Секретарь – своеобразный координационный центр каждой организации.
Существует заблуждение, что с функциями секретаря вполне справится любой грамотный человек.
Однако это не так, и кандидат на должность секретаря должен обладать рядом профессиональных качеств для выполнения всех функций.
Основные функции секретаря
В обязанности секретаря руководителя любой организации входят следующие задачи :
- приём и отправка корреспонденции;
- ведение делопроизводства (создание и приём документов, обработка материалов, необходимых для работы организации и лично руководителя и т.д.);
- организация встреч и переговоров руководителя, получение информацию для руководителя и отправление его резолюций сотрудникам;
- проведение подготовки к заседаниям и совещаниям и организация их проведения;
- создание необходимых условий для работы руководителя в его рабочем кабинете;
- контакты с посетителями и клиентами организации лично и путём телефонных переговоров;
- введение необходимой информации в банк данных и распечатывание необходимых руководителю или другим сотрудникам сведений из него.
Исходя из данных функций, секретарь должен знать :
- основы современного делопроизводства и архивного дела;
- основы трудового законодательства и административного права;
- правила делового общения и составления деловых бумаг;
- правила организации труда руководителя.
Личностные характеристики
Организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость – вот основные черты, которыми в обязательном порядке должен обладать секретарь.
С секретарём встречается каждый посетитель компании, и контактируют в связи со своими служебными обязанностями все её сотрудники. Спокойно и с неизменной улыбкой должен общаться секретарь со всеми, несмотря на своё настроение и собственное самочувствие.
Секретарь должен обладать организаторскими умениями и навыками, способностью самоорганизации .
Умение быстро перестраиваться в нестандартных ситуациях, проявлять инициативу в организации работы компании, действовать в некоторых случаях без особых указаний особенно ценятся руководителям.
Рассматриваем резюме секретаря
Вопросы на собеседовании для секретаря — это очень важно, однако начинается все с рассмотрения резюме кандидата.
Главная цель любого резюме – представление профессиональных навыков и личностных качеств, требуемых для определённой должности.
Правильно составленное резюме — это самореклама, призванная заинтересовать работодателя .
Оформить его нужно таким образом, чтобы с вами хотелось встретиться и поговорить.
Составлять резюме стоит в расчёте на конкретного работодателя. Нельзя использовать один и тот же, универсальный текст резюме на должность секретаря для обращения во все организации сразу.
Перед составлением резюме изучите требования конкретной вакансии, и составляйте текст, ориентируясь именно на них. Если в объявлении есть особые пожелания, не забудьте отметить своё соответствие именно им
Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.
Одним из требований резюме является предоставление фотографии . Не нужно помещать в него фото, где вы отдыхаете на море, веселитесь в клубе или нюхаете цветочки на даче. Ваша задача – показать, что вы деловой человек, поэтому представьте фото в деловой обстановке, на котором чётко видно лицо и умный взгляд.
Оформление резюме – особый вопрос . Желание раскрасить листочек всеми цветами радуги и вензелями различных диковинных шрифтов приводит к тому, что потенциальный руководитель даже не читает текст. Резюме – документ и оформлять его нужно единым, строгим шрифтом одного цвета, выделяя наиболее важные моменты жирным курсивом. Каждый блок должен быть чётко структурирован и отделён от других подзаголовком.
Перечитайте текст несколько раз и проверьте на наличие ошибок. Их не должно быть в резюме ни в коем случае, поскольку секретарь должен быть грамотным. В процессе работы ему придётся исправлять ошибки сотрудников и даже руководителя, а как он будет это делать, если не может грамотно построить собственный документ.
Подготовка к собеседованию
Каждая конкретная организация имеет свою специфику работы, поэтому нужно перед беседой выяснить как можно больше о ней и сфере, в которой проходит её деятельность. 
В любом случае ведите себя достойно, не срывайтесь на крик. Даже провал в собеседовании – не конец жизни и не катастрофа, а определённый жизненный опыт. Если вы будете помнить об этом, спокойствие и уверенность вам гарантированы.
Как видите, пройти собеседование на должность секретаря не так уж и сложно, главное следовать определенным правилам.
Инструкция
На вакансию секретаря-референта обычно приглашают девушек и женщин самого разного возраста. Прекрасно, если у соискательницы уже есть опыт подобной работы, но многие компании согласны обучить новую сотрудницу самостоятельно. Желательно будет иметь диплом о высшем образовании. Если такого диплома нет, понадобится сертификат об окончании курсов секретарей-референтов.
Обязательным требованием для работы секретарем-референтом является отличное знание офисной техники и основных компьютерных программ, а желательным будет знание иностранного языка хотя бы на среднем уровне. Конечно же, чем серьезнее компания, в которую соискатель подает резюме, тем выше будут требования и строже проверка.
Для того, чтобы найти открытые вакансии на секретарей-референтов, не потребуется много времени. Информация о таких вакансиях есть на сайтах, посвященных поиску работы, в газетных объявлениях, на ресурсах компаний. Однако нужно учесть, что многие руководители ищут не просто очередного безликого работника, а своего личного секретаря, поэтому и выбирать такого человека будут очень тщательно. Да и самой соискательнице будет проще работать с тем начальником, который ей понравится, ведь работа будет проходить непосредственно с этим человеком на протяжении длительного времени. Чтобы найти такого работодателя, нужно хорошо потрудиться.
Для начала представьте, в какой компании вы хотели бы работать, какой должен быть у нее офис, какие из обязанностей вы бы хотели выполнять, а от каких предпочли бы отказаться. Искать компании нужно именно по тем требованиям, которые вы зададите для поиска. Кроме того, нужно грамотно составить резюме, описать свой опыт работы и должностные обязанности в других компаниях, место учебы, выгодно представить для работодателя преимущества найма именно вашей кандидатуры, чтобы резюме не затерялось среди десятка других.
Но важнее всего будет пройти собеседование, потому что секретаря-референта обычно нанимают после небольшого конкурса и просмотра кандидатов. Если ваше резюме сыграло свою роль, вас пригласили на собеседование, нужно подготовиться к нему заранее. Обязательно продумайте ответы на возможные вопросы: о ваших сильных и слабых сторонах, о том, почему вы хотите занять именно эту должность, что умеете делать.
Для собеседования постарайтесь выбрать образ, который мог бы стать одновременно и запоминающимся, и эффектным, и деловым. Не переусердствуйте с цветовой палитрой, вполне возможно, что у компании строгий дресс-код, но все же выберите достаточно стильный наряд. Ведь секретарь-референт - это лицо компании. И это лицо должно быть прекрасно во всех отношениях.
Если опыта работы нет, что продавать работодателю в резюме и на собеседовании?
Почему кадровики многих компаний, в которые требуется секретарь, рассматривают на эту должность обязательно девушек с модельной внешностью и ногами от ушей. Но как быть простым девушкам? Я не красавица, с обычной внешностью. Куда ни сунусь, везде говорят, что я не подхожу по внешним данным. Говорят, что секретарь - это лицо компании. Я всегда думала, что лицом компании является директор. Иногда просто говорят, что у меня нет опыта работы. Мне интересно: какой опыт должна иметь девушка, устраивающаяся секретарем? Опыт приемка и отправки писем, регистрации входящих и исходящих? Или есть еще что-то? Многих отпугивает, что я блондинка, причем пепельная и не крашеная.
Почему работодатели не очень жалуют тех, кто хочет работать, но не имеет опыта работы? У меня есть диплом о высшем образовании (юридический факультет), но без опыта никуда не берут. Одни требуют опыт от 2 лет, другие - от 5, кто-то - от 10. Вот и думаю, как устроиться на работу. Очень хочется или в секретари или в отдел кадров, но в кадровой работе нет опыта. Как быть таким людям, как я?
Так ли важна внешность?
Если вас приглашают на собеседования, значит, ваше резюме работодателя устраивает. Потенциально он готов взять вас на работу. Но после собеседования что-то заставляет менеджера по персоналу передумать. Значит, именно при личной встрече он обращает внимание на то, что, как ему кажется, не соответствует требованиям должности.
Судя по вашему сообщению, вам отказывают, прежде всего, из-за того, что у вас, как вы пишете, не модельная внешность, и ноги растут не от ушей.
По статистике сайта Rabota.ru в объявлениях о вакансии секретаря «презентабельная внешность» требуется в 20% случаев. Как правило, это важно, если предстоит работать на ресепшне, принимать посетителей. «Ноги от ушей» гораздо менее важны, когда основные функции секретаря - получение-отправка писем, работа с факсами, заказ канцелярских принадлежностей и приём звонков. В вакансиях с такими требованиями нет ни слова о внешности.
Скрытая проблема
Вы пишете, что вторая причина, по которой вам отказывают - отсутствие опыта работы. Кстати, статистика Rabota.ru показывает, что это более значимый параметр для нанимателя, чем внешность. В 59% вакансий секретаря встречается это требование.
Тем не менее, странно: вас приглашают на собеседование, зная, что вы не работали секретарём, а после интервью отказывают из-за отсутствия опыта. Возможно, на вакансию откликнулся кандидат, у которого есть опыт, и работодатель предпочёл взять на работу его. Но, скорее всего, вам называют формальную причину отказа.
Если это происходит массово, то есть какая-то проблема, которая не очевидна для вас. Что-то, что вы в себе не замечаете, но замечает в вас менеджер по персоналу.
Что видит менеджер по персоналу?
Если у кандидата нет опыта работы, то кадровики обращают внимание на то, есть ли у него необходимые компетенции, склонность к той должности, на которую он претендует.
Секретарь - это сотрудник, который, как правило, в течение дня выполняет массу мелких поручений руководителя. «Позвони», «подготовь», «свари кофе», «уточни, когда привезут воду для кулера». Сотрудники компании постоянно теребят: выясняют, на месте ли директор, почему воды в кулере нет, одному нужно срочно отправить факс, другому - немедленно повесить над вами объявление, что он потерял ключи, третий просит дать ему «Стопангин».
Вы управляемы? Стрессоустойчивы? Многозадачны?
Не ведёте ли вы себя жестко, агрессивно на собеседовании? Возможно, вы этого не замечаете, вам может казаться, что так вы демонстрируете уверенность в себе, но кадровик видит в вашем поведении неуступчивость, негибкость.
Основное требование в вакансиях, помимо перечисления личных качеств, - знание основ делопроизводства и умение пользоваться оргтехникой. Это входные условия, необходимый минимум. Для того, чтобы попасть в отдел кадров, в большинстве случаев требуется знание кадрового делопроизводства и программы 1С Зарплата и кадры (версия 7.7).
У вас есть фора
Если опыта работы нет, что продавать работодателю в резюме и на собеседовании? Мотивацию! Вы, кстати, это и сами почувствовали. Вы спрашиваете: «Почему работодатели не очень жалуют тех, кто хочет работать, но не имеет опыта работы?»
Иногда мотивация значит гораздо больше, чем опыт. Начинающий специалист, как правило, быстро учится, привыкает к принципам работы в компании и к начальнику быстрее, чем тот, кто несёт с собой прошлый опыт.
У вас нет шаблонов, вы «чистый лист», и вы хотите работать. Это ваши главные козыри. Сделайте на них акцент в резюме. Подчёркивайте эти плюсы на собеседовании.
Дайте понять работодателю, что ваш выбор - осознанный. Наши консультанты, рекрутеры кадровых агентств, которые просматривают в день кипы резюме, утверждают, что мотивацию видно с первого взгляда - по разделу «Желаемая должность». Не пишите там несколько специальностей. Укажите только одну.
Второй инструмент, который мало кто использует - сопроводительное письмо. Иногда соискатели оставляют тот шаблонный текст, который автоматически предлагают «работные» сайты («Здравствуйте, рассмотрите, пожалуйста, моё резюме»). Иногда удаляют шаблон и отправляют резюме без всякого сопроводительного текста. И то, и другое неправильно. Напишите свой текст - почему вы хотите работать в этой должности и в этой компании?
Ваше уязвимое место - образование. У вас диплом о высшем образовании, вы закончили юридический факультет. Если бы вы были, скажем, религиоведом, то вопросов возникло бы меньше: ясно, что человек не нашёл работу по специальности, и теперь хочет начать карьеру с одной из стартовых офисных позиций.
Диплом юрфака поднимает ряд вопросов. Почему соискатель не нашёл работу помощником юриста? Может быть, он недоволен своей профессией? Если да - то, что ему не нравится? Рутина? Бумажная работа? Не окажется ли, что и секретарская работа такому соискателю не подходит, и через три месяца после найма он уволится?
Если вы можете вскользь дать этому пояснение в сопроводительном письме - отлично. Если нет, то будьте готовы аргументированно объяснить на собеседовании смену профессии.
Не оставляйте белых пятен
Нет ли в вашем резюме пробелов? Не выпали ли один-два-три года? Если есть выпадающие периоды (непонятно, что делал соискатель в это время), то это вызовет у кадровика подозрение. Соискатель целый год не работал? Возможно, он и сейчас не хочет работать, просто ему очень нужны деньги?
«Дыры» в резюме никогда не сыграют на руку. Лучше пояснить, что вы делали в этот период: работали без официального оформления, ухаживали за родственником, пытались запустить собственный бизнес и т.д.
Этот вопрос одинаково важен как для секретаря-референта, только что получившего диплом секретаря, так и для опытного секретаря-референта, за плечами которого уже имеется несколько лет административной работы.
О каждом из способов поиска работы секретаря мы обязательно поговорим подробно, но сегодня давайте определимся, с чего вообще начать искать работу секретарю .
Для того, чтобы начать поиск , необходимо еще раз взглянуть на . Также технология поиска работы секретаря будет разной для специалиста, только что окончившего обучение и для специалиста с опытом. Также разным будет поиск работы секретаря для специалиста, который в настоящий момент не работает, и для секретаря-референта, который работает, но по каким-либо причинам хотел бы сменить работу.
Где найти работу секретаря ? Для того, чтобы искать работу, вам необходимо будет резюме.
7. Поиск работы секретаря через вузы. Это еще один вариант поиска работы секретаря , когда работодатель сам активно ищет специалистов, обращаясь в интересующие его институты. Поэтому, если вы еще учитесь в институте, почаще заглядывайте на доски объявлений своего вуза.
8. Прямое направление своего резюме в интересующие вас компании . Эффективность, как правило, предсказать сложно, очень часто резюме попадают в мусорную корзину, но тем не менее, в некоторых случаях это может и сработать, особенно если вы сделаете это правильно.
9. Размещение своего резюме в открытом доступе . Если вы хотите найти работу секретаря , пренебрегать этим способом не стоит. Данный способ поиска работы секретаря не подойдет только тем, кто в настоящее время работает и не хочет, чтобы об этом узнали на работе. Единственный минус этого способа поиска работы секретаря состоит в том, что именно работодатель первым выходит на вас, вы ничего о нем не знаете, поэтому может попасться как адекватный работодатель, так и почти что. Необходимо соблюдать элементарные правила безопасности.
