Официально-деловой стиль призван обслуживать правовые отношения между гражданами и государством, в связи с чем он применяется в различных документах: от государственных актов и международных договоров до деловой переписки. Важнейшие функции стиля – сообщение и воздействие – реализуются в таких официальных документах, как законы, постановления, указы, приказы, договоры, соглашения, заявления и многие другие. Этот стиль называют еще административным , так как он обслуживает сферу официальных деловых отношений, область права и государственной политики. Другое его название – деловая речь – свидетельствует о том, что данный стиль является самым древним из книжных, а его истоки нужно искать в деловой речи Киевской Руси, поскольку юридические документы (Правда Русская, различные договоры, грамоты) создавались уже в X в.
Официально-деловой стиль выделяется своей стабильностью, замкнутостью и стандартизованностыо. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчиняется требованиям официально-делового изложения. Он предусматривает точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютной адекватности их понимания; состав обязательных элементов оформления документа, обеспечивающих его юридическую правомочность; стандартизованный характер изложения; устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности и т.д.
Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме на всех языковых уровнях: недопустимо использование лексико-фразеологических средств разговорного, просторечного характера, диалектных, профессионально-жаргонных слов; нелитературных вариантов словоизменения и словообразования; разговорных синтаксических конструкций. Официально-деловой стиль не приемлет экспрессивных элементов: оценочной лексики, высоких или сниженных слов (шутливых, иронических), образных выражений. Важнейшее требование к языку документа – объективность и бесстрастность изложения фактов.
Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, однако не исключается и устная , в частности выступления государственных и общественных деятелей на торжественных собраниях, заседаниях, приемах. Устную форму деловой речи характеризуют полный стиль произношения, особая выразительность интонации, логические ударения. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, даже вкрапление иностилевых языковых средств, не нарушая, однако, литературной нормы. Недопустимы неправильные ударения, нелитературное произношение.
Лексику официальной речи характеризует широкое использование специальных слов и терминов (юридических, дипломатических, военных, экономических, спортивных и т.д.). Стремление к краткости обусловливает обращение к аббревиатурам, сложносокращенным наименованиям государственных органов и надгосударственных образований, а также учреждений, организаций, обществ, партий и т.п. (РФ, СНГ, МЧС, ВДВ, ВВС, ПИИ, ЖКХ, ЛДПР, МУП, Минфин, Минздрав, Росстат ). Поскольку структура государственных органов, названия партий и общественных движений подвержены изменениям, то появляется немало новых слов и данная часть лексики постоянно обновляется, пополняется.
В деловых и официальных текстах используются слова и выражения, не принятые в других стилях: вышеуказанный, нижеследующий, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, содеянное, наказуемость и пр. Сюда относятся и устойчивые словосочетания: мера пресечения; кассационная жалоба; акт гражданского состояния; акт неповиновения; подписка о невыезде и др. Регулярное употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключает инотолкования.
Морфологические черты официально-делового стиля в значительной мере определяются его именным характером: здесь наблюдается абсолютное преобладание именных частей речи при незначительном использовании глаголов. Неуместность экспрессивной окраски официальной речи делает невозможным употребление междометий, модальных слов, ряда частиц, слов с суффиксами субъективной оценки, имен прилагательных в сравнительной и превосходной степени. Имена существительные, обозначающие должности, обычно употребляются в форме мужского рода (бухгалтер, директор, лаборант, почтальон, контролер и т.п.).
Высокая частотность отглагольных имен существительных является следствием закрепления устойчивых оборотов речи (синонимичных глагольным выражениям): порядок составления и исполнения плана перевозок; в целях совершенствования порядка сборов налогов и т.п. В таких оборотах речи часто возникает цепочка форм родительного падежа имен существительных (выяснение условий совершения преступления; проверка соблюдения паспортного режима ), что придает фразе тяжеловесность и порой затрудняет ее восприятие.
Имена прилагательные и причастия в деловой речи нередко выступают в значении имен существительных (больной, отдыхающий, нижеподписавшиеся ); продуктивны краткие формы прилагательных (должен, обязан, обязателен, необходим, подотчетен, подсуден, ответствен ). Обращение к подобным формам диктуется предписывающим характером деловой речи: Вызов экспертов обязателен для установления причин смерти (УПК РСФСР).
Показателен отбор местоимений в деловой речи: здесь нс употребляются личные местоимения я, ты, он, она, они в силу полного отсутствия индивидуализации речи и конкретности, точности высказывания. Вместо указательных местоимений этот, тот, такой и т.п. используются слова данный, настоящий, соответствующий, известный, указанный, вышеуказанный, нижеследующий и пр. Совсем не находят применения в деловой речи неопределенные местоимения: некто, какой-то, что-либо и т.п.
Для характеристики глаголов в официальной речи также важен ее именной строй, обусловливающий высокую частотность глаголов-связок (является, становится, осуществляется ), замену глагольного сказуемого сочетанием вспомогательного глагола с именем существительным, называющим действие (оказывать помощь; проводить контроль; осуществлять заботу и т.д.). В сравнении с другими книжными стилями деловой стиль имеет самую низкую частотность глаголов: на каждую тысячу слов их приходится всего 60 (в научном стиле – 90, в художественной речи – 151). Предписывающий характер официально-делового стиля, преобладание в нем констатирующего и описательного типов речи над повествованием и рассуждением определяют его статичность, вытеснение глагольных форм отглагольными именами существительными.
Среди семантических групп глаголов, представленных в деловом стиле, главная роль отводится словам со значением долженствования (следует, надлежит, вменяется, обязуется ), а также отвлеченным глаголам, указывающим на бытие, наличие (является, имеется ). См., например:
Лица, находившиеся на постоянном воспитании и содержании, обязаны доставлять содержание лицам, фактически их воспитавшим, если последние являются нетрудоспособными и нуждающимися в помощи и не могут получить содержания от своих детей или супругов.
В официальной речи более употребительны неличные формы глаголов – причастия, деепричастия, инфинитивы, которые особенно часто выступают в значении повелительного наклонения (принять к сведению; внести предложение; рекомендовать, изъять из употребления и т.д.).
Формы настоящего времени выполняют функцию предписания: Предприятия несут ответственность...; Наниматель отвечает за имущество (такие глагольные формы времени называются настоящим предписания ).
Формы будущего времени приобретают в контексте различные оттенки (долженствования, предписания; возможности, близкой к необходимости): Границы будут теми, какими они существовали на 1 октября 1941 г. (т.е. установлены договором); Военное командование выделит... (= "должно будет выделить"). Другое значение будущего, типичное для деловых текстов, – будущее условное (ирреальное), которое встречается обычно в сложноподчиненных предложениях с придаточными условия: Страховая сумма выплачивается, если в течение года наступит постоянная утрата трудоспособности.
Вполне согласуется с задачами деловой речи и функционирование форм прошедшего времени. Одно из типичных значений – прошедшее подчеркнутой констатации, ярко выраженной фиксации сообщаемого в письменной форме (соглашения, договора и т.п.):
Украина подтверждает, что она перевела средства... в счет погашения части задолженности за ранее поставленный российский газ; Мы, нижеподписавшиеся..., осмотрели, обмерили, сличили чертежи и приняли одноквартирный щитовой дом (акт).
Глаголы несовершенного вида как более отвлеченные по значению, чем глаголы совершенного вида, преобладают в жанрах деловой речи общего характера (конституция, кодексы, уставы и т.п.). Формы совершенного вида употребительны в текстах более конкретного содержания (приказы, распоряжения, протоколы собраний, постановления, акты, договоры). Такие формы глагола используются в сочетании с модальными словами в значении долженствования и выражают категорическое приказание, разрешение (должен сообщить; вправе предписать; обязан передать; обязуюсь обеспечить ), а также констатацию (министерство рассмотрело, приняло меры, внесло предложение; организовали, оплатили, завершили и т.д.).
Синтаксис официально-делового стиля отражает безличный характер деловой речи (Жалобы подаются прокурору, Перевозка грузов производится... ). В связи с этим широко применяются страдательные конструкции, которые позволяют абстрагироваться от конкретных исполнителей и сосредоточить внимание на самих действиях (По конкурсу зачислено... -, Принято десять больных; Зарегистрировано 120 заявлений; Срок выполнения заказа продлевается при условии... ).
Синтаксические конструкции в официальной речи насыщены клишированными оборотами с отыменными предлогами: в целях, в связи, по линии, на основании и др. (в целях совершенствования структуры; в связи с указанными осложнениями; по лиши сотрудничества и взаимной помощи; на основании принятого решения ). Такие клише являются специфической чертой официально-делового стиля. Употребление подобных синтаксических конструкций необходимо для выражения типовых ситуаций; они облегчают и упрощают составление типовых текстов.
В официально-деловых документах чаще встречаются сочинительные союзы, чем подчинительные (так как закон, устав предписывает, а не объясняет, доказывает). В то же время особенностью деловой речи является преобладание сложных синтаксических конструкций: простое предложение не способно отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению в официально-деловом плане.
Большую роль в официально-деловом стиле играют условно-инфинитивные конструкции (особенно в текстах законов, где это мотивировано целевым заданием – оговорить обусловленность правовой нормы). Характерной чертой деловой речи является также употребление инфинитивных и безличных предложений со значением долженствования. В целях достижения лаконизма и точности часто применяются параллельные синтаксические конструкции (причастные и деепричастные обороты, конструкции с отглагольными существительными).
Для синтаксиса делового стиля характерен строгий и определенный порядок слов в предложении, что обусловлено требованием логичности, последовательности, точности изложения мысли. Стилистической особенностью является также преимущественное использование косвенной речи . К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только в тех случаях, когда необходимо дословное цитирование законодательных актов или других документов.
В оформлении текстов официально-делового стиля большую роль играют абзацное членение и рубрикация; реквизиты – постоянные элементы содержания документа: наименования, даты, подписи, а также принятое для данного документа графическое оформление. Все это имеет первостепенное значение в делопроизводстве, свидетельствует о грамотности составителя документа, его профессионализме и культуре речи.
Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.
Общая характеристика
Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.
Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.
Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:
- международные договоры;
- государственные акты;
- юридические законы;
- различные постановления;
- воинские уставы и уставы предприятий;
- инструкции всех видов;
- служебная переписка;
- разнообразные деловые бумаги.
Общие характерные черты языкового стиля
Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.
Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.
Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).
Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.
Лексика стиля
Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.
Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.
Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.
Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.
Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.
- Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
- Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
- Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
- Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
- Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.
Морфология стиля
Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:
- существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
- существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
- частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
- использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
- конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
- настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
- сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).
Синтаксис стиля
Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:
- Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
- Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
- Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
- Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.
Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии
Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.
1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).
2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.
Стандартизация деловых бумаг
Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.
Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".
Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.
Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.
Устная деловая речь
Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.
Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.
Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.
Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.
Реквизиты
Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.
Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.
Трафаретизация
Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.
Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)
От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.
Официально-деловой стиль - это стиль, который обслуживает правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых бумаг и писем в государственных учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения.
Среди книжных стилей официально-деловой стиль выделяется относительной устойчивостью и замкнутостью. С течением времени он, естественно, подвергается некоторым изменениям, но многие его черты: исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, морфология, синтаксические обороты - придают ему в целом консервативный характер.
Для официально-делового стиля характерны сухость, отсутствие эмоционально окрашенных слов, сжатость, компактность изложения.
В официальных бумагах набор используемых языковых средств заранее задан. Самая яркая черта официально-делового стиля - это языковые штампы, или так называемые клише. От документа не ждут, чтобы в нем проявилась индивидуальность его автора, наоборот, чем более клиширован документ, тем удобнее им пользоваться.
Официально-деловой стиль - это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д. Но, несмотря на различия в содержании и разнообразие жанров, официально-деловой стиль в целом характеризуется общими и самыми важными чертами. К ним относятся:
- 1). точность, исключающая возможность инотолкований;
- 2). языковой стандарт.
Эти черты находят свое выражение:
- а) в отборе языковых средств (лексических, морфологических и синтаксических);
- б) в оформлении деловых документов.
Рассмотрим особенности официально-делового стиля.
Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.
Тексты официально-делового стиля речи представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, автобиография, объяснительная записка, анкета, статистический отчет и др.
Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности, поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.
Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность - что свойственно научной речи.
Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможности различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно.
Именно этой целью определяется собственно стандартное оформление многих деловых документов (листок по учету кадров, анкету, квитанцию на оплату жилищно-коммунальных услуг и т.п.).
Рассмотрим пример: «При изучении любого международного соглашения, а в особенности, соглашения об устранении двойного налогообложения, прежде всего необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:
- - налоги, на которые распространяется действие соглашения;
- - территории, на которые распространяется действие соглашения».
Даже в этом коротком отрывке имеются слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетание «необходимо определить», такие черты, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.
Для официально-делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий. Недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, синонимы употребляются в незначительной степени (как правило, принадлежат одному стилю).
Типичными для делового языка являются сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, вышеуказанный, нижепоименованный и т.п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например пункт назначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводят к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартный характер.
Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическом отношении, т.е. устранено все остросвоеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное.
Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных (пополнение бюджета, предоставление жилплощади, обслуживание населения, принятие мер) и причастий (данный, указанный, вышепоименованный). Широко используются сложные отыменные предлоги (в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении).
Обычно предложение содержит достаточно большой объем информации и рассчитано на повторное прочтение. Простые предложения часто осложняются однородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать предмет сообщения. Активно используются пассивные конструкции; сложноподчиненные предложения с придаточным условием: «Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены, в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеими сторонами первым выступает истец».
В этом отрывке первое предложение - сложноподчиненное с придаточным условием. В последующих предложениях несколько причастий (участвующих, подавшее), пассивный глагол (заслушиваются), сложный отыменный предлог (в случае). Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст выполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы.
СТИЛИ РУССКОГО ЯЗЫКА
Знание функциональных стилей языка и умение использовать их – один из показателей речевой культуры.
Функциональный стиль – это употребление литературного языка в определенной сфере человеческой деятельности.
Каждый функциональный стиль отбирает и организует языковые средства (слова, морфологические формы, синтаксические конструкции) в зависимости от условий и задач общения.
Очень важно знать и тонко чувствовать специфические особенности каждого функционального стиля, умело пользоваться языковыми средствами в зависимости от цели и места речевого общения, владеть речевыми жанрами как устной, так и письменной речи различных функциональных стилей.
Различают разговорный и книжные стили. К книжным стилям относятся научный, публицистический, официально-деловой и стиль художественной литературы.
Каждый стиль литературного языка имеет свои лексические, морфологические, синтаксические особенности.
ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ: СТИЛЕВЫЕ И ЖАНРОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ
Сфера функционирования – административно-правовая.
Ведущая функция – информативная (предписывающая, констатирующая). Основная форма реализации – письменная.
Специфичные стилевые черты:
1) точность изложения, не допускающая возможности инотолкований; детальность изложения;
2) долженствующе-предписывающий характер изложения;
3) объективность;
4) логичность;
5) стереотипность, стандартизованность изложения;
Главная черта официальной бумаги - ее стандартная форма: все заявления, доверенности, справки и другие деловые бумаги пишутся одинаково. Поскольку значительная часть текста таких бумаг повторяется во всех документах данного типа, для многих из них существуют просто бланки, на которых повторяющийся текст уже напечатан. Чтобы получить необходимый документ, следует просто заполнить бланк.
6) Документ официально-делового стиля отличается отсутствием эмоциональной окрашенности, сухостью.
7) Не используется повествование.
К особым стилевым признакам можно отнести следующие :
Лексические особенности
использование профессиональной (например, дипломатической, юридической, бухгалтерской и др.) терминологии (протокол, контракт, санкция и т.п.);
·канцеляризмов (нижеподписавшийся, вышеозначенный, запротоколировать );
·штампов (за отчетный период ).
Не используется эмоционально-окрашенная и разговорная лексика.
Морфологические особенности
·широкое употребление отглагольных существительных (усыновление, освидетельствование и др.); существительных, обозначающих профессии, должности, звания (бухгалтер, почтальон, майор и др.); названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (работодатель, свидетель, заказчик и др). (Примечание: во избежание неточностей, существительное не заменяется местоимением и повторяется даже в рядом стоящих предложениях);
·местоимений 3 лица (2 и 1 лицо не используются);
·активное употребление инфинитивов;
·кратких прилагательных со значением долженствования (должен, обязан, подотчетен, необходим );
·отыменных предлогов (в целях, в ходе, во избежание, по линии, на предмет и др.);
Синтаксические особенности
·употребление инфинитивных и безличных конструкций со значением долженствования (Принятые общим собранием решения должны быть выполнены к концу второго квартала );
·пассивных конструкций (Оплата гарантируется; Запрос получен );
·осложнение простых предложений многочисленными обособленными оборотами, однородными членами, часто выстраивающимися в длинную цепь пунктов, что влечет за собой увеличение размеров предложения до нескольких сотен словоупотреблений (до 2000 слов и более);
·преобладание союзных связей над бессоюзными;
·преимущественное использование косвенной речи
Таблица
Языковые особенности официально-делового стиля
| Языковые средства | Примеры |
| Уровень языка: лексика | |
| Канцеляризмы (то есть слова, которые за пределами делового стиля не употребляются). | Надлежащий, вышеуказанный, нижеподписавшийся, поименованный. |
| Сложносокращенные слова, графические сокращения при строго установленных правилах их сокращения. | Технадзор, Минэнерго, обл. (область), зав. (заведующий), чл.-корр. (член-корреспондент), и т. д. (и так далее), см. (смотри). |
| Стандартные формы изложения документа (штампы). | Принимая во внимание; в целях обеспечения; за отчетный период; отмечены следующие недостатки; в духе взаимопонимания; договаривающиеся стороны; прослушав и обсудив; привлечь к ответственности; на основании вышеизложенного. |
| Уровень языка: морфология | |
| Преобладание имен существительных (особенно образованных от глаголов) | Выполнение, решение, указание, принятие, вручение; |
| Почти полное отсутствие личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих форм глагола (исключение составляют заявления, доверенности и другие специальные документы, а также приказы, где используется форма – приказываю). | Я, Петрова Нина Васильевна, доверяю Петровой Анне Ивановне... получить мою стипендию...; Прошу освободить меня от учебных занятий... |
| Употребление глаголов в неопределенной форме, а также преобладание форм настоящего времени со значением долженствования и предписания. | Зачислить, уволить, назначить, одобрить инициативу, рекомендуется удержать, следует рассмотреть. |
| Использование форм мужского рода при наименовании женщин по профессии. | Учитель Т. П. Петрова, начальник участка И. Г. Хохлова. |
| Языковые средства | Примеры |
| Замена простых предлогов (из-за, по и др.) именными. | Ввиду недостатка в продовольствии, в связи с началом отопительного сезона, согласно приказу. |
| Обязательное использование прописной буквы в личном и притяжательном местоимении. | Прошу Вашего согласия, обращаюсь к Вам с просьбой. |
| Большое количество причастных и деепричастных оборотов. | Права, передаваемые правительству; принимая во внимание. |
| Уровень языка: синтаксис | |
| Использование сложных синтаксических построений с большим числом обособленных и уточняющих оборотов, однородных членов, вводных и вставных конструкций. | Я, Иванова Светлана Павловна, студентка 1 курса филологического факультета Саратовского государственного университета, доверяю Петровой Анне Ивановне, проживающей по адресу: г. Саратов, ул. Хмельницкого, д. 3, кв. 5; паспорт: серия 1-БИ, № 354974, выдан Октябрьским ОВД г. Саратова 3 мая 1985 г., получить мою стипендию в сумме 220 (двести двадцать) рублей. |
| Употребление безличных предложений со значением предписания, приказа, необходимости. | Необходимо улучшить, поручить старосте, представить справку, считать необходимым, усилить контроль. |
ЛИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
1. Вид документа
Характеристика – документ, который содержит отзыв, заключение коллектива или руководителя о чьей-либо трудовой, учебной и общественной деятельности; социально-значимых качествах.
Характеристика студента:
1) оценка учебной деятельности,
2) оценка научной деятельности,
3) оценка общественной жизни,
4) оценка черт характера (принципиален, бесконфликтен, пунктуален).
Характеристика сотрудника:
1) оценка профессиональной деятельности,
2) оценка изобретательской деятельности,
3) оценка общественной жизни,
4) оценка черт характера – (организаторские способности).
Клишированные конструкции
1. Наименование документа
Существуют 2 нормы: литературная норма – Р.п. без предлога (характеристика кого?);
Канцелярская норма – в силу традиции Р.п. с предлогом (характеристика на кого?)
2. Указание ФИО характеризуемого, его должность и место работы (учебы)
3. Собственно текст характеристики. В конце характеристики должно быть указание на то, с какой целью дается характеристика (Пр. Характеристика выдана для представления в райвоенкомат ).
4. Подпись руководителя организации.
5. Внизу документа слева помещается название должности руководителя, а справа, после его собственноручной подписи, в скобках указывается фамилия и инициалы подписавшегося.
Образец
В аттестационную комиссию Института
профессиональных бухгалтеров
ХАРАКТЕРИСТИКА
на Никонову А.А.
Никонова Алла Анатольевна работает в ЗАО "Дента" с 12.03.2000 в должности главного бухгалтера. В круг должностных обязанностей Никоновой А.А. входит:
· организация бухгалтерского учета на предприятии;
· составление годовой и квартальной бухгалтерской и статистической отчетности;
· организация работы кассы предприятия и контроль за соблюдением финансовой дисциплины;
· формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах финансовой деятельности предприятия.
Дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2003 г. закончила курсы повышения квалификации Государственной финансовой академии. Активно передает свои знания подчиненным сотрудникам, являясь опытным наставником.
В общении вежлива, тактична, пользуется заслуженным уважением сотрудников.
Генеральный директор ЗАО "Дента" В.И. Разин
2. Вид документа
Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Расположение и смысловое наполнение частей
Расположение частей заявления:
1) наименование пишется вверху с отступом в треть строки;
2) фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогом от или без него; предлог обязателен, если рядом оказываются две фамилии (директору школы Степанову М.А . от Надеждиной М.К .)
3) после слова заявление ставится точка, если нет предлога от;
4) текст заявления пишется с красной строки;
5) дата ставится слева; подпись - справа.
2. Оформление наименования адресата:
если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.
Часто задают следующие вопросы.
Слово «заявление» пишется с прописной или со строчной буквы?
Ставится ли точка после слова «заявление»?
Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
1. Слово «заявление» – это заголовок документа. По общим правилам:
весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
2. Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
Клишированные конструкции
1) просьба выражается:
Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что? (на зачисление, на выезд и т.п.)
2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (ч т о?)...
Образец
Директору ООО «Плюс» Иванову И.И.
инженера Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу командировать меня в Санкт-Петербург сроком 10 дней для прохождения стажировки.
Дата Подпись
3. Вид документа
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-06-11
Официально-деловой стиль (ОДС) обслуживает сферу официальных отношений, при которых участники коммуникации выполняют определённые социальные функции. Ситуации при таком общении максимально типичны, что и порождает стандартное речевое поведение их участников, поэтому многие документы представляют собой готовые бланки, в которые необходимо внести лишь паспортные данные подателя документа.
Термином «официально-деловой стиль» принято обозначать особенности языка служебных (организационно-распорядительных) и дипломатических документов. Основная функция официально-делового стиля заключается в том, что он, требуя известной формы при письменном изложении содержания, придаёт тексту характер документа и переводит отражённые в этом тексте различные стороны человеческих отношений в разряд официально-деловых документов.
Основными признаками ОДС являются точность формулировок, стандартное расположение материала, регламентированность (ограниченный набор языковых средств), строгость и простота, информационная насыщенность, письменная форма изложения и безличность высказывания.
ОДС подразделяется на три подстиля - юридический, дипломатический и канцелярско-деловой. Каждый из них находит своё отражение в целом ряде жанров. К жанрам юридического подстиля относятся конституция, кодекс, закон, устав, постановление, к жанрам дипломатического подстиля - верительная грамота, нота протеста, декларация, коммюнике , к жанрам канцелярско-делового подстиля - приказ, контракт, уведомление, распоряжение, а также все виды документов личного характера (заявление, жалоба, расписка, доверенность, письмо, докладная / служебная / объяснительная записка, автобиография и др.).
Из языковых особенностей официально-делового стиля следует выделить следующие. К лексическим особенностям ОДС относится наличие устойчивых выражений и терминов, обозначающих реалии социальной жизни, а также канцеляризмов , которые сразу бросаются в глаза, запечатлеваются и позднее в спонтанной и неподготовленной форме всплывают в разговорной речи (надлежащий, нижеподписавшиеся, заслушать, истец, физическое лицо, потребитель и др.). В текстах ОДС отсутствует эмоционально-экспрессивная лексика, оценочные и вводно-модальные слова (хороший, плохой, нравится, хочется, наверное, может быть и т. п. ). Используемые в текстах слова характеризуются ограниченной лексической сочетаемостью, например, служебное письмо не пишется , а составляется.
В морфологическом плане отмечается использование кратких форм прилагательных со значением долженствования (обязан, ответствен, подотчётен ) и причастий (решение принято, кандидатура поддержана ), изобилие отымённых предлогов и союзов (соответственно, в продолжение, в целях, в силу того что ). Для выражения императивности используются инфинитивные конструкции, усиленные наречиями и модальными словами (следует произвести ремонт, приказываю принять меры, необходимо приступить к… и т. д. ).
К синтаксическим особенностям текстов ОДС относятся активное использование страдательных конструкций (заказ выполнен, не представляется возможным, переговоры завершены ) и обилие предложений с однородными членами и обособленными оборотами, различного рода штампами и клише с элементами архаичности (соответственно содеянному, наказуемость деяния ).
Для текстов ОДС характерны предложения с инверсией - подлежащее с объективным значением следует за сказуемым (Каждому гарантируется свобода совести ). Предложения с причастными и деепричастными оборотами позволяют сделать текст информативно насыщенными. В текстах преобладают конструкции с «нанизыванием» родительных падежей существительных без предлогов (Запрещаются любые формы ограничения прав граждан Российской Федерации ).
Официально-деловым текстам свойственна высокая степень сегментации, которая позволяет четко структурировать текст, подразделив его на статьи, параграфы, пункты, подпункты. Текст строится по шаблону (формуляру), который включает в себя все элементы, обязательные для данного жанра.
Тексты ОДС, или документы, занимают значительное место в жизни современного человека. Они регулируют нашу социальную жизнь, поэтому мы ежедневно ощущаем в них потребность. Вот почемукаждый из нас должен уметь не только правильно истолковывать документ, но и правильно составлять. Автор, составляющий тот или иной документ, должен использовать в нём те языковые средства, которые требует от него жанр документа, а не «придумывать» свои, отличные от стандартных фразы.
Документ создаётся в соответствии с жанровой моделью текста с неизменной композицией, которая включает в себя обязательные тематические блоки, т. е. реквизиты.
Например, заявление о приёме на работусодержит следующие реквизиты:
1) указание адресата (наименование руководителя и предприятия);
2) указание адресанта;
3) название жанра документа (заявление);
4) основное содержание просьбы (прошу принять меня…);
5) указание даты составления документа;
6) сигнатуру (собственноручную подпись).
Необходимо строго соблюдать требования к расположению реквизитов по отношению друг к другу. В заявлении адресат и адресант указываются в правом верхнем углу листа. Название документа (с прописной буквы и без точки в конце, если адресант с предлогом «от», или со строчной буквы и с точкой в конце, если адресант без предлога «от») располагается посередине, а основное содержание - по ширине листа. Дата ставится слева внизу, а сигнатура - справа, на той же строке, что и дата. При этом между реквизитами оставляются пустые строки. Под датой и сигнатурой оставляется свободное пространство для резолюции. Резолюции также находсятся в левом верхнем углу.
Официально-деловой стиль является самым распространённым стилем, который функционирует не только в канцелярском делопроизводстве и в дипломатии, но и при любых официальных отношениях, например, на производстве, в вузе, в медицинских учреждениях, в газете и т. д.
При составлении документов используются общепринятые устойчивые речевые обороты: прошу Вашего разрешения на…; я, ниже подписавшийся…; справка дана… в том, что… действительно…; позвольте пригласить Вас…; я, проживающий по адресу…, доверяю…
Крайне важным для документов является правильное употребление таких глаголов, как доверять , заверять, гарантировать, заявлять, извещать, настаивать, подтверждать, уведомлять, предлагать, приказывать и т. п. Эти глаголы используются в форме первого лица множественного или единственного числа в предложениях без подлежащего, а также третьего лица единственного числа при упоминании адресанта, например: «прошу», а не «я прошу»; «обязуемся», а не «мы обязуемся».
Составитель документа должен уметь точно и кратко излагать свою точку зрения по интересующей его проблеме. Для этого он должен знать языковые средства, выражающие причинно-следственные и другие логические отношения, к которым, прежде всего, относятся сложные союзы и отымённые предлоги: по причине, в целях, на основании, во избежание, в соответствии с, согласно, благодаря, ввиду и т. п.
В официально-деловых бумагах следует правильно использовать этикетные формулы обращения, указывающие на уважительное отношение адресанта к адресату: Благодарим Вас за…, Убедительно просим Вас…, К сожалению… Следует иметь в виду, что в деловом письме местоимения второго лица (Вы, Ваш )пишутся с заглавной буквы, в то время как в обычной письменной речи такое написание противоречит нормам русской орфографии.
В официально-деловых бумагах не допускается фамильярное обращение к адресату (Дорогой… ), указание сроков ответа в ультимативной форме (Прошу ответить мне незамедлительно… )или отказ на просьбу адресата без указания причин.
К типичным для деловой речи ошибкам относятся следующие нарушения:
1) немотивированное употребление иностранных слов (пролонгировать вместо продлить ; апеллировать вместо обращаться );
2) использование архаизмов (каковой вместо который , сего года вместо этого года );
3) неправильное употребление паронимов (закончил вуз вместо окончил вуз ; познакомить с продукцией вместо ознакомить с продукцией );
4) нарушение норм употребления предлогов (благодаря, согласно, вопреки, сообразно сочетаются с дательным падежом; вследствие, в течение отличаются своим написанием от предложно-падежных сочетаний в следствии участвует опытный сыщик; в течении реки есть пороги).
Приведём два варианта написания заявления .
1 вариант (заявление от кого):
проф. А.М. Шаммазову
от студента второго курса
технологического факультета
Николаева Дениса Яковлевича.
Заявление
Прошу Вас перевести меня на заочную форму обучения по семейным обстоятельствам. Выписка из академической справки о сданных мною зачётах и экзаменах прилагается.
25.07.2012 Личная подпись
2 вариант (чьё заявление):
Ректору Уфимского государственного
нефтяного технического университета
проф. А.М. Шаммазову
студента второго курса
технологического факультета
Николаева Дениса Яковлевича
заявление.
В связи с запросом предприятия, направившего меня за свой счёт на обучение, прошу перевести меня на специальность «Бурение нефтяных и газовых скважин». Письмо отдела по работе с персоналом ООО «Буринтех» прилагается.
