Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Государственная общеобразовательное учреждение высшего профессионального
образования
«Хабаровская государственная академия экономики и права»
РЕФЕРАТ
по теме: Деловые встречи и эффективность
их проведения
Выполнила: студентка 2 курса
Группы БУ-62
Загоруй Анна Эдуардовна
Руководитель: Зубарева Ольга Юрьевна
Хабаровск 2007
1. Организация деловой встречи 3
2. Участие в деловой встрече 4
3. Что и как готовить к деловым встречам 5
4. Типы поведения на переговорах 7
5. Список использованных источников 9
Деловые встречи занимают важное место в расписании активного человека. Важно уметь контролировать ход таких встреч, иначе они могут превратиться из эффективного инструмента коммуникации в “пожирателя” вашего времени.
В последнее время я часто стал участвовать в подобных встречах, поэтому хочу рассказать здесь о том, как извлечь максимум пользы из них и не потерять своё время зря.
Вообще, существует два варианта проведения таких встреч: либо вы являетесь инициатором такой встречи, либо приглашённым. Рассмотрим оба этих варианта подробнее.
Организация деловой встречи
Когда вы являетесь организатором, в ваших руках находятся нити управления. В этом случае важно грамотно вести ход переговоров, не теряя из виду главное.
· Заранее предупредите участников встречи о теме беседы.
· В ходе встречи не стоит отвлекаться на посторонние темы. Всегда старайтесь строго придерживаться главной линии переговоров.
· Если пунктов обсуждения несколько, важно уделить каждому из них должное внимание (в соответствии с приоритетами).
· Следите за поведением собеседников. Важно чувствовать их настроение и отношение к разговору. Им может быть не интересна данная тема (предложение, вариант действий), они могут чувствовать усталость или торопиться по другим делам.
· В завершении встречи, когда все важные положения обговорены, следует подвести итог и поблагодарить участников.
Участие в деловой встрече
Являясь приглашённым на деловую встречу, вы, скорее всего, не будете иметь возможность влиять на её ход. Но, всё равно, лучше стараться держать встречу под контролем.
· Прежде всего, следует заранее подготовиться ко встрече, чтобы наиболее эффективно участвовать в переговорах.
· Желательно иметь несколько вариантов хода событий, чтобы быть готовым к “неожиданным поворотам” разговора.
· Старайтесь записывать важные моменты встречи. Так вам будет легче следить за ходом беседы, а собеседнику будет понятно, что вы серьёзно относитесь к обсуждаемому вопросу.
· Если вам что-то непонятно, обязательно переспросите (но не перебивайте!) и добейтесь того, чтобы вам стало ясно о чём речь. Иначе вы можете уйти с переговоров “ни с чем”.
Если всё что вы хотели получить от встречи вы получили, то можете завершать переговоры (не дожидаясь, пока их закончит организатор), предварительно подведя итог встрече и спросив, все ли пункты встречи обговорены.
Что и как готовить к деловым встречам?
Деловые встречи можно разделить на беседы и переговоры. Беседы предполагают только обмен взглядами, точками зрения, мнениями. Например, в ходе беседы стороны могут договориться о сотрудничестве и наметить последующие шаги. Переговоры призваны найти решение проблемы, представляющей взаимный интерес.
Как правило, беседы и переговоры заранее планируются. В процессе подготовки переговоров и бесед необходимо избегать двух крайностей. Одна крайность – не готовиться к переговорам вообще, полагаться на импровизацию, поиск решения в процессе переговоров. Другая крайность состоит в пунктуальном продумывании всех этапов будущей встречи, учете мельчайших деталей, вплоть до ремарок и пауз. Обе крайности ущербны. В первом случае инициатива может полностью перейти к партнеру. Переговоры без подготовки могут зародить у вашего партнера мысль о вашей некомпетентности в обсуждаемом вопросе. Излишняя детализация может сковывать одного из участников переговоров, малейшее отступление от ранее намеченной схемы будет приводить к растерянности и неуверенности.
Более целесообразно выявить основные моменты встречи, определить линии поведения.
Основная цель беседы состоит в обмене информацией, что облегчает процесс подготовки. Тема будущих бесед согласовывается заранее. В процессе подготовки необходимо:
· наметить круг вопросов, которые вы желаете обсудить;
· подготовить документы. которые вы собираетесь предоставить партнеру в процессе бесед, аргументы в пользу сотрудничества с вашей организацией. ;
· сформулировать вопросы, которые надо задать партнеру.
Готовя беседу, надо выделить время для вопросов партнера и его сообщений.
Подготовка к переговорам более сложный и ответственный процесс. Он включает следующие этапы:
· выявление области взаимных интересов;
· установление рабочих отношений с партнером;
· решение организационных вопросов (повестка дня, место и время встречи)
· формулировка вариантов решения и предложений по обсуждаемыцм вопросам.
На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма.
Дж. Спербер приводит описание, какие реакции вызывают те или иные цвета. Например, белые стены офиса, где проводятся переговоры хорошо отражают цвет и могут вызвать раздражение, поэтому лучше придать им чуть бежевый оттенок. Синяя цветовая гамма помещения создает атмосферу доминирования хозяев и не позволяет гостям чувствовать себя непринужденно. Бежевый и светло – коричневый - довольно нейтральные тона, а вот темно – коричневый и серые – могут вызвать депрессию. Красные оттенки имеют тенденцию возбуждать и воспринимаются как угрожающие.
Предпочтения в цветовой гамме в значительной степени зависят от культурных традиций. Так, японцы предпочитают пастельные тона, в то время как китайцы – яркие, привлекающие внимание. Различия в цветовых предпочтениях могут наблюдаться даже в рамках одной страны.
Типы поведения на переговорах
Переговоры являются неотъемлемой частью деловых контактов. Помимо хорошего знания предмета обсуждения необходимо владеть техникой ведения переговоров, получить определенную профессиональную подготовку. В развитых странах большинство предпринимателей владеют техникой ведения переговоров, создана широкая сеть курсов обучения.
Реальная практика не исключает встречи с партнером, использующим разного рода «грязные уловки». Эти приемы необходимо знать и уметь их нейтрализовать.
Одно из старых правил состояло в максимальном завышении начального уровня . Это прием подразумевает включение таких пунктов, от которых в последствии можно безболезненно отказаться, выдавая его за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера по переговорам. Подобное поведение вызывает недоверие, да и современные методы оценки потенциала сторон оставляют мало возможностей для его использования.
Другой прием, близкий к описанному – «расстановка ложных акцентов в собственной позиции» и как один из вариантов – внесение, явно неприемлемых для партнера предложений. Этот тактический прием заключается в том, что демонстрируется, например, крайняя заинтересованность в решении какого – либо вопроса, хотя на самом деле это вопрос является второстепенным для данного участника переговоров.
Прием вымогательства также близок к только что описанным приемам. Различия в том, когда эти приемы используются. Если применение первых двух характерно для начала переговоров, то вымогательство используется в конце, когда стороны подошли к подписанию договора.
Прием вымогательство по своей природе близок к другому приему – постановке партнера в безвыходную ситуацию . На переговорах – поставить партнера в безвыходную ситуацию – это прежде всего риск сорвать их. Соглашение же, полученное таким путем, вряд ли будет прочным. В лучшем случае можно добиться каких то временных уступок.
Выдвижение требований по возрастающей. Видя, что партнер соглашается с вносимыми требованиями, выдвигаются всё новые и новые.
Ещё один прием – «салями». Он состоит в том, что информация о собственных интересах, оценках и т.д. дается очень маленькими порциями по принципу нарезания колбасы салями. Смысл приема в том, чтобы заставить партнера первым «раскрыть свои карты», а там уже соответствующим образом действовать. Применение этого способа оборачивается искусственным затягиванием переговоров, прежде всего в ущерб делу.
Дача заведомо ложной информации или блеф. В целом этот прием исчезает из арсенала средств участников переговоров, поскольку в современных условиях его использование может стать легко и быстро очевидным, что ведет к потере репутации.
Следующий прием – двойное толкование . Например, стороны в результате переговоров выработали некий документ. при этом одна из сторон «заложила» в формулировки двойной смысл, который не был замечен её партнером, с тем, чтобы потом толковать соглашение в своих интересах.
Одной из продуктивных тактик ведения переговоров может быть постепенное повышение сложности обсуждаемых вопросов . Эта тактика предлагает сначала обсудить более легкие вопросы. Их решение оказывает положительное психологическое воздействие на участников переговоров, демонстрирует возможность достижения договоренностей.
Заслуживает одобрения разработка и внесение таких предложений, которые бы способствовали реализации обоюдных интересов , т. е. предложений на которые партнер мог бы ответить утвердительно. Иногда, партнер по переговорам согласен с существом предложений, но находит сами формулировки неприемлемыми.
В ходе переговоров бывает полезно «разделить проблему на отдельные составляющие» , а не пытаться сразу решить проблему. Разложив проблему, участники смотрят возможно ли достижение договоренности по каждому элементу.
Список использованных источников
1. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие / Б.З. Зельдович. – М.: Альфа – Пресс, 2007. – 456 с.
2. Холопова Т. И., Лебедева М.М Протокол и этикет для деловых людей / Т. И. Холопова, М. М Лебедева. – М.:ИНФРА – М, 1995. – 368 с.
3. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой: (Исусство менеджера) / В.П. Шейнов. – 2-е изд., доп. – Мн.:Амалфея, 1996. – 368с.
4. Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения / Г. М. Шеламова. – 3-е изд.. доп.. – М.: Издательский центр «Академия», 2004. – 160 с.
5. Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов / И.Н. Кузнецов. – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2004. – 431с.
Это один из актуальных вопросов, которые волнуют многих администраторов и руководителей проектов и компаний. Почему так много внимания уделяется этому? Потому что в основе всегда лежат соглашения, которые основываются на немалых деньгах, поэтому и способы достижения этих взаимоотношений бывают самыми разными.
Как провести деловую встречу на высшем уровне
Если у вас намечается подобное мероприятие, рекомендуем вам следующие методы:
Естественно, самым основным вопросом будет, нужна ли вообще эта деловая встреча или все можно выяснить посредством дистанционных переговоров. На самом деле все упирается в серьезность намерений и конечный результат. Если цели, как говорится, благородные и несут достойные плюсы, тогда встреча обязана быть. По пустякам не стоит устраивать подобного рода мероприятия.
Составьте себе план деловой встречи, в котором по пунктам распишите свою стратегию ведения беседы.
Отметьте вопросы, которые наиболее интересуют вас и отражают ваши намерения.
Поставьте центральный вопрос, вокруг всего и будет идти дело, так называемая, повестка дня. По сути дела, от этого вопроса не нужно уходить в сторону, поэтому периодически во время беседы акцентируйте свое внимание и внимание собеседника на главном.
Если ваш собеседник намерен получить какие-либо свои плюсы от дела, но они вам не выгодны, либо он избегает определенных тем, а они вам нужны, сделайте условные рамки и подготовьте контрольные вопросы, которые помогут уверенно добиться желаемого ответа и результата.
Указывайте точное время деловой встречи, а так же очертите временные рамки для самой встречи. Дайте понять собеседнику, что вы – очень серьезный человек и не тратите драгоценные минуты напрасно. Если вы не намерены повторять встречу из-за недопонимания друг друга, тогда сделайте акцент на том, что все должно решиться именно в этот раз, а не в какой-то другой момент.
Если в подобного рода встречах будут присутствовать третьи лица, которые также имеют определенные взгляды на конкретные вопросы, дайте им слово, иначе это будет выглядеть некорректно.
Никогда не превышайте порог спокойствия, будьте хладнокровным, даже если дело идет не так, как вы это планировали. Порою только «железная» выдержка помогает нам разобраться в ситуации и получить выгодный контракт.
Важные детали проведения деловой встречи
Если вам нужно провести деловую встречу, вы должны обязательно помнить, что успех проводимого мероприятия напрямую зависит от его качественной подготовки. Вы не должны упускать из виду ни одну важную деталь и только тогда деловая встреча пройдет на высшем уровне. Чтобы это сделать следует знать, как организовать деловую встречу.
Прежде всего вы должны назначить т очную дату деловой встречи. Для этого нужно заранее оповестить о ее проведении всех участников встречи. В зависимости от формата данного мероприятия и от того, с кем именно вы его проводите, это может быть телефонное или устное приглашение, деловым письмом или по электронной почте. Необходимо разослать всем участникам повестку дня с вопросами для дальнейшего их обсуждения, регламентом, основными докладчиками и справочными материалами, если это необходимо.
Нужно подумать какое место больше всего подойдет для проведения деловой встречи. Подходящим местом может быть ваш личный конференц-зал в компании или специальная переговорная комната. Удостоверьтесь в том, чтобы ваши коллеги в этот день не проводили своих деловых встреч. Не менее удобный вариант для проведения встречи – это арендованный вами конференц-зал. Такой вид услуг предлагают многие отели и гостиницы, образовательные учреждения, бизнес-центры.
Иногда деловые встречи устраивают в ресторанах и кафе. Этот вариант может быть уместен, когда на встрече присутствует небольшое количество участников. Если вы решили совместить деловые переговоры с завтраком или обедом или сделать это за ужином, тогда вы должны заранее зарезервировать столик в кафе или ресторане.
Место, где вы хотите провести деловую встречу, не должно быть слишком шумным, так как будет затруднительно обговаривать деловые вопросы. Желательно отказаться от выбора экзотических и экстравагантных мест, ведь ваши вкусы могут не совпасть со вкусами других участников проводимого мероприятия. Поэтому следует остановить свой выбор на заведениях классического характера.
Приготовьте необходимую аппаратуру и перед встречей проверьте ее. Микрофон проектор, видео и телефонная аппаратура – заранее все настройте и тщательно отрегулируйте, чтобы во время встречи не было никаких сбоев в ее работе.
Проверьте все места, разложите на стол раздаточный материал, не забудьте о письменных принадлежностях. Расставьте на столах таблички с фамилиями всех участников.
От вопроса – как провести деловую встречу и сделать это правильно? Напрямую зависит ее положительный исход, а в дальнейшем вам будет намного легче устраивать такие мероприятия.
Деловые встречи представляют собой мероприятия (включая протокольные), цель которых - способствовать установлению взаимовыгодных контактов между представителями бизнеса.
Чаще всего встречи организовывают компании, имеющие значительное число партнеров как в своей стране, так и за границей.
Виды деловых встреч
Выделяют несколько видов подобных мероприятий. Все они могут при том быть международными, отраслевыми, научными.
Конференция необходима для обсуждения конкретной проблемы. Такая деловая встреча проходит в формате отдельных выступлений. Фактически, конференция является совещанием группы специалистов в определенном вопросе и может быть сосредоточена в одном или разных (распределенная форма) местах по территориальному признаку.
Съезды организовываются для дистрибьюторов и дилеров.
Бизнес-семинар - учебно-практическое мероприятие, проводится в форме обсуждения тематических сообщений.
Презентация призвана привлечь внимание общественности к новой продукции, фирме, определенным достижениям, итогам работы.
Круглый стол организовывается в случае обсуждения социально значимого вопроса, требующего широкого общественного внимания. В нем обязательно участие экспертов, способных дать происходящему объективную оценку. Также на круглые столы принято приглашать прессу, чтобы получить полное освещение в СМИ всех основных точек зрения на проблему.
Существуют и специальные мероприятия для журналистов: пресс-конференции, брифинги, торжественные открытия, пресс-ланчи, дни открытых дверей.
Пресс-конференция и брифинг предназначены для озвучивания позиции фирмы. Обычно ее представители делают заявления для журналистов и отвечают на их вопросы. Брифинг отличается более сжатой формой. Является реакцией на определенное происшествие, представляющее интерес для компании.
Церемония открытия - шоу, призванное увеличить интерес к новому объекту и осветить все его преимущества.
День открытых дверей позволяет ознакомить максимальное число заинтересованных лиц с основными принципами работы фирмы.
Пресс-ланч - способ добиваться лояльности ключевых СМИ региона. Для его проведения выбирают престижное. Круг допущенных на мероприятие сознательно ограничивается, причем со стороны компании обязательно присутствуют первые лица.
Фуршет (коктейль, банкет) подразумевают неформальную обстановку. Цель такого мероприятия - помочь компании-организатору и ее гостям установить максимальное количество новых связей и завязать знакомства.
Официальные и неофициальные деловые встречи
Официальные и неофициальные мероприятия различаются по составу участников и предполагаемому результату:
- официальные (с протоколом, строгой процедурой);
- неофициальные (напоминающие обычное неформальное общение, без обязательного документированного оформления результатов);
- внешние (с партнерами или клиентами);
- внутренние (между работниками одной организации).
Этапы деловых встреч
Обычно любая встреча подразумевает реализацию четырех обязательных этапов:
- уточнение точек зрения, позиций сторон;
- обсуждение и аргументация выраженных взглядов. На этой стадии обычно проявляются конфликты и борьба интересов;
- достижение компромисса, согласование позиций, приход к соглашению по каждому обсуждаемому вопросу;
- анализ результатов и выполнение договоренностей. Этот этап отдален от остальных по времени.
- обеспечение профессионального общения специалистов одной сферы;
- коллективный поиск и разработка рабочих замыслов;
- поддержание контактов;
- координирование действий, контроль над реализуемыми проектами;
- поддержка деловой активности.
Цели и задачи деловой встречи
Но главная цель - убедить партнера поступать определенным образом, согласиться с предложенным вариантом действий.
Программа и сценарий деловой встречи
Для успеха переговоров необходима тщательная подготовка, которая обычно включает решение организационных проблем и подготовку сценария собственно встречи.
К первой группе задач относятся разработка повестки дня, выбор времени и места проведения встречи, количества, состава и полномочий участников, регламента и количества раундов.
Составление программы компания обычно поручает специально назначенному сотруднику.
Программа должна быть детальной и включать в себя четкий перечень мероприятий по обеспечению:
- подбора состава участников со всех сторон;
- встречи прибывающих, трансфера, размещения;
- питания и культурно-развлекательной программы;
- собственно переговорного процесса.
В программе должны быть указаны ответственные за реализацию каждого этапа. Ее обязательно согласовывают со всеми сторонами, принимающими участие в переговорах. При этом важно уточнить, чьей обязанностью будет ведение протокола встречи. Если же предполагается международный формат, необходимо выяснить и вопрос, кто должен будет обеспечить переводчика.
Поскольку во время деловых визитов принято организовывать не только официальное, но и неформальное общение сторон (невзирая на официальный характер мероприятия), программа должна включать свободный день, предназначенный для этого.
Переводчик английского языка для деловой встречи
Чаще всего бизнес-мероприятия требуют перевода с/на английский язык. При выборе переводчика следует учитывать ряд факторов:
- знание терминологии;
- наличие опыта подобной работы;
- умение быстро ориентироваться в изменениях ситуации;
- умение переводить четко, быстро, последовательно.
Лучше заранее предупредить специалиста о тематике встречи и о принятом на ней дресс-коде.
Ведущий на деловую встречу
Его задача - направлять ход переговоров. Это может делать один человек или команда. В первом случае упрощается процесс принятия решений - все делает один работник, и на нем же лежит вся полнота ответственности.
Во втором случае уменьшается вероятность ошибки - в команде могут присутствовать специалисты в разных областях. Но условием успеха является слаженность ее работы, иначе оппонент может использовать внутренние разногласия в своих целях.
Результаты, итоги деловой встречи
Позитивный результат переговоров требует обязательного повторения их основных достижений. Это необходимо для того, чтобы все участники осознали достигнутое и восприняли итог переговоров как достижение. Полезно будет и договориться о следующей встрече.
Если же результаты негативны, важно суметь корректно выйти из контакта.
Особенности деловых встреч с клиентом в России
Иностранцам важно учитывать, что русские предприниматели предпочитают договариваться в неформальной обстановке, но при том внимательно оценивают партнера по внешнему виду. Нужно быть готовым к тому, что одни переговоры результата не дадут, потребуется несколько встреч. Можно использовать как официальные, так и личные каналы связи. Русские бизнесмены отличаются пунктуальностью и не любят пустых обещаний.
Деловые встречи на выставках
Деловые встречи на выставке наиболее выгодны, поскольку собственные службы мероприятия помогут договориться с клиентом, спланировать встречу и обеспечить реализацию всех поставленных целей.
ЦВК Экспоцентр постоянно проводит тематические выставки разного направления, где каждый производитель может найти новых партнеров и клиентов.
Чтобы установить позитивные взаимоотношения с партнерами, важно придерживаться не только правовых основ. Один из секретов успеха – ведение переговоров с соблюдением установленных обычаев и правил. Все эти нормы делового этикета вырабатывались на протяжении многих лет. И пренебрегать ими в среде деловых людей и дипломатов не принято.
Каждый человек время от времени участвует в переговорах – ходит на собеседования при поиске работы, заключает договоры, продает товары или договаривается об оказании услуги. Задача переговоров – обменяться мнениями и добиться запланированного результата.
Независимо от того, на каком уровне ведутся переговоры, будь то обсуждение рабочих вопросов начальника с подчиненным, встреча партнеров по бизнесу или даже глав государств, в деловом этикете предусмотрено три основных этапа ведения переговоров:
- подготовка;
- переговорный процесс;
- достижение согласия.
Подготовка переговоров
Успех переговорного процесса в значительной мере определяется его подготовкой.
К ней относятся как организационные, так и содержательные составляющие. Поскольку спорные ситуации нередко возникают и в бытовой, и в деловой, и в межгосударственной сфере, вопросы соблюдения этикета всегда остаются актуальными. Нарушение установленных норм влечет негативные последствия.
Для того чтобы не допустить ошибок, стоит учитывать, что этикет деловых встреч и переговоров требует от участников переговоров вежливости и тактичности, соблюдения дресс-кода, а также положительного настроя и доброжелательности. Инициативу должна проявлять принимающая сторона. Начало беседы, заполнение неловких пауз, общее руководство беседой – ее прерогатива. К гостям необходимо относится как к партнерам, а не врагам.
Определение места и времени
Деловой этикет требует, что дата и точное время переговоров было оговорено ее участниками заранее. Согласовав их с партнером, нельзя опаздывать. Это создает негативный имидж и демонстрирует неуважительное отношение. Если избежать опоздания по каким-либо причинам избежать не удалось, необходимо принести извинения.
Назначать рабочие переговоры рано утром или в позднее время, а также во время обеденного перерыва не стоит. Лучшим выбором считается первая половина дня. Кроме того, серьезные деловые встречи обычно не назначают в последние недели года, когда многие заняты подведением итогов работы и финансовыми вопросами. Место встречи, например, в неофициальной обстановке или в переговорной офиса, выбирается таким образом, чтобы оно отражало общую концепцию.
Сбор и анализ данных, необходимых для переговоров
Подготовка к переговорам требует всестороннего изучения их темы.
По этикету количество участников встречи с каждой из сторон, а также их статус должны быть соразмерными. Каждая делегация должна иметь главу – человека, который принимает окончательные решения.
В преддверии встречи стоит продумать, какие информационные материалы могут оказаться полезными, так чтобы важная информация в печатном виде всегда была под рукой у каждого участника. Проекты договоров также необходимо готовить заблаговременно.
Составление плана переговоров, определение цели
Этикет деловых переговоров предусматривает не только решение организационных моментов, но и проработку содержательной стороны.
Прежде всего, необходим тщательный отбор сведений, определение основных проблем и путей достижения соглашений. Готовясь к переговорам, целесообразно составить список интересов обеих сторон, распределяя их от самых важных до менее существенных.
Стоит выбрать наиболее подходящий вариант ведения переговорного процесса, а также план действий на случай неудачи. Это повышает шансы продолжить обсуждение проблемы в будущем.
Наконец, в ходе подготовки надо определить проблемы, постараться разобраться в них. Например, готовить новую сделку можно долго, однако решение о ее заключении необходимо принимать быстро и немедленно реализовывать. План деловой встречи должен максимально охватывать актуальные вопросы, не ограничиваясь установлением времени и места переговоров.
Ведение переговоров
Ведение деловых переговоров укладывается в следующую схему:
- начало встречи;
- обмен сведениями;
- аргументация и контраргументация;
- поиск и принятия решения;
- завершающая часть.
Успешность этого процесса определяется умением собеседников задавать вопросы и слышать ответы , а также соблюдением норм делового этикета. Все участники встречи должны быть точны, честны, корректны и тактичны.
Представление и рассадка гостей
Все члены принимающей стороны к назначенному времени обязательно собираются в подготовленном для переговорного процесса помещении. За встречу гостей обычно отвечают сотрудники, не принимающие участия в мероприятии.
Первым приветствует собравшихся и представляется глава принимающей делегации, затем – руководитель делегации гостей. Затем хозяин предлагает всем занять места. Он же первым делает это. Остальные участники рассаживаются, ориентируясь на расставленные таблички. Чаще всего оба располагаются напротив друг друга, в центре. Представители каждой делегации размещаются вдоль своей стороны длинного стола.
После того, как все переговорщики заняли места, лидер принимающей стороны может начать представление своей команды. После этого, согласно деловому этикету, очередь переходит к главе гостей.
Если на встрече присутствует менее десяти участников, происходит обмен . Каждый вручает свою карточку тому, кто размещается напротив.
Определение списка вопросов и формирование повестки дня
Начало и ведение беседы – обязанность руководителя принимающей стороны. Его же задача – недопущение затянувшихся пауз, которые могут быть неверно истолкованы как сигнал к завершению беседы.
По этикету, приступать к обсуждению проблемы с места в карьер не следует. Сначала принято обмениваться фразами на отвлеченную тематику. Например, можно отметить уже имеющийся опыт плодотворного сотрудничества или хотя бы поговорить о погоде. А таких тем, как религия, национальные вопросы, спортивные предпочтения, лучше не касаться. Они могут стать причиной разногласий. Затем глава хозяев переходит к основной теме переговоров, может давать слово другим участникам, экспертам.
Деловой этикет предусматривает протоколирование встречи . Для этого применяются или запись на диктофон. Но для ее ведения необходимо проинформировать обе стороны и получить их одобрение.
Обсуждение спорных вопросов
Переговорные процессы не всегда заканчиваются успешно, интересы участников часто не совпадают. Стороны могут не прийти к согласию относительно основной темы обсуждения или же частных предложений и тезисов. В этом случае договариваются о следующем раунде переговоров, чтобы взять паузу и продолжить поиск вариантов решения по каждой задаче.
При возникновении спорных вопросов этикет требует сохранять и спокойствие.
Завершение переговоров
В конце встречи необходимо немного разрядить атмосферу. После завершения официальной части мероприятия руководитель принимающей стороны может предложить снять пиджаки. Но инициатива окончания переговоров должна оставаться за лидером гостей.
Достижение соглашений на встрече
Обсуждая то или иное решение проблемы, участники переговорного процесса стремятся к достижению конкретных результатов. Любые договора и соглашения могут приниматься только в рамках так называемого переговорного пространства. Это те допустимые решения, на которые могут согласиться оппоненты.
Достижение соглашений может осуществляться на основе принятия решений следующих типов:
- компромиссного – предполагающего взаимные уступки;
- асимметричного – при котором уступки одной стороны существенно превосходят уступки оппонентов;
- принципиально нового – максимально устраивающего обе стороны.
Подводим резюме встречи
Деловые встречи, как правило, завершаются принятием того или иного решения. Этикет переговоров требует, чтобы оно было закреплено документально. Уполномоченные представители обеих сторон подписывают итоговые документы и получают свои экземпляры.
По итогам встречи обязательно составляется письменный отчет . Его можно отправлять партнерам для утверждения.
Все достигнутые соглашения должны соблюдаться, независимо от того, были ли они устными или письменными. Важнейшее правило делового этикета – держать данное слово.
Анализ итогов переговоров
Переговоры считаются завершенными только тогда, когда их результат полноценно проанализирован, предприняты все меры для выполнения соглашений, а также сделаны выводы, которые помогут подготовиться к следующим мероприятиям.
Анализ проводится для того, чтобы сравнить цель переговоров и их конечный результат , определить те действия, которые вытекают из результатов.
Чтобы достичь взаимопонимания с , важно четко соблюдать общепринятые нормы делового этикета, а также знать национальные черты и психологию поведения. Для этого, готовясь к мероприятию, необходимо ознакомиться с культурой страны, откуда приезжают гости.
Например, переговоры с иностранными партнерами из требуют максимально прямого диалога, намеки они воспринимают как нечестность или неуверенность. В этикете молчание часто ценится выше, чем сказанное слово. Поэтому японцы оставляют предложения недосказанными до тех пор, пока точно не убедятся, как их воспримет собеседник.
Далеко не каждый из нас уверенно чувствует себя на встречах с деловыми партнерами. Проблема в том, что многие бизнесмены просто-напросто не знают элементарных правил этикета, которые заведены в предпринимательском сообществе. Но с клиентами и коллегами «по цеху» все равно время от времени приходится встречаться. От этого, разумеется, никуда не уйдешь. Давайте рассмотрим основные моменты, которые будут полезны для ведения таких переговоров.
Как вести себя на деловой встрече: правила, этикет
- Никогда не опаздывайте на встречи. Если вы считаете себя лидером, то вы просто обязаны делать все в указанный срок. Сделайте все от себя зависящее, чтобы прийти на деловую беседу вовремя. Вашу пунктуальность, поверьте, вторая сторона обязательно оценит.
- Представьте окружающих людей друг другу. На встрече собрались неизвестные друг другу предприниматели? Обязательно познакомьте их. Первым вы должны указать на того человека, который занимает высшую должность.
- Вы должны быть готовым ко всему. Очень важно понимать, чего именно от вас ждут на предстоящей встрече. Предоставьте этот «продукт» деловым людям. Также заранее подготовьте вопросы, которые могут помочь выйти деловым отношениям на новый уровень.
- Четкий план - залог успеха. Добиться положительных результатов и произвести хорошее впечатление на окружающих бизнесменов будет проблематично, если не иметь четкого плана. Никогда не идите на деловые встречи «невооруженным».
- Следите за тем, как вы сидите. Тут имеет место психологический момент. Настройте свое кресло таким образом, чтобы вы были на одном уровне с остальными людьми. В противном случае будет казаться, что вы маленький ребенок на заседании для взрослых. Вас просто могут не принять всерьез.
- Говорите четко и громко. Никто не говорит о том, что перед деловой встречей нужно заранее записаться к логопеду. Но вы, вне зависимости от вашей дикции, должны произвести впечатление человека, который уверен в себе, своих словах. Это, в большинстве случаев, проблема бизнес-леди, которые привыкли говорить на заседаниях либо тихо, либо «себе под нос».
- Выступите первыми. Согласитесь, что первые впечатления - самые яркие. Тех предпринимателей, кто говорит в самом конце, уже трудно слушать и, что главное, слышать.
- Краткость - сестра таланта. Лишняя «вода» в ваших фразах никому не интересна. Говорите строго по делу. И очень важно не повторяться. Помните о том, что у деловых людей каждая минута на счету.
- Телефон оставьте в кармане или сумке. Гаджет, конечно же, должен быть выключен или поставлен на беззвучный режим. Не выкладывайте его на стол. Эту ошибку совершают многие люди на деловых встречах. Все время отвлекаясь на телефон, вы уж точно не покажете свою заинтересованность в беседе.
- Не оставляйте после себя беспорядок. Зачастую деловые встречи проходят за круглым столом (или обычным столом) в неформальной обстановке. Естественно, не без напитков и закусок. Если вас не обслуживает официант, обязательно уберите после себя. Считается плохим тоном, когда взрослый человек оставляет после себя грязные тарелки и стаканы.
- Научитесь вежливо уходить. Совсем не обязательно жать каждому человеку руку и, тем более, обниматься, уходя с деловой встречи. Достаточно просто сказать: «Всем до свидания» или «Приятно было с каждым из вас пообщаться». И можно даже не сомневаться, что о вас будут вспоминать, как о вежливом человеке.
Как видите, находиться на деловых встречах и чувствовать себя на них, что говорится, «в своей тарелке», не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд.
Как вести себя на деловой встрече на выставке
Само по себя выставочное пространство уже настраивает на деловую беседу. Цель каждого участника мероприятия наладить новые связи, заключить взаимовыгодные контракты и оценить инновационные решения для производства продукции.
ЦВК «Экспоцентр» - одна из крупнейших выставочных компаний, в рамках которой организованы экспозиции отечественных и зарубежных предприятий. В ходе такого мероприятия повысить эффективность бизнеса намного проще, чем при деловой встрече другого формата.
