Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.
Из статьи вы узнаете:
Учет рабочего времени
По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:
Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421
В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.
Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.
С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.
Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.
С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.
Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.
Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Журнал учета рабочего времени - бумажная форма
Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.
На титульном листе следует указать:
- Полное название организации
- Наименование документа: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»
- При необходимости, наименование структурного подразделения (если ведется раздельный учет)
- Дата начала и окончания ведения журнала
- Срок хранения
Целесообразнее вести учет по следующим графам:
Порядковый номер записи
Фамилия, имя, отчество работника
Должность/отдел
Время прихода на работу
Время ухода
Подпись работника
Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.
Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.
Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.
Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.
Порядок заполнения журнала учета рабочего времени
Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:
- какие данные подлежат учету
- кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
- когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).
Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников
Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец
Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.
Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.
Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.
Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.
Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.
Правила ведения журнала учета рабочего времени
Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.
Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:
- посредством издания специального приказа или
- на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.
Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:
- Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
- Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
- Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Форма ведения журнала учета рабочего времени
Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.
При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.
Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.
Содержание журнала: учет прихода и ухода работников
Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. работника;
- дата внесения записи;
- время появления сотрудника на рабочем месте;
- время отбытия работника с места работы домой;
- примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
- подпись ответственного за ведение журнала лица.
Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:
- организационно-правовая форма и наименование организации;
- наименование самого журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.
Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:
Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.
Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.
Журнал учета рабочего времени сотрудников позволяет работодателю проконтролировать, какое количество часов отработал каждый сотрудник. О том, как вести данный журнал, вы узнаете из нашей статьи.
В какой форме ведется журнал учета рабочего времени образца 2016 года
Благодаря журналу учета рабочего времени сотрудников компания-работодатель можетконтролировать, сколько по факту проработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Хотя на сегодняшний день нет никаких официальных указаний, что учет отработанного времени необходимо вести в журнале, использование именно этого регистра вполне оправданно. С его помощью легко систематизировать все необходимые сведения в хронологической последовательности.
До момента вступления в силу закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в обязанности работодателей входило использование унифицированных форм документов. Для учета отработанного сотрудниками времени постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены специальные формы — табели Т-12, Т-13.
С 2013 года эти унифицированные формы перестали быть обязательными, но они по-прежнему идеально подходят в качестве основы для разработки любой компанией собственного журнала по учету фактически отработанного сотрудниками времени. При этом целесообразнее использовать форму Т-12, поскольку в ней, кроме учета фактически отработанного сотрудниками времени, можно также вести расчет заработной платы.
Как составить журнал учета ненормированного рабочего времени
Все дни работы сотрудников в ненормированном режиме (по ст. 101 ТК РФ) необходимо фиксировать, ведь за такие переработки хоть и не выплачивается дополнительное вознаграждение, но предоставляется дополнительный отпуск согласно ст. 119 ТК РФ.
В связи с тем, что трудиться в ненормированном режиме можно только эпизодически, целесообразнее не вносить в журнал учета рабочего времени дополнительные графы, а завести для этих целей отдельный регистр.
Форма журнала по учету ненормированного времени работы может быть следующей.
Журнал учета рабочего времени: срок хранения и образец заполнения (скачать бесплатно)
Каждая организация может самостоятельно разработать журнал учета рабочего времени исходя из своих потребностей. Если целью работодателя является не только учет явок/неявок сотрудников, но и контроль за опозданиями и отлучками на протяжении рабочего дня, имеет смысл не брать слишком масштабную форму Т-12 (Т-13), а разработать собственную. В этом случае в целях получения данных для ее заполнения на крупных предприятиях потребуется выбрать 1 из следующих вариантов:
- иметь в штате специальную должность (вахтера) для контроля за входом/выходом сотрудников в помещение для работы;
- установить автоматическую пропускную систему;
- обязать всех руководителей структурных подразделений вести собственный журнал учета рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.
Форма такого журнала достаточно проста.
Ведение журнала в такой форме, несомненно, поможет дисциплинировать сотрудников, но увеличит расходы на обеспечение такого учета.
Не знаете свои права?
Дисциплина сотрудников — это основополагающий фактор успеха работы любой организации. Для ее соблюдения в организациях действуют строго установленные графики начала и конца работы. Для контроля соблюдения установленных правил, наниматели ведут различные формы учета. Одной из принятых форм для контроля присутствия или временного отсутствия на работе, является книга спецучета отработанных часов.
Журнал учета рабочего времени сотрудников — законодательная база ведения журнала
Правильная организация производства зависит, прежде всего, от бесперебойного функционирования работы нанятых кадров. Сотрудники обязаны соблюдать установленные в локальных документах нормы рабочего времени. Но, незапланированного отсутствия не избежать. Для того, чтобы иметь возможность отслеживать наличие работников на их трудовых местах и правильно начислять им зарплату, ведется ежемесячный табель. Обязательность его ведения закреплена в ТК РФ статьей 91. Журнал учета прихода и ухода сотрудников ведется нанимателем на добровольной основе. Законом не предусмотрена обязательность его ведения.
В какой форме составляется?
Законодательно форма журнала учета рабочего времени не установлена, поэтому его оформление зависит лишь от требований нанимателя. Легитимной считается как бумажная, так и электронная версия ведения книги. Следует уточнить, что для ведения электронной формы не требуется установки специальных программ. Достаточно лишь разработать удобный для себя формат и правильно его оформить. Это может быть документ в формате Word или Excel. Возможно вести документ при помощи имеющихся в организации встроенных электронных систем отчетности. Главное при заполнении бумажной или электронной формы — это системность и постоянство.
Как правильно оформить?
Оформление журнала учета рабочего времени сотрудников производится табличным методом. Каждая организация вправе сама определить, какие столбцы ей нужны в книге. Главное, чтобы с их помощью можно легко было проследить приход, уход сотрудников, часы их переработки или отсутствия.
Оформление книги должно содержать обязательно :
- Титульный лист.
- Таблицу содержания.
- Пломбу на шнуровке.
Титульный лист должен содержать общую информацию о названии предприятия и названии книги. На первом листе обязательно указывается дата начала ведения и последней записи в книге. Важно на книге указывать должность и фамилию того, кто ведет документ. Книга прошнуровывается и пломбируется для защиты от незаконного изъятия листов. Пломба может быть в виде опечатанного листа бумаги или заводской, при приобретении готовой книги.
Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?
Вести книгу должен один ответственный человек. Обычно в организациях данная должность прописывается в ЛНПА, а затем и в трудовом договоре соответствующего работника. Но возможно возложение ответственности и приказом руководителя.
Таблица содержит следующие обязательные графы :
- Порядковый номер.
- Фамилия сотрудника.
- Дата внесения записи.
- Точная фиксация прихода на работу.
- Точное время ухода с работы.
- Графа примечание.
- Подпись работника, вносящего запись.
В графе примечания обычно отмечают опоздания или преждевременный уход. Также в ней можно фиксировать ненормированные часы работы.
Образец приказ о введении журнала учета рабочего времени сотрудников
Вся основная документация в организациях вводится в действие приказом руководителя. Не исключение и книга спецучета. Внесение изменений в книгу также проводится посредством издания приказа.
В приказе отражаются следующие пункты :
- Основание для издания приказа.
- Распоряжение об особом виде спецучета с указанной даты.
- Возложение обязанности на одного ответственного сотрудника.
- Указания об ознакомлении с приказом.
Срок хранения журнала учета рабочего времени сотрудников
По установленным правилам все документы в организации, после окончания их ведения, передаются в архив. Сроки хранения прописаны в государственной инструкции, где указан весь перечень хранимых документов. В соответствии с п. 586 Перечня журнал спецучета хранится 5 лет, после внесения последней записи. Однако, если документ содержит в себе сведения о работе во вредных условиях, его хранение увеличивается до 75 лет. Хранение документов до 5 лет обеспечивается внутренним архивом организации, до 75 лет – передаются в городские архивы.
Что представляет собой журнал учета рабочего времени, в чем его отличие от табеля, нужен ли он на предприятии? Читайте о том, как оформить этот документ по правилам делопроизводства и как его вести. Скачайте готовый образец
Из этой статьи вы узнаете:
Для чего нужен журнал учета рабочего времени
Когда численность трудящихся на предприятии велика и руководители подразделений не имеют возможности проконтролировать своевременное появление на рабочем месте каждого сотрудника, время их прихода и ухода фиксируется в книге учета рабочего времени. Такой журнал служит документом, на основании которого может заполняться табель, фиксирующий количество отработанных часов за сутки.
Также он может использоваться для следующих целей:
- Фиксирование опозданий и уходов с работы раньше времени.
- Учет труда сотрудников с ненормированным рабочим днем.
- Привлечение сотрудников к сверхурочным работам.
Документ можно вести одновременно для всех вышеперечисленных случаев, либо отражать информацию по каждому отдельно.
Оформление журнала учета рабочего времени
Книга оформляется следующим образом:
- Все листы должны быть пронумерованы сквозной нумерацией.
- При ручном оформлении прошивка обязательна ().
- На последней странице ставится пломба, она заверяется подписью ответственного лица, либо руководителя и печатью.
Помимо этого на титульном листе надо указать следующие сведения:
- Полное наименование организации, если тетрадь ведется отдельно для каждого структурного подразделения, то добавляют его наименование.
- Дата начала ведения.
- Дата последней записи.
- ФИО и должность ответственного за ведение документа.
Если нельзя выделить одного ответственного, например, записи ведет дежурный охранник, то можно указать только должность.
Как учитывать рабочее время
Есть несколько способов ведения учета:
- Вручную.
- Заполнение отдельных бланков на компьютере, а по окончании отчетного периода, распечатывание и формирование документа.
- Ведение учета с помощью специальных программ, контролирующих время прихода и ухода сотрудников.
Электронный журнал учета рабочего времени позволяет не вести бумажную версию, поскольку все данные хранятся в памяти программы и в любой момент можно сделать распечатку по отдельной дате, либо отдельному работнику.
Книгу можно заполнять двумя способами:
- Все строки полностью заполняет работник, ответственный за ведение, а сотрудник только расписывается в том, что запись достоверна;
- Строку заполняет каждый работник, а контролер только заверяет запись своей подписью.
В любом случае придерживайтесь следующих правил:
- Все записи следует вести только ручкой.
- Они должны быть разборчиво написаны.
- Если возникает необходимость правки, то лучше не пользоваться корректором, а зачеркнуть неправильную надпись одной чертой, а сверху проставить правильную информацию.
- Не должно оставаться пустых строк между записями, в крайнем случае, их нужно заполнить длинным прочерком.
Все эти нюансы могут сыграть свою роль при проведении проверки, либо при возникновении разногласий о достоверности записанных сведений.
Кто должен вести
Ответственный за ведение книги учета рабочего времени назначается руководителем. Если на всех работников ведется один журнал, то, как правило, его заполняет вахтер или охранник на входе.
Также можно вести отдельный учет на каждом структурном подразделении, тогда заводится несколько книг, а ответственность за их заполнение возлагают на руководителей или назначают определенных сотрудников.
Если организация небольшая, то ведение может быть поручено кадровику или секретарю, а всем сотрудникам вменено в обязанность приходить к ним для отметки.
Плюсы и минусы
К плюсам можно отнести:
- Точность сведений.
- Возможность фиксирования всех опозданий.
- Возможность отследить сверхурочные работы и количество переработок.
- Мотивация работников не нарушать распорядок рабочего дня.
Но при этом существует и несколько минусов:
- Необходимо выделять ответственного сотрудника.
- Высокая стоимость специальных программ.
- Для того чтобы иметь возможность отразить в табеле каждое опоздание, необходимо иметь в дополнение к данным книги, как минимум, объяснительную от сотрудника.
- Не всегда есть возможность точно отразить причину задержки работника (отпросился, задержался по рабочим причинам, нахождение на больничном).
