Расчеты меж двумя организациями в определенном периоде отображаются посредством акта сверки. Но официального стандарта документа законодательно не определено.
Каковы нюансы создания акта сверки по взаимным расчетам? Многие компании игнорируют сверочный акт по взаимным расчетам. Не всякий бухгалтер понимает значимость этого документа.
А между тем именно акт сверки выступает документальным свидетельством долгов контрагента перед организацией. Как правильно сформировать документ? Каковы нюансы создания акта сверки относительно взаиморасчетов?
Важные аспекты
Взаимные расчеты двух организаций за обусловленное время надлежит отражать актом сверки. По существующему законодательству не предусмотрено типовой формы данного документа.
Каждый субъект вправе самостоятельно разработать и утвердить наиболее удобный формат акта по сличению взаиморасчетов.
Создает сей документ бухгалтерия одной из сторон в двух экземплярах – по одному для самого предприятия и его контрагента. Готовый документ удостоверяется подписями – главбуха и руководителя.
После визирования акта печатью, один его экземпляр направляется контрагенту для осуществления сверки. При присутствии расхождений таковые фиксируются в представленном контрагенту акте.
После выполнения сверки акт за подписью второй стороны возвращается организации-инициатору. При заключении весьма желательно предусмотреть сроки для подписания акта.
В случае судебных разбирательств нарушение сроков учитывается только при наличии предварительной договоренности о точных временных рамках подписания акта.
Могут организации сверять коммерческие операции в определенном временном интервале. В любом случае законодательство не обязывает к составлению подобного акта. И, тем не менее, акт сверки применяется в практике многих предприятий.
Что это такое
Именуется актом сверки взаиморасчетов документ, который отображает состояние расчетов меж двумя сторонами на определенном этапе.
Для обоснования потребности в акте сверки можно обратиться к действующему законодательству, в части касающейся проведения инвентаризации и бухучета в целом.
В п.3.44 Указаний говорится, что инвентаризация расчетов с покупателями и поставщиками осуществляется посредством проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах бухучета.
Документально инвентаризационная проверка оформляется формами, учрежденными .
Итоги инвентаризации оформляются актом , какой являет собой итоги проверки расчетов. На его основании можно составлять акт сверки взаиморасчетов.
При этом документ должен обладать обязательными реквизитами, предусмотренными ФЗ №402 для первичной документации. Форма акта сверки должна утверждаться учетной политикой субъекта.
В целом акт сверки взаиморасчетов не является документом первичным. Необходим он для выявления ошибок в расчетах. Но само составление такого акта можно отнести к обычаям делового оборота.
Так именуется сложившееся правило, хоть и не утвержденное законодательно, но широко используемое в определенных сферах деятельности.
Пример составления акта сверки взаимных расчетов
Форма акта сверки взаиморасчетов разрабатывается организациями свободно. Формат документа может быть произвольным, но это не значит, что можно не соблюдать требования законодательства в отношении документального содержания.
К тому же стоит учесть имеющуюся практику использования данного документа. Так следует понимать, что акт сверки по взаимным расчетам не причисляется к числу первичной документации.
И, тем не менее, по этому поводу точки зрения разняться. ФНС в своем отмечает, что акт сверки взаимных расчетов это не первичный документ, поскольку он не удостоверяет свершение хозоперации.
Логическое объяснение заключено в том, что при подписании акта финансовое положение сторон не изменяется. С другой стороны подписание акта сверки становится основанием для возобновления срока исковой давности.
И те же налоговики в судебных разбирательствах доказывают, что прерывание срока давности обосновано только при обладании актом обязательными реквизитами первичных документов.
На основании изложенного следует руководствоваться тем, что независимо от утвержденной формы акта сверки взаиморасчетов, оный должен иметь такие реквизиты как:
- название документа;
- стороны-участники;
- дата подписания;
- период проведения сверки;
- реквизиты договора, относительно какого осуществляется сверка;
- ссылки на первичную документацию;
- суммы операций в денежном эквиваленте;
- итоговое сальдо;
- подписи сторон с расшифровкой;
- печати сторон.
Как заполнить правильно
Цель акта сверки взаимных расчетов это сопоставление данных организации и ее партнера по исполнению взаимных обязательств в определенном периоде. Составляться документ может в бумажной форме или в электронном формате.
Видео: акт сверки взаиморасчетов между контрагентом (поставщиком или клиентом) в бизнесе
Целесообразно формировать документ из двух частей – реквизитов акта и табличной части, касающейся непосредственно взаиморасчетов.
В качестве обязательных реквизитов следует указать следующие:
| Название документа | Акт сверки взаиморасчетов, здесь же нужно проставить номер документа и дату его составления |
| Организация | Наименование компании, составившей акт |
| Партнер | Название организации, какая является взаимодействующей стороной, и какой акт будет отправлен на подпись |
| Договор | Здесь отображаются реквизиты договора, когда сверение выполняется в его пределах |
| Начало периода | Конкретная дата, от какой начинается сличение |
| Окончание периода | Дата, которой сверочная процедура заканчивается |
| Дебетовое сальдо | Сумма долга партнера в начале периода |
| Кредитовое сальдо | Сумма долга организации в начале периода |
| Место составления | Город, где составлен документ. Можно указать юридический адрес организации |
Коммерческая деятельность предприятий основана на партнерских отношениях. Для учета взаимных расчетов по хозяйственным договорам предусмотрена сверка расчетов.
Кроме сторон, участников партнерских отношений, сверка может проводится с учреждениями муниципальных служб и органами контроля – ИФНС, фондами.
Основные принципы процесса сверки
Документ оформляется в виде акта и приобретает юридическую силу при подтверждении данных сторонами. Сверка проводится на конкретную учетную дату и за период, выбранный произвольно или по договоренности сторон.
При составлении акта для вывода остатка долга преимущественно принимается отчетная дата :
- Конец или начало календарного года. Данные могут отличаться показателями сальдо при наличии событий после отчетной даты.
- Последний день месяца или квартала.
По желанию сторон или при необходимости (например, проведении инвентаризации) сверить данные расчетов можно на любую дату взаимной деятельности предприятий.
Документ составляется в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Акт может занимать объем более страницы и быть сформирован по контрагенту или одному договору.
В ряде случаев порядок проведения сверок закреплен в хозяйственном договоре, заключаемого партнерами. При возникновении имущественных претензий и решении их в порядке арбитража включение положения о сверке позволяет опираться на данные акта при подаче иска в судебную инстанцию.
Сторонами оговариваются :
- Форма бланка и периодичность проведения сверок.
- Инициативность и порядок обмена данными. Сверка может быть инициирована любой из сторон.
- Сроки представления документа и форма устранения разногласий.
Практика проведения сверок преимущественно используется для долгосрочных договоров. При заключении соглашения на одну поставку сверка может быть проведена после погашения задолженности для исключения претензий сторон.Об
Понятие и назначение данного акта
Цель составления акта сверки – подтверждение задолженности контрагентов или отсутствие долга на конец учетного периода.
Форма содержит данные о произведенной отгрузке, поступлении ТМЦ, оказании услуг и осуществленных оплатах в указанном периоде. На начало периода и его конец выводится сальдо по дебету или кредиту счета.
Акт сверки используется в операциях :
- Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
- Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
- Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
- Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
- Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
- Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.
После проведения сверки и подтверждения долга стороны договариваются о его погашении.
Форма написания данного документа
Законодательно разработанная форма бланка сверки отсутствует. Предприятие может применить бланк, разработанный самостоятельно или использовать форму, предоставляемую бухгалтерскими программами.
При ведении учета в электронном виде данные сверки получают автоматически, выбрав расчетный период и контрагента. Форма акта может быть согласована между партнерами и включена в состав приложений к договору.
Документ должен состоять из шапки, 2-х табличных частей, каждая из которых заполняется контрагентами и заключительной части. При правильном заполнении данных показатели зеркально симметричны. Данные по дебету одного предприятия должны соответствовать кредиту второго контрагента.
Порядок написания и заполнения
Документ о сверке должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны и получить информацию о состоянии расчетов между контрагентами.
В акте указываются :
- Наименования предприятий.
- Регистрационные номера – , (не обязательно). Актуально для предприятий, имеющих распространенные наименования.
- Период проведения сверки.
- Сальдо, выведенное на начало срока.
- Данные произведенных работ, оказанных услуг отгруженных товаров и оплаты, разнесенных сторонами с указанием номеров и дат первичных документов. Документ должен содержать корректировки – накладные возврата, уточненные данные контрагентов, подтвержденные сторонами.
- Сальдо конца периода. Показатель выводится каждой из сторон в цифровом и текстовом виде. Остаток конца периода – важный показатель сверки, для получения которого часто проводится процедура.
В случае обнаружения расхождений под табличной частью компания вносить собственные данные.
Отличия данных не всегда вызваны ошибкой. Даты отгрузки и оприходования ТМЦ в большинстве случаев у контрагентов не совпадают.
Документ подписывает каждая из сторон с расшифровкой данных ответственного лица – должности, представляемого предприятия, фамилии, инициалов.
Правила оформления
Составление актов сверки входит в обязанности работников бухгалтерии.
Документ должен быть утвержден в положении о документообороте предприятия, прилагаемый к учетной политике. Для проведения сверок на предприятии назначается ответственное лицо.
Акт сверки является формой внешнего документооборота. При необходимости выверить данные между предприятиями документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Форма используется в текущем документообороте и не применяется для третьих пользователей.
Если документ предназначен для представления в судебные инстанции, требуется заверение данных руководителем предприятий. Равнозначность подписи имеют лица, замещающие руководителя на основании приказа или оформленной доверенности. Подпись ответственного лица удостоверяется печатью.
Правила учета и хранения
Учет актов сверки производится аналогично прочим бухгалтерским документам первичного учета.
Предприятие может самостоятельно определить порядок архивации актов и систематизацию их по периодам. Максимальный срок хранения для актов – 5 лет. (ФЗ «О бухгалтерском учете»). По окончании периода документы подлежат утилизации.
Заполнение акта сверки взаиморасчетов между между контрагентами представлено ниже в инструкции.
“Акт сверки взаиморасчетов” необходим в случае, когда две организации хотят согласовать между собой взаимные расчёты (по оплате и поставке товара, за оказанные услуги и т.п.) за какой-то определённый промежуток времени. Его официальная форма не определена действующим законодательством. Поэтому каждая организация вправе разработать и руководствоваться своими актами взаиморасчётов. Акт сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно нескольких видов Вы сможете прямо с нашего сайта.
Предлагаем Вашему вниманию небольшой видео урок о том, как быстро и легко самому сделать Акт сверки взаиморасчетов за 20 минут в формате “Excel”:
Бланки в разных форматах, скачать бесплатно, без всяких регистраций и СМС-ок, Вы сможете по ссылкам, которые расположены в самом низу этой страницы.
Немного об этого рода документах
Акты сверки взаимных расчетов составляют в двух экземплярах. После того как бухгалтерия предприятия составила акт сверки на основе своих бухгалтерских документов, его визируют подписями руководителя организации и главного бухгалтера. Ставят печать предприятия и передают второй стороне. Его бухгалтерия получив акт сверки, проверяет его, сверяет со своими документами и в случае необходимости вносят свои данные.
Если были выявлены какие-то расхождения, то информацию о них необходимо зафиксировать в конце документа. Если же всё сходится, то контрагент ставит свою печать, подписывают руководитель и главный бухгалтер. Один экземпляр отправляют своему клиенту, а второй оставляют в своей бухгалтерии. После согласования между двумя сторонами всех уточнений и внесения изменений, а также при наличии подписей и печатей обеих сторон. акт приобретает статус юридически значимого документа.
Образец типового бланка Акта сверки взаимных расчетов скачать бесплатно в формате “Word”, Вы сможете пройдясь по этой ссылке:
Такой же бланк, но только в формате “Excel” Вы можете скачать пройдясь по этой ссылке:
Акт сверки взаиморасчетов бланк скачать бесплатно в формате “PDF ” Вы сможете пройдясь по этой ссылке. Для работы с этим форматом “Adobe Reader”:
Образец заполнения Акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно в формате “PDF” Вы сможете пройдясь по этой ссылке.
Статус взаимных расчетов меж партнерами подтверждает такой документ как акт сверки. Актуальным и правильным сей документ признается лишь при надлежащем оформлении. Как акт сверки взаиморасчетов заполнить верно?
Акт сверки взаиморасчетов не относится к числу первичных документов. Однако становится дополнительным доказательством наличия задолженности в случае обращения в суд.
Помимо того посредством подписания акта увеличивается срок исковой давности, то есть началом его считается дата подписания акта.
По этой причине акт сверки является не просто формальностью, а реальным инструментом правового воздействия на партнеров. Конечно, при условии правильного заполнения. Как заполнить образец акта сверки?
Основные моменты
В процессе сотрудничества двух организаций предполагаются взаимные расчеты. Одна сторона осуществляет поставку товаров, или работ, а вторая оплачивает полученные ценности.
При этом каждая свершенная хозяйственная операция подтверждается первичной документацией. На основе таковой ведется бухгалтерский учет.
Но от возникновения ошибки никто не застрахован, а наличие оной может существенно исказить учет. Расхождение учета в партнерствующих организациях может привести к появлению задолженностей или неучтенных выплат.
Своевременно выявить ошибки учета при сотрудничестве двух хозяйствующих субъектов позволяет .
Руководствуясь указанными данными одной организации, другое предприятие сопоставляет с ними собственный учет и выявляет расхождения.
При наличии таковых проверяется верность первичной документации. За счет этого вовремя обнаруживаются ошибки, и обеспечивается достоверность учета.
Что это такое
Актом сверки взаиморасчетов называется документ, в котором показаны расчеты двух организаций в определенном периоде. Сведения, указанные в акте одной организацией должны совпадать с данными организации-контрагента.
При выявлении расхождений информация о них фиксируется в этом же документа. Действующее законодательство не предусматривает установленной формы акта.
Организация самостоятельно разрабатывает формат документа, утверждая его в составе . Подписание акта контрагентом означает его признание в наличии задолженности, если таковая имеет место.
Важно, что акт сверки оказывает влияние на действие срока давности. Оный равен трем годам с момента оформления первичных документов по факту свершения хозоперации. Но подписание акта сверки прерывает срок давности и его отсчет начинается заново.
Использование акта сверки взаимных расчетов меж организациями предупреждает возникновение ошибок в бухгалтерской и налоговой отчетности.
Но документ должен составляться с учетом определенных требований. В частности должны наличествовать реквизиты, определяющие стороны-участники, конкретный период сверки, свершенные операции и расчеты.
Хотя унифицированная форма акта сверки не предусмотрена, но целесообразно присутствие в документе таких реквизитов как:
- название документа;
- наименования сторон;
- дата подписания акта;
- период сверки;
- ссылки на первичные документы по свершенным операциям;
- суммы расчетов в денежном эквиваленте;
- итоговое сальдо;
- подписи и печати сторон.
Как и всякий документ, акт сверки подписывается . Свою подпись на документе ставит руководитель организации и бухгалтер.
Важно, что даже главбух без наличия на право первой подписи не может представлять организацию. Юридическую силу документ получает лишь при наличии подписи главного руководителя.
Какова его роль
При составлении акта сверки взаиморасчетов нужно осуществить проверку нескольких счетов:
- расчетов по доходам;
- расчетов по выданным ;
- расчетов по недостачам;
- расчетов по принятым обязательствам.
Если имущественные споры меж организациями отсутствуют, то сверка может носить чисто технический характер.
Проводить сверку можно как в рамках одного договора или , так и по общему состоянию коммерческих взаимоотношений партнеров в определенном периоде.
Регулярное составление акта сверки требуется при постоянном сотрудничестве. Партнером при этом может выступать поставщик товара или получатель, госфонд, налогоплательщик, два подразделения одной корпорации и т.д.
Кроме того основанием для создания акта сверки взаиморасчетов может становиться:
- возможность получения отсрочки платежей;
- наличие большого количества позиций в ассортименте компании;
- присутствие дорогостоящих товаров в списке реализуемых;
- осуществление инвентаризации по расчетам;
- потребность подтверждения расчетов перед вышестоящими инстанциями.
Периодичность составления акта сверки определяется взаимодействующими сторонами. Документ может составляться раз в месяц, полугодие, год или с более длительным интервалом.
Но в любом случае в содержание акта должны включаться все операции, свершенные в избранном периоде. Как проводить сверку правильно?
Проверка расчетов проводится по одному артикулу – названию товара, отдельной поставке, конкретному контракту. Удобно проводить сверку в процессе ежегодной инвентаризации.
При обнаружении каких-либо расхождений нужно сразу же составить акт сверки и направить его контрагенту.
Но случается, что выявленная задолженность не может быть погашена, поскольку в течение года контрагент обанкротился. Потому проводить сверку необходимо как можно чаще.
Действующие нормативы
Согласно акт сверки взаиморасчетов организации разрабатывают самостоятельно, поскольку данный документ не относится к числу первичной документации.
Данная позиция подтверждается и . В то же время акт сверки взаимных расчетов может признаваться юридическим документом в процессе искового производства.
В частности сей документ служит подтверждением наличия задолженности контрагента. А кроме того становится основанием прерывания течения срока исковой давности, который с момента подписания акта отсчитывается заново.
Но для того чтобы была признана юридическая законность документа он должен иметь определенную форму.
Законодательно не регламентируется наличие определенных реквизитов, но обязательным требованием является наличие подписи руководителя организации.
Как правильно оформить акт сверки
Оформление сверочного акта по взаимным расчетам выполняется в произвольной форме. Составляет документ бухгалтерия организации, инициировавшей проверку, и таковой может быть любая из сторон.
Заполненный акт в двух экземплярах отравляется контрагенту. Им выполняется сверка указанных данных с собственным учетом. При согласии контрагента с отображенной в акте информацией им ставится подпись и печать.
Заверенный экземпляр возвращается инициатору. Данные акта проверяются на соответствие . Информация о взаимных расчетах должна совпасть в точности. Малейшие расхождения регистрируют в конце документа посредством записи.
Например, «По сведениям ООО «1» на 30.10.2015 долг ООО «2» составляет десять тысяч рублей, согласно учету ООО «2» задолженность перед ООО «1» равна» пяти тысячам рублей» и приводятся подтверждающие данные со ссылкой на первичные документы.
Важно! Если акт сверки подписывают только бухгалтера организаций, то такой документ имеет значение исключительно во внутреннем документообороте меж организациями.
Судебными инстанциями документ учитывается только при наличии подписи руководителя.
Порядок составления
Единого образца акта сверки не существует. Тем не менее, наличествуют определенные требования, каким должен соответствовать документ.
Так выполнены должны быть следующие аспекты:
Крайне желательно при составлении акта сверки соблюдать правила оформления первичной документации. Относится это к наличию обязательных реквизитов первичной документации.
Перечень таковых определен . Что касается формы документа, то она может быть произвольной. Но практика применения определила наиболее удобный формат.
Обычно документ состоит из двух частей – вступительной, с содержанием основных реквизитов и основной, в которой представлены данные по определенному периоду.
Часто акт сверки создается в виде перечня документов в хронологическом порядке. Но также можно указать характер действия, например, перевод денежных средств, приобретение товара, продажа ценностей.
Как сделать акт сверки вручную? Пример создания акта можно представить следующим образом. В начале указываются такие данные:
- Название документа.
- Дата составления акта и его индивидуальный номер.
- Наименование организации, составившей документ.
- Наименование контрагента.
- Период, за какой осуществляется сверка (начало и окончание).
Указываются суммы, переданные или полученные по каждому факту сотрудничества. При этом каждый показатель подтверждается ссылкой на первичный документ (счет-фактура, чек и прочее).
Для отображения в таблице берутся данные, отображенные на дебетовых и кредитовых счетах. В итоговой части таблицы подсчитывается общий оборот по дебету и кредиту и выводится конечное сальдо. В конце акта следует вписать итоги сверки.
При наличии задолженности делается запись примерно такого вида: «По данным организации на такую-то дату выявлена задолженность со стороны контрагента в пользу организации при проверке операций за такой-то период на сумму ___».
В случае отсутствия задолженности пишется значение «0.00 рублей». Готовый акт направляется контрагенту для сверки. При отсутствии расхождений документ подписывает бухгалтер организации-контрагента и возвращает инициатору сверки.
Как сделать электронно
Создать акт сверки взаимных расчетов можно при помощи программы 1С. Организация-поставщик для этого использует меню «Продажа», а организация-покупатель – меню «Покупка».
| В избранном меню | Выбирается раздел «Расчеты с контрагентами» |
| Добавляется новый документ | Акт сверки взаиморасчетов, посредством нажатия кнопки «Создать» |
| В открывшемся документе указывается | контрагент, по которому проводится сверка расчетов; валюта расчетов; номер договора поставки/покупки |
| Далее осуществляется заполнение документа | Вручную или при помощи кнопки «Заполнить» вносятся данные о собственной организации, включая колонки «Дебет» и «Кредит». Аналогично заполняются данные о контрагенте. Затем указываются расчетные счета, подлежащие сверке. По окончании указываются данные об ответственных лицах |
| Заполненный документ распечатывается и отправляется контрагенту | Можно отправить акт сверки в электронном виде |
| После окончания сверки и подписания акта сторонами | Следует проставить на документе соответствующую галочку, что сверка согласована |
Образец заполнения
При создании акта сверки по взаиморасчетам можно применить такие примеры:
- бланк акта сверки взаиморасчетов в формате Doc;
- образец акта сверки взаиморасчетов в формате Excel;
- заполненный акт сверки взаиморасчетов в формате Word.
Подписанный партнерами акт сверки это документальное подтверждение денежных обязательств перед кредитором.
Хотя в законе отсутствует необходимость составления акта сверки, но именно на него организация может ссылаться в случае возникновения споров и обращении в суд.
