Управление процессами проекта. Определяющие факторы успеха. Факторы внешней среды предприятия

6. Основные предположения и ограничения .

Предположения - это ряд факторов, влияющих на проект, значения которых являются неопределенными. В момент инициации проекта очень важно выделить как можно больше предположений и задокументировать их. Формулируются внешние условия и допущения, без фиксирования которых проект не может быть успешно завершен: лежащие вне контроля сторон условия, без наличия которых не может быть четко определено содержание проекта.

Примеры предположений:

• основные ресурсы будут поставлены согласно графику;
• участники проекта будут выполнять требования и соблюдать сроки выполнения проекта; Заказчик понимает необходимость начала и завершения проекта;
• проект имеет организационную поддержку со стороны руководства Заказчика;
• в организации-заказчике имеется возможность выделить персонал для обеспечения работ по проекту;
• Заказчик и Исполнитель понимают необходимость обеспечения высокой организационной дисциплины по проекту.

7. Ограничения - это условия, влияющие на действия команды или определяющие их. Ограничения проекта задаются в процессе инициации . Ограничения могут быть техническими, физическими, ресурсными или другими. Возможны ограничения на бюджет проекта , ограничение на качество продукта, ограничение на время и технологии.

Примеры ограничений:

• наличие у консультантов Исполнителя сертификатов по управлению проектами, выдаваемых Институтом управления проектами (PMI);
• увеличение стоимости проекта не более чем на 10%.

8. Контрольные события и ключевые даты .

9. Основные результаты и критерии успеха .

Результаты проекта - ИС, отдельные модули ИС, входящие в ИС алгоритмы расчета, экранные формы, формы отчетов и документов, получаемые в рамках выполнения проекта .

Критерий успеха - набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества . Критерии успеха должны соответствовать целям и содержанию проекта, зафиксированным в Уставе проекта.

Приведем пример описания результатов и критериев успеха проекта по внедрению ИС.

Разработанная ИС должна решить нижеследующие задачи.

В части Управления Основными Средствами:

• возможность ведения учета Основных Средств (ОС) Головной компании и дочерних компаний холдинга в соответствии с российским (бухгалтерским и налоговым) законодательством и МСФО;
• возможность ведения единого реестра основных средств Холдинга;
• возможность оперативного получения данных об ОС;
• возможность осуществления контроля по учету и движению объектов ОС.

В части Управления Персоналом:

• возможность ведения и оперативного получения согласованных данных по численности, составу и движению персонала в каждой дочерней компании Холдинга и в целом по Холдингу, возможность получения полной информации по любому сотруднику компании (включая сведения об образовании, квалификации, родственниках, поощрениях и дисциплинарных нарушениях, историю работы на предприятии и т. п.);
• возможность ведения штатного расписания в каждой дочерней компании и в целом по Холдингу;
• возможность ведения табелей учета рабочего времени;
• возможность получения отчетности РФ, отраслевой, отчетности Головной компании Холдинга.

В части Учета затрат:

• автоматизация процесса расчета себестоимости работ;
• возможность анализа данных о нормативной и фактической себестоимости работ.

10. Планируемая стоимость проекта .

Стоимость проекта определяется контрактом между Заказчиком и Исполнителем. Исходя из стоимости проекта в дальнейшем составляется бюджет расходов проекта с указанием статей расходов на внедрение ИС в разрезе месяца, квартала, полугодия, года.

Устав проекта официально закрепляет назначение руководителя проекта, определяет ролевой состав команды управления проектом, содержит имена Спонсора и Руководителя проекта, а также определяет их полномочия .

Предварительное описание содержания проекта

Процесс определения проекта (предварительного описания содержания проекта) входит в группу процессов инициализации. Для разработки предварительного содержания проекта используется Устав проекта . Описание содержания проекта представляет собой детализацию того, что необходимо сделать для достижения цели и какая методология будет использована при внедрении ИС. Согласно PMBOK [ 9 ] , процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием. Описание содержания проекта включает в себя:

• цели проекта и продукта;
• требования к продукту или услуге и характеристики таковых;
• критерии приемки продукта;
• границы проекта;
• требования и результаты проекта;
• ограничения проекта;
• допущения проекта;
• первоначальную организацию проекта;
• первоначально сформулированные риски;
• контрольные события (вехи) расписания;

Интеграция (от лат. Integer - полный, цельный, ненарушенный) - процесс (действие), имеющий своим результатом целостность, объединение, созидание, восстановление единства.

Управление интеграцией проекта включает в себя процессы и операции, необходимые для выявления, определения, комбинирования, унификации и координации различных процессов и операций по управлению проектами в рамках групп процессов управления проектами. В контексте управления проектами интеграция включает в себя такие характеристики, как унификация, консолидация, артикуляция и интегративные действия; эти характеристики являются ключевыми для выполнения проекта, успешного удовлетворения требований заказчика и участников проекта, а также управления ожиданиями.

Процессы управления интеграцией проекта включают в себя следующие элементы:

Разработка Устава проекта - разработка Устава проекта, формально авторизующего проект или фазу проекта.

Разработка предварительного описания содержания проекта - разработка

предварительного описания содержания проекта, включающего в себя самое общее изложение содержания.

Разработка плана управления проектом - документирование операций, необходимых для определения, подготовки и интеграции всех вспомогательных планов в один план управления проектами и их координации.

Разработка Устава проекта

Устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определенной сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.

Устав проекта является документом, формально авторизующим проект.

Устав проекта внедрения производства карданного вала на предприятии ООО "АТАКА"

Разработка предварительного описания содержания проекта

Процесс разработки предварительного описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Данный проект предлагается директором предприятия для увеличения числа клиентов, получения дополнительной прибыли, завоевания новых более высоких конкурентных позиций.

Управлять данным проектом будет сам директор, Соколик Н.В. помогать ему в этом будет менеджер по продажам Желомуд Ю.А.

Когда компания начинает планировать проект с тем, чтобы разработать календарный план, ее руководству нужно детально учесть три основных аспекта, связанных с реализацией уникальной задачи: содержанием, ограничениями и рисками. Содержание проекта является его основным предметом и служит первым звеном процессов планирования. Решение этой задачи PM не может выполнить один и должен привлечь для этих целей всю свою команду, экспертов внутренних и внешних.

Правила определения состава работ

Настоящий вопрос мы начали рассматривать еще в материале, посвященном технологии создания . Напомню лишь несколько моментов из той статьи. Для того чтобы хорошо спланировать решение проектной задачи, необходимо максимально полно создать список всех необходимых работ. Далее следует определить технологии исполнения общей задачи, ее последовательность и длительность. Данные шаги и определяют содержание инвестиционного проекта. Учет доступности ресурсов, внешних ограничений и рисков завершают подготовку к календарному планированию.

Планирование состава работ целесообразно выполнять, используя основные правила декомпозиции системы на элементы (обратите внимание на модель, размещенную ниже). Под декомпозицией будем в общем смысле понимать деление целого на связанные части. Как научный метод, декомпозиция берет начало из теории управления через задачный подход, использует структуру задачи как средства управления. Данный метод предполагает замену одной общей задачи (которой, собственно, и является проект) на ряд более мелких действий, выполнение которых дает результат материнской постановки (некой надсистемы).

Модель декомпозиции надсистемы, применяемая в определении состава работ

Описание содержания проекта гармонично укладывается в логику декомпозиции. Она графически представляется в форме иерархической структуры. При этом, как некая логическая блок-схема структура может быть применена в отношении задач и работ в одинаковой степени. Разница состоит лишь в том, что в случае задач для разбиения мы оперируем статической категорией результата, а для работ делим на элементы соответствующую динамическую процессуальную категорию.

Управление содержанием проекта осуществляется в процессуальном контексте. И название мероприятия при грамотной его формулировке строится как отглагольное существительное с заданным результатом уникального проектного действия. В теории выделяют правила декомпозиции, имеющие следующие особенности, применительно к составу работ.

1. В результате каждого действия по делению образуется новый нижестоящий уровень. Правило работает до момента формирования пакетов работ на нижнем уровне иерархии.
2. Система может быть расчленена только по одному признаку, постоянному для всех уровней разбиения. Правило действует для структуризации по фазам жизненного цикла, продуктовой модели и модели функционального состава исполнения, однако комбинация оснований деления также допускается, но только применительно к уровню в целом.
3. Подсистемы, вычленяемые в ходе деления, должны в полной мере характеризовать систему материнского уровня. Это основное правило сечения структуры работ, на которое опирается все планирование его содержания.
4. Глубина деления является достаточной, но не избыточной для полноценной функции контроля работ.

Процессы планирования и управления содержанием проекта

Управление содержанием проекта включает в себя собственно процессы планирования и процессы управления содержанием. На первый взгляд разница незначительная, однако мы отдаем себе отчет, что непосредственно исполняемые процедуры всегда несколько уже управленческого контекста за счет того, что управление наполняется описанными в регламентах процедурами функционального содержания (планирование, организация, контроль и т.д.). Предметная часть процессов планирования имеет в своем составе два процесса:

• определение содержания проекта;
• определение состава работ.

Мы рассматривали данные процессы в упомянутой выше статье. Краткое содержание проекта формируется в составе документа, именуемого планом по вехам. Развернутый состав работ находит отражение в ИСР, сетевой модели и, наконец, в расписании (календарном плане проекта). Управление данной категории глубоко описано в руководстве PMBOK, в котором рассматривается шесть процессов данного раздела управления проектами.

1. Планирование управлением содержанием.
2. Сбор требований.
3. Определение содержания.
4. Создание ИСР.
5. Подтверждение.
6. Контроль.

Три последних процесса мы рассмотрим в отдельных материалах сайта.

Модель DFD процесса планирования управления содержанием.

До сих пор мы имели дело с инициированием проекта. Теперь мы готовы приступить к процессу планирования работы над проектом, который фактически и приводит к успешному завершению проекта.

Большинство менеджеров считают, что тщательно разработанный и профессионально реализуемый план является надежной гарантией успешного завершения проекта.

Главное назначение планирования состоит в создании набора достаточно подробных директив для точного информирования команды проекта о том, что должно быть сделано, когда и кем это должно быть сделано, какие ресурсы и когда потребуются для успешного достижения проектом ожидаемых от него результатов.

План всегда реализуется в условиях неопределенности. Следовательно, план должен включать поправки на риски и иметь такие характеристики, которые позволят ему быть адаптивным, то есть отзывчивым на события, которые могут нарушить план в процессе его осуществления.

Наконец, помимо результатов, требуемых от проекта как такового, план должен включать ограничения на виды деятельности и исходные материалы, установленные законом и обществом.

Назначение планирования заключается в облегчении последующего выполнения работы. Методы планирования призваны облегчить путь от выдвижения идеи до ее реализации.

Управление проектом -- сложный процесс, и планы служат для этого процесса своего рода дорожными картами. Карта должна быть достаточно подробной, чтобы показывать, что должно делаться в дальнейшем, но при этом достаточно простой, чтобы работники не запутались в мелочах.

Далее мы обсудим формальный метод разработки устава проекта (похожего на предложение или предварительный план проекта) и окончательного плана проекта. Почти все методы планирования проектов различаются только способами подхода к процессу планирования.

Мы использовали подход, который по нашему убеждению делает процесс планирования однозначным и достаточно систематизированным, но он никогда не бывает настолько систематизированным и однозначным, как того хотелось бы теоретикам планирования. В лучшем случае процесс планирования можно назвать извилистым. Это итерационный процесс получения улучшенных планов из «не слишком хороших», и, по-видимому, такой процесс улучшений имеет не плавный, а прерывистый характер. Процесс может быть описан формально, но он никогда не осуществляется в соответствии с формальными описаниями. Многие детали планов вырабатываются индивидами, неформальными командами или официальными группами планирования и затем улучшаются другими людьми, командами или группами и т.д.

Согласование промежуточных результатов

При планировании первым делом следует определить содержание проекта. Этот процесс начинается с постановки целей и задач, которые будут уточняться, разделяться на более детальные компоненты вплоть до окончательной формулировки промежуточных результатов и требовании. В конечном итоге публикуется описание содержания проекта.

Описание содержания проекта

Описание содержания проекта включает описание цели и задач проекта, промежуточных результатов, требований, ограничений и допущений. Назначение этого документа -- утвердить все указанные составляющие, в частности цели, промежуточные результаты и требования, как основу проекта. По ходу проектных работ приходится принимать решения и вносить изменения, которые должны соответствовать изначально согласованному содержанию проекта. С этой точки зрения, описание содержания представляет собой карту или базовую линию, которая определяет направление движения. При возникновении любых вопросов или изменений следует прежде всего обратиться к этому документу, чтобы сопоставить новое требование с основными проектными целями.

Описание содержания проекта - документально формулирует цели и промежуточные результаты проекта, служит основой для принятия будущих проектных решений.

Составление описания содержания проекта - главная профессиональная обязанность менеджера проекта. Точный расчет промежуточных результатов и спецификация требований, их согласование и сбор подписей участников определяют успех.

Описание содержания проекта обеспечивает единое восприятие целей проекта членами проектной группы и заинтересованными лицами. В нем перечислены критерии, по которым на завершающей стадии заинтересованные лица совместно с менеджером смогут оценить качество выполнения проекта. На основании этого документа впоследствии составляется смета, оценивается стоимость ресурсов, определяется план действий и мероприятий, разрабатывается расписание.

Профессионально разработанное описание содержания проекта включает следующие компоненты:

* общую характеристику проекта, включая описание продукции (услуги, работы), являющейся результатом проекта;

* цели проекта (также называемые критериями завершения проекта - произведена ли в рамках проекта запланированная к производству продукция?);

* полный список промежуточных результатов;

* полный список требований;

* список исключений из содержания (промежуточные результаты второй фазы);

* оценку сроков и стоимости на уровне первого порядка;

* функции и обязанности;

* критерии сдачи-приемки продукции;

* допущения;

* ограничения.

Цели определяют то, чего вы хотите достичь или произвести путем реализации данного проекта. После выполнения или достижения целей проект считается завершенным.

Дальновидные менеджеры проектов оформляют проектные цели документально и рассылают эти документы всем членам проектной группы и заинтересованным лицам.

Цели должны обладать следующими качественными характеристиками: конкретностью, измеримостью, точностью и согласованностью, реалистичностью, ограниченностью по срокам.

Рассмотрим каждое свойство отдельно.

* Конкретность цели. Пели должны быть конкретными, сформулированными ясно и лаконично. То есть, если вам придется уволиться из компании в разгар работы над проектом (что, конечно, совсем не желательно), менеджер, сменивший вас в этой должности, должен иметь возможность без каких-либо затруднений понять и усвоить определение целей.

* Измеримость. Цели всегда измеримы. Результаты выполнения контролируются различными способами, от сложных формул и замеров до простого утверждения: «да, результат достигнут» или «нет, результат не достигнут».

* Точность и согласованность. Цель должна быть поставлена точно, чтобы получать адекватные результаты измерений. (Это напрямую связано с конкретностью формулировки цели.)

Цели должны быть согласованы. Следует добиться согласия и единства мнений заинтересованных лиц по этому вопросу, таким образом обеспечив понимание конечного результата всеми участниками проекта и согласованность действий между ними.

* Реалистичность. Цели должны быть реалистичными. Например, если оба подразделения компании планируют одновременный переезд в новый офис, а компания может предоставить только одно транспортное средство, эта цель нереальна. (Данная проблема чаще всего выявляется на стадии планирования, поэтому в результате приходится корректировать цели и, следовательно, описание содержания проекта.)

* Ограничение по срокам. Цели должны иметь заданные сроки, то есть конкретную дату выполнения задания. Аналогично проектам цели также имеют свои временные рамки.

Единая цель сосредоточивает группу на конечном результате. Поэтому между ними распределяются проектные задания, а все проектные работы должны быть в итоге нацелены на достижение конечной цели проекта.

Убедившись, что цель проекта ясна всем без исключения, можно переходить к определению промежуточных результатов.

Промежуточные результаты

Промежуточные результаты (цели) включают измеримые результаты, измеримые исходы, определенную продукцию или услуги, производимые для завершения проекта. Аналогично целям, они должны быть конкретными и измеримыми.

Промежуточные результаты - конкретные задания или услуги, которые необходимо выполнить для достижения общих целей проекта.

Промежуточные результаты (цели) обладают теми же качественными характеристиками, что и цели. Чем точнее и конкретнее сформулированы промежуточные результаты, тем проще планировать и производить оценку проектных работ, распределять задания. Промежуточные результаты можно

Для цели, сформулированной следующим образом «4 марта осуществить перевозку сотрудников из двух офисов, расположенных на 3-й улице и на улице Вашингтон, в новое помещение на улице Логан, не прерывая обслуживания клиентов», можно документально зафиксировать некоторые более очевидные промежуточные результаты:

* заключение договора с местной компанией грузовых перевозок -15 января;

* обеспечение всех сотрудников упаковочной тарой (коробками) и указаниями по маркировке вещей -- до 7 февраля;

* проведение еженедельных общих собраний для решения всех вопросов, возникающих в связи с переездом -- с 1 февраля;

* совещание с группой менеджеров по вопросам распределения и маркировки мест сотрудников -- 1 февраля;

* заключение договора со специалистами ИТ по координации и перевозке сетевых серверов, коммутаторов, принтеров и настольных компьютеров -- до 15 января;

* перевозка телекоммуникационного оборудования, сетевых серверов коммутаторов, принтеров и настольных компьютеров -- вечер 3 марта с 17:00;

* подключение и тестирование всего телекоммуникационного и сетевого оборудования -- 4 марта до 06:00.

Каждый промежуточный результат требует выполнения определенных действий в установленный срок. Все результаты измеримы, контролируемы и имеют целевые итоги, по которым можно определить степень реализации промежуточного результата. Учтите, что в этом списке перечислены далеко не все промежуточные цели, необходимые для осуществления указанного проекта.

Выявление требований

Проектные требования отличаются от общих и промежуточных целей: они помогают оценить успешность выполнения таких целей и результатов. Если, скажем, основной задачей проекта является разработка новой модели автомобиля, требования определяют конструкцию или цвет кузова.

Требования - спецификации, или качественные характеристики промежуточных результатов, разложенных на первичные компоненты.

Таким образом, требования представляют собой дальнейшую детализацию промежуточных результатов. Требования определяют их подробную спецификацию.

Предположим, промежуточным результатом для новой модели автомобиля является конструкция ковшеобразных сидений. Требования определяют качество материала, номер модели (сиденья для двухдверного автомобиля, или пикапа), цвет, наличие ручной или электронной регулировки, тип подголовников и т. д.

К одним промежуточным результатам может предъявляться множество требований, а к другим -- только одно. Как правило, каждый промежуточный результат имеет свои требования. Менеджер проекта решает, насколько описание промежуточных результатов и требований информативно для обеспечения производства продукции или услуги. Если данных недостаточно, проектная группа вносит необходимые дополнения в спецификации.

Формулировка результатов и требований не должна происходить в безвоздушном пространстве: это не является исключительной обязанностью менеджера проекта. Составлением требований главным образом занимается пользователь или заинтересованное лицо. Именно они при содействии менеджера проекта решают, что должно получиться в итоге.

Процесс сбора требований

Сбор требований -- коллективный процесс. Через некоторое время после установочного собрания необходимо провести одно или несколько совещаний для определения и документального подтверждения проектных требований. На них должны присутствовать основные заинтересованные лица и ведущие члены проектной группы. На этом этапе следует рассмотреть возможность и необходимость привлечения новых заинтересованных лиц.

Требования являются наименьшим базовым критерием промежуточных результатов и не могут быть разложены на составляющие части.

Вот несколько примеров требований к указанному проекту:

* па каждой этикетке должны быть указана фамилия владельца и номер кабинета в новом здании;

* все компьютерное оборудование должно быть упаковано в специальные контейнеры специалистами ИТ;

* порядок расстановки мебели определяется менеджерами в отдельных формулярах;

* компьютерные кабели упаковываются в пластиковые пакеты и маркируются идентификационным номером компьютера.

Нельзя увлекаться противопоставлением промежуточных результатов и требований. Не забывайте, что промежуточные результаты -- это конкретные действия или услуги, осуществляемые в целях эффективной реализации проекта, а требования -- это спецификация промежуточных или общих целей. При тщательном отборе всех возможных промежуточных результатов и соблюдение требования, ведения подробной документации у вас есть все шансы разработать адекватные плановые документы. Подробно записывайте все промежуточные результаты и требования, даже если на выполнение проекта требуется всего один-два дня. Это исключает вероятность недоразумений и всегда может спасти вашу голову в ситуации, когда начальник неожиданно заявляет: «Это совсем не то, что я хотел».

Определяющие факторы успеха

Определяющие факторы успеха - проектные промежуточные результаты или требования, абсолютное и максимально корректное выполнение которых определяет успех проекта.

Вот некоторые факторы, которые определяют успех любого проекта:

* согласованность и единое понимание целей проекта основными заинтересованными лицами, проектной группой, группой руководства, менеджером проекта;

* четко сформулированное описание содержания проекта;

* участие и содействие со стороны заинтересованных лиц, подтверждаемое подписанием устава и описания содержания проекта;

* тщательно разработанный проектный план (включает стандартные проектные документы: расписание проекта, план управления рисками, базовый бюджет и смету, план коммуникаций, процедуру управления изменениями);

* применение стандартной практики управления проектами.

Факторы, определяющие успех, нельзя пропускать. Если впоследствии возникают не поддающиеся контролю обстоятельства, негативно сказывающиеся на расписании, содержании или качестве, важно быстро сориентироваться в выборе приоритетных промежуточных результатов, отложив остальные на вторую фазу. Неоценимую помощь в этом может оказать список определяющих факторов успеха. В указанной ситуации все критические факторы следует обсудить с заинтересованными лицами и проектной группой и убедиться, что данные элементы по-прежнему остаются движущей силой проекта, после чего пересмотреть проектные планы и приступить к корректирующим действиям.

Вот список некоторых определяющих факторов успеха проекта по переезду в новый офис. Имейте в виду, что это далеко не полный перечень, а всего лишь образец, который дает представление о том, почему именно эти элементы были выбраны в качестве определяющих факторов.

* Перевозка телекоммуникационного оборудования, сетевых серверов, коммутаторов, принтеров и настольных компьютеров -- вечер 3 марта, с 17:01. Этот фактор является определяющим, так как основная цель проекта -- осуществить переезд, не прерывая обслуживания клиентов. Рабочий день продолжается с 8:00 до 17:00, поэтому начало работ в 17:01 не помешает работе с потребителями. Более того, выполнение этого задания должно обязательно начаться в 17:01, иначе у группы не хватит времени, чтобы достичь этого промежуточного результата в срок и соблюсти все требования следующей промежуточной цели.

* Подключение и тестирование всего телекоммуникационного и сетевого оборудования -- 4 марта до 06:00. Этот фактор был признан критическим для достижения цели перевозки сотрудников, не прерывая обслуживания клиентов. Все оборудование должно быть протестировано, подключено и пущено в эксплуатацию до прихода сотрудников на службу следующим утром. Доступ к серверу через персональные компьютеры имеет принципиальное значение, так как вся корпоративная информация, клиентские базы данных и т. п. хранятся на серверах компании. Такое же значение имеет телекоммуникационное оборудование. Потребители звонят в компанию, поэтому все телефоны, линии и кабели должны работать исправно, чтобы операторы могли принимать звонки.

* Компьютерные кабели упаковываются в пластиковые пакеты и маркируются идентификационным номером компьютера. Этот определяющий фактор обеспечивает своевременную установку компьютеров до прихода сотрудников на службу, так как все кабели и шнуры хранятся в одном месте и пронумерованы, и, следовательно, установщики сразу смогут определить, какие кабели куда присоединять.

Определение допущений и ограничений

При управлении проектом допущения возможны и необходимы, но их нужно подробно документировать. Это относится к любым допущениям в отношении людей, ресурсов, мест, вещей -- любых объектов, которые должны «по умолчанию» выполнять определенные действия или быть в наличии в определенное время. Это принципиальный момент планирования, который менеджеры часто упускают. Надо внимательно относиться к любым допущениям, посылкам, предположениям, так как их неверное понимание или ошибка в оценке, когда ложное предположение принимается за истинное, могут привести к полному краху проекта.

Этот фактор часто не учитывают, потому что мы привыкли воспринимать многие вещи как само собой разумеющееся. Выходя вечером с работы (если предположить, что вы на машине), вы садитесь в свой автомобиль и вставляете ключ в зажигание, рассчитывая на то, что мотор должен завестись. Вы даже не задумываетесь об этом (ведь машина заводится каждый день), но только до тех пор, пока при повороте ключа ровным счетом ничего не происходит. Запускается процесс установки неисправности: автоматическая проверка аккумулятора, стартера, генератора. «Через двадцать минут я должен забрать дочку из садика!»

Все вышесказанное относится и к проектным допущениям. Мы настолько привыкаем к определенному порядку действий или к тому, что, например, группа А всегда готова бросить свои дела и при малейшей необходимости оказать нам помощь, что даже не думаем об этом, воспринимая такое положение вещей как самоочевидное до того момента, когда все начинает происходить совсем по-другому. Не пропускайте этот шаг -- определите и документально зафиксируйте все допущения, после чего передайте эту информацию проектной группе и заинтересованным лицам.

Определение допущений

Допущения предполагают, что все ваши планы и ожидания являются истинными, реальными или бесспорными. Например, для выполнения проектных работ требуется сотрудник отдела ИТ, обладающий особыми навыками программирования. Вы исходите из того, что в данном отделе есть такой специалист, готовый при необходимости проявить профессиональные качества и выполнить задание. Зафиксируйте это допущение документально. (В принципе, неплохо было бы заранее поговорить с функциональным менеджером и заручиться его обещанием предоставить такого специалиста.)

Допущения - события или действия, принимаемые как абсолютная истина. Проектные допущения должны всегда подтверждаться документально.

Процесс выявления и документального подтверждения допущений аналогичен сбору требований. Обсудите и составьте список допущений на очередном совещании. Проведите мозговой штурм. Чтобы добиться наиболее эффективных результатов, лично опросите основных заинтересованных лиц, куратора проекта, членов группы.

Допущения могут относиться к следующим факторам:

* присутствие и доступность основных участников проекта;

* деятельность основных участников проекта;

* профессиональная квалификация и навыки основных участников проекта;

* сроки доставки товаров поставщиками;

* продукция поставщиков;

* участие потребителей в проекте;

* поддержка со стороны потребителей.

Предположим, вы документально зафиксировали все проектные допущения. Следующий шаг -- их утверждение и проверка. То есть если вы рассчитываете на наличие ключевого ресурса и возможность его привлечения к проектным работам, функциональный менеджер, распоряжающийся таким ресурсом, должен подтвердить возможность его использования в нужный момент.

Если в проекте участвуют поставщики или производители, они должны документально подтвердить свои намерения. В случае, когда поставка становится определяющим фактором, производитель должен представить письменное удостоверение своих возможностей. В проекте по переезду в новый офис мы рассчитываем на услуги компании грузоперевозок, которая в оговоренные сроки обязуется предоставить три грузовых автомобиля в каждый офис, а также достаточное количество рабочих для погрузочно-разгрузочных работ и выполнения перевозки в течение одного дня. Лучше застраховать себя от каких-либо неожиданностей, включив в договор условие, по которому при отсутствии у компании возможности предоставить собственные транспортные средства и достаточное количество рабочих (забастовка, невыход на работу под предлогом болезни и т. д.) она обязуется за свой счет привлечь временную рабочую силу и/или арендовать грузовой транспорт. Более подробно такие ситуации мы рассмотрим, обсуждая риски и планирование положений, связанных с ними.

Все допущения учитываются в проектном журнале. Как вы вскоре убедитесь, они являются честью описания содержания проекта, но всегда полезно скопировать эти документы в собственную папку, чтобы иметь их под рукой. Их нужно периодически пересматривать и утверждать в процессе планирования, реализации, мониторинга и контроля.

Определение ограничений

Ограничения - это все то, что сдерживает или диктует действия проектной группы. Это может быть все, что угодно. Мега-хиты -- тройное ограничение: время, ресурсы, качество. Один, два или все три из них становятся движущей силой практически каждого проекта. Например, многие проекты в области информационных технологий управляются фактором времени. Фармацевтические проекты ориентированы на качество, но зачастую бывают ограничены сроками или ресурсами. Нельзя также сбрасывать со счетов еще одно существенное ограничение -- содержание, так как проектная работа выполняется в рамках определенной цели и промежуточных результатов.

Проект по переезду в новый офис ограничен сроком выполнения. Переезд должен быть осуществлен за один день -- 4 марта. Дополнительным ограничением является бюджет: сумма расходов определена заранее. Теперь следует записать все ограничения в отдельном документе. И конечно, в этом случае можно использовать методику определения требований и допущений.

Кроме главного тройного ограничения, нельзя упускать из вида и другие, также способные доставить неприятности:

* отсутствие поддержки со стороны руководства или куратора. При этом ограничении добиться согласия или решения какого-либо вопроса очень нелегко. Всегда будьте начеку -- данная проблема может незаметно подкрасться в ходе работы над проектом. Например, куратор теряет интерес к работе в результате возникновения других дел, узурпирующих приоритетность текущего проекта, и т. д.;

* технические перерывы и реорганизации в ходе проектных работ. Эти мероприятия вполне могут переориентировать проектные ресурсы на себя, оставив вас с пустыми руками;

* заинтересованные лица предъявляют к результатам проекта нереальные требования. Это ограничение можно преодолеть при помощи хорошо налаженного взаимодействия, а также подписанием устава и описания содержания проекта;

* заинтересованные лица предъявляют нереальные требования к проектному расписанию. Это ограничение также преодолевается при помощи взаимодействия, налаженного с самого начала работы;

* отсутствие квалифицированных ресурсов. Такое ограничение может привести к просрочкам или невыполнению промежуточных результатов;

* неудовлетворительная коммуникация. Это потенциальный убийца проекта. Недоразумения, связанные с содержанием, распределением функций, расписанием проекта, рисками или другими важными факторами, составляющими длинный список, могут создать фатальные положения;

* нестабильная экономическая ситуация или деловая конъюнктура. В этих условиях работа группы может быть ограничена трудностями получения финансирования и ресурсов, а также общими экономическими проблемами;

* технология. Технологический прогресс может вызвать задержку выполнения проекта из-за недостаточного знания новых технологий, необходимости обучения персонала, отсутствия возможностей повышения квалификации сотрудников, недостатка ресурсов, опыта и т. д.

Ограничения, как и допущения, включаются в описание содержания проекта. Список следует периодически корректировать, внося изменения, добавляя новые и удаляя неактуальные ограничения. В некоторых случаях ограничения могут перейти в категорию рисков. Тогда потребуется план реагирования на критические ситуации.

При наличии информации первого порядка, относящейся к оценке сроков и стоимости, ее следует включить в описание содержания проекта, отметив, что эти данные не являются окончательными. Они будут корректироваться впоследствии после составления детальной характеристики проектных работ.

Список исключений

Исключениями становятся промежуточные результаты и требования, определенные группой как не существенные дли выполнения данной стадии проекта. Например, исключении из проекта по переезду офиса могут включать отделку и меблировку офиса исполнительного руководства, реорганизацию отдела ИТ в централизованное сервисное подразделение и т. д. Следует обязательно особо оговорить результаты, не включенные в основной проект, чтобы потом не возникало никаких недоразумений, когда эти конкретные задачи окажутся невыполненными.

Функции и обязанности

В описании содержания проекта пункт «Функции и обязанности» содержит более подробную информацию, чем перечень, составленный для устава проекта. Здесь указываются лица, уполномоченные подписывать документы, осуществлять контроль, составлять документы и т. д.

Критерии сдачи-приемки продукции

В разделе «Критерии сдачи-приемки продукции» указывается порядок оценки заинтересованными лицами качества произведенной продукции и выполнения промежуточных результатов, а также процесс подтверждения приемки результатов проектных работ. Как правило, это осуществляется путем подписания документа или передачи электронного сообщения о приемке.

«Европейская интеграция» - Париж. ХХI века. Попытки интеграцию в области политики в 1970-1980-е гг. наталкивались на непреодолимые сложности. Подписание договора состоялось 18 апреля 1951г. в Париже. Каждый новый договор- ступень к единому будущему Европы. Членами ЕОУС стали: Франция Германия Италия Бельгия Нидерланды Люксембург.

«Международная экономическая интеграция» - Зачем нужен (или не нужен) АТЭС. Саммит АТЭС. Общий рынок. Основные интеграционные союзы. Предварительная ступень. Зона свободной торговли. Формат САММИТА. В начале славных дел. Таможенный союз. Международная экономическая интеграция. САММИТ АТЭС 2012. Председатель ЕС. Предпосылки МЭИ. Политический союз.

«Свободные экономические зоны» - Рейтинг свободных экономических зон Республики Беларусь. Рентабельность реализованной продукции за 2003-2006 гг. (в %). Предмет исследования: Свободные экономические зоны Республики Беларусь. Задачи работы: Методы исследования: Метод сравнительного анализа; описательный метод; каузальный метод. Объект исследования:

«ЕЭС» - Тема проектной группы: «Европейский Экономический Союз». Проблема: изучение взаимодействия различных государств на международном уровне. Люксембург Австрия Франция Италия Греция Испания Бельгия Мальта. Как вы считаете, нужно ли России вступать в состав ЕЭС? Можете ли вы ответить на вопрос, что такое ЕЭС?

«Экономическая интеграция» - Институциональная интеграция. Предпосылки. Частнокорпоротивная интеграция. Всемирная интеграция. Виды интеграции. 1. Введение. 2. Виды интеграции. Таким образом, формируется общее рыночное пространство. Россия в интеграционных процессах. Таким образом, предприятия пытаются противостоять конкуренции со стороны сильных партнеров.

«Международная интеграция» - Необходимость в международном интегрировании. Императивы международного интегрирования. Основные понятия. Воспроизводственное открывание. Экономическое интегрирование. Эпоха интеграции. Страны-экспортеры руд и металлов. Страны-экспортеры минерального топлива. Степень воспроизводственной открытости страны.

Всего в теме 6 презентаций