Типовая форма рт 12 образец заполнения. Порядок заполнения унифицированной формы табеля учета рабочего времени. На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Табели учета рабочего времени были утверждены в 2001 году как первичные документы, обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.

Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм - дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.

Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.

Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12

Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.

Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.

Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения - Т-13.

Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.

Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него - в бухгалтерию.

О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.

Как заполнить?

Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.

Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.

1 раздел: учет рабочего времени.

В шапке документа обязательно указывается:

наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
код по ОКПО;
отчетный период (с первого по последний день месяца);
номер документа.

Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.

1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.

2-й столбец - фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.

4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя - часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.

5-й и 7-й - промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.

Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, приказов, объяснительных записок):

8-13 - количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
14-16 - количество неявок с указанием кода причины;
17 - сумма выходных дней за месяц.

2 раздел: расчет с персоналом.

Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.

Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.

В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.

Расшифровка условных обозначений

Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.

Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:

Я (01) - дневная.
Н (02) - ночная.
РВ (03) - в официальные праздничные и выходные дни.
С (04) - сверхурочная.
ВМ (05)- вахтовым методом.

Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :

К (06) - служебная командировка.
ПК (07) - отправка на повышение квалификации работника вне производства.
ПМ (08) - повышение квалификации в другой местности.

Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:

ОТ (09) - ежегодный отпуск.
ОД (10) - оплачиваемый дополнительный отпуск.
У (11) - учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
УВ (12) - частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
УД (13) - учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
Р (14) - отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
ДО (16) - неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
ОЗ (17) - неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
ДБ (18) - дополнительный неоплачиваемый отпуск.
Б (19) - отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
Т (20) - больничный отпуск без пособия.

Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:

ЛЧ (21) - сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
ПВ (22) - вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
Г (23) - неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
ПР (24) - прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется заявление в отдел кадров.
НС (25) - сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
В (26) - выходные и праздничные дни.
ОВ (27) - дополнительные оплачиваемые выходные дни.
НВ (28) - неоплачиваемые выходные дни.
ЗБ (29) - забастовка, официально заявленная профсоюзом.
НН (30) - прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
РП (31) - простой из-за работодателя.
НП (32) - простой из-за внешних причин.
ВП (33) - простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
НО (34) - отстранение от работы с сохранением оплаты.
НБ (35) - отстранение без сохранения оплаты труда.
НЗ (36) - приостановка работы из-за задержки зарплаты.

Как внести изменения?

В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.

Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.

Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.

Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.

Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.

Каждый работодатель обязан вести учет времени, отработанного сотрудниками. В статье читайте о том, как заполнить табель рабочего времени по форме Т-12, скачайте образец заполнения формы в Word и Excel

Читайте в нашей статье:

Как заполнить табель рабочего времени Т-12

Унифицированная форма Т-12 утверждена Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.2004 г.) и представляет собой таблицу в двух частях: «Учет рабочего времени » и «Расчет с персоналом по оплате труда». Однако на практике вторая часть таблицы фактически не используется, так как функции табелирования и расчета выплат лежат на разных подразделениях предприятия. Тем не менее, унифицированная форма Т-12 является основным документом при расчете с сотрудниками.

Когда без формы Т-13 не обойтись,

Ответственность за наличие и правильное оформления табеля Т-12 лежит на работодателе, а уже руководство назначает ответственного за ведение. Традиционно это относится к должностным обязанностям кадрового специалиста или руководителя подразделения. После заполнения табеля его необходимо подписать. Это делает и тот, кто его заполняет, и те, кто принимает табель, - руководитель организации или подразделения и руководитель кадровой службы.

Читайте также:

Подсчет отработанного времени (в днях и часах) производится 2 раза в месяц по трем итогам: первая половина месяца, вторая, итого за истекший месяц.

Разберем заполнение табеля по форме Т-12 по ячейкам.

Ячейки 1-3 предназначены для персонифицированных данных: номер сотрудника по порядку, ФИО и должность, табельный номер.
В ячейке 4 фиксируются явки и неявки на работу по первой половине месяца отдельно по каждому дню.
5 ячейка предназначена для подведения итогов явки первой половины месяца.
6 и 7 – то же самое, но со второй половиной месяца.
Ячейки 8-17 нужны для итогов месяца в целом.
8 – общее количество отработанных за месяц дней;
9 - то же, но часов;
10-13 – соответственно количество за месяц часов, отработанных сверхурочно, в ночные смены, в выходные дни;
14 – количество дней за месяц, когда сотрудник не явился на работу;
15 и 16 – код неявки на работу и количество часов-дней, неотработанных из-за данной неявки.
17 – общее количество праздничных и выходных дней;

Обратите внимание!

Количество рабочих дней и часов должно совпасть!

Табель учета рабочего времени нужно вести не зависимо от того, насколько крупное предприятие. Ведь именно на основании этого документа можно произвести расчёт рабочего времени каждого из сотрудников. Если же такого документа нет, начисления, согласно закону, не обоснованы. А значит, расходы по оплате труда не уменьшат необлагаемую налогом прибыль.

На территории РФ утверждена , по которой учёт таких расходов ведётся ручным методом. Предусмотрена даже ставка специалиста, который может вести этот табель. Но, большинство руководителей даже крупных предприятий считают нерациональным вводить ещё одну штатную единицу, потому эта обязанность возлагается на работника отдела кадров, бухгалтера или руководителя структурного подразделения. Данная обязанность может быть на него возложена отдельным приказом или прописана в трудовом договоре работника.

Форма Т-12: заполнение

Первая страница табеля.

1. Тут указывают название предприятия, которое должно строго соответствовать учредительным документам.

2. Если предприятие имеет структурное подразделение, в соответствующей графе должно быть указано его название.

3. Отмечается номер документа, затем, дата его составления. Тут обычно ставят последний день месяца, на который документ составляют.

4. Отчетный период, это в большинстве случаев период с первого до последнего числа месяца, о котором идёт речь.

Вторая страница табеля.

1. Прежде всего, в соответствующей графе прописываем порядковый номер сотрудника, о котором предоставляем информацию.

2. Информация о самом сотруднике должна быть перенесена из его личной карточки, это позволяет избежать ошибок и недоразумений.

Табель необходимо вести в течении месяца, а количество часов, которые были каждым сотрудником отработано подсчитывается в последний день.

3. Информацию об отработанном времени за день необходимо отобразить в двух графах: четвёртой и шестой. Они разбиты на две отдельные строки. В верхней указывают код затрат отработанного времени (его берут с первой страницы данного документа); в нижней – продолжительность времени, которое соответствует указанному коду (в часах и минутах).

4. Промежуточные результаты прописывают пятой и седьмой графах. В верхней строчке должно быть приведено количество дней, отработанных в этот период; в нижней – количество часов, которые за эти дни были отработаны.

При заполнении табеля рабочего времени его учитывают двумя методами. Первый – метод сплошной регистрации (регистрации явок/неявок). Второй – метод регистрации отклонений (речь идёт о неявках, опозданиях, часах, которые были отработаны сверхурочно и т.д.). Если учёт ведут в днях, то, указывая информацию о неявках, нижние графы оставляют пустыми, в верхних проставляют соответствующие кода.

1. Графы с восьмой по семнадцатую заполняют в конце каждого месяца, подсчитывая количество рабочих дней и часов. Время, которое сотрудник на рабочем месте отсутствовал, исключают. Это дни командировок, больничные, выходные, прогулы и прочее.

2. Заполняя восьмую графу достаточно сложить данные из верхних строк седьмой и пятой.

3. Заполняя девятую, суммируем числа из нижних строк пять и семь.

4. Отдельно считают дни, когда сотрудник на рабочее место не явился. Их отражают в графах с четырнадцатой по шестнадцатую.

5. Причину неявки указывают присвоенным ей кодом, он должен быть прописан в пятнадцатой графе. Кода можно посмотреть на первой странице документа.

6. Семнадцатая графа, это данные о количестве выходных дней каждого из работников.

Третья страница табеля.

В графах с восемнадцатой по двадцать вторую приводиться информация об одном для всех работающих виде оплаты, а так же о корреспондирующем счёте.

С восемнадцатой по тридцать четвёртую – информация о разных для каждого работающего видах оплаты и корреспондирующих счетах.

Нужно отметить, что третья страница, как и четвёртая должна быть заполнена бухгалтерией.

Составляется документ только в одном экземпляре. После чего он должен быть подписан директором структурного подразделения, работником отдела кадров. Затем, табель учёта рабочего времени должен быть передан в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12 служит для отражения фактически отработанного сотрудником времени, а также периодов неявок как по уважительным, так и по неуважительным причинам. На его основе происходит начисление большинства выплат сотруднику при различных системах оплаты труда.

Задачи, решаемые с помощью унифицированной формы Т-12

В соответствии со ст. 91 ТК РФ точный учет времени, отработанного сотрудником, должен в обязательном порядке осуществлять работодатель. Методические аспекты данного вопроса, как и специализированные формы для указанного процесса, законодательно не утверждены. В качестве бланка, в целях экономии времени на его разработку, можно применять одну из форм, введенных Госкомстатом РФ.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 принята унифицированная форма Т-12 , которая объединяет в себе два раздела:

Непосредственно табель учета рабочего времени для фиксации отработанных ежедневно часов, а также периодов отсутствия по различным причинам.
Лист, предназначенный для расчета оплаты за отработанное время, а также периоды, в которых за сотрудником сохраняется заработок либо ему должны выплачиваться компенсации и пособия. В деловой практике он применяется крайне редко, что связано с разграничением функций учета рабочего времени и расчета заработной платы между отделами компаний. Кроме того, в случае применения учетных баз данных данный процесс, как правило, автоматизирован.

Исходя из сказанного, унифицированную форму T -12 следует рассматривать в первую очередь как инструмент сбора данных об отработанном времени и периодах отсутствия сотрудника. Она является незаменимым источником информации при расчете зарплаты.

Правила оформления унифицированной формы табеля учета рабочего времени

Обязанность по учету времени, фактически отработанного сотрудником, возлагается на специально назначенное для этого лицо. Это может быть работник кадровой службы, бухгалтерии, начальники отделов и т. д.

В зависимости от применяемых методов контроля явок сотрудников, специфики организации работы, особенностей учетного процесса, методика формирования, проверки и утверждения формы Т-12 может отличаться на разных предприятиях. Поэтому рекомендуется ввести в действие локальный нормативный документ, фиксирующий основные требования к заполнению и утверждению данной формы, а также сроки ее предоставления. Его титульный лист достаточно типичен для подобного рода документов, в нем необходимо указать:

наименование юридического лица;
ОКПО;
порядковый номер документа;
период, за который он оформлен;
дату составления.

Данный документ формируется по итогам месяца, записи о состоянии сотрудника вносятся в него за каждый календарный день. Документ может составляться в целом по компании, если она небольшая, или в разбивке по отделам, если фирма большая и имеет разветвленную структуру. Днем оформления документа указывается последний день месяца, а расчетным периодом выступает рабочий месяц. В качестве подспорья при составлении табеля на первой странице приведены буквенные и числовые обозначения для отражения дней работы или отсутствия сотрудника. Бывают ситуации, когда ни один из приведенных шифров не соответствует свершившемуся событию. В этом случае рекомендуется ввести дополнительное обозначение самостоятельно и закрепить его локальным актом.

За первой страницей следует раздел, в котором приведены данные о работе сотрудников. Количество листов должно быть достаточным для отражения информации по всему списку сотрудников. Помимо фамилии, должности и табельного номера для каждого работника предусмотрено по 2 строки, состоящие из ячеек, согласующихся с конкретным числом месяца. Под каждый день отведена пара клеток, в верхней проставляется обозначение вида присутствия, отсутствия, в нижней - соответствующее количество часов. Если сотрудник не присутствовал на работе, нижняя ячейка может быть пустой.

Помимо метода заполнения табеля, предполагающего сплошную непрерывную фиксацию времени работы или отсутствия на месте, возможен другой - отражение в оговариваемом документе только неявок. Он приемлем только в случае, если все работники выполняют свои обязанности по графику пятидневной рабочей недели, и их общее количество невелико. Но оформленный таким образом табель не так хорошо воспринимается зрительно, и увеличивается вероятность ошибок и неточностей.

По итогам половины месяца рассчитывается общее количество отработанных дней и часов, в конце месяца аналогично поступают с оставшейся частью периода, а кроме того, выводят итоги за весь месяц. Внизу бланка в соответствующих строках ставятся подписи ответственного за ведение документа лица, начальника службы и сотрудника службы персонала.

На что следует обратить особое внимание при составлении табеля

Выходные и нерабочие праздничные дни в табеле оформляются буквой «В», если в месяце меньше дней, чем полей под числами, в «лишних» ячейках ставится знак «Х». Время работы сотрудника фиксируется со дня его приема на работу. Последний табель на увольняющегося работника составляется в месяце расторжения договора, как правило, он подписывается сразу в день увольнения. Он формируется отдельным документом и служит основанием для окончательного расчета.

Все неявки по уважительной причине проставляются на основе документов: больничного, приказа на отпуск, справки о сдаче крови. Если причина отсутствия неясна, до момента ее уточнения в табеле проставляется обозначение «НН».

Неявки по уважительной причине в календарных днях (командировка, отпуск, больничный), в том числе приходящиеся на выходные, фиксируются во всех ячейках табеля.

Компании стремятся минимизировать командировки в выходные, ввиду необходимости их оплаты согласно положениям ст. 153 ТК РФ, однако если день приезда или отъезда приходится на выходной день, то в соответствующих клетках также ставится «К».

При внешнем совместительстве или приеме на неполную ставку продолжительность смены в часах ставится согласно условиям контракта. Все проработанные помимо этого часы относятся к сверхурочным. Они должны быть оформлены приказом о привлечении к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Внутренние совместители будут проходить в табеле 2 раза.

Работа в выходной день производится (за исключением особых случаев, поименованных в ТК РФ) с письменного согласия работника на основе приказа руководителя. Такая работа должна быть оплачена в размере не менее двух часовых (дневных) тарифных ставок. По желанию сотрудника повышенная оплата может быть заменена одинарной оплатой с предоставлением последующего неоплачиваемого отгула.

С образцом заполнения формы Т-12 пользователи нашего сайта могут ознакомиться, перейдя по ссылкам ниже.

В качестве рабочей формы табеля можно использовать формы, утвержденные Госкомстатом РФ ранее. Хотя они не являются обязательными, данные бланки хорошо подходят для организации качественного учета фактического отработанного времени.