Open space (или открытое пространство) – это современная организация офисов. Огромное помещение, где постоянно кто-то говорит по телефону, коллеги обсуждают рабочие вопросы, печатают документы. Все это напоминает гудящий улей. Похожая структура постепенно набирает популярность – многие компании уже перешли на open space. Несколько десятков человек может находиться в таком офисе, здесь нет отдельных кабинетов, глухих стен или даже перегородок. Но не все сотрудники предпочитают такое место работы. Одни довольны и нормально чувствуют себя в подобной атмосфере. Другие сравнивают офис с коммунальной квартирой, мечтают об отдельном кабинете. Но не всегда последним дается право выбора. Если вы не одобряете open space, но вынуждены работать в таких условиях, то вам пригодятся наши правила. Они подходят не только для сотрудников, но и для начальников. Мы поможем сделать работу в таком офисе максимально продуктивной.
Как работать в опенспейс офисе
Одна из причин нарастающей популярности открытых офисов – это их экономичность. Согласитесь, что отдельные кабинеты обойдутся дороже, чем открытое пространство. Еще один плюс – это быстрое решение отдельных вопросов. В open space гораздо проще отыскать нужного коллегу, даже если он отошел со своего места. Также среди достоинств таких офисов выделяют демократичную атмосферу. Если нет границ кабинетов, то и психологические барьеры между людьми пропадают. Сотрудники лучше взаимодействуют, приходят на помощь, больше общаются.
Но в безбарьерности есть и отрицательные стороны. Например, отсутствие конфиденциальности. Все разговоры могут быть услышаны. Недостаток личного пространства – это серьезный минус . Более того, рабочее место должно соответствовать строгому регламенту. Исследователи вывели закономерность, что офисы опенспейс менее способствуют продуктивности работы. Причиной тому становится постоянный шум, стресс, отвлекающие факторы.
Со спецификой работы в открытых офисах можно справиться с помощью определенных секретов:
- Правила. В небольшом опенспейс офисе, где сотрудники уже долгое время работают вместе, существуют специальные правила, которые делают существование сослуживцев более удобным и комфортным. Эти правила можно создавать коллективно, учитывая все предпочтения и пожелания. Новым людям можно рассказывать все правила устно, чтобы они проще влились в коллектив. Но большой open-space офис с высокой текучкой кадров, по мнению экспертов портала http://rabota.ua/ , должен иметь свой свод правил. Обычно этим занимается руководитель, фиксирует все на бумаге. В таком своде будет расписано, например, что разрешается делать на рабочем месте. Чашка чая или кофе разрешена, а более плотный прием пищи за столом – уже табу.
- Разделение помещений. Помимо рабочих мест в open space должны быть специализированные помещения, например, кухня. Здесь уже можно спокойно перекусить, разогреть еду, пообщаться с коллегами во время перерыва. Хороший офис также оборудован отдельной комнатой, где сотрудник можно посидеть в тишине и сосредоточиться на рабочих вопросах. Еще одно полезное помещение – это комната развлечений. Здесь можно поставить стол для пинг-понга или аэрохоккей. Некоторые руководители думают, что работники будут отвлекаться от своих обязанностей при наличии такой комнаты, однако это не так. Практика показывает, что сотрудники и так загружены работой, поэтому развлечениям уделяют минимум времени. Зато подобная комната позволит в нужный момент отвлечься, чтобы потом со свежими силами приступить к работе.
- Рабочее место. Все столы в опенспейс офисах похожи друг на друга, но можно внести индивидуальность. Поставьте фотографию любимых или семьи, принесите милую безделушку из дома, заведите комнатное растение. Это позволит создать личное пространство. Естественно, если правила компании это допускают. И еще, рабочее место всегда должно быть в порядке.
- Общение с коллегами. Работа в open space – это возможность быстро связаться с нужным человеком. Но не стоит кричать ему, ведь это отвлекает других работников. Хотя общение через Интернет тоже будет странным, особенно, если ваши столы расположены близко друг к другу. Все вопросы нужно решать лично. Для оптимизации работы стоит собрать сразу несколько вопросов и решить их скопом, вместо того чтобы непрерывно бегать по офису. Хотя некоторые вопросы требуют незамедлительного решения. Несмотря на открытость помещения, нужно уважать личное пространство другого человека. Прежде чем подойти к нему, уточните, есть ли у него время для решения ваших проблем.
- «Приемные часы». Любой вопрос можно решить оперативно, в этом достоинство open space. Но часто это означает, что вас постоянно отвлекают посторонними проблемами, звонками, документами, предложениями. Чтобы этого не происходило, многие сотрудники организовывают для себя «приемные часы» - время, которое можно уделить для решения чужих проблем. Также это можно решить всем офисом, определив специальное время для совещаний. Оставшаяся часть рабочего дня должна быть посвящена индивидуальной работе.
- Телефонные звонки. Постоянно звонящий телефон – это бич всех офисов опенспейс. Чтобы не отвлекать коллег, уважать их труд, нужно не ставить на звонок слишком громкую мелодию. Лучше установите режим вибрации. Не стоит обсуждать по телефону личные вопросы, подождите обеденного перерыва или выйдите в коридор. Вашим коллегам точно не интересны ваши планы на вечер. Задумайтесь, хотите ли вы посвящать посторонних людей в вашу личную жизнь.
- Звукоизоляция. Многие используют в офисе наушники или беруши, чтобы защитить себя от посторонних шумов. Это действенно, но не всегда эффективно. Полностью ограждаться от внешнего мира можно только в самых исключительных случаях, иначе это противоречит офисной этике. Часто отвлекающим фактором является шум кофемашин. Хорошее решение предложила одна торговая организация. У них в офисе дважды в день проводятся кофе-паузы. В это время все сотрудники отвлекаются от дел, чтобы выпить чашечку кофе, поэтому шум кофемашины никому не мешает.
- Запахи. Запах является таким же отвлекающим фактором, как и шум. Стоит уважать своих коллег и не есть на рабочем месте. Это также касается духов или косметики. Слишком сильный запах парфюма может раздражать, а у некоторых людей он вызывает аллергию. Для успешного взаимодействия с работниками стоит отказаться от сильно пахнущих средств.
К офисам типа open space относятся по-разному. Кто-то считает, что такие офисы являются идеальными для работы большинства компаний, кто-то придерживается мнения, что open space не подходят для продуктивной работы персонала. Так или иначе, офисы такого типа очень распространены и уходить в историю не собираются.
Главное их преимущество в том, что они не требуют высоких затрат на свою организацию, так как используется одно большое помещение, в котором каждый сотрудник имеет свое рабочее место. Работодатели использовали и будут использовать офисы в формате open space, но чтобы создать сотрудникам максимально комфортные и продуктивные для работы условия, нужно соблюдать несколько правил.
Как сделать open space комфортным для работы
Сделайте рабочее пространство разнообразным
Огромная комната с одинаковыми столами, стоящими в ряд на одинаковом расстоянии, подойдет для работы только тем немногим людям, которые имеют дар приспосабливаться к любым условиям и не терять своей продуктивности в работе. Но большинство людей имеют свои предпочтения и потребности. Кому-то нужно общение с коллегами во время работы, поэтому большие перегородки между столами будут только мешать. Кто-то же может работать только в тишине, поэтому ему необходимо полуизолированное рабочее пространство.
Конечно же, создать отдельное рабочее место для каждого работника под его личные потребности вам не удастся. Да и сам формат open space этому как-то противоречит. Но сделать несколько вариантов рабочих мест, чтобы каждый сотрудник мог выбрать то, которое ему больше по душе, вы вполне можете. Многие современные компании, помимо традиционного open space офиса, создают еще и дополнительное рабочее пространство, похожее на библиотеку. Там нельзя громко разговаривать друг с другом, включать музыку, принимать телефонные звонки. Если сотруднику необходимо сосредоточиться в процессе работы и ему нужна для этого тишина, он может пойти в эту библиотеку вместе со своим ноутбуком.
Также можно создать специальное рабочее пространство с большим открытым столом, за которым сотрудники могут обсуждать детали совместного проекта, продолжая при этом работать и не мешать своим коллегам, которым нужна тишина.
Располагайте отдельные зоны офиса правильно
Если ваш персонал работает в офисе open space, это еще не означает, что все рабочие и нерабочие задачи он будет выполнять в одном месте. В любом случае, нужна комната для отдыха, для принятия пищи, переговорная комната. В некоторых компаниях оборудуется еще и специальная телефонная будка, в которой сотрудники могут поговорить по телефону и не мешать своим коллегам.
Так вот, располагать все эти зоны нужно так, чтобы сотрудники тратили минимальное количество времени на то, чтобы до них добраться. Если для того, чтобы поговорить по телефону, работнику нужно будет пройти через весь огромный офис, он просто будет принимать свои личные телефонные звонки прямо на своем рабочем месте. И тогда смысла в отдельной телефонной будке просто не будет. То же самое касается и обеденной комнаты. Расположите её неудобно – и сотрудники будут принимать пищу прямо за своими рабочими столами.
Как понять, какое расположение зон будет самым оптимальным? Во-первых, возьмите консультацию хорошего проектировщика. Он поможет составить оптимальный план расположения помещений исходя из их назначения, размеров и количества. Во-вторых, посоветуйтесь непосредственно со своим персоналом. В конце концов, работать там предстоит им, и только они скажут, как именно им будет удобнее и лучше.
Не используйте высокие перегородки между столами
Чаще всего в главном рабочем пространстве ставятся перегородки между столами, чтобы хоть как-то создать ощущение уединенности каждому сотруднику. На самом деле высокие перегородки, которые закрывают сотрудникам лица их соседей, будут косвенным источником дополнительного шума в помещении. Так как сотрудники, сидящие рядом, не видят лиц друг друга, у них будет создаваться ощущение, что они и не услышат друг друга, например, во время телефонного разговора. Но это же совершенно не так. Поэтому, если сделать невысокие перегородки или убрать их совсем, сотруднику будет неудобно перед своими коллегами разговаривать по телефону на рабочем месте, так как его будет видно и слышно всем окружающим.
Эта теория уже была испробована многими крупными компаниями, использующими офисы open space, и она подтвердилась: невысокие перегородки или же их отсутствие снижают уровень шума в помещении.
Установите правила поведения
Различные зоны в open space (о которых говорилось в пункте 1) предназначены для определенных целей. Установите правила использования каждой из этих зон, которые все сотрудники должны знать и соблюдать. Например, в главном рабочем пространстве нельзя громко разговаривать по телефону и коллективно обсуждать что-либо, в обеденную комнату нельзя вносить свои ноутбуки, в переговорной нельзя принимать пищу и слушать музыку.
Для общения в главном помещении персонал может использовать внутренний чат – это удобно как самим сотрудникам (не нужно будет кричать что-либо своему коллеге в другой конец комнаты), так и руководителям (всегда можно уличить тех, кто занимается пустой болтовней и не работает).
Так же стоит ввести определенный сигнал, который каждый сотрудник может подавать, когда он очень занят и его не нужно отвлекать. Проще всего это сделать с помощью наушников: если они надеты на голову, значит коллегу лучше не трогать. В некоторых компаниях используются более продвинутые способы подачи сигналов, например, usb-индикаторы на ноутбуках. Если индикатор красный – сотрудник очень занят и не желает ни с кем разговаривать, если зеленый – то готов к беседе.
Добавьте живой растительности
Человек – это часть природы, поэтому она имеет определенное влияние на его комфорт и продуктивность. Мы можем этого не замечать, но если в процессе работы в поле нашего зрения будут находиться живые растения, то принятие решений станет для нас проще, мы начнем быстрее реагировать на сложные задачи, а количество ошибок снизится. Именно поэтому многие крупные корпорации устраивают в своих офисах целые парки и сады, выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Каждый сотрудник в любой момент может прийти в сад, где растут самые разные растения, и провести там несколько минут. Даже такое короткое слияние с природой позволит набраться энергии и приступить к работе с новыми силами.
Если ваша компания пока не может позволить себе такую роскошь, то хотя бы установите высокие горшки с живыми растениями в каждом помещении офиса. На окнах, в коридорах, просто на полу. Есть много растений, которые не требуют особого ухода за собой. Обязанности их поливать и протирать листья от пыли можно поручить уборщице. Помимо того, что зеленые растения будут придавать вашему персоналу новые силы к работе, они еще и украсят ваш офис, сделав его более свежим и живым.
Выделите рабочие места и для руководства
Зачастую руководители компаний работают в отдельных кабинетах в то время, как все подчиненные сидят в open spaceе. Но иногда стоит и начальству перемещаться в open space, чтобы лучше понять, как работает весь персонал, проконтролировать его, слиться с командой. Прощаться с личными кабинетами навсегда не нужно – достаточно всего лишь несколько часов в день работать в пространстве open space. Или же выделять для этого целый рабочий день пару раз в неделю.
Работая в таком режиме, руководитель не будет отграничиваться от коллектива, а сможет лучше понять слабые и сильные стороны процесса работы, что поможет ему найти пути его усовершенствования.
Экспериментируйте
Найти оптимальный формат open space для своей команды с первого раза практически невозможно. Каждый коллектив – особенный и имеет свои предпочтения и потребности. Если вы действительно заботитесь о своих подчиненных, и хотите, чтобы они не только хорошо работали, но и чувствовали себя комфортно, то не стоит утверждать для них условия работы раз и навсегда. Время от времени меняйте их и следите за тем, как меняется настроение ваших сотрудников, насколько повышаются или понижаются их рабочие показатели и т.д.
Open space можно организовать по-разному. Работники могут сидеть лицом друг к другу или по принципу «паровозика», за одним столом может быть разное количество человек, столы могут быть расставлены в виде лабиринта, четких рядов или же вовсе в хаотичном порядке. Пока ваш персонал не поработает в нескольких форматах, он не поймет, какой именно подходит для их коллектива лучше всего.
Комфортной и продуктивной вам работы!
Все большую популярность приобретают офисы open space. Открытое пространство, в котором все сотрудники сидят вместе как за школьными партами создало новый формат офисных помещений со своими плюсами и минусами. Чем open space так полюбились в мире? Какие недостатки скрываются в открытых офисах, и как работать эффективно, когда рядом коллега разговаривает по телефону? Попробуем разобраться во всех тонкостях этого типа плаировки.
Опен спейс в офисе – что это?
Офисы в формате open space были придуманы студентом архитектурного факультета Фрэнком Даффи. Первые попытки создать общее рабочее пространство были предприняты князем Потемкиным, в ходе проектирования площадки для хозяйственно-социальных мероприятий. В российских компаниях стиль open space появился в середине 90-х годов XX века. Сегодня он представляет собой эффективное единое рабочее пространство для офисных сотрудников. Его отличительная черта – это отсутствие отдельных кабинетов (кабинеты есть только у руководителей).
Преимущества формата офиса open space
- Комфортное взаимодействие между коллегами. Гораздо удобнее обратиться к специалисту, когда он сидит рядом, нежели искать его в отдельных кабинетах. Так вы можете оценить уровень его занятости в данный момент, и не отвлекать его если он занят.
- Оперативное решение любого вопроса. Большинство процессов происходят в одном помещении, и связаться с коллегой из другого отдела не составляет большого труда, благодаря чему срочные задачи решаются в срок.
- Экономичность. Офисы открытого типа требуют меньших затрат, при этом они более вместительные, чем классические офисные помещения, за счет большего коэффициента полезной площади.
- Психологические барьеры между коллегами. Регулярное общение способствует более комфортной и располагающей атмосфере в коллективе, люди меньше смущаются и свободнее чувствуют себя в рабочей среде.
- Контроль работы. Руководству гораздо удобнее контролировать деятельность персонала, когда все находятся на виду друг у друга.
- Отсутствие сплетен. Нет разговоров за закрытыми дверями, все находятся в одном помещении. В связи с тем, что все находятся в одном помещении, уменьшается вероятность зарождения сплетен.
- Информированность. Благодаря тому, что многие рабочие процессы решаются не за закрытыми дверьми, а у всех на виду, сотрудники лучше понимают направление компании, ее цели и методы их достижения.
Недостатки офисного помещения открытой планировки
- Несмотря на положительные стороны рабочего пространства open space, существует ряд недостатков, из-за которых многие компании так и не смогли отказаться от офисов кабинетной планировки.
- Отсутствие личного пространства. Каким бы замечательным и дружным ни был коллектив, уединение требуется каждому.
- Шум. Ключевым недостатком open space является постоянный шум: кто-то говорит по телефону, кто-то обсуждает важные вопросы с коллегой, а рядом еще работает принтер, и звонят три телефона. Для многих посторонние шумы являются серьезным отвлекающим фактором.
- Выше вероятность зарождения конфликта. Постоянное нахождение в одном кабинете не только способно сплотить коллектив, но и спровоцировать массу разногласий, что сильно сказывается на рабочей атмосфере. Чего только стоит вечный спорт тех, кому холодно с теми, кому жарко.
- Выше риск заразиться инфекцией. Вирусные и инфекционные заболевания распространяются достаточно быстро, поэтому высока вероятность заразиться от заболевшего сотрудника, особенно, когда вы находитесь в одной комнате.
Работа в open space: как не потерять эффективность
Правильная организация офисного пространства открытого типа способна сохранить положительные свойства помещения и не потерять рабочую эффективность.
- Во-первых, единое пространство можно разделить на отдельные зоны с помощью перегородок, расстановки мебели и цветового решения. Таким образом можно отделить разные отделы друг от друга. Кухня также будет большим преимуществом для офиса с общей рабочей зоной.
- Во-вторых, выделите отдельную зону для переговоров, где работники смогут обсудить важные вопросы и принять телефонные звонки, не мешая при этом остальным.
- В-третьих, продуманный интерьер офиса. Не советуем использовать яркие аляпистые цвета, пестрые раскраски или слишком много дополнительных аксессуаров. Все эти вещи на больших любителей и могут отвлекать от работы, а вот растения наоборот настраивают на продуктивную деятельность и приятны для глаз.
- В-четвертых, по возможности расположите офисную технику как можно дальше от рабочих столов, это избавит от лишнего шума и беспокойства.
- И, в-пятых, обязательно оговаривайте все правила поведения сотрудников в офисе.
Правила поведения в опен спейс офисе
Конечно, полностью устранить все недостатки open space невозможно, но можно их значительно минимизировать. Для этого необходимо сформировать собственный пул правил, который должен соблюдать каждый работник. Такой свод норм будет дисциплинировать коллектив, что заметно сократит недовольства друг другом и создаст более располагающую к работе обстановку.
Вот лишь некоторые правила поведения в open space:
- Не стоит решать личные вопросы по телефону при всем коллективе. В таком случае лучше выйти на улицу, в переговорную или в столовую.
- Не ешьте на рабочем месте, особенно продукты с насыщенным ароматом.
- Приобретите беруши или слушайте музыку в наушниках, чтобы не отвлекаться на посторонние звуки.
- Говорите тихо, не отвлекайте коллег от работы.
Говорят, что изобретателем первого open space был князь Потемкин . Воровство и хроническое отлынивание от работы со стороны крепостных, навели светлейшего на мысль о необходимости постоянного контроля.
Григорий Александрович разместил хозяйственные постройки на своем скотном дворе так, чтобы все они были видны управляющему. Потемкинская планировка впоследствии весьма пригодилась, однако вовсе не для рассадки клерков, а для конструирования тюремных помещений. Офисные служащие стали обитателями открытых пространств лишь в середине ХХ века. С тех самых пор и ведутся споры о том, чего же больше - плюсов или минусов - у работы в open space офисах.Плюсы открытости
Первый и главный аргумент в пользу открытых пространств принадлежит начальству. Именно легкость контроля над сотрудниками делает open space таким привлекательным для руководства. В таком офисе не получится безнаказанно халтурить. Коллегам и боссу видно, что именно вы делаете за своим компьютером - составляете отчет или осваиваете новый пасьянс.
Второе преимущество густонаселенных кабинетов - простота общения между сотрудниками . Вам волей-неволей придется общаться с коллегой, если вы делите пополам пространство одного большого стола. К тому же в open space офисах все сотрудники, как правило, хорошо знакомы между собой, тогда как при кабинетной рассадке многие не в курсе, кто работает за соседней стенкой, особенно если речь идет о сотрудниках не вашего, а смежного отдела. А между тем недостаток коммуникаций - одно из самых больших препятствий к созданию дружной команды, когда одно подразделение толком не знает, чем занимается другое и насколько загружены сотрудники, конфликты неизбежны.
Отсутствие сплетен. Перемывать косточки кому-то из сотрудников, когда он сидит в двух метрах от вас и прекрасно слышит все разговоры, довольно сложно. Конечно, для того чтобы от души посплетничать, можно и выйти, но все же открытое пространство создает препятствия злословию.Зрительный контакт. Вы видите, насколько заняты ваши коллеги или начальство, и всегда можете выбрать удобный момент, чтобы обратиться к ним с просьбой или просто обсудить текущие проблемы.
Шумное место
Самый главный минус работы в open space - постоянный шум. Глупо рассчитывать на тишину, если в одном помещение собралось 25 даже очень вежливых и тактичных людей. А между тем, громкие голоса сослуживцев - это самый главный офисный раздражитель. Голландские ученые провели исследование, в ходе которого выяснили, что 32% офисных сотрудников буквально выходят из себя, если коллеги поблизости разговаривают слишком громко. Телефонные звонки, неизбежные в любом офисе, тоже не добавляют спокойствия в обстановку. Они раздражают 30% сотрудников.
Бытовые конфликты
Партия любителей свежего воздуха непременно будет бороться за право открыть окно с группировкой противников сквозняков. Пульт от кондиционера способен стать яблоком раздора, как и вечно исчезающие со столов ручки, степлеры и карандаши.
Легкость распространения инфекций . Один чихающий сотрудник к обеду «наградит» своими бациллами всех сидящих в офисе.Полное отсутствие личного пространства . Речь даже не о прозрачных перегородках или полном отсутствии таковых. Дело в психологическом дискомфорте. Как ни крути, но на работе мы проводим большую часть жизни, поэтому время от времени нам приходится отвлекаться на личные разговоры по телефону. Как правило, обитатели open space офисов в курсе всех личных дел друг друга, вплоть до обеденного меню коллег и школьных оценок детей начальника. Такая чрезмерная осведомленность вряд ли хоть кому-то понравится.
Создайте обстановку
Полностью избавиться от недостатков open space вряд ли удастся, но все же можно постараться сделать обстановку вокруг себя более комфортной.
Купите наушники. Тихая музыка в ушах заглушит шум и поможет сосредоточиться на работе. Если не можете работать под музыку, замените мелодию звуками дождя, моря или просто используйте наушники в качестве берушей.
Кстати, шум далеко не всегда бывает вредным. Психологи из США провели интересное исследование.Добровольцам предложили решать головоломки в тишине, помещении с умеренным уровнем шума и в очень шумной комнате. Оказалось, что не слишком громкие звуки (до 50 дб, что соответствует спокойному разговору) помогают справляться с творческими заданиями быстрее и качественнее.
Не ешьте на рабочем месте. Запахи еды и чавканье способны довести ваших соседей до белого каления.
Старайтесь говорить потише и поставьте мобильный телефон на виброзвонок или хотя бы приглушите его звук. И конечно же, старайтесь не забывать телефон на столе, отправляясь на обед. Даже самые приятные на взгляд рингтоны нравятся не всем.
Личное мнение
Анастасия Осипова:
Никогда не доводилось работать в условиях open space. Хотя пребывание на сцене, при большом скоплении людей, вполне можно приравнять к такой работе. Я несколько раз оказывалась в офисах такого типа.
Мне кажется, работа в них - дело привычки. Но лично мне было бы не очень комфортно трудиться в таких условиях. Все-таки у человека должно быть какое-то личное пространство.
По легенде открытые рабочие места были придуманы Потемкиным. Государственный деятель был недоволен ленью крепостных, а потому дал указ об особом размещении хозяйственных построек. Возведены они были таким образом, чтобы управляющий мог наблюдать работу каждого крепостного. Однако широкую популярность open space получили только в середине 20 века в Америке. В 21 веке в офисах такого типа трудится 90% американских работников. На данный момент опен спейс все чаще и чаще встречаются в России. Несмотря на востребованность, споры об их целесообразности не стихают. Одни считают, что открытые рабочие места обеспечивают корпоративный дух, другие – что они снижают продуктивность сотрудников.
Что собой представляют open space?
Опен спейс – особая планировка офисного помещения. Все сотрудники размещаются в одной большой комнате. Рабочие места отделены друг от друга тонкой перегородкой. Столы размещены рядами. Представить, как выглядит open space, можно, вспомнив американские фильмы с демонстрацией офисов. Чаще всего в них представлен именно опен спейс.
Преимущества
В чем секрет широкого распространения open space? В их несомненных преимуществах:
- Экономия площади . В небольшом помещении может поместиться множество сотрудников. Не требуется брать в аренду большую площадь. Экономическая выгода для работодателя несомненна.
- Быстрое взаимодействие сотрудников друг с другом . Все рабочие вопросы решаются оперативно. Для того чтобы обратиться к сослуживцу с просьбой или вопросом, не нужно бегать по разным офисам. Это особенно важно при работе, предполагающей оперативность.
- Возможность простого контроля над работой сотрудников. Люди, остающиеся отдельном помещении, имеют свойство отвлекаться от работы. Менеджер практически не имеет возможности отслеживать такой самовольный отдых. Открытый офис полностью решает эту проблему. У сотрудников не остается шанса на откладывание рабочих дел.
- Демократичность. Таким образом обеспечивается равенство всех сотрудников. Снижается вероятность образования замкнутых сообществ.
- Сохранение корпоративного духа . Общее пространство создает единый рабочий дух, что благотворно сказывается на мотивации.
- Простая адаптация новых служащих . Новички быстро могут . Человек в первый же день знакомится со своими сослуживцами. Если у новичка возникнут проблемы, он может обратиться по всем вопросам к опытным сотрудникам без лишних блужданий по организации.
- Простота документооборота . Все документы находятся в одном помещении, а потому не придется искать их по всем комнатам.
Прежде всего open space выгоден владельцу организации. Работодателю не требуется выделять отдельное рабочее место для каждого сотрудника. Достаточно арендовать одно большое помещение и разделить его на зоны при помощи перегородок. Стоимость последних не ударит по бюджету компании.
Недостатки
Опен спейс свойственны многие минусы:
- Повышенный уровень шума . Несколько десятков работников в одном помещении – это постоянный шум. Звонки телефона, разговоры сотрудников, шум от оргтехники – все это может буквально свести с ума. Служащему крайне сложно сосредоточиться в таких напряженных условиях.
- Постоянный стресс . Отсутствие личного пространства, стесненность и шум – все это факторы, провоцирующие стресс и раздражительность. Конечно, это негативно сказывается на производительности.
- Риск воровства . Все личные вещи сотрудников (телефоны, сумочки) находятся на всеобщем обозрении. Это может вызывать у работников страх недосчитаться своего имущества.
- Вероятность конфликтов . Один человек предпочитает сидеть с открытой форточкой, другому – холодно. Такие мелочи вызывают конфликты между сослуживцами, создают напряженную атмосферу.
- Быстрое распространение инфекционных болезней . Все бактерии, инфекции и вирусы быстро передаются от сотрудника к сотруднику. Согласно исследованиям, в опен спейс люди чаще заболевают.
Работодатель выигрывает в экономии на аренде, однако проигрывает в производительности труда своих сотрудников.
А что говорят сами сотрудники?
Опен спейс функционируют достаточно давно, а потому уже появилось немало исследований касательно работы в них. Рассмотрим результаты некоторых:
- 56% служащих утверждают, что им не хватает личного пространства.
- 55% работников не нравится температура в помещении.
- 60% не хватает тишины.
Некоторые исследования доказывают, что open space повышают уровень стресса служащих, провоцируют конфликты. У сотрудников, работающих в открытом офисном пространстве, диагностируется повышенное кровяное давление. Кроме того, в таких офисах наблюдается высокая текучка кадров.
Как повысить продуктивность сотрудников в рамках опен спейс?
Руководитель может нивелировать недостатки open space, воспользовавшись следующими рекомендациями:
- Разнообразное рабочее пространство . Не рекомендуется стандартизировать рабочие места, ведь у каждого сотрудника существуют свои индивидуальные потребности. Часть мест нужно хорошо изолировать, между другими столами ставятся перегородки небольших размеров. Работник может выбрать то место, которое больше подходит под его нужды.
- Правильное размещение общих зон . Одних рабочих мест будет недостаточно для решения повседневных задач. Требуется также установить большой стол для совместных обсуждений, предусмотреть комнату для отдыха, обеденную зону. Все эти помещения должны находиться в непосредственной близости к основному рабочему пространству.
- Отсутствие высоких перегородок . Кажется, что установка высоких перегородок решит вопрос с личным пространством. Однако это ошибочное мнение. Сотрудникам, работающим за «высокими стенами», будет казаться, что они одни в помещении. Это увеличит уровень шума. Работники в таких условиях не соблюдают тишину, громко разговаривают.
- Утверждение правил поведения . Правила могут включать в себя запрет на громкие разговоры, музыку. Сотрудникам следует порекомендовать чаще пользоваться внутренним чатом. Можно установить специальный сигнал о том, что работника в данный момент не нужно беспокоить.
- Побольше растений . Доказано, что живая растительность на рабочем месте уменьшает уровень стресса, повышает продуктивность и сосредоточенность на рабочих задачах, создает благоприятную атмосферу.
- Размещение рабочих мест руководителей в общем пространстве . Как правило, руководители размещаются в отдельном офисе. Однако это не совсем верная политика. Во-первых, руководитель не сможет полноценно контролировать работу своих сотрудников, во-вторых, он будет оторван от коллектива, не сможет своевременно выявлять слабые стороны рабочего процесса.
Руководитель должен интересоваться правдивым мнением своих сотрудников, чтобы вносить нововведения в соответствии с настоящими нуждами коллектива.
Повышение комфорта в общем пространстве – задача не только руководителя, но и сотрудников. Служащие могут воспользоваться следующими рекомендациями:
- Каждый человек может сам обустроить комфортное личное пространство. Для этого можно обзавестись наушниками, расставить на своем столе фотографии, любимые декоративные безделушки.
- Не рекомендуется есть на рабочем месте, а также пользоваться парфюмом с резким запахом. Смесь ароматов может вызвать дискомфорт соседей по помещению.
- Даже если руководитель не дал специальных распоряжений, нужно соблюдать общие правила вежливости: говорить тише, уменьшить звук телефона.
Совместные усилия владельца организации и сотрудников помогут даже опен спейс сделать комфортным для работы.
