Существует мнение, что малым организациям непроизводственного характера не стоит опасаться проверок трудовой инспекции. Однако это не совсем так. Даже если вашей компании нет в утвержденном на год плане проверок ГИТ, расслабляться не следует. Ведь может произойти любая нештатная ситуация, например, в конфликт с работником. И в этом случае, вполне возможно, будет назначена проверка вне плана . Тут и всплывут частые нарушения, которые допускаются в организациях, не ожидающих трудовых инспекторов.
К слову, рост внеплановых проверок по запросам граждан стал тенденцией последних двух лет. Причем почти треть из них проходит по обращениям, поданным через интернет.
Надо признать, кадровому учету небольшие фирмы, как правило, уделяют минимум внимания. Обычно он ограничивается оформлением сотрудников на работу и их увольнением . А уж о том, что такое охрана труда, большинство работодателей не имеет ни малейшего представления. А зря, ведь нарушения в этой области чаще всего приводят к штрафам .
Если к вам пришла проверка, в любом случае понадобится подготовить уставные документы , а также штатное расписание . По работнику, обращение которого инициировало проверку, дополнительно придется подготовить приказы о приеме и увольнении, трудовой договор, табель учета рабочего времени, документы о начислении и выдаче заработной платы. Кроме того, понадобятся документы, имеющие отношение ко всему процессу организации труда в компании:
- документы об утверждении дат выплаты зарплаты;
- правила трудового распорядка;
- материалы об оценке условий труда;
- книга учета движения трудовых книжек.
Могут понадобиться и иные документы. Полный их список будет содержаться в Распоряжении о проверке.
Топ-3 нарушений, выявляемых трудовой проверкой
По статистике, работодатели чаще всего нарушают правила охраны труда, выплаты заработной платы и оформления работников.
Охрана труда
Огрехи в части допускают не только небольшие офисные компании, но и крупные промышленные и строительные организации. Именно они чаще всего становятся завсегдатаями трудовых инспекций. Что же касается небольших фирм, то многие из них и вовсе считают, что правила охраны труда на них не распространяются. Ведь в статье 217 ТК РФ указано словосочетание «производственная деятельность ». Между тем такой деятельностью является производство не только продукции, но и любых работ или услуг.
Организация, в штате которой 50 и более человек , должна иметь отдельного специалиста по охране труда или соответствующую службу. При меньшем количестве работников эта функция возлагается на руководителя либо уполномоченного им работника. Также допустимо привлечь для этой деятельности лицо либо организацию по гражданско-правовому договору.
На что именно обратят внимание инспекторы в части охраны труда? Главное - это оценка рабочих мест . Ее результаты, а также положенные сотруднику льготы (если он занят на вредном производстве) должны быть включены в трудовой договор.
Проводить спецоценку условий труда необходимо с определенной периодичностью:
- для рабочих мест, созданных и аттестованных до 2014 года - раз в 5 лет (с даты последней аттестации);
- для рабочих мест, созданных позже - в течение 12 месяцев после их создания.
Также интерес инспекторов вызовут журналы инструктажей по охране труда . Такой инструктаж должен проводиться при приеме специалистов на работу, а также регулярно в течение трудовой деятельности. Это касается в том числе и руководителя. Последний должен проходить обучение по охране трудах, что должно быть подтверждено соответствующими документами.
Вот еще правила, о которых часто забывают работодатели :
- выдача сотрудникам определенных должностей соответствующей экипировки (водителям, уборщикам, дворникам);
- наличие обеззараживающих средств в офисе;
- обязательный медосмотр сотрудников, которым он положен.
Правила оплаты труда
Вторая по популярности группа нарушений связана с оплатой труда . Здесь проверяющие традиционно обращают внимание на следующее:
- за праздники и выходные;
- сроки выплаты зарплаты;
- нарушение этих сроков, то есть задержку ЗП.
По новым правилам, вступившим в силу с октября 2016 года, задержкой считается разрыв между начислением и выплатой зарплаты более 15 календарных дней .
Оформление сотрудников
На третьем месте нарушения, связанные с документальным оформлением работников. Незаключение трудового договора встречается сегодня не так часто, как раньше. Теперь самым популярным нарушением в этой части стало отсутствие в договоре положения о том, какой вид работы поручается сотруднику . Помимо указания того, что сотрудник занимает должность в соответствии со штатным расписанием и будет выполнять обязанности из своей должностной инструкции, необходимо перечислить конкретную работу, которая ему поручена.
Довольно часто встречается нарушение правил ведения книги учета движения трудовых книжек . Работодатели забывают нумеровать страницы, а также шнуровать, заверять и пломбировать эту книгу.
Если выявлены нарушения
Итак, инспектор нашел недочеты. Что дальше? По итогам проверки в любом случае будет составлен акт, а если есть нарушения - вынесено предписание об их устранении . Могут наложить штраф в соответствии со статьями 5.27 и 5.27.1 КоАП . Причем штраф может быть выписан за каждое нарушение, выявленное инспектором, поэтому сумма санкций в итоге может стать весьма ощутимой.
Если проверяемый субъект относится к малому или среднему бизнесу, то на первый раз инспектор вместо штрафа может вынести предупреждение (статья 4.1.1 КоАП). Этот вид наказания применяется в случае:
- если нарушение не причинило вред жизни и здоровью людей;
- если нарушение не нанесло имущественного ущерба;
- если конкретной статьей КоАП предупреждение не предусмотрено в виде самого мягкого наказания.
А вот если работодатель не выплатил сотруднику заработную плату , может быть наложен штраф. Такое нарушение может квалифицироваться, как нанесение имущественного ущерба, и предупреждением дело не обойдется. В этом случае должностному лицу грозит штраф до 20 000 рублей , а организации - до 50 000 рублей . Также начисляются пени за каждый день просрочки из расчета 1/150 ставки ЦБ.
Что касается нарушений по охране труда , то штрафы составят:
- 30000 рублей - для должностного лица;
- 130000 рублей - для организации.
В заключение отметим, что выставление штрафа можно и нужно оспаривать, если, конечно, на это есть основания. Как показывает практика, нередко компаниям и предпринимателям удается отстоять свою правоту.
В январе 2018 года. План проверок находится в открытом доступе. Предприятия и предприниматели могут ознакомиться с его содержанием и в случае необходимости тщательно подготовиться к предстоящему аудиту. Внеплановые же проверки происходят при наличии оснований, в числе которых, например, может быть заявление или обращение от работников по поводу задержки заработной платы, нарушений его трудовых прав: не предоставление отпуска, работа без заключенного трудового договора, не выдача СИЗ, нарушение процедуры увольнения и другие.
Графики проверок формируются инспекторами не позднее 1 сентября года, предшествующего году проверки. Затем они направляются в органы прокуратуры для установления законности включения в график юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. До 1 декабря территориальная прокуратура выдает предварительный график, на основании которого Генеральная прокуратура до 31 декабря формирует окончательный вариант проверок.
В плане проверок включены следующие реквизиты предприятий: название организации или полное наименование индивидуального предпринимателя; цель ее проведения; продолжительность и даты проведения; ответственная за проверку ГИТ.
При формировании плана прокурорами изучены около 412 тысяч предложений органов контроля всех уровней о проведении в 2018 году проверок субъектов предпринимательства.
В результате проделанной работы в Сводный план проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2018 год включены плановые проверки в отношении 350 тысяч хозяйствующих субъектов.
Как ГИТ составляет план проверок?
В план проверки Государственной трудовой инспекции на 2018 год включаются предприятия, исходя из периодичности проверок, не чаще 1 раза в 3 года. Если же юридическое лицо существует менее этого срока, то прийти к нему с очередной проверкой не могут.
Существуют сферы деятельности, в которых этот период может быть сокращен, и в течение 3 лет могут проводиться две или даже более проверок. С перечнем таких сфер деятельности можно ознакомится в п.9 ст.9 № 294-ФЗ, к ним относятся: образование; медицина; энергетика и другие.
Что включается в план проверок ГИТ на 2018 год
План проверок Государственной инспекции по труду на 2018 год разделяется на планы для каждого отдельного региона. Оформляется он на типовой форме и представляет собой таблицу, в которой отображаются следующие данные работодателей и информация о проверке: название компании; место регистрации и нахождения; ОГРН; ИНН; цель инспекции; дата начала, дата предыдущей инспекции, дата регистрации ЮЛ (ИП); число дней проверки; вид проверки (документальная, выездная и т.д.); название органа, осуществляющего проверку.
Особенности в проверках ГИТ в 2018 году
С 01 января 2018 года вносятся некоторые изменения в ход проверок, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.09.2017 № 1080 «О внесении изменений в Положение о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов…». С 2018 года при проверке деятельности предприятия проверяющие заполняют проверочные листы. Чек-лист (проверочный лист) представляет собой список контрольных вопросов, которые касаются особо значимых требований трудового законодательства и иных нормативных актов, регулирующих правоотношения, возникающие между работником и работодателем. Выходить за рамки проверочного листа инспектор не может. На сегодняшний день проверочные листы (которых 107), опубликованы на сайте Роструда, ознакомиться с содержанием которых можно, перейдя по ссылке www.rostrud.ru/rostrud/deyatelnost/?ID = 583925
Применение при проверках риск-ориентированного подхода
С 2018 году при проверках будет применяться риск-ориентированный подход в соответствии п. 2 ст. 8.1 ФЗ № 294. Согласно этому принципу, все предприятия делятся на 4 класса опасности. С увеличением класса происходит и сокращение времени между проверками. Если риск на предприятии не высокий, то работодатель освобождается от инспекций на срок до 6 лет. Отнесение компании к тому или иному классу происходит на основании проведенной проверки по шкале рисков, согласно п. 4 ст. 8.1 ФЗ № 294. Если в организации уже была проверка, то она уже отнесена к какой-либо группе. Узнать об этом возможно на сайте Роструда.
План проверок на 2018 год трудовыми инспекциями уже сформирован и опубликован. Где ознакомиться с этим планом, по каким принципам он был создан, можно ли в него попасть в течение года? На эти и другие важные вопросы о плане проверок ГИТ читатель найдет ответы в нашем материале.
Нормативная база формирования плана проверок ГИТ
При подготовке планов контрольных мероприятий территориальные органы Роструда обязаны руководствоваться следующими нормативными актами:
- Законом «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — Закон 294-ФЗ).
- Правилами подготовки надзорными органами ежегодных планов проверок, утв. постановлением Правительства РФ от 30.06.2010 № 489 (далее — Правила подготовки планов).
- Положением о федеральном государственном надзоре за соблюдением трудового законодательства (утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875) (далее — Положение о ФГН по труду).
- Административным регламентом исполнения Рострудом функции по надзору за соблюдением трудового законодательства (утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н) (далее — Административный регламент).
- Методическими рекомендациями по планированию ГИТ в субъектах РФ контрольных мероприятий (утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455) (далее — Методические рекомендации).
Как работодателю узнать, включен ли он в план проверок Роструда на 2018 год?
По закону информация о плановых контрольных мероприятиях должна находиться в открытом доступе. Узнать о предстоящем контроле со стороны ГИТ работодатели могут 2 способами.
Во-первых, график проверок трудовой инспекции на 2018 год должен быть опубликован на ее региональных интернет-порталах в срок до 01.12.2017. Это требование ч. 5 ст. 9 Закона 294-ФЗ и п. 40 Административного регламента. Как правило, план размещен в виде файла в формате Еxcel.
Во-вторых, сведения о плановых проверках со стороны всех надзорных органов включаются в единый сводный план проверок субъектов предпринимательства (ч. 7 ст. 9 Закона 294-ФЗ). Он готовится Генеральной прокуратурой РФ. Узнать, запланированы ли в отношении конкретного работодателя проверки трудовой инспекции на 2018 год (а также проверки других органов), можно с помощью специального сервиса на сайте ведомства. Чтобы им воспользоваться, достаточно ввести хотя бы ИНН или ОГРН/ОГРНИП предприятия.
Отметим, что заранее узнать можно лишь календарный месяц проведения проверки и ее срок, а не конкретную дату начала. О датах начала и окончания контроля работодатель узнает при получении копии приказа ГИТ о проведении проверки, которая должна быть ему вручена не менее чем за 3 рабочих дня до контрольных мероприятий (ч. 12 ст. 9 Закона 294-ФЗ).
Новые принципы подготовки плана проверок ГИТ в 2018 году
При формировании плановых проверок на 2018 год трудовые инспекции руководствовались так называемым риск-ориентированным подходом (ст. 8.1 Закона 294-ФЗ). Он означает, что всем хозяйствующим субъектам присваивается:
- класс опасности (зависит от тяжести возможных негативных последствий от несоблюдения обязательных требований закона);
- категория риска (зависит как от тяжести последствий несоблюдения вышеуказанных требований, так и от вероятности их несоблюдения предприятием).
Отнесение предприятия к категории риска или классу опасности в общем виде регулируется Правилами, утв. постановлением Правительства РФ от 17.08.2016 № 806. Но применительно к каждому направлению государственного надзора имеются свои критерии присвоения того или иного класса/категории. В сфере надзора за соблюдением трудового законодательства работодателям присваиваются категории риска (п. 17 Положения о ФГН по труду).
Формула определения категории риска работодателя установлена в приложении № 1 к Положению о ФГН по труду. Она напрямую зависит от показателя потенциального вреда охраняемым законом ценностям в сфере труда (к таковым относятся жизнь и здоровье работников, своевременная выплата зарплаты и т. д.).
Этот показатель фиксированный и определен в зависимости от сферы деятельности предприятия в приложении № 2 к Положению о ФГН по труду. Так, наиболее высокая категория риска будет у предприятий сферы добычи полезных ископаемых.
Частота проведения проверок Роструда в 2018 году
Ранее периодичность планового контроля ГИТ определялась по общей норме ч. 2 ст. 9 Закона 294-ФЗ — не более 1 раза в 3 года. Теперь она зависит от категории риска работодателя (п. 20 Положения о ФГН по труду):
- высокий — раз в 2 года;
- значительный — раз в 3 года;
- средний — раз в 5 лет;
- умеренный — раз в 6 лет;
- низкий — проверки не проводятся.
Основанием для включения предприятия в план проверок является истечение указанного срока со дня (ч. 8 ст. 9 Закона 294-ФЗ, п. 35 Административного регламента):
- регистрации предприятия;
- проведения последней плановой проверки;
- начала деятельности, о которой обязательно должен уведомляться Роструд (в соответствии с п. 5.1 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584, к такой деятельности относится уход с обеспечением проживания и социальные услуги без обеспечения проживания).
Указанный перечень оснований является исчерпывающим. Проведение проверки без основания влечет недействительность ее результатов (п. 1 ч. 2 ст. 20 Закона 294-ФЗ).
Сроки проведения плановых проверок трудовой инспекции
Согласно ст. 13 Закона 294-ФЗ максимальный срок как выездных, так и документарных плановых проверок — 20 рабочих дней. В отношении выездного контроля следующих субъектов установлены ограничения:
- малое предприятие — не более 50 часов в год;
- микропредприятие — не более 15 часов в год.
Документарные проверки этих субъектов проводятся без указанных ограничений.
Выездную проверку могут продлить еще на 20 рабочих дней (или 50 и 15 часов соответственно) в исключительных случаях. Речь идет о необходимости проведения длительных экспертиз, расследований и т. д. Документарные проверки не продлеваются.
В отношении обозначенных выше субъектов малого бизнеса проверки могут быть приостановлены на срок не более 10 рабочих дней и лишь при необходимости получения документов в порядке межведомственного взаимодействия.
Если проверяется предприятие, имеющее обособленные подразделения в нескольких регионах, сроки проверки устанавливаются индивидуально для каждого из таковых. Но совокупная продолжительность проверок не может быть более 60 рабочих дней.
Напомним, что до конца 2018 года субъекты малого бизнеса освобождены от проверок Роструда (ст. 26.1 Закона 294-ФЗ). Исключение составляют предприятия:
- для которых законом предусмотрены специальные сроки контроля (в сфере теплоснабжения, здравоохранения, энергетики и т. д. — ч. 9 ст. 9 Закона 294-ФЗ);
- которые по результатам проверок, проведенных за предыдущие 3 года, были привлечены к ответственности за грубое нарушение закона либо понесли такие виды наказания, как дисквалификация, приостановление деятельности, отзыв или приостановление лицензии.
Может ли быть изменен график проверок ГИТ на 2018 год?
Далеко не все предприятия, срок очередного контроля которых подошел, попадают в план проверок. Но если проверку так и не запланировали, включить предприятие в течение года в него не могут.
Перечень случаев, в которых план подвергается корректировке, исчерпывающий и установлен в п. 7 Правил подготовки планов и п. 41 Административного регламента. Проверку могут исключить из плана, если невозможно ее провести ввиду:
- ликвидации организации, прекращения деятельности ИП;
- обстоятельств непреодолимой силы.
Прочие изменения могут вноситься по таким причинам, как:
- изменения места нахождения или адреса организации/предпринимателя;
- смена наименования организации, Ф.И.О. предпринимателя;
- реорганизация юридического лица.
Эти изменения не влекут исключение проверки из плана или сдвиг сроков.
Субъекты малого бизнеса, считающие, что их включили в план проверок необоснованно (в нарушение ст. 26.1 Закона 294-ФЗ), вправе подать заявление об исключении себя из плана проверок. Положительный результат рассмотрения заявления — основание для исключения соответствующей проверки из плана.
Итоги
Сведения о проверках ГИТ на 2018 год находятся в открытом доступе, и любой работодатель может с ними ознакомиться. Нужно учитывать, что план был сформирован с учетом риск-ориентированного подхода, поэтому в него могли попасть те предприятия, которые проверку не ожидали.
На своем сайте Роструд вывесил утвержденный список работодателей, которые относятся к высокой степени риска.К ним придут с плановыми проверками.
Ищите себя по региону, откроется файл Excel, где компании приведены по ИНН и названию.
Что такое риск-ориентированный подход
Работодателей делят по категориям риска. Риск-ориентированный подход к проверкам используется Рострудом с 1 марта 2017 года.К компаниям, которым попали в список с высоким риском, придут с плановой проверкой раз в 2 года.
С кем объединяются трудовые инспекторы
Недавно руководитель Роструда Всеволод Вуколов рассказал о том, что его ведомство тесно сотрудничает со Следственным комитетом, Прокуратурой по вопросам погашения задолженности по заработной плате.В 2016 году в суды было направлено 697 уголовных дел за невыплату заработной платы. В первом полугодии 2017 года было направлено 402 уголовных дела.
Как будут проходить проверки с 2018 года
С 2018 года проверки трудовых инспекций будут проходить по принципиально новым правилам.Контролировать соблюдение Трудового кодекса в организациях и у ИП инспекторы будут по проверочным листам. Постановление от 8 сентября 2017 года № 1080 подписано Дмитрием Медведевым и опубликовано на сайте Правительства.
Изменения внесены в Постановление от 1 сентября 2012 года № 875, регулирующее вопросы надзора в сфере труда.
При проведении контроля обязательно должны использоваться проверочные листы, а предмет плановой проверки ограничивается перечнем вопросов, включённых в эти листы. То есть задавать какие-то другие вопросы, по идее, трудовые инспекторы не смогут.
При плановых проверках работодателей, относящихся к категории умеренного риска, проверочные листы будут применяться с 1 января 2018 года, а с 1 июля 2018 года — при плановых проверках всех работодателей.
Где посмотреть проверочные листы
50 проверочных листов обнародовала на своем сайте Федеральная служба по труду и занятости.Все листы можно скачать в формате Excel.
Каждый лист — по какому-то вопросу: правильности трудовых договоров, режиму работы сотрудников, трудоустройству инвалидов и женщин с детьми, например.
Вот так, например, выглядит лист с вопросами о трудовых договорах. Нажмите на картинку, она увеличится.
Роструд автоматизирует контрольно-надзорную деятельность в сфере труда. Для этого создано две взаимосвязанные информационные системы: «Онлайнинспекция.рф» и «Автоматизированная система управления контрольно-надзорной деятельностью». Первая – для сотрудников и работодателей, вторая – для автоматизации работы инспекторов труда. С сервисом «Электронный инспектор» работодатели знакомы с 2014 года, и за это время прошло 244 000 самопроверок. Расскажем о второй сстеме, которая система, которая позволит контролировать действия инспектора труда, и о том, как они обе повлияют на дальнейшие проверки.
Автоматизированная систему управления контрольно-надзорной деятельностью (АСУ КНД) – это новая информационная система, которая независимо от инспектора труда сможет осуществлять процессы контрольно-надзорной деятельности, отслеживать сроки их реализации, блокировать возможность неправомерных действий инспектора и способствовать защите трудовых прав граждан. Она должна сократить нагрузку на работодателей с низким уровнем возникновения нарушений, повысить эффективность и прозрачность работы территориальных органов и снизить коррупционные риски. В ходе проверки ни инспектор, ни работодатель не смогут проигнорировать нормативные требования.
В качестве примера можно привести вынесение наказаний и величину штрафов. Выведены среднестатистические данные на основе правоприменительной практики инспекторов, которые потом заносятся в автоматизированную систему. Если инспектор труда отклонится от установленных параметров, система оповестит об этом руководство, которое в свою очередь будет оценивать правомерность его действий. Таким образом, все действия инспектора будут контролировать автоматически. Это не позволит ему по собственному усмотрению либо по незнанию не выполнить необходимые процедуры и нарушить их сроки.
Первые пять инспекций подключили к системе в сентябре. С 1 ноября 2017 года в ней работают все территориальные органы Роструда. С текущего года инспекторы при проверках будут применять проверочные листы.
Проверочные листы включают в себя те вопросы, которые непосредственно влияют на права работников, например, трудовой договор, оплата труда, режим труда и отдыха, охрана труда и др. Особое внимание при разработке чек-листов уделили требованиям, несоблюдение которых может привести к несчастным случаям, в том числе смертельным или тяжелым. В настоящее время разработано 107 проверочных листов. Они размещены на сайте Роструда. Всего их будет 154. С 1 января 2018 года ГИТ вводятся чек-листы при плановых проверках организаций с умеренной категорией риска, а с 1 июля 2018 года – при всех плановых проверках. При внеплановых проверках их применять не будут.
Если инспектор будет заносить результаты проверки по чек-листам в АСУ КНД, то их планируют включить в эту систему, уже в январе 2018 года. Благодаря этому будет автоматически формироваться акт проведения проверки и документы для устранения нарушений и привлечения виновных лиц к ответственности.
Рассматривается вариант, что в скором времени работодателей будут проверять дистанционно. Уже в 2018 году планируется объединить систему «Онлайнинспекция.рф» и АСУ КНД, создать личные кабинеты работодателей. Это позволит Роструду организовать полный автоматизированный цикл проверки, в том числе дистанционной.
В настоящее время Роструд совместно со Сбербанком реализует пилотный проект по переходу на электронный кадровый документооборот. Он поможет внедрить технологию дистанционных проверок, что позволит снизить трудозатраты инспектора и проверяющих лиц.
А если объединят две системы, смогут ли в дальнейшем учитывать результаты самопроверок, которые работодатели проходят на сервисе «Электронный инспектор», например, понижать категорию риска компании, применять поощрения в виде сокращения частоты проверок? Сейчас закон не предусматривает возможность использования результатов самопроверок. Однако Минтруд России подготовил законопроект о введении в Трудовой кодекс процедуры внутреннего контроля работодателями соблюдения трудового законодательства. После того как организация ответит на вопросы проверочных листов на сервисе «Электронный инспектор», она сможет отправить результаты самооценки в АСУ КНД. Роструд будет их использовать при определении категории риска или ее перерасчете.
Когда внесут изменения в Трудовой кодекс, Минтруд России совместно с Рострудом подготовит соответствующие изменения в положение о надзоре в сфере труда, которые позволят по результатам самоконтроля определить категорию риска работодателя. Предполагается, что проведение внутреннего контроля будет способствовать снижению риска на одну ступень.
Уже запущен пилотный проект этой системы в 65 субъектах РФ. В ней примут участие 223 предприятия различных отраслей и форм собственности. В числе участников – организации, которые входят в структуры Роснефти, Лукойла, Газпрома, Ростелекома, СУЭК, Русгидро и др. Наибольшую заинтересованность в проведении пилотного проекта проявили крупные организации с численностью свыше 250 работников, то есть 62 % от всех участников.
