а также места, в которых можно устраивать перерывы для отдыха и питания, устанавливаются посредством правил трудового распорядка внутри структуры.
Неоплачиваемость перерыва
Под неоплачиваемостью перерыва на обед следует понимать то, что сотрудник вправе использовать его для абсолютно любых целей личного характера. Так, сегодня обеденный перерыв служит не только для того, чтоб подкрепиться. Люди ходят в магазины, на свидания, собирают грибы в соседней лесополосе, спят дома, наконец.
Естественно, без исключений никуда, и далеко не все сотрудники той или иной организации на протяжении смены имеют возможность оторваться от трудовой деятельности, чтобы отдохнуть или покушать. К примеру, посредством Приказа Министерства науки и образования указывается, что люди, которые работают в области образования (воспитатели, преподаватели, учителя и так далее), не вправе прервать свою работу и уйти по личным делам. Так, их перерыв на обед совпадает с обеденным перерывом детей, за которых они отвечают и которых обучают. В данном случае перерыв, так или иначе, работникам сферы образования оплачивается.
Необходимо отметить, что наниматель не обязуется, однако наделяется полным правом установления нескольких режимов трудовой деятельности. Соответственно, тогда и перерывы в течение рабочего дня будут иметь разную длительность и проходить в разное время для разных категорий сотрудников. Данное положение, как правило, отмечается в локальных актах структуры.
К примеру, российское Министерство транспорта решило установить специфику перерывов диспетчеров воздушной авиации и водителей. Так, если 8-часовой рабочий день для водителей не актуален, и они работают больше, то на отдых и еду в данном случае отводится два перерыва, продолжительность которых варьируется от тридцати до ста двадцати минут. Необходимо дополнить, что диспетчеры, которые управляют воздушными судами ночью, получают, в соответствии с законодательством, дополнительные шестьдесят минут отдыха. Данные перерывы в оплачиваемое время не входят.
А если неполный рабочий день?
Наверное, у многих читателей возник вопрос, есть ли необходимость предоставлять перерыв на работе для отдыха и питания тогда, когда люди осуществляют трудовую деятельность в соответствии с неполным рабочим днем или же по совместительству. Важно отметить, что в российском трудовом законодательстве нет комментариев и оговорок по этому поводу. Значит, работодатель обязуется предоставить таким сотрудникам обеденный перерыв, продолжительность которого по инициативе нанимателя, как правило, равняется тридцати минутам (определенному законодательством минимуму). Необходимо дополнить, что по согласию работающего неполный день сотрудника можно выявить часть рабочего дня, на протяжении которой его можно не наделять перерывом на питание и отдых.
Важно отметить, что наниматель имеет право внесения «плавающего» обеденного перерыва. Так, посредством ПВТР строгим образом отмечается лишь длительность, а также формируется временной коридор, однако момент его начала определяет при согласовании с руководством подразделения сам работник. Кстати, если дело касается лишь одного сотрудника, режим работы которого индивидуален, можно разобраться с вопросом и без ПВТР. Как правило, в данном случае абсолютно все особенности перерывов, предоставляемых ему, а также начало и окончание рабочего дня отражаются посредством трудового договора или дополнительного соглашения к нему. Тогда, когда сотрудник по своей же инициативе решает применять обеденный перерыв для осуществления трудовой деятельности, то это лишь его выбор. Однако оплачивать соответствующую работу наниматель не обязуется.
Личные надобности
Необходимо помнить, что обязанности нанимателя, связанные с предоставлением коротких перерывов для психологической разгрузки, чашки кофе, посещения туалета или курения не зафиксированы в нормативных правовых актах. Тем не менее, в методических рекомендациях, где определяется продолжительность рабочей смены (дня) и иные нормативы рабочего времени, определено, что для снижения степени утомления сотрудников целесообразным является разрешение подобных перерывов при условии их включения в рабочее время.
Обычно на подобные перерывы отводится десять-двадцать минут за рабочий день (смену). Однако продолжительность их может несколько варьироваться, что в первую очередь зависит от условий осуществления трудовой деятельности. Установка таких перерывов производится посредством локальных правовых актов структуры. Кстати, наиболее человеколюбивые наниматели организуют специальную комнату для отдыха. Именно там у сотрудников есть возможность снять напряжение и ненадолго расслабиться.
Технологический перерыв
Посредством статьи 109 российского Трудового кодекса предусматриваются специальные перерывы. Они необходимы в силу характеристик процесса производства, технологии и специфики рабочей деятельности. Из разновидности, длительность, назначение и условия предоставления определяются посредством ПВТР и коллективного договора.
Подобного рода перерыв может быть предоставлен, к примеру, тем, кто непрерывным образом работает за компьютерным оборудованием, особенно тогда, когда напряженность и тяжесть их трудовой деятельности достаточно высока. Так, работающий за компьютером должен после каждых шестидесяти минут работы делать перерыв на десять-пятнадцать минут. В общей сложности на протяжении дня отводится на это примерно пятьдесят-девяносто минут.
Примеры
Как правило, в соответствии с решением нанимателя технологический перерыв входит в оплачиваемые часы работы. Подобные перерывы могут быть предоставлены работникам, которые справляются с монотонной производственной деятельностью у конвейера. Помимо этого, такие промежутки даются диспетчерам воздушной авиации, которые работают за пультом с видеодисплеем. Так, они обязуются прерывать трудовую деятельность на двадцать минут после каждого ста двадцатиминутного промежутка работы. Помимо этого, предоставление перерывов технологического характера относится и к водителям, которые через сто восемьдесят минут поездки должны прерваться на пятнадцать минут, а затем повторять подобное действие через каждые сто двадцать минут.
Работа в холод и в жару
Важно отметить, что для тех, кто осуществляет трудовую деятельность зимой в помещениях без отопления или на открытом воздухе, предусматривается 8-часовой рабочий день (не более). Сюда необходимо отнести грузчиков, дворников и (при требовании обстоятельств) иных работников.
В соответствии со статьей 109 российского Трудового кодекса, им полагаются специальные регламентированные перерывы оплачиваемого характера для отдыха и обогревания, которые, так или иначе, должны быть включены в рабочее время. Важно отметить, что продолжительность каждого из этих перерывов должна равняться или превышать десять минут. Необходимо дополнить, что во время отдыха сотрудники, как правило, пребывают в специальных помещениях, оборудованием которых занимается работодатель. Там у них есть возможность снять верхнюю одежду и согреться. При этом весьма важно соблюдение следующих условий:
- Температура в специально оборудованных нанимателем помещениях должна равняться или превышать двадцать один градус.
- Для обогрева рук и ног в специальных комнатах должны находиться обогреватели, температура которых варьируется от тридцати пяти до сорока градусов.
- Во время перерывов работникам не рекомендуется выходить из обогреваемых помещений на временной период, превышающий десять минут, при температуре минус десять градусов. Если же на улице несколько холоднее, то можно отлучаться лишь на пять минут.
Для кормления ребёнка
Важно отметить, что посредством Трудового кодекса РФ работающим женщинам, имеющим детей младше полутора лет, гарантируется перерыв, который равняется или превышает тридцать минут, через каждый рабочий промежуток в три часа для кормления малыша. Тогда, когда такой ребёнок в семье не один, соответствующий перерыв должен равняться или превышать шестьдесят минут.
Важно отметить, что в случае стандартного восьмичасового дня сотрудница той или иной организации наделяется абсолютным правом на два подобных перерыва. Так, с ее стороны целесообразно подать заявление по поводу присоединения данных временных периодов к перерыву на обед или их переноса на конец или начало рабочего дня.
Необходимо дополнить, что перерывы на кормление, так или иначе, включаются в рабочее время. Таким образом, оплата за них рассчитывается как размер средней заработной платы с учетом единого социального налога, налога на доходы физических лиц, пенсионных взносов и, конечно же, взносов на страхование от несчастных случаев во время рабочего процесса, носящих обязательный характер.
Как выяснилось, в процессе разработки видов и длительности перерывов специалисты учли интересы и нанимателя, и работника. В случае несоблюдения данных требований легко и просто заработать неприятности. Так, работодатели, которые отказывают сотрудникам в законных перерывах, скорее всего, заплатят штраф:
- В отношении должностных лиц сумма варьируется от одной до пяти тысяч рублей.
- В отношении ИП к данной сумме прикрепляется приостановка деятельности на три месяца.
- В отношении юридических лиц полагается штраф в размере тридцати-пятидесяти тысяч рублей, а также приостановка деятельности на три месяца.
Обеспечение управляемости организации
Задавая правила работы, мы формируем технологию: то, что делает простую совокупность людей бизнесом. Технология - это четкая, формализованная последовательность действий на всех этапах достижения результата. Шаг первый, шаг второй, шаг третий... Критерии выполнения шага и перехода к следующему. Задача заключается в том, чтобы предоставить сотрудникам правильные должностные инструкции, чтобы вместе они согласованно пришли к нужному результату. Во всех случаях, когда сотрудник может сделать что-нибудь не так, его действия должны регламентироваться инструкцией.
Как этого добиться? Нужно прописать рабочий процесс организации.
Рабочий процесс и три его этапа
Рабочий процесс фирмы - это домашнее задание руководителя. Если он его сделает, ближайшие два-три года фирма работает стабильно, а работа самого руководителя становится рутинной, простой и понятной.
В одно время нам довелось общаться с сотрудником одного из управлений Центрального банка. Мы долго расспрашивали его: «В чем результат?»
Это Центробанк. Он работает и все. Это и есть видимый результат.
- Как вы узнаете, что вы работаете нормально?
- Если мы работаем завтра так же, как и вчера.
Если фирма работает по грамотно составленному рабочему процессу, это гарантирует получение прибыли стандартным отработанным способом. Такой бизнес можно при желании или необходимости продать. Если рабочего процесса нет, то единственное, чем мы владеем, - это имущество фирмы: столы и компьютеры. Большего такой бизнес не стоит.
В тот момент, когда мы технологизируем работу фирмы, мы существенно снижаем требования к нужным сотрудникам и делаем это без потери качества выпускаемого продукта.
Этап 1
С чего надо начинать создание прописи рабочего процесса?Делать пропись надо от конца к началу (то есть начинать от желаемого результата процесса).
Для этого сначала мы определяемся, какой систематически воспроизводимый результат работы сотрудников мы хотим получать стабильно изо дня в день. Все действия формулируются с помощью слов «сделано» или «есть»: «есть прибыль в определенном размере, есть пакет бумаг в бухгалтерии,забор покрашен». Именно так: не «будет» или «предполагается, что будет», не «делается» или «делание», а «есть».
Далее нужно выяснить, что должно быть сделано за один временной шаг до получения результата (за день, за час), и что должно быть готово за шаг до этого шага , чтобы следующий в свою очередь стал возможным. Именно так, «отматывая» в обратную сторону, мы прописываем шаги наших работников.
В том, что мы описываем рабочий процесс для уже существующего бизнеса, есть плюсы и минусы. Плюсы в том, что мы можем списать все с того процесса, который сейчас работает. Минусы в том, что у нас возникает соблазн вписать в рабочий процесс все, что у нас на данный момент есть. В том числе и то, без чего фирма могла бы спокойно обходиться. Поэтому важно прописывать действия от конца к началу . Обычно после такой обработки из описания рабочего процесса фирмы уходит все лишнее, остается только необходимое и достаточное для получения конечного воспроизводимого результата.
Последовательность действий в малом и среднем бизнесе обычно раскладывается на 10-20 таких шагов, если прописывать процесс без особых подробностей.
Готовый рабочий процесс проверяется так: все в нем должно быть включено в единый цикл: выполнение предыдущего шага обеспечивает возможность начала следующего. На этапе теоретической проверки важно оценить, возможно ли выполнение всех указанных шагов и приводит ли созданная нами схема к прибыли. Довольно часто, особенно если руководитель впервые занимается подобным делом, обнаруживается пункт, на котором схема рабочего процесса «спотыкается». И тогда наша задача - найти обходные пути.
Этап 2
Итак, у нас готова схема конечных и промежуточных результатов. В таком случае можно переходить ко второму этапу создания рабочего процесса - прописи переходов между результатами .
Например, в цепи промежуточных результатов указано. «Ведро находится в комнате 203. Потом оно должно быть в комнате 406». Что должно быть сделано, чтобы ведро оказалось в другой комнате? Его надо взять, перенести, поставить.
Если в схеме рабочего процесса написано: «Накладная оформлена» и «Накладная сдана», то переход между этими результатами будет звучать так: «Накладную принять, подписать ее у мастера и бухгалтера, передать на склад». Достаточно подробно и понятно.
Представьте мысленно результаты шагов и переходы между ними по схеме. Обязательно найдется место, в котором вы совершенно не разбираетесь и не знаете, как это можно сделать. Пока вы в нем не разберетесь, вы не сможете представить весь рабочий процесс целиком. В большинстве случаев это что-то отнюдь не уникальное. Скорее всего, эта технология уже где-то и кем-то была описана.
Нас часто спрашивают: можно ли формализовать творческую работу? На самом деле, с творческими профессиями меньше всего хлопот.
Сотрудники одной фирмы, которая занимается веб-дизайном, уверили руководителя, что их работа - творческая. Поэтому они позволяли себе постоянно срывать сроки выполнения заказов: вдохновение ведь по заказу не приходит. Может быть, мы бы им и поверили, если бы на практике не удостоверились, что процесс, к примеру, написания картин можно разложить по шагам. Как и сочинение стихов, прозы и музыки. Процесс был разделен на простые этапы, и работа пошла веселей. То, что в бизнесе считается творчеством, - это комбинация стандартных шагов.
Повторимся: в компании должно быть все формализовано - от торговли до мытья полов.
У нас есть приятель, который когда-то уехал в Штаты. Там он полгода работал гастарбайтером, почти не зная языка. В качестве сувениров он привез несколько инструкций для персонала фирм, в которых работал. Эти инструкции были сделаны в виде буклета с картинками (работодатели знали, что гастарбайтеры прочитать инструкцию не смогут, где нарисовано, что, за чем и как делать. Приятелю дали ее в руки, сказали; чтобы до завтра выучил назубок. Выучил? Иди работай.
Что примечательно - при увольнении инструкцию не отобрали. Такие инструкции есть у всех уважающих себя фирм, и более чем странно, если их нет. Это для нас - новаторство. Вместо этого героизм, авралы, уговоры и работа с людьми. Если работа руководителя сделана качественно, каждый сотрудник четко знает, что и в какой момент времени ему надо делать.
Этап 3
Итак, мы создали схему из промежуточных и главных результатов с прописанными связями и переходами между ними. Пока это просто последовательность действий для получения конкретного результата.
Далее мы раскладываем рабочий процесс по функциональным обязанностям и должностям . Сначала мы определяем, везде ли необходимы сотрудники и есть ли какие-то этапы работы, где возможно обойтись без их участия. Выполнение всех остальных этапов мы вынуждены возложить на работников. Возникает вопрос: как разделить функции между сотрудниками компании?
Часто руководитель предпочитает распределять функциональные обязанности просто, но неумно - по вертикали, по принципу: «Делай это от начала до конца и отвечай за то, что сделал». Один сотрудник знает инструкции нескольких уровней организации фирмы (от топ-менеджмента до исполнителя). Но такое решение ведет к неприятным для нас последствиям:
1. У нас, в отличие от Запада, наличие подобных инструкций - это конкурентное преимущество и ноу-хау. И если у одного из наших сотрудников будут инструкции всех уровней фирмы, то рано или поздно он их кому-нибудь «подарит».
2. Мы возвращаемся к тому, чего так стремились избежать: мы снова повышаем требования к сотруднику.
3. Если уйдет сотрудник, на котором держалась часть нашего рабочего процесса, у нас застопорится работа всей фирмы.
Поэтому нам остается нехитрое и стандартное решение - резать инструкции по принципу тетриса . Чтобы ни один процесс не выполнялся одним сотрудником от начала до конца и у каждого работника был свой небольшой кусочек работы, в соответствии с его привычками и навыками.
При таком распределении обязанностей все минусы оборачиваются плюсами. Каждый сотрудник, выполняя небольшой круг обязанностей, под которые его же специально отобрали и к которым он приспособлен, работает, не напрягаясь, и не тратит зря наше время и деньги.
Важно заметить, что функции и должности - это не одно и то же. Один и тот же человек на одной должности может иметь несколько функций.
Теперь у нас есть перечень конкретных должностей и к каждой из них - список особенных черт, которыми сотрудник должен обладать. Исходя из этого мы делаем инструкции по отбору персонала для кадрового работника (или того подразделения, которое отвечает за прием на работу). Эти инструкции, в свою очередь, обязательно увязываются с рабочим процессом и должностными инструкциями.
Итак, результат нашей работы по созданию организации состоит из прописанного рабочего процесса фирмы, должностных инструкций, правил отбора будущих сотрудников и продуманных условий оплаты труда.
В правильно прописанном рабочем процессе есть один нюанс: обязательно надо указать, в каком виде материалы или документы передаются от одного сотрудника к другому
Инструкция в общем виде обычно выглядит следующим образом.
Шаг первый . Результат: сделано (...)
Описание первого шага включает в себя следующие пункты.
A) Кто делает . Не важно, что у сотрудника в его инструкции будет написано, что делает он. Так и должно быть.
Б) Как делает . Этот пункт может быть пропущен, если его выполнение достаточно очевидно на уровне здравого смысла. Хотя, например, у нас в организации в инструкциях сторожа прописано даже, когда снег с порога убирать. Чтобы у него не возникало вопросов.
B) Кто и Г) Как контролирует . В этом пункте речь идет не о вышестоящем начальнике исполнителя, а о сотруднике, принимающем от него работу . Если принял, то взял на себя ответственность и свалить на предыдущего не может. Таким образом в организации выстраивается линейная часть контроля. В случае если кто-то не сделал свою часть работы и, соответственно, не передал ее следующему, система дает сбой. Руководитель может точно отследить, кто и где допустил сбой.
В чем преимущество такой системы контроля? И передающий, и принимающий понимают, что прикрывать друг друга бесполезно . Рано или поздно невыполнение работы проявится, тогда наказаны будут оба. Так что сотрудники контролируют друг друга сами из чувства самосохранения.
Второй шаг в инструкции описывается точно так же, как и первый: кто и как делает, кто и как контролирует. Так прописывается вся должностная инструкция сотрудника. Обычно к ней делается приложение с примерами оформления сопроводительной документации (образцы бланков и типовых форм). Например, если в инструкции написано:«Сдать накладную бухгалтеру», то в приложении есть форма заполнения накладной. В должностных инструкциях бухгалтера тоже есть образец заполнения этой накладной, чтобы можно было сличить.
Пример из мелких инструкций одной фирмы. Сотрудник, почистив с крыльца снег, должен отчитаться завхозу в определенной форме. А завхоз в журнале должен расписаться в том, что видел чистое крыльцо и принял работу. Возможны три варианта нарушений этих инструкций. Первый - снег не убран, подписи нет - наказываются оба. Второй - крыльцо чистое, а подписи нет. Третий - подпись в журнале есть, а снег не убран, то есть работа не была проверена. В последних двух случаях наказывается только завхоз.
Рисунки и фотографии в инструкции - это хорошо! Сложное описание гораздо легче воспринимать зрительно.В уже готовом рабочем процессе и инструкциях обязательно должны указываться тайминг и стоимость выполнения каждого шага. Хороший пример подобных документов - это инструкции по использованию бытовой техники. Покупаете вы, например, цифровой фотоаппарат. К нему приложен «краткий обзор» - цветной буклет, где есть иллюстрации, как им пользоваться. А если там не понятно, загляните в толстую книжечку с подробными инструкциями, найдите и прочитайте интересующий вас пункт.
В идеале такой же «краткий обзор» должен быть и у наших работников. Из первых заголовков должностных инструкций составляется список, в котором сотрудник отмечает выполнение конкретных шагов своей инструкции. Удобно, если в таком списке есть колонки для примечаний и подписей исполнителя и контролера. Список необходим также для того, чтобы отследить выполнение работником всех шагов, потому что, не сделав предыдущий этак, он не сможет перейти к следующему. В таких условиях работник выполняет свою работу по пунктам. Если он что-то забыл, то может заглянуть в большую инструкцию, где все написано более подробно.
Написание инструкций не требует высокого интеллекта. Оно требует усидчивости. Каждый из пунктов надо прописать очень тщательно. Но зато потом инструкции позволяют нам с легкостью решать девять из десяти возникающих вопросов.
Как делать? - Вот так! - Сколько стоит? - Столько! - А если нет? - Меняем так, теперь это стоит столько!
Казалось бы, в чем сложность, почему не во всех организациях есть рабочий процесс? К сожалению, нередко сами руководители не доводят деUо до конца либо из-за лени или нежелания брать на себя ответственность, либо из-за того, что не хотят автоматизировать бизнес, чтобы не «выпасть» из деятельности фирмы. В некоторых случаях владельцы сами отменяют написанное, отдавая работникам устные распоряжения, делая это, может быть, из желания усилить собственную значимость. Тогда у сотрудников появляется выбор: либо соблюдать правила, либо нет, поскольку руководитель сам дает понять, что инструкции - это не догма.
Наша задача состоит как раз в том, чтобы донести до сознания сотрудников мысль о том, что отныне и навсегда четкое следование инструкциям рабочего процесса обязательно, что в компании делать что-либо можно только так, как прописано. И никак иначе.
Кто может прописать рабочий процесс?
1. Во-первых, сам руководитель . Это легко сделать, когда хозяин точно знает, как должны работать все функциональные единицы компании. Таких случаев много.
2. Второй вариант - можно временно нанять специалиста на интересующую нас должность. Посадить рядом с ним человека, который по шагам будет записывать, что и как надо делать в тех или иных ситуациях. Можно нанять не одного, а двух или больше специалистов и сравнить, что они делают одинаково, а в чем разница. Потом вывести общий вариант и прописать по нему инструкции. Особенно важно при таком подходе тщательно состыковать между собой этапы инструкций.
3. Можно позаимствовать кое-что у партнеров . Например, у одного есть фаст-фуд у другого - аптека. Друг с другом они не конкурируют. Однако склады есть и у того, и у другого, и работают они по одинаковым принципам. Найти аналогичные процессы можно в других фирмах.
4. Еще один вариант решения вопроса - франчайзинг . Можно купить пакет документов, в котором уже все досконально прописано, и внедрить его положения в рабочий процесс.
Рабочий процесс - это профилактика. Заставить организацию работать по правилам - это так же естественно, как чистить зубы по утрам. Можно, конечно, тратить килограммы крема и пудры, но, если понемногу следить за здоровьем каждый день, это обходится дешевле. Эти рекомендации - это, по сути, рекомендации к соблюдению внутреннего здоровья фирмы.
Желание делать больший объём работы за меньшее время вполне нормально. Нормально для бизнеса, т.к. это увеличивает прибыль при минимальном росте затрат. Нормально и для сотрудника, рассчитывающего получить за более эффективную работу премию. Сразу определимся с небольшим понятием: Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. (wiki) В наиболее простом случае процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому
Многие прогрессивные организации последние годы усиленно занимаются оптимизацией этих процессов, в частности стараются уменьшить количество файлов пересылаемых по электронной почте в качестве вложений, при этом также пытаются понизить объёмы печатаемых документов. Зачастую информация множественно дублируется, что приводит как к сложностям с работой у сотрудников, там и с обслуживание и производительностью у ИТ отделов, отвечающих за хранение терабайт информации.Часть описанных выше проблем позволяет решить SharePoint Foundation, использующий компонент.NET 3.5 – Windows Workflow Foundation. WF дает функционал, позволяющий построить корпоративные рабочие процессы, а именно встроенную поддержку транзакций, трекинг и уведомления. WF не работает как самостоятельное приложение, а всегда работает с программами платформы SharePoint. Поскольку SharePoint Server построен на основе версии Foundation, обеспечивается совместимость рабочих процессов.
Работая с SharePoint, можно помочь бизнес-процессам, за счет использования нескольких методов:
1. Подписка RSS – достаточно простой и удобный способ читать обновления, публикуемые на сайте. Используя данный метод, клиент, получает информацию при открытии IE либо Microsoft Outlook.
2. Оповещения – метод для регулярных оповещений о новых, измененных, добавленных или удаленных документах. При совершении события, пользователь просто получает письмо с информацией. Оповещения могут отсылаться немедленно, либо в качестве дневной или еженедельной рассылки.
3. Утверждение контента – метод, который вместе с функцией версионности позволяет управлять контентом, определяя право видеть черновые версии только определенной группе людей. При включённом утверждении контента для библиотеки или списка, в них появляется специальное поле статуса утверждения и возможность принять или отклонить конкретный элемент. Статусов у таких элементов может быть три: Одобрено, Отклонено и Ожидание. Пользователь с правом управления списком имеет возможность менять статус элемента. При этом утверждающим контент сотрудникам никаких оповещений по электронной почте о появлении новых файлов не приходит, что бы увидеть список и статус элементов, им необходимо зайти на сайт.
Но все же ничего из перечисленного не позволяет автоматизировать бизнес процессы основываясь на пошаговом процессе. Вы можете комбинировать эти методы вместе, использовать утверждение контента вместе с оповещениями, тем самым создавая простой рабочий процесс, который будет посылать письмо, если сотрудник вашего отдела опубликует новую основную версию документа. Однако такой вариант поможет решить лишь небольшое количество бизнес-процессов.
SharePoint предоставляет два других метода, позволяющих автоматизировать процессы:
· Рабочий процесс (Workflows) Используется для автоматизации, и отслеживания хода некоторых операций, требующих вмешательства другого человека. Вмешательство может быть разным, например уведомления сотрудника, когда его действия, необходимы для продвижения рабочего процесса вперед. Такие процессы могут занять несколько дней, недель или месяцев и, возможно, придется ждать другого события до завершения процесса. Рабочие процессы могут быть созданы с помощью браузера, SharePoint Designer и Visual Studio.
· Приемник событий (Event Receivers) – используется для автоматизации процессов, которые не требуют вмешательства человека. Приемники событий может только быть созданы с помощью Visual Studio.
Планирование процесса автоматизации
Рабочие процессы не могут автоматизировать задачи, пока сама задача, которая должна быть автоматизирован не будет разбита на множество атомарных действий. Рабочий процесс не отслеживает статус информации хранящейся в бумажных документах. Автоматизация бизнес процесса осуществима, только если вы полностью понимаете, как выполнить этот процесс вручную. Однозначно на этапе планирования необходимо заручиться поддержкой владельца бизнес процесса, который сможет достаточно грамотно его описать. Планирование рабочих процессов гораздо более важный момент, чем непосредственное их создание в SharePoint Designer. Выбирая бизнес процесс для автоматизации ищите процессы, которые изначально предсказуемы и где затраты на создание рабочего процесса вернутся максимальным сокращением времени на его выполнение.
Введение в терминологию
Так же как сайты, коллекции и библиотеки базируются на шаблонах, рабочие процессы используют свои шаблоны. Эти шаблоны устроены как компоненты (features) SharePoint, которые могут быть активированы и наоборот деактивированы на уровне сайта или коллекции сайтов, используя браузер или PowerShell. Шаблон рабочего процесса доступен, только если возможность рабочего процесса активирована.
SharePoint Foundation поставляется с единственным шаблоном трех этапного рабочего процесса, в то время как SharePoint Server содержит множество рабочих процессов ориентированных на документы и один процесс Веб-Аналитика, созданный для сайта.
Рабочий процесс это ряд задач, выполнение которых производит к результату. Созданный рабочий процесс должен быть привязан к одному из трех объектов: библиотеке, списку, сайту. Вы так же можете связать шаблон рабочего процесса с типом содержимого и впоследствии добавить тип содержимого к библиотеке или списку.
Рабочий процесс может быть запущен используя шаблон, определяющий условия, которые необходимо проверить для того, чтобы решить какие задачи должны быть выполнены для получения результата.
На уровне коллекции сайтов, вы можете использовать страницу «Рабочие процессы» для того, чтобы посмотреть, какие шаблоны рабочих процессов доступны сейчас. Так же так доступен список рабочих процессов, которые сейчас выполняются.
Для получения доступа к странице необходимо:
1. Зайти в «Действия сайта» – «Параметры сайта»
2. В блоке «Администрирование сайта» нажмите на «Рабочие процессы».
Если вы не видите опции «Рабочие процессы», то вполне вероятно, что вы находитесь на странице администрирования дочернего сайта, а не коллекции сайтов.
К сожалению, страница «Рабочие процессы» не предоставляет никаких ссылок, позволяющих понять какой шаблон рабочего процесса привязан на каком уровне. (библиотека, список, сайт, тип содержимого)
Рабочий процесс всегда имеет начало и конец. Стартует рабочий процесс после определенного выбранного события для файла или элемента списка. Далее он проходит через определенные в шаблоне процесса этапы к конечной точке. После чего на рабочем процессе отображается состояние – «Завершен». Рабочий процесс не делает никакой другой работы, пока новый экземпляр рабочего процесса не будет запущен.
Одновременно может существовать несколько разных рабочих процессов и более того для одного файла они так же могут одновременно выполняться.
В зависимости от шаблона рабочего процесса и его конфигурации, запуск рабочего процесса может произойти в следующих случаях:
– Вручную. Тут есть нюанс, запустить такой рабочий процесс смогут только, пользователи, имеющие разрешение «Управление списком». Используйте этот вариант, если вы хотите протестировать новый рабочий процесс либо же если вам нужно выполнить рабочий процесс для уже добавленных в библиотеку файлов.
– Автоматически при создании элемента списка или документа.
– Автоматически при изменении элемента списка или документа.
В разработанных дополнительно рабочих процессах могут поддерживаться другие методы запуска, не представленные в этом списке. Например, в SharePoint Server 2010 доступен четвертый метод запуска рабочего процесса, инициализируемый политикой управления сведениями.
Хотя это и не является строго обязательным, большинство рабочих процессов используют следующие два списка:
– Список задач. (Tasks) Используется для создания элементов задач напоминающих пользователям, о необходимости выполнения работы либо о сборе информации для следующего шага рабочего процесса. Рабочие процессы также могут отправлять электронные сообщения пользователям со ссылками на задачи, которые на них возложены.
– История рабочих процессов. (Workflow History) Скрытый список, который не виден из содержимого сайта. Отслеживает рабочие процессы, которые выполняются или были завершены. Содержит основную информацию типа: дата, статус, участники и описание. На основе содержимого списка истории, вы можете создавать отчеты показывающие продолжительность выполнения рабочего процесса, а так же активность его использования. Вы также можете создать отчеты об ошибках и отменах, которые показывают, какие процессы рабочего процесса в настоящее время отменены, какие запуски рабочего процесса завершились с ошибками во время выполнения. Как уже было сказано выше, данный список скрыт и не отображается в содержимом узла, при этом он наследует разрешения сайта. Поэтому любой пользователь, который имеет разрешения «Совместная работа» может обновить элементы в этом списке. Вы можете увидеть этот список набрав в браузере: http://sitename/lists/Workflow History/ . Для русской версии SharePoint нужно сделать поправку, в ней этот список называется: «Журнал списков и рабочих процессов» и находится по адресу: http://sitename/Журнал%20списков%20и%20рабочих%20процессов/
Использования списков для хранения задач и истории рабочих процессов со временем может сказаться на производительности и скорости работы сайта. Поэтому Microsoft создала ежедневное задание автоматической очистки, которое удаляет элементы в списке задач через 60 дней после выполнения или отмены рабочего процесса. История рабочего процесса не удаляется. Поскольку на данных списках стоят разрешения сайта и один из них регулярно очищается, вы не должны использовать их в качестве аудита того, что делают рабочие процессы.
Рабочие процессы в библиотеках и списках.
Сотрудники, имеющие права «Управления списком» могут, используя «Параметры рабочих процессов» привязывать шаблон процесса к списку или библиотеке. Такой рабочий процесс может отрабатывать только конкретный типа содержимого, либо же для любой. Со страницы «Параметры рабочих процессов» вы выбираете, где задачи и истории будут храниться, а так же ставите условия, которые вызывают экземпляра рабочего процесса для элемента списка или файла. На этой странице Вы также можете изменять и удалять существующие рабочие процессы. Давайте возьмем в качестве примера использование трехэтапного рабочего процесса. Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания статуса элемента списка через три этапа (состояния). С помощью такого рабочего процесса можно управлять бизнес-процессами, при которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов, например вопросы клиентов в службу технической поддержки.
При запуске рабочий процесс создает задачу для назначенного сотрудника. Получив задачу, участник команды выполняет работу, необходимую для завершения задачи. Необязательно, чтобы работа находилась в списке или на узле, на котором располагается список отслеживания вопросов. Например, получив задачу рабочего процесса по разработке плана обслуживания банкета, участник команды обращается в компанию по организации банкетов и разрабатывает план совместно с ней. После разработки чернового варианта плана обслуживания банкета он делает отметку о выполнении задачи рабочего процесса. В этот момент в списке отслеживания вопросов статус задачи по планированию мероприятия изменяется с «Активно» на «Готово к проверке» и создается вторая задача для координатора мероприятия по проверке плана организации банкета. После проверки и утверждения этого плана координатор мероприятия помечает свою задачу рабочего процесса как выполненную, а состояние задачи изменяется с «Готово к проверке» на «Завершено».
Чтобы добавить шаблон рабочего процесса в библиотеку или список, вам необходимо указать имя процесса, выбрать условие его запуска, предоставить информацию необходимую процессу, особенно если он запускается автоматически.
Используйте следующие шаги , чтобы добавить шаблон рабочего процесса для списка или библиотеки:
1. Создайте новый настраиваемый список с именем «Holiday Request». Не трудно догадаться, что он будет использоваться для хранения запросов на отгул. Создайте в списке новый столбец «Holiday Status» типа «Выбор». В качестве вариантов выбора введите: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved и Holiday Taken. Этот столбец будет отображать текущий статус запроса.
2. Разверните в ленте параметры списка. В выпадающем меню рабочего процесса, нажмите «Добавить рабочий процесс»
3. В типе содержимого укажите «Все» или сразу выберите шаблон рабочего процесса. Выбирая определенный тип содержимого, убедитесь, что данный тип уже привязан к библиотеке. Оставшиеся шаги предполагают, что вы выбрали рабочий процесс «Три Этапа».
4. В уникальном имени рабочего процесса укажите «Holiday Request Approval.». Это имя будет использоваться для создания колонки в списке, а поэтому должно быть уникально выданный библиотеке. Не стоит использовать уже зарезервированные имена колонок.
5. Если в «Списке задач» и в «Списке журналов» выбрать создание новых списков, то они будут созданы с именем рабочего процесса.
6. В блоке настроек «Параметры начала» выберите опцию запуска рабочего процесса. Для тестовых целей можно выбрать варианта «Пользователь с разрешениями на изменение может запускать вручную»
7. В выпадающем меню выберите колонку статус, созданную в списке. Эта колонка отображает текущее состояние запроса и вдобавок указывает промежуточные и конечные состояния.
Участник рабочего процесса может завершить задачу рабочего процесса в трехэтапном рабочем процессе двумя способами. Он может изменять задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, или изменять статус элемента рабочего процесса в списке (при наличии разрешения на изменение этого списка). Если участник команды вручную обновляет статус элемента рабочего процесса в списке, задача рабочего процесса завершена. Если он изменяет задачу рабочего процесса, делая отметку о ее выполнении, статус элемента рабочего процесса изменяется на «Завершено». На изображении три статуса: Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved and Holiday Taken.
Все достаточно просто, заполняя параметры шаблона рабочего процесса, вы указываете, кому формируется задача на выполнение работ на каждом этапе, ее параметры. А так как исполнитель о задаче узнает, в качестве способа предлагается оповещать сотрудника по электронной почте.
И так на двух этапах (Holiday Request Submitted, Holiday Request Approved). После того, как привязка закончена, можно приступить к проверке работы. Замечу, что если вы выбрали оповещение по электронной почте, то для выполнения рабочего процесса ваш SharePoint должен иметь сконфигурированную настройку исходящей почты. Что делается через центр администрирования.
Запуск рабочего процесса в данном случае делается вручную и после добавления элемента в список «Holiday Request».
Резюме первой части: Использование рабочих процессов в SharePoint 2010 – отличный способ автоматизации сложных бизнес-процессов. Но пользователи без подготовки самостоятельно с ними не справятся. ИТ специалисту же, кроме понимания технологии рабочих процессов SharePoint необходимо уметь слушать бизнес и пытаться раскладывать процессы бизнеса на составные шаги, дабы в последствии автоматизировать подходящие операции указанном выше способом. Надеюсь, первый кирпичик в данной сложной теме этой статьей был заложен. Статья фактически является конспектом, собранным из еще не вышедшей книги «Microsoft SharePoint Foundation 2010 Inside Out» и нарезки с сайта office.microsoft.com. Посему качество языка оставляет желать лучшего.
Доброго времени суток, уважаемые хабровчане!
Довольно большое количество организаций, государственных и коммерческих, если не поставили у себя Sharepoint, то хотя бы слышали и представляют себе что с помощью него можно делать (спасибо маркетологам Microsoft).
В этой статье хочу кратко описать основные известные мне способы создания рабочих процессов в Sharepoint, и, в качестве дополнительной темы – то, как это можно сделать в одном из прикладных решений - EOS for Sharepoint. Тематика рабочих процессов – документооборот.
Представим себе бизнес-процесс согласования документа, заявки или другой сущности, который схематично можно изобразить так, как на рисунке 1 (последовательное согласование по линейному маршруту) и по очереди рассмотрим подходы:
1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения (три этапа)
2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer
3. Создание рабочего процесса в Visual Studio
4. Создание рабочего процесса в решении EOS for Sharepoint
Сознательно опущу здесь такие методы как написание Custom Activities + Sharepoint Designer, создания конструктора рабочих процессов в Visual Studio, использование логики в Infopath формах. Первый несущественно повышает логическую гибкость по сравнению с Sharepoint Designer, второй сложен в разработке, которая будет обоснована разве что при разработке собственных коробочных решений. Ну а формы InfoPath есть только в Enterprise-версии, желание покупать Enterprise есть не у всех.
Рисунок 1 - Схема линейного согласования
Очевидно, если автоматизируемый бизнес-процесс выглядит так, как на рисунке 1, то, с некоторыми оговорками, подойдет любой способ – дело только в целесообразности. Я бы использовал встроенный рабочий процесс + удобное оформление страниц и представлений списков.
Но что делать, если процесс согласования выглядит так, как на рисунке 2? Здесь процесс согласования нелинейный, и маршрут зависит от нескольких условий. 
Рисунок 2 – Схема нелинейного согласования
В отделе документационного обеспечения (2-й шаг), получив проект документа, могут решить, что в процесс требуется добавить дополнительных согласующих. Кроме того, на согласование к финансовому директору проект должен направляться только при условии, что сумма договора по проекту составляет более 900 000 рублей.
По поводу возможных средств здесь ситуация выглядит иначе:
1. Использование встроенного в Sharepoint бизнес-процесса утверждения
Встроенный процесс не поддерживает ветвления, а значит для решения задачи не подойдет2. Моделирование процесса в Sharepoint Designer
Если бы передо мной поставили условие смоделировать процесс в Sharepoint Designer, я бы, несколько ругаясь, написал что-то подобное тому, что изображено на рисунке 3.
Рисунок 3 – Рабочий процесс в Sharepoint Designer
Cовокупностью условных операторов, и настраиваемых форм задач, вроде отображенной на рисунке 4, процесс реализовать можно.
Рисунок 4 – Настраиваемая задача в Sharepoint Designer
Плюсы подхода:
1. При некоторой подготовке, упорстве и наличии свободного времени, с этой задачей справится и грамотный менеджер или адекватный админ.
2. Процесс можно перенастраивать.
3. Возможность ограничения прав пользователя, создающего рабочий процесс.
Минусы подхода:
1. выглядит громоздко и непрозрачно.
2. При большем количестве ветвлений придется рисовать схему рабочего процесса на листочке отдельно – по тому, как это выглядит в Sharepoint Designer, понять что-то сложно.
3. В Sharepoint Designer 2010 циклы в рабочих процессах еще не придумали, поэтому перезапускать процесс в случае отказа не получится, по крайней мере очевидными методами.
4. Большое количество дополнительных действий, которые не относятся к логике процесса.
3. Создание рабочего процесса в Visual Studio
Visual Studio позволяет создавать сколь угодно гибкие и сложные бизнес-процессы. Например, часть описанного выше процесса может выглядеть примерно так (Рисунок 5):
Рисунок 5 – Фрагмент рабочего процесса Visual Studio
Плюсы подхода:
1. Высокая логическая гибкость
2. Возможности.NET
Минусы подхода:
1. сложность реализации, внесения изменений.
2. требуется программирование и права администратора фермы.
3. Прозрачность только во время написания процесса и при серьезном документировании.
4. EOS for Sharepoint
Eos for Sharepoint – полноценная система электронного документооборота. Визуального редактора процессов здесь нет, но есть встроенный конструктор, который при ближайшем рассмотрении оказывается довольно мощным и простым в использовании. Так, процесс, описанный выше, состоит из последовательной настройки всех этапов (рисунки 6,7,8).
Рисунок 6 – Выбор участников этапа
Рисунок 7 – Условия запуска рабочего процесса
Для каждого этапа можно выбрать участников, автоматически настроить права, определить способ ведения истории рабочего процесса (рисунок 6), настроить условия запуска и запросить поля значение полей у пользователя (Рисунок 7). Для этапа, на котором требуются дополнительные согласующие, можно запустить отдельный настроенный рабочий процесс согласования.
После окончания настройки каждого этапа можно настроить параметры рабочего процесса в целом: например, перезапуск рабочего процесса в случае отказа одного из согласующих (в этом рабочий процесс начнется с первого этапа, Рисунок 8).
Рисунок 8 – Настройка параметров рабочего процесса
Используя последовательную настройку каждого этапа в EOS for Sharepoint можно смоделировать бизнес-процесс согласования любой сложности за довольно короткое время. Никаких дополнительных действий, проверок и валидаций – с созданием процесса справится любой более или менее грамотный айтишник.
