Контроль в системе управления представляет собой. Сущность и место контроля в управлении. Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство становится более понятным после изучения трех основных видов контроля: предварительного, текущего и заключительного. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Этапы процедуры контроля. Характеристика эффективного предприятия.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

Характеристики эффективного контроля:

1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.

3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4.Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6.Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

Контроль как вид управленческой деятельности объективно необходим для системы управления и является ее неотъемлемой частью.

В процессе управления контроль завершает весь процесс, начатый выработкой и постановкой цели, дает начало новым управленческим действиям. Эффективный контроль предполагает постоянное взаимодействие со всеми другими функциями управления.

Существует множество определений, которые характеризуют ту или иную стороны контроля (рис. 17.1).

Рис. 17.1.

Контроль призван давать информацию о положении дел в организации в целом или на отдельном участке.

Контроль имеет двоякое значение. С одной стороны, он нацелен на своевременное выявление всех факторов, препятствующих достижению целей организации; с другой - на оценку добросовестности исполнителей.

Необходимость проведения контроля показана на рис. 17.2.

Рис. 17.2. Необходимость контроля в организации

ВИДЫ КОНТРОЛЯ

Существуют разнообразные виды контроля. Например, можно выделить внутренний (внутрихозяйственный) контроль и внешний.

Внутренний контроль - контроль, осуществляемый менеджерами организации за соблюдением технологии производства продукции (услуг), исполнительской дисциплины персонала, расходом фонда оплаты труда и т.п.

Менеджеры всех уровней управления, независимо от своего ранга, должны осуществлять контроль над происходящими процессами в организации в рамках своих должностных обязанностей и полномочий (рис. 17.3).

17.3. Виды внутреннего контроля в организации

Внешний контроль - контроль организации государственными органами за соблюдением ею действующего законодательства (рис. 17.4).

Рис. 17.4.

По времени осуществления и назначению можно выделить три разновидности контроля (рис 17.5).

Рис. 17.5.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности организации и осуществляется по трем направлениям.

Первое направление предварительного контроля - проверка учредительных документов и управленческих решений. При этом необходимо выяснить:

• соответствуют ли они по форме и содержанию установленным требованиям;
• утверждены ли надлежащим образом;
• разъяснены ли всем причастным к ним лицам.

Кроме того, на данном этапе важно установить, насколько четко составлены должностные инструкции, сформулированы и доведены до подчиненных цели организации и т.п.

Второе направление предварительного контроля - оценка персонала. При этом проверяются деловые и профессиональные знания и навыки кадров, необходимые для работы в организации. Во многих организациях контроль персонала продолжается и после приема на работу, в ходе дополнительного обучения.

Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов организации.

Очевидно, что сделать качественную продукцию из плохого сырья или отсутствия средств на его приобретение невозможно. Поэтому проверяется соответствие качества сырья установленным стандартам, а также наличие финансовых ресурсов для обеспечения производственного процесса.

Следовательно, основная задача предварительного контроля - проверить готовность организации к началу работы.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ. Он проводится с целью выявления отклонений от заданных режимов функционирования. Его объектом чаще всего выступают подчиненные сотрудники, деятельность организации.

Обычно текущий контроль ведется по промежуточным целям, с тем чтобы можно было успеть скорректировать дальнейшую деятельность.

Заключительный или итоговый контроль проводится после того, как работа выполнена. Его суть состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с имеющимися нормативами или заданными параметрами. В процессе этого контроля выявляются отклонения от заданных параметров и устанавливается, находятся ли эти отклонения в пределах допустимого.

Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы точнее увязать вознаграждение работников с достигнутыми ими результатами.

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога этому слову в русском языке нет. Контроль означает: 1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии чему-либо; 2) надзор, наблюдение в целях проверки; 3) испытание знаний, свойств, для выяснения их пригодности к чему-либо. Таким образом, в упрощенном понимании контроль -- это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться в правильности чего-либо. Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С. 271.

Сильная и стабильная власть невозможна без контроля, дисциплины и ответственности. Ни одно государство не может функционировать без развитой системы контроля. Контроль является одной из важнейших атрибутов демократического государственного управления, отражающих интересы и волю граждан.

Контроль в различных организациях осуществляется через специально созданные для этого структуры, наделенные определенными полномочиями. Полномочия дают власть. Власть - легитимный источник всякого контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе, которой люди добровольно или по принуждению признают верховенство других людей. Там же С. 272.

Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. -- в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, -- это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Действенность контроля, его властная сила утверждаются путем применения различных санкций, неотвратимость и «жесткость» которых зависит от «тяжести» допущенных нарушений. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, - означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными. Представляет собой систему наблюдения и проверки в процессе любой деятельности для выявления отклонений от планов, затрудняющих достижение поставленной цели. Игнатов В. Г., Албастова Л. Н. Теория управления: учебное пособие - Изд. 2-е, перераб. и доп. Ростов н/Д: СКАГС, 2009. С. 255.

Сущностные характеристики контроля, то есть необходимость его ведения в организации заключается в следующем: Игнатов В. Г., Албастова Л. Н. Теория управления: учебное пособие - Изд. 2-е, перераб. и доп. Ростов н/Д: СКАГС, 2009. С.256.

Во-первых, в любой организации имеет место неопределенность. Неопределенность - одна из реалий жизни. Неопределенность нельзя исключить, так как с точки зрения бытия мы не знаем, что произойдет в будущем, в том числе и в сфере управления. Мы не можем наверняка предсказать неустранимые реалии общественной жизни: НТП, перманентные социальные изменения, и другие «социальные колебания» в жизнедеятельности людей.

Ситуацию неопределенности весьма образно и пессимистично выразил Мерфи в сформулированных им законах: 1. Все что может плохого случиться, случится. 2. Даже если ничего плохого не может случиться, все равно плохое случится. Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С. 274.

Таким образом, с точки зрения управления неопределенность - это неизбежное зло, предпосылки которого являются те или иные изменения.

Каков же выход из ситуации неопределенности? Теория и практика управления знают один единственный - организация контроля. Он позволяет придавать процессу управления такую направленность, которая сопряжена с минимумом неопределенности, и избегать решений с более высоким уровнем неопределенности.

Во-вторых, контроль необходим для предупреждения возможных кризисных ситуаций.

В-третьих, контроль позволяет определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению успеха, то есть контроль позволяет вскрыть резервы, не лежащие на поверхности.

В-четвертых, именно контроль обеспечивает управляемость организации, как важное качественное состояние управленческих отношений.

В-пятых, управленческий контроль призван обеспечить единство управленческого решения и его реализации.

В-шестых, оно является также одним из средств повышения эффективности, так как в результате контроля выявляются не только недостатки, но и положительный опыт, который в дальнейшем находит распространение во всей системе.

В-седьмых, контроль способствует укреплению дисциплины и соблюдению законности.

Исходя из выше перечисленного, мы можем сделать вывод о необходимости контроля как единственной функции, которая помогает проследить за деятельности организации и корректировать ее с точки зрения эффективности.

Особенность функции контроля заключается в том, что в информационные потоки о деятельности организации исходит от объекта управления, а не наоборот как в других функциях. То есть функция контроля обеспечивает обратную связь в системе управления.

При помощи обратных связей контроль позволяет субъекту управления выявить на возможно более раннем этапе негативное развитие ситуации и оперативно принять корректирующие меры для эффективного решения любой из возникших проблем.

В общем-то, обратные связи - это важнейшая черта, сердцевина контроля. Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С.276.

Г.В. Атаманчук отмечает, что с точки зрения интересов контроля необходимо учитывать и анализировать два взаимосвязанных между собой типа «обратных связей» -- объективные и субъективные. Атаманчук Г.В Управление - фактор развития. Размышления об управленческой деятельности. М.:Экономика, 2002. С. 282-284. При этом объективные обратные связи несут информацию о поведении, интересах и других свойствах объекта управления, а субъективные обратные связи характеризуют обоснованность применяемых мер и процедур контроля.

Так же важно отметить, что одной из сущностных черт контроля является добровольное соблюдение норм и правил, несущие в себе с одной стороны ограничение действий работников, а с другой стороны защита прав от своеволия и злоупотреблений.

Обобщая вышесказанное, можно утверждать, что трактовка понятия «контроль в управлении» или (что одно и то же) контроля как функции управления представлена в нескольких аспектах: Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С.279.

1. Контроль - это властное целенаправленное воздействие одних людей на поведение других для того, чтобы убедиться в правильности чего-либо.

2. Контроль - это процесс проверки и сопоставления фактических результатов с заданными параметрами.

3. Контроль -- это процесс, при помощи которого субъект управления определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

4. Контроль -- важная составляющая управленческого воздействия (сознательного, продуманного, преднамеренного и зафиксированного в соответствующих правовых и других нормативных установлениях, обязательных для исполнения) на людей через специально созданные структуры, институты.

5. Контроль -- неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений (от его начала и до завершения).

6. Контроль и оперативное информирование (по принципу обратной связи) -- составная часть управленческой деятельности, которая помогает исполнять управленческие решения.

Таким образом, контроль представляет собой сложное, многогранное управленческое и социальное явление. Он абсолютно необходим для упорядочения жизнедеятельности людей во всех ее областях.

Функция контроля включает в себя определенные процедуры, которые должны быть выполнены в определенной последовательности. Этими процедурами являются:

1. Сбор информации о результатах деятельности организации на данный момент.

2. Оценка значимости полученной информации.

3. Анализ причин, по которым возникли те или иные проблемы.

4. Прогнозирование последствий этих проблем и предложение корректировки деятельности организации.

5. Регулирование - воплощение в реальные планы предложений по корректировке.

Система контроля в организации классифицируется по различным характеристикам, таким как: органам, ее осуществляющим, объему контрольных функций, периодичностью проведения и т. д. Структура контрольной власти в России Усачев Г.П.//Государственная власть и местное самоуправление 2009.- №4- С. 12. Общая характеристика видов контроля представлена в Приложении 1.

Принципиальным моментом для понимания сущности контроля является совпадение объектов управления и контроля. Соотношение между управлением и контролем -- это соотношение между целым и частью: управленческая деятельность направлена на достижение объектом управления поставленной цели, а контрольная -- на обеспечение такого состояния и поведения этого же объекта управления, которое позволяет достичь поставленной цели.

Предметом контроля может быть деятельность организаций и органов управления в целом (общий контроль) и деятельность организаций в отдельных сферах или касающаяся отдельных операций (частный контроль) в соответствии с установленными законами, нормами, правилами, решениями, поручениями. Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С.281.

Субъекты контроля так же многочисленны и разнообразны как и объекты контроля. Субъектами контроля являются люди, социальные институты, государство и т. п.

Субъекты контроля различаются на следующие виды: где субъектом выступает человек; где субъектами выступают группы людей; где субъектом выступают организации с участием человека.

По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, т. е. контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп, различают контроль внутренний и внешний, общий или частный, линейный, функциональный или операционный. Алексеев А.Н. Теория управления Изд-во М: РАГС. 2004. С.282.

Линейный контроль осуществляется директором предприятия, объединения или начальником промышленного объединения по отношению к предприятию, объединению, входящему в состав ВПО. В первом случае субъект контроля является внутренним, а во втором -- внешним. Эти субъекты решают общую задачу контроля - контролируемость состояния и поведения предприятия в целом.

Функциональному контролю подвергается не все состояние предприятия, а только некоторая группа характеристик. Он осуществляется, например, главным экономистом. Санэпидстанция, являющаяся внешним субъектом контроля по отношению к данному предприятию, также может провести функциональный контроль частного характера.

Операционный контроль -- контроль только одной какой-либо характеристики состояния и поведения предприятия, например, соотношения темпов роста производительности труда и заработной платы.

Наиболее развитым типом контроля является линейный, менее развитым -- функциональный, элементарным -- операционный.

По периодичности проведения выделяют предварительный, текущий и последующий контроль. Они так же представлены в Приложении 2.

Предварительный контроль

Некоторые наиболее важные виды контроля могут быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, функция планирования и создания организационных структур является одним из немаловажных факторов который помогают контрольной функции сопоставлять результаты текущей деятельности с намеченными. Этому сопоставлению помогает установление стандартов. Стандарты - это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Игнатов В. Г., Албастова Л. Н. Теория управления: учебное пособие - Изд. 2-е, перераб. и доп. Ростов н/Д: СКАГС, 2009. С.260. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. Если писать чёткие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки до подчинённых, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, всё это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано.

В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль.

Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических промежуточных результатов, и сопоставлением их со стандартами. Если были выявлены, какие-то отклонения то следует оценить масштаб этих отклонений, провести сбор информации, оценить информацию, а затем предложить план по корректировке, дабы вернуться к заданным параметрам. И для этого аппарату управления необходима обратная связь.

Выделяют две разновидности текущего контроля:

Первый - направляющий, в функции которого входит сопровождение от начала целеустремленных действий и до достижения требуемого результата.

Второй - фильтрующий, в функции которого входит «фильтр» действий. Действие может быть остановлено или продолжено в зависимости от того, соблюдены ли нормы, требования контроля.

Текущий контроль призван обеспечить ход работ по намеченной траектории, заданной заранее в законах, инструкциях, других нормативных актах. Руководитель же должен построить контроль так чтобы экономические затраты на проведение контроля за соблюдением установленных стандартов были оправданны результатами контроля.

Заключительный контроль.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Первая, заключается в анализе всего процесса деятельности, выявлению ошибок в деятельности и предоставлению способов их решения, для того чтобы при проведении аналогичных операций сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определённого уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Из всего выше изложенного мы можем сделать вывод о том, что контроль помимо функции надзора за исполнением сотрудниками своих полномочий, занимается построением эффективной работы организации, контролем на всем пути осуществления каких-либо проектов организации, анализом ошибок, контроль направлен на защиту организации от бездумных, неэффективных действий связанных как с человеческим ресурсом и материальными средствами, так и финансовыми вложениями, руководителей и работников.

поведенческий контроль качество линейный

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля - должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка - контроль лицами, независящими от процесса.

Классифиция: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний), - основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону), - объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами), - регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).три основные вида контроля: предварительного, текущего и заключительного. схожи, так как имеют одну цель: способствовать тому, чтобы получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются временем осуществления.

Предварительный контроль реализуется в форме определенных правил. применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его начальником.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло время. Этапы процедуры контроля . 1) установка стандартов, т.е. конкретных целей, имеющих временные границы. 2) определяется масштаб допустимых отклонений. Только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой. 3) измерение результатов.

Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать

Характеристики эффективного контроля: 1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их. 2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным тогда, когда организация достигает желаемых целей. 3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. 5.Гибкость контроля. приспосабливаться к происходящим изменениям. 6.Простота контроля. 7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля. 8.К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, и определение состояния разрешения управленческой проблемы. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы. В ходе контрольного процесса решаются задачи : предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации; предупредительная подготовка к реакции на их действие; своевременное выявление фактических негативных тенденций и выработка мер по их устранению; оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени; нейтрализация фактора неопределенности; поддержание успеха.

Этапы контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

Постановка документов на контроль;

Проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Снятие документа с контроля;

Направление исполненного документа в дело;

Учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, координация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок.

Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

• предупреждение возникновения ошибок и проблем , возникающих при управлении организацией. Если их вовремя не исправить, то появляются ошибки в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
• поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации;
• для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления ) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным. При этом возможны два варианта: совпадение или несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными. В первом случае – работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором требуется принятие решения о необходимости коррекции.

В практике управления используются различные виды контроля . В основном их можно разбить на четыре группы:

• 1) по времени осуществления;
• 2) степени охвата;
• 3) срокам проведения;
• 4) форме осуществления.

Рассмотрим первую группу (по времени осуществления ), в нее входят: предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен прежде всего на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личных качеств. Применительно к финансовым ресурсам предварительный контроль осуществляется главным образом при помощи предварительных бюджетов, о которых речь пойдет ниже.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.

Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.

В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.

Ко второй группе (по степени охвата ) относятся следующие виды контроля общий (полный, сплошной) и выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

Третья группа (по срокам проведения ) включает следующие виды контроля: систематический, периодический, разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

В четвертой группе (по форме осуществления ) специалисты в области управления выделяют три вида контроля: финансовый, административный и технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

Процесс контроля состоит из четырех взаимосвязанных этапов :

• 1) установление целей контроля – выработка стандартов и критериев;
• 2) проведение наблюдений и измерение фактических результатов работы;
• 3) сравнение фактических результатов с запланированными;
• 4) управленческие мероприятия для исправления любых значительных отклонений от плановых стандартов.

Определение конкретных целей контроля (первый этап ) – это установление требований, стандартов, степень приближения к которым поддается измерению. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам. Стандарты контроля могут специально разрабатываться, но часто для осуществления контроля берутся плановые или технологические показатели.

Проведение наблюдений и измерений – второй этап процесса контроля.

Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. Для измерения фактических показателей эффективности работы менеджеры обычно используют следующие источники информации: личные наблюдения, отчеты (устные, статистические, письменные).

Для получения достоверных сведений о фактическом ходе работ менеджеры могут использовать личное наблюдение , самостоятельно определять показатели деятельности и в результате иметь информацию, "не отфильтрованную" другими. Этот подход обеспечивает широкий охват данных, поскольку наблюдать можно как за основными, так и за вспомогательными рабочими действиями. Менеджер может выявлять фактические недостатки в повседневных действиях работников, оценивать выражение их лиц и делать выводы из тона подчиненного, т.е. пользоваться сведениями из собственных наблюдений. К сожалению, объективность личного наблюдения часто подвергается критике – здесь довлеет фактор субъективизма. То, что видит один менеджер, другой вполне может не заметить. Кроме того, личное наблюдение требует значительных затрат времени и, наконец, этот метод несколько сомнителен с морально-этической точки зрения, поскольку сотрудники могут интерпретировать открытое наблюдение менеджера как признак неуверенности в них или недоверия.

Широкое применение компьютерной техники в организациях привело к тому, что менеджеры при измерении результатов фактической работы все больше полагаются на статистические (диспетчерские ) отчеты. Следует помнить, что данный механизм не ограничивается использованием расчетных данных. Он также включает графики, гистограммы и многочисленные визуальные отображения ситуации в различных формах, которые применяются менеджерами для оценки прогресса работы. И все же несмотря на то, что статистические данные очень наглядны и эффективны для выявления взаимосвязей между отдельными элементами наблюдения, они предоставляют ограниченную информацию о деятельности работников. Дело в том, что статистика фиксирует только некоторые основные моменты, которые можно измерить количественно, и часто игнорирует другие.

Информацию также собирают с помощью устных отчетов – сведений, получаемых в коммуникациях с подчиненными: при проведении конференций, собраний, личных переговоров или телефонных звонков. Преимущества и недостатки этого метода оценки эффективности работы совпадают с теми, которые характерны для личного наблюдения. Кроме того, данный метод обеспечивает возможность обратной связи и позволяет использовать преимущества языковой выразительности и голосовых интонаций. Исторически сложилось, что одним из главных недостатков устных отчетов было отсутствие документирования информации для последующего использования. Однако сегодня возможности в этой сфере настолько увеличились, что устные отчеты можно записывать с помощью средств звуко- и видеозаписи, точно отображая их содержание.

Фактические результаты деятельности работников можно также определять на основе письменных отчетов. Как и статистические отчеты, они менее оперативны. Такие отчеты обычно более обдуманны, чем устные, и удобны в хранении.

Для получения полной и достоверной информации менеджерам следует использовать все четыре описанных источника.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – третий этап процесса контроля.

На третьем этапе процесса контроля менеджер должен выявить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом важно понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Важная проблема процесса контроля – выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы.

• 1. Каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений?
• 2. Для каких данных сбор информации экономически оправдан?
• 3. Какие показатели отражают наилучшим образом цели конкретного подразделения?
• 4. По нашим признакам можно вернее всего определить, что эти цели не выполняются?
• 5. Каким образом будет получена информация о том, кто несет ответственность за тс или иные неполадки?

При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации, следует учитывать несколько моментов.

Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.

Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.

В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.

В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения.

Измерение результатов

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.

Передача и распространение информации

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах

Заключительная стадия этапа сопоставления состоит в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, какая именно информация получена и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Отклонения, выходящие за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них необходимо обращать внимание. Таким образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать размер и направленность тенденций в отклонениях от стандарта (рис. 3.8).

Коррекция деятельности – четвертый этап процесса контроля.

Заключительный этап процесса контроля – проведение коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. регулирование.

Представим завершающий этап контроля.

В определенный момент времени сосредоточены ресурсы для начала деятельности организации и предопределен результат деятельности. Заданы стандарты и показатели. Исполнители приступили к работе.

Можно приступать к анализу деятельности, т.е. происходит проверка хода выполнения работ.

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт (табл. 3.8).

Рис. 3.8.

Таблица 3.8

Возможный выбор поведения менеджера

Более трудная задача – пересмотр стандартов и норм в сторону уменьшения. Если сотрудник или подразделение существенно не оправдывают ожиданий в достижении цели, их естественная реакция заключается в том, что они перекладывают ответственность за такое отклонение на сам намеченный стандарт или установленную норму. Если же руководство уверено, что норма реалистична, следует отстаивать эту точку зрения и объяснить сотрудникам и менеджерам, что в будущем их работа улучшится, а затем провести необходимые корректирующие мероприятия.

Иногда контроль называют обратной связью. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия. Примером обратной связи является отчет подчиненного руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель. Объектом контроля могут быть прежде всего должностные лица, процессы, происходящие в организации, а также в целом организация.

Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы власти.

Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс.