Порядок внесения изменений в штатное расписание. Приказ об изменении штатного расписания и его примеры

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3 . Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца .
Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

кадровая служба;
бухгалтерия;
юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
форма приказа об утверждении расписания и изменений;
ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

наименование и номер документа;
дата его составления;
наименование компании;
подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

структурное подразделение;
код подразделения;
должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
количество штатных единиц;
оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
примечание.

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Как внести изменение?

На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения . Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
совершенствование организационной структуры компании;
проведение реорганизации;
устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
изменения в законодательстве РФ;
необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Штатное расписание является основным документом любой организации, который определяет ее структурную составляющую, а также уровень заработка на каждой вакансии. Исправление данного норматива может осуществляться двумя путями:

издание приказа с коррективами;
составление новой редакции основного документа.

Последний способ актуален в тех случаях, когда вносимые правки носят масштабный характер. Законодательство при этом не ограничивает сроки, когда можно издавать новый норматив.

Уведомление об изменении штатного расписания

Уведомление о внесении изменений в штатное расписание направляется работникам в следующих случаях:

при установлении нового размера заработной платы;
для переименования должности или структурного подразделения, последнее актуально в том случае, если оно прописано в трудовом договоре;
при переводе на другую вакансию;
при сокращении штата.

Также возможны и другие случаи, когда коррективы необходимо внести по тем позициям, которые прописаны в трудовом договоре. Уведомление направляется тогда, когда исправления затрагивают сотрудников. Если таких нет, то никого уведомлять о внесении корректировок не требуется.

Нужно ли утверждать штатное расписание каждый год если нет изменений

Отдельным вопросом является частота внесения исправлений данного документа. Законодательство по этому поводу не предписывает каких-либо ограничений. То есть менять документ о структуре предприятия можно столько раз, сколько в данных действиях возникает необходимость. Главное условие — это соответствие оформления.

Чаще всего порядок составления основного документа предусматривает его утверждение на каждый год. Возникает вопрос, нужно ли его менять, если изменений никаких не имеется. Поскольку ежегодное переоформление документа является рекомендацией, то никаких постановлений об обязательности данной процедуры не имеется. То есть при отсутствии изменений составлять новую редакцию нет необходимости.

Приказ об изменении окладов в связи с изменением штатного расписания

Изменение заработной платы является актуальным вопросом, который имеет свою процедуру решения. Главным аспектом, на который необходимо обратить внимание, является наличие заинтересованных сотрудников. Если вакансия свободна, то для внесения правок необходимо лишь издать соответствующий акт с поправками.

В случае, если имеются занятые сотрудники, нужно согласовать вносимые коррективы с ними. указывает на то, что уведомление о внесении изменений в оклад необходимо направлять работнику не позднее, чем за два месяца до вступления исправлений в силу. Особенно если дело касается уменьшения заработка. Если сотрудник согласен с коррективами, составляется также дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение исправлений в штатное расписание при индексации и увеличении зарплаты осуществляется по аналогичной процедуре. Для введения корректировок в силу после согласования с работниками издается соответствующий приказ. Он указывает на номер документа, а также те положения, которые необходимо изменить.

Приказ об изменении штатного расписания — введение новых должностей

Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности также сопровождается документальным сопровождением. В зависимости от масштабности вносимых правок, это может быть или отдельный приказ, прилагающийся к основному документу, или новая редакция. Второй вариант актуален в ситуации, когда проводится масштабная реорганизация компании.

Важным моментом, на который нужно обратить внимание при составлении приказа — это обоснование вносимых корректировок. В данной роли может выступать одна из следующих причин:

расширение компании, привлечение большего количества сотрудников и увеличение объемов деятельности;
реструктуризация отдельного подразделения, службы или правка должностей;
мероприятия по перераспределению функциональных обязанностей между вакансиями.

Часто такие коррективы затрагивают не только исправление структуры, но и оформление нового уровня заработной платы.

Внесение изменений в штатное расписание — добавление штатной единицы

Многие работодатели задаются вопросом, стоит ли оформлять отдельный акт в том случае, если исправить нужно только количество сотрудников, занятых в указанной должности. В решении данной задачи есть два варианта:

если происходит уменьшение количества сотрудников, то такие действия являются сокращением штата и оформляются соответственно;
если добавляются новые единицы, то оформляется данная процедура в соответствии с порядком добавления новой должности.

Второй вариант предполагает издание отдельного приказа с соответствующими правками. Составляется он по тому же образцу, что и аналогичный документ.

Изменение штатного расписания в связи с переименованием должности

Приказ о переименовании должности в штатном расписании составляется в том случае, если сотрудник, работающий в данной вакансии был уведомлен и согласен с внесением коррективов. Уведомление как и в случае с окладом, направляется за два месяца до вступления новой редакции в силу.

Важным моментом является необходимость оформления всей документации. предписывает, что наименование занимаемой должности должно быть обязательно указано в трудовом договоре. Соответственно смена названия должна сопровождаться составлением дополнительного соглашения к нему. Также в порядок должны быть приведены внутренние нормативы — личные карточки сотрудников, инструкции, положения.

Перевод на другую должность в связи с изменениями штатного расписания

Приказ об изменении должности в штатном расписании может повлечь за собой кадровые перестановки. К примеру создание нового отдела требует перевода части работников на новые вакансии. В данной ситуации процедура оформления будет схожей с переименованием.

Работнику направляется уведомление, в случае его согласия подготавливаются все необходимые документы. Основным является дополнительное соглашение к трудовому договору. Также необходимо внести сведения о переводе в личную карточку сотрудника, а также его трудовую книжку.

Приказ об изменении штатного расписания в связи с сокращением штата

Сокращение штата и внесение соответствующих сведений в штатное расписание осуществляется через отдельный приказ. Если в сокращаемой вакансии числятся сотрудники, то по статье 180 ТК РФ они должны быть уведомлены о таких действиях за два месяца.

Приказ о сокращении штата должен содержать в себе следующую информацию:

в обязательном порядке указывается основание, из-за которого возникла необходимость в сокращении рабочих мест;
указание вакансий, количества мест и структурных отделов, которые упраздняются;
указываются даты, когда документ вступает в силу;
предписывается приведение внутренней документации в соответствие с новыми положениями.

Такой документ должен быть подписан всеми лицами, которых он затрагивает. Отдельным приложением может быть составлен перечень сотрудников, которые сокращаются, с указанием на их ознакомление и согласие с проводимыми мерами.

В любой фирме существует специальный документ, регламентирующий должностной состав сотрудников, как правило, это штатное расписание. Пользуясь штатным расписанием, руководство определяет организационную структуру предприятия, устанавливает систему и величину заработной платы работников согласно их должностей и квалификации, численность штатных единиц. В разных производственных ситуациях возникает потребность внести поправки в штатное расписание . В случае небольших корректировок, оформляется приказ о его изменении. Если коррективы существенные и штатное расписание претерпевает многочисленные поправки, то нужно утвердить новый документ.

Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание

Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности. Руководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.

Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.

Причины для внесения изменений в штатное расписание

Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:

переименовать должность или подразделение;
ввести или вывести из штата должность (должности);
изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
сократить штат.

В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.

Ответственный по оформлению штатного расписания

После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре .

На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.

Утверждение нового штатного расписания

Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:

«Химреактив»

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.

Читайте также: Образец акта списания материальных ценностей пришедших в негодность

Изменение в связи с увеличением окладов

Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.

Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй - конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:

Общество с ограниченной ответственностью

«Химреактив»

О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.

В связи с увеличением объема выполняемых работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1

С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.

Генеральный директор А.Ю. Васильковский

Переименование должности

В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».

Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:

с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Выведение должности

Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.

механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.

Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.

Введение должности

Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.

Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

структурные подразделения,
названия должностей,
количество сотрудников,
условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

номер и дату составления,
наименование организации,
ссылку на основание,
суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
номер и дату этого расписания,
дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Штатное расписание предприятия составляется в виде таблицы. В нее включается 10 граф. Она используется для оформления штатной численности, состава и структуры предприятия.

Специфика документа

Утверждение штатного расписания осуществляется распоряжением руководителя организации. Данный акт может быть также подписан и уполномоченным на это лицом. Необходимо отметить один важный нюанс. Поскольку приказ о штатном расписании закрепляет сводную таблицу, то и все корректировки в ней выполняются на основании аналогичного распоряжения руководителя или уполномоченного лица. Рассмотрим этот момент подробнее.

Штатное расписание

Образец может корректироваться в разном объеме. В зависимости от этого будет осуществляться полная либо частичная переработка документа. Так, если будет большое количество изменений, то удобнее перепечатать все расписание целиком (составить новое). В любом случае для выполнения корректировок нужно будет издать новое распоряжение.

Основания

В практике достаточно часто возникают ситуации, когда необходимо изменение штатного расписания. В частности, это может быть в таких случаях:

Создание новых подразделений в структуре компании.
Введение должностей.
Корректировка тарифных ставок, надбавок.
Изменение названий должностей.
Ликвидация подразделений (отдела).
Сокращение штатных единиц, должностей.

ТК РФ

Внесение изменений в штатное расписание влечет за собой корректировку трудового договора, которая, в свою очередь, должна быть зафиксирована надлежащим образом. Как правило, для таких случаев необходимо соблюдение установленных сроков, согласие работника и исполнение прочих требований, предусмотренных в ТК. В качестве примера выступает сокращение штата либо численности сотрудников предприятия. По ст. 180, части 2 ТК предусмотрена гарантия работникам, которые увольняются по указанному основанию. В частности, идет речь о том, что они должны быть уведомлены о предстоящей процедуре персонально под роспись не меньше, чем за 2 месяца до ее начала. В этой связи внесение изменений в штатное расписание осуществляется с определенной даты в соответствии с установленным периодом.

Разработка сводной таблицы

По Квалифицированному справочнику о должностях руководителей, специалистов и прочих служащих, штатное расписание (образец таблицы приведен в статье) может составлять экономист по труду. В связи с тем что такой сотрудник есть далеко не на каждой фирме, то руководство самостоятельно выбирает служащего, на которого будет возлагаться эта работа. В случае если составление расписания вменяется в обязанности сотрудника, у которого данная функция не прописана в трудовом контракте или инструкции, то назначение осуществляется посредством издания соответствующего приказа. Данным распоряжением эта работа вводится в основную деятельность служащего.

Форма штатного расписания

В ТК не содержится прямое требование о наличии сводной таблицы в каждой компании. Но по Постановлению Госкомстата предусматривается, что бланки учетной первичной документации по учету деятельности сотрудников и ее оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), действуют для организаций всех видов собственности. До апреля 2001-го года в законодательстве не было установлено требований к составлению сводной таблицы. С введением унифицированных бланков учетной (первичной) документации работодателями может использоваться новая готовая форма штатного расписания. В 2004-м году был издан новый Альбом унифицированных бланков. В соответствии с ним, форма Т-3 (штатное расписание) была откорректирована.

Соответствие данных

Должности в штатном расписании должны соответствовать тем, которые указаны в трудовых договорах. Если по ФЗ с исполнением работ по специальностям или профессиям предусматривается наличие ограничений или льгот, то названия их должны согласовываться с наименованиями и требованиями, приведенными в квалифицированных справочниках, утвержденных в порядке, который установлен Правительством. При установлении должностей можно использовать следующие специальные издания:

ЕТКС.
Квалификационный справочник по должностям служащих, специалистов и руководителей.
ОКПДТР.

Порядок корректировки

Изменение штатного расписания может осуществляться двумя способами. Первым является полная переработка таблицы. Новое расписание, имеющее следующий регистрационный номер, должно утверждаться распоряжением по основной деятельности. Однако корректировки могут быть незначительными. В этом случае они оформляются приказом. В данном распоряжении, в отличие от типового по основной деятельности, нет констатирующей части. Акт можно сразу начинать со слова "Приказываю", поскольку дополнительных комментариев для утверждения и введения в действие расписания не требуется. При необходимости можно указать причины данной процедуры. Ими могут стать:

Совершенствование структуры компании.
Реорганизация.
Проведение мероприятий, которые направлены на улучшение работы отдельных подразделений.
Сокращение либо расширение производственной основы.
Оптимизация управленческой деятельности.
Изменение законодательства.
Планово-экономический расчет отдела кадров, устранение дублированных функций и так далее.

При замене прежних должностей в расписании новыми, изменении их наименований, формировании отделов необходимо вносить корректировки в кадровую документацию сотрудников. Они, в свою очередь, будут зависеть от новшеств табеля. В частности, это может быть:

Возложение дополнительной обязанности.
Перевод.
Изменение оклада.

Переименование специальности

Такое внесение изменений в штатное расписание не влечет корректировки трудовых функций или графика работы. Название специальности, профессии выступает обязательным условием трудового контракта. В ст. 73 ТК предусмотрено, что по основаниям, касающимся изменения технологических или организационных факторов деятельности, по инициативе нанимателя допускается корректировка существенных пунктов договора, определенных сторонами. Однако при этом должно соблюдаться обязательное условие. Трудовая функция служащего должна остаться прежней. Кроме этого, в ст. 73 установлен особый порядок, в соответствии с которым сотрудник должен быть предупрежден о предполагаемых нововведениях не позже чем за 2 месяца. Внесение изменений в штатное расписание осуществляется в данном случае по письменному согласию работника. После его получения корректируются данные личной карточки и трудовой книжки.

Новое название подразделения

Если наименование отдела присутствует в контракте с сотрудником, то его изменение осуществляется аналогично приведенному выше порядку. В этом случае также корректировка не должна затронуть непосредственные рабочие функции или существенные условия осуществления деятельности по специальности. К примеру, изменение может быть таким: вместо отдела маркетинга введен отдел по маркетинговым исследованиям.

Перевод

По ст. 72, им считается изменение существенных условий договора или трудовой функции. Имеются в виду, в частности, место деятельности, если данный пункт зафиксирован в контракте, обязанности и права, характеристики условий деятельности, компенсации и льготы, условия оплаты, режим отдыха и работы. Постоянный перевод в той же компании по инициативе нанимателя разрешен с письменного согласия служащего. В качестве первого документа в процессе оформления выступает предложение. Следующими будут являться изменения к договору, оформленные письменно и заверенные работодателем и сотрудником. После издается распоряжение о переводе (форма Т-5). В качестве его основания выступает изменение пункта контракта. Далее корректируются данные личной карточки и трудовой книжки.

Новые оклады, надбавки

При принятии решения об увеличении ставок издается соответствующий приказ, в соответствии с которым изменяется расписание. В распоряжении устанавливаются:

Размер повышения.
Перечень должностей, к которым применяются изменения.
Дата вступления в силу корректировок.

Согласно ст. 57 ТК, условия, в соответствии с которыми оплачивается труд работников, вносятся в контракт с ними. В этой связи изменения, которые касаются надбавок и ставок, следует оформлять так же, как и прочие корректировки существенных пунктов в договоре. В данном случае с сотрудниками, которых коснулось распоряжение, необходимо заключить дополнительное соглашение. Соответственно, с приказом об этих изменениях должны быть ознакомлены все служащие, которые ответственны за ведение соответствующей документации.

Важный момент

Выше рассмотрено увеличение надбавок и ставок. Данная ситуация считается бесконфликтной – в таких случаях не возникает сложностей с получением одобрения служащих на такие корректировки. Однако вследствие ухудшения экономического положения наниматели зачастую пытаются уменьшить ставки сотрудникам в одностороннем порядке, руководствуясь ст. 74. Нормы данной статьи, тем не менее, могут применяться только при условии, что изменения обуславливаются корректировками технологических либо организационных факторов. Причины экономического характера к ним не относятся. Исходя из этого, в одностороннем порядке наниматель не вправе снижать тарифные ставки. Руководитель, конечно, может попытаться получить одобрение служащих, составить дополнительное соглашение к договору. Однако следует помнить, что любые действия сотрудников по принуждению работодателя всегда чреваты конфликтами, спорами и финансовыми последствиями для компании.