Как гласят исследования, проводимые различными рекрутинговыми агентствами, профессия "секретарь" - одна из тех, что связаны с самым большим числом переработок и необходимостью приспосабливаться к рабочему графику руководства. К этой же группе относятся водители и представители некоторых других специальностей.

Кто такой секретарь?

Происходит этот термин от латинского "секрет", так называли доверенных лиц в Древнем Риме. И тогда, и позже (при царских дворах) это были исключительно мужчины, порой умудрявшиеся весьма ловко пробраться к власти.

Женский облик данная профессия обрела уже в конце Первой мировой войны, с появлением печатной машинки и возникновением такой должности, как секретарь-референт. В наши дни, с их развитыми технологиями, существуют даже виртуальные ассистенты-секретари. Так называют фирмы или частных лиц, предоставляющих онлайн-услуги по написанию электронных писем или приему звонков по телефону (переведенных) без физического присутствия секретаря в офисе.

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж - длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия "секретарь", как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она - главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе - "Должностные обязанности секретаря". Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как "секретарь-делопроизводитель", что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще - передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота - с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Подведем итоги

При приеме на работу лицо, назначаемое на данную должность, знакомится со служебной инструкцией, в которой перечислены все обязанности секретаря. Напомним вкратце их еще раз.

• Прием телефонных звонков для руководителя.
• Вся работа с документацией - сортировка по важности, оформление, подготовка, получение и рассылка, хранение и систематизация.
• Организация приема посетителей.
• Помощь начальнику в планировании графика работы, по необходимости - заказ авиабилетов и бронирование гостиницы.
• Подготовка и организация деловых переговоров.
• Заказ в офис канцтоваров и прочих нужных мелочей, иногда - продуктов.

Ознакомившись со списком обязанностей, работник расписывается под инструкцией, также ставится подпись руководителя. Отметим, что в каждой организации возможен свой вариант инструкции, но ни один из них не должен противоречить действующему законодательству или принятым нормам труда.

Функции секретаря суда

Специфика работы в каждом учреждении, как известно, своя. Что, например, делает секретарь суда? В чем его обязанности по должности? Их немало:

• оформление обложек текущих дел;
• получение у судебных помощников исков;
• подшивание документов и материалов в дела;
• составление описей новых дел;
• нумерование страниц;
• рассылка копий судебных определений участникам дел (сторонам);
• отправка копий определений суда конкретным лицам по поручению судьи;
• информирование сторон о датах и сроках судебных заседаний.

Кроме того

В обязанности, которые выполняет секретарь суда, помимо прочего, входит:

• вывешивание списков судебных дел на неделю;
• проверка явки сторон на заседание;
• ведение протокола суда;
• контроль получения и отправки всех документов, фигурирующих в деле.

Секретари должны знакомить стороны с материалами дела, контролировать приходящие по почте уведомления, вручать расписки, извещения, копии актов и прочие важные бумаги. Они вносят информацию в журналы и карточки, в компьютерную систему, печатают составленные от руки акты, передают дела судьям на проверку и забирают их после нее, выдают и подшивают исполнительные листы и выполняют множество других дел по поручению судей.

Требования к секретарю суда

• Документы должны быть пронумерованы, подшиты.
• Опись дел и прочих документов составляется отдельно.
• Нумеруются фотографии и конверты, в случае сбоя нумерация начинается заново, старые номера подлежат зачеркиванию (не исправлению!).
• Все исправления заверяются согласно принятой форме.
• Обложки дел оформляются с указанием наименования суда, номера и заголовка дела, имен сторон, дат начала и окончания, числа листов и срока хранения.
• Описи выполняются вручную либо на компьютере.

Что обязан делать секретарь школы?

Порой встречаются объявления "Требуется секретарь в школу". Что это за должность, и чем там предстоит заниматься? Давайте узнаем.

Школьный секретарь - первый и самый главный помощник директора. Ему приходится выполнять все поручения и указания начальства, относящиеся к функционированию учебного заведения.

В основные его обязанности входит процедура ведения дел по кадровым перестановкам (увольнению, приему) сотрудников, поступлению и отчислению учащихся. Его задача - составить документ, который директору предстоит заверить собственной подписью. В случае необходимости секретарю приходится собирать и отвозить подписанные документы в нужные сроки на рассмотрение в вышестоящие органы управления.

К другим обязанностям школьного секретаря относятся прием и донесение информации до учащихся и сотрудников учреждения. В случае отсутствия на месте директора от секретаря требуется зафиксировать полностью общее количество и содержание звонков, жалоб и обращений посетителей, включая школьников младших классов.

Дополнительно

Пометка, которую содержит инструкция секретаря школы, гласит: в обязанности тому вменяется также выполнять дополнительные (прочие) поручения. Что это значит?

Расшифровывается это так: секретарь директора школы должен исполнять любые указания, кроме личных просьб. Это может быть, например, вызов для беседы ученика либо учителя, отправка почты, совершение денежного перевода, покупка нужного для школы инвентаря. Данный список практически неисчерпаем, т. е. обязанности секретаря в школе очень и очень обширны.

Если в школе не предусмотрена должность бухгалтера, ведение финансовых вопросов также бывает возложено на секретаря. В его задачу входит отправлять информацию о зарплате, заполнять табель, вносить требующиеся корректировки.

Помощь секретаря может потребоваться не только директору, но и любому посетителю приемной. К нему обращаются, чтобы распечатать текст, отксерокопировать документ и уточнить огромное число вопросов.

Если вы работаете секретарем-референтом генерального директора

В данном случае вы относитесь к числу специалистов, и принимать и увольнять вас будет сам директор, ему же вы станете непосредственно подчиняться. Чтобы попасть на данную должность, вы должны иметь высшее (или как минимум специальное среднее) образование, стаж в должности от 1 года. Если стажа нет - свидетельство о прохождении курсов секретарей-референтов.

Вы обязаны быть компетентны в вопросах хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, перспектив его развития, организации документооборота и работы управления, владения компьютером и оргтехникой, перевода на иностранный язык производственной документации, служебной этики.

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного - вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу - вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами - физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность - оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO - международных норм оформления документации.

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом "Конфиденциально" и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

УТВЕРЖДАЮ:

______________ «____»___________ 2005 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретарь- референт.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря — референта.

1.2. Секретарь- референт назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором.

1.3. Секретарь- референт подчиняется непосредственно .

1.4. На должность секретаря- референта может быть назначен сотрудник с полным средним образованием, имеющий опыт работы в качестве секретаря или ассистента от 2 лет и навыки работы на ПК, знанием английского языка, навыками работы на оргтехнике, знанием основ делопроизводства.

1.5. В задачи секретаря- референта входит – административное обеспечение поддержки работы генерального директора.

1.6. Секретарь- референт в своей работе руководствуется распоряжениями генерального директора, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Секретарь-референт:

2.1. Выполняет печатные и множительные работы.

2.2. Ведет прием входящих-исходящих звонков.

2.3. Осуществляет телефонные переговоры.

2.10. Организует хозяйственную деятельность приемной.

2.11. Ведет прием посетителей.

2.12. Организация бесперебойной работы водителей и ресепшена.

Секретарь- референт имеет право:

3.1. Обращаться к должностным лицам компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и подготовки отчетов.

3.2. Требовать представления документов, оформленных надлежащим образом, исходя из требований внутренних нормативных актов компании.

3.3. Сообщать генерального директора о возникновении препятствиях для выполнения поставленных задач по вине третьих лиц.

3.4. Вести переговоры от имени компании в рамках вопросов, отнесенных к компетенции секретаря- референта.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Секретарь-референт несет ответственность за:

— своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;

— недостоверную информацию о состоянии дел и выполнении функциональных обязанностей;

— сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим законодательством и внутренними нормативными актами компании;

— не разглашение любой информации, полученной в результате профессиональной деятельности;

— правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

— причинение ущерба (материального либо нанесению вреда деловой репутации) предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;

— невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора;

— некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;

— нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы секретаря- референта определяется в соответствии с условиями трудового договора и Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью, секретарь- референт может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью секретарь- референт может привлекаться к работе за пределами нормативной продолжительности дня.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только...

Рагхав Харан, работавший в крупных компаниях, в том числе Shutterstock и фонде TrueVentures, написал о том, как можно получить работу, которую хочется, даже если не хватает дипломов и сертификатов, которые требуются от соискателя. Редакция vc.ru подготовила перевод...

Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке специалистом, хотя,...

Мнения работодателей: от каких сотрудников нужно избавляться в первую очередь Объясняют представители Mail.Ru Group, Aviasales, Sports.ru и других компаний. Анна Артамонова, вице-президент Mail.Ru Group В первую очередь нужно избавляться от токсичных сотрудников....

Менеджер по подбору персонала Amazon Селеста Джой Диаз рассказала о самых больших ошибках, которые допускают соискатели Amazon. Лучшие рекрутеры Google согласны с ней. Они выделили 3 типа резюме и посоветовали, какой лучше. 1. Резюме с должностями. В таком резюме...

Выполнение организационных и распорядительных функций является неэффективным вариантом управления предприятием. Чтобы освободить директора от рядовых и рутинных заданий, не связанных с принятием ответственных решений, в штате может предусматриваться должность референта.

Об особенностях составления должностной инструкции этого специалиста расскажем в представленном материале.

О документе

Для каждого сотрудника и специалиста на предприятии предусматривается индивидуальный перечень прав, обязанностей и полномочий. Они отражаются в локальных актах компании, трудовом контракте с работником, а также в содержании должностной инструкции.

Этот документ оформляется на каждого сотрудника, хотя по нормам ТК РФ не входит в состав обязательных бланков и форм, которые должны составить участники трудовых отношений.

Суть и цель

Наличие у сотрудника должностной инструкции существенно упрощает реализацию трудовых отношений:

• руководство предприятия сразу оговаривает, чем и как будет заниматься сотрудник на рабочем месте;
• специалист заранее знает, какой перечень прав и обязанностей передается ему для выполнения трудовых функций;
• стороны определяют пределы полномочий и ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей.

Таким образом, ключевой целью составления ДИ можно признать документальное упорядочивание трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При оформлении должностных инструкций на референта нужно учитывать следующие нюансы:

• инструкция должна содержать перечень прав и обязанностей конкретного специалиста – если в компании работает сразу несколько референтов, для каждого из них составляется собственная должностная инструкция ;
• должностные обязанности референта, как правило, связаны с непосредственным подчинением руководителю предприятия – в содержании ДИ нужно четко оговорить, кто из руководящего состава компании вправе отдавать поручения, указания, и ;
• должность референта характеризуется универсальным характером выполняемых обязанностей – в содержании ДИ нужно сразу предусмотреть, по каким направлениям будет осуществляться деятельность референта.

Наличие должностной инструкции позволяет упорядочить работу референта. Документ будет содержать полный перечень прав и обязанностей, пределы полномочий и мер ответственности, квалификационные требования и основания для применения мер дисциплинарного воздействия.

Какими нормативными актами регулируется

На законодательном уровне не утверждены требования к форме и содержанию должностной инструкции референта. Типовой бланк ДИ может быть утвержден на предприятии, а при его заполнении нужно учитывать следующие нормы:

• положения ТК РФ – в части гарантий работника и работодателя, общих правил выдачи зарплаты и т.д.;
• положения локальных актов предприятия – в части обеспечения режима рабочего времени и дисциплины труда, применения системы поощрения и стимулирования, и т.д.;
• требования профильных нормативных актов в определенных сферах деятельности.

Если локальными актами утверждены правила внутреннего распорядка, дисциплины труда и иные аналогичные документы, они будут учитываться при составлении должностной инструкции.

Виды

От направлений деятельности референта и самой компании зависят условия должностных инструкций. Можно выделить следующие виды референтов, для каждого из которых будет разрабатываться уникальная ДИ:

• – наиболее распространенная группа данных специалистов, в обязанности которых входит полное организационное обеспечение деятельности руководителя;
• кадровый референт – занимается документальным обеспечением кадровой службы предприятия, ведение журналов учета приказов и , и т.д.;
• – занимается сопровождением переговоров с использованием иностранных языков, переводом профессиональной и деловой документации, приемом делегаций иностранных фирм и компаний;
• – ведет входящий и исходящий документооборот предприятия, составляет документацию, готовит отчеты и доклады по поручению руководителя.

Это только примерный перечень референтов, которые могут состоять в штате предприятия. Возможно и распределение обязанностей между несколькими референтами, для этого соответствующие положения включаются в каждую инструкцию.

Кто составляет

Оформление должностных инструкций происходит после оформления сотрудника на работу. Как правило, составление документов, связанных с трудоустройством, входит в обязанности , . Дополнительно могут привлекаться и . Чтобы оформить должностную инструкцию, необходимо иметь утвержденный приказ о приеме на работу и подписанный трудовой договор.

После составления должностной инструкции референт должен ознакомиться с ее содержанием. Для этого ставится собственноручная подпись на бланке ДИ или в специальном журнале кадрового отдела. Один экземпляр инструкции выдается на руки референту, а второй приобщается к материалам личного дела сотрудника.

Использование

Использование инструкции происходит по следующим направлениям:

• референт должен учитывать содержание ДИ в текущей деятельности, соблюдать зафиксированные обязанности и требования;
• любые поручения и приказы в отношении референта могут издаваться только в рамках инструкции, а расширение перечня обязанностей или полномочий может происходить только с согласия самого работника;
• при ненадлежащем исполнении обязанностей возможно применение мер дисциплинарного воздействия – для этого проводится служебное расследование и определяется круг обязанностей по должностной инструкции;
• содержание ДИ применяется для определения уровней подчиненности – кому должен подчиняться референт в текущей работе, а также перечень специалистов, которым допускается давать указания.

После подписания инструкции сотрудником, и утверждения ее руководителем предприятия, внесение любых изменений в документ допускается только по обоюдному согласию сторон. Исключение из этого правила допускается только при переводе на другую работу с соблюдением требований ТК РФ.

Содержание инструкции референта можно условно разделить на две части. В первый блок будут входить положения и правила, которые распространяются на всех сотрудников данного предприятия (они будут соответствовать нормам ТК РФ и локальных актов). Во вторую часть будут входить положения, требования, права и обязанности конкретного специалиста-референта.

Общие требования

В первую часть должны включаться следующие пункты:

• дата и место составления документа – хотя закон не содержит точного срока оформления ДИ, обе стороны заинтересованы в скорейшем подписании документа, чтобы устранить любые споры;
• полные реквизиты сторон – компании и ее руководителя, а также референта;
• сведения о точном и полном наименовании должности;
• отнесение должности к конкретному структурному подразделению, указание уровня подчиненности;
• перечень квалификационных требований к референту – наличие образования, опыта работы, профессиональных и личных качеств, навыков.

Как правило, перечисленные положения не будут меняться даже при оформлении нового референта, взамен ранее работавшего специалиста. Особых требований к образованию референта закон не предъявляет, достаточно закончить среднее профессиональное образование.

Специальный блок

В специальный блок должностной инструкции будут входить следующие пункты:

• определение полномочий референта, а также их разграничение по отношению к другим должностям;
• указание прав и обязанностей специалиста, которые он будет исполнять в текущей деятельности;
• условия режима рабочего дня, с учетом специфики выполняемой деятельности (например, для сопровождения руководителя в командировках для референта может устанавливаться ненормированный рабочий день);
• правила охраны и безопасности труда;
• список специальных знаний и навыков, которым должен отвечать референт – например, знание определенных иностранных языков или программных комплексов;
• условия выплаты денежного вознаграждения, в том числе дополнительных сумм поощрительного и стимулирующего характера;
• основания для применения мер дисциплинарного воздействия, если референт нарушит должностные обязанности.

В этом видео будет рассказано о работе серктаря и отдельно референта:

Обязанности

Должностными инструкциями работников устанавливается перечень их обязанностей. Для референта в их состав могут входить:

• организация работы руководителя и/или его заместителей – планирование дня, подготовка встреч и переговоров, документальное оформление итогов заседаний и т.д.;
• ведение делопроизводства – учет входящей и исходящей корреспонденции, ведение регистрационных журналов, архивное дело;
• решение хозяйственных вопросов, связанных с обеспечением деятельности руководства – приобретение канцтоваров, отправка писем, организация телефонных переговоров и видеосвязи, и т.д.;
• перевод документации с иностранных языков, сопровождение переговоров с участием зарубежных партнеров;
• подбор аналитических материалов для руководящего состава или иных специалистов компании, формирование отчетности и докладов.

Чем подробнее и точнее будут изложены должностные обязанности референта, тем проще будет разграничение полномочий и сфер ответственности в текущей работе.

Должностные инструкции референта можно скачать .

Должностные инструкции референта (образец)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

Законодательными актами РФ;

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

должен уметь:

Составлять и оформлять документы всех видов, редактировать содержание и делать стилистическую правку;

Наладить эффективную работу с документацией, совершенствовать существующие методы и формы такой деятельности;

1. Регистрация, учет бухгалтерских первичных документов и организация хранения до момента их передачи в бухгалтерию.

2. Соблюдение требований по оформлению первичных документов в соответствии с действующим законодательством и по установленной форме.

3. Выдача работникам фирмы доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от сторонних организаций.

4. Своевременное составление документов для перечисления налогов и других обязательных платежей, расчетов с контрагентами и передача их для исполнения в банк.

5. Получение по доверенности выписок по движению денежных средств из банков.

6. Ведение кассовых операций в организации, в т. ч. прием, учет, выдача и хранение денежных средств и ценных бумаг . Составление необходимой кассовой документации и подготовка отчетности.

7. Своевременная передача надлежащим образом оформленных документов на обработку в бухгалтерию.

5. Права секретаря-референта

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений организации и у работников необходимые документы и материалы для представления руководству, контролировать исполнение документов работниками, а также требовать объяснений о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.3. Рассматривать документы и направлять их руководству для вынесения решений и передавать на исполнение руководству и работникам организации.

5.4. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

5.5. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, оформлять копии и выписки из документов.

5.6. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда в организации.

5.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

5.8. Принимать оперативные решения в пределах своей компетенции.

5.9. Докладывать руководству обо всех выявленных недостатках в рамках своей компетенции.

5.10. Получать деньги под отчет и использовать их по целевому назначению для покупки продовольственных, хозяйственных и иных товаров, необходимых для нормального функционирования офиса.

5.11. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

6. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность за

6.1.Качество, четкость, полноту и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.

6.2. Грамотность и правильность составления документов, предоставляемых на подпись руководству, организацию их учета и хранения.

6.3. Четкость и полноту выполнения административных поручений руководства.

6.4. Разглашение сведений, имеющих гриф ограничения доступа и содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну организации.

С должностной инструкцией ознакомлен

«___» ____________ 2007 г. __________________ ______________________

подпись расшифровка подписи

У многих должность секретаря референта ассоциируется с красивой длинноногой девушкой изящно подающей кофе. Это в корне не верно. Естественно, что человек, занимающий данное место должен выглядеть представительно, так как является лицом компании. В первую очередь – это сотрудник занимающийся обеспечением эффективной деятельности организации. Поэтому круг обязанностей на донном рабочем месте очень обширен. Попробуем с ним разобраться поподробнее.

Кто такой секретарь референт?

В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования .

Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола . С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции — от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

Общие положения инструкции

Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

• краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
• перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
• какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
• требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
• перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
• перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

Пример должностной инструкции.

Обязанности и задачи

На современном рынке труда профессия секретарь разделена по узкой специализации в зависимости от выполняемых функций. Должность секретарь референт все чаще переименовывается в помощника или ассистента руководителя.

Многие годы должность референта занимают в основном представительницы прекрасного пола. Во многом это связано с особенностями женской психологии: умением улавливать малейшие изменения в настроении, проявлять гибкость в конфликтных ситуациях, создавать комфорт и особую атмосферу в офисе компании.

Секретаря референта наделяют большим списком задач и обязанностей, к основным можно отнести следующие:

В зависимости от масштабов предприятия и особенностей его деятельности список обязанностей может дополняться или урезаться . Многие задачи не прописываются в должностной инструкции, а разъясняются в процессе работы. Секретарь референт это ответственная должность, которая не ограничивается бесконечной болтовней по телефону и завариванием кофе.

Требования к специалисту

От профессионализма данного сотрудника во многом зависит эффективность работы всего предприятия . Поэтому хороший секретарь референт – это профессионал, который ценится на «вес золота».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разрабатывать должностные инструкции к любому рабочему месту. Поэтому в различных организациях будут предъявляться разнообразные квалификационные требования к вакансии секретарь референт.

Стандартного списка профессиональных навыков не существует. Обычно к кандидатам предъявляются следующие требования:

1. Наличие высшего или среднего специального образования. Специализация может быть разнообразной – юриспруденция, делопроизводство и тому подобное.
2. Опыт работы. Каждая компания устанавливает свои требования от года и больше. Навыки могут быть получены на должности ассистента руководителя, офис-менеджера либо секретаря. В некоторых организациях готовы взять молодого специалиста без практики, но с обязательным наличием «корочки» об окончании курсов референта.
3. Навыки по владению офисной техникой – телефон, факс, копировальное оборудование, принтер и другое.
4. Хорошее владение ПК, со знанием программ Excel, Power Point, Word, возможно предъявление требований по умению работать с графическими редакторами или платформами для отправки-получения электронной корреспонденции.
5. Обязательные навыки в области организации документооборота.
6. Знание иностранного языка. Это условие не всегда предъявляется. Наличие подобных умений всегда приветствуется.
7. Грамотная письменная и устная речь.

Должностная инструкция – это официальный документ, в котором нельзя излагать требования, относительно внешнего вида, пола, возраста или личных качеств характера. Тем не менее, многие организации негласно «отбраковывают» кандидатов по данным критериям.

Это связано со спецификой профессии. Секретарь всегда на виду. Поэтому наличие привлекательной внешности, приятного голоса, доброжелательности хороший бонус, для того чтобы получить эту должность.

Кроме этого кандидат должен быть:

• стрессоустойчивым;
• ответственным, пунктуальным;
• обладать хорошей памятью;
• способностью быстро реагировать на изменение ситуации.

Очень важно, если человек умеет «чувствовать» настроение и способен быстро прореагировать , если директор «встал не с той ноги».

Кроме этого должность секретаря обладает огромным количеством специфических элементов , которые не пропишешь ни в одной инструкции.

Ответственность и права

Данные позиции четко прописываются в трудовом договоре и должностной инструкции работника. Понятно, что для того чтобы требовать четкое исполнение функциональных задач, сотрудника необходимо наделить определенными правами для их выполнения .

В большинстве случаев секретарь референт имеет право:

1. Получать любую необходимую для работы информацию, в том числе и конфиденциальную.
2. Вносить предложения по поводу улучшения эффективности собственного труда и компании в целом.
3. Участвовать в разработке проектов, относящихся к непосредственной деятельности.
4. В рамках коммуникационных связей между отделами и подразделениями запрашивать и получать любые документы необходимые для работы. Обычно в инструкции отдельным разделом выделяются контакты и предоставляемая ими информация.
5. Обращаться к руководству с требованием о создании благоприятных условий для выполнения служебных обязанностей.
6. Самостоятельно принимать решения в рамках должностной инструкции.
7. Обращаться к руководству и работникам предприятия за помощью в организации рабочего процесса.
8. Визировать документы в рамках своей компетенции.
9. Корректировать и отправлять на доработку получаемую документацию.

Данный перечень может быть расширен или наоборот урезан в зависимости от круга обязанностей возложенных на работника . Без предоставления определенных прав сотрудник не может нести ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей.

Секретарь референт несет ответственность исключительно в рамках своих должностных обязанностей за следующие моменты:

1. Представление на рассмотрение директору документов, оформленных в несоответствии с действующим законодательством или внутренними локальными актами.
2. Нерадивое отношение к учету внутренней документации.
3. Разглашение информации о предприятии третьим лицам, особенно данных, относящихся к конфиденциальным.
4. Ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
5. Причинение материального ущерба организации.
6. Нанесение вреда репутации предприятия своими действиями.

Ответственность определяется в рамках действующего на данный момент трудового, административного или уголовного законодательства.

Преимущества и недостатки профессии

На данный момент профессия секретарь референт очень востребована. Это можно отнести к достоинствам данной профессии. У профессионального референта не будет проблем с поиском работы.

К основным преимуществам должности можно отнести следующие:

• отсутствие физических нагрузок;
• работа в теплом, уютном офисе;
• разнообразная и интересная работа. Секретарь владеет всеми информационными потоками, следовательно, может участвовать во всех перспективных проектах организации;
• необходимость постоянного роста и развития, в дальнейшем позволяющие сменить должность референта на более высокую;
• участие во встречах с партнерами. Посещение выставок, презентаций и других мероприятий;
• получение дополнительных навыков и связей в процессе деятельности;
• всегда можно воспользоваться офисным оборудованием для личных целей.

Преимущества должности выглядят вполне достойно. Такие перспективы возможны только в крупных городах и солидных компаниях. Только в них секретарь референт может получать достойную заработную плату.

Работа секретаря содержит множество нюансов и часто приходится натыкаться на «подводные камни» совершенно незамечаемые в начале деятельности. К основным отрицательным монетам работы можно отнести следующие:

К секретарю референту предъявляется огромное количество требований , накладывается большой объем обязанностей. Не следует рассчитывать, что за «титанический труд» последует соответствующее вознаграждение. Средняя зарплата секретаря референта вряд ли превысит 30 тысяч рублей . Тем не менее это важная и ответственная должность, без которой не может обойтись ни одно предприятие.

Данное видео позволит шире взглянуть на профессия секретаря-референта, а также, вероятно, поможет сделать правильный выбор работы.