Как составить грамотное коммерческое предложение?
В практике торговой деятельности одними из обязательных документов давно стали коммерческие предложения, связанные с поставкой товара . В таких документах раскрывают преимущества обращения именно к данному поставщику.
Коммерческие предложения составляют, чтобы пробудить желание приобрести именно данный продукт. Для того, чтобы достичь целей, надо описать самые выгодные условия сделки.
В этих условиях присутствуют все нюансы, включая скидки при закупках партий значительного объёма, услуги по доставке.
Форма составления документа – произвольная. Она может учитывать все конкретные особенности той или иной компании. Но есть ряд пунктов, которые присутствуют обязательно, в любом случае.
Главное – учесть особенности аудитории, для которой текст и предназначен . Ведь для каждой сферы деятельности разрабатывается свой лексикон.
Его и стараются придерживаться. Не будет лишней информация, связанная с приоритетами компании.
Краткие и грамотные сообщения о поставке товара
Генеральная мысль в документе – вот что, прежде всего, должен ухватить адресат.
Не стоит использовать слишком большое количество терминов , которые не будут понятны. Особенно, если для самого документа они не имеют никакого значения.
Не обязательно доказывать свою грамотность сразу в каждом из аспектов. Главное – доходчивое изложение мыслей.
Хорошо, если есть хотя бы один пример составления подобного документа. Это разновидность официальной бумаги, которая становится косвенным представлением компании и её интересов.
Подсказки по выделению требуемых характеристик всегда можно получить у сотрудников в технической службе.
Выбор оформления и дизайна предложения
Каждая организация пользуется своим, неповторимым стилем при оформлении коммерческих предложений. Персонификации документа часто уделяют максимум внимания.
Можно использовать форму письма, которое персонально направляется тому или иному лицу.
Но есть сведения, которые должны присутствовать вне зависимости от адресата :
- Основная информация по поставке, в отношении которой составляется предложение.
- Реквизиты организации.
- Краткие сведения о компании.
Примеры положений, которые лучше исключить из документа
Есть определённые моменты, которые не должны присутствовать в документе.
- Шаблонные и избитые фразы – первое, от чего стоит избавиться. То же самое касается предложений, у которых нет никакой сути. И которые ничего не значат для клиента.
Даже не привередливые покупатели иногда боятся сложных предложений с длинными абзацами. Не важно, насколько хорошо составлена общая форма.
- Качества с характеристиками товара надо описывать, но не чрезмерно. Пример – создание акцента на преимуществах для клиентов при организации постоянного сотрудничества. Информацию лучше представлять цифрами, которые легко сравнить с другими показателями в данной сфере деятельности. Тогда и клиентам будет легче увидеть конкретные преимущества данного предложения.
- Объяснений очевидных истин также быть не должно. Допустимо только употребление общепринятых понятий, точно известных каждому из читателей. А вот от жаргона и специфических слов надо отказаться полностью. Тогда и у партнёров не будет появляться негативных эмоций.
- Не нужно лишних технических подробностей. Клиенты обращают внимание на реальную пользу, которую способен принести каждый из товаров.
Коммерческие предложения нельзя составлять без указания времени, на протяжении которого сохраняется срок действия.
Какие положения будут основными?
Что необходимо указывать в предложениях, вне зависимости от формы?
- Начало – в фирменной шапке, где ставят логотипы и реквизиты.
- Важно, чтобы было название самого документа.
- Обязательной частью стали обращения к каждому из клиентов. Допускаются как общие фразы, так и именные обращения. Но первый вариант использовать не рекомендуют.
- Предложение требует только чёткой структуры. Вне предложения допускается оставлять конкретные цены и условия поставки. Для этого используются прайс-листы, консультации у менеджеров.
- Прейскурант становится отличным приложением для коммерческих предложений. Главное – разбить его по нескольким категориям, чтобы удобнее было пользоваться.
- Отдельный блок выделяется для сроков и условий поставки товара по адресу потребителя.
- Ещё один блок должен быть посвящён оплате. Но целую страницу посвящать данному вопросу не рекомендуется. Хватает и 2-3 предложений.
Другие варианты допустимы лишь в предложениях с офертой, где присутствует текст серьёзного объёма.
- Срок, на протяжении которого действует предложение, можно указать в самом начале страницы.
- Популярный инструмент – указание на отзывы, ссылки на них в интернете.
- Завершающий элемент – подпись директора, дата создания и фирменная печать.
Должностная инструкция должна быть прописана для каждого сотрудника. Правила составления и образец должностной инструкции директора ООО можно посмотреть .
Возможно ли упрощение работы над документом?
Все менеджеры стараются по максимуму упростить свою работу. В этом нет ничего необычного. Тогда появится больше времени на то, чтобы связаться с новыми клиентами. Также это помогает избегать большого количества опечаток и ошибок.
Для этого и автоматизируют рабочие процессы. Такая работа предполагает создание специальных шаблонов.
Для создания документов используется единая форма, просто в неё вставляются разные личные данные партнёров.
Такие шаблоны легко создавать в специальных учётных программах.
Другие важные нюансы составления документа
За составление документа могут отвечать либо профессиональные филологи, либо технические специалисты в компании.
Всего выделяют две основные разновидности предложений:
- Рекламные.
- Персональные.
Не стоит с самого начала полагаться именно на то, что самыми эффективными окажутся коммерческие предложения. Такую ошибку допускают многие менеджеры по продажам.
Необходимо не меньше внимания уделять и другим факторам, личному общению с каждым из потребителей.
Лучше заранее собирать информацию о тех, с кем хочется в дальнейшем налаживать сотрудничество. Это поможет разобраться с потребностями, требованиями будущего партнёра.
Например, прайс-лист содержит описание пяти разных цветов у одного и того же товара. Тогда в таблице не надо ставить несколько наименований, называющихся одинаково.
Одного достаточно. А потом к нему крепятся ячейки, где и будет дана ссылка на цвет. Такую информацию читатель воспринимает гораздо лучше.
В одном столбце должна присутствовать только одна измерительная единица. При наличии данных разного формата их разводят по разным ячейкам.
Нерациональным будет создание слишком крупных таблиц. Иначе они будут слишком сложными. Желание разбираться дальше у клиентов легко пропадает.
Идеальный вариант – одна таблица, умещающаяся на формате А4. При этом масштаб не увеличивается, не уменьшается. Альбомная ориентация – отличное решение для того, чтобы помещалось больше информации.
Важно, чтобы правильно работала каждая из представленных формул. Особенно, если есть переменные значения, которые устанавливаются вручную.
Коммерческие предложения станут более прозрачными, если сами клиенты оценят и поймут то, что они видят перед собой. Хорошо, если есть возможность сделать так, чтобы партнёры сами меняли некоторые из представленных значений.
Пошаговую инструкцию о том, как составить коммерческое предложение, вы найдёте в этом видео:
Коммерческое предложение – основной инструмент продажи. Именно c коммерческого предложения начинается знакомство потенциального клиента с Вашим продуктом или услугой. И от того, насколько правильно составлено и доставлено коммерческое предложение, зависит успех всей работы по совершению сделки. Коммерческое предложение отличается от прайс-листа или обычной спецификации на товар своим назначением, которое состоит не столько информировании клиента о предлагаемом товаре или услуге, сколько в том, чтобы побудить его покупке товара или воспользоваться услугой.
Коммерческие предложения условно можно разделить на «персонифицированные» и «неперсонифицированные». Песонифицированные адресованы конкретному лицу и содержат личное обращение. Неперсонифицированные - рассчитаны на более широкую и обезличенную аудиторию получателей.
Вне зависимости от вида коммерческого предложения автор должен ясно представлять целевую аудиторию, на которую орентирован текст. Перед составлением коммерческого предложения рекомендуется определить потребности вашей аудитории, то, что может ее заинтересовать, привлеч е внимание. Зачастую самой распространенной ошибкой является подмена реальных потребностей целевой аудитории, представлениями автора о нуждах потенциальных клиентов.
После того, как выяснены потребности целевой аудитории (ЦА), можно переходить к составлению текста предложения. Коммерческое предложение должно последовательно выполнить 4 основные функции рекламного сообщения:
- Привлечь внимание
- Вызвать интерес
- Пробудить желание
- Стимулировать покупку
Именно в соответствии с этими функциями формируется текст коммерческого предложения. В «шапке» коммерческого предложения желательно разместить визуальный образ, который привлекал бы внимание читателя. Часто, эту функцию отводят логотипу компании-отправителя. Поэтому логотип должен в первую очередь привлекать внимание.
Типовая структура коммерческого предложения выглядит следующим образом:
- Заголовок предложение и графическая иллюстрация
- Подзаголовок, уточняющий предмет предложения
- Основной текст коммерческого предложения
- Рекламный лозунг, слоган, призыв
- Товарные знаки, реквизиты отправителя
Функции структурных элементов
- Заголовок и иллюстрация должны привлечь внимание к тексту, заинтересовать потенциального клиента. Это стержень рекламы и наиболее сильный посыл к покупателю.
- Подзаголовок - связующее звено между заголовком и основным текстом. Если клиента не заинтересовал заголовок, то подзаголовок дает еще один шанс привлечь его к покупке.
- Основной текст выполняет обещания заголовка и детализирует его.
- Завершающая фраза - слоган, постскриптум - должна побудить клиента на необходимость совершения им покупки.
Заголовок
- По статистике заголовки читают в 5 раз больше людей.
- Рекламу с новостями читают на 22% чаще.
- Наиболее сильные слова в заголовке - «бесплатный» и «новый». Но важно так же не забывать о ценностях ЦА, в некоторых случаях бесплатность напротив оттолкнет.
- Заголовок должен быть прямым и простым.
- Не стоит применять отрицания в заголовках.
- Следует избегайте слепых и излишне обобщенных заголовков.
- Используйте один шрифт. Чем больше шрифтов в заголовке, тем меньше людей его читает.
- Если в заголовоке содержится прямаяю цитату или заключен в кавычки, он привлекает дополнительно 30% читателей.
- Лучше работают короткие заголовки из одной строчки, не более 10 слов.
Первый абзац
- Удерживать внимание читателя становится все сложнее - необходимо научиться сжимать рассказ в один абзац длиною в несколько строк.
- Первый абзац должен содержать не более 11 слов.
- Длинный первый абзац спугнет читателя.
- О чем писать в следующих абзацах? О том же, только более детально.
Основной текст
- Любите свой товар.
- В обращениях к потребителю, используйте слово “Вы”.
- “Красивое писание - это большой недостаток” - Клод Гопкинс. Используйте меньше преувеличений.
- Чем короче предложения, тем лучше читается текст. Но последовательность одинаково коротких предложений скучна.
- При написании текста используйте разговорный язык. Но используйте профессиональный сленг только в исключительных случаях.
- Пишите текст в настоящем времени.
- Не делайте больших вводных частей - сразу излагайте суть.
- Указанная в предложении цена оказывает существенное влияние на принятие решения о покупке.
- В текст имеет смысл включить отзывы о товаре и результаты исследований.
- Избегайте аналогий типа: “точно так", "таким образом", "так же”.
- Избегайте превосходных степеней, обобщений и преувеличений.
- Используйте понятные слова и известные фамилии.
Как увеличить читаемость длинного текста?
- Большой текст лучше всего разбить на абзацы.
- После 5-8 см текста введите первый подзаголовок. Выделенный шрифтом подзаголовок вновь привлечет внимание читателя.
- Время от времени вставляйте иллюстрации. Выделяйте абзацы путем стрелок, звездочек, пометок на полях.
- Заглавная первая буква увеличивает читаемость на 13%.
- С листа легче читается шрифт с засечками, в тоже время с экрана монитора лучше читать шрифт без засечек.
- Не делайте текст монотонным, выделяйте шрифтом или курсивом ключевые абзацы. Хотя подчеркиваняи ухудшают читабльность, лучше используйте жирный шрифт.
- Если у вас имеется много не связанных между собой пунктов с информацией, просто пронумеруйте их.
Постскриптум
- Людей, которые замечают слоганы, в пять раз больше, чем читающих всю рекламу.
- Текст постскриптума должен содержать наиболее важную информацию, побуждающую прочитать всю статью.
- Последний абзац должен быть не более 3 строк.
- По сравнению с числом заявок, дошедших до рекламодателя, по крайней мере в 2 раза больше потенциальных заявок остается лишь в мыслях клиента.
В заключении следует сказать, что, при отправке по электронной почте, коммерческое предложение следует посылать в наиболее распространенном электронном формате, который гарантировано откроется у потенциального клиента.
Коммерческое предложение – идеальный инструмент для работы со старыми партнерами, также такое предложение используют для поиска новых партнеров. Из нашей статьи вы подробно узнаете о специфике коммерческих предложений: правилах составления, ошибках, которые можно допустить, получите полезную информацию, а также примеры предложений и шаблоны.
Что же такое коммерческое предложение?
Часто компания, задумывающаяся о расширении клиентской и партнерской базы, выбирает в качестве основного инструмента коммерческие предложения. Условно коммерческие предложения можно разделить на 2 вида:
- Персонифицированное , направляемое конкретному адресату и содержащее внутри личное обращение. Главное преимущество таких предложений в том, что клиент непроизвольно начинает чувствовать причастность к вашей компании, ему приятно, что он в индивидуальном порядке получит предложение с особенной скидкой или бонусами. Конечно, ему не стоит знать, что еще несколько десятков человек получили аналогичное письмо.
- Неперсонифицированное , которое еще называют холодным. Оно содержит обезличенную информацию, не направлено к единственному человеку, а рассчитано на большой круг потребителей. Есть у такого предложения и минусы, во-первых, отсутствие личностного обращения обобщает информацию, снижая градус интереса клиента. Во-вторых, предложение может прочитать человек, который не будет принимать решение о покупке (секретарь, менеджер среднего звена, родственник и т.д.).
Любое из видов коммерческих предложений поможет вам достичь следующих целей:
- Привлечет внимание потенциального клиента/партнера.
- Вызовет интерес и желание приобрести товар.
- Поможет покупателю решиться сделать покупку или заказать конкретную услугу.
С учетом этих решений производится разработка коммерческого предложения, но принцип его «работы» схож с действием обычной рекламной кампании. Естественно, текстовое содержание коммерческого предложения – это 50% успеха, если вы создаете персонифицированное предложение, то нужно уделить большое внимание бумаге и даже конверту, в которое она будет запечатана. Обычно, чтобы привлечь внимание клиента предложение дополняют логотипом компании или делают акцент на корпоративных цветах.
Структура: составляем предложение последовательно
Стандартная структура такого предложения состоит из 5 основных частей. Рассмотрим их с примерами.
Заголовок и подзаголовок КП
- Заголовок , где используется завлекательная фраза и по возможности фирменный логотип.
- Подзаголовок , дающий определение предлагаемой услуге или товару.
Как правильно?
Пример №1
- Заголовок: Как снизить стоимость клика в Яндекс Директ, сохраняя CTR 40-50%?
- Подзаголовок: Компания «IT» за 10 дней снизит стоимость за клик в половину, повышая CTR минимум на 10%.
Пример №2
- Заголовок: Курьерская служба «Минутка» доставит ваш заказ из кафе так быстро, что блюда не успеют остыть!
- Подзаголовок: Услуги по доставке горячих обедов для сотрудников прямо в офис.
Пример №3
- Заголовок: Экспресс-курсы итальянского языка: вернем вам 100% оплаты, если ваши сотрудники не заговорят на итальянском через 3 месяца!
- Подзаголовок: Специальная услуга по подготовке персонала к приезду иностранных коллег, зарубежным командировкам, ведению документации.
Пример №4
- Заголовок: Как быть, если подрядчик сорвал сроки, а времени на внутреннюю отделку квартиры уже не остается?
- Подзаголовок: Компания «Ремонт М»: выполняем отделочные работы в сжатые сроки и дарим скидку 10%.
Как неправильно?
- Заголовок: ООО «Стена»: построим, как для себя.
- Подзаголовок: Компания ООО «Стена» на протяжение более чем 10 лет занимается строительными работами.
Блок информации и выгоды
- Блок, привлекающий внимание и дающий рекламную информацию о продукте/услуге.
- Выгоды, которые партнер или клиент получит от сотрудничества с вашей компанией.
Не правильно
Курьерская служба «Минутка» на рынке данных услуг с 2010 года. О нашей работе оставляют только положительные отзывы, у нас более 500 клиентов, но это не предел. Наша служба сотрудничает с компаниями ООО «Технотрейд», «Автосервис 100» и другими. Мы – лучшая служба доставки в своем сегменте:
- Большой автопарк.
- Сотрудничаем с большим количеством кафе и ресторанов.
- Предоставляем скидки постоянным клиентам.
Стоимость наших услуг зависит от количества ваших сотрудников, удаленности кафе от вашего офиса и других факторов. Чтобы узнать подробности свяжитесь с нами по телефону или электронной почте!
В КП нет «перца», нет интриги и той самой «конфетки», которая привлекает клиентов. Обязательно нужно использовать больше цифр, заманчивых фраз и предложений, которые заставят человека дочитать письмо до конца и позвонить вам.
Как правильно?
Курьерская служба «Минутка» предлагает организовать питание сотрудников вашей компании. Горячие обеды в офис – это не только экономия материальных средств, но и повышение работоспособности вашего коллектива. Зачем терять время на поиски кафе, ведь курьерская служба «Минутка» привезет горячие блюда из любого ресторана или кафе Нижнего Новгорода в течение 30 минут.
5 причин, почему вам стоит обратиться в курьерскую службу минутка:
- Нашими услугами пользуются более 15 организаций Нижнего Новгорода.
- Мы работаем 744 часа в месяц, принимая заказы днем и ночью.
- Мы сотрудничаем более чем с 25 точками питания разной ценовой категории.
- Служба имеет собственный автопарк и новейшее оборудование, позволяющее принимать и доставлять заказы в течение 30 минут — 1 часа.
- Если найдете доставку еды дешевле, то мы сделаем для вас персональную скидку 20%.
Отзыв: Наша компания не имеет собственной столовой, поэтому мы сотрудничаем с курьерской службой «Минутка» более 3 лет, довольны качеством их работы и скоростью доставки. Нам часто предоставляют скидки, присылают расширенный список кафе и ресторанов, с которыми курьерская служба сотрудничает. Наши сотрудники довольны, выражаем огромную благодарность службе «Минутка» за вкусные обеды и оперативную доставку!
С уважением, директор по подбору персонала компании «Новейшие Технологии» Анна Коваленко!
Будем сотрудничать?
Здесь ваши доступные контакты, адрес и телефон, можно добавить логотип службы.
Какова цель коммерческого предложения?
Все рекламные инструменты имеют одну цель – продать, выгодно продать. И не важно, какие инструменты вы используете, ведь дешевый календарь или дорогое предложение на ламинированной бумаге должны привлекать клиента и вызывать у него интерес. Поэтому все усилия человека, составляющего коммерческое предложение, должны быть сконцентрированы на грамотной подаче выгод от покупки, которые увидит даже тот клиент, который «не в теме».
Если ваш потенциальный клиент дочитает коммерческое предложение до конца, то это успех для компании, который может принести прибыль и новых клиентов.
Советы, помогающие составить коммерческое предложение
Для создания «продающего» коммерческого предложения нужно принять во внимание несколько советов, делающих предложение более интересным для потенциального покупателя:
- Больше конкретики и четкости. Избегайте размытых фраз и туманных предложений, вам нужно разместить на 1 листе конкретную информацию о товаре или услуге, которая емко раскроет его преимущества.
- Во время составления не допускайте логических, смысловых или технических ошибок, которые сразу отпугнут клиенты.
- Указывайте только правдивую информацию. Если клиент не получит обещанного бонуса или товара, то у него останутся худшие впечатления о компании.
- Обязательно укажите специальные предложения, которые можете гарантировать клиенту.
- Придерживайтесь структуры и наполняйте коммерческое предложение уверенными фразами. Ваша уверенность передастся клиенту, стимулируя его сделать заказ.
Правила составления коммерческого предложения: определяем цель, аудиторию и другие параметры
Перед тем, как составить коммерческое предложение необходимо провести анализ целевой аудитории, для которой предназначен документ. Вы должны реально оценивать желания и возможность потенциальной аудитории, чтобы составить хорошее предложение.
Проверка после составления
После составления коммерческого предложения стоит провести короткую тест-проверку, быстренько пробежавшись взглядом по готовому письму. Решает ли оно проблему клиента? Нет ли в нем шаблонности? Все ли указано? Таких проверок можно провести несколько, поверьте, вся «словесная» шелуха отсеется, а на бумаге останется только полезная и эффективная информация.
Для проверки предложения можно использовать несколько инструментов:
- Попросите своего сотрудника или друга прочесть предложение. Пускай ваш знакомый даст оценку коммерческому предложению и скажет, сделал бы он звонок в вашу компанию или нет. Здесь важно восприятие, понимание тематики (даже если человек совершенно не знаком с вашим продуктом), желание позвонить.
- Прочтите текст, отбросив сторону все эпитеты. Например, фраза «наш лучший во всем мире фен» звучит проще и легче без превосходных степеней, переставая выглядеть как сочинение школьника.
Вот так просто вы вычитаете коммерческое предложение, избавляя его от затертых штампов и действительно нелепых фраз. Потом отдадите его в типографию или дизайнеру, получите готовые для отправки КП. Но что делать дальше с готовыми предложениями? Давайте узнаем вместе!
Примеры готовых коммерческих предложений: фото
Если у вас в штате нет человека с опытом рассылки таких предложений, то, вероятно, его придется нанять. Веерная рассылка по электронной почте или доставка с курьером – это тонкая наука, требующая определенных навыков. Но ситуацию облегчит использование собственной или купленной клиентской базы с потенциальными покупателями.
У престижных компаний клиентская база формируется годами, поэтому проблем возникнуть не должно, а вот молодой развивающийся бизнес пока не имеет большого количества клиентов. Что делать? Можно купить, но вам могут подсунуть пустышку с «мертвыми душами» (несуществующими электронными адресами, например) или продать базу с нецелевой аудиторией. Например, салон машин отдаст свою базу магазину косметики, какой в этом смысл?
Подводим итоги
Составление и рассылка коммерческих предложений – это сложно, действительно сложно, если вы желаете получить реальный результат. Чтобы такая «акция» принесла выгоду, обязательно обратитесь к профессионалам или знакомым, которые хоть раз в жизни занимались составлением коммерческих предложений.
Вы намерены заняться рассылкой коммерческих предложений своим потенциальным клиентам? Рассчитываете на последующий шквал звонков и сотни заключенных контрактов? Тогда вам просто необходимо знать основные секреты составления работающего рекламного предложения. Наши советы помогут увеличить продажи за счет грамотно составленного коммерческого предложения.
Всегда помните, что люди бизнеса очень ценят свое время. Не расписывайте на 3-4 листа информацию о своей компании, не перечисляйте прошедшие заслуги. Пишите кратко и только о самом главном. Коммерческое предложение не должно занимать более одной страницы стандартного листа формата А4. Максимальный объем – полторы страницы, при условии, что в документе будет размещена важная графическая информация. Берегите свою репутацию и нервную систему клиента. Не пишите общих фраз и не давайте пустые обещания. Формулировки вроде «немецкое качество», «лучший сервис», «взаимовыгодное сотрудничество» схожи с абстрактным описанием выгод. Больший результат внесет конкретика: наличие сервисной службы с перечнем мест расположения сервисных центров, 100% гарантия на 24 месяца, бесплатный монтаж, доставка до склада, консультации клиента и т.п.
