Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является . Он заполняется и ведется в обязательном порядке. Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ - журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).
По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.
Кто занимается ведением и заполнением журнала?
Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его и в . За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.
Какая информация указывается в журнале?
Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.
Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.
В документе указывается следующая информация:
порядковый номер записи;
ФИО сотрудника;
время прихода на работу;
время ухода по окончании трудового дня;
Разрешается добавление иных граф.
Польза данного документа очевидна - повышается дисциплина штата, производительность труда сотрудников.
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в . При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.
Однако,это больше относится к табелю.
Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени
Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места. В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода. Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.
Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.
На практике встречаются три случая:
- сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
- руководитель конкретного отдела;
- сотрудник из отдела кадров.
К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.
Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец
Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.
В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.
Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.
Обязателен ли журнал учета рабочего времени?
Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.
Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.
Правила ведения журнала графика работы
Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.
Как оформить журнал графика работы?
Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.
Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.
Журнал учета рабочего времени — образец
Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.
Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.
Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.
Рабочее время, его продолжительность с учетом обязательных перерывов на обед, определяется трудовым или коллективным договором. Это тот временной отрезок, в течение которого работник должен выполнять обязанности, за которые он, собственно, и получает заработную плату. Трудовое законодательство устанавливает продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, а правилами внутреннего распорядка на каждом предприятии устанавливается график работы, учитывающий ее начало и окончание, а также начало и окончание обеденного перерыва.Соблюдение внутреннего трудового распорядка – обязанность работника, но бывают случаи, когда он просто вынужден отлучиться во время рабочего дня. Чтобы его отсутствие на рабочем месте не было засчитано как прогул, ему необходимо поставить в известность своего непосредственного начальника и сделать соответствующую запись в журнале учета рабочего времени. Таким образом, этот документ позволяет учесть фактически отработанное время, а также периоды простоя, отсутствия на рабочем месте и пр.
В соответствии со ст.81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов без уважительной причины.
Кто и как ведет журнал учета рабочего времени
Обязанность ведения журнала учета рабочего времени может быть вменена тому же сотруднику, который ведет табель, или поручена кому-то другому, но в любом случае, это должно быть отражено в его служебной или должностной инструкции. Эта обязанность может быть возложена и по приказу руководства. Т.е. тот работник, который будет отвечать за ведение журнала учета, должен нести за это административную ответственность.Журналы учета, изготовленные типографским способом, можно приобрести в магазинах канцелярских принадлежностей или заказать по интернету. Как правило, в нем должны быть такие поля, обязательные для заполнения, как:
- порядковый номер записи;
- дата;
- фамилия, имя и отчество сотрудника;
- время прихода на работу;
- время ухода с работы;
- примечание, в котором записывается причина в случае отсутствия;
- графа для подписи.
За нарушение трудового распорядка работодатель имеет право сделать замечание или выговор, а также наложить взыскание, срок действия которого определен в один год.
Записи в журнал вносятся ежедневно. Поскольку журнал учета является документом, все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Шнуровка должна быть опломбирована оттиском печати и подписью лица, ответственного за ведение журнала.
Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение .
Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.
Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги : в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.
Что это за журнал?
Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.
Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется и договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает .
В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.
Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.
Законодательное регулирование ведения данного документа
Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ
. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в для дальнейшего использования и начисления зарплаты.
Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.
Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:
- прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
- в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.
При этом наниматель должен обеспечить следующее:
- предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.
Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.
Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
В какой форме составляется?
Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени
:
- Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
- Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
- Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.
Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.
Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:
Издание приказа о введении журнала рабочего времени
На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя
.
Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:
- контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
- заносит данные в книгу учета;
- своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.
Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.
Ответственность за ведение
Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание , которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.
В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.
Требования к оформлению
Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.
Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.
Если в них указано, что страницы журнала должны быть , пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.
В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице
:
- ФИО сотрудника;
- дата;
- время прибытия в учреждение;
- время ухода;
- причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
- подпись трудящегося.
В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.
Порядок заполнения
Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.
При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.
В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события , относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.
Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:
Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:
- конкретное место, куда ушел сослуживец;
- суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.
Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.
Исправление ошибок
Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.
Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.
Сроки хранения
В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет
.
Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет .
Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок
Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время , то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.
Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина , что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.
О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:
Правила ведения журнала учета рабочего времени
Ст. 91 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ регламентирует обязанность работодателя осуществлять учет времени, фактически отработанного сотрудником. Названное время должно быть отражено в специальном табеле (см. форму Т-12, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Наличие же журнала учета рабочего времени не является предписанной законом обязанностью работодателя. Однако указанный документ служит для оптимизации и упрощения работы соответствующей службы по учету отработанного времени. На основании информации, содержащейся в упомянутом журнале, могут быть внесены сведения в табель учета рабочего времени.
Лицо, ответственное за ведение такого журнала, назначается каждой организацией самостоятельно:
- посредством издания специального приказа или
- на основании локальных нормативных актов — положения о делопроизводстве внутри организации; в этом случае функционал по ведению такой документации сразу указывается в трудовом договоре сотрудника или его должностной инструкции.
Периодичность внесения сведений в журнал учета рабочего времени, а также срок его хранения зависят от вида учета трудового времени:
- Ежедневный учет — когда работники должны приходить на работу каждый день в течение рабочей недели. В этом случае и журнал заполняется ежедневно.
- Еженедельный — когда работники в неделю отрабатывают установленное соглашением время, но приходят на работу не ежедневно. Журнал в этой ситуации заполняется раз в неделю.
- Суммированный — когда работники трудятся по гибкому графику или посменно. Сведения в журнал в таком случае могут вноситься с установленной локальными нормативными актами периодичностью: ежедневно, еженедельно, ежеквартально, раз в полгода и т. д.
Форма ведения журнала учета рабочего времени
Работодатель правомочен самостоятельно определить форму ведения журнала, т. к. законодатель не ограничивает его в этом выборе. Журнал может заполняться как на бумажном носителе, так и в электронном формате.
При этом второй вариант может реализовываться даже без использования специальных автоматизированных баз данных для кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно создать подходящую электронную таблицу, поскольку п. 1.11 ст. 2 федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ называет электронным документом любую документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в форме, пригодной для восприятия посредством ЭВМ и передачи через электронные телекоммуникационные сети.
Ведение журнала в электронном виде должно соответствовать требованиям внутренних инструкций организации по делопроизводству.
Содержание журнала: учет прихода и ухода работников
Законодательством не установлено требований к оформлению и содержанию названного документа. Согласно сложившейся практике в таком журнале информация обычно представлена в табличной форме. Названная таблица стандартно содержит следующие столбцы:
- порядковый номер записи;
- Ф.И.О. работника;
- дата внесения записи;
- время появления сотрудника на рабочем месте;
- время отбытия работника с места работы домой;
- примечания (фиксируются комментарии относительно опоздания сотрудника на работу, причины его отсутствия на рабочее месте и т. д.);
- подпись ответственного за ведение журнала лица.
Титульный лист такого журнала, оформляемого на бумажном носителе, обычно содержит такие реквизиты:
- организационно-правовая форма и наименование организации;
- наименование самого журнала;
- дата начала и окончания ведения журнала;
- должность, Ф.И.О. ответственного за ведение названного документа лица.
Пример заполнения журнала учета прихода и ухода сотрудников можно скачать по ссылке:
Итак, журнал учета прихода и ухода работников не относится к обязательной кадровой документации, а потому требования к его ведению не регламентированы законом. Вместе с тем на основании такого журнала можно быстро заполнить табель учета рабочего времени, зафиксировать необходимые комментарии, касающиеся причин опоздания или отсутствия сотрудников.
Форма ведения журнала может быть любой, как и его содержание — требования к ним устанавливаются внутренними нормативными актами организации.
