Правила и порядок оформления акта ревизии. Как правильно сделать ревизию на предприятии Как правильно посчитать ревизию в продуктовом

Целью проведения ревизии в магазине является определение товарного остатка в натуральном и стоимостном выражении, выявление пересортицы, отсутствие недостач. Торговые предприятия устанавливают периодичность и порядок проведения проверки в соответствии с производственной необходимостью. В статье расскажем, как проходит ревизия в продуктовом магазине, какие документы при этом оформляются.

Имеется отличие ревизии от инвентаризации, проводимой только плановым способом и с проверкой бухгалтерских документов. Ревизия осуществляется как планово, так и внезапно. При проверке осуществляется выверка всех товарных остатков магазина одновременно или групп продукции поэтапно, скользящим способом.

Периодичность проведения ревизии

Проверка соответствия фактических товарных остатков учетным данным позволяет контролировать ТМЦ. Периодичность проведения ревизии определяются:

Масштабами магазина. Приостановить реализацию товаров крупного торгового зала сложнее, чем осуществить временное прекращение продаж небольшой розничной точки.
Величиной оборота. Проведение ревизии в оборотистых магазинах сложнее снятия учетных данных малых торговых предприятий
Количеством материально-ответственных лиц.
Вероятностью и частотой возникновения потерь в связи с кражами, естественной убылью.

Отличия ревизии в опте и рознице

Оптовая и розничная виды торговля отличаются назначением приобретения товара. Порядок документооборота отличается, что необходимо учитывать при проверке.

Условия отпуска и расчета	Оптовая торговля	Розничная торговля
Оплата за товар	Может предоставляться отсрочка в виде товарного кредита	Оплата производится в момент выдачи товара
Цена отпуска	Отличается в зависимости от партии	Не зависит от величины партии
Время отгрузки (товары в пути)	Вероятна отсрочка после оформления документов	Отгрузка производится одновременно с оплатой
Ошибки при отгрузке	Выявляются по истечении времени	Выявляются сразу
Пересортица	Возможна по вине поставщика	Возникает по вине ответственных лиц
Привязка данных ККМ к товарным остаткам	Остатки по складу определяются после закрытия смены	Данные по остаткам не автоматизированы (кроме крупных розниц) в режиме реального времени

Порядок и инструкция проведения ревизии

Перед началом проверки председатель определяет членам комиссии круг задач и функции каждого лица. Действия соответствуют инструкции, разработанной на предприятии. В инструкции определяются:

Периодичность и сроки проведения плановых и неплановых проверок.
Условия проведения – при остановке торговли, в закрытом отделе, в ночное нерабочее время и прочие.
Поэтапное осуществление операций.
Состав комиссии – количество участников, присутствие ответственных лиц, работников других отделов.
Документальное оформление – приказ, ведомости, акт, объяснительная.
Порядок утверждения и места хранения акта.

В подсчете данных товара участвуют минимум 2 человека, первый из которых снимает показатели, второй – осуществляет контроль достоверности информации.

Ход проверки во время ревизии

Мероприятие контроля проводится в соответствии с планом действий:

Очередность шагов	Действие	Описание
1	Определение состава ревизии	О начале ревизии издается приказ
2	Подготовка ревизионных ведомостей	Используется подготовленный перечень товара без указания количества и цены, имеющихся в учетных данных
3	Подсчет количества товара на момент ревизии	Данные вносятся в ревизионные ведомости
4	Расчет остатков в стоимостном выражении	Сумма определяется исходя из стоимости единицы продукции и количества
5	Составление сличительной ведомости	Полученные данные сравниваются с показателями в учете
6	Получение объяснительной	Требуется при выявлении нарушений
7	Составление акта	Срок оформления акта устанавливается приказом

Процедура проверки осуществляется по формуле: остатки прошлой ревизии плюс поступления за период минус отгрузка, списание, величина естественной убыли. Если ревизия начинается не с начала смены, из суммы вычитаются денежные средства, полученные по отделу или магазину (в зависимости от масштаба проверки) до начала ревизии.

Документальное оформление проверки

При оформлении ревизии значительное внимание уделяется документам, сопровождающим процедуру. Предприятие должно иметь:

Положение о проведении ревизий.
Инструкция о порядке и составе действий.
Приказ о назначении комиссии – постоянно действующей для плановых мероприятий и временную для внеплановых проверок.
Приказ о проведении ревизии. Если график проверок неизменен, достаточно наличия ежегодного приказа.
Ревизионная ведомость – рабочий документ проверки.
Сличительная ведомость, подтверждающая или опровергающая полученные результаты.
Акт ревизии – заключительный документ мероприятия контроля.

Пример приказа о внеплановом проведении ревизии

ООО «Пищевик»

Приказ о проведении ревизии

Для проведения ревизии отдела № 2 магазина «Подсолнух» назначается комиссия в составе:

Председателя Новикова П.П.;

Членов комиссии:

Сидоровой А.П.;
Виноградовой К.В.;
Гущиной Т.П.;

Контроль осуществляется в присутствии заведующей залом Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф.

К проверке надлежит приступить в 9.00 часов, окончить в 20.00 часов 7 мая 2016 года. Материалы по проверке представить не позднее 20 мая 2016 года.

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.________(подпись).

Оформление акта проверки

По результатам ревизии составляется акт – документальное подтверждение мероприятия контроля. Форма акта не установлена законодательно, что позволяет предприятиях оформить результаты проверки в произвольном виде.

Пример заполнения акта проверки

Предприятие ООО «Пищевик» ежемесячно проводит ревизии в продовольственном магазине по отделам. 17 мая 2016 года назначена проверка отдела № 2, о начале проведения и составе комиссии ревизии издан приказ. В процессе проверки установлена недостача продукции в сумме 352 рубля и пересортица в группе товара. По результатам ревизии ответственными лицами ООО «Пищевик» составлен акт.

«Утверждаю»

Директор ООО «Пищевик» Смирнов П.П.

____________________________(подпись)

Акт ревизии отдела № 2

17 мая 2016 года комиссией в составе: председателя Новикова П.П., членов Сидоровой А.П., Виноградовой К.В., Гущиной Т.П. в присутствии заведующей зала Ильиной В.В., продавца Кулагиной В.Ф. произведена ревизия ТМЦ, расположенных в отделе № 2 магазина «Подсолнух».

В результате проведенной ревизии установлено: Сумма товарных остатков на 17 мая 2016 года составила 12 000 единиц, общей суммой 123 344,56 рубля. Путем сличения товарных остатков с наличием по документам установлена недостача в группе молочной продукции номенклатуры «Ряженка» в размере 7 единиц общей стоимостью 352 рубля, а также пересортица в группе «Сыр плавленый».

Объяснения ответственного лица получены, прилагаются к акту. По сведениям заведующей залом Ильиной В.В., недостача получена в связи с несвоевременной сдачей акта списания просроченной продукции в бухгалтерию.

Приложения:

Копия приказа на проверку.
Ревизионные ведомости в количестве 12 листов.
Объяснительная заведующей залом Ильиной В.В.

Акт ревизии составлен в количестве 3 экземпляров: Первый передан руководителю, второй подшит в дело № 5 за 2016 год «Внутренние проверки», третий экземпляр передан в бухгалтерию.

Акт в обязательном порядке содержит подписи участвующих в проверке лиц. При отсутствии любой из подписи документ становится недействительным.

Степень ответственности при краже и недостаче

При выявлении в процессе ревизии недостачи товара в результате хищения работодатель имеет право применить к работнику дисциплинарное наказание – уволить его в связи с утратой доверия (п. 7 ч.1 ст 81 ТК РФ ). Если сумма потерь высока и виновный не собирается гасить ее добровольно, работодателю потребуется обратиться в суд. Решение вопроса о взыскании путем судебного разбирательства производится в случаях:

Сумма недостачи имеет значительную величину и превышает среднемесячный заработок виновного.
Материально-ответственное лицо не признает результаты проверки и отказывается добровольно погашать недостачу.
Работник уволился, не успев погасить признанную им задолженность.
Работодателем пропущен месячный срок предъявления претензий.

К исковому заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт недостачи – копии приказов, актов, ведомостей, объяснительной, договоров о трудоустройстве и материальной ответственности.

Типовые ошибки при проведении ревизии

Процедура проверки должна быть непредвзятой и основанной на фактических данных товарных остатков. При проведении контроля возникают ошибки, обеспечивающие недействительность документу и отсутствие возможности принять меры ответственности.

Операция	Ошибочное действие	Верное действие
Издание приказа на проверку	Отсутствие приказа или подписей причастных лиц	Приказ подтверждает законность ревизии и ответственность лиц при их ознакомлении с приказом
Получение объяснительной ответственного лица, допустившего нарушение	Отсутствие объяснительной лица не позволяет применить меры ответственности по результатам проверки	Наличие объяснительной по негативным фактам акта подтверждает верность данных и готовность нести материальную ответственность
Заполнение ведомостей с приложением документов к акту ревизии	Отсутствие ревизионной и сличительной ведомости с указанием количественных и суммовых показателей	При отсутствии ведомостей акт не имеет оснований, что не позволяет исправить данные в учете по пересортице и предъявить претензии по недостачам

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Имеет ли право ответственное лицо опротестовать акт ревизии, при котором выявлена значительная недостача?

Решение спорного вопроса о недостаче осуществляется с ответственными лицами предприятия. Организация не может добровольно удержать значительные суммы с работника. Право на взыскание определяет суд. В порядке судебного разбирательства лицо имеет возможность выразить несогласие с результатами проверки и представить контраргументы.

Вопрос №2. Имеется ли возможность предъявить претензию к материально-ответственному лицу при отсутствии сличительной ведомости?

При отсутствии факта сличения фактических данных с учетными доказать нарушение в суде не представляется возможным.

Вопрос №3. Сколько дней отводится материально ответственному лицу на дачу пояснений при выявлении факта недостачи или иного нарушения, выявленного в ревизию?

Пояснения должны быть представлены не позднее 2 дней (ст. 193 ТК РФ ). Сроки исчисляется после получения требования в письменной форме.

Вопрос №4. Какие действия производит работодатель при отказе работника (МОЛ) в даче объяснения по факту недостачи?

Отказ представления объяснений должен быть зафиксирован документально. По факту составляется акт, подписываемый работниками, в чьем присутствии был дан отказ.

Советы Эксперта - Консультанта по финансовым вопросам

Фото по теме

Ревизия в точках торговли проводится согласно Федеральному закону 129 и «Положению о ведение отчетности». Проводить пересчет товаров можно каждый месяц или при смене бригады, но не реже одного раза в три месяца. Отчет в налоговую инспекцию следует представлять ежеквартально. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших финансовых вопросов.

Что необходимо иметь - комиссия;
- учетная ведомость;
- приходные и расходные накладные;
- калькулятор.

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять.

Шаг - 1
Чтобы провести ревизию, создайте ревизионную комиссию. В комиссию включите бухгалтера, членов администрации, продавцов смены или бригады. Если в вашей организации работает несколько бригад, то из каждой должен присутствовать старший продавец. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 2
Посчитайте фактический остаток товара на складе, в торговом зале. Бухгалтер обязан записывать все наименования товаров в учетную ведомость, а также вносить количество остатка, выраженного в штуках, килограммах или литрах. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 3
Под учетной ведомостью поставьте подписи администрации, бухгалтера, главного бухгалтера, старших продавцов всех смен. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 4
По ревизионной ведомости проведите подсчет. Сложите количество остатка товара после предыдущей ревизии с количеством товара на складе и в торговом зале, прибавьте суммы по приходным накладным. Проведите подсчет остатка в денежном эквиваленте на момент проведения ревизии. От полученной цифры отнимите сумму товара, возвращенного поставщику, списание и расход по всем накладным, сумму выручки, поступившей старшему кассиру. Полученный результат должен быть равен фактическому остатку товара. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 5
Если при проведении ревизии выявились излишки, внесите их в приходную ведомость предприятия. Если проведенная ревизия выявила недостачу, напишите акт, ознакомьте с ним всех продавцов. Потребуйте, чтобы все продавцы написали объяснительную записку по поводу обнаруженной недостачи. При необходимости пригласите обслуживающую техническую организацию для проверки измерительных приборов. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 6
Вы можете высчитать всю сумму недостачи с зарплаты продавцов или вынести письменное наказание, уволить всех виновных лиц по статье за недоверие и подать иск в суд о возмещении убытков, причиненных вашей организации. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации.

Шаг - 7
Увольнение применяется лишь в том случае, если вы действительно не доверяете продавцам, в этом случае вы имеете право применить статью 81 Трудового кодекса РФ или если продавцы отказываются добровольно погашать недостачу.
Надеемся ответ на вопрос - Как посчитать ревизию - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой -

Ревизия – это процедура, которая необходима предприятию с целью проверки фактического наличия денежных средств и имущества.

Кроме того, ревизии подвергаются даже долги компании. Поэтому к данному процессу следует подходить очень грамотно и ответственно.

Особенно это касается заполнения итогового документа – ревизионного акта.

Чем отличается ревизия от инвентаризации?

Считается, что ревизия и инвентаризация – это разные процессы, один из которых (ревизия) проводится внезапно, а другой (инвентаризация) – планово.

Однако как может проводиться планово проверка в случае наступления форс-мажорных обстоятельств, например, в виде пожара или наводнения? А ведь именно в таких случаях назначается инвентаризация, т.е. внезапно и по факту обнаружения неблагоприятных последствий.

Но, тем не менее, это действительно разные процессы. И разница в них заключена не в плановости или во внезапности, а в цели:

проводится, чтобы выявить фактический остаток активов компании или ее долгов на определенную дату;
ревизия – для того, чтобы выявить правильность соблюдения ответственным лицом требований предприятия по хранению и учету активов, документов и обязательств. Данная проверка проводится в любое время, которое утверждено локальным нормативным актом. А вот для проведения инвентаризации есть свои условия, которые закреплены в законах РФ.

Так, федеральный закон от 06.12.11г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в тексте далее – закон №402-ФЗ) в своей статье 11 указывает, что условия проведения инвентаризации утверждаются самой организацией (предпринимателем):

все сроки, необходимость (случаи) и порядок проведения проверки;
документальное оформление ее результатов;
перечень тех объектов (имущества, нематериальных активов, товаров, материалов, денег, долгов и т.д.), которые подлежат инвентаризации.

Исключение составляют случаи проведения обязательной инвентаризации, которые закреплены действующим законодательством РФ. К таким случаям согласно приказу Минфина РФ №34н, утвержденного 29.07.98 г., относятся:

передача активов в аренду, при их выкупе или продаже, в случае преобразования муниципального или государственного предприятия унитарного типа;
в случае, когда происходит смена лиц, на которых возложена ;
при обнаружении фактов злоупотребления сотрудником своего положения, кражи либо порчи имущества;
в случае возникновения чрезвычайных ситуаций, причиной которых стали экстремальные условия. Например, при пожарах, наводнениях и иных стихийных бедствиях;
при проведении либо компании;
перед началом составления бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет то имущество, по которому ревизия была 1 октября года, за который составляется отчет, или позже этой даты, но до 31 декабря этого года;
и в иных случаях, которые могут быть дополнительно предусмотрены действующим российским законодательством.

А вот о ревизии в нормативных актах ничего не сказано. Поэтому руководитель компании самостоятельно назначает условия и порядок ее проведения, помня, что ревизия проводится :

в том же порядке, что и инвентаризация;
также при наличии комиссии.

Единственное, задачей ревизии будет проверка не столько объектов, сколько тех, кто ответственен за сохранность этих объектов. Однако при этом конечная цель и ревизии, и инвентаризации одинакова – это выявление фактического наличия проверяемых активов и долгов, и сопоставление полученных в ходе проверки результатов с данными бухучета, которые содержатся в соответствующих . И выполнить это сравнение возможно только при условии правильного оформления ревизионного (инвентаризационного) акта. Таким образом, ревизию справедливо считать составляющим элементом инвентаризации.

Акт ревизии: что это такое и каким он бывает

Акт ревизии – первичный документ. Необходимость его составления продиктована целью самого процесса проверки – сопоставление и выявление реального количества имущества и обязательств компании. Поэтому ревизионный акт представляет собой , в котором на определенную дату выводится фактический остаток проверяемых объектов.

На его основе:

корректируется остаток активов и обязательств в бухучете по соответствующим счетам;
ставятся на учет выявленные в ходе проверки излишние активы или долги;
признается внереализационный налогооблагаемый доход;
или отражаются расходы в виде, например, недостачи, которые уменьшают .

Только при наличии акта ревизии можно отразить все вышеозначенные процессы. Без этого документа признать, например, недостачу и провести ее списание, в том числе и за счет материально-ответственного лица, невозможно.

Исходя из того, что ревизии подвергаются обязательства и имущество компании, ревизионный акт будет иметь свои особенности в зависимости от проверяемого объекта. В связи с этим можно сказать, что:

на каждый вид активов существует свой ревизионный акт;
либо действует единая форма, которая максимально обезличена по строкам и графам. И конкретика в такую форму вносится с учетом того, какой объект подвергается ревизии.

Таким образом, предприятие может, как самостоятельно разработать форму, так и воспользоваться уже имеющимися образцами актов.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Унифицированная или свободная форма. Какой воспользоваться?

Со вступлением в силу в 2012 году закона о бухучете №402-ФЗ требование о работе только с унифицированными формами документов осталось действительным только для тех документов, которые составляются для целей, не регулируемых указанным законом.

В связи с этим у предприятий появилась возможность самостоятельно разрабатывать или продолжать пользоваться прежними бланками.

В основном предприятия оставили старые формы. Действительно, зачем разрабатывать их, когда в них достаточно только внести специфические изменения, отражающие особенности хозяйственной деятельности компании, чтобы эти документы стали удобны?!

Таким образом, закон №402-ФЗ разрешил :

пользоваться актами инвентаризации, какие разработаны Госкомстатом РФ и им утверждены в Постановлении №88 от 18.08.98 г. Они отлично подходят и для целей ревизии;
либо самостоятельно подготовить их, руководствуясь положениями статьи 9 закона о бухучете.

Согласно данной статье любой первичный документ должен содержать в себе следующие обязательные графы:

название самого документа – например, «Акт ревизии»;
полная дата его составления, в которую входит не только число и месяц, но и год;
название компании, от лица которой составляется документ;
содержание той операции или того факта деятельности, который послужил основанием для подготовки документа;
денежное и (или) натуральное измерение операции (факта), включая указание единиц, в которых производится измерение;
название должности того лица или лиц, которые ответственны и совершили ту операцию, по которой составляется документ, и (или) ответственны за подготовку самого документа;
подписи указанных лиц с расшифровкой реквизитов, которые позволяют этих лиц идентифицировать (Ф.И.О, ИНН, и иное).

Еще одним обязательным реквизитом именно для ревизионного акта является основание проведения самой проверки , т.е. в документе необходимо отразить одноименную графу, в которую вписывается приказ (распоряжение или указ) по ревизии.

Разработанная своими силами форма должна быть закреплена в Учетной политике компании (приказом предпринимателя). Это касается и решения о применении старых форм (унифицированных).

Общие правила составления

Для проведения ревизии всегда назначается приказом комиссия , в которую входит председатель и рядовые члены комиссии, а также материально-ответственное лицо, чей участок работы будет проверяться.

Составлять акт будет то лицо, на которое такая обязанность возложена приказом по ревизии . При этом на практике очень часто встречается то, что материально-ответственное лицо параллельно ведет учет результатов проверки.

Подписывается ревизионный акт всеми участниками проверки, по окончании которой он отправляется на сверку в бухгалтерию. По итогам данной проверки в акте делается отметка о наличии или отсутствии разногласий. В случае выявления разницы между ревизионными данными и данными бухгалтерского учета, в самом акте или в виде приложения к нему будет изложено о величине возникшего отклонения и его характер (недостача или излишки). Наличие такого заключения служит основанием для дальнейшего расследования (в случае недостачи) или для последующего признания без расследования факта отклонения (в случае излишек).

Акт ревизии составляется сразу в двух идентичных экземплярах, один из которых передается комиссией, проводившей проверку, в бухгалтерию, а другой остается на руках материально-ответственного лица. При этом все экземпляры документа подписываются всеми участниками проверки.

Номер акта ставится с учетом принятой на предприятии нумерации:

либо каждый раз новая нумерация с нового года;
или непрерывная с учетом номера последнего ревизионного акта.

Составляется акт от руки. При этом допускается, что отдельные его графы заполняются на компьютере. Датой его составления является дата начала ревизии.

В случае, если ревизия предусматривает не один день проверки , тогда в документе должно быть отражено одновременно:

дата составления, которая соответствует началу ревизии;
дата начала и окончания ревизии – это указывается, как правило, в отдельной строке.

Кроме того, в зависимости от вида проверяемого актива, содержание акта ревизии будет существенно различаться.

Нюансы составления и содержания

Если проводится проверка наличия денежных средств и документов в , то в акте ревизии находят обязательное отражение следующие факты:

указывается дата, на которую выводится остаток денежных средств и денежных документов;
дается расписка прямо в тексте или дополнительно к акту (если не предусмотрено его формой) о том, что к моменту начала ревизии все деньги, денежные документы и иные ценности, которые поступили под ответственность кассира, приняты им к учету, а те, которые выбыли – списаны. Кроме того, в расписке указывается, что все кассовые и документы на момент проведения ревизии переданы в бухгалтерию компании. Данная расписка составляется материально-ответственным лицом;
указываются в акте также последние №№ приходных и расходных кассовых ордеров;
проверке подвергаются не только деньги, но и денежные документы (путевки, проездные билеты и т.д.);
всё фактическое количество денег и денежных документов выводится в рублях и копейках по видам указанных ценностей.

Если проводится ревизия товарно-материальных ценностей (материалов, товаров, запчастей, сырья и т.п. активов), то в акте должны быть обязательно отражены следующие сведения:

какие ценности подвергаются проверке – находящиеся в пути; отгруженные; принятые на ответственное хранение, или принадлежащие и фактически находящиеся в компании. Каждый вид этих активов должен оформляться своим, отдельным ревизионным актом. Такое разделение позволяет в точности выявить фактический остаток активов на предприятии;
ревизия может затянуться не на один день, поэтому в акте указывается дата ее начала и окончания;
материально-ответственное лицо должно перед началом проверки в самом акте или в приложении к нему дать расписку о том, что товарно-материальные активы (по тексту далее – ТМЦ) все оприходованы, а выбывшие – списаны; что все документы, подтверждающие приходно-расходные операции по активам сданы в бухгалтерию;
все ТМЦ в акте отражаются с указанием номенклатурных номеров; используемых единиц измерения; с указанием инвентарного номера и заводского (при наличии);
обязательно отражается фактическое наличие и общая стоимость остатка активов, включая цену за единицу. Эти стоимостные данные можно получить в бухгалтерии, либо бухгалтерия сама проставит их в акте;
итог по ревизии выводится по стоимости, по количеству отраженных в акте порядковых номеров и по количеству фактических единиц активов.

Если проверяется наличие документов , то такая проверка может касаться:

документов, которые подлежат уничтожению в связи с истечение их срока хранения;
документов, которые сдаются в архив на долговременное хранение, например, по оплате труда сотрудников, и т.д.

Таким образом, на каждый случай проведения проверки составляется свой акт, в котором указывается наименование документов, их номера, период их составления. При наличии серий и иных подобных идентифицирующих показателей в акте указывают и их. При этом в акте обязательно указываются по отдельным строчкам виды проверяемых документов. Например, выставленные и полученные отдельно, отдельно и т.д. Если проверка касается бланков строгой отчетности, то обязательно отражается в акте их учетная стоимость (номинальная).

Проверка достоверности бухгалтерского учета называется аудитом. Она может проводиться:

по желанию собственника компании;
или обязательно исходя из требований законодательства РФ.

Аудит может быть сплошным или проводиться по отдельным учетным участкам. Его исполнителем является специализированная компания, которая имеет право на основании закона №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» заниматься этой деятельностью. При составлении заключения об аудиторской проверке руководствуются требованиями соответствующих стандартов.

Проверка обычно осуществляется:

по текущим долгам – в виде , который, как правило, составляется по окончании каждого квартала или даже раньше;
по просроченным долгам проводится более тщательная проверка, которая начинается с выяснения срока задолженности. Необходимость такой проверки обусловлена либо попыткой взыскания через суд долгов, либо их списанием. Для этой цели составляется акт, в котором указываются реквизиты должника, номера документов, подтверждающих его долги, суммы задолженности и сроки оплаты, которые уже прошли. На основании этого акта далее оформляются акты сверки, которые рассылаются должникам.

Сама ревизия проводится и по документам, и по счетам бухгалтерского учета. Это позволяет выявить точную величину задолженности, которая числится по данным компании-кредитора.

При проведении ревизии в магазине акт может составляться:

отдельно на товары, которые находятся в торговых залах и в складских помещениях. При этом обязательно указывается место нахождения товаров;
либо в акт по соответствующим позициям добавляется количество товаров, которые находятся в торговом зале.

Но удобнее составлять отдельные документы.

Правила и порядок проверки кассы предприятия рассмотрены в следующем видеосюжете:

Инструкция

Закройте магазин , если ревизия проводится вечером. Отложенная на ночные часы, она рискует затянуться. Во-первых, головы присутствующих уже не такие светлые. Во-вторых, персонал будет нервничать, что не успеет на . А присутствие работников многим специалистам видится целесообразным. К тому же вечером подсознательно сильно желание все сделать быстрее, на деле приводящее к искажению цифр или товарных остатков.

Распечатайте ассортиментный товаров в двух экземплярах. Один экземпляр – у проверяющего, второй – у директора, управляющего или товароведа, в зависимости от того, кто в магазине является старшим согласно штатному расписанию. Двигайтесь не по списку, а по местам складирования . Например, в продуктовом магазине сперва провести ревизию камер глубокой заморозки. Товар на подтоварниках выносится в коридор, каждое наименование по очереди взвешивается или обсчитывается (если речь идет о штучном товаре). Все показатели фиксируются. Делать это следует быстро, иначе замороженные могут таять. Не закончив с одной камерой, не стоит приступать к другой. В таком случае можно будет что-то забыть.

Закончите с весовым товаром, переходите к штучному (в упаковках по несколько единиц) и мелкоштучному (в индивидуальных упаковках). В последнюю очередь во время ревизии продуктовом магазине обсчитывают алкогольные напитки. Как правило, к ним стоит отнестись с еще большим вниманием, чем к прочему товару. Дело в том, что некоторые недобросовестные продавцы могут приносить свой алкоголь, чтобы реализовать его через ваш магазин, а прибыль положить в собственный карман. О том, что вы упускаете выгоду даже говорить не приходится, это безусловно. Но есть еще больший минус, который может бременем лечь на вашу организацию. Речь о несоответствии дат разлива, акцизных марок и прочих маркировок с теми, которые отражены в сопроводительной документации на продукцию от вашего поставщика. Любая это сразу увидит, и вы понесете потери, не в больше, чем от упущенной выгоды. Так что во время ревизии к алкоголю стоит присмотреться внимательно…

Приступайте к введению товарных остатков в программу, которой пользуетесь в своем магазине. Как правило, крупные торговые точки имеют одну из универсальных систем автоматизации, которая после введения данных сразу готова будет выдать результат ревизии. Если системы автоматизации нет, и все придется считать вручную, имеет смысл воспользоваться следующей формулой: «результат последней ревизии плюс приход минус расход равно остаток сегодняшней ревизии». Это то, что должно получиться. Сравните с реальными данными и сами увидите, как обстоят дела в вашем магазине.

Как провести ревизию? Как выявить недостачу на складах? Как избежать воровства? Массу подобных вопросов приходится решать бизнесмену, если он занимается торговлей.

И чем больше ассортимент товаров, чем меньше их размер, и чем выше цена – тем острее стоит проблема учета.

Согласитесь, когда «исчезает» рубашка за 5 баксов – это одно, небольшие перчатки за 50 долларов – это уже другое, а микропроцессор за 300 у.е. – это уже совсем третье.

Причин пропаж товара много – ошибки на стадии ввода, пересортица при реализации или списании, воровство покупателей и сотрудников.

Конечно, в ходе торговой эволюции было придумано масса способов решения этой проблемы. Компьютерный учет, антикражные системы и т.д. и т.п. Тем не менее, в конце концов наступает день, когда несмотря или вопреки всему приходится набраться мужества и начать ИНВЕНТАРИЗАЦИЮ.

Как можно провести инвентаризацию? Есть масса способов и все вы их скорее всего знаете, одни подходят для крупных бизнесов, другие для мелких. Давайте рассмотри некоторые, популярные в розничной торговле.

К нам едет ревизор.

Есть небольшой бизнес и вы, засучив рукава, самостоятельно ревизируете свой магазинчик – пожалуй самый простой эффективный способ для собственника. Вот только работает, пока обороты совсем небольшие и магазинчик маленький. А за прилавком любимая теща.

Объемы выросли, у вас масса дел и вы поручаете эту работу своим продавцам. Результат заранее предсказуем и вряд ли он устроит собственника. Хотя быстро и без дополнительных затрат.

Добавляем в компанию к сотрудникам более ответственного человека – кладовщика или бухгалтера. Эффективность растет, однако нужно помнить, что бухгалтер - тоже человек и тоже наемный. Кроме того, живет в одном городе и работает в одном коллективе с теми, кого ревизирует. Первое означает, что бухгалтеру не очень то хочется ссориться с коллегами, а последнее – что у бухгалтера по работе тоже могут быть «косяки», которые ему ненавязчиво могут припомнить во время ревизии. Принцип «ты мне, я тебе» никто не отменял. Эффективность данного метода выше, затрат больше, но гарантий все равно нет.

Приглашаем ревизора со стороны. Наконец-то казалось бы идеальное решение. Человек совершенно не заинтересован скрыть от вас реальное состояние дел. Но! Во первых нужно найти профессионала, разбирающегося в вашей специфики, иначе грамотные сотрудники легко обведут вокруг пальца любого проверяющего, затуманив мозги мутными терминами....

Служил на флоте морячок и как-то раз пошел в увольнение, а гюйс (синий воротник) не надел. Остановил его "сухопутный" патруль и спрашивают - где воротник? И сразу пишут ему в увольнительном замечание, однако как правильно по морскому воротник называется - не знают. Уточняют у морячка - как у вас воротник называется? А тот и отвечает - кнехт (кнехт - это здоровая тяжеленная чугунная тумба на корабле для крепления тросов). Так ему и написали на радость всему экипажу - ходил без кнехта...

Во вторых, как ни парадоксально, за проверяющим тоже надо приглядывать, как бы не спер чего лишнего. Дотошная проверка "чужим" проверяющим количественного и качественного состава продукции в каком-нибудь алкогольном магазинчике может превратиться еще в ту историю:). Кроме того, при больших объемах, ревизия с посторонним специалистом будет происходить значительно дольше. И безусловно дороже.

Но целью данной статья не стоит перечисление всех возможных способов проведения инвентаризации. У каждого бизнесмена свои нюансы и секреты. Вот об одном из них, который придумал мой друг Стас, устав от пятилетних мучений в своих магазинах спортивных товаров, я и хочу рассказать. Метод до гениального (или гениально?) прост. И наглядно демонстрирует подходы ТРИЗа – теории решения изобретательских задач.

Метод Джерихова

Как совместить несовместимое? Давайте подумаем, каким бы был идеальный вариант инвентаризации и попытаемся к нему максимально приблизится. Наверное "в идеале" инвентаризация должна проводится силами самих продавцов, а по ее итогам они на «блюдечке с голубой каемочкой» должны выдать честные результаты. Никаких дополнительных затрат и максимально быстро.

Ну так это же невозможно, см выше пункт первый! – воскликнете вы.

Одним из способов решения задач по ТРИЗу является поиск решение как бы «наоборот». Не владея ТРИЗом, Стас тем не менее интуитивно воспользовался данной методикой и получил великолепный результат.

И пусть приведенный ниже способ подойдет далеко не ко всем случаям, однако добавив «метод Джерихова» в свой инструментарий, вы сможете более эффективно решать инвентаризационные задачи.

Не исключено, что кто-то где-то уже поступает точно так-же, мы не претендуем на первооткрывательство. Однако пока я не сталкивался с аналогичными решениями.

Суть метода:

В день инвентаризации вы выводите всех сотрудников из магазина и заходите внутрь с большой картонной коробкой. И начинаете методично складывать в нее все, что попадется под руку – и дорогое и дешевое, и мелкое и крупное, по одному экземпляру и по несколько. Затем закрываете коробку, приглашаете сотрудников, опечатываете на их глазах этот «черный ящик» и даете старт инвентаризации.

Думаю технология вам понятна – в идеальном случае, по итогам инвентаризации сотрудники должны выявить недостачу, полностью совпадающую с перечнем товаров в коробке, который им не известен. Предположим сотрудник отчитался, что на складе и в зале 100 штук товара. Вы смотрите остатки по учету - числится 100 штук. Казалось бы отлично. Но в черной коробке обнаруживается еще две единицы - значит сотрудник попытался скрыть недостачу в 2 штуки. Результаты учета и инвентаризации не совпали и уже вам принимать решение, что делать дальше. Проводить повторно, наказывать невиновных, поощрять непричастных и т.п.

Конечно, еще раз повторюсь, не во всех случаях эта методика может сработать и она также не лишена недостатков. Тем не менее метод весьма простой и элегантный и гарантированно имеет право на жизнь для малого бизнеса.

И по моему скромному настоянию мы решили назвать его по фамилии создателя – метод Джерихова. Пользуйтесь!