Давальческое сырье – это бухгалтерский термин. Его суть в том, что исполнитель берет в ответственное хранение материалы заказчика и обязуется изготовить из них продукцию и получить оплату. Рассмотри детальнее, как происходит учет давальческого сырья на предприятии.
Законодательное регулирование
Организация, которая поручает изготовление товаров из давальческого сырья, выступает в роли заказчика, а изготовитель - подрядчика. Данные сделки регулируются ст. 713, 714 ГК РФ. В нормативном акте сказано, что работа выполняется из материалов подрядчика, его силами и оборудованием. Если заказчик поручит изготовить продукцию из собственного сырья, то такие сделки будут регулироваться общими нормами, описанными в гл. 37.
Подрядчик обязан экономно использовать материал, а по окончании работ - представить отчет, вернуть остаток сырья либо на его стоимость уменьшить цену работ. Если в результате деятельности была выпущена готовая продукция с недостатками, которые делают ее непригодной для дальнейшего использования, а причины их возникновения связаны с предоставлением некачественного материала, то подрядчик может потребовать оплаты ранее выполненной работы.
Ст. 714 предусмотрена ответственность исполнителя за несохранность предоставленных материалов, иного имущества. Порядок расчета цены работ из давальческого сырья описаны в ст. 709, 711, 720. Из приведенных норм в ГК можно выделить такие характеристики операций:
- давальческие материалы, а также изготовленная из них продукция - собственность заказчика;
- исполнитель отвечает за сырье с момента его получения, в процессе изготовления и до выпуска товаров;
- стоимость переданного сырья не входит в цену договора подряда.
Налоговые нюансы
В операциях с изготовлением продукции из давальческого сырья отсутствует переход права собственности на изделия. Поэтому для целей налогообложения такие сделки относят к работам. В ст. 38 НК РФ имеется разъяснение таких операций: рабочей называется деятельность, имеющая результаты в материальной форме, которые могут быть использованы для удовлетворения потребностей организации. На продукцию оформляется акт приемки работ. Передача заказчиком сырья и материалов для переработки, а также получение товаров осуществляется без перехода права собственности на них. Поэтому такие сделки не облагаются НДС и НПП (налогом на прибыль).
Давальческое сырье: документы
Все нюансы операции должны быть прописаны в договоре. В частности:
- точное название и описание передаваемых материалов, их количество, качество и стоимость;
- порядок передачи материалов и приемки переработанного продукта;
- норма расхода сырья;
- условия оплаты;
- наличие технологических потерь (отходов), порядок их учета;
- иные условия.
Безвозвратные отходы производства приравниваются к материальным расходам. Все они должны быть документально подтверждены. Основанием для их списания является норма расхода, которая указывается в договоре.
При отпуске материалов оформляется накладная по форме М-15. В ней указывается сырье, которое передается на давальческих условиях. В случае неправильного оформления документов налоговая инспекция может расценить передачу как безвозмездную и доначислить НДС. После выполнения работ заказчик должен получить от исполнителя:
- отчет об израсходованных материалах и отходах;
- акт приема-передачи работ.
Организация самостоятельно разрабатывает формы документов. Количество использованного материала должно соответствовать калькуляции. На основании этого же документа в БУ отражается списания сырья.
Учет операций исполнителем
Рассмотрим детальнее, как у подрядчика отображаются сделки в 1С. Давальческое сырье учитывается в балансе на счете 003 «Материалы в переработке» и 002 «ТМЦ на ответхранении». Аналитический учет ведется по давальцам, наименованиям, количеству, местам хранения и переработки. Сырье и материалы, которые переданы в переработку, приходуются на склад накладной М-15 и приходным ордером, в котором содержится пометка о давальческих условиях.
Расходы на изготовление учитываются исполнителем на счете 20 «Производство». Если переработчик одновременно занимается выпуском собственной продукции, он должен вести обособленный учет. Отходы отображаются в балансе как имущество, полученное безвозмездно. Они входят в состав нереализационных доходов (ст. 250 НК РФ) после подписания акта приема-передачи давальческого сырья. В БУ они отображаются по КТ98 «Доходы будущих периодов», а затем списываются на счет 91 «Прочие доходы». Поскольку доход в НУ возникает раньше, чем в БУ, имеет место отложенный налоговый актив.
Проводки в БУ у переработчика
Для большей наглядности материал данного блока поместим в таблицу.
| Операция | ДТ | КТ |
| Получено сырье | 003-1 | |
| Списаны материалы | 003-2 | 003-1 |
| Отражены производственные расходы | 20 | 02 (70, 10) |
| Принята на склад продукция | 002 | 003-2 |
| Сданы работы заказчику | 62 | 90-1 |
| Отражен налог | 90-3 | 68 |
| Учет затрат | 90-2 | 20 |
| Передана продукция | 002 | |
| Переданы остатки материалов | 003-1 | |
| Оприходованы отходы | 10 | 98 |
| Отражен ОНА | 09 | 68 |
| Реализации (списание) остатков | 98 | 91-1 |
| Погашение ОНА | 68 | 09 |
| Отражен финрезультат | 90-9 | 99 |
| Отражен налог | 99 | 68-4 |
Пример
Строительная компания получила от заказчика давальческие материалы на сумму 100 тыс. руб. и использует их для изготовления товаров. Согласованная стоимость работ – 35,4 тыс. руб. (НДС 18 % - 5,4 тыс. руб.). Прием сырья оформляется ордером № М-4 с пометкой о давальческих условиях.
Учет операций в БУ переработчиком
Опять обратимся к таблице:
Учет операций у переработчика ведется на счете 003 без двойной записи. Если в процессе переработки появляются отходы, они либо возвращаются заказчику, либо остаются у исполнителя. Во втором случае делается запись по КТ003 на сумму стоимости материалов с принятием их к учету на основном счете «10». Затем отходы списываются по рыночным ценам: КТ10-6 ДТ98-2.
Учет операций заказчиком
Готовая продукция принадлежит давальцу. Отчетом он приходует ее на счет 43, а также оформляет накладную по форме № МХ-18. Переданное сырье является собственностью заказчика. Поэтому он отображает такие сделки на субсчете 10-7. В структуре себестоимости товаров учитывается стоимость сырья и работ по переработке. Дополнительно могут быть учтены транспортные, командировочные затраты, посреднические услуги, общепроизводственные расходы.
Договором на переработку могут быть оговорены такие варианты оплаты: деньгами, материалами, товарами, комбинированные формы расчетов. Если услуга будет оплачена в натуральной форме, договор получает смешанный характер, у дальца возникнет обязанность переначислить сумму НДС. Если у исполнителя отходы остаются, то в БУ и НУ заказчик должен отразить операцию по безвозмездной передаче ценностей, которая приравнивается к реализации и облагается НДС.
Давальческое сырье: проводки в БУ у дальца
Обратимся к таблице:
| Операция | ДТ | КТ |
| Передача матереалов в обреработку | 10-7 | 10-1 |
| Списаны материалы на ГП | 20 | 10-7 |
| Отражен возврат материалов | 10-1 | |
| Учет затрат по переработке | 20 | 60 |
| Отражен НДС | 19 | |
| Принят к вычету налога | 68 | 19 |
| Учтены отходы | 10-12 | 20 |
| Приняты изготовленные товары | 43 | |
| Переданы товары в счет оплаты услуги | 62 | 90-1 |
| Начислен налог | 90-3 | 68 |
| Перечислен НДС | 60 | 51 |
| Произведен взаимозачет требований | 62 |
Учет в БУ осуществляется в зависимости от характера операций.
Доработка материалов
Заказчик передает сырье с целью доведения его до состояния, в котором его можно будет использовать в производственной деятельности. Переработчик в таком случае возвращает давальцу не продукцию, а доработанные материалы. Заказчик их приходует на счет 10 и увеличивает их стоимость за счет стоимости работ исполнителя.
Пример
Мебельная фабрика купила лес стоимостью 354 тыс. руб. (НДС 54 тыс. руб.). После поломки оборудования фабрика подписала договор с деревообрабатывающей компанией. Фабрика заказала изготовление досок, которые затем использовала для производства шкафов. За работу нужно заплатить 118 тыс. руб.
Балансовая стоимость досок, по которой они отпускаются в производство, составляет: 300 + 100 = 400 руб.
Передача материалов и выпуск продукции
Это стандартная схема. Заказчик передает сырье и получает продукцию, которую затем реализует. Стоимость материалов списывается на производство в момент получения товаров. Работы по переработке также относятся на производственные затраты и учитываются при формировании себестоимости.
Пример
ООО приобрело ткань стоимостью 472 тыс. руб. (НДС 72 тыс. руб.) и передало ее другой организации для пошива пальто. Стоимость работ оценивается в 236 тыс. руб. с НДС.
| ДТ | КТ | Сумма, тыс. руб | Операция |
| 10-1 | 60 | 472 | Ткань принята к учету |
| 19 | 60 | 72 | Выделен НДС |
| 60 | 51 | 472 | Перечислена оплата поставщику |
| 68 | 19 | 72 | Вычтен НДС |
| 10-7 | 10-1 | 400 | Переданы материалы в переработку |
| 20 | 10-7 | 400 | Списана стоимость материалов |
| 20 | 60 | 200 | Списаны затраты на переработку |
| 19 | 60 | 36 | Выделен НДС |
| 60 | 51 | 236 | Оплачена переработка сырья |
| 68 | 19 | 36 | Принят к вычету налог |
| 43 | 20 | 600 | Принята готовая продукция (400 + 200) |
Себестоимость продукции включает стоимость материалов и работ по переработке. Для упрощения расчетов в примере у организации не было иных производственных расходов. На практике себестоимость изделия может дополнительно включать транспортные, командировочные затраты, посреднические услуги, часть общепроизводственных расходов.
Передача товара и получение другой продукции
На переработку сдаются МПЗ, которые учитываются у заказчика на счете 43. Результатом сделки переработки также является продукция, но уже в другом состоянии. Такая схема часто используется при переработке нефти. «Черное золото» является продукцией для нефтедобывающих организаций. Оно числится на счете 43-1 «Себестоимость продукции». При передаче материалов в процессинг открывается счет 43-2 "ГП в переработке". Полученная в результате продукция возвращается заказчику на счет 43-3 "ГП после переработки".
Пример
Организация передает на давальческих условиях нефть для переработки. Себестоимость продукции - 1 млн руб. Работы оцениваются в 472 тыс. руб. с НДС. В результате переработки выпущено два вида продукции с содержанием нефти 30 % и 70 %. Иные расходы, связанные с производством товаров, составили 200 тыс. руб.
Для учета операций в БУ используются субсчета:
- 43-1 "Себестоимость продукции";
- 43-2 "ГП на переработке";
- 43-3 "ГП после переработки".
| Дебет | Кредит | Сумма, тыс. руб. | Операция |
| 43-2 | 43-1 | 1000 | Передана в переработку нефть |
| 43-3 | 43-2 | 300 | Принят к учету продукт №1 (1000 х 30 %) |
| 700 | Принят к учету продукт №2 (1000 х 70 %) | ||
| 60 | 51 | 472 | Оплачен процессинг |
| 20 | 60 | 400 | Учтены затраты |
| 19 | 72 | Выделен налог | |
| 68 | 19 | 72 | Принят к вычету налог |
| 43-3 | 20 | 120 | Стоимость обреработки включена в себестоимость:
продукта № 1 (400 х 0,3); продукта № 2 (400 х 0,7). |
| 60 | Часть иных расходов включена в себестоимость:
продукта № 1 (400 х 0,3); продукта № 2 (400 х 0,7). |
Итоговая себестоимость продукции после переработки составляет:
№ 1: 300 + 120 + 60 = 480 тыс. руб.;
№ 2: 700 + 280 + 140 = 1 120 тыс. руб.
Преимущества и недостатки
Давальцу выгодно изготавливать товары из давальческого сырья. Если заказов много, а собственных производственных мощностей не хватает, он может передать часть заказов стороннему предприятию. Малые организации, занимающие торговлей, часто пользуются услугами подрядчиков для расфасовки товар в фирменную тару.
Переработчик не несет расходов на реализацию, риск, что на изготовленный товар не будет спроса, отсутствует. Процессинг осуществляется за счет материалов заказчика. Изготовитель отвечает за их сохранность и обязан:
- предупредить давальца о непригодности, плохом качестве материала;
- представить отчет об израсходованном сырье и вернуть остаток.
Нюанс
Специально для учета давальческого сырья выделен счет 003. За нарушение этого правила предусмотрен штраф в сумме 5 тыс. руб. Однако если в договоре не указана стоимость переданных материалов, то оснований для учета операции как хозяйственной нет. Стоимость сырья не учувствует в формировании актива, пассива, не является доходом или расходом. Поэтому ее не отражение на счете 003 не является налоговым правонарушением.
Если переработчик является плательщиком НПП и НДС на общих основаниях, получая материалы, он отражает их как давальческое сырье на забалансовом счете. Он также не предъявляет к вычету налог, тем более что давалец при передаче не выставляет фактуру, а формирует накладную без НДС.
При реализации товаров, изготовленных из давальческого сырья, база для расчета налога определяется как стоимость их обработки, иной трансформации без НДС. При принятии работ исполнитель выставляет фактуру. Стоимость работ облагается НДС по ставке 18 %, поскольку объектом являются именно работы, а не реализация товаров.
Учет в "1С: Бухгалтерия"
Учет давальческого сырья в программе практически ничем не отличается от стандартного. Поступление материалов оформляется документом «Поступление товаров и услуг» в меню «Закупка». Тип операции – «В переработку». В самом документе нужно выбрать материалы и указать забалансовый счет. Далее документом «Требование-накладная» сырье передается в обработку. По заврешении процесса формируется «Отчет о производстве». В нем указывается количество изготовленных товаров и их себестоимость. Документом «Передача из переаботки» продукция передается на конкретный склад. На основании «Требования-накладной» формируется «Реализация услуг по переработке». Затем по данным этого документа формируется «Счет-фактура». Возврат отходов оформляется «Возвратом товаров поставщику».
Кадровое делопроизводство – один из ключевых моментов для руководителей всех организаций, требующий серьёзных знаний трудового законодательства, основ ведения и оформления документации. Недооценивать его нельзя.
В этой статье вы прочитаете:
- Что такое кадровое делопроизводство
- Какие документы важны в кадровом делопроизводстве
- Что является основой кадрового делопроизводства
- Как организовать в своей компании кадровое делопроизводство
- Какие ошибки чаще всего допускают специалисты по кадровому делопроизводству
- Какие плюсы у автоматизации кадрового делопроизводства
- Какие изменения коснулись кадрового делопроизводства в 2016 году
Что такое кадровое делопроизводство
Кадровое делопроизводство включает в себя управление кадрами, которое позволяет своевременно регулировать документооборот организации. Он может быть связан как с сотрудниками, их передвижением внутри фирмы, так и с учётом рабочего времени и расчётами с работниками.
Лучшая статья месяца
Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.
Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.
Не так давно любая компания обладала собственным отделом кадров, и процесс делопроизводства был вполне систематизирован и не требовал от работников отдела каких-то особых знаний. Сейчас почти всё поменялось: работникам отдела кадров просто необходимо подключать творческое мышление при приёме на работу потенциальных сотрудников. Так, у HR-менеджера важны образованность и юридическая грамотность, аккуратность и тщательность при ведении дел бухгалтера, изучение обучающих программ.
Как правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексе соответствуют званию мастера по кадровому делопроизводству.
Что входит в обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Основные документы, с которыми приходится сталкиваться специалисту отдела кадров:
1. Ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
Заведение личных дел сотрудников предприятия;
Написание справок, больничных листов и заявлений;
Оформление кадровых приказов;
Создание табеля и контроль рабочего времени;
Подготовка ежеквартальной отчётности по единому социальному налогу;
Начисление и расчёт зарплаты работникам и прочее.
2. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.
3. Ведение документов, связанных с приёмом новых сотрудников:
Изучение анкет и резюме кандидатов;
Наблюдение за рынком по заработной плате;
Обработка списка вакансий организации;
4. Учёт документов по аттестации и оценке персонала:
Написание оценочных бланков и положений;
Оформление аттестационной характеристики сотрудников.
Важно то, что специалист по кадровому делопроизводству подписывает документ о нераспространении персональных данных работников.
Основы кадрового делопроизводства
Различные документы, например, законы, постановления, инструкции, в которых излагаются нормы трудового права, имеют первостепенное значение в работе сотрудника отдела кадров. Существуют две основные группы официальных бумаг:
1) Законодательные и подзаконные акты, в которых описаны нормы трудового права и нормы охраны труда. Данные нормы обязаны соблюдать все сотрудники предприятия. Сюда входят:
1. Трудовой кодекс РФ. Является базовым законом. Ему следует сотрудник отдела кадров каждого предприятия. Согласно нормам трудового кодекса, происходит приём на работу и увольнение сотрудников организации, регулируется время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций.
2. Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ "Об основах охраны труда в Российской Федерации". Этот закон позволяет организовать систему охраны труда на предприятии. Руководитель берёт на контроль предоставление безвредных условий работы и несёт за это административную ответственность.
3. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации". Обработка личной информации основывается именно на этом законе. К примеру, определяют каким способом будут обработаны все данные о принимаемом на работу человеке, а также где будет храниться информация.
4. Закон РФ от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Этот закон рассказывает о правах и обязанностях работодателя во время текущих инспекционных проверок. В частности, в законе прописываются документы, которые руководитель вправе потребовать от лица, пришедшего с проверкой на предприятие, упоминается о праве исполняющего обязанности принимать участие в проведении самой проверки, а также о том, что делать при её неудовлетворительном исходе.
5. Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ "О коммерческой тайне". Включает в себя список данных, засекреченных в этом предприятии, а также перечень работников, обладающих тайной информацией и несущих ответственность за её разглашение.
2) Документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Эти документы являются не обязательными к исполнению и включают в себя информацию о наиболее рациональной работе с бумагами отдела кадров.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Они определяют правила ведения документации, список реквизитов, которые в обязательном порядке присутствуют в документе. Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам. К примеру, местонахождение на документах государственного герба, эмблемы организации или ее товарного знака предусматриваются этими стандартами. Рассказывают, когда нужно написать сокращенное название предприятия, а когда-полное, а также составные элементы регистрационного номера приказа. Такие правила действуют на все организационно-распорядительные документы организации: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Кадровое делопроизводство занимается всеми этими официальными бумагами.
2. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках" и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек". Кадровый работник обращается к ним для грамотного заполнения и дальнейшего ведения трудовых книжек своих работников.
3. Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. Данный нормативный акт включает в себя полный список внутренних документов, устанавливает порядок и сроки их хранения. Таким образом, если кадровому работнику необходимо узнать, как долго следует хранить, например, штатное расписание, он поднимает именно этот ведомственный документ.
4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72. С их помощью рассчитывается численность работников кадровой службы, определяется количество времени, необходимого каждому из них для выполнения должностных обязанностей.
5. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Образцы приказов о трудоустройстве, о прекращении трудовой деятельности, о переводе, о направлении в служебную командировку, о премировании, а также некоторые другие документы входят в состав документа, согласно Постановлению Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Как нужно вести кадровое делопроизводство в компании
Кадровую деятельность можно вести следующими способами:
1) Собственными силами, приняв на работу сотрудника именно для этой цели.
2) Прибегнув к помощи сторонних организаций, специализирующихся на аутсорсинге кадрового делопроизводства.
3) Автоматизированное кадровое делопроизводство.
Оба первых способа допустимы и каждый имеет свои преимущества.
Согласно первому, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании.
Если штат маленький, то обычно руководитель выполняет сам эти обязанности, тем самым экономя на оплате труда специализированных в этой сфере сотрудников.
Второй вариант набирает сейчас большую популярность, так как обходится такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе. Особенно это актуально перед проверками, при смене руководителя или во время увольнения опытного сотрудника в этой сфере. Высококвалифицированные специалисты приходят в организацию временно и приводят всю внутреннюю документацию в порядок.
Как организовать кадровое делопроизводство с нуля
Этап 1. Разработка документов, которые обязательно должны быть в компании
Сначала разрабатывают различные руководства для работы кадрового делопроизводства. Для этого в организации должны быть следующие необходимые документы:
Инструкции внутреннего трудового распорядка;
Закон о защите персональных данных работника;
Закон об охране труда и противопожарной безопасности.
Эти документы являются обязательными и оформляются в первую очередь.
Этап 2. Корректировка штатного расписания
Перед тем, как составить график работы, с работниками организации заключают трудовые договора, оформляют всю необходимую документацию по трудоустройству, заводят трудовые книжки. Однако, довольно часто встречаются погрешности в ведении этой документации.
Штатное расписание выверяется согласно данным о заработной плате работников и наименованию их должностей. Эта информация находится в бухгалтерии.
Обращайте внимание на соответствие должностей в штатном расписании и реальных должностей сотрудников. Эта информация, в основном, нужна для внесения в программу 1С, а на деле очень часто встречаются грубые искажения в базе данных. Соответственно при составлении штатного расписания вся информация о работниках должна быть достоверной и проверенной.
- Методы стимулирования персонала: материальные и нематериальные
В бухгалтерии каждому работнику присваивается свой уникальный табельный номер. Как правило, этот процесс автоматизирован. В противном случае их присваивают вручную. Поскольку каждый табельный номер закрепляется за отдельным человеком, то даже после увольнения он никому не передаётся.
Тщательно проверьте состояние личных дел сотрудников и их личных карточек. При отсутствии какой-либо документации напишите напоминание сотруднику организации, что именно он должен ещё предъявить в отдел кадров.
Этап 3. Проверка соответствия информации в трудовых договорах и штатном расписании
Обязательно сверяйте данные штатного расписания с информацией в трудовых договорах. Возможно, что информация окажется не достоверной. Например, указывается зарплата, не соответствующая действительности, или указанная дата подписания договора приходится на выходной день и прочие нестыковки. В таких случаях договоры в срочном порядке нужно переделать. Договор должен быть оформлен по всем правилам и подписан уполномоченным лицом. При появлении каких-либо изменений в процессе деятельности работника достаточно составить дополнительное соглашение и таким образом вносить коррективы в трудовой договор.
Подобное соглашение оформляется отдельно для каждого конкретного сотрудника организации.
Вся документация делается в двух экземплярах: один – для компании, другой – для кадрового отдела.
Этап 4. Проверка правильности оформления кадровых приказов
Вся документация проверяется на правильность и достоверность внесённых данных. Все нюансы, такие, как даты, подписи и все сведения, касающиеся поступающего на работу, должны соответствовать действительности. Все документы должны соответствовать друг другу. Всегда обращайте внимание на наличие не только подписи руководителя предприятия, но и самого работника. При обнаружении неточностей в документах, их следует переделать или, возможно, отправить на подпись.
Этап 5. Проверка правильности ведения трудовых книжек
Далее удостоверьтесь в существовании трудовых книжек. Все они находятся в организации. Возможно, вам встретится трудовая книжка сотрудника, который уже давно не сотрудничает с вашей организацией. Тогда вам полагается отправить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. В зависимости от ответа, её или отправляют почтой по указанному адресу с уведомлением о вручении, или вкладывают уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Срок хранения трудовой книжки неработающих сотрудников – до востребования, но не менее 50 лет.
Приступая к заполнению трудовой книжки, изучите сначала документы, регламентирующие ведение трудовых книжек. К ним относятся:
Инструкция по заполнению трудовых книжек;
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Этап 6. Оформление личных дел или личных папок сотрудников (если до вас их не вели)
При приёме на работу на каждого сотрудника заводится личная карточка по форме № Т-2. Как правило, в настоящее время этот процесс автоматизирован - существуют специальные программы для заполнения этих карточек с последующим выводом на печать. Следует отметить, что государственные архивы принимают личные карточки только на «полукартонной» бумаге.
Ведутся личные карточки сотрудником отдела кадров – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Все копии документов: паспорта, страхового свидетельства, помещаются в папки-«файлы» и делается опись каждого дела. Так формируются личные папки. Туда же вкладывают копии приказов и договоров, касающиеся этого работника. Это делается для удобства. К личным карточкам желательно приклеить фотографии работников.
Помните, что крайне нежелательно хранить личные дела вместе с формой № Т-2.
Этап 7. Оформление необходимых учетных книг или журналов
Такие документы, как Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, ведутся исключительно от руки. Каждая страница должна быть пронумерована, а книга прошита, поскольку это журнал учета бланков строгой отчетности.
Этап 8. Составление графика отпусков
В предновогодний период составляется и утверждается график отпусков.
В небольшом предприятии можно провести опрос на предмет выхода в отпуск сотрудников, в крупном же – эта задача делегируется начальникам отделов организации.
Для того, чтобы процесс работы предприятия не пострадал, периоды отпусков не должны совпадать у сотрудников одного отдела.
При возникновении спорных вопросов у сотрудников, касающиеся отпускного периода, решение принимает руководитель либо начальник отдела. Получение всей необходимой информации для составления графика отпусков занимает от одной до трех недель.
Как только график отпусков составлен, его утверждает руководитель организации.
Предварительно за две недели до начала отпуска вы обязаны уведомить работника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Однако время выхода в отпуск может корректироваться по согласованию работника с начальством.
При предъявлении больничного листа на начало запланированного отпуска его переносят на другой период времени, указав его в заявлении. Изменённые данные вносятся в определённые графы графика отпусков.
Всегда помните, что сотрудник обязан минимум 1 раз в два года выходить в отпуск. А при увольнении сотрудника ежегодный оплачиваемый отпуск компенсируют материально.
Этап 9. Формирование кадровых дел
Дела структурируют подобным образом:
- «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» - срок хранения – 75 лет;
- «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные командировки внутри страны)» - срок хранения – 5 лет;
- «Трудовые договоры»;
- «Личные дела»;
- «Личные карточки»;
- «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
- «Кадровые вопросы, связанные с государственными службами и торговыми организациями» и др.
Список отпусков, очередность дежурств и расписания обычно относят к отдельным делам.
Учитывая, что приказы по личному ставу могут храниться пять или семьдесят пять лет, то их рекомендуется рассортировать на разные дела. Учитывайте, что все документы, не учтенные в списке дел с 5-тилетним сроком хранения, автоматически имеют 75-летний срок хранения.
Если фирма достаточно крупная, а в течение 12 месяцев появляется более 250 листов, то требуется рассортировать на отдельные папки. К примеру, «Трудовые договоры (А–Л)», «Трудовые договоры (М–Я)»; «Приказы по личному составу (запланированные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, выговоры, командировки)»).
Этап 10. Оформление номенклатуры дел
Систематизированный список названий дел компании, где также указываются сколько хранится тот или иной документ, можно оформить отдельно по делам, относящихся к персоналу компании, или можно включить в общий список документов компании.
Процесс заполнения документов, касающихся персонала, такой же как оформление дел и составление перечня в общем делопроизводстве.
Правильное ведение кадрового делопроизводства: типичные ошибки
1. Ошибки при издании приказов:
Нарушаются правила составления текстовой составляющей приказов, особенно приказов о приёме, перемещении или увольнения человека.
Ошибочно указываются условия приёма на работу, описание работы, не вписывают данные об испытательном сроке.
Возможно неправильное написание различных данных при оформлении приказа. Часто допускают ошибки в имени человека, в названии отдела компании или места работы, в наименовании должности.
Неправильное использование бланков установленного образца в оформлении документов. Возникают проблемы и в указании состава реквизитов.
2. Ошибки при заключении трудовых соглашений:
Заключение договора на основе неправильно заполненных документов или при отсутствии одного из обязательных.
Заключение трудового договора с работником, который не достиг или уже превысил допустимый возрастной рубеж.
Принятие гражданина, который не может выполнять данную работу по состоянию здоровья.
3. Ошибки при ведении трудовых книжек:
Часто организации забывают внести в книгу учёта движения трудовых книг данные трудовой книжки нового сотрудника.
Недопустимы исправления во вкладыше трудовой, если данные были внесены неправильно.
Нельзя вписывать информацию о работе в раздел «сведения о наградах» или оформлять вкладыш другим, не соответствующим законодательству образом.
Автоматизация кадрового делопроизводства: алгоритм внедрения
Владельцы крупных фирм часто сталкиваются с проблемами:
Сотрудники медленно оформляют документы;
Договоры долго согласовываются, контрактные обязательства исполняются с задержками;
Работник утверждает, что конкретный документ был, и даже помнит, что в нем было написано, но не может его найти;
При увольнении сотрудников пропадают важные документы, с которыми они работали.
В результате компания вовремя не реагирует на запросы клиентов или поставщиков, снижается скорость принятия решений. Именно на этом этапе следует всерьез задуматься о внедрении единой системы электронного документооборота (СЭД). Такая система позволит справиться с перечисленными проблемами, а кроме того, поможет Вам контролировать исполнительскую дисциплину и быстро получать необходимые данные для анализа ситуации.
При подготовке и осуществлении проекта по автоматизации документооборота стоит придерживаться определенного алгоритма:
Шаг 1. Опишите систему документооборота
Поручить описание можно секретарю (если компания небольшая) или специально назначенному сотруднику. Вот что ему нужно сделать:
Подготовить документ (положение), в котором будут перечислены бизнес-процессы и определен порядок оформления документов;
Составить инструкцию по делопроизводству (или ее аналог) с описанием порядка действий применительно к каждому процессу (процедуры, роли и функции сотрудников; пример процесса – работа с договорами и сопроводительными документами);
Написать (или обновить) должностные инструкции сотрудников; в них должны быть четко указаны функции каждого работника и определено, кто будет исполнять его обязанности в случае временного отсутствия.
Шаг 2. Определите заказчика (владельца) системы и руководителя проекта
Заказчик – это сотрудник или подразделение компании (в лице его начальника), который больше всех остальных будут работать с системой (делопроизводитель, руководитель юридического или кадрового отдела). Обязанности заказчика – предоставлять команде внедрения информацию о бизнес-процессах, отчетных формах, бланках, консультировать членов команды, организовывать работу по адаптации программы, тестировать готовые блоки.
- Составление коммерческого предложения: 5 важных советов
Также нужно назначить руководителя проекта (в небольших компаниях заказчик и руководитель проекта могут быть одним лицом). Иногда руководителем становится кто-то из IT-службы. Это неверно. Во-первых, работник этого отдела не знает области, в которой внедряется система, во-вторых, вряд ли сможет результативно руководить процессом, затрагивающим многие ключевые направления вашей компании. А вот в чем помощь специалистов IT-службы будет существенной, так это в составлении списка программных продуктов, выборе подрядчика, координации его деятельности, предоставлении необходимых полномочий и прав доступа сотрудникам, а также в консультировании (совместно с профильными специалистами) работников компании, осваивающих новую для них систему.
Шаг 3. Сформируйте проектную команду
В команду надо включить заказчика, представителей всех отделов, работающих с документацией, и сотрудников IT-службы. Кроме того, в проектную группу должны войти представители компании-подрядчика, которая будет разрабатывать и внедрять систему (если вы решили не делать это собственными силами).
Участие в проекте генерального директора
Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва
Участие в проекте генерального директора обязательно. Вы должны проводить ключевые совещания, согласовывать основные документы, подавать личный пример, используя систему, – все это существенные условия успешного внедрения. Если деятельного участия главы компании нет, попытки внедрить автоматизированный документооборот заведомо обречены. Провал гарантирован и в том случае, если руководители среднего звена уговорили вас внедрить автоматизированную систему, но вы сами не очень понимаете, зачем она нужна, и решаетесь на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».
Роль руководителя в управлении рабочей группой:
1. Передайте оперативное управление одному из сотрудников, участвующих в проекте. Руководить проектами обычно назначают хорошо подготовленных специалистов или начальников соответствующих подразделений.
2. Наделите руководителя проекта полномочиями. Особенно это необходимо, если входящие в группу сотрудники имеют более высокий статус, чем назначенный вами руководитель проекта.
- Сектор b2b: как получить заказы на 11 миллионов рублей в месяц
3. Приказом или устным распоряжением освободите участников проектной группы от части их обычных обязанностей, чтобы они могли уделять достаточно времени проекту.
4. Определите критерии успешности проекта.
5. Проводите регулярные совещания, чтобы оперативно устранять проблемы, тормозящие процесс. Часто они связаны с плохо отлаженным взаимодействием между отделами.
6. Вдохновите команду на последний рывок. Ближе к концу проекта всегда наблюдается спад – это фаза «испытания на прочность». Уже многое сделано, все устали, деньги кончаются, накапливаются неудачи и т. д. В 90% случаев проектные группы не могут преодолеть эту точку, и начинания сходят на нет. Проект тихо умрет в шаге от своего завершения, если его руководитель или генеральный директор не найдут в себе силы переломить ситуацию.
Шаг 4. Определите задачи, которые вы хотите решить, и выберите программный продукт
Иногда на этом этапе путают задачи: основной считают, к примеру, повышение прозрачности и управляемости организационных процессов, хотя этого можно достичь лишь с помощью организационных изменений. Любая глобальная задача должна быть разделена на ряд локальных. Явно бесполезно сразу пытаться «повысить прозрачность», но можно «сократить срок согласования договоров до трех дней» или «в любой момент получать отчет о трудозатратах работника на каждый проект». Эти задачи диктуют выбор программного продукта. Кроме того, надо учитывать следующие критерии:
Совместимость с платформой, на которой разработаны другие продукты компании;
Возможность совершенствования системы силами собственной IT-службы;
Поддержка работы с мобильными устройствами.
Шаг 5. Проводите разъяснительную работу, говорите о первых успехах
Обычно на следующий день после запуска новой системы руководитель начинает получать претензии от сотрудников: «система не работает», «она неудобна», «у меня нет на это времени», «почему я должна нажимать на эти кнопки», «у меня и так дел хватает…». Поток таких жалоб неиссякаем, ведь сотрудники не заинтересованы в том, чтобы вы видели, что и как они делают. Для минимизации возможностей саботировать нововведения надо держать сотрудников в курсе происходящих изменений: подробно рассказывать о каждом новом этапе проекта и всех планируемых переменах, обсуждать их, реагировать на возражения, демонстрируя частные преимущества (ускорение процедуры рассмотрения договоров, облегчение поиска документов и пр.). В первую очередь стоит сосредоточить усилия на процессах, автоматизация которых позволит быстро получить видимый результат. Генеральный директор и все топ-менеджеры компании должны вести разъяснительную работу, а кроме того, использовать систему в своей повседневной деятельности: это будет отличным стимулом для подчиненных. Такой подход обеспечит проекту позитивный имидж, и система будет внедрена быстрее.
3 преимущества электронного кадрового делопроизводства
1. Экономия средств на хранении. Почти все документы, согласно правилам, хранятся минимум пять лет. Таким образом, компании приходится планировать и организовывать место, где будут храниться архивные материалы. Это не всегда возможно и вызывает определенные неудобства.
2. Экономия времени. Чтобы правильно сформировать дело или оформить нужный документ, менеджеру по персоналу приходится тратить время, чтобы собрать все необходимые подписи. Используя же документы в электронном виде упрощает эту процедуру. Все сотрудники, кому нужно расписаться, могут просто поставить электронные подписи. Кадровику остается только сверить информацию.
3. Уменьшение ошибок. Любой человек способен допускать ошибки. Электронный документооборот помогает избежать ненужных исправлений и ошибочное заполнение.
Новое в кадровом делопроизводстве: изменения 2016 года
С 2015 года трудовые законы претерпели некоторые изменения, которые сохранились и в 2016 году. Были увеличены суммы штрафов за несоблюдение трудового законодательства, расширен список категорий сотрудников, которые могут взять отпуск в любой период года. Также трудовые книжки стали выдаваться на руки сотрудникам. В 2016 году эти поправки также вызовут другие изменения, такие, как:
ООО и АО могут не иметь печати;
Оформление командировки упрощается;
Соискателя требуется уведомить в письменной форме о причине отказа в установленный срок;
Внедрение другой системы административной ответственности работодателей;
Изменение правил предоставления справки об отсутствии судимости при приеме на работу;
Другая структура процесса получения сведений из реестра дисквалифицированных лиц;
Новый порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных служащих;
Добавление в Трудовой кодекс РФ новой статьи, которая освещает вопросы очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков;
Корректировка системы проверок субъектов малого предпринимательства;
Изменения по ситуации увольнения беременных женщин, работающих по срочному трудовому договору.
Итак, с 7 апреля 2015 года общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества могут не использовать круглую печать. Но Роструд считает, что фирма все равно обязана заверять печатью записи в трудовой книжке. Об этом Роструд заявил в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1. Выше указанный документ ведомство отправило в нужные инстанции по регионам, чтобы те опирались на эту информацию при проведении проверок.
В случае отказа фирмы использовать круглую печать в трудовых книжках работников, на нее будет наложено взыскание в размере до пятидесяти тысяч рублей (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Владельцам предприятий важно знать, что проверяющий имеет право наложить штраф за каждое отдельное нарушение.
Документы кадрового делопроизводства - 2016. Все процессы и необходимые формуляры кадрового делопроизводства прописаны в ТК РФ, а порядок оформления документов указан в федеральных законах. Конечно, от отдела кадров требуется обрабатывать достаточное количество информации. В 2016 году основную документацию можно разбить на следующие разделы:
Всевозможные приказы, например, о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании;
Местные нормативные акты организации, то есть правила внутреннего трудового распорядка в фирме, положение о личной информации членов коллектива, положение об уровне дохода и др.;
Трудовые контракты;
Коллективный договор, если присутствует;
Договоры о полной материальной ответственности;
Документы по учету кадров, то есть график работы, расписание отпусков;
Трудовые книжки;
Формуляры по учету рабочего времени;
Документы по оформлению командировки;
Положения по охране труда.
Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве 2016. До вступления в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» необходимо было в обязательном порядке использовать унифицированные формы. После принятия закона ситуация изменилась: фирмы стали по-другому относиться к регистрированию деталей хоз. деятельности.
- Обучение менеджеров по продажам: готовим новичка в 3 шага
С данного момента любая компания в праве сама оформлять подходящий ей бланк первичного учетного документа, внося дополнения или убирая ненужные элементы. Но унифицированные формы в кадровом делопроизводстве все равно останутся в силе.
Итак, в 2016 году в кадровом делопроизводстве будут продолжать использоваться следующие документы:
Формы № Т-1 и Т-1а (приказ о приеме работников на работу),
Форма № Т-2 (личная карточка работника),
Форма № Т-3 (штатное расписание),
Формы № Т-5 и Т-5а (приказ о переводе работника на другую работу),
Формы № Т-7 (график отпусков) и Т-6 (приказ о предоставлении отпуска),
Форма № Т-9 используется при оформлении командировки, ее желательно уточнять, записывая цель командировки.
Профессиональные стандарты - 2016. С 1 июля 2016 года вступят в действие статьи 195.2 и 195.3 Трудового кодекса. Профессиональные стандарты станут необходимыми для внедрения работодателями, если Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ пропишут требования к квалификации, необходимой человеку для выполнения определенной трудовой деятельности.
До этого времени работодателям было только рекомендовано использовать такие стандарты. Но уже сегодня многие компании прописывают профессиональный требования к работе при составлении должностных инструкций сотрудников.
Информация об авторе и компании
Надежда Меркурьева, руководитель направления по продвижению решения «1С:Документооборот» фирмы «1С», Москва. Специалист по оптимизации процессов документооборота и внедрению систем электронного документооборота в государственных учреждениях и на коммерческих предприятиях. Автор методических пособий, учебных курсов и семинаров по созданию систем на основе решения «1С:Документооборот 8». Группа компаний «1C». Сфера деятельности: разработка, дистрибуция и поддержка компьютерных программ. Территория: головной офис – в Москве; работа с пользователями ведется через разветвленную партнерскую сеть (более 7000 компаний сети «1С:Франчайзинг» в 750 городах 23 стран). Численность персонала: 900. Количество пользователей программных продуктов: свыше 4 млн сотрудников более чем в 1 млн организаций.
Введение
«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами ».
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)
1. Личный листок по учету кадров (анкета)
Личный листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.
Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.
Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.
Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).
Ответы на вопросы в личном листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:
· паспорт;
· трудовая книжка;
· военный билет;
· документы об образовании;
· документы о наградах;
· документы об изобретениях;
· документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр.
Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая
работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).
Личный листок по учету кадров имеет место для фотографии работника.
Личный листок по учету кадров подписывается работником организации.
Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.
Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.
Дополнения к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.
В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.
Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).
Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.
Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.
На практике, в нашей организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом который, по сути, является вторичной учетной документацией.
Образец заполнения и примерную форму Личного листка по учету кадров см. в Приложении 1. Форма Личного листка по учету кадров приложена за 1984 г., на современном этапе ряд вопросов претерпел изменения (например, нет вопросов о партийности т.п.), но основное содержание и образец применения на практике отражено.
В Приложении 2 показан бланк Личного листка по учету кадров, применяемый в настоящее время.
2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
«Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения … кадровых и иных вопросов ее деятельности».
Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который документируется посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, графиков отпусков, докладных записок и пр. Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового договора по инициативе работника, которая предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника:
· наименование организации;
· коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);
· дату прекращения действия трудового договора;
· Ф.И.О. работника;
· табельный номер;
· должность, специальность, профессия, разряд;
· основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
· основание для издания приказа (заявление работника);
· личная подпись руководителя организации;
· личная подпись работника;
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводно на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие (Приложение 3, 4).
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.
Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом не имеет юридической силы.
После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.
Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.
3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания)
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний, собраний). Документирование хода совещаний и протокола возлагается на сотрудника ответственного за ведение работы с документами. Протокол состоит из вводной части и основной. Иногда необходимо довести до должностных лиц отдельные элементы основной содержательной части протокола, для этого составляется Выписка из протокола совещания (заседания, собрания).
Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:
· наименование предприятия;
· название вида документа (выписка из протокола);
· дату заседания;
· номер протокола;
· место составления;
· присутствующие и приглашенные;
· председатель и секретарь;
· заголовок к тексту;
· текст (повестка дня, слушали, постановили);
· подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»);
· расшифровка фамилий с инициалами.
Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Образец Выписки из протокола совещания (заседания, собрания) приведен в Приложении 5.
Успешное руководство и управление персоналом любого предприятия начинается с корректной деятельности кадрового производства, организации и регулировании работы с документами и информации о сотрудниках.
Кадровое делопроизводство — это особый вид деятельности, специализирующийся на оформлении трудовых отношений, ведении и регистрации учета сотрудников и составлении отчета о движении персонала. По сути, этот вид деятельности является узконаправленным и занимается исключительно сотрудниками предприятия, их трудоустройством, увольнением, оформлением отпусков и формированием заработной платы.
Ведение делопроизводства — это неотъемлемая и важная часть работы, проводимой на любом предприятия или в любой организации, независимо от ее формы собственности и от численности сотрудников. К сожалению, некоторые предприятия пренебрегают таким важным процессом, либо он производится неквалифицированно, с допущением ошибок в документации, что может привести не только к штрафным санкциям со стороны государственных служб, но и судебным искам со стороны работников предприятия.
Кадровое делопроизводство и важность его ведения
Структура практически любого предприятия или организации предполагает наличие персонала. Отношения между руководителем и работником в ходе производственной деятельности не ограничиваются лишь оплатой труда. Грамотное распределение обязанностей, решение текущих вопросов и организация труда подчиненных – основа административного управления персоналом, которая в свою очередь требует ведения делопроизводства. На основании кадровых документов производится оплата труда, премирование сотрудников, предоставление социальной помощи и положенных льгот. Копии документов могут потребоваться сотруднику для предоставления в Пенсионный Фонд или суд, кроме того, они могут быть в любой момент проверены налоговой инспекцией.
Кадровое делопроизводство ведется в соответствии с правовыми нормами и Трудовым Кодексом, а заполнение отчетных форм и документов производится при использовании унифицированных форм. Федеральные законы об охране труда, о защите прав предпринимателей и коммерческой тайне являются руководящей основой для работы сотрудников отдела кадров. Наличие множества государственных стандартов в каждой области хозяйственной деятельности и наличие нормативных актов в отношении составления отчетной документации является основой для организованного ведения делопроизводства в каждой организации.
Документы кадрового делопроизводства
Поскольку все кадровые документы отличаются большой юридической важностью, они должны составляться в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и по единой форме. Основными документами кадрового делопроизводства любого предприятия, оформляемыми в первую очередь, являются следующие:
Документы внутреннего трудового распорядка;
Документы по защите прав работника;
Документы, касающиеся охраны труда и обеспечения пожарной безопасности.
Другим важным направлением в работе отдела кадров является составление штатного расписания предприятия, оформление приказов о приеме сотрудников на работу, внесение записей в трудовые книжки и ведение личных дел, составляемых на каждого из сотрудников.
К очень важным документам кадрового делопроизводства стоит отнести также табель учета рабочего времени, отражающий реально отработанное или неотработанное сотрудником время. Табель является основанием для начисления заработной платы работникам, и, соответственно, основанием для исчисления налоговых удержаний.
График отпусков, расчетные ведомости, приказы, касающиеся движения кадров, трудовые книжки и документы, связанные с персональными данными работников – все это находится в распоряжении отдела кадров, подлежит строгой отчетности и сохранности.
Для иллюстрации работы, производимой отделом кадров, рассмотрим оформление нового сотрудника. При приеме на работу документы оформляются в следующем порядке:
1. заключение трудового договора, с полным описанием условий труда;
2. подписание приказа, касающегося приема на работу;
3. заполнение личной карточки нового сотрудника;
4. внесение записей в трудовую книжку и в журнал учета.
Еще одним примером работы, производимой работниками отдела кадров, может послужить график отпусков, составление которого, как правило, осуществляется заранее с согласованием дат с сотрудниками и с учетом особенностей производственных процессов предприятия.
Организация кадрового делопроизводства
Корректная организация функционирования отдела кадров и ведения им кадрового делопроизводства помогает правильно организовать всю деятельность предприятия, а также избежать нежелательных штрафов в случае проверки государственными органами. В зависимости от структуры предприятия и его размеров, количество сотрудников в отделе кадров может быть различным. Квалификация этих людей и грамотная организация ими кадрового делопроизводства влияет на обеспечение бесперебойной работы предприятия и руководство организацией в целом.
Отдел кадров может иметь непосредственное руководство или подчиняться в полном составе непосредственно руководителю предприятия. Независимо от структуры, работа отдела строго регламентирована трудовыми нормативами, согласно которым организуется и производится ведение делопроизводства.
Обеспечение грамотного распределения специалистов, оформление трудового графика и режима работы сотрудников, то есть мероприятия, обеспечивающие налаженную и бесперебойную работу предприятия, — такова основная задача, возлагаемая на отдел кадров. С целью развития предприятия и для выполнения стоящих перед ним задач отдел кадров разрабатывает планы повышения эффективности труда сотрудников путем повышения их квалификации, производит анализ соответствия занимаемой должности.
Кадровое делопроизводство позволяет решать на предприятии следующие задачи:
Ведение документации, касающейся трудовых отношений и имеющей большую социальную значимость для каждого сотрудника;
Разработка и создание системы управления кадрами, чем обеспечивается достижение поставленных целей и стратегических задач предприятия;
Разрешение конфликтных ситуаций, предоставление документов в различные государственные инстанции, в том числе и в суд.
Как ведется кадровое делопроизводство
В первую очередь, ведение делопроизводства должно быть основано на законодательной базе, соотносящейся с направлением деятельности предприятия. Трудовой кодекс РФ — основное руководство кадровика, однако весьма полезными могут оказаться форумы и сайты по ведению делопроизводства, которые особенно интересны для начинающих предпринимателей.
Самой распространенной и доступной программой кадрового делопроизводства признана 1С, широко используемая большинством кадровых работников в их практической деятельности. В процессе работы на каждого сотрудника отдела кадров возлагается большое число обязанностей, связанных с выполнением конкретных задач. Правильная организация их труда позволяет сделать работу всего отдела более эффективной. В частности, хранение трудовых книжек, личных дел и личных карточек в алфавитном порядке значительно упрощает и ускоряет поиск нужного документа, а ведение дел в хронологическом порядке помогает составить полную картину штатных передвижений.
Несомненно, что решение о том, как вести кадровое делопроизводство, принимает непосредственно руководитель предприятия, однако, он должен делать это с учетом правовых требований и регламентирующих документов, касающихся данного вида деятельности.
Подводя итог, необходимо отметить, что наличие отдела кадров или специалиста-кадровика, а также квалифицированное ведение ими соответствующего делопроизводства является одним из непреложных условий успешности любого предприятия. Оставлять без внимания столь важное направление, сказывающееся на работе любой организации, нельзя.
Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.
Отдел кадров на предприятии
Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.
Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:
- Прием, перевод и увольнение;
- Соблюдение трудовой дисциплины;
- Соблюдение должностных инструкций;
- Ведение личных дел работников;
- Ведение кадровой документации;
- Поиск персонала на открытые вакансии;
- Проведение первичных собеседований;
- Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
- Разработка различной документации;
- Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.
Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.
И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.
Чем занимается отдел кадров
Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.
Оформление работников
Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.
После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.
Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:
- Представляет все необходимые документы;
- Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
- Подписывает трудовой договор;
- Знакомится с приказом о принятии его на работу;
- В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.
Ведение документации
После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:
- Оформление отпуска;
- Выплата премий и других денежных сумм;
- Лишение премии и другие штрафные санкции;
- Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
- Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
- Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.
И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.
Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.
Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:
- Заявления от работника;
- Служебные записки от руководителей подразделений;
- Служебные расследования и заключения комиссий;
- Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.
Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.
После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.
Ведение прочей кадровой работы
Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.
- Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
- Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
- Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
- Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
- Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
- Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.
Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.
Место кадров в функционировании организации
В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:
- Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
- Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
- Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.
Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров
Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.
Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:
- Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
- Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
- Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
- Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.
Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.
И немного юмора напоследок...
С уважением, Технические Эксперты.
