Документы являются основными информационными ресурсами любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы.

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Электронный документооборот — система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, создаваемый, корректируемый и хранимый в компьютере.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Мировому рынку СЭД более 20 лет (российский рынок СЭД начал формироваться в середине 1990-х). Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний. СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными потоками документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время.

Инструментарий, входящий в СЭД, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. В числе конечных приложений автоматизации документооборота - регистрация корреспонденции (входящие, исходящие), электронный архив документов, согласование и утверждение ОРД, контроль исполнения документов и поручений, автоматизация договорного процесса, управление библиотекой книг (book management), библиотека регламентов управленческих процедур, оформление командировок, организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений, система контроля выполнения должностных инструкций.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах): хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, сервисов полнотекстовой индексации. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам. Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX.

Доступ к базе данных осуществляется через браузер (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через Интернет (внешний). Документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. В большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.).

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Начиная с 2001 года всё большую популярность стала набирать концепция «управление корпоративным контентом» (Enterprise Content Management — ECM), предполагающая управление любым контентом, а не только содержанием документов. Сегодня понятие документооборота связано, например, с системами делопроизводства, управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), системами управления контентом (Content Management System, CMS), системами управления жизненным циклом изделия (Product Lifecycle Management, PLM), а также системами документооборота, которые занимаются сохранением и архивированием материалов, порождаемых предприятием в процессе работы. На Западе для внутренних систем документооборота сформировалась концепция Enterprise 2.0, в соответствии с которой инструменты социальных сетей, блогов, мгновенных сообщений и открытых энциклопедий адаптируют для корпоративных нужд. В России особенно важным сейчас представляется развитие межведомственного электронного обмена документами.

Источники: «Яндекс.Словари», DOC-Online.ru, «Википедия», Computerworld Россия, ITeam, «IT-КонсультантЪ»

12. Охарактеризуйтепринципы современной организации электронного документооборота, включаяИнтернет-порталы

Помнению отрасл-х аналитиков, электр. документооборот (ЭД) вкл.: созданиедокументов, их обработку, передачу, хранение, вывод инф-ции, циркул-ей ворг-ции/предпр-ии, на осн. исп-ния комп. сетей.

Подупр-нием ЭД (в общ. сл.) принято понимать орг-цию движения док-тов м/уподраздел-ями предпр-ия/орг-ии, группами поль-лей или отд-ыми поль-лями. Поддвиж-ем док-тов подразум-ся не их физич. перемещение, а передача прав на ихприменение с уведомлением конкретных поль-елей и контролем за их исполнением.Главное назн-ние СЭД - это орг-ция хранения электрон. док-тов, а также работы сними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). Осн-ымиполь-лями СЭД явл-ся крупные гос-ные орг-ции, предпр-ия, банки, крупныепромышл-ые предпр-ия и все прочие стр-ры, чья деят-сть сопровожд-ся большимобъёмом создаваемых, обрабат-ых и хранимых док-тов.

Основныесвойства СЭД

Открытость.Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы (набор готовыхклассов, ф-ций, стр-р и констант, предоставл-х прилож-ем (библ-кой, сервисом)для её исп-ния во внешн. программ-х продуктах) явл-ся открытыми. Это позволяетдобавлять к СЭД новые ф-ции или совершенств-ть уже имеющиеся.

Высокаястепень интеграции с прикладным ПО за счет исп-ния технологий OLE Automation,DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. Непосредственно при работе с док-тами вообще нетнеобх-сти польз-ся утилитами СЭД. В больш-ве распростр-ых СЭД реализованаинтеграция с наиболее известными ERP-системами (SAP R/3, Oracle Applications,др.). Именно возм-сть интеграции с разл-ми приложениями явл-ся одним изхаракт-ых св-в СЭД. Благодаря ему СЭД м. выступать в кач-ве связующего звенам/у разл. корпоративн. приложениями, создавая, основу для орг-ции делопроизв-вана предпр-ии.

Особенностихранения документов. СЭД работают, преимущественно, на базе распределенныхархитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора,индексирования, хранения, поиска и просмотра электрон. док-тов. В боль-ве СЭДреализована иерархическая с-ма хранения док-тов (по принципу"шкаф/полка/папка"). Кол-во уровней вложения при хранении док-тов неограничено. Один и тот же док-т м. входить в состав неск-ких папок и полок засчет механизма ссылок (исходн. док-т в этом случае остается неизм-ным и хран-сяна месте, опр-ном админ-ром СЭД).

Любомудок-ту в СЭД присущ опр-ный набор атрибутов (его название, автор док-та, времяего создания и др.). Набор атрибутов м. меняться от одного типа док-та к др. (впределах одного типа док-тов он сохр-ся неизменным). В СЭД атрибуты док-тахранятся в реляционной БД. Для каждого типа док-тов с пом-ю визуальных средствсозд-ся шаблон карточки, где в понятном графич-м виде представлены наименованияатрибутов док-та. При введении док-та в СЭД берется необх-мый шаблон изаполн-ся карточка (занос-ся зн-ния атрибутов). После заполнения карточкаоказыв-ся связанной с док-том.

Вболь-ве случаев, серверная часть СЭД состоит из след. логических компонентов(к-рые м. располагаться как на одном, так и на неск-ких серверах):

Хранилища атрибутов док-тов (карточек);

Хранилища док-тов;

Сервисов полнотекстовой индексации.

Подхранилищем док-тов обычно поним-ся хранилище содержимого док-тов. Хранилищеатрибутов и хранилище док-тов часто объед-ют под общим названием "архивдокументов". Для хранения атрибутов в боль-ве СЭД исп-ся СУБД Oracle,Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспеч-щие поиск док-тов по атрибутам.

Дляхранения непосредственно содержимого док-тов в большинстве СЭД применяютсяфайл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. М. б. реализованы игетерогенные комбинации сетевых сред. (БД с атрибутами док-тов м. работать подупр-нием ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами док-ты м. храниться под ОС NovellNetWare в сети IPX/SPX_. Большими преим-вами СЭД явл-ся хранение док-тов висходн. формате, автоматич. распознавание множества форматов файлов.

Впоследн. время всё большую популярность приобретает хранение док-тов вместе сатрибутами в БД. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преим-вомявл-ся значит. повышение безопасности доступа к док-там, а основн. недостатком– низкая эфф-ность работы с док-тами при большом объеме хранимой инф-ции. Приданном подходе также требуется использование мощных серверов с большимиобъемами оперативной памяти и жестких дисков. В случае сбоя БД восстановитьхранившиеся в ней док-ты б. непросто. Необх-мо также строго привязываться кконкрет. СУБД.

Особенностимаршрутизации документа. Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принятоназывать модулями маршрутизации док-тов. В общ. сл. используются понятия"свободной" и "жесткой" маршр-ции док-тов. При"свободной" маршр-ции любой участвующий в документообороте поль-ль м.изменить существующий маршрут прохождения док-тов (или задать новый маршрут).При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения док-тов строгорегламен-ны, и поль-ли не вправе их менять. Но при "жесткой"маршр-ции могут обрабат-ся логич. операции, когда маршрут измен-ся привыполнении заранее заданных усл-ий (напр-р, отправке док-та руков-ву припревышении конкретн. поль-лем должностных полномочий).

Разграничениедоступа. В СЭД реализованы надежные средства разгран-ия полномочий и контроляза доступом к док-там. С их пом-ю опр-ся след. виды доступа (набор задаваемыхполномочий зависит от конкр. СЭД):

Полныйконтроль над док-том; -право редакт-ть, но не уничтожать док-т; - правосоздавать новые версии док-та, но не редакт-ть его; -право аннотировать док-т,но не редакт-ть его и не создавать нов. версии; -право читать док-т, но нередакт-ть его; -право доступа к карточке, но не к содерж-му док-та; -полноеотсут-вие прав доступа.

Отслеживаниеверсий и подверсий док-тов. При одновр-ной работе с док-том сразу неск-кихполь-лей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях)очень удобной функцией СЭД явл-ся исп-ние версий и подверсий док-та.Реализована возм-сть автомат-го отслеж-ия версий и подверсий док-тов (поль-ливсегда м. опр-ть, какая версия/подверсия док-та явл-ся актуальной по порядкуили времени их созд-ия).

Наличиеутилит просмотра док-тов разных форматов. В состав больш-ва СЭД входят утилитыдля просмотра док-тов (просмотровщики - viewers), поним-е многие десяткиформатов файлов. С их пом-ю очень удобно работать, в частности, с графическимифайлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Аннотированиедокументов. При орг-ции групповой работы над док-тами весьма полезна возм-стьих аннот-я. Так как в нек-рых случаях поль-ли лишены прав на внесение к.-л.изменений в док-т в процессе его согласования, то они м. воспольз-ся возм-стьюего аннотирования. В больш-ве СЭД аннотирование реализуется за счет вкл-ния вкарточку док-та атрибута для аннотации и передачи поль-лям прав на редакт-ниеполя карточки. Такое реш-е не всегда приемлемо (при аннот-нии графич. док-та).В связи с этим, в некоторых СЭД сущ-ет ф-ция "красного карандаша", спом-ю к-рой м. графически указать недостатки на самом изображении.

Поддержкаразличных клиентских программ. Клиентами больш-ва СЭД м. б. ПК с ОС MS Windows,Windows NT. В нек-рых СЭД исп-ся также платформы UNIX и Macintosh. Всесовременные СЭД позволяют работать с док-тами через стандартные Web-навигаторы.Так как Web-навигаторы м. б. размещены на разнообразных клиентских платформах,то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевыхсредах. При исполь-нии Интернет-технологий у СЭД появл-ся еще один серверныйкомпонент, отвечающий за доступ к док-там через Web-навигаторы.

КлассификацияСЭД

Нек-рыеСЭД м. одновр-но относ-ся к неск-ким типам.

СЭД,ориент-ные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основеконцепции ECM упр-ние корпоративным содержимым (Enterprise Content Management -ECM). С-мы этого типа (EDMS) предназн-ны для специфических вертикальных игоризонтальных приложений. EDMS-с-мы обеспеч-ют полн. ЖЦ работы с док-тами,вкл. работу с образами, упр-ние записями и потоками работ, упр-ние содержимым идр. EDMS-с-мы обеспеч-ют хран-е и поиск 2-D док-тов в оригин. форматах(изобр-ий, CAD-файлов, эл. таблиц, др.) c возм-стью их групп-ки в папки.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). С-мы этого типаобеспечивают корпорат. инфрастр-ру для создания док-тов, коллект-ной работы надними и их публикации. Базовые ф-ции корпорат. СЭД аналогичны ф-циям СЭД,ориентир-ым на БП. Как правило, корпорат. СЭД не ориентир-ы на исп-ние только вкакой-то конкр. отрасли или на решение узкой задачи, внедряются, какобщекорпор. технологии.

С -мы упр -ния содержимым (content management systems). Системы данного типаобеспечивают создание содержимого, доступ и упр-ние содержимым, доставкусодержимого (вплоть до ур. разделов док-тов и объектов для их последующегоповторного исп-ния и компиляции). Доступность инф-ции не в виде док-тов, а ввиде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена инф-цией м/уприложениями. Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти упр-ния объектамиразного содерж-го, к-рые м. б. вкл. в Web-презентацию (например, HTML-стр. иWeb-графику). Упр-ние Web-содержимым требует наличия возм-сти созд-япрезентац-ых шаблонов, с пом-ю к-рых осущ-ся презентация динамич. содерж-го,его персонализация (основ. на предпочтениях поль-лей, их профилях и др.).

С -мы упр -ния инф -цией (information management systems) - порталы. Обеспечивают агрегирование инф-ции, упр-ние инф-цией иее доставку через Internet/intranet/extranet. С их пом-ю реализуется возм-стьнакопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на осн.исп-ния бизнес-правил, контекста и метаданных. С пом-ю порталов обеспеч-сядоступ ч/з станд-ый Web-навигатор к ряду приложений электр. коммерции (обычно,через интерфейс ERP-с-мы). Пр - ры порталов : Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity,Lotus (Domino/Notes, K-Station).

С-мыупр-ния изображениями/образами (imaging systems). C их пом-ю осущ-сяконвертация отсканированной с бум. носителей инф-ции в электр. форму (обычно,TIFF). Данная технология лежит в осн. перевода в электр. форму инф-ции со всехунаследованных бум. док-тов и микрофильмов. Базовые ф-ций станд. с-мы обраб.изобр-ий входят: сканирование, хранение, ряд возм-стей по поиску изображений идр.

С-мыупр-ния потоками работ (workflow management systems). Для обеспечения маршр-циипотоков работ люб. типа (маршр-ции файлов) в рамках корпор. стр-ных и нестр-ныхБП. Для повыш-я эфф-сти и контрол-сти корпор. БП Обычно приобр-ся, как частьреш-я (например, EDMS-с-мы или PDM-с-мы).

Системы электронного документооборота (сэд)

Классификация и основные свойства СЭД

В данной главе, на основе материалов аналитических компаний, таких как IDC и GartnerGroup, дается общепринятая классификация систем электронного управления документами, анализируются возможные результаты и отдача от инвестиций в эти технологии. Приведенная ниже классификация применена к известным на отечественном рынке системам, что позволяет получить более объективную картину относительно предлагаемых решений. В данной главе показывается, в чем состоит их кардинальное отличие друг от друга.

Системы документооборота берут свое начало в конце прошлого века с появлением фотоаппарата, когда стало возможно создавать уменьшенные копии документов. Шпионские технологии были конверсированы и стали применяться для создание микрографических архивов документов. Микрофиша дала реальный, качественный прорыв в стоимости хранения и копирования документов, но с точки зрения скорости поиска и коллективного использования документов все осталось на уровне бумажных документов. Появление компьютерных систем с коллективным доступом позволило достигнуть прорыва и в этих областях. Произошла трансформация от микрографических документов к электронным образам бумажных документов, от микрографических систем к так называемым imaging-системам. Расширенная система поиска, возможность получать доступ к одному документу нескольким пользователям одновременно, возможность удаленной и распределенной работы при сохранении незначительной стоимости хранения и копирования информации предопределило тенденцию замены микрографических документов на электронные. С течением времени усложнялось оборудование и программное обеспечение, появлялись все более скоростные и неприхотливые к качеству бумажного документа сканеры, специальные платы, позволяющие ускорить процесс печати, просмотра и сканирования образов документов, появились оптические и магнитооптические роботизированные библиотеки. Imaging-системы дали толчок для развития систем распознавания машинописных и рукописных символов, тогда же появились первые workflow-системы, предназначенные для организации процесса ввода бумажных документов в систему хранения. В дальнейшем workflow-системы были распространены на офисную деятельность предприятий.

В начале 90-х годов появился новый класс систем, предназначенных для управления электронными документами, отличными от их образов. В основном это были файлы текстовых процессоров и запросы на такого рода решения в основном приходили от федеральных агентств и юридических компаний. Так появился новый класс систем, названный системами управления документами. Развитие функциональности, добавление функций работы с образами документов привело к тому, что современные системы управления документами перекрывают по функциональности imaging-системы и приблизительно в два раза меньше стоят. Кроме функций хранения и поиска, присущих imaging-системам, в системах управления документами появились функции контроля жизненного цикла документа - в отличие от своих предшественников, эти системы управления документами предназначены для работы с динамическими документами.

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM - Electronic Document Management):

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Исторически системы управления документами являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

• - масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
• - автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
• - гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
• - возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
• - открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
• - доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

• - системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS);
• - корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context);
• - системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur;
• - системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station);
• - системы управления образами (Imaging);
• - системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Каково распределение рынка электронного управления документами по разным типам технологий, и каковы размеры этого рынка в принципе? Данные, на которые можно сослаться - это, опять-таки, отчеты и прогнозы IDC. К сожалению, последние из опубликованных данных об объемах продаж основных поставщиков, относились к 1998 г. В 1998 г. оборот мирового рынка систем электронного управления документами составлял около $ 750 млн. Чтобы лучше почувствовать объем рынка систем ЭУД, мы можем сравнить его с рынком интегрированных систем для совместной работы (см. определение ниже). Прогноз IDC мирового оборота рынка ЭУД на 2010 г. составляет $ 6,37 млрд., а рынка интегрированных систем для совместной работы - $ 4,48 млрд.

Европейский рынок электронных систем управления документами в 1998 г. составлял около $ 200 млн. и был распределен по оборотам следующим образом:

• - корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) - 30%
• - системы управления контентом - 4%
• - системы управления информацией - 4%
• - системы управления образами - 35%
• - системы управления потоками работ - 26%

При этом по прогнозам IDC средний годовой рост мирового рынка систем электронного управления документами вплоть до 2014 г. будет составлять около 48 % . Опережающие темпы роста будут испытывать технологии управления контентом и информацией.

Основные свойства СЭД

1. Открытость

Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы я вляются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

2. Высокая степень интеграции с прикладным ПО

Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему, СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии. Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).

3. Особенности хранения документов

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу "шкаф/полка/папка"). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

• - хранилища атрибутов документов (карточек);
• - хранилища документов;
• - сервисов полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием "архив документов". Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.

В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком -- низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.

4. Особенности маршрутизации документов

Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия "свободной" и "жесткой" маршрутизации документов. При "свободной" маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При "жесткой" маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при "жесткой" маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.

5. Разграничение доступа

В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):

• - полный контроль над документом;
• - право редактировать, но не уничтожать документ;
• - право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
• - право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
• - право читать документ, но не редактировать его;
• - право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
• - полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
• 6. Отслеживание версий и подверсий документов

При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

7 Наличие утилит просмотра документов разных форматов

В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики -- viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САRD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.

8 Аннотирование документов

При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция "красного карандаша", с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция "красного карандаша", широко предлагаются третьими фирмами.

9 Поддержка различных клиентских программ

Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.