Для женщин — секретарь. Об обязанностях, которые предполагает данная специальность, мы .
Теперь же дадим конкретные практические советы девушкам, желающих по ней трудоустроиться.
Как подготовиться к собеседованию на должность секретаря?
Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.
Ваши шансы на трудоустройство существенно возрастут за счёт :
- правильной — учебники по стилистике вам в помощь;
- базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
- чёткого представления о делопроизводстве;
- умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
- скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
- быстрой работы в Word и Excel.
Также постарайтесь собрать максимум информации о деятельности компании , в которую планируете влиться.
Непосредственно перед собеседованием уделите должное внимание внешнему виду. Поговорка «встречают по одёжке» актуальна для девушки, которая предлагает себя в качестве кандидата на должность секретаря, актуальна как ни для кого другого. Секретарь — лицо компании.
Перед вами стоит нелёгкая задача — одеться одновременно и элегантно, и строго. Не злоупотребляйте косметическими средствами и бижутерией.
Особенности предстоящего интервью
Работодатель, конечно же, не ограничится оценкой вашего облика.
Во-первых, он обязательно обратит внимание на то, как вы умеете общаться. Ведите себя уверенно , но будьте безукоризненно вежливы.
Во-вторых, наниматель задаст вопросы биографического толка. Не исключено, если некоторые из них прозвучат неделикатно. Для секретаря важна стрессоустойчивость , и некоторые руководители преднамеренно провоцируют кандидатку в главные помощники. Подхватывать вульгарную манеру разговора и грубить в ответ ни в коем случае не стоит (а замыкаться и плакать — тем более). Лучше всего — продемонстрировать чувство юмора.
Наконец, вам могут предложить проверочные задания по одному из семи пунктов, указанных выше. Типичные контрольные задания — ролевая игра в телефонный разговор или подготовка какого-либо условного документа.
Итак, Вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью?
Надо заметить, что несмотря на большое колличество различной литературы на тему «как пройти собеседование на серетаря », ни одна из статтей не может гарантировать Вам трудоустройства. Зачастую, к сожалению, мало опыта работы, профессиональных навыков, знаний, квалификаций, которые имеет соискатель . У многих работодателей чаще всего имеется некий «образ» идеального кандидата на должность секретаря. И хотя знание определенных правил прохождения собеседования, безусловно, повысит Ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. И причиной непрохождения интервью могут быть не Ваши ошибки, а не совпадение с «идеалом» работодателя .
Собеседование на должность секретаря часто проводится в несколько этапов. Первый этап - это собеседование с менеджером по персоналу. Кстати, первичное собеседование секретаря может проводиться не только лично, но и удалённо (по телефону). Затем Вы, скорее всего, будете беседоватья с директором по персоналу и потом - с президентом компании. Возможно и наоборот - сначала с непосредственным начальником (если это не директор и не президент), а потом - с директором по персоналу.
К любому собеседованию на секретаря необходимо подготовиться. Причём на собеседовании не только оценивают Вас, но и Вы оцениваете компанию (захочеться Вам в ней работать или нет). Поэтому подготовка к собеседованию нужна, в первую очередь, для Вас.
Первое, что необходимо сделать, готовясь к собеседованию на секретаря
– это зайти на сайт компании. Читая информацию на сайте, обратите внимание на такие моменты:
- Чем занимается компания, какова ее миссия;
- Как компания планирует развиваться дальше;
- Цели компании.
На некоторых сайтах можно найти даже информацию о приоритетах кадровой политики компании и возможностях для роста сотрудников. Обязательно всё внимательно просмотрите. Во время собеседования Вы сможете продемонстрировать осведомлённость о компании, что безусловно повысит Ваши шансы. Запишите все вопросы, которые у Вас возникли во время изучения информации о компании: о должности, об обязанностях, о направлениях деятельности и т.д..
Собеседование на секретаря
проходит, как и любое другое собеседование:
1. Сначала (минут пять) – знакомство, беседа на отвлеченные темы.
2. Затем – Ваш краткий рассказ о себе.
3. Далее - вопросы интервьюера к Вам, описание новой должности;
4. В конце собеседования интервьюер, как правило, предлагает соискателю задать интересующие вопросы.
Собеседование на должность секретаря. Важно помнить...
Продумайте Ваши ключевые достижения, сильные стороны и качества. Во время собеседования у Вас, скорее всего, будет возможность сообщить всё это интервьюеру.
Оденьтесь в деловом стиле, будьте аккуратны и ухожены.
Не опаздывайте на интервью. Это очень важно. Рассчитайте время так, чтобы учесть задержки на дороге, пробки и т.д.. Если же всё-таки случились какие-то форсмажорные ситуации, и Вы, не смотря на все старания, опаздываете - позвоните человеку, с которым у Вас должна состояться встреча, извинитесь и предупредите об опоздании. Но на следующий тур собеседований обязательно прийдите вовремя. Если на собеседование Вы пришли слишком рано, не идите сразу в компанию, чтобы доложить о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала собеседования.
Если Вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь (кроме случаев, когда Вы действительно ничего не хотите).
Не приходите на собеседование с мамой, мужем, подругой и т.д.. Вы – профессионал, принимающий решения сам! Именно этого от Вас ждут.
В конце собеседования Вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Задайте столько вопросов, сколько у Вас их имеется. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы. Если что-нибудь не понятно - уточняйте, переспрашивайте. Не стесняйтесь. Гораздо хуже будет, если у Вас вообще не будет вопросов.
Когда спрашивать о заработной плате? Лучше в конце. Хотя, скорее всего, интервьюер сам Вам расскажет об этом. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы Ваши ожидания на счёт зарплаты»? В агентстве по персоналу можете говорить о своих ожиданиях сразу. В компании - лучше к концу собеседования, причем если Вы видите, что Вашей кандидатурой заинтересовались. Если работодатель спросит о зарплате у Вас в начале разговора, скажите что-нибудь общее, прмерно: «это будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя и т.д.» Уклонитесь от прямого ответа. Иначе о Вас может создаться впечатление как о человеке, которому все равно, где и кем работать, котрого кроме денег вообще ничего не интересует.
Удачи Вам!
Информация для соискателя (тех, кто ищет работу): Разместите резюме , чтобы работодатель смог найти Вас: оставить резюме бесплатно | оставить резюме бесплатно и без регистрации
Работодателю на заметку: Чтобы повысить эффективность поиска кандидатов, которые отвечают требованиям вакансии, обязательно разместите вакансию : оставить вакансию бесплатно | оставить вакансию бесплатно и без регистрации и просматривайте
Инструкция
Секретарь – это лицо компании. В первую очередь оцените внешний вид претендента. Ведь не зря говорят, что встречают по одежке, а провожают по уму. То, насколько аккуратно и приветливо выглядит секретарь, может иметь большое значение для получения необходимого контракта или проведения предстоящих переговоров. Если у вас есть свой «образ», старайтесь прислушиваться к интуиции. Если вы утвердите в должности человека, который вызывает у вас внутренние противоречия, то с ним, вероятно, будет сложно сработаться, ведь секретарь – это не только лицо фирмы, но и правая рука руководителя. Однако не одобряйте сразу того, кто понравится вам яркой, красивой внешностью. Симпатичная может быстро приесться, а бумаги так и будут лежать неразобранными.
Попросите секретаря напечатать текст под диктовку. Так вы проверите сразу три важных качества: скорость печати, грамотность письма и владение персональным компьютером. Намеренно сделайте стилистические ошибки и понаблюдайте за реакцией претендента. Если он вежливо посоветует наиболее подходящий вариант построения фразы, отметьте это про себя «плюсом».
Внимательно изучите резюме секретаря. Обратите внимание на предыдущие места работы, расспросите претендента о причинах ухода. Вежливый и сообразительный человек никогда не станет нелицеприятно отзываться о бывшем , «поливать грязью» коллектив или рассказывать о собственных промахах. Наиболее приемлемый ответ, который вы можете услышать – несоответствие ожиданий по вопросу заработной платы. Выделите ключевые слова в тексте резюме и в рассказе собеседника: пунктуальность, организованность, стрессустойчивость, коммуникабельность, вежливость. Помните, что зачастую секретарь – это связующее звено между различными подразделениями организации, от его профессиональных и личностных качеств может зависеть как настроение руководителя, так и комфорт, дружелюбная обстановка и порядок во всем .
Источники:
- собеседование секретаря
В крупных фирмах требования к внешнему виду секретаря заверяются документально и прилагаются к непосредственным обязанностям. Но даже при отсутствии в компании строгих правил дресс-кода секретарю следует придерживаться делового стиля в одежде.
Инструкция
Деловой стиль в одежде должен быть в меру женственным, но не сексуальным. Поэтому он исключает мешковатые костюмы темных тонов. Однако помните, что вы пришли в офис работать, а не дефилировать мимо кабинета в светящихся блузах с глубоким декольте. В одежде и манерах будьте аккуратны так, как будто вы каждый день приходите .
Для работы в солидной фирме приобретите хотя бы пару костюмов, например, брючный и юбочный или темный и светлый. Отдавайте предпочтение одежде из натуральных тканей. При нестрогом дресс-коде вы можете позволить себе платья в деловом стиле, а также можете носить блузку с юбкой или брюками. При этом старайтесь придерживаться того правила, что низ должен быть темнее верха. Длинные юбки в пол или короткие модели выше колена оставьте на внерабочее время. Не злоупотребляйте разрезами.
Цветовая гамма блузок и рубашек должна быть неяркой, выбирайте спокойные оттенки жемчужного, голубого, сиреневого цветов. Откажитесь от вычурных воротников и рукавов, а также кружева и рюшей. В жаркую погоду носите блузки с длиной три четверти. Ни в коем случае не надевайте майки или топы: ваши плечи всегда должны быть закрыты, а вырез - не декольтирован. Юбки и платья делового стиля всегда носите .
Отдельного внимания в имидже секретаря заслуживает обувь. Цвет туфель должен быть в тон костюму, брюкам или юбке. Обязательное правило: носите туфли с закрытым носком и пяткой. Идеальная высота каблука – 5-7 см. В офисах крупных и средних компаний не допускается носить балетки или обувь на высокой платформе.
Среди общих правил, касающихся внешности секретаря, можно выделить следующие: отдавайте предпочтение легкому макияжу (тушь, неброская помада, «невесомые» пудра и румянам), собранным в прическу волосам, а также идеальному маникюру с естественным овалом ногтя и практически бесцветным лаком. Выбирайте духи с едва уловимым запахом. Не носите золото вместе или бижутерией.
Совет 3: О чем обычно спрашивают на собеседовании секретаря
Секретарь - это не только девушка, способная приготовить чай или кофе. Она должна иметь грамотную речь, разбираться в азах делопроизводства, уметь быстро находить нужную информацию, держать в порядке документы. А в большинстве компаний список должностных обязанностей секретаря еще более обширен.
Собеседование на должность секретаря - к чему готовиться
В современных компаниях должность секретаря очень ответственная. Он является лицом фирмы. Именно поэтому сейчас секретарями берут не просто симпатичных, а умных и образованных . Они обеспечивают компании нужную репутацию серьезного и надежного заведения.
В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными - это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.
Работодателя может интересовать ваш уровень знания английского языка, особенно если у фирмы есть зарубежные партнеры. В этом случае хороший уровень обязателен.
Выбирая костюм для собеседования, лучше придерживаться традиционных синих, серых, черных оттенков. Для варианта с юбкой обязательны колготки, даже в самый жаркий летний день.
Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel - также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.
Как вести себя на собеседовании
К собеседованию нужно тщательно подготовиться. Деловой костюм должен быть достаточно строгим, чтобы работодатели поняли, что вы профессионал. Можно принести с собой портфолио, в которое поместить отчеты о выполненных задачах. Кроме того, можно запастись рекомендательными письмами от прошлых работодателей.
Диплом не очень важен при устройстве на работу секретарем. При собеседовании на эту должность берут в расчет опыт и навыки работы, а не то, какой ВУЗ был окончен.
На собеседовании следите за речью. Не торопитесь, говорите четко, правильно выстраивайте фразы. Не спешите . Дайте работодателю понять, что вы человек ответственный, сначала думаете, а потом делаете. А вот задания выполняйте как можно быстрее. Это скажет о вашей компетентности в выбранной области работ.
Не стесняйтесь задавать вопросы. Вы так же нуждаетесь в работе, как и интервьюеры - в ваших услугах. Поэтому стройте диалог, давая понять, что вы тоже пока не определились, подходит ли вам организация.
Делопроизводитель – это человек, который ведет документооборот компании, часто параллельно выполняет обязанности секретаря-референта и исполняет личные требования начальника.
Если вы решили пройти собеседование делопроизводителя, вы должны знать и уметь:
- Вести документооборот.
- Регистрировать и обрабатывать корреспонденцию.
- Вести телефонные переговоры и работать с клиентами.
- Вести архив документов.
- Знать основные положения государственной системы делопроизводства, правила ведения документации и нормативно-правовые акты.
Как подготовится к собеседованию делопроизводителя
В первую очередь настройтесь на собеседование морально и подготовьтесь физически. Хорошо выспитесь, подберите деловую одежду и просто успокойтесь.
Если видите потребность, повторите основы документоведения и другие теоретические знания.
Так как ваша будущая должность будет напрямую связанна с порядком и строгостью в исполнении задач, обязательно придите вовремя, покажите, что вы человек ответственный и аккуратный.
Вопросы на собеседовании
- Какое у вас образование (это должна быть экономика, архивоведение или документоведение)?
- Владеете ли вы ПК и офисной техникой (если вы не владеете, тогда вам лучше предварительно пройти компьютерные курсы)?
- Коммуникабельный ли вы человек?
- Имеете ли вы опыт работы на схожей должности?
- Насколько вы аккуратны и организованны?
Если ваше собеседование ограничится интервью, вам крупно повезло. Но очень часто менеджеры решают проверить ваши с помощью соответствующего теста.
В тестах можете встретить самые различные вопросы: об определении документа, его реквизитах, о заверении подписей, дате протокола и т.д.
Для того, чтобы успешно пройти такой тест, можете просто достать свой учебник по документоведению, найти обычный университетский тест и попытаться пройти его с отличием.
Заключение
Постарайтесь быть наиболее собранным и уверенным в себе.
Так как профессия делопроизводителя требует усидчивости, аккуратности и знания дела, вам нужно доказать, что вы обладаете всеми знаниями и навыками, а также соответсвуете требованиям.