Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Открыть эти файлы онлайн
2 файла
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
- поздравительное письмо;
- информационное письмо;
- и т.п.
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной переписки. Особенности, примеры. В чем отличия делового формата текста и речи от разговорного или литературного? Образцы, шаблоны писем (10+)
Деловой стиль написания текста
Главная цель делового языка - точно и понятно донести смысл сказанного до собеседника или читателя. Все остальное - второстепенно. Формальный текст должен быть понятен и легко читаться . Стремиться к красоте формального текста не стоит, это же не художественное произведение. Написать красивый деловой текст дано далеко не каждому, да и смысла в этом никакого нет.
Примеры документов в деловом стиле
Не стремитесь к краткости. Краткость полезна только в дополнение к информативности и читаемости. Если для точного понимания смысла нужно написать еще несколько строк, обязательно напишите их. Представьте себе человека, который будет читать Ваш текст. Взгляните на текст его глазами. Сделайте текст удобным для чтения этому человеку. Задумайтесь, какие вопросы могут возникнуть у читателя, какие пояснения понадобились бы Вам, находись Вы на его месте. Сразу приложите все необходимые материалы и дайте необходимые пояснения.
К официальному тексту, если он имеет достаточный объем, имеет смысл делать приложения. В основном тексте излагать суть вопроса, в приложениях приводить обоснования. Такой текст намного легче читать.
Официальные тексты мы пишем для того, чтобы что-то от кого-то получить или добиться. Приступая к тексту, сосредоточьтесь на своей цели, сделайте текст таким, чтобы он вел к ней кратчайшим путем. Тогда текст получится хорошим.
Приступая к написанию официального текста, четко сформулируйте цель , с которой Вы пишете документ, и напишите эту цель на бумаге (набейте на компьютере), чтобы она (цель) была у Вас перед глазами. Все время помните о цели. Не уходите от темы. В Ваш документ нужно внести только то, что нужно для достижения цели, с которой этот документ написан. Не нужно никаких лирических отступлений, призывов, лозунгов, шуток и прочего лексического шума.
В официальных текстах проявление эмоций неуместно и вредит качеству. Например, вполне допустимо написать так: "Я была неприятно удивлена тем, что Ваш менеджер не предоставил мне скидку как постоянному клиенту". Тут Вы говорите, что обоснованно ожидали скидки и не получили ее. Но не следует писать так: "Вчера я посетила Ваш магазин, попросила у менеджера скидку. Но он мне ее не предоставил. Я была так расстроена, что не спала всю ночь. Это такой стресс для меня."
Не путайте официальный стиль написания текста с юридическим, публицистическим, литературным и другими. Для них выработаны совсем другие требования и каноны. Не смешивайте стили. Для справки, этот текст написан в публицистическом стиле. Примеры документов в официальном деловом стиле в конце статьи.
Местоимения
Используя местоимения, помните правило, что местоимениями мужского рода ("он", "который", ...) может быть заменено существительное мужского рода, которое употреблялось в тексте последним , местоимениями женского рода ("она", "которая", ...) может быть заменено самое последнее существительное женского рода, а местоимениями среднего рода ("оно", "которое", ...) - последнее существительное среднего рода. Местоимения множественного числа должны относиться к последним перечисленным объектам.
Например: Барак Обама и его супруга представляют собой идеальную пару. Они - чернокожие. Он - преуспевающий политик, она - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку, которую разбила перед Белым Домом.
А так писать не стоит: Барак Обама, его супруга и их собака гуляют обычно втроем. Они представляют собой идеальную пару (вероятно, вместе с собакой). Он - преуспевающий политик, она (наверное, собака) - активист зеленых технологий, возделывает экологическую грядку.
Местоимениями третьего лица в официальных текстах злоупотреблять не стоит, так как они в любом случае затрудняют чтение (помните про главную цель текста). Лучше лишний раз употребить существительное или сокращение. Не бойтесь повторения слов, если это необходимо для правильного и быстрого понимания текста.
Местоимение "Вы" в некоторых случаях пишется с большой буквы, а в некоторых - с маленькой. С большой буквы оно пишется, когда это - обращение к одному человеку. Например, "не могли бы Вы мне помочь", или "Прошу Вас". С маленькой буквы "вы" пишется, когда это относится к группе людей. Например, "Я обращаюсь к вам, представители разных регионов России, собравшиеся на этом съезде".
Структура официального текста
Еще раз вспомните про главную цель написания делового текста! Сейчас я отступил от еще одного правила написания формальных писем. Правило звучит так: Текст по-возможности должен излагаться последовательно. В тексте не должно быть ссылок на абзацы, которые были намного раньше или, что еще хуже, намного позже. Совсем избежать таких ссылок удается не всегда, но их должно быть минимальное количество. При написании документа всегда обращайте внимание на такие ссылки и старайтесь уменьшить их количество.
Если текст длинный, старайтесь разбить его на логические блоки. Иногда полезно в конце логического блока привести краткое резюме сказанного в нем. Блок может содержать пояснения и обоснования некоторой мысли. Эти объяснения могут отвлечь от самой мысли, так что коротко ее сформулировать в конце будет полезно. Если письмо короткое, относится к одной теме, то резюме можно сделать одно, в конце или самом начале текста. Стиль написания текста, когда Вы сначала формулируете мысль, а потом ее обосновываете, применяется в обращениях к очень занятым людям, чтобы они могли из первых строчек документа понять, о чем речь, вдуматься, согласиться сразу, не читая, или, если у них возникнут вопросы и сомнения, прочитать обоснование.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Еще статьи
Жалоба, претензия. Структура, формат, пример, шаблон, образец, текст, ...
Жалоба, претензия. Правильный формат. Шаблон жалобы. Как ее правильно составить?...
Как правильно составить объяснительную записку?...
Как написать объяснительную записку. Советы, рекомендации. Ответы на вопросы чит...
Запросы, обращения. Типовой порядок, регламент рассмотрения, ответа. П...
Типовой порядок, регламент рассмотрения и ответа на запросы и обращения граждан,...
Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру...
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя...
Авторитет на работе, в офисе - слушайте, молчите, незаметно лидируйте....
В офисе не говорите много, но слушайте, наблюдайте и запоминайте. Завоевывайте а...
Шаблон заявления для получения материальной помощи. Текст....
Порядок написания заявления на материальную помощь. Примеры. ...
Как себя вести на работе, в офисе? Этикет. Правила. Правильное поведен...
Как правильно себя вести на работе, чтобы Вас любили, уважали и продвигали по сл...
Коммерческое, деловое предложение. Сотрудничество. Бизнес. Продажа. Пр...
Коммерческое предложение. Советы по составлению. Предложение о сотрудничестве. В...
16 Апр
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о деловых письмах.
Сегодня вы узнаете:
- Почему деловая переписка не потеряла своей актуальности;
- Какие бывают деловые письма и как они оформляются;
- Как правильно написать деловое письмо.
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня.
Зачем нужна деловая переписка
Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу. С помощью переписки излагают претензии, просьбы, выясняют недопонимания между компаниями.
Деловая переписка является одной из разновидностей официальной.
Отличия деловых писем от других
Основные отличия состоят в следующем:
- Стилистика изложения;
- Лексика, не допускающая яркого выражения эмоций;
- Оформляется на официальном бланке компании;
- Шрифт не слишком мелкий, но и не крупный, при этом одинаковый по всему тексту;
- Редко занимают объем более 1 страницы;
- Наличие строгой служебной субординации.
Виды деловых писем
Все деловые письма можно условно разделить на несколько групп. Мы остановимся подробнее на каждой и дадим краткую характеристику.
Письма, отвечать на которые не нужно.
- Гарантийное письмо;
- Сопроводительное;
- Информационное;
- Письмо-предупреждение;
- Письмо-напоминание.
Письма, на которые нужен ответ.
- Обращение;
- Предложение;
- Запрос;
- Требование;
- Прошение.
Некоммерческие письма.
- Письмо-приглашение;
- Письма с выражением соболезнования;
- Письма с выражением благодарности;
- Письма с информированием о чем-либо;
- Письма, в которых содержатся рекомендации;
- Гарантийные письма;
- Письма, подтверждающие, что товар получен, услуга оказана и так далее;
- Письма с поздравлениями по разным поводам;
- Письмо-просьба;
- Письма с инструкциями;
- Сопроводительные письма.
Письма коммерческой направленности.
Обычно их используют перед тем, как заключить соглашение, а также во время действия договора.
К ним относятся:
- Письма с ответами на запросы;
- Непосредственно запрос;
- – письмо, в котором предлагается совершить сделку или заключить договор;
- Претензия;
- Напоминание;
- Письмо, в котором содержится предупреждение о прекращении договоренностей либо о необходимости выполнения обязательств и т. д.
Если говорить о классификации по структуре, то бывает 2 вида деловых писем:
- Содержащие текст автора и написанные в свободной форме;
- Составленные по строгому образцу.
По адресатам.
- Циркуляр – письмо, которое направляется нескольким адресатам;
- Обычное – отправляется одному адресату от имени одного человека;
- Коллективное – отправляется одному адресату, но от нескольких лиц.
Также письма разделяют по форме, в которой они были отправлены:
- Отправленные в виде факсового сообщения;
- Отосланные по электронной почте;
- Те, что отправлены в обычных конвертах.
Есть виды писем, которые из этических соображений должны быть написаны от руки, а не напечатаны. Это касается соболезнований и поздравлений.
Секреты правильного оформления
Текст письма делится на вводную, основную часть и заключительную. Они друг с другом связаны логически. В состав вводной части включают те обстоятельства, которые повлекли за собой создание письма, а основная часть представляет собой само содержание. В заключительной части подводятся итоги, которые выражают просьбу, отказ и прочее.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Стилистика.
Каждое письмо выдерживается в строгом деловом стиле, используются средства речи, характерные для официальных документов.
Требования к изложению информации.
Вся информация, которая содержится в письме, излагается следующим образом:
- Адресно, предназначается конкретному лицу;
- На дату написания вся информация должна быть актуальна;
- Достоверно;
- Беспристрастно;
- Аргументировано;
- Максимально полно, для того чтобы основываясь на ней можно было принять решение.
Бланк.
Прежде всего письмо оформляют на бланке, который является для компании фирменным.
- Для написания делового письма используются листы формата А4;
- Левое поле бланка должно быть не менее, чем 3 см, так как через какое-то время они будут отправлены в подшивку;
- Указывается название компании, юридический и фактический ее адрес, адрес электронной почты;
- Лучше использовать стандартный шрифт Times New Roman, размера 12. Он является самым оптимальным и хорошо воспринимается при чтении;
- Разрешается оформление деловых писем без использования фирменного бланка, тогда нужно информацию из бланка все-таки привести.
Если в письме идет речь о крупных сделках, связанных с финансами либо конфиденциальная информация другого характера, отправлять такие письма по факсу или в электронном виде не рекомендуется. Лучше по старинке, в обычном бумажном конверте.
Нумерация.
Если письмо состоит из нескольких страниц, то нумеруют их, начиная со второй. Номера проставляются вверху посередине арабскими цифрами. Никаких точек рядом с номером не ставят.
Деление на части.
Под этим подразумевается разделение письма на абзацы. Текст не должен идти сплошным потоком, так он просто не будет восприниматься. Благодаря делению на абзацы видно, где заканчивается одна мысль и начинается другая.
Наличие исправлений.
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Используемые реквизиты.
Мы укажем только основные, так как уже кратко говорили о них чуть ранее:
- Если предприятие государственное – используется Герб РФ. Располагается он посередине официального бланка;
- Название компании полностью;
- Номера факса и телефона;
- Номер банковского счета;
- Адресат – причем название компании-адресата употребляют в именительном падеже, для указания должности и фамилии получателя используйте дательный падеж;
- Если у адресата имеется ученая степень либо звание, укажите его перед фамилией человека;
- Любой реквизит пишут с новой строки и с заглавной буквы.
Деловое письмо после проведенной встречи
Вы провели деловую встречу, наметилась некая перспектива для . Как отразить это в письме, обсудим дальше.
- Прежде всего, в начале письма сошлитесь на число и время вашего общения с потенциальным партнером, даже если с момента встречи прошла пара дней.
- Избегайте ошибок или слишком сложных фраз: составьте письмо коротко и четко, но так, чтобы у получателя было желание его прочесть.
- Упомяните, о чем велся разговор. К примеру: «Мы обсуждали, сколько будет стоить ваза в венецианском стиле».
- Сделайте так, чтобы получатель письма высказал свое отношение к теме встречи.
- Укажите время, когда можете общаться по телефону или встретиться лично.
- Донесите до получателя, что ждете сотрудничества с ним: «Надеюсь на дальнейшие деловые отношения с Вами «.
- Завершите письмо следующей или подобной фразой: «С наилучшими пожеланиями к Вам.. .».
Электронные деловые письма
Нельзя оставить без внимания требования к их оформлению, так как сейчас все больше оформляются письма в электронном виде, нежели в бумажном. Все-таки 21 век на дворе.
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
Кроме того, когда на такое письмо отвечают, тематику письма лучше не менять, так вы быстрее поймете, о чем идет речь, если электронных писем получаете много.
Также не стоит использовать при оформлении приложений к таким письмам суперсовременное ПО, далеко не факт, что такое же есть у вашего адресата. Если его нет, письмо просто не откроется.
Не используйте смайлики, когда пишете деловое письмо в электронном виде. Технологии – это отлично, но при написании соблюдайте деловой язык.
В какие сроки нужно ответить на письмо
Если письмо относится к категории требующих ответа, то когда отвечать зависит от той информации, которая содержится в письме:
- Если вы получили запрос, в ближайшие три дня с момента получения подтвердите, что он получен. А окончательный ответ можно дать в течение месяца;
- Если речь о соболезновании, его можно направить в десятидневный срок после того, как печальное событие случилось;
- Отправить поздравление допустимо в течение 8 дней с того момента, как вы узнали о торжественной дате;
- Если говорить об общих правилах хорошего тона, то отвечать на письма лучше в семидневный срок.
Как написать деловое письмо: простым языком о сложном
Отличайте деловое письмо и личную переписку. Мы уже не раз сегодня говорили о том, в чем состоят эти отличия, не нужно о них забывать. А сейчас рассмотрим составление письма поэтапно.
1 этап. Указываем адресата.
В правом верхнем углу бланка пишем фамилию, инициалы и должность того, кому адресуем письмо. Если адресатом является организация, указываем ее юридический адрес.
2 этап. Обращение.
Размещаем его посередине бланка. Оно осуществляется в уважительной форме, без сокращений и помарок.
Пример : Уважаемая (имя, отчество)! Также обращение к адресату может осуществлять с указанием его должности. Но когда вы обращаетесь к человеку по имени, это снижает психологическое напряжение, указывает на то, что деловые отношения стабильные и установившиеся.
3 этап. Изложение цели.
Объясните цель письма, его суть и главные мысли. Эта часть является основной. Пишите о том, что хотите сказать, какова причина обращения. Но не забывайте про официальную и нейтральную стилистику.
4 этап. Внесение предложений, рекомендаций.
Практически любое деловое письмо подразумевает, что адресат на него отреагирует. Этого не требуют в основном только письма информационного характера. Поэтому не просто описывайте проблему, но и предлагайте, как ее можно решить.
Если вы обращаетесь с жалобой, просите принятия определенных мер, если же предлагаете сотрудничать, расскажите, какие варианты есть.
Говоря проще, тот, кто получит письмо, должен видеть что от него не просто чего-то хотят, но и понять, как это может быть осуществлено.
Как закончить деловое письмо
Деловое письмо должно быть написано идеально. Если правила написания не будут соблюдаться, это может негативно повлиять на репутацию компании в целом. Поэтому мы предлагаем сейчас подробнее остановиться на оформлении заключительной части делового письма.
В конце письма подведите итог всего того, о чем говорили ранее. Но растягивать выводы на 10 предложений не стоит, все-таки в деловых письмах ценится краткость и лаконичность. Лучше ограничьтесь простыми фразами.
В основу концовки поставим 2 показателя: она должна быть максимально вежливой и корректной. Варианты, как ее построить, существуют разные.
Приведем несколько примеров:
- Поблагодарите за внимание или помощь: Благодарим Вас! (Позвольте Вас поблагодарить…);
- Выразите надежды на будущее: Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество (Надеемся на получение ответа в ближайшее время…);
- Можно построить фразу с уверением адресата в чем-либо: Были бы рады сотрудничеству с Вами;
- Выскажите просьбу: Просим Вас сообщить о результатах;
- Извинитесь за причиненные неудобства: Прошу прощения за непредвиденную задержку оплаты материала.
Как попрощаться с адресатом.
Несмотря на то что переписка официальная, попрощаться можно по-разному.
Приведем несколько вариантов:
- С уважением к Вам…;
- С пожеланием успехов…;
- С наилучшими пожеланиями…
Ставим подпись правильно.
Когда подписываете письмо, указывайте свою должность, имя и фамилию. Если сомневаетесь в уместности фразы типа: «Искренне Ваш» – просто не используйте ее.
Можете в подписи указать ваши контакты, дополнительный телефон или электронный адрес, таким образом вы демонстрируете получателю, что готовы с ним общаться и сотрудничать.
В следующей части нашей статьи хотелось бы поговорить о деловых письмах на английском языке.
Деловые письма на английском языке
Регламентированной формы составления таких писем нет. Все будет зависеть от того, каковая цель письма и кто его адресат. Приведем здесь краткие рекомендации для составления.
Дата написания.
Если пишем в США, то в указании даты на первое место ставим месяц, затем число и только потом год. Если в Великобританию – дата проставляется как в РФ. При этом месяц пишите буквами, избежите путаницы.
Реквизиты получателя.
- Если пишите мужчине, обращайтесь так: Mr (укажите фамилию);
- Если женщине, которая замужем: Mrs (укажите фамилию);
- Незамужней даме: Miss (укажите фамилию);
- Если не знаете статус дамы: Ms (укажите фамилию).
Указание адреса.
Порядок противоположный принятому в РФ: офис, номер дома, название улицы, индекс, название штата (если пишем в США), название графства и название страны (если пишем в Великобританию).
Как обратиться к получателю.
Стандартные обращения:
- Dear Madam;
- Dear Sir;
- Dear Sir or Madam;
- Dear Mrs;
- Dear.
После обращения ставим запятую (если пишем в Великобританию) или двоеточие (если в США). Восклицательный знак ставить не принято.
Тематика.
Обязательно указывайте тематику письма, также как и в РФ.
Основной текст.
Разделяйте его на абзацы. Либо каждое предложения пишите с новой строки.
Как попрощаться.
Например, вот так: «Thanking you for assistance, we remain Yours truly» – Благодарю Вас, преданный Вам…, хотя можно и менее официально.
Оформление подписи.
Подпись ставим под абзацем с прощанием, указываем свою фамилию и имя, название компании и должность.
Оформление приложений.
Если прилагаете какие-то документы, указывайте это в конце письма: «Enc.» и перечисляйте приложения.
Что писать с заглавной буквы.
- Фамилии и инициалы;
- Наименования компаний;
- Наименования городов, штатов и так далее;
- Любые слова, которые обозначают занимаемую должность;
- Первые слова в прощании;
- Вступительные обращения.
Перед тем как закончить разговор, приведем образцы деловых писем на русском и английском языках.
Образцы деловых писем на русском и английском языках
Заключение
Подводя итоги, хочется сказать, что деловое письмо – это инструмент для общения в любой сфере деятельности. Если оно составлено правильно, это, безусловно, представит вашу компанию с положительной стороны.
С другой стороны, написанное неряшливо, с ошибками письмо способно на корню уничтожить самый перспективный бизнес. Пишите письма правильно, а мы постарались рассказать, как это сделать.
Официально-деловой стиль в жизни встречается гораздо чаще, чем можно подумать. Вы видите его в инструкциях, в любых документах организаций (неважно, государственных или коммерческих), в законодательных актах, в методических разработках и так далее.
Главной функцией этого стиля является информирование – сообщение предельно точно и сжатой информации. Поэтому информационная насыщенность текстов, написанных официально-деловым стилем, очень велика, хотя и сложна для восприятия.
Обо всех стилях речи (текста) читайте .
Задали реферат или курсовую по литературе или другим предметам? Теперь можно не мучиться самому, а просто заказать работу. Рекомендуем обращаться >>сюда , тут делают быстро и дешево. Более того, тут можно даже торговаться
P.S.
Домашки, кстати, там тоже делают 😉
Характеристики официально-делового стиля
Среди главных стилевых черт следует назвать такие:
- информативная направленность – для того, чтобы оставаться в исключительно административно-правовой сфере деятельности;
- точность и стандартность формулировок – порой в ущерб простоте восприятия;
- жесткая логическая структура и предложений, и самого текста в целом;
- отсутствие эмоциональности и оценочности – в текстах, написанных официально-деловым стилем присутствуют либо факты, либо обоснованные гипотезы, и полностью исключен субъективный подход к излагаемым вещам.
На языковых уровнях стилевые черты проявляются следующим образом:
- в лексике — как правило, в текстах используются преимущественно слова и термины официально-деловой сферы;
- в морфологии – активно эксплуатируются канцеляризмы и языковые клише (устойчивые выражения); сложные предлоги;
- в синтаксисе – тексты названного стиля составлены главным образом значительными по длине, объемными предложениями, как правило, сложными и различным образом осложненными.
Официально-деловой стиль: разбор примеров
Разберем примеры нашего стиля, чтобы его особенности стали понятнее.
Отрывок из документа:
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли, определенные учредительными документами. В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям.
1 . В лексике приведенного отрывка можно выделить такие пласты:
- слова, которые называют общеупотребительными: участники, документы, общество, лица, ограниченный;
- термины: доли, общество с ограниченной ответственностью, кодекс, учредитель, уставный капитал, акция, коммерческая организация;
- речевые клише: согласно кодексу, в отличие от, в соответствии с.
2. Разберем морфологию указанного отрывка из документа. Тут следует выделить такие моменты:
- отглагольные существительные преобладают: организация, учредители, участники;
- часто встречаются существительные с общим значением лиц: лица, участники;
- нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: В отличие от акционерного общества, право на долю подтверждается не ценной бумагой, акцией, а лишь свидетельством, которое, в соответствии с уставом ООО, может выдаваться его участникам учредителям;
- преобладание причастий и деепричастий над глаголами.
3. Синтаксис. Здесь есть тоже интересные моменты:
- предложения, как правило, объемные (в данном случае мы имеем два таких предложения, и они полностью составляют приведенный отрывок);
- в предложениях используется прямой порядок слов: обществом с ограниченной ответственностью признается…, уставный капитал… разделен;
- по цели высказывания в приведенном отрывке все предложения повествовательные;
- сложноподчиненное предложение дополнительно осложнено, во-первых, причастным оборотам (определенные учредительными документами), а во-вторых, однородными членами (Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации, обществом с ограниченной ответственностью (далее – ООО) признается утвержденная одним или несколькими лицами коммерческая организация, уставный капитал которой разделен на доли).
Отрывок из документа:
За время войны в с. Боровом уцелело 45 домов из 77. В наличии у колхозников оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка. Большинство садов на приусадебных участках, а равно и фруктовый сад общей площадью в 2,7 га, принадлежащий колхозу «Красная заря», оказались вырубленными. Ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников, исчисляется приблизительно в 230 700 рублей.
Жителей в селе к приходу наших воинских частей числилось 64 из 370.
Имели место случаи насильственного увоза жителей на работы для оккупантов… В настоящее время полностью восстановлено в с. Боровом хозяйство колхоза «Красная заря».
1. В лексике отметим следующие пласты:
- слова общего употребления: уцелело, жителей, садов.
- термины и устоявшиеся выражения: ущерб, увоз, общей площадью, немецко-фашистские захватчики.
- частые речевые клише: в наличии оставались, причиненный ущерб исчисляется, имели место, большинство садов.
- несмотря на редкую инверсию (имели место случаи насильственного увоза), порядок слов, чаще всего, прямой: большинство садов… оказались вырубленными, ущерб … исчисляется, жителей… числилось;
- большое количество числительных, выражающих статистические данные: оставались 4 коровы, 3 телки, 13 овец, 3 поросенка.
2. Разбираем морфологию
приведенного отрывка. Как видим, в этом примере так же, как и в первом:
- преобладают отглагольные существительные и существительные с абстрактным значением: увоз, работы, оккупанты, приходу, время, ущерб;
- существительные, имеющие общие значение лиц: жители, оккупанты, колхозники;
- происходит нанизывание существительных в творительном и родительном падеже: ущерб, причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников.
3. В синтаксисе необходимо отметить следующие моменты:
- предложения громоздкие, как правило, сухо-информативные;
- порядок слов используется прямой: причиненный немецко-фашистскими захватчиками собственности колхоза и колхозников;
- по цели высказывания, что обычно, повествовательные, а по интонации невосклицательные.
В заключение следует отметить, что официально-деловой стиль один из самых коварных. Его формулировки настолько отточены, что намертво врезаются в память, и потому канцеляризмы и языковые клише активно проникают и в книги, делая их похожими на плохой перевод с иностранного языка.
Помните: безликость и отстраненность лексики делового стиля для хорошей литературы – большое зло. за тем, какие слова и выражения вы выбираете для своих рассказов и романов. И если в них проникли канцеляризмы – изгоняйте их беспощадно!
Написание текстов делового стиля правильного формата дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы.
Если верить официальным источникам, то:
Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.
Достаточно простое определение, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак. Знаете, какой?
Ошибка современной деловой переписки заключается в том, что люди ее намеренно усложняют. Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, кашу маслом не испортишь.
В этом материале постараемся рассказать о том, каким должен быть по-настоящему хороший текст делового стиля, какой должна быть его структура, на что следует обратить внимание и каких ошибок не стоит допускать. Обещаем, что после этой заметки вы сможете чуть иначе взглянуть на правила написания деловых текстов.
Требования к деловому тексту и его структуре
Вообще в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными. Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и а потому именно на нее будет сделан основной упор.
Тексты делового текста имеет свои отличительные особенности, которыми не обладают другие стили. Вот главные признаки:
Лаконичность . Создание делового текста требует жалости к читателю. Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на много листов, то в деловой среде такое не приветствуется. Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.
Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.
Четкая структура. Нужно заранее продумать структуру делового письма. Нет ничего хуже, чем текст, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Рекомендуем выбрать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.
Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все, что хотите сообщить по этому факту. : нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. Это существенно упростит чтение.
Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля рекомендуем вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близких взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом. Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно лишь намекнуть на явную симпатию.
Например, поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля. Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет.
Простота изложения . Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Несмотря на то, что правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит усугублять материал сложными конструкциями. Увы, но зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.
Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно.
Использование предлогов и сложных союзов . Пожалуй, деловые тексты – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и так далее) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и так далее). Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.
Итак, давайте еще раз повторим основные правила создания делового текста:
Это должен быть четко структурированный материал небольшого размера.
В таком тексте нет места эмоциям и потере логических нитей.
Вы должны стремиться к простоте изложения, отказываясь от сложных предложений.
Ваша цель – донести до человека деловую информацию, но сделать это максимально просто.
Признаки делового текстаТри примера мини-текстов в деловом стиле
Пример первый. Деловое письмо клиенту:
Уважаемый Сергей Сергеевич! В ответ на Ваш запрос об установке новой двери сообщаем, что 25 декабря к Вам выедет представитель нашей компании. Обычно срок установки двери составляет не более одного часа. Надеемся, что Вы будете удовлетворены качеством нашей работы.
Пример второй. Небольшой деловой текст для сотрудников компании:
С 5 декабря 2015 года компания N начинает участие в ежегодном социальном марафоне «Накорми котика». В связи с этим руководство компании рекомендует всем сотрудникам ежедневно приносить на рабочее место по 2 литра молока жирностью не менее 2.5 %.
При обнаружении кота или кошки любого возраста следует незамедлительно поить животное молоком. Сотрудники, напоившие максимальное число животных, будут премированы в конце текущего квартала.
Третий пример. Письмо руководителю:
Я, Иванов Иван Иванович, с 5 декабря до 12 февраля этого года в рамках социального марафона «Накорми котика» напоил молоком 12 котов и 10 кошек. Премиальные, полученные за победу в корпоративном соревновании, я потратил на личные цели.
Поскольку животные привыкли получать от меня молоко, а денег на их последующее кормление я не имею, прошу выделить сумму в 100 000 рублей на покупку молока за счет компании.
Правила написания деловых писем
Если вы еще не знали, деловой стиль разделен на два разных вида:
Официально-деловой стиль.
Обиходно-деловой стиль.
Первый – это ноль эмоций, пиджак на все пуговицы и безликость автора. Второй – более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Кстати, именно в обиходном стиле и пишется большинство деловых писем. Причем, что интересно, часто развитие деловой переписки происходит следующим образом:
Этап первый. Официально-деловой стиль;
Этап второй. Обиходно-деловой стиль;
Этап третий. Вкрапления элементов неформального общения;
Этап четвертый. Неформальное общение «без галстуков».
Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по ценам на комбайны?», то это не будет оценено должным образом. Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция.
Мы с вами уже разбирали правила написания деловых текстов, а потому повторяться не будем: письма пишутся так же, как и тексты. Впрочем, существуют еще и некоторые негласные правила переписки, о которых мы пока не говорили. Поскольку знают их не все, о них стоит рассказать отдельно:
Деловое письмо должно содержать тему . Дурной тон – оставлять поле «Тема» пустым.
Не стоит менять тему делового письма или удалять историю переписки без серьезной причины. Да, возможно вы помните все детали общения, но человек по другую сторону почтового ящика может их не помнить.
Нейтральная эмоциональность . Даже если вы на самом деле готовы кинуться на получателя с кувалдой, в деловом письме это никак не должно отслеживаться. Корпоративная культура учит «ставить на место» собеседника более хитрыми приемами: «забыванием» упоминания имени, отказом от восклицательных знаков в начале письма, игнорированием каких-то вопросов и так далее.
Отсутствие смайликов . Никаких смайликов до тех пор, пока формат общения не дошел хотя бы до третьего этапа (элементы неформального общения).
Послать письмо с ошибками – верх невежества.
Объяснение отказа . Достаточно, что банки не объясняют причину отказа при выдаче кредитов. Будьте более дружелюбны: даже если вынуждены отказывать, обязательно смягчите тон письма и объясните причину.
Смотрите сами:
Первый пример делового письма
Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Всего доброго.
Второй пример делового письма
Здравствуйте, Иван! К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании не осталось средств. Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства.
Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет. Два письма делового стиля, на одну тему, но они такие разные!
Не нужно начинать издалека. Если у вас есть что сказать, скажите сразу. Когда человек начинает заходить издалека, это больше нервирует.
Это наиболее важные правила написания писем в деловом стиле, которые вам обязательно пригодятся. Главное – помнить, что далеко не всегда от вас ждут какого-то явного официоза. Если вы видите, что человек не прочь перейти на более неформальный уровень общения, смело переходите. Ничего плохого в этом нет.
Вот и все друзья. Все, что мы хотели рассказать о создании текстов в деловом стиле, мы рассказали. Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверены, это пойдет только на пользу материалу.
