Осуществляться сразу по нескольким критериям. Расчет KPI в Excel примеры и формулы. полезное свойство - сортировка

KPI – показатель эффективности, позволяющий объективно оценить результативность выполняемых действий. Данная система применяется для оценки различных показателей (деятельности всей компании, отдельных структур, конкретных специалистов). Она выполняет не только функции контроля, но и стимулирует трудовую активность. Часто на основе KPI строится система оплаты труда. Это методика формирования переменной части зарплаты.

KPI ключевые показатели эффективности: примеры в Excel

Стимулирующий фактор в системе мотивации KPI – денежное вознаграждение. Получить его может тот работник, который выполнил поставленную перед ним задачу. Сумма премии / бонуса зависит от результата конкретного сотрудника в отчетном периоде. Объем вознаграждения может быть фиксированным или выражаться в процентах к окладу.

Каждое предприятие определяет ключевые показатели эффективности и вес каждого индивидуально. Данные зависят от задач компании. Например:

1. Цель – обеспечить план продаж продукта в размере 500 000 рублей ежемесячно. Ключевой показатель – план продаж. Система измерения: фактическая сумма продаж / плановая сумма продаж.
2. Цель – повысить сумму отгрузки в периоде на 20%. Ключевой показатель – средняя сумма отгрузки. Система измерения: фактическая средняя величина отгрузки / плановая средняя величина отгрузки.
3. Задача – увеличить число клиентов на 15% в определенном регионе. Ключевой показатель – число клиентов в базе данных предприятия. Система измерения: фактическое число клиентов / плановое число клиентов.

Разброс коэффициента (весы) предприятие также определяет самостоятельно. Например:

1. Выполнение плана менее 80% - недопустимо.
2. Выполнение плана 100% - коэффициент 0,45.
3. Выполнение плана 100-115% - коэффициент 0,005 за каждые 5%.
4. Отсутствие ошибок – коэффициент 0,15.
5. В отчетном периоде не было замечаний – коэффициент 0,15.

Это лишь возможный вариант определения мотивационных коэффициентов.

Ключевой момент в измерении KPI – отношение фактического показателя к плановому. Практически всегда заработная плата сотрудника складывается из оклада (постоянной части) и премии (переменной / изменяемой части). Мотивационный коэффициент влияет на формирование переменной.

Предположим, что соотношение постоянной и изменяемой частей в зарплате – 50 × 50. Ключевые показатели эффективности и вес каждого из них:

Примем следующие значения коэффициентов (одинаковые для показателя 1 и показателя 2):

Таблица KPI в Excel:

Пояснения:

Это примерная таблица KPI в Excel. Каждое предприятие составляет собственную (с учетом особенностей работы и системы премирования).

Матрица KPI и пример в Excel

Для оценки работников по ключевым показателям эффективности составляется матрица, или соглашение о целях. Общая форма выглядит так:

1. Ключевые показатели – критерии, по которым оценивается работа персонала. Для каждой должности они свои.
2. Веса – числа в интервале от 0 до 1, общая сумма которых равняется 1. Отражают приоритеты каждого ключевого показателя с учетом задач компании.
3. База – допустимое минимальное значение показателя. Ниже базового уровня – отсутствие результата.
4. Норма – плановый уровень. То, что сотрудник должен выполнять обязательно. Ниже – работник не справился со своими обязанностями.
5. Цель – значение, к которому нужно стремиться. Сверхнормативный показатель, позволяющий улучшить результаты.
6. Факт – фактические результаты работы.
7. Индекс KPI показывает уровень результата по отношению к норме.

Формула расчета kpi:

Индекс KPI = ((Факт – База) / (Норма – База)) * 100%.

Пример заполнения матрицы для офис-менеджера:

Коэффициент результативности – сумма произведений индексов и весов. Оценка эффективности сотрудника наглядно показана с помощью условного форматирования.

Тема: Принятие решений по нескольким критериальным показателям.

В практике обычно приходится выбирать управленческое решение не по одному критерию, а по нескольким. Поэтому их значения при сравнительной оценке имеют разнонаправленный характер, т.е. по одному показателю альтернатива выигрывает, а по другим проигрывает.

В этих условиях необходимо рассматриваемую систему оценок показателей свести к одному комплексному, на основе которого и будет приниматься решение.

Для построения комплексной оценки необходимо решить две проблемы:

Первая проблема заключается в том, что рассматриваемые критериальные показатели имеют неодинаковую значимость;

Вторая проблема характеризуется тем, что показатели оцениваются в различных единицах измерения и для построения комплексной оценки необходимо перейти к единому измерителю.

Первая проблема решается за счет применения одной из четырех модификаций метода экспертных оценок, а именно метода по парного сравнения, что позволяет дать количественную оценку значимости. Суть метода по парного сравнения заключается в том, что эксперт (специалист, потенциальный инвестор, потребитель) проводит по парную оценку рассматриваемых критериальных показателей, определяя для себя их степень важности в виде бальной оценки. После этого, проведя соответствующую обработку полученной информации расчитывается коэффициент значимости по каждому из рассматриваемых критериальных показателей.

Вторая проблема решается путем использования единого измерителя для частных показателей. Чаще всего, в качестве такого измерителя применяется бальная оценка. При этом оценка выполняется двумя подходами:

- первый подход используется при отсутствии статистических данных по значению рассматриваемых показателей;

- второй подход используется при наличии статистических данных (пределов изменения) по значению рассматриваемых показателей.

При использовании первого подхода для перевода в баллы поступают следующим образом: лучшее значение рассматриваемого показателя принимается равным 1 баллу, а худшие значения в долях этого балла. Данный подход прост, дает объективную оценку, но вместе с тем не учитывает лучшие достижения, которые лежат за пределами рассматриваемых вариантов.

Для исключения этого недостатка необходима информация о пределах изменения рассматриваемого показателя. При ее наличии – используется второй подход. В этом случае для перевода в баллы строится шкала перевода. При этом система бальной оценки выбирается с использованием положений теории статистики по формуле Стерджеса:

n = 1 + 3,322 lg N , где

N – число статистических наблюдений;

n – принятая система бальной оценки полученная с использованием правил округления.

Перевод в баллы осуществляется на основе построенной шкалы перевода с применением процедуры интерполирования табличных данных.

Задание:

Из 6-ти вариантов альтернативных решений каждое из которых оценивается 5-ю критериальными показателями необходимо выбрать лучший вариант.

Оценку выполнить используя 2 подхода:

1) при отсутствии статистических данных по значению рассматриваемых показателей;

2) при их наличии.

Пределы изменения показателей установлены по следующим количествам наблюдений (N):

Для четных вариантов N = 8;

Оценку значимости выполнить на основе по парной оценки по мнению исполнителя.

Таблица 1.

Варианты заданий

Таблица 2.

Исходные данные:

Таблица 3.

Пример:

Даны четыре варианта альтернативных решений, каждый из которых оценивается 5-ю критериальными показателями. Исходя из условий задания необходимо выбрать лучший вариант.

На 1- ом этапе необходимо дать количественную оценку значимости каждого показателя. Используется метод по парного сравнения, в основе которого лежат экспертные оценки.

На основе этой оценки составляется таблица – матрица и расчитывается коэффициент значимости –Kзi.

Количественная оценка значимости показателей определяется следующим образом: если при по парной оценке эксперт (специалист, потенциальный инвестор, потребитель) отдал предпочтение одному из факторов, то в строку и столбец матрицы количественной оценки ставится номер того фактора, которому отдано предпочтение (см. табл. 4). После этого по каждой строке определяется число предпочтений отданных тому или иному фактору при по парной их оценки и их сумма (Σпi). Затем расчитывается коэффициент значимости по следующей формуле:

Количественная оценка значимости показателей:

Таблица 4

Первый подход.

Первый подход перевода в баллы характеризуется тем, что лучшее значение показателя принимаются равным 1 баллу, худшее оценивается в долях этого балла. Данный подход прост, дает объективную сравнительную оценку, но учитывает лучшие достижения, которые не входят в состав сравнительных вариантов.

Например: Х1А1: 6/20=0,3

Х2А1: 8/9=0,89

Вывод: используя первый подход лучшим вариантом из альтернативных будет вариант А4, так как он имеет наибольшую комплексную оценку. Далее идут варианты А1, А3, А2.

Второй подход.

Исключает недостатки первого подхода, но для его использования необходима информация о пределах изменения рассматриваемого показателя. При этом для перевода в баллы строится шкала перевода. Система бальной оценки выбирается на основе положений теории статистики и зависит от числа наблюдений, положенных в основу формирования пределов изменения показателей.

Предположим, в нашем примере проведено 8 наблюдений (N=8), которые позволили установить следующие пределы изменения качественных показателей (см. табл. 3).

При наличии этих показателей строится шкала перевода в баллы.

- формула Стерджеса,

где N – число наблюдений.

Следовательно, оценка качественного показателя будет производиться по 4-х бальной системе, т.е. n = 4.

- размах варьирования,

где - максимальное и минимальное значения из пределов изменения i – показателя.

Шаг изменения показателя.

Шкала перевода в баллы представляет собой таблицу, в которой для каждого балла указываются пределы изменения показателей. При переводе значений показателей в баллы по данной шкале, если значение показателя лежит внутри интервала, то применяют процедуру интерполирования табличных данных.

Шкала перевода в баллы

Далее производится оценка качественных показателей всех изделий в баллах. Например, по альтернативе А1: из исходных данных берется численное значение показателя, затем используя шкалу перевода в баллы определяется интервал куда попадает это значение. После дается бальная оценка: из численного значения показателя вычитается нижний предел изменения показателя в данном интервале делится на шаг и прибавляется предыдущий интервал. По показателям Х4,Х5- из верхнего предела изменения показателя в данном интервале вычитается численное значение показателя делится на шаг и прибавляется предыдущий интервал.

Полученные значения сводятся в нижеследующую таблицу.

Вывод: используя второй подход лучшим вариантом из альтернативных будет вариант А4, так как он имеет наибольшую комплексную оценку. Далее идут варианты А3, А2, А1.

Предположим, что требуется суммировать значения с более чем одним условием, например сумма продаж продукта в определенном регионе. Это хороший случай использования функции СУММЕСЛИМН в формуле.

Обратите внимание на этот пример, в котором у нас есть два условия: требуется сумма продаж мясо (из столбца C) в Южной области (из столбца a).

Вот формула, которую можно использовать для акомплиш:

= СУММЕСЛИМН (D2: D11; a2: A11; "Юг"; C2: C11; "мясо")

Результат - значение 14 719.

Рассмотрим более подробное представление каждой части формулы.

СУММЕСЛИМН - это арифметическая формула. Вычисляет числа, которые в данном случае находятся в столбце D. Первый шаг - указать расположение чисел.

=СУММЕСЛИМН(D2:D11,

Другими словами, вы хотите, чтобы формула суммировала числа в этом столбце, если они соответствуют определенным условиям. Этот диапазон ячеек - первый аргумент в этой формуле - первый элемент данных, который функция использует в качестве ввода.

Затем нужно найти данные, отвечающие двум условиям, и ввести первое условие, указав для функции расположение данных (a2: A11), а также то, что такое условие - "Юг". Обратите внимание запятые между отдельными аргументами.

=СУММЕСЛИМН(D2:D11;A2:A11;"Южный";

Кавычки вокруг слова "Юг" определяют, что эти текстовые данные.

Наконец, вы вводите аргументы для второго условия - диапазон ячеек (C2:C11), которые содержат слово "Мясо", а также само слово (заключенное в кавычки), чтобы приложение Excel смогло их сопоставить. Завершите формулу, закрыв закрывающая круглая скобка ) , а затем нажмите клавишу ВВОД. Результат - еще раз в 14 719.

=СУММЕСЛИМН(D2:D11;A2:A11,"Южный";C2:C11,"Мясо")

По мере ввода функции СУММЕСЛИМН в Excel, если вы не помните эти аргументы, Справка готова. После ввода формулы = СУММЕСЛИМН (Автозаполнение формул появится под формулой, а список аргументов будет указан в нужном порядке.

Взгляните на изображение автозаполнения формул и списка аргументов в нашем примере сум_ранже - это D2: D11, столбец чисел, которые требуется суммировать. criteria_range1 - a2. A11 - столбец с данными, в котором находится условие1 "Южный".

По мере того, как вы вводите формулу, в автозавершении формулы появятся остальные аргументы (здесь они не показаны); диапазон_условия2 - это диапазон C2:C11, представляющий собой столбец с данными, в котором находится условие2 - “Мясо”.

Если щелкнуть СУММЕСЛИМН в автозавершении формулы, откроется статья, в которой вы сможете получить дополнительные сведения.

Попробуйте попрактиковаться

Если вы хотите поэкспериментировать с функцией СУММЕСЛИМН, вот несколько примеров данных и формула, использующая функцию.

В этой Excel в Интернете книге вы можете работать с образцом данных и формулами прямо здесь. Изменяйте значения и формулы или добавляйте свои собственные, чтобы увидеть, как мгновенно изменятся результаты.

Скопируйте все ячейки из приведенной ниже таблицы и вставьте их в ячейку A1 нового листа Excel. Вы можете отрегулировать ширину столбцов, чтобы формулы лучше отображались.

Это глава из книги: Майкл Гирвин. Ctrl+Shift+Enter. Освоение формул массива в Excel.

Выборки, основанные на одном или нескольких условиях. Ряд функций Excel используют операторы сравнения. Например, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИМН, СРЗНАЧЕСЛИ и СРЗНАЧЕСЛИМН. Эти функции осуществляют выборки на основе одного или нескольких условий (критериев). Проблема в том, что эти функции могут только складывать, подсчитывать количество, и находить среднее. А если вы хотите наложить условия на поиск, например, максимального значения или стандартного отклонения? В этих случаях, поскольку не существует встроенной функции, вы должны изобрести формулу массива. Нередко это связано с использованием оператора сравнения массивов. Первый пример в этой главе, показывает, как рассчитать минимальное значения при одном условии.

Воспользуемся функцией ЕСЛИ, чтобы выбрать элементы массива, отвечающие условию. На рис. 4.1 в левой таблице присутствуют столбец с названиями городов и столбец с временем. Требуется найти минимальное время для каждого города и поместить это значение в соответствующую ячейку правой таблицы. Условие для выборки – название города. Если вы используете функцию МИН, то сможете найти минимальное значение столбца В. Но как вы выберите только те числа, что относятся только к Окленду? И как вам скопировать формулы вниз по колонке? Поскольку в Excel нет встроенной функции МИНЕСЛИ, вам необходимо написать оригинальную формулу, совмещающую функции ЕСЛИ и МИН.

Рис. 4.1. Цель формулы: выбрать минимальное время для каждого города

Скачать заметку в формате или в формате

Как показано на рис. 4.2, вам следует начать ввод формулы в ячейку E3 с функции МИН. Но вы же не можете поместить в аргумент число1 все значения столбца B!? Вы хотите отобрать только те значения, которые относятся к Окленду.

Как показано на рис. 4.3, на следующем этапе введите функцию ЕСЛИ в качестве аргумента число1 для МИН. Вы вложили ЕСЛИ внутрь МИН.

Разместив курсор в месте введения аргумента лог_выражение функции ЕСЛИ (рис. 4.4), вы выделяете диапазон с названиями городов А3:А8, а затем нажимаете F4, чтобы сделать ссылки на ячейки абсолютными (подробнее см., например, ). Затем вы набираете сравнительный оператор – знак равенства. Наконец, вы выделите ячейку слева от формулы – D3, оставляя ссылку на нее относительной. Сформулированное условие позволит выбрать только Окленды при просмотре диапазона А3:А8.

Рис. 4.4. Создайте оператор массива в аргументе лог_выражение функции ЕСЛИ

Итак, вы создали оператор массива с помощью оператора сравнения. В любой момент обработки массива оператор массива является оператором сравнения, так что результатом его работы будет массив, состоящий из значений ИСТИНА и ЛОЖЬ. Чтобы убедиться в этом, выделите массив (для этого щелкните во всплывающей подсказке на аргумент лог_выражение ) и нажмите F9 (рис. 4.5). Обычно вы используете один аргумент лог_выражение, возвращающее либо ИСТИНУ, либо ЛОЖЬ; здесь же результирующий массив вернет несколько значений ИСТИНЫ и ЛЖИ, так что функция МИН выберет минимальное число только для тех городов, которые соответствуют значению ИСТИНА.

Рис. 4.5. Чтобы увидеть массив, состоящий из значений ИСТИНА и ЛОЖь, щелкните во всплывающей подсказке на аргумент лог_выражение и нажмите F9

Как правило, эффективность больших по объему, сложных операций не может быть охарактеризована с помощью одного показателя W, на помощь ему приходится привлекать и другие, дополнительные W 1 , W 2 ,…, W; одни из них желательно сделать больше, другие – меньше. Например, при оценке деятельности предприятия приходится учитывать целый ряд показателей:

• полный объем продукций,

  себестоимость и т.д.

При анализе боевой операции, помимо основного показателя, математического ожидания причиненного противнику ущерба, приходится учитывать и ряд дополнительных:

собственные потери,

время выполнения операции,

расход боеприпасов и т.д.

Такая множественность показателей эффективности, из которых некоторые желательно максимизировать, а другие – минимизировать, характерна для любой сложной задачи исследования операций. При этом корректной является формулировка «достижения максимального эффекта при заданных затратах» или же «достижение заданного эффекта при минимальных затратах». В общем случае не существует решения, которое обращало бы в максимум один показатель W 1 и одновременно в максимум (или минимум) другой показатель W 2 ; тем более такого решения не существует для нескольких показателей. Однако количественный анализ эффективности может оказаться полезным и в случае нескольких показателей, т.к. он позволяет заранее отбросить явно нерациональные варианты решений, уступающие лучшим вариантам по всем показателям.

Рассмотрим пример. Пусть анализируется боевая операция Q , оцениваемая по двум показателям:

W – вероятность выполнения боевой задачи;

S – стоимость израсходованных средств.

Первый показатель желательно обратить в максимум, а второй – в минимум.

Предположим, предлагается 20 различных вариантов решения x 1 , x 2 ,…, x 20 . Для каждого из них известны значения обоих показателей W и S (см. рис.1.1).

На рисунке видно, что некоторые варианты решения могут быть сразу отброшены. Какие варианты следует предпочесть при оценке эффективности по двум показателям. Очевидно те, которые лежат одновременно и на правой и на нижней границе области (на рис.1.1 –пунктирная линия). Т.о. остается четыре варианта X 16 , X 17 , X 19 , X 20 . Из них X 16 – наиболее эффективный, но зато сравнительно дорогой; X 20 – самый дешевый, но зато не столь эффективный. Дело принимающего решение – разобраться в том, какой ценой мы можем оплатить известное повышение эффективности или, наоборот, какой эффективности мы согласны пожертвовать, чтобы не нести слишком больших материальных потерь.

S x

x

xxx

xxx

xx

xxx

xx

xx

x

xx

Ввиду того, что комплексная оценка операции сразу по нескольким показателям затруднительна, на практике объединяют несколько показателей в один обобщенный показатель. Нередко в качестве такого критерия берут дробь; в числителе ставят те показатели W 1 ,…, W, которые желательно увеличить, а в знаменателе, - те, которые желательно уменьшить:

U=
(4)

Общим недостатком критерия типа (4) является то, что недостаток эффективности по одному показателю всегда можно скомпенсировать за счет другого (например, малую вероятность выполнения боевой задачи – за счет малого расхода боеприпасов, и т.д.).

Часто составные критерии предполагаются в виде «взвешенной суммы» отдельных показателей эффективности:

U=α
+α
+…+α
(5)

где α – положительные или отрицательные коэффициенты.

Положительные ставятся при тех показателях, которые желательно максимизировать; отрицательные – при тех, которые желательно минимизировать. Абсолютные значения коэффициентов соответствуют степени важности показателей. Критерий вида (5) обладает тем же недостатком (возможность взаимной компенсации разнородных показателей) и может привести к неправильным рекомендациям. Однако, в тех случаях, когда α i не выбираются произвольно, а подбираются так, чтобы составной критерий наилучшим образом выполнял свою функцию, удается получить с его помощью результаты ограниченной ценности.

В некоторых случаях задачу с несколькими показателями удается свести к задаче с одним показателем, если выделить один (главный) показатель эффективности W 1 и стремится его обратить в максимум, а на остальные вспомогательные показатели W 2, W 3 ,… наложить только некоторые ограничения вида:

W
; …W
; W
; …W

Эти ограничения тогда войдут в комплекс заданных условий a 1 , a 2 ,… .

При такой постановке задачи все показатели эффективности, кроме одного, главного, переводятся в разряд заданных условий операции . Варианты решения, не укладывающиеся в заданные границы, сразу же отбрасываются. Полученные рекомендации, очевидно, будут зависеть от того, как выбраны ограничения для вспомогательных показателей. Чтобы определить, насколько это влияет на окончательные рекомендации по выбору решения, поварьировать ограничения в разумных пределах.

Возможен еще один путь построения компромиссного решения, который можно назвать «методом последовательных уступок ». Пусть показатели эффективности расположены в порядке убывающей важности: сначала основной W 1 , затем другие, вспомогательные: W 2 , W 3 ,… . Для простоты будем считать, что каждый из них нужно обратить в максимум (если это не так, достаточно изменить знак показателя). Процедура построения компромиссного решения сводится к следующему. Сначала ищется решение, обращающее в максимум главный показатель эффективности W 1 . Затем назначается, исходя из практических соображений и точности, с какой известны исходные данные (часто небольшой), некоторая «уступка» ΔW 1 , которую мы согласны допустить для того, чтобы обратить в максимум второй показатель W 2 . Налагаем на показатель W 1 ограничение, чтобы он был не меньше, чем W 1 * - ∆W 1 (W 1 * - максимально возможное значение W 1), и при этом ограничении ищем решение, обращающее в максимум W 2 .

Далее снова назначается «уступка» в показателе W 2 , ценой которой можно максимизировать W 3 и т.д. Такой способ хорош тем, что здесь сразу видно, ценой какой «уступки» в одном показателе приобретается выигрыш в другом. При этом свобода выбора решения, приобретаемая ценой даже незначительных уступок, может оказаться существенной, т.к. в районе максимума обычно эффективность решения меняется очень слабо.

Так или иначе, при любом способе формализации, задача количественного обоснования решения по нескольким показателям остается не до конца определенной, и окончательный выбор решения определяется волевым актом «командира». Дело исследователя - представить в распоряжение «командира» достаточное количество данных, позволяющее ему всесторонне оценить преимущество и недостатки каждого варианта решения и, опираясь на них, сделать окончательный выбор.