Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками. Программы для строительства Все данные – в единой информационной базе

(УНФ) – это комплексное готовое решение для управления и учета на предприятиях малого бизнеса. В программе реализовано все самое необходимое для нефискального оперативного учета, контроля, анализа и планирования. Решение помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам – новые возможности для продуктивной работы. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить на особенности организации управления и учета в компании – это обеспечивает возможность «быстрого старта» и удобство ежедневной работы.

Выбирайте удобный для вас режим работы

Вы можете приобрести «коробочную» версию программы и установить ее на своем компьютере или работать в программой через Интернет в режиме «software-as-a-service» (SaaS). Программа 1С: Управление нашей фирмой доступна на сервисе «1С:Предприятие 8 через Интернет», www.1cfresh.com . При желании можно в любой момент изменить режим работы – например, перенести информационную базу из Интернета на локальный компьютер или, наоборот, загрузить данные из локальной программы в Интернет.

• Преимущества, которые дает программа владельцам и руководителям

Все данные – в единой информационной базе

В программе 1С: Управление нашей фирмой 8 регистрируются как уже совершенные, так и планируемые хозяйственные операции и события. Например, обязательства перед клиентами, заказы покупателей, состояние заказов, задания сотрудников, планируемая загрузка ресурсов предприятия , планы- графики выполнения работ, производства, планы продаж и много другое.

В единой информационной базе:

• база клиентов,
• банковские и кассовые операции, клиент-банк, платежный календарь,
• расчеты с контрагентами, персоналом,
• учет материалов, товаров, продукции,
• заказы клиентов, заказы-наряды,
• планирование и учет выполнения работ и оказания услуг,
• планирование и учет производственных операций,
• планирование загрузки ресурсов предприятия,
• торговые операции, в том числе розничные продажи,
• учет персонала, расчет управленческой заработной платы,
• учет затрат и расчет себестоимости,
• имущество, капитал,
• доходы, расходы, прибыли и убытки
• финансовое планирование (бюджетирование) и т. д.

В программе предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учета, а также документов движения денежных средств.

Широкий спектр отчетов обеспечивает владельцам, руководителям и сотрудникам возможность быстро получать информацию – в удобной для работы и принятия решений форме, с требуемой оперативностью и детализацией.

Программа не предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета – для этих целей можно использовать 1С: Бухгалтерию 8 , в которую автоматически передается необходимая информация из УНФ.

Программу можно использовать для нескольких компаний или частных предпринимателей – как независимых, так и работающих в рамках одного бизнеса. При изменении масштабов и структуры бизнеса, подходов к управлению или организации работ программа может быть перенастроена без больших затрат времени и денег.

Условия распространения программы изложены в информационных выпусках

Борис Дамчук

Время на чтение: 4 минуты

А А

Автоматизированные склады

Как ни парадоксально, большинство усилий человека всегда были направлены на то, чтобы облегчить себе жизнь. Самый простой способ достичь этого – избежать любого монотонного труда, будь то колка дров, помол зерна или складывание крупных цифр. И с давних пор верными помощниками изобретателя выступают автоматы.

Одними из самых первых автоматических систем являются ветряные и водяные мельницы. Не верится? А зря; ведь об этом говорит сам процесс работы мельницы, осуществляемый за счёт таких незыблемых, казалось бы, сил природы, как вода и ветер, практически без участия человека.

В наши дни автоматизация в той или иной степени затронула подавляющее большинство предприятий. С возрастанием роли компьютеров, как удобных и многофункциональных систем, стали появляться специальные программы, позволяющие с лёгкостью работать с крупными массивами данных, удалённо производить любые операции, вести бухгалтерский учёт и.т.д. Пожалуй, самым известным программным обеспечением такого типа является серия 1С.

1С: Предприятие

Полное название программы – «1С: Предприятие». Она отличается значительной функциональностью при крайней простоте использования и может быть установлена на любом персональном компьютере в офисе или дома. Основное её предназначение – автоматизация деятельности предприятий и частных лиц.

В состав 1С входит платформа (основа) и прикладное решение. Платформа является непосредственным ядром программы, устанавливающимся на компьютер; прикладное решение состоит из калейдоскопа файлов и функций, адаптируемых под необходимые условия работы для составления единой информационной базы.

Выбор программы

Чтобы не переплачивать за набор абсолютно ненужных Вам в работе функций, необходимо подобрать именно ту версию ПО, которая окажется наиболее полезной. Сделать это довольно просто.

В первую очередь, нужно выбрать отрасль, в которой будет использоваться программа, из списка, представленного ниже:

1. недвижимость;
2. жилищно-коммунальное хозяйство;
3. строительство;
4. финансы;
5. торговля;
6. государственные и бюджетные учреждения;
7. образование;
8. транспорт;
9. общественное питание;
10. гостиницы и отели;
11. страховые компании.

• документооборот, работа с архивами;
• взаимодействия с клиентами, базы данных;
• управление ресурсами на предприятии;
• управление персоналом, отдел кадров, заработная плата;
• учёт финансов;
• логистика и транспортный учёт;
• работа с инженерными данными;
• информационные технологии;
• управление проектами и исследовательскими работами;
• управление строительством и ремонтными работами;
• бухгалтерский и налоговый учёт;
• и многое другое.

Модуль «БИТ.строительство – снабжение и склад» является одним из самых полезных решений отраслевого направления 1С: Строительство, произведённым компанией-распространителем программы «Первый БИТ». Данное программное обеспечение предназначено для оперативного выполнения задач, связанных с материально-техническим обеспечением предприятия с учётом всех его специфических особенностей и финансовых возможностей. В работе используются технологии последнего поколения; удобная база данных с расширенной памятью, определение наиболее выгодных алгоритмов организации и планирования расходов, управление ресурсами и обеспечением предприятия и.т.д.

Функции модуля «БИТ.строительство – снабжение и склад» преимущественно направлены на обеспечение стабильности работы и своевременного МТО (материально-технического обслуживания) производства. Системы учёта предельно просты в использовании и нуждаются лишь в необходимом массиве информации без учёта любых дополнительных, не нужных для анализа и организации работ, данных.

Модуль «БИТ.строительство – снабжение и склад» является многофункциональной программой, позволяющей с одинаковой простотой решать задачи на любых уровнях компании:

1. для руководства: обеспечение полного контроля над всеми стадиями планирования и транспортировки материалов, что позволит приобретать необходимое количество продукции в необходимый срок, тем самым, избежав дополнительных трат на его промежуточное размещение и хранение. Также такой контроль снизит вероятность воровства на производстве и порчи грузов с ограниченным сроком годности;
2. для отделов снабжения: обеспечит быстрый своевременный доступ к запасам складского имущества, а также к базе данных, включающей в себя потребности предприятия, заказы поставщикам, сведения о маршрутах и.т.д. Это позволит значительно сократить время доставки необходимой продукции, а также значительно снизит дополнительные расходы и вероятность ошибки в заказах и спецификациях;
3. для финансовой службы: снабжение оперативными данными по всем заказам и движению маршрутов, что сделает работу более точной и согласованной со стороной поставщика. Позволяет определять для поставок приоритеты важности и срочности;
4. для бухгалтерии: значительно сниженная вероятность ошибки в расчётах времени осуществления операций, сверке данных, регламенте и управленческом учёте благодаря своевременному представлению отчётов, формируемых программой автоматически;
5. для сметно-договорного отдела: точный расчёт стоимости материалов в зависимости от их приоритета, времени доставки и прочих показателей; позволяет отслеживать завышенные цены, осуществлять грамотное планирование;
6. для технических отделов: полный контроль над расходом материала, составление рабочего плана, автоматическое создание отчётов;
7. для линейных руководителей: оперативная сводка информации об имеющихся в доступе производства материалах и своевременности обеспечения;
8. для ИТ-служб: обеспечение Web-доступа к единой информационной базе через браузер в любой точке предприятия.

Модуль «БИТ.строительство – снабжение и склад» может выполнять целый спектр функций, некоторые из которых представлены ниже:

• автоматическое создание заявки на покупку материалов;
• резервирование лишних материалов под поступающие заявки;
• контроль над своевременным исполнением доставки;
• логистическое управление доставками, возможность назначения приоритетов для отдельного типа материала, заказа или склада;
• составление спецификаций на товар в соответствии с количественным и суммовым учётом продукции;
• ведение учёта всех материалов, в том числе не хранящихся на складах, переработанных и списанных;
• своевременное проведение инвентаризации, подсчёт излишков и недостач;
• учёт спецодежды и рабочего инвентаря по инвентарному номеру;
• осуществление контроля над материалами посредством ведения лимитно-разделительных ведомостей с дополнительными указаниями, соответствующими специфике предприятия;
• отражение нормативов по сметам расхода материалов, составление ресурсных ведомостей;
• качественное проведение анализа заявок, заказов и расчётов с фирмами поставщиков с учётом состояния и количества доставленного материала, своевременности выполнения заказа, сумм поступления и оплаты с учётом дополнительных затрат (если таковые были);
• анализ перемещения материально-технических ресурсов внутри предприятия.

Модуль «Управление закупками для 1С» предназначен для автоматизации планирования, управления потребностями, подготовкой конкурсной документации, размещение на электронных торговых площадках, учета договоров и контроля исполнения.

Модуль «Управление закупками для 1С» может быть встроен в конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 ред.3 и 1С:Бухгалтерию государственного учреждения ред.2. а так же конфигурация «Управление закупками для 1С» может работать как отдельная система и обмениваться необходимыми данными с другими решениями для автоматизации ведения бухгалтерского учета.

Управление закупками в 1С дает возможность систематизировать закупочную деятельность. Планировать и управлять работой отдела снабжения. Контроль закупок может осуществляться с момента заявки на его приобретение до его поступления на склад предприятия.

Программа обеспечивает информацией по необходимому приобретению товаров и ценообразованию закупок продукции, необходимой для принятия следующих решений:

• формирование потребностей и планирования закупок;
• контроля графиков проведения котировок, тендеров, заключения договоров и их оплату;
• проведения анализа цен поставщиков;
• систематизированное хранение документации по закупкам.

Модуль разработан в соответствии с требованиями:

• Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• Федеральный закон от 18.07.2011 N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц»;
• Постановление Правительства РФ от 28.11.2013 N 1084(ред. от 09.06.2015) "О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну"
• Приказа Министерства Экономического развития РФ от 02.10.2013 N 567 "Об утверждении методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)

Планирование закупок

Планирование закупок в программе производиться на основании анализа предыдущих объемов и ранее составленных планов закупок, а также оперативных планов на текущий год.

Планирование включает в себя сбор потребностей в подразделениях и обобщение потребностей до уровня предприятия.

По итогам планирования формируется утвержденный 223 ФЗ документы - План закупок, План-График закупок

Оперативное управление - сбор заявок на приобретение

Модуль «Управление закупками» позволяет автоматизировать процесс сбора заявок на закупку.

Для оценки необходимости начала процедуры закупки система позволяет сравнить запланированное количество товаров или материалов, заказываемое и остатки на складе.

По итогам анализа необходимости может быть принято решение начать закупку (Формировать ЛОТ) либо отказать в заявке на закупку.

Подготовка документации на закупку

Подготовка конкурсной документации включает в себя сбор необходимых документов: технической документации, обоснование начальной цены, подготовка шаблонов договоров, технического задания.

Система позволяет хранить документы любого типа непосредственно в созданном ЛОТ, что позволяет организовать и упростить работу по подготовке документов.

Выбор поставщика: проведение конкурса, торгов, котировок

Модуль «Управление закупками в 1С» поддерживает следующие способы проведения торгов:

• открытый конкурс и аукцион,
• закрытый конкурс и аукцион,
• закупки путем запроса котировок,
• закупки у единственного поставщика,
• прочие, предусмотренные Законом, варианты.

Заключение контракта и контроль исполнения договоров

Важной частью работы системы является модуль контроля исполнения договоров.

Контроль исполнения состоит из Контроля графика платежей и Контроля графика и объемов выполнения работ или поставки товаров.

Документ ЛОТ позволяет ввести информацию о плане платежей по договору, а система обмена данными с 1С:Бухгалтерией загружает данные о фактических платежах. Удобный интерфейс документа позволяет быстро проверить выполнение обязательств по оплате.

Модуль контроля выполнения договора позволяет ввести информацию о графике поставки товаров или оказании услуг, а система обмена данными с 1С:Бухгалтерией загружает данные о фактически поступивших товарах или оказанных услугах (документ ПоступлениеТоваровИУслуг). Автоматические системы контроля позволяют наглядно показать ЛОТы по которым просрочены графики поставки.

Модуль Снабжение и склад предназначен для ведения оперативного планирования, учета, анализа и контроля обеспеченности объектов строительства ресурсами и материалами. Использование решения позволит бухгалтерам и прорабом работать в одной системе. Специалисты отела снабжения смогут значительно увеличить производительность, повысить точность планирования и ведения учета движения материалов по объектам строительства.

Широкий набор функциональных возможностей системы позволит полноценно автоматизировать процессы материально-технического обеспечения строительного производства по следующим направлениям:

1. Сопоставление сметных позиций материалам справочника «Номенклатура»;
2. Сопоставление сметных позиций материалам по проекту (спецификации);
3. Анализ актуального состояния сметных данных, план-фактный анализ использования материалов.
4. Управление заявками на материалы
   • Оформление заявок на материалы;
   • Контроль и анализ исполнения заявок на материалы.
5. Управление закупками
   • Назначить ответственного менеджера за закупку номенклатурных позиций, зарегистрированных в заявке на МПЗ;
   • Оформить заказы поставщикам;
   • Установить резерв на материалы из свободного остатка на складах для обеспечения потребностей заявкам на МПЗ;
   • Подготовить график выплат по заказу поставщику;
   • Отразить выплату денежных средств поставщику по заказу;
   • Провести анализ закупочной деятельности.
6. Управление логистикой
   • Составить схему поставки материалов в пункт назначения (от поставщика на склад предприятия, с общего склада на объект и др.)
   • Осуществить контроль и анализ перемещения грузов.
7. Управление складскими операциями
   • Оформление приходных и расходных ордеров на материалы;
   • Установка резервов на складах предприятия по заявки на материалы;
   • Учет материалов в эксплуатации;
   • Учет давальческих материалов;
   • Инвентаризация материалов на складах;
   • Комплектация и разукомплектация материалов;
   • Учет входящих документов;
   • Анализ складских операций.

Программа позволяет решать задачи всех участников материально-технического обеспечения и будет полезна на различных уровнях строительного предприятия:

• Руководство строительного предприятия получит полный контроль и прозрачность складского учета на стадиях планирования и движения материалов.
• Сотрудники Отдела материально-технического снабжения смогут контролировать весь цикл снабжения строительного производства необходимыми ресурсами.
• Финансово-экономическая служба сможет ускорить и облегчить процесс согласования заявок на расходование денежных средств в разрезах важности и срочности поставки за счет доступа к оперативным данным по заказам поставщикам.
• Сотрудники Бухгалтерии увеличат качество и скорость выполнения операций по сверке данных в регламентированном и управленческом учете.
• Производственно-технический отдел получит механизм контроля над расходом материалов по сравнению с плановыми значениями.
• Сметно-договорной отдел получит возможность фиксировать стоимость необходимых материалов, своевременно отслеживать превышение фактических цен закупки по сравнению с плановыми ценами.
• Линейные руководители подразделений смогут оперативно получать необходимую информацию о состоянии обеспечения строительного производства материалами.
• ИТ-Служба. Возможность Web-доступа к информационной базе и работы напрямую через Интернет-браузер упростит поддержку и организацию работы сотрудников компании в удаленных точках.

БИТ.Строительство.Снабжение и склад позволяет строительным предприятиям оперативно решать задачи обеспечения строительного производства необходимыми ресурсами от расценки сметных материалов с последующим планированием и контролем поставок на объекты строительства до отражения списания материалов и общего анализа хозяйственной деятельности.

БИТ.Строительство.Снабжение и склад является одним из модулей комплексного решения БИТ.Строительство и является дополнение к основной поставке системы.

Диалог директора торгового предприятия и менеджера по закупкам:

Машину из ремонта пригнали, срочно готовь заказы на Базу "Электротовары" и База "Поставка комплектующих" - прокричал Директор пробегая себе в кабинет.

Сейчас сделаю - неторопливо ответил менеджер по закупкам, начиная прокручивать в голове какие отчеты ему нужно сформировать, и как это все потом свести в Excel.

За основу возьми продажи по этим поставщикам на следующий месяц за прошлый год - добавил Директор глухим басом из своего кабинета.

Представили себе ситуацию? Наверняка на каждом торговом предприятии подобная ситуация может возникнуть. Поехала машина по списку постоянных поставщиков и нужно срочно подготовить для каждого перечень номенклатуры для закупа.

Опытный менеджер по закупкам (читай как «продвинутый» пользователь "1С:Управление торговлей 8") для облегчения трудов своих воспользовался бы стандартным инструментом "Помощник планирования", а не опытный, наверняка начал бы формировать отчеты, переносить их в Excel и там сводить.

Но даже "продвинутому" пользователю в такой ситуации стандартный функционал "1С:Управление торговлей 8" может показаться "слегка" неудобным. Судите сами.

Открываем помощник планирования (Полный интерфейс: Документы -> Планирование -> Помощник планирования), и выполняем соответствующие настройки для создания плана закупок.

Закладка "Выходные данные"

Тип плана = Закупки (так как планируем получить именно план закупок).

Сценарий = Основной (помесячный) (Для выполнения тестового примера, условимся, что в результате мы хотим получить план закупок на месяц, с детализацией до уровня конкретного элемента справочника Номенклатура и только количественные показатели. Поэтому настройки для сценария планирования должны быть следующими: уровень группировки = Номенклатура, Период планирования = месяц, учет по количеству).

Дата нач. = 01.06.2008 и Дата кон. = 30.06.2008 (период, на который будет формироваться план закупок - июнь 2008 года).

Закладка "Стратегия расчета количества"

Объем продаж. Выбираем данную стратегию, так как задача заключается сформировать план закупок именно на основе фактических продаж за аналогичный период прошлого года. Указываем период июнь 2007 года. Поле "%" оставляем без изменений, т.к. ни увеличения, ни уменьшения продаж в планируемом периоде не предвидится.

Складские остатки. Включаем в расчет количества данную стратегию, т.к. необходимо уменьшить расчетное количество товара для закупок на величину текущих складских остатков. В поле период указываем первый день периода (01.06.2008) на который формируем план закупок, и делаем отметку в поле "И" (И = Исключить).

Заказы поставщикам. Включаем в расчет количества данную стратегию, т.к. необходимо исключить из расчета товары, которые уже заказаны у других поставщиков и плановая дата поступления которых меньше чем конец планового периода.

Также на этой закладке укажем, что результат расчета количества товара для закупа необходимо округлить до 1.

Закладка "Отборы"

На данной закладке нам необходимо задать фильтры, т.е. сказать программе, что при формировании плана закупок необходимо анализировать только ту номенклатуру, которую мы уже ранее покупали у поставщиков, к которым планируем отправить машину. Т.е. необходимо для всех выбранных стратегий на закладке "Стратегия расчета количества" для свойства Номенклатура указать список значений.

Для того чтобы это сделать, мы рассмотрим два способа. Первый способ - с использованием исключительно стандартного функционала конфигурации "1С:Управление торговлей 8". А второй способ с помощью доработанного "Помощника планирования" с автоматическим заполнением закладки "Отборы" ().

В контексте поставленной задачи заполнение закладки "Отборы" стандартными средствами можно выполнить следующим образом:

1. Формируем отчет "Ведомость по партиям товаров на складах". Из данного отчета нам необходимо получить списки номенклатуры, которые мы когда либо закупали у поставщиков База "Электротовары" и База "Поставка комплектующих". Для этого в настройках отчета установим соответствующий отбор по списку значений для поля «Документ оприходования.Контрагент».

2. Далее необходимо в ручном режиме заполнить списки значений номенклатуры для отборов в обработке "Помощник планирования".
При заполнении отборов вторым способом (с помощью внешней обработки "Помощник планирования"), необходимо нажать кнопку "Заполнить" и выполнить настройки автоматического заполнения отборов.

Период, за который необходимо проанализировать документы "Поступление товаров и услуг".

Список складов Список складов, по которым необходимо учитывать движения поступления товаров. Если поле не заполнено будут учитываться документы "Поступление товаров и услуг" по всем складам.

Список контрагентов Список контрагентов, по которым необходимо учитывать движения поступления товаров. Если поле не заполнено будут учитываться документы "Поступление товаров и услуг" по всем контрагентам.

Результат автоматического заполнения представлен на рисунке ниже.

После того, как все настройки на всех необходимых закладках обработки "Помощник планирования" заполнены, для формирования документа "План закупок" необходимо нажать на кнопку "Выполнить". В результате программа сообщит что, формирование документов не выполнено. Это произошло по той причине, что на 01.06.08 складках остатков достаточно, чтобы обеспечить продажи в течении июня 2008 по номенклатуре закупаемой у поставщиков База "Электротовары" и База "Поставка комплектующих".

Если из стратегии расчета количества товара для закупок убрать стратегию "Складские остатки", тогда в результате расчетов будет сформирован документ "План закупок".

PS Демо пример рассмотренный в данной статье подготовлен на основе данных из демонстрационной базы "1С:Управление торговлей 8" релиз 10.3.12.3