Есть несколько способов уйти от "неудобных" вопросов. Один из самых эффективных - это задать встречный вопрос. Считается, что вести диалог подобным образом неэтично, но порою вовремя заданный в ответ вопрос может поставить любопытного хама на место. Давайте выясним, как правильно отвечать вопросом на вопрос, в каких ситуациях это допустимо, а в каких так делать не стоит.
Отвечаем вопросом на вопрос: варианты
Вот несколько фраз, которые можно использовать для ответа на бестактный вопрос ("вы" можно заменить на "ты" в зависимости от ситуации):
- А почему вы интересуетесь?
- Почему вы спрашиваете?
- А какая вам разница?
- Зачем вам это знать?
- А вы как думаете?
- А вы? (фраза, которая переводит вопрос собеседника обратно и вынуждает его отвечать)
- Что будет, если я не отвечу?
- Вы из прокуратуры?
- Что вам от меня надо?
- Сколько можно задавать глупые вопросы?
- Вам делать нечего?
- Если я отвечу, вы отстанете от меня?
- Вам спросить больше не о чем?
- Как вы будете использовать эту информацию?
- Если человек в вопросе пытается обратить ваше внимание на какой-то, по его мнению, ваш недостаток, в ответ вы можете задать вопрос, выражая в нем недостаток собеседника. Пример: Ты всегда такой молчаливый? - А ты всегда такой надоедливый?
Ответ вопросом на вопрос: когда можно и когда нельзя
Нормальный диалог строится тогда, когда оба собеседника примерно с одинаковой частотой задают друг другу вопросы и отвечают. Как правило, человек, задающий вопрос, находится в более сильной позиции, чем тот, кто отвечает, так как он задает тон разговору, определяет его тему. Отвечающий вынужден придумывать ответы на вопросы, он словно ведомый, в то время как задающий вопросы - ведущий. Принимая позицию задающего вопросы, вы автоматически переводите собеседника в более слабую позицию. Именно поэтому метод ответа вопросом на вопрос является достаточно эффективным в словесной атаке.
Ответ вопросом на вопрос в определенных ситуациях - достаточно дерзкий прием, поэтому применять его нужно аккуратно. Так, не стоит отвечать подобным образом на работе своим коллегам и начальству, родственникам, близким людям и друзьям. На работе следует соблюдать деловой этикет, кроме того, вам еще работать в своем коллективе, поэтому лучше строить хорошие отношения с коллегами. Близкие, семья и друзья - это самые дорогие люди в жизни, которые искренне любят и беспокоятся за вас. Возможно, именно из-за беспокойства они позволяют себе бестактные, по вашему мнению, вопросы. Возможно, они просто не подумали, прежде чем спросить. В любом случае, обижать близких не надо, достаточно просто попросить их не расспрашивать вас и сказать, что вы не хотите об этом говорить.
Другое дело - это малознакомый человек, который проявляет нездоровое любопытство по отношению к вам или пытается задеть, "уколоть" своими язвительными замечаниями. Также ничего зазорного нет в том, чтобы ответить вопросом на вопрос хаму, уличному грубияну, совершенно бестактному человеку. Таким образом вы не только защитите себя, но и, возможно, заставите человека задуматься о своем поведении.
Теперь вы знаете, как отвечать вопросом на вопрос. Важно четко осознать, в каких случаях этот прием можно применять, а каких ситуациях лучше от него воздержаться.
Собеседование – это переломный момент в будущей карьере человека. Те, кому хоть раз приходилось проходить подобный этап, знают, что присутствует некая нервозность и рассеянность. Особенно это ощущается, если вакансия, которую вы нашли ведет к работе мечты. В этой статье, вы прочтете о главных каверзных вопросах работодателей, а также почерпнете необходимую информацию о манерах поведения на собеседовании.
Проведение собеседования при приеме на работу. Как отвечать на вопросы
- Не опаздывайте
Пунктуальность – это черта, которую хотят видеть в будущем сотруднике все, без исключения, рекрутёры. Если опоздание неизбежно, предупредите рекрутёра в телефонном режиме, ссылаясь на непредвиденные обстоятельства.
- Внешний вид
Одежду выбирают в зависимости от сферы, в которой ищете работу. Универсальный вариант – одежда в деловом стиле или смесь делового и «кэжуал» стилей.
Главное – это опрятность во всем: в одежде, прическе и макияже. Также позаботьтесь об удобстве. Комфортные вещи придадут уверенности в себе, а неудобные наоборот – заставят волноваться еще больше.
- Речь
Старайтесь держаться уверенно. Голос не должен дрожать. Если вы не обладаете ораторскими способностями, то лучше немного замедлить темп речи, но делать это внятно. Не говорите слишком тихо или громко. Рекрутёру надоест постоянно переспрашивать о сказанном, а необоснованно громкая речь, покажет вас как слишком импульсивного, а возможно и агрессивного человека.
- Невербальные знаки.
Мимика и жесты – это минимум 60% информации о соискателе. С их помощью можно оставить негативное впечатление или удвоить позитивное.
Положительные невербальные знаки:
- Поддержка зрительного контакта. Выражает заинтересованность в словах собеседника;
- Уверенное рукопожатие. Говорит о равноправии в будущей беседе;
- Ровная осанка и слегка приподнятый подбородок. Выражают уверенность в себе;
- Сложенные вместе ладони. Придают авторитетность.
Отрицательные невербальные знаки:
- Повышенное внимание к аксессуарам (например прокручивание колец на пальцах рук), волосах или щелканье пальцами – признак волнения;
- Рассеянный или опущенный взгляд говорит о чувстве скуки;
- Скрещенные на груди руки. Выражение защитной позиции;
- Руки в карманах. Отсутствие уважения и высокомерие;
- Касания к шее или носу. Говорят о сомнении и недоверию к словам.
Чтобы дать правильные ответы на вопросы на собеседовании, нужно уметь анализировать не только сам вопрос, но цель, с которой он задан. Вопросы, которые относятся к профессиональной деятельности соискателя, делятся на три отдельные категории:
- Задания. Как будущий сотрудник справится с поставленными перед ним задачами?
- Поиск решения. Какие меры примет будущий сотрудник, если возникнут проблемы?
- Окружающие. Умение кандидата находить общий язык с людьми.
После анализа вопроса на принадлежность к группе, вам будет проще ответить верно. В полноценном ответе должны быть: обстоятельства, из-за которых возникла ситуация, предложенные вами усилия по урегулированию и результат этих усилий.
Основные вопросы при собеседовании на работу
Если у рекрутёра в наличии ваше резюме, то стандартных вопросов об образовании, опыте работы, профессиональных и дополнительных навыках будет немного. Если всё, что изложено в вашем резюме – правда, то не составит особого труда, развернуто ответить на них. Остановимся на общих часто задаваемых вопросах при собеседовании на работу.
- Расскажите немного о себе.
На первый взгляд этот вопрос несложный. Но у большинства неподготовленных людей, он вызывает ступор. Подвох здесь заключается в двух вещах: во-первых, рассказывать о себе, перечисляя свои заслуги и умения, довольно сложно, особенно людям скромным или закомплексованным; во-вторых, примечание «немного» тоже сбивает с толку.
Работодатель в данном случае хотел бы услышать от вас рассказ, не связанный с информацией в резюме. Поведайте больше о личных качествах (желательно с приведением примеров), хобби или научных достижениях, а также упомяните о жажде перемен и профессионального роста (в рамках этой компании).
- Чем вас привлекает должность в нашей компании?
Это самый частый вопрос от рекрутёров. Он задается для того, что бы выяснить, действительно ли человек нацелен занять вакантную должность надолго или же он пришел на собеседование для того, что бы получить временное место.
Что бы достойно ответить на вопрос, нужно предварительно подготовиться. Найти информацию о фирме, где проводится собеседование, и выяснить для себя, привлекает ли вас перспектива стать её сотрудником.
- Кем вы видите себя через пять лет?
Вопрос задается, что бы услышать от вас рвение и желание развиваться в рамках данной компании.
Будьте осторожны с ответом, если перед вами ваш будущий прямой начальник. Не стоит говорить, что вы хотите занять его нынешнею должность. Он подумает, что вы метите на его место, еще не успев прийти в коллектив. После такого, вы вряд ли получите работу.
- Почему вы покинули предыдущее место работы?
Цель вопроса – узнать причины, по которым вы можете покинуть новое место работы или почему предыдущий босс вас уволил.
Отвечать стоит осторожно, не переходя на личности, в отношении предыдущего работодателя. Главное для рекрутёра услышать, что: ваш уход не связан с невыполнением служебных обязанностей; репутация компании, в которой вы работали, не пострадала. Лучше говорить о том, что новое место даст больше возможностей в профессиональном и личностном росте.
- В чём ваши недостатки или слабости?
Рекрутёр нацелен узнать насколько вы готовы быть откровенны и признавать собственные недостатки.
Обдумайте ответ на этот вопрос заранее. Возможно, у вас есть небольшой изъян, с которым вы сможете справиться. Пример: страх публичных выступлений или чрезмерная педантичность.
Подготовка к собеседованию – важный шаг на карьерном пути. Она поможет вам получить желаемую работу, расположить к себе будущего начальника, а также обрести опыт для последующих профессиональных свершений.
Собеседование - это важный начальный этап любой деятельности, поскольку именно от него зависит, получите ли вы работу или нет. При этом существуют каверзные вопросы, ответ на которые нужно подготовить заранее.
Каковы ваши три самые сильные и слабые стороны?
Достаточно распространенный вопрос, на который нужно подготовить действительно хороший ответ. Что касается сильных сторон, то обратите внимание на то, что компании нуждаются в следующих вещах: зарабатывать деньги, экономить деньги и экономить время. Что касается слабостей, то попытайтесь указывать не на черты вашего характера, а на определенные навыки. Например, вы можете упомянуть, что раньше вы не умели работать с PowerPoint, однако прочитали об этом книгу, много практиковались и сейчас даже можете обучать других работе с этой программой. Каждый раз, когда вы говорите о своей слабости, также называйте способ, которым вам удалось эту слабость победить. Также можно указать свою слабость, которую потом можно превратить в силу. Например, вы может сказать, что очень страстно относитесь к своей работе и полностью отдаетесь ей. Именно поэтому, если вы видите других людей, которые работают не так, это вам не нравится.
Что не дает вам спать ночью?
Еще один способ спросить о ваших слабостях. Лучше всего сказать: за исключением нескольких кошмаров о предстоящих интервью, вы работаете очень усердно, поэтому у вас нет проблем со сном. Вы знаете, насколько важно планирование своего времени, и при помощи сна "перезагружаете батарейки".
Опишите ваш прогресс на предыдущей работе
Отличный вопрос, если компания ищет кандидата определенного типа. В ответе можно упомянуть личные и деловые качества. Упоминая предыдущую работу, говорите о ней позитивно. Скажите: атмосфера на предыдущей работе была отличной, вы много работали и видели хороший результат. Если у вас не было повышений, тогда упомяните ответственные задания, которые были вам предоставлены и которые вы выполнили на отлично. Также можно рассказать о некоторых трудных ситуациях, которые вы смогли преодолеть.
Если бы вы были цветом, то каким именно?
Достаточно частый вопрос. В этом случае лучше всего сказать, что вы бы предпочли быть радугой. Существуют разные типы личности, и вы хотите развивать каждую из них в самом себе. Иногда, в зависимости от обстоятельств, вам нужно быть красным, иногда зеленым, иногда черным, а иногда даже розовым. Подобный ответ понравится работодателю и вызовет у него или нее улыбку, что также вам на руку.
Как долго вы планируете работать в нашей компании?
Это отличный вопрос, который косвенно указывает, что вам хотят предложить место. Однако этот вопрос также может быть коварным. Вы можете красиво уйти от подобного ответа, перенаправив его обратно на работодателя. Скажите: вы хотите построить успешную и продолжительную карьеру в этой компании. Упомяните, что вы хорошо справляетесь с трудностями и ищете новые возможности для роста. После этого спросите работодателя, как долго он готов предлагать вам такие возможности.
Опишите, как вы работаете над серьезным проектом
Это прекрасная возможность продемонстрировать себя в качестве менеджера. Стратегическое планирование невозможно без учета ресурсов, которые вам нужны, а также конкретных дат и четких этапов. Это, несомненно, приведет к положительному результату.
Как вы справляетесь со стрессом?
Лучше всего скажите: вы избегаете стрессовых ситуаций благодаря правильному планированию своего времени. В сутках не так много времени, поэтому вы хотите его использовать максимально, ставя при этом конкретные и четкие цели. Вы регулярно делаете физические упражнения, правильно питаетесь и хорошо высыпаетесь. Благодаря этому вам удается эффективно бороться со стрессом.
Чтобы вы сделаете в первые 90 дней на работе?
Не зная деталей, лучше всего дать общий ответ. Упомяните, что вы будете выстраивать свои цели согласно политике компании, а также верите, что все они будут успешно достигнуты. Вы определяете свои цели согласно вашим приоритетам, учитывая при этом нужды компании на каждом конкретном этапе.
Что вам нравится и что вам не травится в вашей нынешней работе?
Здесь главное - не поддаться искушению и не сказать что-то негативное о вашей нынешней работе. Даже если вы считаете, что ваша компания похожа на комнату пыток, не говорите этого на интервью. Ваш работодатель ждет от вас позитивного комментария. Скажите, что вы довольны своей работой, что атмосфера там положительная, а ваш начальник очень вас поддерживает и выступает в качестве учителя. После этого скажите, что, например, компания, в которой вы сейчас работаете, небольшая, поэтому вы не видите для себя возможностей для роста. Если же ваша компания большая, тогда скажите, что вы ищете небольшую организацию, где вы сможете внести более значительный вклад.
Какая часть вашей работы является для вас самой важной?
Здесь важно не просто начать перечислять всякие задания, которые всплывают у вас в голове, а изложить общую ситуацию, выгодно представляя при этом ваши положительные черты характера. Скажите, что для вас важно поэтапное планирование вашего времени, а также четкое определение целей на каждом из этапов.
Что вы думаете о сверхурочной работе?
Здесь главное - не сказать, что вы не готовы к сверхурочной работе, поскольку у вас больной родственник, маленький ребенок или любые другие проблемы. Лучше всего скажите, что вы гордитесь своими умениями правильно планировать свое время и быстро и эффективно работать, однако вы понимаете, что иногда нужно поработать и сверхурочно.
Опишите ваши лидерские качества
Упомяните, что вы умеете убеждать других осуществлять нужные действия. Скажите также, что вы умеете мотивировать других, направлять их, обсуждать и находить компромисс, а также создавать положительную рабочую атмосферу.
Как вы развиваете ваши таланты?
Это еще один способ продемонстрировать вашу способность работать с людьми. Скажите, что вы умеете создавать положительную мотивацию для других, а также что вы всегда обращаетесь с другими так, как бы вы хотели, чтобы обращались с вами. Для того чтобы это прозвучало еще лучше, приведите несколько примеров людей, которых вы нанимали или с которыми вы вместе работали, а также упомяните о том, как вы себя при этом чувствовали.
Назовите ваше самое большое достижение
Спросите у вашего работодателя о том, что именно он подразумевает: личное или профессиональное достижение. Если он попросит назвать два варианта, то это просто отлично, если же попросит выбрать одно по степени важности, тогда обязательно поставьте профессиональное достижение выше. Не упоминайте, что самым большим достижением в ваше жизни является рождение вашего ребенка, даже если это действительно так (и должно быть таковым). Помните: вы здесь для того, чтобы показать свой профессионализм, поэтому выстраивайте ваши ответы в соответствии с этой целью.
Продайте мне эту ручку
Очень частое задание при интервью на должность агентов по продажам. Это позволит проверить ваши навыки продавца и умения убеждать других людей. Работодатель сморит на то, как вы можете продавать товар, учитывая интересы и потребности конкретного потенциального покупателя. Не начинайте говорить о товаре и его преимуществах до того момента, пока не узнаете, что именно важно для вашего покупателя. Начните с того, что спросите вашего работодателя о том, что именно для него важно при выборе ручки. Случайте внимательно его ответ и далее действуйте в соответствии с этой информацией.
У вас есть еще вопросы?
У вас всегда должны быть вопросы. Никогда не отвечайте, что их у вас нет и вам все понятно. Это ваш последний шанс оставить о себе хорошее впечатление. Придите на интервью подготовленным и возьмите с собою блокнот, в котором будет минимум пять вопросов, касающихся данной компании. Для этого поищите дополнительную информацию о ней и продемонстрируйте, что вы хорошо знакомы с особенностями ее работы. В качестве примера вы можете спросить о том, какой работодатель видит компанию через 5 лет, или же о том, какие навыки он считает необходимыми для этой работы.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как отвечать клиенту по почте
- Как отвечать клиенту на звонок
- Как отвечать клиенту на обоснованную претензию
- Как отвечать клиенту на необоснованную претензию
В сфере работы с клиентами всегда возникает много проблем. Какой тон (официальный или дружеский) лучше выбрать для общения? Как быстро нужно реагировать на вопросы, заданные в письме? Можно ли ответить на вопросы клиента еще до того, как он их задаст? И так далее. При этом если вы не знаете ответов, то можно попасть в неловкие ситуации. В данной статье мы расскажем вам, как правильно отвечать клиенту, чтобы ваше сотрудничество продлилось долго, и было максимально продуктивным.
21 заповедь о том, как правильно отвечать клиенту
- Всегда отвечайте быстро.
Письма ваших клиентов нельзя оставлять без ответа, отзыв должен быть отправлен оперативно. Идеально, если это произойдет в течение одного – двух часов. Бывают случаи, когда ответить так скоро содержательно не получится в силу неких обстоятельств, нужно, тем не менее, ответить сразу же, как только вы увидели письмо, обозначив факт его получения и прописав время ответа. Текст может быть следующим: «Спасибо, документ получили. Подробный ответ сможем дать в течение дня».
Установление контакта. Как добиться полного взаимопонимания с клиентом? Узнайте на тренинговой программе
- Относитесь к клиенту как к ребенку.
Лучше, если вы будете представлять своего клиента так, будто это дитя, которое представления не имеет о вашей работе. Главное в этой заповеди следующее: то, что очевидно вам, может быть совершенно не очевидно клиенту. Значит, вам нужно детально проговаривать или прописывать любую мелочь, давать пояснения своим действиям и минимизировать использование непонятных терминов.
- Общайся с клиентом как с другом.
Продуктивным считается общение, максимально приближенное к дружескому, то есть без тяжелых и заумных предложений, занудства, но и без фамильярности, предельно уважительно. Диалог должен строиться так, будто вы общаетесь с друзьями за ужином: довольно простые фразы, короткие предложения, смесь информативности с некоторой долей шуток, но, естественно, без перегибов. До того, как вы произносите какую-либо фразу, подумайте: могли бы вы сказать это своему другу именно в такой форме, этими же словами.
- Сколько вопросов, столько ответов.
Обычно клиенты в одном письме задают сразу несколько вопросов, к сожалению, не оформляя их нумерованным списком. Ваша задача – вычленить все заданные вопросы из текста письма и отвечать на них в том же порядке.
- Вопросы списком.
Задавая вопросы клиенту, используйте нумерованные списки, – так клиенту будет проще отвечать на них.
- Что включено.
Когда вы составляете описание стоимости услуги, детально пропишите, что она в себя включает, даже если вам кажется, что это очевидно. Допустим, если вы говорите о стоимости производства видеоролика, то запишите, что сюда входит разработка сценария, озвучка, музыкальное оформление.
- Постоянный контакт.
Длительные проекты, которые не нуждаются в постоянном участии клиента (допустим, сейчас вы занимаетесь отрисовыванием графики), тем не менее, предполагают, что вы не будете пропадать: напоминайте о себе клиенту регулярно – каждые три дня, не умаляйте значения постоянного контакта. В идеале вы делаете это не просто так: вы сообщаете о промежуточных результатах, уточняете, устраивают ли они клиента. Если работа не предполагает отчета о промежуточных результатах, то уместно будет написать о том, что вы работаете над заказом/проектом и планируете прислать итоговый вариант через определенное количество дней.
- Отчет о проделанной работе.
Когда вы получаете от клиента письмо с какой-то просьбой, нужно не просто выполнить ее, но и прислать об этом письменный отчет.
- Эмоции.
Никакие эмоциональные/негативные/неадекватные фразы и реакции клиента не должны спровоцировать вас на ответную грубость. Ваша задача – понять, почему клиент повел себя именно таким образом, и устранить причины.
- 24/7.
Ваш клиент должен думать, что ваша фирма работает без выходных: услуги сервиса предоставляются 24 часа 7 дней в неделю: ваша фирма подстраивается под клиента, а не наоборот.
- Запах из кухни.
Клиенту не стоит знать о деталях вашей работы: болезни, дни рождения, форс-мажорные обстоятельства, – ему важен лишь результат: каким образом и как скоро вы решите его проблему. Бывают ситуации, когда объясняться все-таки будет нужно, но делать это надо в соответствии с каждым конкретным случаем, опираясь на ваш опыт и чувства клиента.
- Делай больше, чем требуется: зарабатывай WOW.
Когда вы с легкостью можете сделать больше, чем просит клиент, – делайте без раздумий. Верстка перевода, короткая версия ролика, бесплатная озвучка пары забытых строк, – все это не займет много времени и сил, а клиент оценит это как «wow». Тем не менее, граница между «можем сделать бесплатно» и «это приведет к увеличению бюджета проекта на X рублей» определяется вашим здравым смыслом, знаниями о клиенте и советами, полученными от старших товарищей.
Как узнать скрытые потребности клиента? Узнайте на тренинговой программе
- Думай за клиента.
По возможности вставайте на место вашего клиента. Это поможет предугадать его нужды и вопросы, и, как следствие, ответы на них: «Вам еще может потребоваться перевод кейвордов для вашей страницы в App Store» или «Мне кажется, такой ролик не подойдет для рекламы в Facebook».
- На шаг впереди.
Когда вы читаете письмо от клиента, пробуйте предугадывать назревающие вопросы и давайте ответы на них еще до того, как они прозвучали. Это приведет к уменьшению числа писем и к, опять-таки, эффекту wow, когда клиент чувствует, что его понимают с полуслова. Допустим, в ответ на вопрос о стоимости видеоролика может включить такие пункты, как способы и этапы оплаты.
- Бесшовный подхват.
Когда коллеги просят «подхватить клиента», необходимо досконально изучить всю историю переписки и подхватить его так, чтобы он даже не понял, что его проект теперь ведет другой исполнитель. Не задавайте лишних вопросов, если на них уже есть ответ в пересланных вам письмах. Если сами пересылаете письмо коллеге – убедитесь, что в письме/письмах содержится вся необходимая информация, которая поможет коллеге подхватить клиента незаметно для него.
- Тему письма не менять.
Когда вы ведете переписку, не меняйте тему письма, потому что когда человек фильтрует в почтовом клиенте письма по теме, он обычно пересматривает всю историю переписки. То есть любые изменения в теме приведут к тому, что письмо не будет попадать под этот фильтр и в итоге может потеряться.
Но, например, если произошло так, что в переписке тема разговора ушла в принципиально другое русло, то следует начать новую тему, допустим, нельзя обсуждать вопросы по локализации в ветке с темой «готовый видеоролик».
- Говорящая тема.
Тему нужно озаглавить таким образом, чтобы и через долгое время без проблем можно было бы найти эту переписку.
- Reply to all.
Когда в переписке не один адресат, а много, отвечайте сразу всем, нажимая кнопку reply to all.
- Резюме и call to action.
Завершением каждого письма должно быть некоторое резюме с вашей стороны и проговаривание того, каких шагов вы ожидаете от клиента. То есть ваша задача – направлять клиента по нужному вам пути, программируя его действия так, как надо вам и тем самым облегчая ему жизнь.
- Резюме после общения в скайпе.
Когда вы завершили переговоры с клиентом в скайпе, обязательно продублируйте итоги разговора в письме. Это нужно, чтобы информация осталась в истории переписки и не затерялась.
- Последнее слово.
Стремитесь к тому, чтобы ваше письмо завершало переписку: можно поблагодарить за плодотворное сотрудничество, пожелать успехов с проектом или хорошего дня.
10 принципов правильного ответа на звонки клиентов
Если вы стремитесь к увеличению результативности вашей команды и повышению телефонных продаж, нужно знать, как правильно отвечать по телефону клиентам. Используя прописанные ниже нормы, вы сможете улучшить свою эффективность.
- При ответе на входящий звонок, вы обязаны решить проблему клиента. Теперь ответственность за всю вашу фирму и структурные подразделения ложится на вас. Задача менеджера – отвечать клиенту правильно и максимально корректно, в противном случае ваша неверная реакция может свести на нет все старания отдела маркетинга, затраты на рекламные кампании и продвижение фирмы.
- Тот, кто отвечает на звонки клиентов, должен обладать компетентностью в большем числе вопросов, которые может задать клиент, а также четким пониманием того, куда и к кому нужно перенаправить звонок, если он сам в этом вопросе некомпетентен.
- Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно делать это в пределах бизнес-этикета. Брать трубку нужно до того, как прозвучит третий сигнал. Далее должно следовать приветствие, название фирмы, ваше имя и должность. Секретарю необходимо поинтересоваться о том, как нужно обращаться к оппоненту, уточнить вопрос, по которому он обратился в фирму, предложить ему помощь.
- Требуется следить за реакциями на вопросы, заданные клиентом, и претензии, которые он предъявляет. Отвечающий на звонки должен иметь стандартные ответы на самые часто задаваемые вопросы. Ваша реакция ни в коем случае не должна быть негативной или агрессивной, благодарите клиента за заданные вопросы и за то, что он обратился к вам. Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно хорошо понимать вопрос. Если же вы недопоняли тему, уточните у клиента еще раз. Ваш темп должен быть ровным, размеренным. Язык – доступным и понятным, чтобы потребителю не нужно было напрягаться, чтобы понять смысл сказанного.
- Чтобы правильно отвечать клиенту по телефону, необходимо прибегать к различным приемам и техникам. Главный минус заключается в том, что абонент не может видеть ваше лицо, реакцию на сказанное и т. д. Поэтому чтобы создать атмосферу доверия в разговоре, нужно постоянно акцентировать тот момент, что собеседник был услышан, периодически повторяя главные мысли и слова, которые прозвучали в диалоге. Вторая сторона должна знать, что вы зафиксировали полученную информацию.
Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно еще и поддерживать верную интонацию, не быть нудным и монотонными, чтобы не потерять внимание того, кто звонит. Контролируйте свою речь, высказывайтесь предельно четко, ясно и однозначно. - Чтобы правильно отвечать клиенту, нужно держать под контролем эмоциональную составляющую разговора. Если вы чувствуете, что начинается конфликт, сделайте все, что в ваших силах, чтобы быстро решить вопросы и претензии заказчика. Однако разговор должен быть содержательным, чтобы правильно отвечать клиенту, рекомендуется идти по цепочке: оформление первичного контакта – определение цели звонка – решение вопроса покупателя – вежливое завершение разговора.
- Вам нужно дать понять собеседнику, что он важен для вас, проявляйте сочувствие, одобрение. Не перебивайте и слушайте предельно внимательно. Если вы хотите перевести разговор в другое русло, улучите для этого подходящий момент. Пусть клиент закончит свою мысль, а потом предложите ему обратиться к другому предмету разговора или взглянуть на проблему с другой точки зрения.
- Никогда не заставляйте заказчика вас ждать, а тем более долго ждать. Это может стать причиной раздражения и негатива, да и плохо скажется на имидже фирмы. Цените не только свое время, но и время потребителя, тем более что для клиента его время – это его деньги. Покупатель, которого вы выслушали и которому быстро помогли, будет безмерно благодарен. Если абонент находился в режиме ожидания, например, для уточнения информации по запросу, обязательно поблагодарите его за ожидание. Он оценит вашу заботу.
- Каждый входящий звонок клиента – это результат работы многих отделов и подразделений вашей фирмы.
- Помните, что важно не только начало, но и завершение диалога, ведь именно эти части разговора клиент запомнит лучше всего на фоне эмоциональной окраски. Причем именно окончание диалога клиент запомнит, так как это итоговый результат вашей беседы. Поэтому нужно взять имеющуюся контактную информацию и сделать небольшое емкое резюме договоренностей, которые были достигнуты между вами и заказчиком. В финале должна прозвучать благодарность за сделанный звонок.
