Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Восточно-Сибирский государственный технологический университет»
(ГОУ ВПО ВСГТУ)
Кафедра «Антикризисное управление и управление персоналом»
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
Изучение и оптимизация затрат рабочего времени
Выполнил(ла): Прыгун А.А.
студентка группы № _5146 _
Проверил(ла):
Новаковская О.А.
Улан-Удэ, 2009
ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Теоретические основы изучения затрат рабочего времени 5
1.1. Затраты рабочего времени при исполнении рабочих операций 5
1.2. Методы исследования затрат рабочего времени 9
Глава 2. Изучение затрат рабочего времени на примере ОАО «Байкальская лесная компания» 17
2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия 17
2.2. Изучение затрат рабочего времени укладчика пиломатериалов 20
Глава 3. Оптимизация затрат рабочего времени 28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
Список использованной литературы 37
ВВЕДЕНИЕ
Эффективное управление трудовыми ресурсами невозможно без адекватной информации. Поэтому в процессе деятельности предприятия регулярно собираются данные, характеризующие различные аспекты состояния трудовых ресурсов, и проводится их детальный анализ. В нём рассматриваются различные стороны управления трудовыми ресурсами предприятия – производительность, издержки на рабочую силу и т.д.
Изучение затрат рабочего времени имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его результате решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.
Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.
Исследование трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые влияют на затраты труда и эффективность использования производственных ресурсов. Изучаются технологические параметры оборудования, его соответствие эргономическим требованиям, условия труда, применяемая технология, организация и обслуживание рабочего места, а также профессионально-квалификационные, психофизиологические, социальные характеристики работников и другие факторы. Методы получения и обработки информации выбираются исходя из целей исследования. Оптимальным является минимум суммарных затрат, связанных с получением необходимой информации и ее последующим использованием.
Наибольшее значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая – с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.
Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда.
Актуальность темы курсовой работы определяет роль эффективного использования рабочего времени, обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами, выявление непроизводительных затрат рабочего времени, эффективности использования трудовых ресурсов.
Целью написания данной курсовой работы является подробное изучение затрат и методов исследования затрат рабочего времени, анализ использования рабочего времени на предприятии, а также разработка мероприятий по оптимизации затрат рабочего времени.
В соответствии с указанной целью были поставлены следующие задачи:
Провести теоретический анализ литературы по данной теме;
Дать краткую характеристику предприятия, выявить потери рабочего времени и определить резервы рабочего времени;
Предложить мероприятия, направленные на более рациональное использование фонда рабочего времени.
Объектом исследования курсовой работы является ОАО «Байкальская лесная компания».
Глава 1. Теоретические основы изучения затрат рабочего времени
1.1. Затраты рабочего времени при исполнении рабочих операций
Так как затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация является основой для изучения фактических затрат рабочего времени, сопоставления и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.
Под рабочим временем понимается продолжительность рабочего дня, рабочей недели, установленная законодательством, а также время, которое трудящийся находится на предприятии в связи с выполняемой им работой.
В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов .
Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа.
Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.
Время работы в свою очередь подразделяется на два вида затрат: время выполнения производственного задания (Т впз) и затраты времени, которые не обусловлены производственным заданием, (Т нпз).
Время выполнения производственного задания включает в себя подготовительно-заключительное , оперативное и время обслуживания рабочего места.
ПЗ - подготовительно-заключительное время (Т пз) – это время, которое затрачивается на подготовку себя и своего рабочего места к выполнению производственного задания, а также на все действия по его завершению. Его особенностью является то, что оно затрачивается один раз на работу и не зависит от объёма работы, выполняемой по данному заданию.
ОП - оперативное время (Т оп) – это время, в течение которого рабочий выполняет задание (изменяет свойства предмета труда), а также время на выполнение вспомогательных действий, необходимых для осуществления изменений свойств предмета труда. Оно делится на основное (технологическое) и вспомогательное. Основное (Т ос), или технологическое, время – это время, затраченное непосредственно на изменение предмета труда. В течение вспомогательного времени (Т вс) выполняются действия, необходимые для осуществления основной работы.
Затраты времени, связанные с уходом за рабочим местом и поддержанием оборудования, инструментов и приспособлений в рабочем состоянии в течение смены относят ко времени обслуживания рабочего места (Т орм) - ОРМ. В машинных и автоматизированных процессах оно включает в себя время технического (Т то) и время организационного (Т оо) обслуживания рабочего места. Ко времени технического обслуживания рабочего места относится время на обслуживание рабочего места в связи с выполнением данной операции или конкретной работы (замена затупившегося инструмента и др.). К организационному обслуживанию относится уход за рабочим местом в течение смены, а также уборка рабочего места в конце смены.
В некоторых отраслях промышленности (угольной, металлургической, пищевой и др.) затраты времени на обслуживание рабочего места не выделяются, а относятся к подготовительно-заключительному времени.
Время перерывов в работе подразделяют на время регламентированных и нерегламентированных перерывов .
Время регламентированных перерывов в работе включает в себя время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса, а также время на отдых и личные надобности исполнителя работ.
ТОП - время перерывов в работе, обусловленных технологией и организацией производственного процесса (Т топ)- время, необходимость которого вызывается спецификой технологического процесса или организацией производства (например, перерыв в работе монтажников конструкций на время подъема краном плиты перекрытия или перерыв в работе горняков в связи с проветриванием забоя после взрывания заряженных шпуров).
ОЛН - время на отдых и личные надобности предоставляется работникам на отдых, производственную гимнастику и т.п. для поддержания их нормальной трудоспособности и предупреждения переутомления (Т отд), а также на личную гигиену и отправление естественных надобностей (Т лн).
Время нерегламентированных перерывов в работе - время перерывов, вызванных нарушением нормального хода производственного процесса, недостатками в организации производства и нарушениями трудовой дисциплины.
ПО - время перерывов в работе, которые вызваны недостатками в организации производства (Т по), возникающими, например, в связи с несвоевременной подачей на рабочее место материалов, сырья, полуфабрикатов, неисправностью оборудования, перебоями в подаче электроэнергии и др.
ПП – прочие перерывы (Т пп) - время перерывов, возникающих в результате нарушения правил трудового распорядка (опозданий на работу, самовольных отлучек с рабочего места, преждевременного ухода с работы, посторонних разговоров в процессе работы и др.), а также простоев работников, которые не могут работать из-за нарушений трудовой дисциплины другими членами коллектива (например, на конвейере) и т.д.
При установлении норм труда и анализе затрат рабочего времени последние делятся на нормируемые и ненормируемые. К нормируемым относятся затраты оперативного времени, времени обслуживания рабочего места, на отдых и личные надобности, регламентированных перерывов по организационно-техническим причинам, подготовительно-заключительного времени.
Все затраты рабочего времени можно представить в виде схемы.
РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ
1. Подготовительно-заключительноеКурсовая работа >> Экономика
И обслуживание рабочих мест 1.3 Классификация затрат рабочего времени 1.4 Методы изучения затрат рабочего времени 1.4.1 Хронометраж 1.4.2 Фотография рабочего времени (ФРВ) ... в определенном порядке. Оптимизация структуры трудового процесса достигается...
Управление затратами рабочего времени
Курсовая работа >> МенеджментОсновы использования рабочего времени 1.1. Рабочее время, его структура, классификация затрат рабочего времени 1.2. Методы изучения затрат рабочего времени и трудовых... менеджмента есть ряд возможностей для оптимизации временного ресурса, однако это связано...
Исследование содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя на примере Г
Реферат >> Менеджмент... оптимизации и упрощения личной системы планирования и контроля удалось изыскать до 30% дополнительного времени» ... Изучение бюджета времени ... рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка затрат рабочего времени ...
Разработка автоматизированного рабочего места оператора автотранспортного предприятия
Дипломная работа >> ИнформатикаНуждается в автоматизации. В первую очередь необходима оптимизация затрат рабочего времени при получении оперативной и текущей информации... формуле (4.2): , (4.2) где – затраты труда на изучение (и описание) задачи; – затраты труда на изучение задачи в целом...
> Оптимизация рабочего времени
Оптимизация рабочего времени
Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.
Недостатки организации работы
Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.
К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.
Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок
Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка "по делам" даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.
Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.
Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.
В проектах большое значение имеет план-график работы . Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом "почему так".
Чередование времени работы и отдыха
Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.
Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.
Вынужденные простои
В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.
Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием . Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания . Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.
В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.
В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.
Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.
Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную , в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Тема: Оптимизация использования рабочего времени персонала
1. Анализ функционирования системы управления
Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. управление персонал рабочий производительность
Затем определяется удельный вес каждого вида затрат (М) в суммарных затратах
М,= n,/N x 100, (3) где N- общее время наблюдений, мин.
На основании полученных данных заполняется таблица "Анализ соответствия затрат времени поставленной цели".
По данным можно провести либо корректировка общей цели работы Управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ, либо пересмотреть направления затрат времени.
Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и др. - отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.
При анализе затрат рабочего времени необходимо использовать их классификацию. Известно несколько классификаций близких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. В процессе выполнения дипломного проекта мы использовали следующую классификацию затрат рабочего времени.
Согласно данной классификации все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов.
Время работы - это период, в течение которого выполняется работа, соответствующая достижению тех или иных целен. Затем время работы должно быть подразделено на время выполнения должностных обязанностей или время работ, включенных в план; время на работу, не предусмотренную должностными обязанностями или время выполнения работ, не включенных в план; и время непроизводительной работы или время на выполните работ и мероприятий, не нашедших отражение в дереве целей.
Время перерывов охватывает время, когда руководитель не занят какой-либо деятельностью и включает в себя как регламентированные, так и нерегламентированные перерывы.
Регламентированные перерывы - это время на отдых и время на личные надобности. Оно предназначено для поддержания работоспособности и предотвращения утомления. Время перерывов на личные надобности не должны превышать 30 мин в день.
Нерегламентированные перерывы - это перерывы, вызванные нарушением трудовой дисциплины и посторонними разговорами, зависящими от руководителя, а также организационно-техническими причинами, не зависящими от него. К числу последних следует отнести все перерывы, вызванные нарушением режима работы.
В рамках настоящего дипломного проекта анализ использования рабочего времени будем проводить в двух направлениях. Первое направление - характеристика экстенсивного использования рабочего времени, т.е. использование фонда рабочего времени;
второе направление - анализ степени рациональности его использования с точки зрения выполнения различных видов работ, т.е. оценивается структура затрат рабочего времени.
Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности (Кэ), рассчитываемый по формуле:
Кэ = (Ф - П) / Ф = 1 - П/Ф,
где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, (мин);
Ф - фактический фонд рабочего времени (мин).
В нашем случае П = 240+120+150 = 510 мин.
Ф = 3600 мин.
Кэ = 1 - 510/3600 = 0,858.
Определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам.
Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от руководителя
Кпр = ПР/Ф,
где ПP - потери рабочего времени, зависящие от руководителя, (мин).
В нашем случае ПР = 150 мин.
Тогда Кпр = 150/3600= 0,0416
Коэффициент потерь, вызванных причинами, не зависящими от руководителя
Кпо = ПО/Ф,
где ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, (мин).
В нашем случае ПО = 120 мин.
Тогда Кпр = 120/3600= 0,0333.
Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы
Кот = ОТ/Ф,
где ОТ- время на отдых и личные надобности, (мин).
В нашем случае ОТ = 240 мин.
Тогда Кот = 240/3600= 0,066.
Регламентированные перерывы в работе по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени, максимально возможное значение Кэ, может составлять 0,94. В нашем случае Кэ = 0,858, т.е. ниже нормативного. Это указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени и в ходе дальнейшего анализа нам необходимо установить конкретные причины потерь и определить меры по их устранению или сокращению.
2. Проблемы использования эффективности рабочего времени
Одним из важнейших условий выполнения плана производства, увеличения выработки продукции на каждого члена трудового коллектива, а также рационального использования трудовых ресурсов является экономное и эффективное использование рабочего времени. От того, насколько полно и рационально используется рабочее время, зависят эффективность работы, выполнение всех технико-экономических показателей. Поэтому анализ использования рабочего времени является важной составной частью работы организации.
Полноту использования трудовых ресурсов можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени. Такой анализ проводится по каждой категории работников, по каждому производственному подразделению и в целом по предприятию.
Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих (Ч), количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год (Д) и средней продолжительности рабочего дня (П):
ФРВ = Ч Д П, (6)
Фонд рабочего времени зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня.
Количество отработанных за год одним работником дней и средняя продолжительность рабочего дня, как видно из таблицы 6, не изменились. Следовательно, изменение фонда рабочего времени на ______ часов в сторону увеличения было вызвано ростом численности рабочих на ___ человек, что составило ___% прироста данного показателя.
Умение эффективно организовывать свое время, умение искусно согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных рабочих задач в наши дни - одна из важнейших компетенций современного профессионала, менеджера, руководителя, поэтому для изучения проблемы неэффективного распоряжения рабочего времени было проведено исследование среди сотрудников управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.
Наблюдение проводилось в отделе ЭВС и БД, а анкетирование - в отделе ЭВС и БД, отделе отдела информационных систем, принимал участие и начальника отдела информационных систем.
В рамках исследования опрашивалось 7 сотрудников в возрасте от 25 до 62 лет, занимающие должности: начальников отдела, и специалистов отдела.
Анализ результатов наблюдения.
Работа в управлении информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ.8 часов рабочего времени, осуществление руководства и организации деятельности отдела и организация разработки планов работы администрации - весь период работы, совещания - 1-1,5 часов, изучению документации - от 20 минут до 1 часа, оформлению - от 4 до 6 часов, осуществление работы по подготовке и проведению организационно-технических мероприятий - от 1 до 2 часов, работе со штатными службами - 30-40 минут, приему посетителей - 10-20 минут, время на перерыв и отдых на работе отводится 5-15 минут рабочего времени. Специалисты проводят на работе 40 часов в неделю, но, по их словам иногда приходится выходить на работу и в субботу.
Таким образом, большое количество рабочего времени тратится на осуществление работы по подготовке и проведению сессий, заседаний, собраний, проектов решений и экспертных заключений по нормативным актам, т.к. эти виды деятельности являются основными функциями отдела согласно Положению об отделе; подготовка и разработка документов требует много времени и усилия, а их содержание должно быть грамотно сформулировано.
В результате суммирования времени "дневных помех" можно выяснить, что в день более 2-х часов рабочего времени тратится впустую (на чаепитие - 5-15 минут, чтение газеты - до 30 минут, время привезти себя в порядок перед зеркалом - 5-10 минут), более 20-40 минут в день на пользование Интернетом в личных целях и разговор по телефону с семьей - 10-15 минут несколько раз в день. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием.
В результате анализа списка, состоящий из самых существенных "ловушек" времени, можно сказать, что самыми встречающимися "поглотителями" времени являются: нечеткая постановка цели (было отмечено 2 раза), отсутствие приоритета в делах (3 раза), попытка слишком много сделать за один раз (2 раза), отрывающие от дел телефонные звонки (2 раза), незапланированные посетители (2 раза), неспособность сказать "нет" (3 раза), неполная, запоздалая информация (2 раза), излишняя коммуникабельность (2 раза), синдром "откладывания" (2 раза) и желание знать все факты (2 раза).
Но были еще отмечены такие "ловушки" времени, как отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения, чрезмерное чтение, недостатки кооперации или разделения труда, затяжные совещания, недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям, слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
По поводу возможных причин возникновения таких "ловушек" времени сотрудников отделов можно отметить:
1) эффективная организация личного времени в принципе невозможна, т.к. это мотивируется тем, что начальник или специалист зависит не от себя, а от других людей, обстоятельств и от поручений и приказов вышестоящих руководителей;
2) одновременное решение нескольких проблем;
3) иногда "мучает" любознательность;
4) телефонные разговоры на отвлекающие темы, которые выбивают из колеи, мешают снова сосредоточиться на вопросе;
5) берутся за любые поручения, сделать все, что поручают и сразу. Необходимость частого "переключения" с одного вида деятельности на другой. Не могут отказать никому, кто обращается к ним по разным вопросам;
6) откладывание на последний момент дела, которые или очень сложны или не очень приятны. В итоге - делают все бегом, в состоянии стресса;
7) порой на самое простое дело тратят очень много времени, т.к. начинают углубляться в суть, анализировать мелочи, которые для решения данной конкретной проблемы и не нужны;
8)стремление сделать все самим, т.к. считают, что сами все равно сделают лучше и т.д.
Чтобы определить пунктуальность и точность при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания, опрашиваемым были заданы такие вопросы, как: "Пунктуальны ли Вы в служебных делах?" "Насколько Вы точны при деловых встречах, при приходе на собрания, совещания, заседания?" все участники исследования были единогласны во мнении и приходят раньше на 5-7 минут (об этом сказали 5 человек, во время к началу совещания или собрания приходят 2 человека). Однако рекомендуется приходить желательно чуть раньше и иметь достаточно времени для осмотра места проведения собраний, совещаний, заседаний, где лучше занять место, чтобы было слышно и видно, привыкнуть к расположению трибуны, если будет необходимым выступить с докладом, конечно же, уделяя в равной степени внимание содержанию и продолжительности доклада.
Основными формами системы привлечения членов коллектива к принятию решений являются совещания, планерки, индивидуальные беседы. Большинство опрошенных стараются минимизировать число проводимых совещаний, даже если это не в их полномочиях, так как за это время можно успеть сделать многое и выполнить все поручения. Об этом отметили 4 человека. Но мнения большинства опрошенных разделились, когда отвечали на вопрос "Каковы Ваши действия, когда на совещании, на собрании начинается переливание из пустого в порожнее?": предлагают обратить внимание на существо вопроса всего лишь 4 человека; любое совещание или собрание представляет собой сочетание как "полного", так и "пустого", когда наступает "пустое", то ждут "полного", когда приходит полоса "полного", то немного 2 респондента утомляются и для разрядки… ждут "пустое"; 1 человек начинает заниматься теми делами, которые взяли с собой в расчете "на переливание". Из вышесказанного становится ясно, что большинство опрошенных обращают внимание на количество и существо проводимых совещаний, стараются минимизировать их. Это показывает, что сотрудники в этой области стараются эффективно использовать свое рабочее время.
По поводу самоорганизации респондентов можно отметить, что всего лишь 1 сотрудник по истечении дня не только хорошо представляет, где, сколько и почему было потеряно время, но и изыскивает приемы сокращения потерь в тех же самых местах или ситуациях. 4 человека стараются использовать буквально каждую минуту для выполнения задуманного, но не всегда получается в силу личных причин (например, упадка сил, настроения), 2 опрошенных вообще не устремляются к этому, так как считают, что не нужно быть мелочным в отношении времени. 3 человека считают, что своевременность - это один из важных показателей их умения работать, это своего рода триумф организованности. Однако кое-что им не всегда удается выполнить вовремя. Предпочитают поменьше рассуждать о своевременности, а выполнять задания и поручения в срок всего лишь 4 человека.
Таким образом, изучив особенности эффективного использования рабочего времени, можно говорить о том, что большинство научных работ написаны об использовании рабочего времени в организациях, предприятиях, государственной структуре, а в органах местного самоуправления эта проблема еще изучена недостаточно и требует дальнейшего изучения. Этому направлению еще предстоит богатое научной и практически ценной информацией будущее.
Проведенный анализ использования рабочего времени управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда. Это дает нам возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Ведь не секрет, что наличие потерь - это не просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности руководителя.
Определим основные причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя. Для этого составим таблица "Факторы помех" (табл. 6), в которой следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться или нарушают запланированный трудовой процесс. К числу этих помех следует отнести телефонные разговоры, не связанные с выполняемой работой; личные контакты в рабочее время; время, потраченное на ожидание и т.п.
Приведен перечень наиболее часто встречающихся в практике работы "расточителей времени". Здесь также приведены возможные причины потерь рабочего времени и советы, как от них избавиться.
3. Методы и модели улучшения эффективного использования рабочего времени на примере УИ и ИР Администрации г. Улан-Удэ
Методы повышения производительности труда
Администрация района является структурным подразделением администрации города Улан-Удэ и проводимая администрацией города кадровая политика напрямую влияет на формирование кадров администрации района. К сожалению, кадровая политика администрации города, слишком, закрыта, поэтому сложно оценить рациональность кадровой политики проводимой администрацией города.
Отмечу те факторы которые однозначно положительно влияют на рост производительности персонала и приводят к более эффективному его использованию:
·прием муниципальных служащих на работу по конкурсу;
·внедрение электронного документооборота;
·организация курсов повышения квалификации;
·проведение аттестации муниципальных служащих;
·ротация кадров.
Определение особенностей трудовой мотивации и ее оценка являются важнейшим фактором работы с персоналом, поскольку адекватно выбранные методы стимулирования трудовой активности открывают дополнительные возможности управления мотивацией труда, а также механизмы воздействия и влияния на человеческий фактор.
Зачастую именно оплату труда руководители считают основным фактором, способным положительно повлиять на результаты работы. Это объясняется тем, что материальное вознаграждение позволяет удовлетворить не все, но многие основные потребности человека. Однако увеличение заработной платы само по себе не повышает качество и производительность труда. При этом ее снижение (например, система штрафов за несвоевременность, ошибки и т.п.) воспринимается как несправедливость и способно существенно снизить эффективность работы.
В каком же случае заработная плата является инструментом мотивации трудовой деятельности? Если человек испытывает недостаток денег, то материальное вознаграждение будет для него ведущим мотивом работы. В случае, когда заработная плата позволяет удовлетворить основные потребности, значимыми становятся мотивы более высокого порядка. Низкий уровень оплаты труда существенно обедняет структуру мотивов труда. Только при уровне заработной платы сравнимым со средним начинают работать такие мотивы, как содержание труда, повышение квалификации, возможность должностного роста, отношения в коллективе и с администрацией. Мотивы причастности и самореализации начинают работать в группе высокооплачиваемых сотрудников.
Материальное вознаграждение достаточно тонкая система стимулирования и для того, чтобы она выполняла свою мотивирующую функцию, она должна быть гибкой, четко дифференцированной и справедливой, отражать в себе конечный результат и быть понятной сотрудникам. Отметим, что выплаты за выслугу лет, социальные льготы (железнодорожные билеты, медицинское обслуживание, детские учреждения и т.п.) не являются мотивирующим фактором, но повышают лояльность работника к организации.
Для определения того, как изменился уровень трудовой мотивации нв УИ и ИР Администрации г. Улан-Удэ, был проведен анализ по выявлению факторов, влияющих на мотивацию труда, и разработана система мер по ее повышению в новых условиях.
Факторы рабочей среды, связанные с условиями труда, все виды и формы вознаграждений и социально-психологический климат воспринимаются только как естественный «гигиенический» фон, способствующий повышению удовлетворенности трудом, но не влияющий при улучшении качественных и количественных параметров на повышение производительности труда.
В наибольшей степени росту производительности труда способствуют такие мотиваторы, как достижение успеха, возможность продвижения по службе, признание и одобрение результатов работы, высокая степень ответственности и вероятность творческого и делового роста. Возможность удовлетворения потребностей в потенциальных (мотивационных) факторах повышает результативность труда. Однако, когда потребности удовлетворены, их воздействие исчезает. В то же время неудовлетворенность этих потребностей не ухудшает работу. Неудовлетворенность же гигиеническими факторами вызывает значительное недовольство и резко снижает стимулы к активной деятельности.
Для определения влияния гигиенических факторов проводилась оценка оплаты труда, режима, графика работы, условий труда, льгот, психологической и физиологической защищенности, межличностных связей, влияния работы на личную жизнь и т.п. Внутри гигиенических факторов можно выделить сугубо материальные и неденежные методы управления трудовой мотивацией. К неденежным методам можно отнести такие, как организация и условия труда, отношения с коллегами и руководством.
Для диагностики влияния потенциальных факторов была проведена оценка достижения цели, значимости целей, оценка перспективы роста, содержания работы, значимости со стороны других, влияния признания и одобрения и т.п.
Анализ, позволил выявить проблемную зону трудовой мотивации. Это - гигиенические факторы, т.е. организация и условия работы, включая материальное вознаграждение за труд. Повышение оценок по гигиеническим факторам, в том числе и увеличение заработной платы, приводит к росту удовлетворенности работой. Однако, как правило, это явление недолговременное и через 2-3 месяца человек привыкает, улучшения воспринимаются как должные и эффективность работы вновь снижается. Значение гигиенических факторов нельзя недооценивать, так как их низкие значения в структуре трудовой мотивации приводят к увеличению текучести кадров.
Наиболее продуктивным и перспективным инструментом подъема трудовой мотивации является работа с потенциальными факторами. Именно они стабильно и долговременно дают повышение производительности и результативности труда. Потенциальные факторы включают в себя постановку целей (ближайших и на перспективу), повышение значимости деятельности, осознание ответственности, достижение успеха, признание и одобрение результатов работы, возможность самореализации, перспективы должностного роста. Уровень общей мотивации деятельности, складывающийся под влиянием гигиенических и потенциальных факторов, у командиров среднего звена достигается в основном именно за счет потенциальных факторов. Так, оценка содержания работы, привлекательность самой деятельности получили высокие баллы по всем отделениям.
Модели эффективного управления персоналом организации
Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать. Упорядоченная, хорошо спланированная деятельность ведет к сокращению времени, а неупорядоченная - к его расточительности. Как же научиться управлять временем?
Чтобы успевать делать больше в меньшее время, требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необходимо следовать ряду правил:
1) точно определить свою цель;
2) составить план ее достижения;
3) сосредоточиться на главном;
4) придумывать себе стимулы;
5) установить твердые сроки;
6) научиться быть решительным;
7) научиться говорить "нет";
8) не увязать в телефонных разговорах;
9) приобрести привычку записывать все самое важное;
10) ликвидировать досадные помехи;
11) научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;
12) не упускать из виду мелочи;
13) приступать к делу сразу же;
14) полнее использовать время;
15) следить за использованием свободного времени;
16) ежедневно контролировать выполнение намеченного;
17) менять занятия;
18) уважать свое время.
19) не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%, поскольку каждый день любому руководителю приходится заниматься непредвиденными заранее вопросами;
20) если ехать на работу в городском транспорте, то не стоит зря тратить время, а можно обдумать план работы на текущий день. Если же привыкли думать о делах только на работе, то рекомендуется начинать свой день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10-15 минут.
22) не стоит привыкать и к тому, чтобы начинать свой день с ознакомления с почтой. Эта работа уводит человека от неотложных дел.
23) если же в подчинении у руководителя есть секретарь, то начинать рабочий день рекомендуется с беседы с ним.
Лучше всего начать с системного анализа всей организации: выяснить, куда утекает время, где те резервы, которые можно использовать. Затем найти "узкие места" в работе организации и устранить их.
Большое количество времени экономиться в использовании бланков, формы документов и т.д.
Каждый сотрудник в организации должен занимать свое место и выполнять функциональные обязанности, соответствующие его квалификации и свойствам личности.
Не должно быть двойного смысла или разночтений в словах и распоряжениях руководителей.
Необходимо правильно определять последовательность выполнения всех работ. Рекомендуется начинать с выполнения самых трудных заданий и не поддаваться соблазну: "Сначала надо убрать с дороги мелочи". После выполнения каждого задания можно мысленно проговорить: "Еще одно дело сделано". Такая фраза, как правило, придает силы для новых дел. Так называемые мелкие работы следует группировать при планировании. Еще Анатоль Франс писал: "Человек только тогда хозяин времени, когда он разбивает время на часы, минуты и секунды, то есть на частицы, соответствующие кратковременности самой жизни человека". Умение экономно расходовать время, правильно планировать свою деятельность и деятельность других - признак высокой культуры и грамотности человека. Не зря говорят: "дефицит времени - удел шефа, время - привилегия хорошего менеджера".
Лучше принять меры, направленные на предупреждение неэффективного использования рабочего времени. Конечно же, можно установить какое-нибудь программное обеспечение или даже оборудование для "слежения" за сотрудниками, однако это не самое лучшее решение проблемы.
Сотрудники должны самостоятельно планировать свои действия по решению поставленных перед ними задач, ежедневно отчитываясь о выполненной работе. А для более эффективного использования рабочего времени нужно использовать компьютерную систему учета выполненной работы.
Одной из возможных мер предотвращения неэффективного использования сотрудниками рабочего времени также может быть целенаправленное создание условий для регламентированного отдыха, который способствует разрядке и восстановлению работоспособности сотрудников.
Сотрудники управления информатизации и информационных ресурсов Администрации г. Улан-Удэ предложили при отрывающих от дел телефонных звонков постараться окончить разговор в самые короткие сроки, сославшись на занятость, совещание, вызов к руководителю. Научиться сказать "нет", но мягко и этично. При желании знать все факты - структурировать проблему, выделить самое главное, правильно расставлять приоритеты. Необходимо более смело делегировать полномочия коллегам и подчиненным. Чтобы много времени не тратилось при чрезмерном чтении, нужно проверять только почту, газеты читать дома, использовать только обзоры прессы. Когда сотрудники излишне коммуникабельны, то ограничивать в общении или выделять им для этого обеденный перерыв.
Таким образом, соблюдая эти правила, можно оказаться в том мире, где время перестанет быть нашим противником. Но нельзя забывать, что наилучший эффект будет достигнут в том случае, когда сотрудники работают с удовольствием, чувствуют полезность своей работы и получают за это соответствующее вознаграждение. Существуют объективные законы и принципы. Нужно научиться их использовать, постараться проанализировать свои действия, расходы времени, технику работы. Чтобы стать организованным человеком, нужно преодолеть себя, нужно иметь волю и упорство.
Совокупность задач, связанных с повышением эффективности использования рабочего времени, целесообразно разделить на две группы.
Первая группа задач связана с увеличением удельного веса оперативного времени (работы) в балансе рабочего времени. Чем выше удельный вес оперативной работы, тем больше времени уделяется непосредственно осуществлению производственного процесса или какой-то его части и соответственно тем выше производительность труда. Увеличение удельного веса оперативной работы достигается не за счет снижения интенсивности использования оборудования и труда, а за счет уменьшения абсолютной и относительной величины других элементов затрат рабочего времени.
Вторая группа задач связана с улучшением структуры затрат рабочего времени при осуществлении оперативной работы. Иногда под этим понимается увеличение доли машинного времени в оперативном. Сама по себе величина, определяющая долю машинного времени в оперативном, не является исчерпывающим показателем, поскольку для повышения производительности труда в равной мере важно снижение затрат и машинного и ручного времени.
В решении задач первой группы наибольшее значение имеет развитие и повышение эффективности бригадной формы организации труда, внедрение системы регламентированного обслуживания производства.
Работа по улучшению структуры затрат рабочего времени при осуществлении оперативной работы (вторая группа задач) заключается преимущественно в устранении пассивного наблюдения и увеличении за этот счет времени активной работы и достигается развитием многоагрегатного обслуживания, расширением зон обслуживания, улучшением методов и приемов труда, совмещением профессий и функций (рис. 2).
Уменьшение удельного веса времени пассивного наблюдения в оптимальных пределах способствует росту производительности труда и снижению утомляемости рабочих, вызванных гиподинамией, то есть недостаточной физической нагрузкой в процессе труда.
Неполный учет потерь рабочего времени, особенно внутрисменных, обусловлен недостаточной связью заработной платы работников с использованием их рабочего времени. Как свидетельствует опыт, зависимость уровня выполнения нормированных заданий, следовательно, и заработной платы от коэффициента использования рабочего времени, повышает заинтересованность рабочих в объективном учете внутрисменных простоев.
Основой разработанных в настоящее время классификаций является выделение двух составляющих: времени работы (функционирования) и времени перерывов.
В практике нормирования труда применяют деление затрат рабочего времени на подготовительно-заключительное, оперативное, время обслуживания рабочего места, время на отдых и личные надобности и время перерывов (регламентированных и не регламентированных).
Разнообразие производственных процессов и форм организации труда, различное содержание и повторяемость затрат рабочего времени, а также целей их изучения вызывают необходимость в применении неодинаковых методов и техники наблюдения, разной аппаратуры. Методы изучения и разновидности наблюдения затрат рабочего времени могут быть классифицированы по следующим признакам.
Метод сплошных {непрерывных) замеров -- наиболее распространенный и универсальный -- применяется во всех производственных процессах приразличных формах организации труда и видах изучения рабочего времени (хронометраж, фотография); позволяет получать наиболее полное, детальное и точное представление не только о средних, но и о фактических затратах и потерях рабочего времени по их содержанию, величине и последовательности выполнения.
Метод периодических наблюдений, применяемый при групповой и маршрутной фотографии, позволяет: получить данные о количестве случаев появления тех или иных затрат, потерь рабочего времени или простоев оборудования. Наблюдение ведется одновременно за работой большого числа рабочих или единиц оборудования. Одновременный охват составляет до 20 объектов, иногда один человек может вести наблюдение за 70 рабочими.
Метод выборочных замеров используется в основном при хронометраже, когда изучаются отдельные элементы операции. Наиболее широко он применяется при изучении приемов вспомогательного времени в условиях многостаночной организации труда, аппаратурных процессах.
Метод цикловых замеров -- разновидность выборочного процесса наблюдения -- применяется только при хронометраже, когда необходимо измеритьвремя выполнения приемов (действий или движений) с очень малой продолжительностью, в связи, с чем невозможно обычными способами наблюдения (при помощи секундомеров) точно зафиксировать время их выполнения. Здесь замеры времени производят по группам отдельных приемов.
Метод моментных наблюдений затрат потерь рабочего времени и использования оборудования во времени основан на теории вероятностей и является разновидностью выборочного метода. Чтобы результаты наблюдений отражали действительное использование рабочего времени, необходимо соблюдать следующие условия:
* наблюдения тех или иных затрат рабочего времени должны быть случайными и одинаково возможными;
* количество наблюдений (объем выборки) должен быть достаточно большим, чтобы достоверно характеризовать наблюдаемое явление в целом.
Эти условия обеспечиваются, если при определении количества наблюдений применить правила статистики для выборочных обследований. Объем наблюдений определяется по формуле:
где: М -- объем выборки (число замеров за единицу наблюдения, которые необходимо зафиксировать) или число моментных наблюдений, табличные значения;
К -- коэффициент использования рабочего времени. Величина этого коэффициента берется по данным ранее проведенных наблюдений или принимается ориентировочно;
(1-К) -- удельный вес перерывов или простоев, то есть вероятность застать рабочего или станок в бездействии;
р -- допустимая величина относительной ошибки результатов наблюдения, которая в практике изучения рабочего времени и использования оборудования во времени принимается в пределах 3-10% (в формуле проставляется в долях единицы -- 0.03-0.1);
б -- коэффициент, связанный с надежностью, то есть с доверительной вероятностью не выхода ошибки наблюдения р за установленные пределы.
Обычно в практике фотографии рабочего времени достаточно ограничиться вероятностью того или иного события в пределах 0.84-0.95, то есть 84-95 случаев из 100 ошибка не выйдет за пределы допустимой. При дальнейшем увеличении надежности количество наблюдений резко возрастет. Поэтому иногда целесообразно идти на некоторое снижение точности результатов наблюдений.
В условиях устойчивого технологического процесса и многократной повторяемости элементов затрат рабочего времени можно принимать б = 1.4,
которому соответствует доверительная вероятность 0.84. При объеме выборки, получаемой при такой б, результаты будут вполне приемлемы. Определяются они по формуле
В условиях нестабильного производственного процесса (единичное и мелкосерийное производство) расчет ведется по следующей формуле
Большее количество наблюдений производится в условиях менее устойчивого производства, меньшее -- в производстве с большей устойчивостьютехнологического процесса.
По объекту наблюдения различают следующие методы:
1) индивидуальный, если наблюдение проводится за работой одного рабочего;
2) групповой -- изучается работа нескольких рабочих или машин;
3) бригадный -- наблюдение производится за бригадой рабочих, занятых выполнением технологически связанной работы на одном рабочем месте;
4) многостаночный -- наблюдение за работой одного рабочего, занятого обслуживанием нескольких машин;
5) маршрутный -- наблюдение ведется за работой рабочего, перемещающегося по определенному маршруту, или за работой нескольких рабочих, размещенных далеко друг от друга, что заставляет наблюдателя обходить изучаемые рабочие места по заранее установленному маршруту.
По способу фиксации затрат рабочего времени можно выделить методы, когда наблюдения производятся наблюдателем:
* визуально с помощью простейших приборов времени (часы, секундомер);
с помощью приборов, то есть фиксирование начала и окончания отдельных элементов затрат рабочего времени приборами различного вида;
* фиксация затрат рабочего времени самими работающими (самофотография).
Запись результатов наблюдений может осуществляться с помощью цифр, индексов, графически, фото- и киносъемки, осциллографической и комбинированной записи.
Предложения по оптимизации использования рабочего времени персонала.
Одним из путей улучшения организации и планирования рабочего дня руководителя является составление планов дня.
Основой метода является дневной план. Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.
Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем, чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.
Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.
Планирование означает подготовку к реализации целей.
В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
* Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
* Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
* Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
* Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня.
* В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше побуждаетесь заниматься только намеченными задачами.
* Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день).
* За счет письменной регистрации вы повышаете эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время.
* Последовательное планирование дня обусловливает совершенствование Вашей личной методики работы.
* Если существует ясность относительно того, что надо сделать в течение дня, то Вы автоматически стараетесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутреннего или внешнего порядка. В этом случае Вас не отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы ограничиваетесь только самым существенным. Если Вы в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, сделано, то причина этого заключается главным образом в отсутствии четкой целевой установки на день.
* Реалистичный план дня должен в принципе содержать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их реализацию.
Пять стадий метода «план дня»
Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.
Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «план дня»
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия: составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день:
Задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
Невыполненное накануне;
Добавившиеся дела;
Сроки, которые надо соблюсти;
Периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня»:
В -- визиты, совещания,
Д --делегирование дел;
К -- контроль;
П -- в процессе, в деле;
ПК --поездки, командировки;
ПР -- письменная работа, деловые письма, диктовка, С -- секретарша;
Т --телефонные разговоры;
Ч --процесс чтения (отчетов, документов, газет и т п.)
Например:
П -- проект изучения рынка
В -- г.Ш. (экспертная оценка)
ПР -- г. Г. (письмо)
Т -- г. М. (программа ЭВМ)
Т -- г-н Т. (набор персонала)
Немного тренировки, и Вы сможете так составлять список заданий, чтобы:
В первом приближении распределять их по приоритетности;
Подразделять их на затяжные и «краткие», непродолжительные;
Перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем (с помощью телефона и т. п.).
Однако это только начало составления Вашего плана дня.
Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время (в часах).
Вы можете возразить в том смысле, что продолжительность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно. Это верно. Однако после накопления известного опыта вы сможете положить его в основу планирования своего времени. Ведь в своей деятельности Вы тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы вынуждаете себя укладываться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляетесь от помех, если под определенную задачу Вы отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и вы станете чувствовать себя при этом все более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел. Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой рабочий день, при том что запланированное время должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный вами список заданий до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5--6 часов.
Установите однозначные приоритеты для своих дел и уточните в соответствии с ними задачи дня.
Перепроверьте скалькулированную Вами потребность во времени и сократите время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться реалистом.
Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации.
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и тоже дело вы переносите многократно, то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют две возможности:
* Вы наконец-то решительно за него беретесь и доводите до конца;
* Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последовательно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени.
Рационализация использования времени с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Применяйте также другие, свои собственные обозначения. Личное творчество здесь можно не ограничивать.
При помощи бюрографии Вы сможете повысить эффективное использование такого вспомогательного средства, как дневник времени.
Что дает метод «план дня»?
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «план дня» принесут Вам многократный выигрыш во времени.
При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!
Старайтесь каждый день выиграть 1 час времени -- «золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «план дня».
Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирования времени.
Составляйте план до начала работы, а именно вечером уходящего дня: с большей уверенностью и раскрепощенностью. Вы отправитесь домой и с большей концентрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
* Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше подсознание перерабатывает задачи дня и подготавливает возможные решения.
* Поскольку формулировки основных задач у Вас перед глазами и намечены подходы к их решению, новый насыщенный работой день выглядит уже не серым и тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
* Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние дела, из-за которых Вы прежде переносили на все более отдаленные сроки решения основных задач, пока последние не разрешались в спешке, за счет сверхурочной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Особенности осуществления экономии рабочего времени как способ эффективного управления персоналом на примере мебельного центра ООО "Румянцево". Анализ использования рабочего времени на основании исследований, проведенных по фотографии рабочего дня.
дипломная работа , добавлен 16.11.2010
Понятие и показатели использования рабочего времени, виды его затрат, влияние трудовых факторов. Анализ эффективности использования рабочего времени на ОАО "БРТ". Рационализация трудового процесса, как одна из современных технологий управления персоналом.
курсовая работа , добавлен 21.03.2009
Понятие, структура и значение рабочего времени. Принципы его эффективного использования, основные методы учета и измерения. Анализ использования рабочего времени в ОАО "Альфа Банк". Мероприятия, направленные на оптимизацию деятельности персонала.
дипломная работа , добавлен 29.08.2013
Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.
дипломная работа , добавлен 26.01.2013
Производственная программа ОАО "Гомельпромстрой". Анализ движения рабочих кадров и использования рабочего времени предприятия. Анализ производительности труда по филиалу СУ-139. Направления повышения эффективности управления персоналом на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.10.2011
Концепция управления персоналом. Значение и содержание системы управления персоналом организации. Нормативно-методическое и правовое обеспечение. Организация системы управления, анализ преимуществ и недостатков на примере ООО "Строймонтажкомплекс".
дипломная работа , добавлен 21.03.2009
Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа , добавлен 26.07.2010
курсовая работа , добавлен 23.09.2015
Сущность, значение и современные подходы к эффективности управления персоналом. Направления совершенствования организации управления персоналом на ОАО "Белшина". Техническое перевооружение как фактор повышения эффективности использования персонала.
дипломная работа , добавлен 23.04.2012
Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.
Время нельзя умножить, прибавить, накопить, купить, взять взаймы. Его можно только рационально использовать, экономить. От способности это делать зависит успех любого работника, а особенно руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо точно знать, на что время тратится, и делать все как можно быстрее
Диагностика рабочего времени. Первым шагом на пути к успеху в деле экономии и рационального использования рабочего времени является его «инвентаризация», осуществляемая с помощью хронометража и фотографирования.
Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом.
Фотографирование рабочего дня происходит с помощью наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении всего дня или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель как в форме самофотографирования, так и при участии специальных людей - нормировщиков, мастеров и т.п.
В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй - потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место.
Выявление видов деятельности на которые время тратится впустую (как показывают исследования таких бывает до 25%); которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица; которые отнимают время у других, называется диагностикой времени .
В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми «дорогостоящими»: визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, подчиненные и т.п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей организации, и обуздать наиболее злостных его похитителей.
Опыт показывает, что, если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась - значит, он недостаточно доверяет подчиненным; если в одном случае из десяти момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами - в организации плохо поставлено планирование.
Исследования свидетельствуют, что 20 - 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; ему приходится ставить в год до 20 тыс. подписей, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15 - 20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних - на 40% больше, чем требуется.
Основными причинами потерь времени являются:
ü нечеткая постановка целей и определение приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
ü неудовлетворительная организация планирования, в результате чего менеджер не справляется с распределением времени на выполнение тех или иных дел, а то и просто не знает, как к ним подступиться;
ü слабая организация и дисциплина подчиненных, приводящая к многократному переделыванию одной и той же работы;
ü отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
ü нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, телефонными звонками, проводить собрания и совещания.
Управление временем осуществляется прежде всего планированием временных затрат. Планы могут быть долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.
Долгосрочные планы те, что охватывают период более 1 года. К среднесрочным планам можно отнести годовые, фиксирующие распределение времени для решения крупных, но более конкретных задач. К краткосрочным планам использования рабочего времени, конкретизирующим среднесрочные, относятся квартальные, месячные, декадные (недельные), дневные, каждый из которых детализирует предшествующий.
В месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается уже в часах. В декадных (недельных) планах отражены все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения. Если стоящая проблема за указанный период не решается, работу с ней начинает другое лицо.
Но самый важный план - дневной. Он включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также самые неприятные дела планируются на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не с одной проблемы на другую и экономить таким образом время.
Одновременно в дневном плане предусматриваются обязательные перерывы, учитывающие как общую работоспособность человека, так и время, прошедшее с начала рабочего дня. Чем больше времени прошло, тем стремительнее нарастает усталость, что сказывается на эффективности работы менеджера и специалиста.
При составлении дневных планов использования времени обязательно учитываются особенности индивидуальных биоритмов с таким расчетом, чтобы наиболее трудные задачи попадали на “пик” работоспособности. У так называемых “жаворонков” он приходится на утренние часы; обычно активны в середине рабочего дня; а “совы” - под вечер. Однако при этом не следует путать биоритмику с процессом нарастания физической усталости, которая, естественно, минимальна в утренние часы и после достаточно продолжительного перерыва.
Знание всего этого позволяет наиболее рационально распределять трудные и легкие, простые и сложные, ответственные и неответственные, напряженные и ненапряженные дела в рамках рабочего дня и чередовать их необходимым образом в соответствии с колебаниями трудоспособности.
Как и все другие, дневные планы расходования времени составляются в письменной форме, ибо таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение планов и оценивать их итоги.
Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему моменту, планируемые заранее вследствие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются “окна” на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.
Затем еще раз уточняются приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных что можно поручить.
Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например, поступившие за ночь документы.
Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким. Жестко регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например, совещания, прием посетите лей и т.п.
Все планы расходования времени регулярно контролируются на предмет того, предусматриваются ли в них действительно важные и необходимые задачи; соответствует ли фактически расходуемое время тому, что было запланировано; рациональны ли нагрузки на исполнителей; почему было потеряно время; можно ли было сделать больше и т.д.
Я уже ни раз упоминал в своих статьях, что я работаю вместе с командой из 9-ти человек. Год назад для коммуникации с ними я использовал разные мессенджеры и соцсети, а для выдачи и контроля задач применял Google Drive и Google Таблицы.
Т.к. у каждого свои предпочтения мне приходилось с кем-то переписываться в ВК, с кем-то по почте, с кем-то в Skype или Viber. А бывало, что один и тот же человек писал мне и туда и туда. Понятное дело, что найти потом нужную информацию было крайне сложно.
Чем с большим количество людей я начинал работать на постоянной основе, тем к большей путанице это приводило. В Google Drive появлялось всё больше персональных папок и файликов, к которым я выдавал совместные доступы, а когда к какому-то конкретному файлу было необходимо предоставить доступ новому сотруднику – это превращалось в ад и отнимало на поиски этого самого файла не мало времени.
Ко всему прочему у меня в бумажном блокноте было по 15-20 личных ежедневных задач, которые тоже хотелось перенести в электронный вид, чтобы вся работа хранилась в одном месте и была легкодоступна из любого места – дома, офиса, маршрутки, пляжа или кафе.
В какой-то момент я просто затрахался следить за всем этим, и я решил оптимизировать весь этот хаос.
Логично, что я начал оптимизацию рабочих процессов с гугления разных CRM-систем. А после не продолжительных поисков остановился на Битрикс 24. Очевидных плюсов этой системы было два:
- Здесь было все, что мне нужно.
- Битрикс 24 бесплатен для 12 сотрудников.
Битрикс 24 сэкономил время в 13,3 раза!
Первый запуск Битрикса меня, конечно, огорчил. По первой интерфейс кажется очень не дружелюбным. Куча каких-то менюшек-подменюшек, закладок и кнопок. Мне потребовалось чуть больше недели, чтобы привыкнуть ко всему этому, и я постепенно начал добавлять туда сотрудников и переносить часть задач в экосистему Битрикс 24.
Битрикс 24 в браузерной версии на декстопе.
С первых дней работы с командой в Битриксе стало понятно, что это очень удобно и очень сильно экономит время. Если раньше на постановку задачи и оповещению о ней сотрудников тратил минут 20, то теперь на это уходило 1,5 минуты и всего несколько кликов.
Раньше
Evernote на декстопе.
Я много слышал об этом органайзере, но всё никак не доходили руки потестить его функционал. На данный момент я очень рад, что наконец-то добрался до Evernote, потому что он действительно экономит время и не даёт забывать появляющиеся в голове идеи. С помощью пары кликов можно создать заметку и уже не боятся, что что-то вылетит из головы из-за большого объёма информации.
Evernote на смартфоне.
К слову, за первые два дня использования я нахерачил в Evernote 27 заметок 🙂
4 в 1!
Но и это ещё не всё. После того как удалось разобрать и личный хаос, я стал искать пути, как совместить работу с сотрудниками и личные задачи с Битрикс 24. Целью было максимально объединить всё в одном месте.
И, чёрт возьми, мне это удалось!
Погуглив я нашёл на официальном сайте приложение для Битрикс 24 для синхронизации Evernote . Приложение позволяет выгружать заметки в Битрикс и создавать на их основе задачи.
Крайне удобная и безумно полезная вещь! Теперь получается так:
- Нагенерил идей в маршрутке, туалете, баре или перед сном.
- Выгрузил заметки связанные с рабочими моментами в Битрикс и на их основе раскидал задачи для себя и сотрудников.
- PROFFIT!!111
Планирование работы
Теперь, когда все заметки, напоминания и идеи находятся в одном месте можно с лёгкостью планировать работу на день, неделю и даже месяц.
Теперь можно не боятся, что что-то забудешь, какое-то мероприятие пропустишь или какой-то контрагент не заплатит деньги и это пройдёт незамеченным.
Единственное, что ещё осталось синхронизировать с Битрикс 24 – это сервис МоёДело , которым я также пользуюсь. Но, насколько мне известно, МоёДело работает над этим вопросом (сейчас есть синхронизация только с AmoCRM) и возможно скоро и эта последняя боль будет закрыта.
Что получилось?
В итоге получилась вот такая связка:
- Google Drive + Google Таблицы + синхронизация с Битрикс 24 – для сотрудников.
- Evernote + синхронизация с Google Календарь + синхронизация с Битрикс 24 с помощью приложения Evernote для Битрикса – для меня.
Таким образом, все рабочие задачи, идеи и напоминания сразу же появляются в единственной программе – Битрикс 24, которая стоит на телефоне и доступна из любого уголка планеты, где есть Интернет.
P.S.
Единственный косяк – это то, что количество статей для прочтения копится быстрее, чем на их прочтение находишь время 🙂 Но это уже не вина Pocket.
Надеюсь мой опыт по оптимизации рабочих процессов с помощью этой адовой связки сервисов и программ поможет и вам сэкономить время, начать грамотно планировать рабочий день и не забывать о мелочах, микрозадачах и интересном контенте!
А если кому-то есть, что дополнить прошу написать об этом в комментариях!
