Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1.3 трлн. различных документов.
Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном ” в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 г. только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.
Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение . Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов.
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования . Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД) , которым и посвящена данная статья. Главной целью статьи является представление для читателей Jet Info ретроспективы современного состояния мирового рынка СЭД, перспектив его развития, а также достаточно большого числа примеров применения СЭД в мире. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru , www.docflow.ru , сайтов компаний-разработчиков СЭД и др.
Основные понятия о системах электронного документооборота
Назначение СЭД
По мнению отраслевых аналитиков, электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS ” Electronic Document Management Systems ): “СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных”.
Главное назначение СЭД ” это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации ” от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.
Основные свойства СЭД
Открытость
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяет добавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, стала отдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множество третьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка. Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей от третьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, для СЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции с различными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документами вообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: в момент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новыми функциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.
Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭД реализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств СЭД. Благодаря ему СЭД могут выступать в качестве связующего звена между различными корпоративными приложениями, создавая, тем самым, основу для организации делопроизводства на предприятии . Некоторые отраслевые аналитики даже считают, что СЭД вполне могут стать основой корпоративной информационной системы предприятия или организации (существуют и другие мнения).
Особенности хранения документов
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):
- Хранилища атрибутов документов (карточек);
- Хранилища документов;
- Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием “архив документов” . Для хранения атрибутов в большинстве СЭД используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.
Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭД применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы и гетерогенные комбинации сетевых сред. Например, база данных с атрибутами документов может работать под управлением ОС UNIX в сети TCP/IP, а сами документы могут храниться под ОС Novell NetWare в сети IPX/SPX. Следует отметить, что большими преимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате и автоматическое распознавание множества форматов файлов.
В последнее время всё большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышение безопасности доступа к документам, а основным недостатком ” низкая эффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. При данном подходе также требуется использование мощных серверов с большими объемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базы данных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто. Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.
Особенности маршрутизации документов
Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулями маршрутизации документов. В общем случае используются понятия “свободной” и “жесткой” маршрутизации документов. При “свободной” маршрутизации любой участвующий в документообороте пользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрут прохождения документов (или задать новый маршрут). При “жесткой” маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при “жесткой” маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрут изменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например, отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своих должностных полномочий). В большинстве СЭД модуль маршрутизации входит в комплект поставки, в некоторых СЭД его необходимо приобретать отдельно. Полнофункциональные модули маршрутизации разрабатывают и поставляют третьи фирмы.
Разграничение доступа
В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа (набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД):
- Полный контроль над документом;
- Право редактировать, но не уничтожать документ;
- Право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
- Право аннотировать документ, но не редактировать его и не создавать новые версии;
- Право читать документ, но не редактировать его;
- Право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
- Полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждое действие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работы с документами может быть легко проконтролирована).
Отслеживание версий и подверсий документов
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей (особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) очень удобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа. Предположим, исполнитель создал первую версию документа и передал ее на рассмотрение следующему пользователю. Второй пользователь изменил документ и создал на его основе уже новую версию. Затем он передал свою версию документа в следующую инстанцию третьему пользователю, который создал уже третью версию. Спустя определенное время, ознакомившись с замечаниями и исправлениями, первый исполнитель документа решает доработать исходную версию и на ее основе создает подверсию первой версии документа. Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия/подверсия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов
В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (так называемые просмотровщики ” viewers), понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать, в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах). Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), у третьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые с СЭД.
Аннотирование документов
При организации групповой работы над документами обычно весьма полезна возможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактирование такого поля карточки. Но такое решение не всегда приемлемо (особенно при аннотировании графического документа). В связи с этим, в некоторых СЭД существует так называемая функция “красного карандаша”, с помощью которой можно графически указать недостатки на самом изображении. Программные средства, в которых реализована функция “красного карандаша”, широко предлагаются третьими фирмами.
Поддержка различных клиентских программ
Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторых СЭД используются также платформы UNIX и Macintosh. Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами через стандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены на разнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемы обеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах. При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверный компонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.
Общая классификация СЭД
Концепция ЕСМ
Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция “управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management ” ECM)” , а не управление электронным документооборотом (в соответствии с “Forrester TechRankings”). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией.
В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым , то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой “категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)” .
С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).
Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий:
Общие функции управления содержимым , под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла.
Функции управления процессами , под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ.
Интеграция с другими ECM-системами , подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др.
Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД . Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах.
Классификация СЭД
По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):
СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) c возможностью их группировки в папки. Существует мнение некоторых отраслевых аналитиков, что (в зависимости от используемых схемы индексации и приложений) данный документно-ориентированный подход может обеспечить в ряде EDMS-систем до 80% функциональности PDM-системы при меньшей стоимости внедрения. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.
Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.
Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech. В свою очередь, компания IBM реализует функции по управлению Web-содержимым на базе решений от компаний Interwoven и Open Market (через партнерские отношения с ними), а компания Tower интегрировала свое ПО по управлению электронными документами с решениями по управлению Web-содержимым от компании Stellent.
Системы управления информацией (information management systems) ” порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).
Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.
Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др.
Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями . Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc.
Многих важных функций управления записями в СЭД раньше не было (например, функций классификации). Не были реализованы также и методы физического удаления записей и индексов в конце их жизненного цикла (при необходимости). По мнению Gartner Group, корпоративным пользователям необходимо дополнить свои Web-сайты функциями систем управления записями. Ряд разработчиков систем управления Web-содержимым для поддержки записей Web-сайтов уже расширяют их функциональность с помощью систем управления записями. Работы в данном направлении стали особенно заметны в 2002 г. Например, компания Stellent интегрировала свое ПО управления содержимым с системой управления записями Foremost от компании TrueArc (cледует отметить, что интеграция ПО управления записями с СЭД весьма непроста, так как необходимо решить проблемы дублирования функций и репозитариев). После такой интеграции стало возможно делать “снимки” Web-сайта и управлять ими, как записями. Реализуются и такие интересные возможности, как запись экранов, встретившихся во время онлайновой транзакции (например, в ПО WebCapture от компании Tower Technology). Компания Open Text приобрела фирму PS Software (занимающуюся разработкой систем управления записями) и встроила ее ПО iRIMS в качестве модуля в свое ПО LiveLink. Дополняют свое ПО управления содержимым функциональностью систем управления записями также компании Documentum, IBM и Interwoven (среди прочих вендоров ПО управления содержимым).
Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов).
Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems ” OMS) , основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. В связи с этим, многие из OMS-систем классифицируются Gartner Group, как интегрированные системы архивации и поиска документов (IDARS ” integrated document archive and retrieval systems) . Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша ” генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на “второстепенных” вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде ” в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами.
Можно также отметить специальные модули управления электронными документами , встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему.
Преимущества от использования СЭД
По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:
- Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;
- Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.
Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:
- Появление возможности коллективной работы над д
11.07.18. Прошел ребрендинг СЭД ТЕЗИС
Компания «Хоулмонт» обновила фирменный стиль системы управления документами и задачами ТЕЗИС . В системе изменения будут отражены в релизе 4.3, который выйдет осенью 2018 года. СЭД ТЕЗИС выпущена на рынок в 2010 году. За 8 лет реализовано более 400 успешных проектов внедрения системы. При развитии системы компания ориентируется на потребности заказчиков и пользователей, собственный опыт и экспертизу, а также рыночные тренды. В настоящее время «Хоулмонт» стремится не только автоматизировать работу с документами и задачами, но и обеспечить свободу управления бизнесом. Эту миссию отражает новый фирменный стиль ТЕЗИС. Обновленный логотип представляет собой букву «Т», в которой за листом бумаги открывается чистое небесное пространство. Еще один ключевой элемент нового стиля - белые облака. Этот визуальный ряд символизирует свободу и легкость работы в системе.
2017. КРОК представил собственную СЭД систему
Системный интегратор КРОК внедрял собственное решение для электронного документооборота на базе EMC Documentum с 2004 года. Кроме того, КРОК является партнером отечественных СЭД-вендоров: Directum и Docsvision. Теперь компания представила собственную систему КСЭД 3.0 . Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика для решения следующих задач: ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление финансовой документацией и нормативами предприятия, межведомственный электронный документооборот. В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты: BPMN, CMMN и DMN. Новый заказчик может с нуля установить решение со всеми нужными для электронного документооборота компонентами. Но возможен и вариант, когда решение внедряется в уже сложившуюся инфраструктуру, когда у заказчика уже есть какие-то компоненты.
2016. Топ 10 СЭД/ECM в России по версии TAdviser (2015)
Портал TAdviser опубликовал обзор российского рынка СЭД/ECM-систем за 2015 год. Согласно исследованию, по итогам 2015 года российский рынок СЭД/ECM-систем в рублевом выражении вырос на 10% и достиг отметки в 37,8 млрд руб. Главные тенденции российского рынка СЭД/ECM-систем, согласно отчету: расширенный функционал систем, облачные сервисы, процесс импортозамещения, мобильность, умные решения, юридически значимый документооборот, корпоративные соцсети, проникновение в СЭД идей BPM, укрепление позиций OpenText, юридически значимый документооборот, замена устаревших СЭД. Наибольшее число проектов в 2015 году выполнено с помощью систем Directum, ELMA, «Дело», DocsVision и «1С:Документооборот».
2011. Дорастут ли российские СЭД до ECM?
Современные СЭД прошли эволюционный путь развития от простейших систем регистрации и учета документов до многофункциональных платформ управления документами и оперативной деятельностью предприятия на основе средств автоматизации бизнес-процессов, организации коллективной работы и других технологий. Чтобы перейти на новый уровень, наши СЭД должны реализовать гораздо более широкий набор технологий ECM, которые сегодня необходимы для полноценного управления неструктурированным контентом. Справятся ли они с этой задачей?
2010. Российский рынок СЭД - взгляд DOCFLOW
Анализ рыночной ситуации - это традиционная проблема российского сегмента систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM), вокруг которой регулярно возникают дискуссии в сообществе поставщиков и заказчиков. Сложность ее изначально определяется многогранностью, наличием большого числа cрезов для подобных исследований. Российская же специфика заключается в отсутствии признанных отраслью методик сбора и анализа информации.
2009. Горячая десятка российских систем электронного документооборота
В сложной экономической обстановке сегодня по-прежнему руководителей интересует возможность автоматизации предприятия. Пожалуй, только критерии выбора изменились и затраты на подобные проекты. Каждый стремится получить максимум по доступной цене. В статье приводится сравнение десяти российских систем электронного документооборота, учитывая реалии дня.
2009. Рынок СЭД: ставка на быстрые внедрения
На рынке электронного документооборота происходят структурные изменения. Они обусловлены, с одной стороны, последствиями кризиса для государственных и коммерческих структур. С другой, несмотря на секвестр бюджета, государство продолжает заниматься укреплением вертикальных и горизонтальных структур и реализацией политики применения электронных документов. Наблюдаемые тенденции, если и не позволяют пока еще делать однозначных прогнозов того, как будет развиваться рынок СЭД, то, по крайней мере, открывают перед игроками рынка широкий спектр новых возможностей. Об этом и многом другом говорили на завершившейся недавно партнерской конференции «Весенний документооборот-2009», проводимой компанией ЭОС, одним из крупных отечественных игроков рынка СЭД.
2008. Рынок СЭД/ECM в России достиг $170 млн
Объем рынка систем электронного документооборота в денежном выражении в России в 2007 году составил более $170 млн. Таковы предварительные итоги исследования CNews Analytics. На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка. Большую долю этого рынка (около трети) в занимают решения на базе платформы Documentum и IBM Lotus Domino / Notes. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision, Naumen и «Мотив». Наиболее важными и определяющими критериями выбора являются функциональные характеристики системы, рекомендации и положительные отзывы, а также простота работы с системой. Наименее значимыми критериями при выборе системы электронного документооборота для предприятий являются скорость окупаемости проекта и низкая стоимость системы.
На российском рынке СЭД/ECM-систем фиксируется положительная динамика. В 2016 г. он вырос на 10%, аналогичный показатель ожидается и по итогам 2017 г.
По оценке аналитиков TAdviser, в 2016 г., рост российского рынка СЭД/ECM-систем составил порядка 10%, при этом его объем в рублевом выражении увеличился примерно до 41,6 млрд руб. Говоря об итогах 2017 г., участники рынка отмечали его оживление и дальнейшее движение вверх.
На продолжающийся рост рынка влияет как общее восстановление экономики, так и отдельные драйверы. Для сферы СЭД/ECM — это набирающий обороты процесс импортозамещения, курс на цифровую экономику, повышение мобильности и стремительное развитие новых технологий.
Большинство участников российского рынка СЭД/ECM, представленных в рейтинге ниже, по итогам 2016 г. показали положительную динамику выручки от проектов в этой сфере. Только у двух компаний из Топ-10 зафиксированы отрицательные показатели.
Лидером в очередной раз стала компания «Логика бизнеса», выручка которой от СЭД/ECM-проектов выросла на 25,7% и достигла 1,86 млрд руб. Примерно треть этой суммы пришлось на продажи лицензий, две трети - на услуги внедрения и поддержки. В тройку лидеров также попали компании «Крок» и TerraLink (см. табл. 1).
Таблица 1.Выручка участников российского рынка СЭД/ECM-систем в 2015-2016 гг .
Импортозамещение в тренде
Рынок систем документооборота в России - устоявшийся и зрелый рынок, и изменения на нем происходят медленно, однако прошедший год принес несколько ощутимых изменений. Прежде всего, это существенное оживление в государственных органах власти по вопросу перехода на отечественное ПО: утвержден план перевода офисного ПО (к которому относится в т.ч. и СЭД) на отечественные платформы, прописаны конкретные сроки и достаточно четкие требования.
Блокчейн на подходе
Среди других интересных тенденций рынка следует упомянуть технологию блокчейн. Она получила очень широкую популярность и применение ей находят в самых разнообразных областях. Сфера электронного документооборота - не исключение. Блокчейн позволяет создавать системы класса ECM для защищенного обмена документами вне организации на базе распределенной электронной подписи, без использования единого центра доверия, который проще скомпрометировать.
Потенциально это может помочь наладить доверительный обмен информацией между большим количеством организаций, которые изначально друг другу не доверяют, даже жестко конкурируют, но вместе с тем вынуждены обмениваться информацией.
Избавление от бумаги
Одним из самых долгожданных трендов является переход компаний на полностью безбумажный документооборот, в том числе юридически значимый.
По мнению экспертов рынка, реальные проекты по безбумажному документообороту появились благодаря активной работе государства по оформлению нормативной базы и стимулированию перехода на безбумажные технологии. До недавнего времени опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных данных служили препятствием переходу на полностью электронный обмен документами. Тем не менее с развитием технологий защиты корпоративной информации рынок показал свою готовность к нововведениям.
Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, говорит, что у его компании уже появились запросы крупных клиентов по переходу на полностью безбумажную работу внутри холдингов и групп компаний.
Какие нововведения получают СЭД/ECM-системы
Все нововведения, которые сейчас разрабатываются на рынке и внедряются в СЭД/ECM-системы, связаны с общими тенденциями ИТ-рынка. Именно поэтому разработчики занимаются развитием мобильных версий и создают интеграционные шлюзы для бесшовной работы с другими информационными системами. Помимо этого совершенствуются возможности совместной работы над документами, «шлифуются» пользовательские интерфейсы, добавляются новый функционал.
Передним краем представляется встраивание технологий искусственного интеллекта, работы с BigData, интеграции с мессенджерами, в том числе поддержкой ботов. Все большее значение приобретает поддержка полноценных облачных и гибридных конфигураций, в т.ч. хранение файлов на облачных ресурсах.
География проектов СЭД/ECM
По данным TAdviser, основная часть всех СЭД/ECM-проектов выполняется в Центральном федеральном округе. Также в первую тройку входят Приволжский и Сибирский федеральные округа (см. табл. 2). Топ-10 российских городов по количеству проектов СЭД/ECM возглавляют Москва, Санкт-Петербург и Екатеринбург.
26.04.2018, ЧТ, 16:46, Мск, Текст: Наталья Рудычева
Российские разработчики имеют все шансы полностью завоевать российский рынок СЭД. Для этого есть и экономические, и законодательные предпосылки. Дело за малым – создавать по-настоящему удобные, современные и надежные решения, обеспечивать их качественную техническую поддержку и правильно организовывать процесс их внедрения. Об этом говорили участники организованной CNews Conferenсes конференции «Рынок СЭД 2018».
страницы: 1 | | следующая
Сложившаяся на российском рынке ситуация благоприятна для российских разработчиков СЭД, начал свое выступление Сергей Курьянов , директор по стратегическому маркетингу «ДоксВижн». Они имеют преимущество перед западными разработчиками благодаря политике импортозамещения и ослаблению рубля, и могут успешно конкурировать с Open Text, если создадут продукты, существенно превосходящие его по качеству. Именно по такому пути пошла компания «ДоксВижн», которая предлагает свои клиентам Docsvision ECM (версия 5.5), отличительными чертами которой являются масштабируемость до 100+ тыс. пользователей, микросервисная архитектура, мультиплатформенность. Платформа позволяет использовать все преимущества новых технологий, такие как омниканальность, облачность, поддержка новых методов управления (Agile, SCRUM), AI & ML, авторегистрация, поддержка Agile-внедрений, self-service.
Около половины проектов в 2017 г. было реализовано на базе Open Text Documentum, продолжил Роман Коновалов , генеральный директор «АйДи – Технологии управления». Однако интерес заказчиков к российским решениям растет. В качестве примера он привел создание системы управления документами в группе компаний «Россети». На первом этапе, завершившемся в 2014 г., заказчик внедрил Open Text Documentum. Пользователями решения сегодня является более 44 тыс. человек. В 2015 г. стартовал второй этап проекта, в ходе которого была создана система управления контентом и проектно-сметной документацией (УХКиПСД) на базе продукта, разработанного «АйДи – Технологии управления». По мнению Романа Коновалова, будущее отрасли – за российскими продуктами. Например, созданная его компанией СЭДО предоставляет возможность самостоятельной настройки, предназначена для автоматизации бизнес-процессов больших компаний, имеет современный интерфейс и дает возможность сэкономить на внедрении, обслуживании и масштабировании.
«Хотя мы имеем богатый опыт внедрения SAP, для внутренней автоматизации мы решили использовать отечественную платформу, – говорит Евгений Гафаров , руководитель проекта КИУС компании «Газпромавтоматизация». – За 3 года мы полностью автоматизировали управляющие и поддерживающие бизнес-процессы. Охватили все направления и виды работ компании».Комплексный проект начался с автоматизации документооборота – создания системы учета документов и управления поручениями. За три года назначение СЭД кардинально трансформировалось. На первый план вышли ее BPM-функции. Она стала «мозговым центром», back-end системой, которая отвечает за потоки управления, проходящими через все системы. Такая архитектура позволяет быстро и дешево автоматизировать бизнес-процессы. Евгений Гафаров рассказал участникам конференции о плюсах такого подхода. Среди них быстрая и дешевая автоматизация, больше автоматизированных процессов при фиксированном бюджете и возможность использования привычных для пользователей систем.
Как организовать процесс внедрения
Почти 74% компаний сталкиваются с проблемами при работе с документами, начала свое выступление Елена Скрипко , консультант-методолог фирмы «1С». Это дублирование действий, сложности при поиске, ошибки и дублирование, длительное время обработки документов и, как следствие, снижение эффективности рабочего времени сотрудников. Все это оказывает негативное влияние на процесс управления компанией, тормозит принятие эффективных управленческих решений.
Именно поэтому фирма «1С» при внедрении систем электронного документооборота советует придерживаться разработанной и многократно апробированной методологии. В ходе рассмотрения целого ряда кейсов стало понятно, что наиболее частой проблемой, с которой сталкиваются компании при организации работы с документами, является множество совершаемых с ними лишних действий. Как результат – замедляются рабочие процедуры, нерационально расходуется фонд оплаты труда. Еще одна проблема – множественное сканирование бухгалтерских документов в ходе согласования и проверки. В итоге бухгалтер получает пачку сканированных образов, каждый из которых подписан ответственным лицом. Иногда процесс документооборота не соответствует нормам, принятым в компании, что говорит о снижении ее управляемости. Это серьезная проблема, требующая анализа и срочного принятия управленческих решений.
Электронный обмен документами между организациями развивается не так быстро, как хотелось бы, отмечает Виталий Котов , заместитель директора по экономике группы «Полипластик». Изменить ситуацию под силу крупным компаниям, которые могут заставить своих партнеров переходить на СЭД вb2b-цепочках. Он поделился опытом «Полипластик». Компания создала портал для перевозчиков, интегрировала его с 1С:ERP, организовала доступ к нему через Web и мобильное приложение. Теперь портал выполняет функции ЭДО между «Полипластик» и перевозчиками.
Делимся опытом
Выступавшие на конференции заказчики поделились своим опытом автоматизации документооборота. Так, в компании«Стройтранснефтегаз» пошли по пути создания электронного архива, рассказал Павел Потемин , начальник службы электронного архива «Стройтранснефтегаз». Затраты на его внедрение были минимальные. Решение имеет интуитивно понятный функционал, и пользователи очень довольны его использованием. Что касается СЭД, то по мнению Павла Потемкина ее лучше всего внедрять как набор отдельно стоящих модулей с четкими и понятными задачами, включая интеграцию с другими системами. В качестве примера подобной технологии он привел систему управления бизнес-процессами ELMA.
Процесс документооборота в госсекторе жестко регулируется, и отказ от бумаги – это уже требование законодательства, говорит Евгения Суровцева , заместитель начальника управления-начальник отдела информационных систем управления информационно-программного обеспечения Администрации города Владивостока. В электронном виде должен проходить не только обмен документами, но и их согласование, и процесс взаимодействие с гражданами и бизнесом. Важным требованием к СЭД в госорганах в последнее время стала мобильность. Среди сложностей, о которых упомянула Евгения Суровцева, – необходимость обучения работе с СЭД всех новых сотрудников, которые на предыдущих местах работы, как правило, имели дело с совершенно другими решениями.
Об опыте внедрения региональной системы электронного взаимодействия рассказал Николай Земской , заместитель начальника управления ИТ администрации Тамбовской области. Проект стартовал в 2012 г. На сегодняшний день к системе подключены 2 органа исполнительной власти и 16 органов местного самоуправления (ОМСУ) региона, общее число пользователей составляет 1661 человек. На 2018 г. запланировано подключение сельсоветов, поссоветов, подведомственных ОМСУ учреждений, расширение контроля работы пользователей в СЭД, использование дополнительного функционала, типизация взаимодействия, разработка форм и шаблонов документов, создание механизма формирования структурированных запросов информации.
Еще одним кейсом успешного внедрения СЭД поделился Павел Горшков , начальник отдела ДОУ Федерального центра по проектированию и развитию объектов ядерной медицины. Проект стартовал в декабре 2015 г. и завершился в апреле 2017 г. и включал в себя 2 этапа. На первом была автоматизирована работа канцелярии, договоры, заявки на проведение закупок, на втором – клиентские заявки на производство и поставку продукции. В результате удалось полностью исключить потери и случайные изменения документов в процессе их жизненного цикла. Сроки обработки документов сократились в 10 раз, а согласования – в 6 раз. Годовая экономия трудозатрат по процессам составила более 5794 человеко-часов.
ЭДО стал основным инструментом общения с клиентом в компании, говорит Игорь Кастильо , менеджер по развитию бизнес-проектов Paulig Group. Развитие системы электронного документооборота началось с 2007 г. На данный момент свыше 80% оборота компании обслуживается системами ЭДО. Количество заказов, принимаемых через электронные каналы связи, достигло 92%. Осуществляется обмен стандартными логистическими сообщениями (ORDERS, ORDRESP, DESADV, RECADV, RETANN, и т.д.), планирование поставок (DELFOR), согласование цен, мастер-даты и листинг (PRICAT), содержатся данные о продажах и состоянии стоков (INVREPT, SLSRPT), реализованы процессы отслеживания партий с использованием SSCC кода.
Денис Горбунов , руководитель проектного офиса департамента информационных технологий группы «Черкизово», в своем докладе рассказал об основных этапах развития СЭД в России. По его мнению, сегодня для этого рынка характерны четкие требования заказчиков, типовые сценарии внедрения и сокращение бюджетов на реализацию проектов, а также стирание грани между отечественными и зарубежными решениями. Одновременно открытыми остаются еще многие вопросы. Например, стоит ли создавать корпоративное хранилище или лучше воспользоваться открытыми сервисами типа Google Drive или Microsoft Onedrive? Достаточно ли для управления бизнес-процессами использовать встроенные возможности СЭД или необходимы специализированные продукты? Как изменится роль СЭД в связи с трендом перехода от документов к транзакциям?
15 сентября 2015 г. 14:04На вопросы PC Week отвечает Истомин Константин, исполнительный директор компании DIRECTUM. Вопросы были заданы в рамках обзора, посвященного 20-летию PC Week/RE .
Когда в России начал формироваться сегмент СЭД/ECM-систем, какие можно выделить ключевые моменты и этапы в его развитии?
Началом формирования сегмента можно назвать 1995 год, когда стали заметными первые тиражные системы, ориентированные на делопроизводство. Примерами таких систем стали Евфрат и Дело. Российская традиция вертикального документооборота, при которой документ, перед тем как попасть к исполнителю, должен пройти через руководство, обусловила особенности первых систем автоматизации. Основными задачами автоматизации были регистрация и контроль исполнения документов, подготовка отчетов. Работа в таких системах строилась на регистрационных карточках. Говорить об управлении контентом предприятия на этом этапе пока рано, но так обозначилось самое начало развития сегмента.
На следующем этапе, который длился примерно с 1997 по 2000 годы, на российском рынке появились электронные архивы документов. Один из представителей - система DOCS Open. Особого развития в России это направление тогда не получило опять же ввиду специфической традиции ведения делопроизводства и документооборота.
Примерно в тот же период появились первые workflow-системы, они были направлены сугубо на автоматизацию взаимодействия и работали в отрыве от процессов управления документами. В качестве примера можно привести российскую систему OPTIMA WorkFlow и западную Staffware.
Комплексные системы появились в 2002-2003 годах. Они объединили в себе механизмы workflow и возможности организации электронных архивов документов. Как раз на этом этапе можно говорить о появлении полноценных систем электронного документооборота, позволявших работать в том числе и с содержанием документов. Технологической вехой в это время становится создание собственных платформ разработки, базирующихся на возможностях СУБД Microsoft SQL Server и/или Oracle. Хорошей иллюстрацией того периода стала выставка-конференция DOCFLOW 2004. В то время мероприятие больше напоминало именно выставку: участники собирались, чтобы увидеть распространенные за рубежом Jukebox-ы, мощные промышленные сканеры… Через пару лет конференция приобрела более деловой характер, со стороны ее участников стал заметен практический интерес использования решений. Яркими представителями комплексных российских систем стали Docsvision и DIRECTUM, начала активное продвижение в России западная система Documentum. Кроме того, отдельной веткой активно развивались отечественные системы на базе Lotus Notes.
2006 можно назвать годом становления современных ECM-систем, объединивших в себе функциональные возможности по управлению документами и взаимодействием. Тогда же исследовательской компанией Gartner были сформулированы критерии, которым должны отвечать ECM-системы. В новых версиях российских комплексных систем также нашло отражение новой концепции ECM. Также в этот период начали активно разрабатываться различные бизнес-решения, призванные закрывать самые разные задачи компаний на основе одной ECM-платформы.
С 2011 года и по настоящее время в ECM, как и во всей сфере ИТ, явно выделилась тенденция ориентации на пользователя: системы становятся более удобными, делается упор на создание интуитивно понятных интерфейсов. Повсеместно разрабатываются мобильные решения, которые стали за последние годы уже не тенденцией, а необходимым условием существования современных ECM-систем. Развивается тренд развития облачных продуктов, рынок сигнализирует о готовности клиентов к SaaS-решениям и в области документооборота. Хотя здесь Россия отстает от западных рынков по ощущениям на 2-3 года.
Как данный сегмент ИТ-рынка пережил кризисы 1998 и 2008 гг.?
В 1998 году российского СЭД/ECM-рынка как такового еще не существовало (он был весьма мал). Основной характеристикой кризиса можно назвать отказ пользователей от западных систем - сказался дефолт со всеми его последствиями.
В 2008 году наблюдался активный рост сегмента СЭД/ЕСМ, большой интерес заказчиков. Поэтому, при общем экономическом спаде ИТ-отрасли этот сегмент пострадал меньше всего. Снизился объем продаж, однако серьезных потрясений не было, восстановление заняло около года.
Чем ситуация отличается от наблюдавшейся в кризисы 1998 и 2008 гг.? Каковы перспективы данного сегмента рынка на ближайшее будущее?
Настоящая ситуация похожа на кризис-2008 «обычными» кризисными проявлениями. Наблюдается общий спад деловой активности, снизилась динамика продаж.
В целом же текущая ситуация заметно отличается от 2008 года.
Во-первых, текущий кризис видится затяжным, т.к. фундаментальные причины для России - цены на нефть и санкции - быстро вряд ли изменятся, на восстановление потребуется 2-3 года.
Во-вторых, сегодня ECM-рынок достиг своей зрелости: заказчики знают, что им нужно от систем, к решениям выдвигаются достаточно четкие требования. Изменился в целом подход к вопросу автоматизации: эффективность стала осязаемым показателем. И если заказчик видит «в цифрах» выгоду внедрения ECM-системы, он принимает вполне осознанное, взвешенное решение.
Как и ранее, реальная потребность от автоматизации есть у крупных компаний, которым эффект масштаба позволяет лучше оценить выгоду от внедрения ECM-решений. Основными стимуляторами рынка выступают представители нефтегазовой отрасли, оборонной промышленности и государственных корпораций, а также экспортоориентированные предприятия.
Поддержку оказывает и активная позиция государства в отношении ИТ-сектора: были значительно снижены барьеры использования электронных документов, тренд импортозамещения на фоне роста курса доллара и западных санкций увеличивает шансы отечественных разработчиков.
В перспективе ожидается дальнейший рост объемов рынка СЭД/ECM заметно больше ИТ-рынка в целом, при этом темпы роста в кризисный период будут зависеть состояния экономики. Главным образом, тенденция роста сохранится в крупных предприятиях, средние компании будут отдавать предпочтение более легким, готовым, недорогим решениям. В этой части выгодно выглядят облачные технологии. БОльший спад ожидается в органах государственной власти из-за сильного сокращения бюджетов. Рынок межкорпоративного документооборота, стоящий немного в стороне от ECM, но имеющий к нему отношение, сейчас находится в начальной фазе своего становления, ожидается его резкий рост, что создает новые возможности.
