Даже за самыми добросовестными сотрудниками необходимо вести контроль. Именно в рамках контроля трудовой дисциплины устанавливается система учета рабочего времени. Такие документы позволяют определить режим труда для каждого сотрудника и следить за тем, как он выполняется. График может быть суммированным, а может – поденным. В трудовом кодексе указано, что правильно составлять специальные табеля. Их использование дает возможность не только проследить, как соблюдается установленный порядок, но еще и формировать отчетность.

Учет рабочего времени — правила ведения учета

При ведении учета рабочего времени необходимо учитывать разделение способов учета:

суммированный;
поденный.

Если на предприятии установлена стандартная пятидневная неделя (иногда – шестинедельная) , то правильно будет выбрать стандартный поденный способ. Суммированный способ выбирают, если условия на работе не дают возможность применять ежедневную продолжительность. Эти правила установлены в

Как правильно вести суммированный учет рабочего времени?

При суммированном способе допускается, что продолжительность дня на работе для сотрудника может немного отклонится от нормы. Однако, до конца отчетного периода (чаще всего – месяц) переработанные часы должны быть компенсированы недоработкой.

Норма остается стандартной – 40 часов за неделю. Поэтому если случилось такое, что работник отработал 46 часов на протяжении одной недели, то это фиксируется в табеле, и до конца месяца на протяжении одной из недель он проработает на 6 часов меньше.

Из чего должна состоять система учета?

Система (или другими словами, режим) должна основываться на продолжительности одной отдельной рабочей недели. Также указывается длительность ежедневной смены. Включается в систему и работа с ненормированным днем.

Поэтому система состоит из распределения рабочего времени на протяжении определенного периода, времени начала и конца дня, недельной структуры, графиков, перерывов и т.д.

Какие нужны документы для ведения учета?

Применяемая на многих предприятиях таблица учета рабочего времени сотрудников носит название табеля. Именно табель является основным документом для фиксации отработанных часов. Существуют две формы этого документа: т-12 и т-13.

Работодатель имеет право как применять одну из упомянутых форм, так и использовать свободную форму. Для внесения данных в табель могут понадобится документы, являющиеся основанием указанных сведений.

Например, если водитель был в поездке, то его табельные часы будет подтверждать путевой лист.

Принципы ведения графика учета рабочего времени

За ведение этого документа отвечает специально назначенный сотрудник. Должность этого работника не имеет значения. Некоторые работодатели выбирают для ведения бухгалтеров, другие – делают выбор в пользу секретаря.

Точный способ заполнения определяется режимом работы конкретного предприятия. Некоторые организации фиксируют и явки, и неявки, а другие, например, только неявки. Свой выбор необходимо зафиксировать в учетной политике. Если в табелях отображаются отклонения, то в верхней части графы записываются часы отклонений, а в ее нижней части – коды отклонений. Если работник отработал ночью, то это тоже указывается в нижней части табеля.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Все обозначения в этом документе имеют вид кодов, состоящих из букв и цифр. Выходные, а также праздничные дни обозначают буквой В. Для работы ночью используется буква Н, для отпуска – О.

Если основанием для выходного стала учеба сотрудника, то записывается ВУ. Если администрация предприятия дала разрешение работнику на неявку, то этому факту соответствует буква А. Фактически отработанные часты отмечаются как Ф, прогулы – П, а служебные командировки – К. Для неявок по невыясненным причинам применяется НН.

Образец табеля учета

При ведении табеля фиксации рабочего времени все работники перечисляются с указанием номеров по порядку. Также записывается ФИО этих работников и их должность. Включается и табельный номер сотрудников. Определяющей частью этого табеля являются отметки о явках и неявках. Соответствующие отметки ставятся напротив чисел месяца.

Далее записываются отчетные данные – сколько было отработано за половину месяца и сколько за весь месяц. После этого вносятся данные по начислению заработной платы. Для каждого вида оплаты также используется свой код. Должны присутствовать реквизиты документа – его номер и дата составления, а также отчетный период.

Чтобы учет рабочего времени был эффективным, нужно знать тонкости этого процесса. В этой статье мы подробно о них расскажем.

Вы узнаете:

Для чего ведут учет рабочего времени.
Какие бывают виды учета согласно Трудовому кодексу.
Как правильно вести учет отработанных часов, как это автоматизировать.
Какие советы по учету рабочего времени на предприятии дают эксперты.

Учет рабочего времени сотрудников – важная управленческая функция, которая позволяет контролировать рабочий процесс, начислять заработную плату или поддерживать рабочую дисциплину.

Зачем ведут учет рабочего времени

Это делается, чтобы правильно распределить должностные функции и обязанности во временные промежутки – смены, трудочасы и пр. Несмотря на то, что Трудовой кодекс регламентирует продолжительность рабочего времени в неделю – 40 часов (Статья 91 ТК РФ), расписание нужно составлять исходя из особенностей предприятия и работника. К разным должностям нужно применять индивидуальные способы составления расписания.

Все это делает учет рабочего времени на предприятии объективно отражающим соотношение отработанного сотрудником времени к фактической пользе, которую он принес предприятию.

Существует много причин, которые влияют на отработанное человеком время. Сюда могут относиться человеческие факторы или непредвиденные обстоятельства: болезнь, авария или затор на дороге. Могут быть и объективные причины. Например, на производстве, работа которого зависит от электроэнергии, ее отключение будет причиной простоев.

Что улучшается на предприятии, где ведут учет:

Повышение дисциплины . Все опоздания, переписки в соцсетях или перерывы на кофе не будут включаться в рабочее время, поэтому ответственные работники исправятся, безответственные – уйдут.
Увеличение качества труда . Люди будут понимать, что от них требуется в определенный промежуток времени. Так они перестанут оставлять работу на завтра, и будут выполнять задачу в срок.
Уменьшение издержек. Не нужно оплачивать человеку непродуктивно использованное время по его вине. Определите эти критерии при заключении с сотрудником трудового договора. Таким образом, вы снизите трудовые издержки предприятия.

Чтобы в дальнейшем с сотрудниками не возникало разногласий, нужно составлять график и планировать учет правильно. Это сохранит рабочую атмосферу в коллективе и повысит эффективность предприятия в целом.

Виды и методы учета рабочего времени

Государство строго регламентирует виды учета рабочего времени на предприятии. В Трудовом кодексе РФ говорится о 3 видах. Но вы выбираете тот, который подходит именно вашей организации. Рассмотрим каждый из них.

Дневной

Если рабочие смены на предприятии отличаются по продолжительности, то такой вид учета наиболее предпочтителен. С его помощью можно точнее зафиксировать отработанные часы работников в конце месяца или недели. Таким образом вы всегда в курсе, сколько денег уйдет на заработную плату, при превышении бюджетного лимита варьируете продолжительность рабочего дня.

Также ежедневный учет рабочего времени актуален для организаций, где работают льготные или иные группы населения. Это могут быть:

Несовершеннолетние . Для граждан до 16 лет трудовой день не может превышать пять часов, от 16 до 18 – семь часов.
Инвалиды . Для них продолжительность рабочих смен устанавливается индивидуально и зависит от заболевания и рекомендаций врача.
Фрилансеры . Для спортсменов, представителей творческого труда и удаленных сотрудников необходимо подбирать индивидуальный график.

Недельный

Специалисты, которые занимаются учетом рабочего времени на предприятии, должны вести еженедельный учет рабочего времени. Это делается, чтобы избежать нарушений законодательства, так как на некоторых предприятия длительность рабочего дня может изменяться. Еженедельный контроль предотвратит это.

Также такой учет помогает определить общий для предприятия и индивидуальный для каждого работника режим работы. Зная, сколько человек переработал, можно корректировать его график, чтобы в месяц человек отработал надлежащее количество времени.

Общий

Это иная форма учета рабочего времени, которая применяется на предприятиях, где нет возможности корректно вести ежедневный и еженедельный учет. Это может быть обусловлено особенностями деятельности или наличием ночных и дневных смен, ставка за час в которых отличается.

Применение такого типа учета регламентируется в 104 статье ТК РФ. Суть этого процесса заключается в том, что работодатель может рассчитывать отработанное время за месяц, квартал или год. И уже на основании этого делаются заключение о часах выработки.

Идеальным такой вид учета будет для предприятий, где сотрудники работают по скользящему графику. В разные дни или даже недели у человека бывает различная нагрузка. Если вы правильно составите внутренние регулирующие акты и своевременно будете проводить учет рабочего времени по Трудовому кодексу, то соблюдете все правовые нормы.

Как научится управлять временем

Чтобы успевать больше за меньшее время, люди всегда хотели иметь работать в четыре руки. А лучше - в восемь. Однако эволюция на человеческие чаяния не откликнулась, и проблему пришлось решать не физиологически, умножением конечностей, а технологически.

В XX веке концепция тайм-менеджмента стала панацеей от вечного неуспевания и перегруженности. Самоорганизация на профессиональном уровне - вот сверхзадача принципа сохранения времени. Однако, несмотря на то что тайм-менеджменту посвящены десятки книг и о его применении рассказывают на сотнях семинаров и тренингов, в российских компаниях это скорее модная тема для разговоров, чем реальность. Какие же методы управления временем можно применять в действительности?

Узнайте 6 способов эффективного управления рабочим временем из статьи электронного журнала «Коммерческий Директор».

Как правильно вести учет рабочего времени

Как оформляется

Не важно, какая у вас организационно-правовая форма, согласно Трудовому кодексу вы должны вести документооборот по учету рабочего времени. ТК РФ строго не регламентирует документы. То, какой именно порядок учета рабочего времени будет, определяется внутри компании. Это могут быть правила трудового распорядка или договор коллективного соглашения.

В этих документах определяются самые важные аспекты трудовых отношений с работником:

сколько будет длиться смена;
сколько будет перерывов, когда, какие;
со скольки и до скольки будет смена;
выходные, работа в праздничные дни;
порядок получения и длительность отпуска.

Сам учет ведется в специальные книги или в электронном формате. При оформлении главная задача – правильно учесть трудовые часы. Нужно всегда обращать внимание и корректно отражать в табеле сверхурочный труд, выходы работника в праздничные дни или в ночную смену. Также необходимо учитывать болезнь человека и его нахождение в командировке.

Способы оптимизации

Правильный метод следует определить самостоятельно, учитывая многие факторы. Самым важным является специфика работы и функционирования предприятия. Нужно ориентироваться и на уровень дисциплинированности работников. Если на предприятии была слабая дисциплина, то введение жесткого учета рабочего времени только навредит.

Существуют несколько способов оптимизации этого процесса:

Создать контрольный пункт и выдать всем сотрудникам личную карту доступа . Нанять вахтера для фиксации того, во сколько человек пришел или уходит.
Установить автоматизированную систему пропускного контроля . Проходя через специальный турникет, человек будет сканировать личную карту, а программа – фиксировать владельца карты и время.
Установить видеонаблюдение над рабочим процессом и отслеживать, где персонал находится и чем занимается. Особый контроль можно сделать перед началом рабочего времени, во время обеда и в конце рабочего дня.

Любой из этих способов оптимизации облегчает контроль руководства над соблюдением рабочего графика. А также увеличивает личную ответственность каждого работника, тем самым повышая общий уровень дисциплины.

Какие существуют правила учета рабочего времени

Согласно ТК РФ табель учета трудового времени должен заполняться ежедневно. Это не зависит от того, какой вы выбрали вид заполнения – ежедневный или еженедельный. Ведь могут возникнуть непредвиденные случаи: потеря информация, увольнение сотрудника, ответственного за ведение журнала, и т.п. Не все обязательства подтверждаются документально, поэтому в дальнейшем у работника могут возникнуть претензии касаемо отработанного времени.

Можно фиксировать только полные выходы или невыходы на работу, а можно – отсутствие на рабочем месте. Человек может отсутствовать несколько часов вследствие опоздания или отгула, поэтому второй способ более предпочтительный, хотя для него нужен больший контроль.

Каждому типу отсутствия назначается код. Например, человек отсутствовал, так как находился на обучении (П-12), или был в командировке (П-13) и так далее по каждому типу отсутствия на рабочем месте. Если компания небольшая, то легко можно вести табель вручную. В среднем и крупном бизнесе лучше использовать программы автоматизации.

В конце табеля отправляются бухгалтеру, который, исходя из данных об отработанных днях, начисляет заработную плату. Обычно для уменьшения шанса на ошибку работа с табелями ведется вначале с помощью автоматических программ, а затем проверяется вручную.

Трудовой кодекс и учет рабочего времени

Для ведения учета рабочих часов по ТК существует функции табельщика. Обычно человек совмещает эти обязанности со своими основными. Хотя в крупных корпорациях для этих целей существует отдельная должность. Сотрудник заполняет табеля, своевременно предоставляет в бухгалтерию и участвует в проверке этой информации.

Контролировать продуктивность и качество трудовых часов должны руководители подразделений или отделов. А вот решения об отпусках, отгулах и сверхурочной работе должны быть в руках кадровика.

Ведение учета рабочего времени является обязанностью работодателя и регламентируется Трудовым кодексом РФ.

Если у вас нет табелей или вы ведете их с существенными нарушениями, то вас могут привлечь к административной ответственности. За это предусматривается штраф от 50 000 ₽.

Программы автоматизации

Мы изучили основные программы с возможностями учета рабочего времени, и составили небольшую сравнительную таблицу.

Название	Специализация	Виды времени	Группировка по отделам	Расширенная статистика	Скриншоты экранов	Уведомления о нарушениях
	Анализ продуктивности
	Личная продуктивность	Есть, расширенные

Дисциплина	Анализ продуктивности	Есть, расширенные
ОфисМетрика	Анализ продуктивности

Мнение эксперта

Эмма Форштретер,
Юрист по трудовому праву, преподаватель Минфина России

От того, какой режим работы вы выбрали, зависят все выплаты сотрудникам. Поэтому необходимо уделять большое внимание режиму работы. В течение определенного периода нужно правильно распределить рабочее время не только с точки зрения соблюдения законодательства, но и с точки зрения продуктивности и комфортности работников.

Обязательно все договоренности нужно прописывать в договоре. Общие для предприятия правила нужно зафиксировать во внутренних документах: штатное расписание, коллективный договор трудового распорядка. В трудовом договоре с сотрудником нужно учесть и зафиксировать важные моменты. Сколько будет длиться рабочая неделя и какая она будет: пятидневка, два через два или график с плавающими выходными.
Для сотрудников, работающих любым способом, кроме вахтового, предприятие должно давать дни для отдыха. Согласно статье 110 Трудового кодекса РФ, между окончанием последнего рабочего дня в неделю и началом первого рабочего дня на следующей неделе должно быть минимум 42 часа.

Также руководителям следует знать, что такое ненормированный рабочий день. При таком графике продолжительность рабочей недели увеличена. Работа оплачивается как обычно, но сотруднику предоставляются дополнительные дни к отпуску. Количество этих дней согласуется, но обычно оно не менее 3. Когда вы будете вести учет времени, то нет необходимости записывать часы сверх нормы в табель. Эта информация излишняя и дублируется в трудовом договоре.

Новикова Татьяна
HR-директор «Инфомаксимум»

Организация учета рабочего времени – важная вещь. Отсутствие учета может обойтись бизнесу очень дорого. Например, за год в России от использования находящимися на работе сотрудниками времени не по целевому назначению убытки составили порядка 300 млрд рублей. Эти потери не только финансовые, но и имиджевые. Чтобы контролировать процесс учета рабочего времени персонала, мы используем системы автоматизации.

При их выборе нужно руководствоваться не только популярностью той или иной программы. Они отличаются по специализации. Одни программы помогают рассчитывать общую или личную продуктивность, а другие просто шпионят. Также разные программы выявляют то, как провел время на работе сотрудник. Выбирайте такие программы, которые можно максимально настроить под свою компанию.

Для крупных компаний и бизнеса программа учета рабочего времени должна быть в состоянии анализировать большое количество данных, рассчитывать статистику по отделам и сравнивать информацию. Это нужный функционал, так как большинству руководителей безразлично, сколько времени провел сотрудник «ВКонтакте», ему важно знать показатели продуктивности в масштабах всего предприятия.

Еще важными критериями являются простой интерфейс и расширенный функционал. Работа с программой учета не должна занимать много времени, а разобраться в ней должна быть состоянии обычный бухгалтер. Дополнительные опции также будут преимуществом. Например, в некоторых сервисах есть уведомления о нарушениях. Руководителю не нужно каждый раз проверять корректность учета, в случае нарушений ему приходят уведомления на почту.

Вывод

Чтобы контролировать рабочие и кадровые взаимоотношения с сотрудниками, важно вести постоянный учет рабочего времени организации. Систематический и правильный процесс делает коллектив более дисциплинированным и ответственным. Как следствие, увеличится качество труда.

В зависимости от размера организации, ее структурных особенностей, а также продолжительности и параметров рабочих смен, следует выбирать тот или иной тип отчетности. Это может быть ежедневный, еженедельный или общий учет.

Учет должен быть легитимным и приносить пользу. Для этого нужно соблюдать предписания и правила трудового законодательства. Ведение учета будет эффективным, если вы будете пользоваться правилами и способами оптимизировать процесс, а также внедрите автоматические системы учета.

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
Определять время окончания работы.
Выявлять прогульщиков.
Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Учет рабочего времени - это мониторинг деятельности работников, отражающий выбранный на предприятии трудовой порядок. Его осуществляют, зафиксировав данные, касающиеся условий труда, количества фактически отработанных часов всего структурного подразделения или всей организации.

Виды учета рабочего времени:

Поденный учет рабочего времени оправдан, когда есть возможность точно определить, сколько часов трудящийся отработал за «отчетный» день. Это удобно, когда рабочий день нормальный (к примеру, 8 часов). Важно помнить, если организация практикует ежедневный подсчет отработанных часов- вся деятельность выше законной нормы признается как сверхурочная. Она должна компенсироваться в денежном эквиваленте.
Недельный учет применим, когда в организации установлена нормальная продолжительность времени для работы в пределах одной недели. В такой ситуации допустимо отработать больше часов в один из дней, а в другой - меньше.
Суммированный учет допустим, если в организации (характер деятельности) невозможно установить еженедельный или поденный учет. За «основу» берется более длительный отрезок времени - от 1 месяца до 1 календарного года. Такой тип подсчета часов необходим, если трудно отследить общую сумму отработанных часов за «контрольные» сутки. К примеру, ваш сотрудник исполняет обязанности, выезжая на вахту. При этом общее количество часов не должно превысить установленной нормы в эквиваленте 40 часов за всю отчетную неделю. Суммированный учет не ограничивает работодателя в установке продолжительности смены. Обычно она составляет от 8 до 12 часов на каждую смену.

Чтобы закрепить режим учета отработанного времени, издается приказ о рабочем времени на предприятии, где указывается, для какой категории трудящихся вводится оптимальный учет труда.

Читайте также:

Приказ о рабочем времени

Приказ о рабочем времени может отражать инициативу руководителя сдвинуть начало и конец рабочего дня, время на законный перерыв. Могут быть и другие предпосылки для изменения рабочего времени. Документ должен содержать основные разделы, которые помогут в дальнейшем правильно вести учет рабочего времени:

Данные об отмене старого рабочего режима.
Причины и полное обоснование нововведения - обязательно указать было ли достигнуто соглашение двух сторон.
Подробное описание нового рабочего времени (с указанием типа учета рабочего времени для сотрудников).
Срок, на который вводится новый режим работы.

В приказе должна содержаться информация о возложении на ответственное лицо обязанности уведомить о нововведение всех работников.

Важно помнить, что уведомить работников о новом режиме нужно не позже 2 месяце до его введения.

Читайте также:

Формы учета рабочего времеии

Табель учета рабочего времени позволит в полной мере отображать сведения о занятости сотрудников на работе. Разработаны , . Для бюджетный учреждений существует . В унифицированной форме при помощи специальных обозначений фиксируются данные, касающиеся работника - количество часов, пребывание в отпуске, командировке, выходные и праздничные дни.

Это главный документ на предприятии, где отражаются все сведения об отработанных часах трудящихся и фиксируются их отсутствия по различным причинам. В нем систематизируются данные по каждому работнику, на его основании производится начисление заработной платы.

Правильность составления и ведения табеля проверяется и контролирующими органами, в частности, территориальными подразделениями Роструда. В связи с этим любому работодателю нужно правильно заполнять табель.

Положение о табельном учете рабочего времени

Положение о табельном учете рабочего времени - не обязательный для предприятия ЛНА. Образцы положения о табельном учете можно найти в интернете, но лучше разработать его самостоятельно, прежде всего несколько раз обдумав целесообразность этого документа. Обычно нюансы ведения учета закреплены Правилами внутреннего трудового распорядка.

График учета рабочего времени

Параллельно с ведением табеля работодатель может использовать и другие формы. А в некоторых случаях это становится просто необходимым. График учета составляют, когда продолжительность времени работы превышает нормальную. Унифицированной формы графика не существует, каждый работодатель разрабатывает собственную.

Читайте также:

График рабочего времени на 2018 год информирует:

о норме рабочего времени;
количестве выходных и рабочих дней;
границах и длительности рабочего дня;
сочетании рабочих периодов и периодов отдыха.

Читайте также:

Электронный табель учета рабочего времени

Автоматическая система учета рабочего времени фиксирует время прихода сотрудника на место выполнения трудовых обязанностей и уходом с него. Программа учитывает отработанные персоналом часы, количество выходных дней, время пребывания в отпуске, командировке или отсутствия на работе по болезни.

Наличие электронной программы не освобождает работодателя от обязанности вести табель по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему контроля за временем работы, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого контроля.

Пример электронного табеля учета рабочего времени

Любая из электронных способов фиксации времени труда позволяет ежедневно в течение дня вести учет продолжительности работы каждого сотрудник по самым различным параметрам:

опоздания,
переработки,
текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса.

Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной программы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы.

Читайте также:

Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов:

продолжительность рабочего дня, рабочей недели,
минимального перерыва между сменами,
перекуров,
кофе-пауз,
обедов,
выходов ранее графика и вне графика и т. п.

А в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.

На вопросы отвечала Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Ведем суммированный учет рабочего времени правильно

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньшест. 91 ТК РФ . В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего временист. 104 ТК РФ .

Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны. И у наших читателей возникает множество вопросов по его применению.

Если норму рабочего времени за неделю соблюсти нельзя, нужно вводить суммированный учет

К.И. Панина, г. Новгород

Наша организация работает без выходных дней. Выходные предоставляются работникам по графику. Кроме того, варьируется и продолжительность рабочего дня. Может получиться так, что на одной неделе работник отработал 35 часов, а на другой - 45 часов при норме 40 часов в неделю. Обязательно ли нам вводить суммированный учет рабочего времени?

: Обязательно. Если нельзя соблюсти для каждого работника 40-ч асовую рабочую неделюст. 91 ТК РФ , нужно ввести суммированный учет рабочего времени. Это позволит вам соблюсти норму рабочего времени за более длительный учетный период.

Предупреждаем руководителя

Если нельзя соблюсти для каждого работника 40-ча -со-вую рабочую неделю, нужно вводить суммированный учет рабочего времени. Иначе всю переработку в течение недели придется оплачивать как сверхурочную работу в повышенном размере.

Дело в том, что при суммированном учете рабочего времени переработка в течение недели не является сверхурочной работой, если она компенсируется недоработкой в течение других недель в пределах учетного периода - от месяца до годаст. 104 ТК РФ .

Если вы не введете суммированный учет и не будете оплачивать переработку в течение недели как сверхурочную работустатьи 99 , 152 ТК РФ , то трудинспекция при проверке может оштрафоватьч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ :

организацию - на 30 000- 50 000 руб.;
руководителя или предпринимателя - на 1000- 5000 руб.

При работе по графику «сутки через трое» лучше установить годовой учетный период

Е.М. Хромова, г. Екатеринбург

У нас сотрудники работают по графику «сутки через трое» при норме 40 часов в неделю. Какой учетный период нам лучше установить?

: Вам лучше выбрать годовой учетный периодст. 104 ТК РФ . Учетный период меньшей продолжительности (квартал или месяц)ст. 104 ТК РФ не позволяет соблюсти норму рабочего времени без того, чтобы работники не работали сверхурочно при таком графике работы. Конечно, можно составить график работы на месяц без переработки, предоставив работнику дополнительный выходной.

Например, возьмем учетный период - месяц. При работе в режиме «сутки через трое» в феврале 2011 г. по графику выпадает 7 выходов на работу по 24 часа - 168 часов. По производственному календарю в феврале 2011 г. при 40-ч асовой рабочей неделе норма рабочих часов составляет 151 час. То есть по графику выходит 17 часов сверхурочной работы. А в марте 2011 г. у работника по графику также 7 выходов на работу по 24 часа - 168 часов. Но по производственному календарю в марте 2011 г. при 40-ч асо-вой рабочей неделе норма рабочих часов составляет 175. То есть по графику выходит 7 часов недоработки.

Таким образом, если учетный период - год, то переработку в одном месяце можно компенсировать недоработкой в другом в течение года и при необходимости более равномерно распределить дополнительные выходные.

Для водителей учетный период - всегда месяц

А.Н. Жукова, г. Красноярск

Для водителей в нашей организации применяется суммированный учет рабочего времени. Можем ли мы установить для них учетный период, равный году?

: Нет, не можете. Правила применения суммированного учета для водителей закреплены законодательствомст. 329 ТК РФ ; Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утв. Приказом Минтранса России от 20.08.2004 № 15 (далее - Положение) . Установленная продолжительность учетного периода для них - 1 месяцп. 8 Положения . И увеличить ее вы не можете. То есть переработку в одни дни в течение месяца нужно компенсировать недоработкой в другие дни того же месяца. И не забудьте, что продолжительность ежедневной работы водителей не может превышать 10 часов (за исключением случаев, когда она может быть увеличена до 12 часов, в частности на международных перевозках)пп. 9, 10, 11, 12 Положения .

Учетный период получится увеличить до 6 месяцев, только если ваша организация занимается перевозками, связанными с обслуживанием сезонных работп. 8 Положения .

При суммированном учете ночные часы учитываем отдельно

Т.А. Александрова, г. Псков

Мы применяем суммированный учет рабочего времени для отдельных категорий работников (водителей, охранников). Часть рабочего дня (менее половины) попадает на ночные часы. При этом это не сменная работа и не шестидневка. Правильно ли мы понимаем, что ночные часы нужно учитывать отдельно?

: Правильно. Отработанные ночью часы (с 22.00 до 6.00) всегда нужно учитывать отдельност. 96 ТК РФ . Ведь за каждый час работы ночью нужно заплатить работнику минимум на 20% больше, чем за час работы днемст. 154 ТК РФ ; . Доплачивать нужно всегда, то есть независимо от системы оплаты труда или вида учета рабочего времени.

Предупреждаем руководителя

Даже если в нашей организации введен суммированный учет рабочего времени, работу в ночные часы (с 22.00 до 6.00) в любом случае нужно оплачивать в повышенном размере.

Для отражения в табеле учета рабочего времени (форма Т-12 или Т-1 3утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ) отработанных ночью часов используйте буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное времяст. 96 ТК РФ .

О том, как правильно установить тарифную ставку сотрудникам, работающим в ночное время, нам рассказали в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“ Трудовой кодекс требует оплачивать каждый час работы в ночное время в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условияхст. 154 ТК РФ . Размер такой доплаты не может быть менее 20% часовой тарифной ставки (часовой части оклада)Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554 . При этом прямого указания на то, что нужно устанавливать отдельно доплаты за работу в ночное время и отдельно - тарифную ставку, в ТК РФ нет. Поэтому при установлении часовой тарифной ставки можно рассчитать ее с учетом доплаты за работу в ночное время. Вместе с тем такой вариант установления часовой тарифной ставки не очень удобен, особенно если работник принимается для работы не только в ночное время. Кроме того, в случае проверки трудинспекцией каждый раз придется подтверждать факт повышенной оплаты работы в ночное время расчетным путем. Поэтому более удобно устанавливать отдельно тарифную ставку и отдельно - доплату за работу в ночное время” .

График работы лучше доводить до работников заранее

А.С. Смирнова, г. Липецк

У нас продавцы работают по графику по 12 часов в день. Ведется суммированный учет. Учетный период - квартал. За сколько дней мы должны предупредить работников о графике работы на следующий квартал?

: В ТК РФ нет требований к срокам доведения до работников графика при таком режиме работы. Поэтому сроки и порядок доведения до работника графика можно закрепить в правилах внутреннего трудового распорядка. Главное - установить такой срок, чтобы успеть вручить график всем работникам до наступления очередного квартала.

Нельзя закладывать сверхурочные в график

С.И. Сомова, г. Волгоград

Наша организация работает с 10.00 до 20.00 без перерывов и выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени - не более 40 часов в неделю. Учетный период - год. У нас не получается составить график на год так, чтобы количество рабочих часов не превышало норму часов по производственному календарю за этот же период. Как нам правильно составить график?

Посмотреть производственный календарь на 2011 год можно:раздел «Справочная информация» системы КонсультантПлюс

: Получается, что при составлении графика работы вы заложили в него сверхурочную работу. Ведь количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же периодст. 104 ТК РФ . Кроме того, вы нарушаете и порядок привлечения работников к сверхурочной работе, поскольку не получаете на это их согласиест. 99 ТК РФ .

Поэтому за включение в график работы сверхурочных часов вашу организацию и руководителя трудинспекция при проверке может оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Скорее всего, чтобы составить график изначально без переработки, вам просто нужно нанять больше работников.

В вашем случае при условии, что на отпуск продолжительностью 28 календарных дней приходится 160 часов (4 нед. х 40 ч), в 2011 г. на одно рабочее место вам нужны два работника (365 дн. х 10 ч / (1981 ч – 160 ч)).

При установлении в графике выходных дней помните, что еженедельный непрерывный отдых не может быть менее 42 часовст. 110 ТК РФ .

Если же вы составите график так, что работник, наоборот, не будет дорабатывать до нормы, то никаких претензий со стороны проверяющих к вам не будет.

Если работник болел, отрабатывать недоработку он не должен

Т.А. Алешина, г. Пермь

У нас учетный период - год. По итогам года у некоторых сотрудников в связи с болезнью отработанного времени получилось меньше нормы. Должны ли они отработать недоработку?

: Не должны. Если работник отсутствует на работе по уважительной причине, в том числе из-за болезни, пропущенные рабочие часы нужно просто исключить из нормы его рабочего времени. То есть норму рабочих часов нужно уменьшить на количество рабочих часов по графику, приходящееся на время болезни. При этом вы оплатите ему фактически отработанное время. А любая переработка сверх этой новой, уменьшенной нормы является сверхурочной работойст. 99 ТК РФ .

К примеру, по графику у работника в апреле 2011 г. 14 рабочих дней по 12 часов - 168 часов. Учетный период - месяц. Норма часов по графику соответствует норме часов по производственному календарю в апреле 2011 г. для 40-ч асо-вой рабочей недели. Работник болел 10 календарных дней, на которые приходится 2 рабочих дня по 12 часов. С учетом этого норма рабочих часов в апреле 2011 г. для работника составляет 144 часа (168 ч – 12 ч х 2 дн.).

Для новых работников норма часов в учетном периоде уменьшается

Я.И. Калинина, г. Ставрополь

Нормальная продолжительность рабочего времени у нас для всех сотрудников - 40 часов в неделю. Учетный период - квартал. Мы взяли на работу сотрудника с 1 февраля 2011 г. Как определить для него норму часов за учетный период?

: Если работник приходит на работу не с начала учетного периода, то норму рабочего времени для него вы определяете только за часть учетного периода с первого дня его работы до окончания учетного периода. В вашем случае это февраль и март 2011 г. Значит, норма рабочих часов по производственному календарю составит 326 часов (151 ч в феврале + 175 ч в марте).

Работу в праздники по графику включаем в норму рабочих часов

З.И. Куликова, г. Иркутск

Наша организация работает 7 дней в неделю по 24 часа. По графику некоторые работники работают в праздники. При определении отработанных сотрудником часов нужно ли включать время, отработанное в такие дни, в норму рабочего времени учетного периода или его нужно учитывать отдельно как сверхурочную работу по итогам учетного периода?

: Это время нужно включать в норму рабочего времени учетного периода, поскольку у вас организация с непрерывным циклом работы п. 1 Разъяснения Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.66 № 13/П-21 ; ст. 423 ТК РФ . Такая работа не является сверхурочной.

Однако вам нужно оплатить ее в двойном размере (как работу в праздничный день), но не по окончании учетного периода, а по итогам работы за месяц, так как это работа в нерабочий праздничный деньст. 153 ТК РФ .

Если работник увольняется, сверхурочные определяем на момент увольнения

И.А. Лукьянова, г. Иваново

В нашей организации непрерывный цикл работы. Учетный период - год. Работник увольняется 28 февраля 2011 г. По итогам января - февраля 2011 г. у него по графику переработка часов по сравнению с нормой по производственному календарю. Нужно ли ее оплачивать как сверхурочную работу?

: Нужно. Все часы, которые он отработал сверх нормы по производственному календарю в январе - феврале 2011 г., нужно оплатить в повышенном размере: два первых часа - в полуторном размере, остальные - в двойномст. 152 ТК РФ ; Письмо Роструда от 31.08.2009 № 22-2-3363 .

Но если при увольнении будет недоработка часов по производственному календарю, то вы просто оплачиваете фактически отработанное время.