Электронный офис организуется на предприятиях, в организациях или учреждениях в управленческих структурах.
Основными функциями электронного офиса являются:
автоматизация рутинных работ с документами;
организация электронного документооборота .
Для реализации перечисленных выше функций в электронном офисе выполняется ряд стандартных типовых процедур обработки документов.
1. Автоматизация рутинных работ с документами (Создание документов, офрмление документов, редактирование документов, печать и размножение документов)
2. Организация электронного документооборота (Хранение, передача документов, организация доступа к документам, контроль прохождения документов, контроль исполнения документов)
Программные средства электронного офиса это пакеты прикладных программ, которые позволяют автоматизировать основные процедуры обработки информации в процессе управления.
1. Средства формирования и редактирования документов (Текстовые процессоры, настольные издательские системы, табличные процессоры, графические редакторы, системы управления базами данных, пакеты демонстрационной графики, пакеты программ мультимедиа, программы распознавания символов, программы перевода языков.
2. Организаторы работ (Программы сетевого планирования и управления ресурсами, электронные секретари)
3. Средства организации электронного документооборота (Системы хранения и поиска информации, системы поддержки управления предприятием, системы совместной работы.
Аппаратные средства электронного офиса ¾ это устройства, обеспечивающие техническую реализацию офисных процедур обработки данных. Они подразделяются на основные и дополнительные (рис. 4.8.).
1. Основными техническими средствами электронного офиса являются один или несколько ПК, объединенных в вычислительную сеть и имеющих широкий набор периферийных устройств, таких, как устройства вывода информации на печать (принтеры ), устройства автоматического ввода информации (сканеры , дигитайзеры ) и др. (см. рис. 4.8.).
2. Дополнительные аппаратные средства электронного офиса служат для реализации операций копирования, размножения, оформления и уничтожения документов. В офисной деятельности часто возникает необходимость в получении копий с разработанных документов. Для этих целей применяют два способа, при реализации которых используют различные средства.
25. Организационные формы обработки информации. Принципы их построения.
Так как на отдельных операциях технологического процесса обработки информации могут быть использованы различные технические средства и в различных сочетаниях, на практике существует множество вариантов организации технологического процесса. Для повышения эффективности технологии обработки данных необходимо провести ее стандартизацию .
Ориентация на стандартные технологические процессы приводит к улучшению качества обработки информации.
Основными документами, регламентирующими технологический процесс обработки информации, являются технологические и инструкционные карты.
Технологическая карта представляет собой набор последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой обрабатываемой задаче.
На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.
Организация технологического процесса должна обеспечивать максимальную автоматизацию процессов обработки информации при использовании различных технических средств и высокую достоверность получения результатных данных при минимальных трудовых и стоимостных затратах.
К основным этапам технологического процесса обработки информации относятся следующие этапы:
1. Наподготовительномэтапе осуществляется:
¨ сбор исходных данных (например, сбор информации в технологическом процессе промышленных предприятий);
¨ регистрация информации, т. е. нанесение данных на носитель информации;
¨ контроль правильности исходных данных;
¨ ввод информации в персональный компьютер или передача данных в центр обработки.
2. Основнойэтап обеспечивает непосредственную обработку информации в средствах вычислительной техники, а также при необходимости хранение и поиск первичных и результатных данных. Основной этап занимает ведущее место среди остальных информационных этапов технологического процесса как по значимости, так и по объему.
3. Назаключительномэтапе осуществляется контроль правильности результатных данных, их вывод и передача потребителю для их использования.
26. Понятие АРМ, виды и поддержка функционирования АРМ.
В современных информационных технологиях широко используются автоматизированные рабочие места (АРМ) . Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений . Вычислительная техника при этом работает в тесном взаимодействии с пользователем, который контролирует ее действия, меняет значения отдельных параметров в ходе решения задачи, а также вводит исходные данные для решения задач и функций управления. На практике для каждой группы работников управления такие функции регламентируются должностными инструкциями, положениями, законодательными актами и др.
Создание АРМ обеспечивает:
доступ к современной электронной технике небольших предприятий, что было невозможно в условиях централизованной обработки информации;
простоту, удобство и дружественность по отношению к пользователю;
компактность размещения, высокую надежность, сравнительно простое техническое обслуживание и невысокие требования к условиям эксплуатации;
информационно-справочное обслуживание пользователя;
развитый диалог с пользователем и предоставление ему сервисных услуг;
максимальное использование ресурсов системы;
возможность ведения локальных и распределенных баз данных ;
наличие документации по эксплуатации и сопровождению;
совместимость с другими системами;
Автоматизированные рабочие места можно классифицировать по нескольким признакам:
¨ АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ. Они обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники ¾ работников собственного информационно-вычислительного средства.
¨ АРМ, построенные на базе малых ЭВМ. Они несколько снижают стоимостные затраты на организацию и эксплуатацию АРМ, но сохраняют большинство недостатков, присущих АРМ, построенным на базе больших ЭВМ.
¨ АРМ, созданные на базе персональных компьютеров. Это наиболее простой и распространенный вариант автоматизированного рабочего места в современных информационных технологиях. В этом случае АРМ рассматривается как система, в которой пользователь сам непосредственно выполняет все функциональные обязанности по преобразованию информации.
По специализации можно выделить следующие виды автоматизированных рабочих мест:
¨ АРМ руководителя предназначено для выполнения функций оперативного управления и функций принятия решений. Автоматизированное рабочее место руководителя позволяет:
¨ АРМ специалиста предоставляет пользователю возможность проводить аналитическую работу, максимально используя всю необходимую информацию.
¨ АРМ технического работника позволяет автоматизировать выполняемую пользователем ежедневную рутинную работу
Функционирование любого типа АРМ требует различных видов обеспечения:
1. Техническое обеспечение АРМ ¾ это обоснованный выбор комплекса технических средств для оснащения рабочего места специалиста.
Основу технического обеспечения АРМ составляют персональные компьютеры различных мощностей и типов с широким набором периферийных устройств.
2. Информационное обеспечение АРМ ¾ это информационные базы данных, используемые на рабочем месте пользователя.
Информационная база АРМ должна удовлетворять следующим требованиям:
¨ представлять полную, достоверную и своевременную информацию для решения профессиональных задач пользователя с минимальными затратами на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
¨ способствовать осуществлению диалога пользователя с ПК, предусмотрев для этого необходимые средства и методы;
¨ сохранять адекватность содержания внешней (документной) и внутренней (на магнитных носителях прямого доступа) форм хранения информации в разрезе тех объектов, с которыми работает исполнитель;
¨ обеспечивать простоту доступа к любой информации, защиту от несанкционированного доступа к тем или иным данным и высокую производительность в работе с данными;
¨ информационная база должна быть минимально избыточна и одновременно удобна для архивирования данных.
3. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач. Математическое обеспечение включает средства моделирования процессов управления, методы и средства решения типовых задач управления, методы оптимизации исследуемых управленческих и производственных процессов и принятия решений (методы многокритериальной оптимизации, математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и т. д.). Техническая документация по математическому обеспечению содержит описание задач, задания по алгоритмизации, экономико-математические модели задач, текстовые и контрольные примеры их решения.
4. Программное обеспечение АРМ определяет его интеллектуальные возможности, профессиональную направленность, широту и полноту осуществления функций, возможности применения различных технических устройств (блоков).
5. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языки-посредники в сетях. Языковые средства АРМ необходимы для однозначного смыслового соответствия действий пользователя и аппаратной части ПК.
Основу языков лингвистического обеспечения АРМ составляют заранее определяемые термины, а также описания способов, с помощью которых могут устанавливаться новые термины, заменяться или дополняться существующие. Возможности языка во многом определяют также списки правил, на основе которых пользователь может строить формальные конструкции, соответствующие реализации информационной потребности. Например, в одних АРМ данные и конструкции представляются в виде таблиц, в других ¾ в виде операторов специального вида.
6. Технологическое обеспечение АРМ представляет собой некоторую четко установленную совокупность проектных решений, определяющих последовательность операций, процедур, этапов в соответствующей сфере деятельности пользователя .
Технологическое обеспечение АРМ должно предусматривать выполнение следующих операций:
¨ ввод информации с документов при помощи клавиатуры (с визуальным контролем по экрану дисплея);
¨ ввод данных в ПЭВМ с магнитных носителей с других АРМ;
¨ прием данных в виде сообщений по каналам связи с других АРМ в условиях функционирования локальных вычислительных сетей ;
¨ редактирование данных и манипулирование ими;
¨ накопление и хранение данных;
¨ поиск, обновление и защита данных;
¨ вывод на экран, печать, магнитный носитель результатной информации, а также различных справочных и инструктивных сообщений пользователю;
¨ формирование и передача данных на другие АРМ в виде файлов на магнитных носителях или по каналам связи в вычислительных сетях;
¨ получение оперативных справок по запросам.
7. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании ПЭВМ или терминала на их рабочем месте. При этом возникает необходимость:
¨ определить функции и задачи каждого специалиста;
¨ регламентировать взаимодействие работников;
¨ обеспечить персонал инструктивными материалами на всех технологических операциях автоматизированной обработки информации.
8. Методическое обеспечение АРМ состоит из методических указаний, рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности их функционирования. Оно включает в себя также организованную машинным способом справочную информацию об АРМ в целом и отдельных его функциях, средства обучения работе на АРМ, демонстрационные и рекламные примеры.
9. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, выполнение которых должно создавать максимально комфортные условия для использования АРМ специалистами, быстрейшего освоения технологии и качественной работы на АРМ. Комфортные условия предполагают выбор специальной мебели для размещения технической базы АРМ, организацию картотек для хранения документации и магнитных носителей.
10. Правовое обеспечение АРМ включает систему нормативно-правовых документов, которые должны четко определять права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ, а также комплекс документов, регламентирующих порядок хранения и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т. д.
27. Текстовые информационные технологии. Общая характеристика. Типы текстовых редакторов и процессоров.
Все информационные технологии для работы с текстами можно разделить на две группы:
1) текстовые редакторы;
2) текстовые процессоры.
Текстовый редактор - это программное средство для подготовки текстовых документов. В настоящее время существует много программных средств этой группы, начиная от самых простых до сложных издательских систем.
Текстовые редакторы представляют собой достаточно простые инструменты обработки текста, не поддерживающие форматирование (изменение внешнего вида текста), вставку рисунков, объектов и т. д. Текстовые редакторы сохраняют файлы в ASCII-формате. Основное назначение текстовых редакторов - создание и редактирование исходных текстов программ на языках программирования высокого уровня, ввод и редактирование тэгов HTML, XML, редактирование пакетных и INI-файлов и т. д. Следовательно, основными пользователями текстовых редакторов являются программисты и системные администраторы. В качестве примера текстового редактора можно привести «Блокнот», входящий в состав стандартных программ операционной системы Windows.
Текстовый процессор - это компьютерная программа, предназначенная для ввода, редактирования, форматирования, сохранения в электронном виде и вывода на печать документов.
В отличие от текстовых редакторов, создающих ASCII-файлы, текстовый процессор сохраняет файлы либо в двоичном формате (например, в формате MS Word), либо добавляет к тексту специальные тэги разметки (например, файлы в формате RTF - Rich Text Format) (подробнее о тэгах см. разд. 6.2 настоящего пособия). Каждый текстовый процессор имеет собственный формат сохранения документов; для того чтобы открыть в текстовом процессоре документ, созданный в другом текстовом процессоре, необходима специальная программа - конвертер. Существуют также и универсальные форматы документов, поддерживаемые большинством текстовых процессоров, например формат RTF . Текстовый процессор отличается от текстового редактора тем, что он позволяет не только вводить и редактировать тексты, но и форматировать их, осуществлять вставки различных графических, табличных, аудио- и видеофайлов в текст для формирования итогового документа и др.
Форматирование электронного документа - это оформление документа, т. е. определение размеров листа, выделение заголовков, выравнивание текста, настройка красной строки в абзацах, вставка рисунков, объектов и другого графического материала в текст. Подготовка документов с использованием текстовых процессоров включает в себя следующие этапы:
набор текста;
редактирование текста;
форматирование отдельных структурных элементов будущего документа;
печать документа;
сохранение документа для дальнейшего использования.
28. Понятие пользовательского интерфейса, его виды, принципы построения.
В информационных технологиях конечного пользователя важное значение имеет пользовательский интерфейс ¾ совокупность элементов, позволяющих пользователю управлять работой программы или вычислительной системы и получать требуемые результаты. Фактически, пользовательский интерфейс ¾ это канал, по которому осуществляется взаимодействие пользователя и программы.
Пользовательский интерфейс реализует работу человека на персональном компьютере посредством элементов взаимодействия.
Элемент взаимодействия ¾ это элемент пользовательского интерфейса, с помощью которого пользователь непосредственно взаимодействует с программой или вычислительной системой.
Различают активные и пассивные элементы взаимодействия:
1. Активные элементы взаимодействия (команды управления системными настройками,команды управления программными ресурсами, команды работы с файловой системой)
2. Пассивные элементы взаимодействия (информационные сообщения, подсказки, справочная система)
Развитие уровней логического представления данных прошло несколько этапов:
1-й этап. От битов к байтам . Бит ¾ фундаментальная единица информации в логической модели представления данных, однако технологически удобнее обрабатывать совокупности битов ¾ байты. Представление информации в виде байтов стало первым шагом в развитии логического уровня представления данных.
2-й этап. От байтов к блокам (сегментам) . Следующим шагом стало объединение байтов в блоки, что дало возможность обращаться и обрабатывать большие совокупности данных (блоки) как единое целое.
3-й этап. От блоков к файлам. Файл ¾ совокупность битов (байтов, блоков), имеющих собственное имя. Появление файлов стало следующей вехой в эволюции моделей представления данных. Теперь файл стал высшей формой логического представления данных, с которой работают пользователи и программное обеспечение .
4-й этап. От файлов к объектам. Переход от файлов к объектам сделан лишь на формальном уровне. Фактически объекты ¾ те же файлы или их совокупности, однако совокупности файлов ¾ есть наиболее близкий к будущему метод организации данных, когда файлы останутся «видны» лишь операционной системе , как в свое время байты остались «видны» лишь процессору.
Развитие средств взаимодействия с пользователем также прошло несколько этапов
1-й этап. Первым шагом в развитии средств взаимодействия пользователя и ЭВМ стало создание таких устройств, как монитор и клавиатура, которые позволяли вводить информацию и отображать результаты выполнения программ.
2-й этап. Средства позиционного ввода (манипуляторы типа «мышь») стали революционным прорывом в построении пользовательских интерфейсов , т. к. стало возможным организовать взаимодействие пользователей и ЭВМ не с помощью команд, которые необходимо вводить вручную в командную строку, а с помощью выбора объектов, которые обозначают данные команды.
3-й этап. Появление цветных мониторов и мультимедиа привело к созданию более эргономичных графических пользовательских интерфейсов и позволило применять более широкий спектр средств передачи информации: от однотонных звуков бипера, графических статических и подвижных изображений к полноценному качественному видео и аудио.
4-й этап. Световое перо позволило создать компьютеры планшетного карманного типа и соответствующие им графические пользовательские интерфейсы, ориентированные на работу с рукописным вводом.
5-й этап. Виртуальная реальность ¾ следующий этап развития пользовательских интерфейсов. Взаимодействие пользователя и ЭВМ осуществляется с помощью различных сенсоров, таких, как, например, шлем и перчатки, которые связывают его движения и впечатления и аудиовизуальные эффекты. Будущие исследования в области виртуальной реальности направлены на увеличение чувства реальности наблюдаемого
Согласно общепринятой классификации, существующие на практике интерфейсы можно разделить на следующие виды:
1. Командный интерфейс. Одним из основных и наиболее старых является интерфейс командной строки. Командный (командно-строчный) интерфейс получил наибольшее развитие во времена расцвета больших многопользовательских систем с алфавитно-цифровыми дисплеями. Он характеризуется тем, что пользователь осуществляет взаимодействие с ЭВМ посредством командной строки, в которую вводятся команды определенного формата, а затем передаются к исполнению.
2. Графический интерфейс пользователя является обязательным компонентом большинства современных программных продуктов, ориентированных на работу конечного пользователя. Основными достоинствами графического интерфейса являются наглядность и интуитивная понятность для пользователя, а также общность интерфейса программ, написанных специально для функционирования в графической среде. Пользователь, научившись рабо
3. SILK-интерфейс (Speech, Image, Language, Knowledge ¾ речь, образ, язык, знание). В настоящее время SILK-интерфейс существует лишь как «голосовой» (если не считать биометрических интерфейсов, применяющихся не для управления компьютером, а лишь для идентификации пользователя). Это очень перспективное направление по той причине, что вводить информацию с голоса ¾ самый быстрый и удобный способ. Но его практические реализации пока не стали доминирующими, т. к. качество распознавания устной речи пока далеко от идеала.
Пользовательские интерфейсы строятся с соблюдением принципов:
1. Принцип структуризации. Пользовательский интерфейс должен быть целесообразно структурирован. Родственные его части должны быть связаны, а независимые ¾ разделены; похожие элементы должны выглядеть похоже, а непохожие ¾ различаться.
2. Принцип простоты. Наиболее распространенные операции должны выполняться максимально просто. При этом должны быть ясные ссылки на более сложные процедуры.
3. Принцип видимости. Все функции и данные, необходимые для выполнения определенной задачи, должны быть видны, когда пользователь пытается ее выполнить.
4. Принцип обратной связи. Пользователь должен получать сообщения о действиях системы и о важных событиях внутри нее. Сообщения должны быть краткими, однозначными и написанными на языке, понятном пользователю.
5. Принцип толерантности. Интерфейс должен быть гибким и терпимым к ошибкам пользователя. Ущерб от ошибок должен снижаться за счет возможности отмены и повтора действий и за счет разумной интерпретации любых разумных действий и данных.
6. Принцип повторного использования. Интерфейс должен многократно использовать внутренние и внешние компоненты, достигая тем самым унифицированности.
Существует три основных критерия качества пользовательского интерфейса:
¨ скорость работы пользователей;
¨ количество человеческих ошибок;
¨ скорость обучения.
29. Уровни представления данных в ЭВМ.
Эталонная модель взаимодействия открытых систем состоит из семи уровней:
1. Сетезависивымые уровни (Физический, Канальный, Сетевой)
2. Сетенезависимые уровни (Транспортный, Сеансовый, Представительский, Прикладной)
Физический уровень ¾ базовый уровень в иерархии протоколов модели взаимодействия открытых систем.
Назначение физического уровня состоит в обеспечении механических, электрических, функциональных и процедурных средств для установления, поддержания и разъединения физических соединений с целью передачи последовательностей бит между объектами сети.
Канальный уровень обеспечивает надежную передачу массивов данных между сетевыми открытыми системами, непосредственно связанными некоторой физической средой передачи данных.
Назначение канального уровня заключается в управлении доступом к передающей среде и в управлении передачей данных.
Сетевой уровень служит для образования единой транспортной системы, объединяющей несколько сетей, причем эти сети могут использовать различные принципы передачи сообщений между конечными узлами и обладать произвольной структурой связей.
Назначение сетевого уровня заключается в установлении, поддержании и разъединении сетевых соединений между объектами транспортного уровня и прокладке оптимальных маршрутов для передачи пакетов данных через топологию подсетей связи.
Транспортный уровень обеспечивает приложениям или верхним уровням модели ¾ прикладному и сеансовому ¾ передачу данных с той степенью надежности, которая им требуется.
Назначение транспортного уровня : обеспечение надежного, последовательного обмена данными между пользователями с использованием сетевого уровня и управление потоком данных, чтобы гарантировать правильный прием блоков данных.
Сеансовый уровень устанавливает, управляет и завершает сеансы взаимодействия между прикладными задачами.
Назначение сеансового уровня ¾ обеспечивать управление диалогом для того, чтобы фиксировать, какая из сторон является активной в настоящий момент, а также предоставлять средства синхронизации .
Представительный уровень (уровень представления данных) отвечает за то, чтобы информация, посылаемая из прикладного уровня одной системы, была читаемой для прикладного уровня другой системы.
Назначение представительного уровня ¾ обеспечение независимости прикладных взаимодействующих объектов от использования конкретного синтаксиса (кодирования) передаваемой информации.
Прикладной уровень является границей между процессами сети и прикладными (пользовательскими) процессами.
Назначение прикладного уровня ¾ обеспечить доступ прикладных процессов к среде передачи информации для обеспечения их взаимодействия при решении общей задачи.
30. Развитие уровней представления данных и средств взаимодействия с пользователем.
Начальная стадия развития сетей LAN, MAN и WAN имела во многих отношениях хаотический характер. В начале 80-х годов XX века резко увеличились размеры сетей и их количество. По мере того как компании осознавали, что, используя сетевые технологии, они могут сэкономить значительные средства и повысить эффективность своей работы, они создавали новые сети и расширяли уже существовавшие с той же быстротой, с какой появлялись новые сетевые технологии и новое оборудование.
Однако к середине 80-х годов эти же компании стали испытывать трудности с расширением уже существующих сетей. Сетям, использовавшим различные спецификации и реализованным различными способами, стало все труднее осуществлять связь друг с другом. Компании, оказавшиеся в такой ситуации, первыми осознали, что необходимо отходить от использования фирменных (proprietary) сетевых систем.
Для решения проблемы несовместимости сетей и их неспособности осуществлять связь друг с другом международная организация по стандартизации (International Organization for Standardization - ISO) разработала различные сетевые схемы, такие, как DECnet, системная сетевая архитектура (Systems Network Architecture - SNA) и стек протоколов TCP/IP. Целью создания таких схем была разработка некоторого общего для всех пользователей набора правил работы сетей. В результате этих исследований организация ISO разработала сетевую модель, которая смогла помочь производителям оборудования создавать сети, совместимые друг с другом и успешно взаимодействовавшие. Процесс подразделения сложной задачи сетевой коммуникации на отдельные более мелкие можно сравнить с процессом сборки автомобиля.
Процесс проектирования, изготовления деталей и сборки автомобиля, если его рассматривать как единое целое, является весьма сложным. Маловероятно, что нашелся бы специалист, который смог бы решить все требуемые задачи при сборке автомобиля: собрать машину из случайным образом подобранных деталей или, скажем,
при изготовлении конечного продукта непосредственно из железной руды. По этой причине проектированием автомобиля занимаются инженеры»проектировщики, инженеры-литейщики проектируют формы для литья деталей, а сборочные инженеры и техники занимаются сборкой узлов и автомобиля из готовых деталей.
Эталонная модель OSI
(OSI reference model
), обнародованная в 1984 году, была описательной схемой, созданной организацией ISO. Эта эталонная модель предоставила производителям оборудования набор стандартов, которые обеспечили большую совместимость и более эффективное взаимодействие различных сетевых технологий и оборудования, производимого многочисленными компаниями во всем мире.
Эталонная модель OSI является первичной моделью, используемой в качестве
основы для сетевых коммуникаций.
Хотя существуют и другие модели, большинство производителей оборудования и программного обеспечения ориентируются на эталонную модель OSI, особенно когда желают обучить пользователей работе с их продуктами. Эталонная модель OSI в настоящее время считается наилучшим доступным средством обучения пользователей принципам работы сетей и механизмам отправки и получения данных по сети.
Эталонная модель OSI определяет сетевые функции, выполняемые каждым ее уровнем. Что еще более важно, она является базой для понимания того, как информация передается по сети. Кроме того, модель OSI описывает, каким образом информация или пакеты данных перемещается от программ»приложений (таких, как электронные таблицы или текстовые процессоры) по сетевой передающей среде (такой, как провода) к другим программам»приложениям, работающим на другом компьютере этой сети, даже если отправитель и получатель используют разные виды передающих сред.
Похожая информация.
Пример.
1) порядка 2 относительно при ;
2) 
-
б.б.3-го порядка относительно при .
Решение задач управления и принятие решений подразумевают широкое использование автоматизированных информационных технологий, другими словами– работу в электронном офисе.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
· один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть (локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса);
· печатающие устройства;
· средства копирования документов;
· модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ);
· сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
· стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
· проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в электронном офисе являются специалисты.
В настоящее время существуют готовые инструментальные программные средства, которые позволяют методом интерпретации быстро разрабатывать собственные программно-ориентированные продукты – пакеты прикладных программ. Для этого нужно быть, прежде всего, хорошим специалистом в своей области и в меньшей степени владеть программированием.
1.2.Автоматизация деловых процессов
Одной из основных задач, присущих электронному офису, является документационное обеспечение управления, которое состоит из различных видов офисных работ и предполагает проведение большого объема деловых процессов.
Анализ деловых процессов, выполняемых работниками офиса, позволяет классифицировать в общем виде как задачи, решаемые предприятием (организацией), так и исполнителей этих задач. Такая классификация задач основана на степени их интеллектуальности и сложности.
Первый класс. Наиболее простые задачи, состоящие из полностью формализуемых процедур, выполнение которых не представляет особых трудностей для исполнителей. Эти задачи легко стандартизуются и программируются. К ним относятся контроль и учет, оформление документов, их тиражирование, рассылка и т. п. Подобного рода задачи в настоящее время решаются практически всеми автоматизированными информационными системами (например, «Бухгалтерский учет», «Подготовка производства», «Кадры», «Складской учет» и т.д.). Задачи этого класса, если они используются для принятия решений, называются задачами принятия решений в условиях полной определенности. При этом случайные и неопределенные факторы отсутствуют. Такие задачи часто решаются путем разработки различного вида информационных систем с использованием средств языка системы управления базами данных (СУБД).
Второй класс .Более сложные задачи – задачи принятия решений в условиях риска, т. е. в том случае, когда имеются случайные факторы, для которых известны законы их распределения. Постановка и решение таких задач возможны на основе методов теории вероятностей, аналитического и имитационного моделирования.
Третий класс. Слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или не измеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для таких задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановка задач базируется на принятии решений в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.
Четвёртый класс. Задачи принятия решений в условиях противодействия или конфликта (например, необходимо учитывать наличие активно действующих конкурентов, преследующих собственные интересы). В задачах этого класса могут иметься случайные факторы, для которых известны или не известны законы их поведения. Постановка и решение таких задач возможны (правда не всегда) методами теории вероятностей, теории нечетких множеств и теории игр.
Пятый класс. Наиболее сложные задачи принятия решений при отсутствии возможности формализации из-за высокой степени неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т. п. Основой решения этого класса задач являются творческий потенциал исполнителя, особенности его личности, а также атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция, образование и т.п.). Решение таких задач возможно с применением экспертных систем.
1.3.Классификация работников офиса
При классификации работников офиса явно выделяются три группы (см. рис. 1).
Рис. 1. Классификация работников офиса в зависимости от уровня управления
Менеджеры высшего звена –топ-менеджеры (генеральные директора, главные администраторы, распорядители, директора, начальники отделов и т.п.), решающие задачи четвертого и пятого классов. Творческий элемент их деятельности максимален, а рутинное содержание минимально. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются основными потребителями обобщенных информационных ресурсов учреждения.
Менеджеры среднего звена и специалисты составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго и третьего классов и формируют интеллектуальный базис учреждения.
Эффективность функционирования учреждения в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации.
Творческое начало в работе специалистов высоко и варьируется в достаточно широких пределах. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы различна и при рациональной технологии должна быть очень незначительной (хотя на практике этого не происходит).
Исполнители, менеджеры низшего звена – технические работники, которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты (clercs) – кассиры, корректоры, экспедиторы, учетчики (младшие бухгалтеры) и т.п.
Работа их регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой же группе относятся работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентированную работу, не требующую полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности учреждения с минимальным количеством сбоев и ошибок. Наиболее многофункциональными работниками данной группы являются секретари. Они подготавливают письма, памятные записки и другие документы, копируют и рассылают документы, ведут файлы документов, осуществляют телефонные контакты, планируют встречи и поездки, организуют «календари» своих руководителей.
Соглашение об использовании материалов сайта
Просим использовать работы, опубликованные на сайте , исключительно в личных целях. Публикация материалов на других сайтах запрещена.
Данная работа (и все другие) доступна для скачивания совершенно бесплатно. Мысленно можете поблагодарить ее автора и коллектив сайта.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
- 1. Печатные - создаются и распечатываются на одном рабочем листе или в одной рабочей группе. Дальнейшее движение документа происходит только в бумажной форме.
- 2. Электронные документы в формате текстового процессора Word передаются заказчику в виде файлов. Электронный документ, как правило, не является окончательным. Заказчик может его дорабатывать, форматировать, распечатывать или использовать компоненты этого документа для подготовки своих документов (книг, журналов, сборников статей).
- 3. Web-документы для работы в Интернете. Наиболее широк выбор средств форматирования и управления цветом.
- Network Diagram (сетевой график);
- Descriptive Network Diagram (сетевой график с описанием);
- Relationship Diagram (схема данных).
- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
- переход на безбумажную технологию;
- автоматизация рутинных операций по обработке информации;
- архивация информации;
- создание и поддержка приложений;
- обеспечение сохранности, целостности и достоверности информации;
- установление уровней доступа и защита от несанкционированного доступа к информации;
- обеспечение эффективного поиска информации по различным критериям;
- создание гибкой системы разделения и распределения информации;
- организация коллективной работы пользователей в локальных и глобальных информационных сетях;
- быстрая и надежная связь и передача информации по каналам связи удаленным пользователям;
- обеспечение дружественного единого интерфейса пользователя со всеми компонентами системы.
- ввод документов с целью их последующей обработки и оформления;
- регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
- распределение документов по исполнителям с назначением срока исполнения по соответствующим нормативам;
- контроль исполнения документов с выдачей напоминаний исполнителям;
- поиск документов по запросам;
- ведение оперативных и архивных фондов хранения документов;
- поиск архивной документации по запросам;
- формирование статистических данных, составление различных итоговых и сводных документов;
- формирование справок руководству о состоянии исполнения документов;
- внутренний и внешний обмен документами.
Понятие автоматизированных информационных технологий, их значение и классификация. История развития технологии, основные типы и решаемые задачи. Особенности электронного и виртуального офиса, роль экспертной поддержки и интерактивной машинной графики.
презентация , добавлен 25.06.2013
Классификация автоматизированных информационных систем. Классические примеры систем класса А, B и С. Основные задачи и функции информационных систем (подсистем). Информационные технологии для управления предприятием: понятие, компоненты и их назначение.
контрольная работа , добавлен 30.11.2010
Разработка программных средств, облегчающих процесс проектирования программного обеспечения. Анализ развития мировых информационных ресурсов. Аппаратные средства и функции Электронного офиса, электронный документооборот. Служба обмена сообщениями ICQ.
контрольная работа , добавлен 01.10.2012
Информационные системы и технологии в экономике: основные понятия и определения. Составляющие информационных технологий, их классификация. Особенности систем ведения картотек, обработки текстовой информации, машинной графики, электронной почты и связи.
реферат , добавлен 06.10.2011
Концепция электронного офиса, макет офисного помещения. Штатное расписание организации и проектирование автоматизированных рабочих мест. Критерии выбора технических средств и программного обеспечения. Значение международных классификаций информации.
контрольная работа , добавлен 17.06.2010
Сущность автоматизации управления документооборотом. Понятие электронного документа и функции традиционного документа. Системы электронного документопроизводства. Новый подход к созданию документов и использование корпоративных информационных порталов.
реферат , добавлен 27.02.2009
Концепция программного средства, позволяющего повысить качество проектного менеджмента и снизить риски проектной деятельности. Электронный проектный офис как система поддержки принятия решений. Оценка экономической эффективности использования продукта.
дипломная работа , добавлен 15.10.2013
Применение информационных технологий при анализе финансовых потоков организации. Сущность электронного документооборота и его возможности. Принципы работы со служебной корреспонденцией. Информационные технологии управления отношениями с контрагентами.
Текстовый процессор Word. Представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. В настоящее время известно большое количество текстовых процессоров: Лексикон, MultiEdit, MS DOS Editor, MS Word Perfect for Windows, MS Word for Windows, Comfo text и т. п.
Основные типы документов в Word:
Табличный процессор Excel. Предоставляет технологии для выполнения экономических расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм, выполнять задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных. Табличный процессор Excel содержит средства для совместной работы целого коллектива сотрудников, которые физически находятся в совершенно разных местах, даже в разных городах. Табличный процессор Excel позволяет сохранить работу в виде web-страницы и опубликовать ее на сайте для всеобщего обозрения.
Файлы, создаваемые в табличном процессоре Excel, называются рабочими книгами. Рабочая книга состоит из отдельных рабочих листов, которых может быть один или несколько. Рабочие листы могут быть связаны между собой или совершенно независимы.
Данные, вводимые в рабочий лист, принимают значения даты и времени, денежных сумм, любые числа, текст, графику и т. д.
Система управления базами данных Access. Реализует технологии структурирования информации посредством гипертекстовой технологии. Работает с таблицами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрестными гиперссылками, что позволяет выполнять различные запросы.
Подготовка презентаций в программе Power Point. Программа Power Point предоставляет средства для подготовки презентаций, иллюстративного материала.
В пакет Microsoft Office для Windows входит приложение MS Power Point, предназначенное для создания и редактирования произвольных презентаций. Техника обработки презентаций тесно связана с техникой редактирования текстовых документов.
Презентация (англ, prezentation - представление) - это набор цветных иллюстраций - слайдов на определенную тему, который хранится в файле специального формата с расширением.ppt (для шаблонов презентаций.pot).
Термин «презентация» связан с информационными и рекламными функциями иллюстраций, которые рассчитаны на определенную категорию зрителей: потенциальных покупателей и заказчиков, акционеров, посетителей юридических консультаций, журналистов, читателей, аспирантов, студентов и т. д. В настоящее время презентации широко используются во всевозможных конференциях, семинарах, на защитах дипломных проектов и т. п.
Почтовая система Outlook Express. Почтовая система и персональный диспетчер Outlook Express обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную книгу и другие технологии.
Технология создания и поддержки web-узлов Front Page. Программа для работы с web-узлами, наборами специально оформленных web-страниц, связанных между собой перекрестными гипертекстовыми ссылками.
Настольная издательская система Publisher. Выполняет многие технологии Word. Результат ее работы - документ в виде высококачественного полиграфического издания.
Программа для управления проектами Microsoft Project. Предназначена исключительно для управления проектами. Другое важное отличие состоит в том, что с программой Microsoft Project невозможно работать без знания теории управления проектами и особенностей этой программы.
Рабочая область программы состоит из панели представлений и собственно представлений проектных данных. Представление - это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать как таблицы, диаграммы и формы, так и их комбинации.
Диаграмма Ганта - это одно из наиболее популярных средств графического представления плана проекта, применяемое в программах для управления проектами.
Сетевой график, или блок-схема, - не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. В программе Microsoft Project имеются три вида сетевых графиков:
Основные функции современной офисной системы. Современная офисная система выполняет следующие функции:
Основные задачи офисной автоматизации. С помощью технологии автоматизированного делопроизводства решаются следующие задачи:
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.
В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:
один или несколько ПК, возможно, объединенные в сеть – локальную или глобальную, в зависимости от рода деятельности офиса,
печатающие устройства;
средства копирования документов;
модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ).
сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте;
проекционное оборудование для проведения презентаций.
Определяя электронный офис, как организованную для достижения общей цели совокупность специалистов, средств вычислительной и другой техники, математических методов и моделей, интеллектуальных продуктов и их описаний, а также способов и порядка взаимодействия указанных компонентов, следует подчеркнуть, что главным звеном и управляющим субъектом в перечисленном комплексе элементов был и остается по сей день человек, специалист.
Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач любой предметной области.
Основу интегрированного пакета (ИП) составляют:
текстовый редактор;
электронная таблица;
средства телекоммуникаций;
графические возможности, т.е. все то, что необходимо для самых распространенных видов работ в любом из офисов.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.
Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.
В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта
Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Corel Office)
Smart Suite фирмыLotusDevelopment(в настоящее время подразделениеIBM)
Microsoft Office фирмы Microsoft.
Самым популярным набором офисных приложений является интегрированный пакет MicrosoftOffice.
Виртуальный офис.
В последнее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению виртуальных офисов.
Информационные технологии виртуальных офисов основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому, абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.
1. Дайте понятие офиса.
2. Назовите информационные потоки в офисе.
3. Чем характеризуется электронный офис?
4. Что такое виртуальный офис?
5. Какие программные продукты используются в электронном офисе?
6. Какие аппаратные средства используются в электронном офисе?
7. Дайте понятие офиса как коммуникационной системы.
