Всего Постановлением N 7 утверждено 14 форм первичных документов, среди которых Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по форма N ОС-2 применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и так далее) в другое
.
Выписывается накладная структурным подразделением, которое передает основное средство, то есть является сдатчиком. Составляется три экземпляра накладной: первый экземпляр передается в бухгалтерию организации, второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств подразделения-сдатчика, а третий экземпляр предназначен для подразделения, получающего основное средство. Каждый из трех экземпляров должен быть подписан ответственными лицами подразделения-сдатчика и подразделения-получателя.
Единицей бухгалтерского учета основных средств, как вы знаете, является инвентарный объект
. В соответствии с п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер
. В течение периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется.
При поступлении основных средств в организацию на каждый инвентарный объект открывается инвентарная карточка
(книга). Основанием для заполнения карточки являются, в частности, акты о приеме-передаче объектов основных средств (формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б).
Перемещение объектов основных средств внутри организации также отражается в инвентарной карточке (книге) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).
В инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма N ОС-6) внутреннее перемещение отражается в разд. 4 "Сведения о приемке, внутренних перемещениях, выбытии (списании) объекта основных средств". В табличной части разд. 4 указываются дата и номер документа, на основании которого вносится запись, вид операции, наименование структурного подразделения, остаточная стоимость объекта, а также фамилия и инициалы лица, ответственного за хранение.
Итак, рассмотрим, в каком порядке следует заполнять Накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).
В накладной указывается код формы по ОКУД. Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 г. N 299, форме N ОС-2 соответствует код 0306032.
Затем указываются наименование организации, ее код по ОКПО, присвоенный территориальным органом государственной статистики, а также наименование структурного подразделения-сдатчика и получателя.
Обратите внимание, что Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, определено, что все реквизиты унифицированных форм должны оставаться без изменения (включая коды). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Далее следует указать номер документа и дату его составления. Документы должны быть пронумерованы в хронологическом порядке, и в течение отчетного года номера повторяться не должны. Если организация ведет учет с применением средств компьютерной техники, то номер документу присваивается при его составлении, что позволяет избежать повторений. При наличии в организации большого количества подразделений, можно предусмотреть нумерацию документов отдельно каждым таким подразделением. В этом случае всем подразделениям следует присвоить цифровой или буквенный код, который будет указываться в документе.
Согласно п. 4 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции. Если же это не представляется возможным, то документ составляется непосредственно после ее окончания. Лица, составляющие и подписывающие первичные документы, должны обеспечить своевременное и качественное оформление документов, достоверность содержащихся в документах данных, а также их передачу в установленные сроки в бухгалтерию для отражения операций в учете.
После заполнения уже названных реквизитов можно приступать к заполнению табличной формы накладной. В ней указываются наименование передаваемого объекта основных средств, дата его приобретения (год выпуска, постройки), а также инвентарный номер, присвоенный объекту. Указываются также количество передаваемых объектов, стоимость единицы и общая стоимость.
В случае одновременной передачи нескольких наименований объектов основных средств информация о каждом объекте заносится в отдельную строку с указанием ее номера. В незаполненных сроках накладной следует поставить прочерки.
На оборотной стороне формы N ОС-2 в разделе "Примечание" указываются краткая характеристика технического состояния объекта основных средств, а также должности и табельные номера лиц, сдающего и принимающего ценности. Там же содержатся расшифровки подписей этих лиц с указанием даты подписания документа.
Главбух делает отметку о том, что перемещение объекта основных средств отмечено в инвентарной карточке (книге).
Итак, накладная должна быть надлежащим образом оформлена, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.
Обратите внимание! Согласно п. 82 Методических указаний N 91н перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается.
Затраты организации, связанные с перемещением объекта внутри организации, то есть транспортные и иные расходы, согласно п. 74 Методических указаний N 91н относятся на затраты на производство (расходы на продажу).
Необходимо напомнить о том, что активы, в отношении которых выполняются условия, предусмотренные п. 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. Для обеспечения сохранности этих объектов в организации следует организовать контроль движения таких объектов.
В Письме Минфина России от 30 мая 2006 г. N 03-03-04/4/98 отмечено, что если организация примет решение учитывать такие объекты в составе материально-производственных запасов, она должна вести по ним соответствующие карточки учета - приходный ордер по форме N М-4, требование-накладную по форме N М-11, карточку учета материалов по форме N М-17 и другие первичные документы
. Названные формы первичных учетных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".
Несколько слов следует сказать о том, как отражается в бухгалтерском учете организации передача имущества из одного подразделения в другое. Помимо того что организация может иметь в своей структуре различные цеха, отделы, участки, производства и иные подразделения, она также может иметь представительства и филиалы.
Представительством согласно ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее - ГК РФ) является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Пунктом 3 ст. 55 ГК РФ установлено, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, и наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом.
Учет в организации, передающей основные средства своим филиалам, будет зависеть от того, выделен или нет филиал на отдельный баланс.
Если филиал на отдельный баланс не выделен, то операции, осуществляемые филиалом, а также его имущество и обязательства учитываются основной организацией на соответствующих субсчетах, открываемых к счетам бухгалтерского учета.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н (далее - План счетов бухгалтерского учета), для обобщения информации о наличии и движении основных средств в организации предназначен счет 01 "Основные средства". На счете 01 "Основные средства" следует вести аналитический учет по отдельным инвентарным объектам, при этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения данных о наличии и движении основных средств, необходимых для составления бухгалтерской отчетности (по видам, местам нахождения и так далее).
К счету 01 "Основные средства" можно открыть, например, такие субсчета:
01-1 "Основные средства в эксплуатации головной организации";
01-2 "Основные средства в эксплуатации филиала".
Тогда передача объекта основных средств филиалу будет отражена в учете записью по дебету счета 01-2 "Основные средства в эксплуатации филиала" в корреспонденции с кредитом счета 01-1 "Основные средства в эксплуатации головной организации".
Соответствующие субсчета необходимо открыть и к счету начисления амортизации основных средств (счет 02 "Амортизация основных средств"), а также к другим счетам.
Если же филиал организации выделен на отдельный баланс, учет в основной организации будет несколько иным.
Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации обо всех видах расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, предназначен счет 79 "Внутрихозяйственные расчеты".
К счету 79 "Внутрихозяйственные расчеты" рекомендуется открыть субсчет 79-1 "Расчеты по выделенному имуществу". На этом субсчете учитывается состояние расчетов с филиалами, представительствами, отделениями и другими обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы, по переданным им внеоборотным и оборотным активам.
Выделенное подразделениям имущество списывается организацией со счета 01 "Основные средства" в дебет счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты". Соответственно, принятие имущества на учет обособленным подразделением отражается по кредиту счета 79 "Внутрихозяйственные расчеты" в корреспонденции с дебетом счета 01 "Основные средства".
Движение основных средств представляет собой процесс осуществления различных хозяйственных манипуляций , что напрямую связаны с передвижением, прибытием или же отбытием материальных объектов, входящих в состав капитала. Данный процесс обладает некоторыми важными показателями , которые заключаются в коэффициентах.
Кроме того, он должен сопровождаться процедурой документального оформления, а также проведением анализа и учета. При отсутствии правильной схемы работы подобного процесса любая современная коммерческая структура со временем не сможет эффективно функционировать .
Процедура учета наличия и движения
Движение имеет прямую связь
с осуществляемыми хозяйственными операциями, что касаются поступления, внутренних перемещений, а также отбытию основных средств.
Данные операции должны быть указаны в типичных формах первичных учетных документов.
Все операции, затрагивающие , должны предполагать их последующий ввод в работу после того, как будут осуществлены определенные капиталовложения. К подобным капиталовложениям принято относить:
- получение основных средств на бесплатной основе;
- аренда;
- получение ОС в лизинг;
- оприходование основных средств, что были обнаружены в результате проведенной инвентаризации;
- внутреннее перемещение основных средств.
Все поступившие основные средства принимаются комиссией, которая формируется согласно указу руководителя коммерческой организации. Процесс оформления приема заключается в составлении комиссией специального акта в отношении каждого отдельного объекта. Составление одного общего акта для нескольких объектов сразу допускается только в том случае, когда подобные объекты относятся к одному типу, обладают одной стоимостью, а также были оприходованы одним и тем же должностным материально-ответственным лицом.
Акт должен содержать следующую информацию :
- наименование объекта;
- год строительства или же дата его производства;
- небольшое описание;
- первичная цена;
- инвентарный номер, что был присвоен данному объекту;
- место применения;
- иные сведения, что могут быть использованы при аналитическом учете ОС.
После того как будет оформлен акт приема-передачи объектов ОС, он должен быть передан в бухгалтерский отдел организации. К этому акту требуется приложить техническую документацию, что прямо относится к этому объекту.
На основе данной документации сотрудники бухгалтерского отдела организации делают запись в инвентарных картах ОС . Далее вся техническая документация передается в технический или иные отделы коммерческой структуры. Итоговое утверждение данного акта производится подписью руководителя организации.
Процесс передачи основных средств другой компании предполагает составление акта сразу в двух экземплярах от сдающей организации и принимающей стороной.
При поступлении на склад оборудования для его последующей установки происходит составление такого оборудования. Такой акт должен содержать в себе следующую информацию : наименование оборудования, тип, марка, количество, цена, а также имеющиеся дефекты.
Данный акт должен быть составлен в двух экземплярах , которые подписываются всеми членами комиссии. При отсутствии возможности произвести полноценный осмотр оборудования при его приеме, необходимо составить предварительный акт, где описываются результаты наружного осмотра.
Основные показатели
Основные средства обладают определенными показателями
. Зачастую их принято делить на три группы
: показатели движения, состояния и применения.
Далеко не все организации используют полный перечень показателей ОС. Большая часть компаний применяют лишь показатели состояния и перемещения. Данные критерии могут быть выражены несколькими коэффициентами.
Для показателей состояния характерны такие коэффициенты, как износ и пригодность .
Первый коэффициент высчитывается через деление общей стоимости износа на первичную цену объектов ОС. Данные значения должны быть взяты по состоянию на начало отчетного года. Для определения коэффициента пригодности необходимо разделить остаточную стоимость ОС на их первичную цену. В этом случае также требуется применять данные на начало года.
Для показателей движения используются такие коэффициенты:
- выбытие;
- прирост;
- обновление;
- средняя стоимость ОС за год.
Зачастую предприятия используют лишь коэффициент выбытия или обновления. Вычисление происходит согласно формуле: цена введенных объектов делится на полную стоимость ОС за последний год. Одновременно с этим размер коэффициента выбытия вычисляется путем деления стоимости введенных средств на полную цену ОС за последний год.
Если своевременно и верно вычислить все эти коэффициенты, то данный процесс не вызовет особых сложностей. Правда, стоит отметить, что это только часть процедуры движения ОС. Каждое перемещение ОС должно проходить процедуру документирования.
Составление необходимых документов
Любые движения и перемещения объектов ОС должно проходить процедуру документального оформления и обоснования
. Это касается перемещения ОС с одного отдела или подразделения организации в другой.
В подобных ситуациях необходимо составить накладную о перемещении формы ОС-2 , а также внести соответствующие изменения в инвентаризационную карту объекта. Передающая сторона должна составить накладную сразу в трех экземплярах.
На каждом акте все ответственные лица принимающей и передающей стороны должны оставить свою подпись. Каждая из сторон получает одну копию. Третий экземпляр накладной передается в бухгалтерский отдел предприятия.
К обязательным документам организации относится итоговый отчет о передвижении основных средств . Данный отчет должен быть составлен по утвержденному формату. Кроме того, он прилагается к бухгалтерскому балансу. Основная цель данного документа заключается в объединении информации об имеющихся объектах ОС, их поступлениях, выбытии, а также износе.
Итоги
К основным средствам коммерческого предприятия относятся те активы, что могут быть применены как средства труда в процессе осуществления предприятием его производственной деятельности.
Для того чтобы правильно вести учет объектов ОС, необходимо использовать их классификацию, что имеет научное обоснование. Такой подход также поможет верно произвести расчет их первичной стоимости и полезного применения. Первичная стоимость объектов, принадлежащих к основным средствам, может быть рассчитана различными способами. Она напрямую зависит от первичного источника их появления в организации.
Коммерческие организации могут не чаще раза в год осуществлять процесс переоценки групп схожих объектов ОС по их нынешней цене. В процессе их использования они изнашиваются, перенося часть своей первичной стоимости в конечный продукт, получаемый в результате трудовой деятельности компании. Стоимостью износа принято называть амортизацией .
Процедура начисления может быть осуществлена такими способами, как:
- линейная методика;
- методика снижения остатков;
- метод списания цены на сумму срока полезного использования объекта ОС;
- методика списания цены в зависимости от объема произведенной продукции или проделанных работ.
Амортизация входит в список производственных затрат коммерческой структуры .
Первичная стоимость предметов ОС с учетом вычета размера начисленной амортизации является остаточной стоимостью . Чтобы поддерживать основные средства в надлежащем для их полноценного функционирования состоянии, осуществляются как текущие, так и капитальные работы по их ремонту и восстановлению.
Все финансовые затраты, затрагивающие текущие и капитальные ремонтные работы в отношении основных средств, должны быть включены в перечень издержек производственного процесса предприятия. Для того чтобы обеспечить сохранность, а также повысить общие показатели эффективности применения ОС, коммерческие структуры регулярно осуществляют их инвентаризацию . Такой подход помогает улучшить общие финансовые показатели компании за счет повышения эффективности ее работы в сфере использования основных средств.
Как происходит учет движения основных средств, можно узнать из данного семинара.
Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.
Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма № ос-3)
Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.
Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.
Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4)
Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а)
Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б)
Применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность:
объекта основных средств - по форме № ОС-4;
автотранспортных средств - по форме № ОС-4а;
групп объектов основных средств - по форме № ОС-4б.
Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.
Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.
В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).
В показателях граф "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость":
по объектам основных средств, проходившим переоценку, указывается восстановительная стоимость по итогам последней проведенной переоценки;
по объектам, не проходившим переоценку, - первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету.
Затраты по списанию объектов основных средств, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки объектов основных средств, отражаются:
в разделе 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4);
в разделе 5 "Сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" (форма № ОС-4а);
в разделе 2 "Сведения о поступлении материальных ценностей от списания объектов основных средств" (форма № ОС-4б).
Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы № ОС-6, № ОС-6а, № ОС-6б).
Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6)
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а)
Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б)
Применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект - по форме № ОС-6, на группу объектов - по форме № ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий - по форме № ОС-6б.
Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.
В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
