Приказ об утверждении должностной инструкции - образец этого документа разрабатывается и используется в организации, где было принято решение ввести должностные инструкции для единиц, упомянутых в штатном расписании. Какие пункты нужно обязательно внести в приказ и как его использовать, расскажем далее.
Разработка проекта приказа об утверждении должностной инструкции
Наличие должностных инструкций в организации не обязательно, но рекомендовано. И если в компании принято решение их использовать, они разрабатываются для каждой единицы в штате.
Вводится в действие инструкция после ее утверждения руководителем компании. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенному в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года № 65-ст, утверждение документов может происходить 2 способами:
Применение второго способа имеет преимущество, когда утверждается сразу несколько должностных инструкций. Тогда в одном приказе перечисляются все должности, для которых вводятся в действие инструкции.
Разработка проекта приказа об утверждении должностных инструкций - образец этого документа и потом будет использоваться в организации - происходит один раз. В дальнейшем берется этот образец и в него вводятся нужная дата и перечень утверждаемых инструкций.
Не знаете свои права?
За разработку проекта приказа отвечает назначаемое руководством лицо, чаще всего это кто-то из кадровых работников.
Утверждение новой должностной инструкции
| Скачать форму приказа |
Порядок утверждения должностных инструкций может быть закреплен в компании локальным актом, но это необязательное условие.
Обычно утверждение новой должностной инструкции происходит по следующему алгоритму:
- разрабатывается проект конкретной инструкции;
- издается приказ об утверждении должностной инструкции;
- приказ вместе с инструкцией согласовывается юридическим отделом (юристом) и отдается на подпись руководителю компании;
- приказ регистрируется в книге (журнале) регистрации, и ему присваивается определенный номер; сама должностная инструкция также может регистрироваться в отдельном журнале, если такой заведен.
Должностная инструкция становится обязательной для сотрудника после ознакомления его под расписку с документом.
Какие реквизиты должны быть в приказе ?
В ГОСТе Р 6.30-2003 раскрывается вопрос об обязательном включении отдельных реквизитов в такую форму документа, как приказ. Здесь должны присутствовать:
- наименование организации;
- название документа (ПРИКАЗ);
- дата и регистрационный номер;
- текст документа;
- место для подписи должностного лица, утверждающего приказ, с указанием должности;
- отметка об исполнителе;
- место для виз согласования, если это необходимо.
Подпись сотрудника после ознакомления с документом проставляется на специальном листе, который является частью должностной инструкции.
Приказ об утверждении должностной инструкции утверждается руководителем компании, и только после этого ее можно использовать. Для внесения изменений в документ их тоже придется утверждать. А с введением в действие новой инструкции старая теряет силу.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций
ПРИКАЗ 1
Об утверждении в новой редакции должностных инструкций работников
В соответствии с требованиями обеспечения безопасности образовательного процесса и введения федеральных государственных образовательных стандартов
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Признать утратившими силу должностные инструкции работников, утвержденные и введенные в действие приказом от 12.04.13 №02-15.
2. Утвердить и ввести в действие в новой редации должностные инструкции работников учреждения.
3. Ознакомить работников учреждения под роспись с должностными инструкциями.
4. Заместителям директора- кураторам образовательных циклов и видов производственной деятельности обеспечить строгое соблюдение всеми работниками учреждения трудового законодательства и контроль исполнения своих должностных инструкций.
5. Контроль исполнения данного приказа оставляю за собой.
Директор Кувалдин И.И.
ПРИКАЗ 2
В связи с необходимостью соблюдения норм трудовой дисциплины и организации труда на предприятии,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить должностные инструкции работников ООО «Керамзит», прописанных в штатном расписании от 05.01.2018 г. на 2018 год.
2. Всех сотрудников предприятия ознакомить с должностными инструкциями под роспись.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить специалиста отдела кадров Петрову М.П.
Директор Сидоров С.С.
С приказом ознакомлена:
специалист отдела кадров Петрова М.П.
ПРИКАЗ 3
Об утверждении должностных инструкций
В связи с необходимостью придания статуса правового акта должностным инструкциям для новых штатных должностей ООО «Союз» приказываю:
1. Утвердить в качестве правовых актов, вступающих в действие с момента утверждения мной, должностные инструкции:
— главного инженера;
— менеджера по продажам;
— программиста;
— дизайнера.
2. Старшему менеджеру по кадрам Сидоровой С.С. в течение 3 дней с момента подписания настоящего приказа распечатать и передать указанные должностные инструкции мне на утверждение.
Директор Петров П.П.
С приказом ознакомлен:
страший менеджер Сидорова С.С.
Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций? Для того, чтобы документ приобрел юридическую силу для данной организации, его должен утвердить ее руководитель, при том на самой должностной инструкции указывается номер и дата приказа, которым она введена в действие.
Без приказа об утверждении это всего лишь бумага, не имеющая никакой силы.
Подготавливаются должностные инструкции кадровой службой. Приказом можно утвердить все должностные инструкции разом, при этом приводится их перечень в бланке приказа. Если на предприятии вводится новая должность, то для нее разрабатывать должностная инструкция, после чего утверждается отдельным приказом руководителя.
Для введения в действия различных локальных актов предприятия всего подготавливаются распорядительные документы. Примеры других приказов об утверждении можно также скачать на нашем сайте:
- Положения по оплате труда — ;
- Инструкция по охране труда — ;
- Правил внутреннего трудового распорядка — .
Как оформить приказ об утверждении должностных инструкций?
Как и любой другой приказ руководителя, его лучше оформить на фирменном бланке.
Он должен включать название — «Приказ» и заголовок — «об утверждении должностных инструкций».
Далее приводится причина его подготовки, например, «во исполнение требований трудового законодательства», после чего пишется заглавными буквами слово «ПРИКАЗЫВАЮ» и приводится перечень распоряжений, в данном случае — это утвердить должностные инструкции с определенной даты (указать их перечень, а сами инструкции должны быть приложены к приказу, их нужно указать в приложении).
Без механизма документального оформления должностных инструкций последние не имели бы юридической силы. В этом вопросе незаменимым помощником становится отдельный приказ. Но с правилами его оформления и составления до сих пор знаком далеко не каждый руководитель.
В теории, большинству фирм-работодателей должностные инструкции вообще не нужны. Но благодаря таким документам управление человеческими ресурсами становится более эффективным.
Ведь именно должностные инструкции помогают в письменной форме закреплять обязанности и ответственность с правами работников, в соответствии с должностями, которые они занимают.
Сотрудник официально заявляет, что согласен с содержанием инструкции, когда ставит на ней свою подпись.
Приказ об утверждении должностных инструкций необходим, чтобы последние обрели юридическую силу.
Работники после ознакомления ставят свои подписи в специальном листе, подтверждая согласие с действующими правилами. Неисполнение обязанностей наказывается дисциплинарными взысканиями.
Образец и общая структура документа
На законодательном уровне какой-либо универсальной формы для такого приказа не установлено. Есть лишь несколько блоков, которые допустимо включать в состав:
- Текстовый с резолютивными формулировками. Здесь руководитель сообщает о своих приказах.
- Текстовый с мотивами. Здесь описывается, почему вводят то или иное правило на предприятии.
- Блок с наименованием документа.
Как составить приказ о назначении генерального директора? Кто должен этим заниматься? Порядок написания документа и примеры вы найдёте в .
Руководитель фирмы в обязательном порядке ставит свою подпись на этой бумаге.
Свои подписи ставят и сотрудники, которые отвечают за учёт, корректировку и разработку должностных инструкций, осуществление других необходимых действий в связи с этим документом.
Образец приказа об утверждении должностных инструкций можно скачать .
Резолютивная часть посвящена перечню должностей, для которых и требуется утверждение инструкции.
Обязательно наличие дат, в которые и произошло утверждение. Даты подписания и утверждения должны совпадать друг с другом.
Должностные инструкции в новой редакции
Любая должностная инструкция относится к локальным нормативным актам на предприятии.
Локальные нормативные акты, в любых версиях, утверждаются всего двумя основными способами:
- Приказом или специально издаваемым документом.
- Должностным лицом, руководителем.
Во втором случае действия будут такими. Гриф утверждения проставляется на самом нормативном акте. Это делается только на правой стороне, на поле, которое находится вверху.
Сам гриф состоит из одного слова «Утверждаю», только кавычки отсутствуют. Обязательно наличие должности лица, отвечающего за утверждение. Ставится подпись с датой и инициалами, фамилией.
Если документы утверждаются таким грифом, потом отдельные приказы издавать не нужно.
При наличии приказа об утверждении должностных инструкций
Работодатель самостоятельно определяет форму самого приказа. В таком документе обязательно отразить:
- Фамилии с должностями лиц, которые обязаны соблюдать инструкции.
- Указание об ознакомлении со сроками, за которые это надо сделать.
- Дату, когда локальный акт был введён в действие.
В каких случаях необходимо составить ? Образец акта и правила его использования смотрите по ссылке.
Каждый из способов утверждения правомерен. И имеет законную силу.
Внесение изменений в должностные документы
Чаще всего должностные инструкции подвергаются изменениям, когда корректировки вносятся в объём должностных обязанностей. Либо если другими надо сделать технологические, организационные условия труда на предприятиях.
Порядок внесения изменений в должностные инструкции не установлен точно на законодательном уровне.
Это значит, что у каждой организации есть право на самостоятельную разработку порядка данной процедуры. Сам порядок закрепляется в одном из локальных документов. Главное – учитывать пару факторов при внесении изменений.
Характер. Затрагивают ли изменения основные, важные моменты в индивидуальном или коллективном трудовом договоре?
Способ оформления самого документа, который требует корректировки. Изменения можно оформить либо как самостоятельный документ, либо в качестве приложений.
Создание дополнительного соглашения будет оптимальным решением, если сами инструкции – приложение к основному трудовому договору.
Или можно создать новую редакцию инструкций, если последние оформлены отдельным документом, а сами изменения не касаются основных положений договора.
Руководители кадровой службы должны обязательно оценить, насколько целесообразно введение инструкций и новых положений к ним. На следующем этапе руководству высказывают мнение, каждый из сотрудников.
При необходимости, организуется совместная доработка документа. Если уволены лица, подписавшие и утвердившие документ, менять реквизиты не требуется. Ведь инструкции действуют на протяжении долгого времени.
Приказ об утверждении должностных инструкций - образец его мы приведем в нашей статье . А кроме того, расскажем, какова специфика составления данного документа, обосновывающего процедуру использования фирмой должностных инструкций.
Для чего нужен приказ об утверждении должностных инструкций
Теоретически большинство фирм-работодателей может обходиться без должностных инструкций. Но на практике они нужны для эффективного управления кадрами, поскольку в них закрепляются права, обязанности и ответственность работников согласно их должностям. Подписав должностную инструкцию, сотрудник официально признает их.
Что же касается приказа, он наделяет механизм применения должностных инструкций в фирме юридической силой. Должностные инструкции, выданные сотрудникам без издания руководством соответствующего приказа, могут быть признаны судом или трудинспекцией недействительными, а это чревато появлением значительных рисков для бизнеса. Так, если человек был уволен за неоднократное нарушение должностных обязанностей, прописанных в официально не согласованной с работником инструкции, он имеет хорошие шансы восстановиться на работе через суд.
Структура приказа о введении должностных инструкций
Структура приказа о введении должностных инструкций законодательно не определена даже в виде рекомендаций. Но, исходя из практики кадрового менеджмента, допустимо включить в ее состав:
- блок, в котором указывается наименование документа («Приказ о...»);
- текстовый блок с мотивировочными формулировками («В связи с необходимостью...»);
- текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю...»).
Документ должен быть подписан руководителем фирмы. Сотрудники, которые в соответствии с приказом отвечают за разработку, корректировку, учет должностных инструкций и осуществление иных необходимых действий с ними, должны подтвердить своей подписью факт ознакомления с документом.
В резолютивной части необходимо зафиксировать перечень должностей, для которых утверждается инструкция. Также в ней следует указать даты утверждения инструкций директором. При этом дата подписания приказа должна совпадать с датой утверждения инструкций (или предшествовать ей).
Где скачать образец приказа о должностных инструкциях
Загрузить образец приказа о введении во внутрикорпоративный оборот должностных инструкций вы можете на нашем сайте.
